Bilag 2 Retningslinje om behandlingsgrundlag Anvendelsesområde Retningslinje om behandlingsgrundlag er udarbejdet i overensstemmelse med kravene i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (betegnet forordningen i det følgende) og gælder for alle ansatte på Ringkjøbing Gymnasium, der behandler personoplysninger. Formål Formålet med denne retningslinje er at sikre, at Ringkjøbing Gymnasium udelukkende behandler personoplysninger på baggrund af et lovligt grundlag. Bestyrelsen for Ringkjøbing Gymnasium er ansvarlige for at ovenstående overholdes. Definitioner Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (den registrerede). Ved identificerbar fysisk person forstås en fysisk person, der direkte eller indirekte kan identificeres, navnlig ved en identifikator som f.eks. et navn, et identifikationsnummer, lokaliseringsdata, eller et eller flere elementer, der er særlige for denne fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet Den registrerede er den fysiske person, som personoplysningerne vedrører, fx medarbejdere, elever, leverandører, samarbejdspartnere og andre. Behandling af personoplysninger skal fortolkes bredt. Begrebet behandling dækker over enhver aktivitet eller en række af aktiviteter, som personoplysninger gøres til genstand for. Det kan fx være indsamling, registrering, organisering, systematisering, opbevaring, ændring, søgning, formidling og sletning. Almindelige/fortrolige personoplysninger er alle oplysninger om en identificeret eller identificerbar person, der ikke er omfattet af nedenstående kategori, eksempelvis navn, adresse, CPR-nummer, e-mail, billeder, telefonnummer. Følsomme personoplysninger er oplysninger om helbredsforhold, fagforening, racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, seksuelle forhold og genetiske oplysninger. Der er tale om en udtømmende liste. 1
Dataansvarlig er den person eller myndighed/organisation, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger. Databehandler er den, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne dvs. arbejder under instruks af den dataansvarlige. Databehandler er i henhold til forordningen forpligtet til at føre fortegnelse over behandlingskategorier, der føres på vegne af den dataansvarlige. Databeskyttelsesrådgiveren (DPO) er en uafhængig person med ekspertise i databeskyttelsesret og -praksis, der skal inddrages i alle spørgsmål om databeskyttelse og rådgive om de databeskyttelsesretlige regler hos Ringkjøbing Gymnasium. Databeskyttelsesrådgiverens funktion er at understøtte, at den Ringkjøbing Gymnasium overholder reglerne i forordningen. Databeskyttelsesrådgiveren er en integreret del af Ringkjøbing Gymnasium, og har også andre arbejdsopgaver. Behandlingsgrundlag Behandlingsgrundlagene afhænger af hvilken type oplysning der behandles almindelige personoplysninger eller følsomme personoplysninger. Ringkjøbing Gymnasiums databeskyttelsesrådgiver kan vejlede omkring det rette behandlingsgrundlag Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiver: Michael Brandt Mail: mib@rkbgym.dk Telefon: 20 85 32 92 Ringkjøbing Gymnasium dokumenterer altid, hvilket hjemmelsgrundlag en behandling af personoplysninger er sket på baggrund af. Behandlingsgrundlag for almindelige/fortrolige personoplysninger Når Ringkjøbing Gymnasium behandler almindelige/fortrolige personoplysninger skal vi sikre, at behandlingen bygger på ét af nedenstående behandlingsgrundlag: Samtykke fra den registrerede (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a) Ringkjøbing Gymnasium må behandle almindelige personoplysninger, hvis den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til ét eller flere formål. Det skal sikres, at samtykket er afgivet som en frivillig, specifikt, informeret og utvetydig viljeserklæring. 2
Det indebærer, at Samtykket ikke må være afgivet under nogen former for tvang Samtykket skal være så specifikt beskrevet, at det er tydeligt for den registrerede, hvad denne samtykker til Samtykket skal afgives som en aktiv handling Ringkjøbing Gymnasium skal kunne påvise, at den registrerede har afgivet sit samtykke, hvorfor samtykket bør være skriftligt. Ringkjøbing Gymnasium oplyser altid den registrerede om, hvordan denne tilbagetrækker sit samtykke. I tilfælde af at den registrerede trækker sit samtykke tilbage, stopper Ringkjøbing Gymnasium fremadrettet den behandling af personoplysninger, der sker på baggrund af den registreredes samtykke. Tilbagetrækning af samtykke skal ske til Ringkjøbing Gymnasiums databeskyttelsesrådgiver. Nødvendig behandling af hensyn til opfyldelse af en kontrakt (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b) Ringkjøbing Gymnasium skole kan behandle almindelige personoplysninger, hvis det er nødvendigt for os af hensyn til indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er en del af. Det kan eksempelvis være relevant i forbindelse med en ansættelseskontrakt eller ved optag af elever. Behandling er nødvendig for overholdelse af retlig forpligtelse (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c) Ringkjøbing Gymnasium kan behandle almindelige personoplysninger, hvis vi er forpligtet hertil i henhold til lovgivningen. Det vil eksempelvis være relevant, når Ringkjøbing Gymnasium behandler personoplysninger i relation til elevers SU, eller når vi indberetter lønoplysninger til SKAT. Behandling er nødvendig for overholdelse af den registreredes vitale interesse (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra d) Ringkjøbing Gymnasium kan behandle almindelige personoplysninger, når det er nødvendigt for at beskytte den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser. Dette kan eksempelvis være relevant, hvis en ansat eller en elev besvimer på en studietur, hvorefter skolen kontakter et familiemedlem. Behandling på baggrund af dette hjemmelsgrundlag bør kun finde sted, hvis behandlingen tydeligvis ikke kan baseres på et andets retsgrundlag. 3
Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige er blevet pålagt (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e) I henhold til denne bestemmelse kan Ringkjøbing Gymnasium behandle almindelige personoplysninger, når det er i samfundets interesse. Udtrykket opgave i samfundets interesse indebærer, at der skal være tale om opgaver af almen interesse dvs. opgaver, der har betydning for en større kreds af mennesker. Endvidere kan vi behandle personoplysninger på baggrund af denne bestemmelse, når behandlingen er nødvendig af hensyn til en opgave, der henhører offentlig myndighedsudøvelse. Udførelse af opgaver, der karakteriseres som faktisk forvaltningsvirksomhed, vil efter omstændighederne være omfattet af denne bestemmelse, eksempelvis undervisning. Behandlingsgrundlag for følsomme personoplysninger 1 Når Ringkjøbing Gymnasium behandler følsomme personoplysninger, skal vi sikre, at behandlingen bygger på ét af nedenstående behandlingsgrundlag: Udtrykkeligt samtykke fra den registrerede (databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a) Lige som ved almindelige oplysninger, skal samtykket være afgivet som en frivillig, specifikt, informeret og utvetydig viljeserklæring. Det indebærer, at Samtykket ikke må være afgivet under nogen former for tvang, Samtykket skal være så specifikt beskrevet, at det er tydeligt for den registrerede, hvad denne samtykker til Samtykket skal afgives som en aktiv handling Når Ringkjøbing Gymnasium behandler personoplysninger på baggrund af et samtykke fra den registrerede, sikrer vi os endvidere, at der er tale om et udtrykkeligt samtykke. Udtrykkeligt samtykke henviser til, at Ringkjøbing Gymnasium ikke opnår stiltiende eller indirekte accept fra den registrerede. Ringkjøbing Gymnasium skal kunne påvise, at den registrerede har afgivet sit samtykke, hvorfor samtykket bør være skriftligt. Ringkjøbing Gymnasium oplyser altid den registrerede om, hvordan denne tilbagetrækker sit samtykke. I tilfælde af at den registrerede trækker sit samtykke tilbage, stopper Ringkjøbing Gymnasium fremadrettet den behandling af personoplysninger, der sker på baggrund af den registreredes samtykke. 1 De nævnte hjemmelsgrundlag for behandling af følsomme oplysninger, er udvalgt på baggrund af skolens behandlingsaktiviteter. 4
Tilbagetrækning af samtykke skal ske til Ringkjøbing Gymnasiums databeskyttelsesrådgiver. Behandling er nødvendig for at overholde Ringkjøbing Gymnasiums eller den registreredes arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser i henhold til særlovgivning (databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b) Når Ringkjøbing Gymnasium behandler personoplysninger på baggrund af denne hjemmel, har vi bl.a. mulighed for at opretholde det arbejdsretlige bodssystem i relation til ulovlige arbejdskonflikter. Benyttelsen af dette hjemmelsgrundlag skal ske med udgangspunkt i gældende arbejdsret eksempelvis i overenskomster og andre anerkendte retskilder. Behandling er nødvendig for overholdelse af den registreredes vitale interesse (databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra c) Ringkjøbing Gymnasium kan behandle almindelige personoplysninger, når det er nødvendigt for at beskytte den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser. Dette kan eksempelvis være relevant, hvis en ansat eller en elev besvimer på en studietur, hvorefter skolen kontakter et familiemedlem. Behandling på baggrund af dette hjemmelsgrundlag bør kun finde sted, hvis behandlingen tydeligvis ikke kan baseres på et andets retsgrundlag, eksempelvis samtykke. Behandling vedrører personoplysninger, der tydeligvis er offentliggjort af den registrerede. (databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra e) Ringkjøbing Gymnasium kan behandle følsomme personoplysninger, såfremt den registrerede tydeligvis har offentliggjort oplysningen selv. Eksempelvis hvis den registrerede offentligt ytrer, at denne er medlem af XX fagforening, eller lider af YY sygdom. Selvom den registrerede har offentliggjort oplysningen, skal Ringkjøbing Gymnasium behandle den følsomme personoplysning i overensstemmelse med forordningens regler, herunder de grundlæggende behandlingsprincipper i artikel 5. Det bemærkes, at offentliggjort henviser til, at oplysningen er gjort tilgængelig for enhver. Det vil således som udgangspunkt ikke gøre sig gældende, hvis oplysningen lægges på en lukket facebookprofil. Endvidere skal offentliggørelsen ske af den registrerede og må derfor ikke være på andres foranledning. 5
Kontrol og dokumentation Ringkjøbing Gymnasium skal sikre, at der løbende foretages en dokumenteret kontrol af, at denne retningslinje overholdes. Kontrollen skal godkendes af bestyrelsen for Ringkjøbing Gymnasium. Ringkjøbing Gymnasium skal kunne dokumentere (påvise): - Hvilket hjemmelsgrundlag vi bygger vores behandling af personoplysninger på - Hvilket hjemmelsgrundlag i særlovgivning vi i givet fald bygger vores behandling af personoplysninger på - At den løbende kontrol med denne retningslinje overholdes 6