Udskrift af forhandlingsprotokollen for Ladegårdskollegiet afdeling 23 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 35 den 24. marts 2015 kl. 10.15 på Kollegiekontoret. Til stede: Fraværende: Anne-Line Schmidt Signe Bjerremand Jacobsen Simon Bugge Siggaard Maria Skovborg Mogens Dalgaard Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Inge-Lise Rasmussen, boliginspektør Henrik Møller Hjarsen og varmemester Jan Olsen. Dagsorden 1. Godkendelse af referat 2. Valg til afdelingsbestyrelsen 3. Godkendelse af budget 2015/16 Herunder: a. Fastlæggelse af budget for energi b. Fastlæggelse af alm. vedligeholdelse c. Fastlæggelse af PPV (planlagt periodisk vedligeholdelse) 4. Aktuel drift 5. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 34 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand Næstformand Kasserer Menigt medlem Menigt medlem Fællesrumsansvarlige Anne-Line Schmidt Maria Skovborg Signe Bjerremand Jacobsen Mogens Dalgaard Simon Bugge Siggaard Simon Bugge Siggaard og Mogens Dalsgaard Bestyrelsen bruger ikke ind- og fraflytterlister. Formanden sender referater fra afdelingsmøderne til Kollegiekontoret og giver besked ved ændring i bestyrelsessammensætningen. Side 1 af 5
Ad 3. Godkendelse af budget 2015/16 Kapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Kollegiets udgifter til lån ydet i forbindelse med kollegiets opførelse og senere forbedringer. Offentlige og andre faste udgifter Renovation Storskraldsindsamling er tidligere blevet konteret på almindelig vedligeholdelse, men konteres nu på renovation. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Prisen reguleres i forhold til gældende aftale. Varme Set i lyset af tidligere års realiserede forbrug budgetteres med et lavere forbrug end i gældende budget. Vand Der budgetteres med et uændret forbrug, men grundet prisstigninger øges udgiften. El Idet der skeles til forbruget tidligere budgetteres med et større forbrug. For at mindske forbruget udskiftes den udvendige belysning til LED. Målerpasning Det er et lovkrav med en webløsning, hvor beboerne kan følge deres forbrug. Vi har ikke budgetteret med dette i gældende budget. Administration mv. Administration Der budgetteres med uændret administrationsbidrag og indstillingsgebyr til Kollegiekontoret. Indstillingsgebyr Indstillingsgebyret udgør i år 326 kr. pr. lejemål pr. år. Gebyret dækker ydelse for behandling af ansøgere/indstilling til boliger. Revision Der er indgået aftale med revisor om en stigning på 3 %. Dispositionsfond - Der indbetales til dispositionsfonden. Beløbet er lovbestemt og udgør 549 kr. pr. lejemål /år, hvilket er et lille fald i forhold til tidligere budget. Variable udgifter Ejendomsfunktionærer Denne post indeholder løn, social sikring samt diverse udgifter som jeres varmemester har til f.eks. telefon og kontor. Der budgetteres med en stigning på 5,5 %. Rengøring Denne post indeholder bl.a. udgifter til rengøringsartikler, rengøringspersonale og pudsning af vinduer. Der budgetteres med en merudgift til rengøringsartikler og 2 årlige vinduespuds, udvendigt hos alle beboere. Diverse udgifter Betalingsvaskeri Der budgetteres med en mindre udgift til sæbekøb end for gældende budget. Diverse udgifter Denne post indeholder primært udgift til vagtordning, hvor der budgetteres med en lille stigning. Bestyrelsen ønsker bibeholdt vagtordning. Beboerfaciliteter Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der budgetteres med 14.760 kr. Dette beløb råder afdelingsbestyrelsen over og det kan bl.a. bruges til arrangementer for beboerne. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser. Der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. Der budgetteres med 1.824.000 kr. Hensættelsen til tab på debitorer Der hensættes i år 29.616 kr. så jeres samlede henlæggelser svarer til 319 kr. pr. lejemål. Evt. tab ud over dette beløb dækkes af dispositionsfonden. Side 2 af 5
