Version 1, august 2018 ken er baseret på skabelon udarbejdet af CFSA, maj 2018 www.frivillighed.dk ken hos BROEN omfatter følgende grupper: Børn og unge i forhold til støtte fra BROENs lokalforeninger Frivillige i og i lokalforeninger Ansatte i Modtagere af nyhedsbreve fra Medlemmer af Gavegivere til og lokalforeninger Generelt ken handler om, hvordan i vi i håndterer de personoplysninger, som vi har brug for at kende for at kunne udføre den indsats, som vi står for med at hjælpe udsatte børn og unge til en aktiv fritid. Når vi i BROEN behandler personoplysninger, har vi en oplysningspligt over for de personer, som vi registrerer oplysninger om. Desuden skal vi selvfølgelig overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik ken beskriver, hvorfor og hvordan vi registrerer og behandler bestemte oplysninger, samt dine rettigheder til at vide, hvad vi har registreret, hvordan du kan få rettet dine oplysninger, og hvordan du kan få slettet forkerte oplysninger eller alle oplysninger, som vi har registreret om dig hos os i BROEN. Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa- Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016. Forordningen omtales også som persondataforordningen eller blot GDPR, som er den engelske forkortelse for forordningen (General Data Protection Regulation). Databeskyttelsesforordningen vil have direkte virkning i Danmark, og den indgår i dansk lovgivning som Lov nr. 502 af 23. maj 2018, kaldet Databeskyttelsesloven. Du finder den fulde tekst hos Datatilsynet. Kort om BROEN 1
BROEN har til formål at hjælpe udsatte børn til en aktiv fritid i lokale idræts- og fritidsforeninger. Det sker i samarbejde med fagpersoner i kommunen og frivillige/ansatte i foreninger og fritidsaktiviteter. BROENs indsats udføres af frivillige i lokalforeningerne med bistand fra s sekretariat. BROEN fundraiser til sin indsats og modtager donationer fra enkeltperson, foreninger, fonde og offentlige puljer. Desuden har BROEN medlemmer, der bidrager økonomisk til indsatsen. BROEN informerer om sin indsats gennem nyhedsbrev til interesserede støtter og medlemmer samt via netsted og sociale medier. har ansatte medarbejdere i et sekretariat til at stå for den daglige drift. I forhold til behandling af personoplysninger sker dette både hos og/eller hos BROENs enkelte lokalforeninger, der er selvstændige foreninger under. Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser i at opfylde vores formål. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige eller hvis du beder os om det. Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan altid kontakte foreningens datakontaktperson, som er: Kontaktperson: Henrik Nørgaard, foreningskonsulent Adresse:, Falstersgade 26B, 1. sal, 8700 Horsens, Telefonnr.: 22 84 85 76, mail: henrik@broen- danmark.dk Hjemmeside: www.broen- danmark.dk CVR: 34773122 Behandling af personoplysninger Vi behandler personoplysninger i følgende sammenhænge: 2
Støtte til børn og unge til fritidsaktiviteter gennem BROENs lokalforeninger o Den konkrete støtte til et barns fritidsaktivitet sker på baggrund af en indsendt ansøgning til en af BROENs lokalforeninger. Der skal altid gives et samtykke fra ansøgeren til, at BROEN må registrere nødvendige personoplysninger for at kunne behandle ansøgningen, herunder at lokalforeningen må have lov til at koordinere støtten med relevante fagpersoner i kommunen og med ansvarlige personer i den fritidsaktivitet, hvor barnet ønsker at gå efter nærmere aftale med BROENs lokalforening. o Støtte til børn og unge sker efter behandling af en ansøgning fra en person, der kender barnets situation og behov for hjælp. o Vi registrerer følgende oplysninger: Navn, adresse, fødselsdato/cprnummer, start- og slutdato for aktivitet, hvilke aktivitet, hvilken forening, evt. særlig grund til støtte hvis oplyst, forælder/værge, evt. anden kontaktperson og kontaktinfo hvis oplyst Frivillige i eller i BROENs lokalforeninger o Vi registrerer følgende oplysninger: Navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer, mailadresse, start- og slutdato for tilknytning, tillidspost eller andet hverv i foreningen, evt bankkontonummer, børneattest. Ansatte i o Vi registrerer følgende oplysninger: Navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer, mailadresse, start- og slutdato for tilknytning, bankkontonummer, børneattest. Modtagere af nyhedsbrev fra o Vi registrerer følgende: Navn (fornavn/fulde navn efter eget valg), mailadresse, start- og slutdato for abonnement. Medlemmer af o Vi registrerer følgende oplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, start- og slutdato for medlemskab, evt tilknytning til lokalforening Gavegivere til og lokalforeninger o Vi registrerer følgende oplysninger: Navn, adresse, evt. mailadresse hvis oplyst, dato for donation, evt. ønske om støtte af bestemt lokalforening. NB BROEN Danmark er ikke aktuelt godkendt af Skat som fradragsberettiget organisation, og derfor kan vi ikke i øjeblikket indberette fradrag med cprnummer. Her indsamler vi oplysninger fra Normalt får vi oplysningerne fra dig selv. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, f.eks i forbindelse med ansøgning af støtte til et barn eller en ung, hvor vi får oplysninger fra en samarbejdspartner, som har indhentet samtykke fra forældre til at videregive disse oplysninger. Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel i lovgivningen). 3
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er: At vi som forening har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger Formålene med at behandle oplysninger om foreningens ansøgere om støtte til et barn eller en ung er: At behandle ansøgninger herunder at betale kontingent og andre udgifter At følge op på barnets deltagelse i den aftalte aktivitet At koordinere støtten med relevante samarbejdspartnere At kunne sikre en individuel sagsbehandling At kunne dokumentere indsatsen over for samarbejdspartnere og tilskudsgivere Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er: At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven om at indhente børneattest på frivillige, som arbejder med børn under 15 år At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende Formålene med at behandle oplysninger om foreningens ansatte er: At vi kan koordinere og håndtere ansattes opgaver i foreningen At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven om at indhente børneattest på ansatte, som arbejder med børn under 15 år At kunne udbetale løn, transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende Formålene med at behandle oplysninger om foreningens modtagere af nyhedsbreve er: At vi kan sende nyhedsbreve til dig Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er: At håndtere dine medlemsrettigheder (f.eks. på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv. At vi kan sende nyhedsbreve til dig, hvis du har ønsket at modtage dem Formålene med at behandle oplysninger om foreningens gavegivere er: At håndtere din donation ud fra de angivne ønsker, f.eks hvis du har øremærket donationen til et bestemt formål eller lokalforening At vi kan sende nyhedsbreve til dig, hvis du har ønsket at modtage dem 4
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som: At håndtere dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens vedtægter At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv. At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende Samtykke Når vi behandler oplysninger om dig, sker det altid på baggrund af dit samtykke. Samtykket gives i forbindelse med den første ansøgning. Samtykket kan til enhver trækkes tilbage ved, at du giver os besked om det. Vi indsamler ikke personoplysninger via informationstjenester, såsom apps og sociale medier. Videregivelse af dine personoplysninger Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen uden dit samtykke. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som modtager af støtte, som frivillig, som ansat, som medlem af foreningen eller som gavegiver til foreningen: Modtager af støtte: Vi sletter oplysninger om dig fem år efter, at støtten er ophørt og revision er gennemført. Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig et år efter, at din tilknytning til foreningen er ophørt og revision gennemført. Ansatte: Vi sletter oplysninger om dig fem år efter, at din ansættelse er ophørt og revision gennemført. 5
Modtagere af nyhedsbreve: Vi sletter oplysninger om et år efter, at dit abonnement er ophørt. Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig fem år efter, at dit medlemskab er ophørt og revision gennemført. Gavegivere: Vi sletter oplysninger om dig fem år efter, at dit donation er givet og revision gennemført. Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. Dine rettigheder Når vi behandler dine oplysninger, har du ifølge persondataforordningen en række rettigheder: Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt) Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret) Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse) Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt) Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring Du har ret til at flytte dine oplysninger dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet) Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger. Revision af privatlivspolitikken Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside. 6