R E SULTATKONTRAKT DUBU digitalisering af udsatte børn og unge Projekt 3.6 i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Fra den 19. december 2011 har første fase af DUBU kunne tages i brug i 44 kommuner, der har valgt at købe DUBU. Hovedparten af kommunerne har tager DUBU i brug. De øvrige kommuner i løbet af efteråret 2012 og i 2013. Kommune nr. 45 har valgt at tilslutte sig DUBU fra 2013. DUBU indgår i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Målet er, at 80 % af kommunerne har tilsluttet sig DUBU i 2015, svarende til ca. 78 kommuner. Den august 2012 Jnr 01.02.00 G60 Sagsid 000227680 Ref HGH hgh@kl.dk Dir 3370 3249 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3370 Fax 3370 3371 www.kl.dk 1/7 KL og regeringen har i Økonomiaftalen for 2013 aftalt at fremrykke og skærpe målet for udbredelse af DUBU (Digitalisering udsatte børn og unge) således, at kommunerne senest i 2014 har anskaffet DUBU eller et tilsvarende it-system. Nærværende resultatkontrakt handler om det fælleskommunale digitaliseringsprojekt vedr. udbredelse af DUBU til 80 % af kommunerne i 2015. Det fælleskommunale digitaliseringsprojekt bygger ovenpå hhv. projektet med kravspecificering og udvikling af DUBU og idriftsættelse/implementering af DUBU i de 44 kommuner. Derfor omtales disse to projekter ligeledes i resultatkontrakten.
Organisering af projektet om udbredelse af DUBU Titel: Udbredelse af DUBU. Tidsramme: Fra ultimo 2011 til ultimo 2015. Projektejer: Kontorchef Hanne Bak Lumholt, KL Børn og Kultur. Projektstyregruppe: Der er ikke en egentlig styregruppe for DUBUprojektet, men projektet drøftes løbende i områdekoordineringsgrupper for digitaliseringsprojekter på børne- og kulturområdet. Projektleder: Projektgruppe: Projektform. Samarbejdsparter: Evaluering: Hanne Gøttrup, KL har ansvaret for udbredelse af DUBU til 80 % af kommunerne senest i 2015. KL s Børne- og Kulturkontor,og KL s kontor for Arbejdsgange og it-arkitektur. Kommunalt samarbejde om udvikling og implementering af løsningen. Kommuner, KOMBIT, Socialstyrelsen og Social- og Integrationsministeriet. Fastlægges når implementeringsplanen for udbredelse af DUBU til de øvrige kommuner er fastlagt. Projektets bemanding: Udvikling af DUBU er forankret i KOMBIT, henvendelse kan ske til projektleder Christina Knudsen chk@kombit.dk Implementering af DUBU i kommunerne er forankret i hhv. KOMBIT, KL og i den enkelte kommune. Henvendelse vedrørende denne del kan ske til konsulent Janni Bormann, KOMBIT jbp@kombit.dk eller chefkonsulent Hanne Gøttrup hgh@kl.dk. KL har ansvaret for udbredelse af DUBU til de øvrige kommuner. Henvendelse herom kan ske til chefkonsulent Hanne Gøttrup. Strategisk formål og baggrund Kommunerne har i dag vanskeligt ved at styre udgifterne til udsatte børn og unge. Kommunerne har derfor fokus på kvaliteten i og effektivisering af arbejdsgange i sagsbehandlingen og effektivisering af indsatsen overfor børn og unge med særlige behov. Der er brug for en it-løsning, der vil fremme styring af udgifterne på området for børn og unge med særlige behov og fremme effektivitet og kvalitet på området. Status er, at 45 kommuner har valgt at tilslutte sig DUBU (digitalisering udsatte børn og unge). KOMBIT har ansvaret for, at den valgte leverandør IBM udvikler et DUBU-system, der lever op til kravspecifikationen. Første fase af DUBU- 2
systemet kunne tages i brug den 19. december 2011. Sidste fase forventes idriftsat senest ultimo 2013. Formål Formålet for kommunerne Det primære formål er at sikre en bedre sagsbehandling og dokumentation for at opnå effektiv og bedre kvalitet i kommunens service. DUBU skal understøtte kommunerne i udfordringen med at styre udgifterne på området. Løsningen skal understøtte den enkelte sagsbehandlers arbejdsproces og behovet for at tilvejebringe ledelsesinformation, i form af overblik og statistik på tværs af enkeltsager. Brug af løsningen vil reducere sagsbehandlernes tidsforbrug til administration og frigøre mere tid til konkret behandling af sager. Formål for projektet Udvikling: At DUBU-systemet sikrer, at kommunerne ved brug af løsningen opnår: En mere systematisk sagsbehandling, der sikrer, at forvaltningsloven, serviceloven og andre love overholdes. ICS er den socialfaglige metode, der er valgt til at understøtte større systematik og ensartethed i sagsbehandlingen. Mulighed for at inddrage økonomiske og socialfaglige overvejelser på et sagligt grundlag ved at sikre et øget overblik over de relevante muligheder for indsats, der findes for barnet eller den unge i en given situation. En god afdækning af barnets eller den unges behov, så det bliver nemmere at finde frem til de tilbud, der bedst imødekomme et givent behov. Lettelse af den administrative byrde for sagsbehandlerne ved at reducere den tid, sagsbehandlerne i dag bruger på rene administrative funktioner. Et nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder ved at højne kvaliteten og lette informationsudvekslingen mellem de offentlige myndigheder, fx overdragelse af sagsinformation fra kommune til kommune. Tilvejebringelsen af en højere kvalitet i de informationer, der danner basis for ledelsesbeslutninger, og dermed sikre et bedre grundlag for prioriteringer, kvalitetsudvikling og tilrettelæggelse af indsatsen. 3