Ekstraordinære udgifter Indtægter Leje af ungdomsboliger Der budgetteres med en stigning på 0,3 % på huslejen. Renteindtægter Der budgetteres uændret med en forrentning på 1 % af kollegiets opsparede midler. Betalingsvaskeri Der budgetteres med uændrede priser Afvikling af overskud Afvikling af overskud skal ske over 3 år. Dette års afvikling udgør 241.492 kr. Antenne-, telefon og it budget Antennebudget Der er prisstigninger på tv-programpakkerne fra Stofa (LA I). Der er opkrævet for lidt til antenneudgifter tidligere år, hvilket figurerer som en udgift i budgettet. Der er budgetteret med Bolignet-Aarhus fuldpakker i begge fællesrum og der budgetteres med afvikling på lån af egne midler (etablering af bolignet LA II). Ladegården I kunne overveje et skifte til Bolignet-Aarhus idet Stofas basispakker er steget meget. Telefoni og it Der budgetteres med en stigning på 8.4 %. Stigningen skyldes primært at et underskud fra regnskab 13/14 er indregnet i budgettet. Sidste års budget blev modsat tilgodeset med et overskud. Nyt i budgettet er medlemskab af Bolignet-Aarhus. Henlæggelse til udskiftning af switche stiger en smule. Vand, varme og el Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret og budgettallene for dette budget drøftedes. Budgettet fastlægges således: Vand 900 m 3 El 120.000 kwh Varme 70 MWh Almindelig vedligeholdelse Alm. vedligeholdelse Forslaget er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år. Forventet forbrug er budgetteret til 300.000,00kr. En stigning på 50.000,00 kr. Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) Der er planlagt arbejder for i alt 1.278.790,00 kr. Terræn Udskiftning af 17 stk. gadelamper. Klimaskærm Boliger Fælles indvendig Tekniske anlæg/installationer Materiel Maling af 60 stk. udvendige adgangsdøre + 4 til kælder. Reparation og vedligehold af adgangsdøre. LA II reparation og vedligehold af adgangsdøre. Parketgulve afslibning og lak. Maling af 1 vær. alt inkl. Maling af 2 vær. alt inkl. LA II maling af 2 vær. alt inkl. Udskiftning af bløde fuger i badeværelser. Udskiftning af badeforhæng. (efter behov). LA II persienner i døre til boliger. Udskiftning af udvendige lamper. Udskiftning af 144 stk. udvendige lamper. Udskiftning af varmtvandsveksler. Eftersyn opgradering af automatik til veksler. Udskiftning af div. maskiner (bore, slibe og skæremaskiner) Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev budgettet ved balancegivende husleje, dermed fastsættes Side 3 af 5
huslejen inkl. antennebidrag, telefon og it pr. 1. august 2015 til: 1 vær. lejl. 18,25 m 2 2.742 kr. en regulering på 71 kr. 2 vær. lejl. 30,5 m 2 4.387 kr. 77 kr. 1½ vær. lejl. 31,1 m 2 4.014 kr. 35 kr. 2 vær. lejl. 35,1 m 2 4.349 kr. 36 kr. Inspektøren oplyste, at hovedtallene fra kollegiets driftsbudget samt huslejevarslet omdeles til alle beboere og lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 4. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på 250.000 kr. Pr. d.d. er der brugt 236.868,99 kr. Der har været indtægter ved syn på 19.741,19 kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. PPV arbejder Der er p.t. planlagte udgifter for i alt 490.000 kr. Der er pr. d.d. brugt 198.484,51 kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Klimaskærm Bolig Fælles indvendig Tekniske installationer Materiel Opstilling af cykelstativer. Opretning og topdressing af græsplæner. Beskæring af træer. Reparation og vedligehold af rækværk/trapper af galv. stål. LA II Altangange/trapper afrenses og skridsikres. Parketgulve afslibning og lak. Maling af 1 vær. alt inkl. Maling af 2 vær. alt inkl. LA II maling af 2 vær. alt inkl. Udskiftning af bløde fuger i badeværelser. Renovering af studierum (gl. fællesrum) Eftersyn af brandmateriel. Vedligehold af brandmeldesystem. Udskiftning af radiatorer inkl. ventiler. Eftersyn af udsugningsanlæg inkl. rensning og indregulering. Udskiftning af 8 støvsugere. Hver enkelt post vedr. almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen. Vælg Administration derefter Kontokort og indtast konto nr. 115 for almindelig vedligeholdelse eller konto 116 for PPV. Vaskeri Bestyrelsen ønsker en vaskemaskine udskiftes grundet elektroniske problemer. Der har været reparatør på maskinen flere gange. JAO ser på maskinen igen, men udskiftning overvejes. Fællesrum Bestyrelsen ønsker de 2 bordfodboldspil udskiftes med 1 nyt. Bordfodboldspillet i det gamle fællesrum i kælderen har fået flået hul i beklædningen. Bordfodboldspillet i det nye fællesrum er indkøbt i juli måned 2012 og derfor først sat til udskiftning i 2022. Hvis bestyrelsen insisterer på en udskiftning nu, skal de finde ud af hvad de ønsker i stedet. Boliger Bestyrelsen ønsker, at der opsættes persienner i vinduespartiet over dørene på LA II. Beboerne er meget generede af lyset fra lampen uden for døren. HMH får en pris hjem på persienner, hvorefter bestyrelsen tager beslutning herom. Side 4 af 5
Tv leverandør Kollegiet har Stofa som tv-leverandør i dag, men har mulighed for at skifte til Bolignet-Aarhus og opnå en væsentlig besparelse på tv-pakkerne. Vælger I at skifte leverandør, aftales skiftet mellem Bolignet-Aarhus og Stofa og træder i kraft i løbet af efteråret 2015. Ændring af forholdene omkring tv-leverandør skal besluttes af beboerne på et afdelingsmøde og beslutningen skal fremgå af referatet, som Kollegiekontoret skal have tilsendt. Det skal fremgå, hvem der vælges som leverandør og hvilken pakke der ønskes. En overgang til Bolignet-Aarhus skal oplyses til Kollegiekontoret i god tid inden 30. april, således vi kan varsle ændringer i huslejen pr. 1. august eller ved aftalt tidspunkt for skift. Bolignet-Aarhus, tv pakker Bolignet-Aarhus har udsendt materiale direkte til alle formænd vedr. udbud af tv-pakker. Bolignet-Aarhus tilbyder nu to tv-pakker og kollegiet kan nu vælge mellem grundpakke 1 og grundpakke 2. Grundpakke 2 indeholder også TV3, Kanal 5, DK4 og TV2 Charlie. Valg af pakke gælder for hele kollegiet fra 1. august 2015, og et år frem. Pakkeskift kan herefter kun foretages en gang årligt, med virkning pr. 1. august. En ændring af tv-pakke skal oplyses til Kollegiekontoret i god tid inden 30. april, således vi kan varsle ændringer i huslejen og informere Bolignet-Aarhus, så en ændring af tv-pakken kan implementeres pr. 1. august. Ændring af tv-pakker skal besluttes af beboerne på et afdelingsmøde og beslutningen skal fremgå af referatet, som Kollegiekontoret skal have tilsendt. Ad 5. Evt. Bestyrelsen oplyste, at der afholdes afdelingsmøde den 13. april 2015. Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet slut kl. 11.45 Referent: Henrik M. Hjarsen og Inge-Lise Rasmussen Referat sendt den 31. marts 2015 /jb Side 5 af 5