Implementering Implementering af Det fælleskommunale digitaliseringsprojekt KL har ansvaret for udbredelse af DUBU til de 80 % af kommunerne senest i 2015. KL understøtter udbredelse af DUBU i de kommende år via en række tiltag overfor de 54 kommuner. I 1. kvartal 2012 blev udarbejdet en aktivitetsplan for udbredelse af DUBU, jf. projektets hovedmilepæle. KL er i tæt dialog med Social- og Integrationsministeriet og KOMBIT om udbredelse af DUBU. KL vil løbende tage stilling til udbredelsesaktiviteter i projektet. Implementering af DUBU i de 44 kommuner Udvikling og implementering af DUBU i de 44 kommuner forløber efter projektplanen 39 kommuner har taget DUBU i brug og 5 kommuner forventes at tage DUBU i brug i løbet af efteråret 2012 og i 2013. Repræsentanter fra de 44 kommuner har i samarbejde med KOMBIT og KL, udviklet 13 gevinstindikatorer, der knytter sig til de 6 hovedformål med DUBU. Kommunerne har efterfølgende peget på 3 indikatorer, som kommunerne har opfordret hinanden til at arbejde med for at kunne sammenligne resultater på tværs af kommuner. KL er internt i dialog om, hvordan KL kan understøtte de 44 DUBU kommuners implementering af systemet, så kommunen høster effektiviseringsgevinsterne. Der skal ses på arbejdsgange, ændring af arbejdsvaner og kulturer, ledelse m.v. Der er tale om konsulentydelser, der finansieres af de deltagende kommuner. Business case KOMBIT har udarbejdet en business case for DUBU-projektet, hvor udgangspunktet er, at kommunerne har et potentiale for at kunne spare 1 % af foranstaltningsudgifterne, når systemet er fuldt implementeret. Det er op til den enkelte kommune selv at forholde sig til DUBU-projektets business case og selv tage ansvar for at opnå de forventede økonomiske og faglige gevinster ved implementering af DUBU-systemet. Man kan få mere at vide om DUBU-projektets business case ved henvendelse til Poul Ditlev Christiansen fra KOMBIT på pdc@kombit.dk. 4
Projektets resultatmål, milepæle og succeskriterier Resultatmål Målet med den fælleskommunale digitaliseringsstrategi vedr. DUBU er at udvikle en fælleskommunal it-løsning for udsatte børn og unge. Første fase af DUBU udvikles og tages i brug af 44 kommuner med udgangen af 2011 og i primo 12, og at de efterfølgende faser tages i brug senest ultimo 2013. Succeskriterier DUBU lever op til forventningerne. De 44 kommuner tager DUBU i brug fra udgangen af 2011 og frem til udgangen af 2013. Kommunerne sætter fokus på realisering af gevinsterne ved implementering af DUBU, fx gennem før og efter målinger. 80 % af kommunerne anvender DUBU i 2015. 5
Hovedmilepæle Deadline Status Implementering af DUBU i de 44 kommuner Implementeringsplan fastlægges endeligt. Senest 3. kvt. 2011. Er udført Der ligger en løsning til pilotfasen Primo november 2011 Er udført Pilotfasen gennemføres November 2011 Er udført 44 kommuner tager første fase af DUBU i brug (mua. to kommuner, der tager DUBU i brug hhv. maj/juni 2012 og januar 2013) Ultimo 2011/medio 2012 ICS og DUBU (fase 1 og 2) er implementeret i alle 44 kommuner (alle tre faser) Ultimo 2013 Implementering af den fælleskommunale digitaliseringsprojekt udbredelse af DUBU til 80 % af kommunerne senest i 2015 Formidling af ICS og DUBU på stande på KL s Børnetopmøde 2012 Der afholdes informationsmøde om DUBU for nye DUBUkommuner den 21. marts og 23. maj 2012 i KL. KL holder møde med direktører med ansvar for børn og unge, herunder børn og unge med særlige behov. DUBU bliver et af temaerne på mødet. To artikler på KL.dk med gode historier om ICS og DUBU og et faktaark om ICS og DUBU Er godt i gang 2. og 3. februar 2012 Er udført 21. marts, 23. maj og 29. august 2012 i KL 23/3 2012 KL indsamler gode kommunale erfaringer med implementering af ICS og DUBU, som kan bruges til at få gjort flere Efteråret 2012 kommuner interesseret i DUBU. 5 nye kommuner. der har underskrevet en tilslutningsaftale med KOMBIT Efteråret 2012 Yderligere 10 nye kommuner har underskrevet en tilslutningsaftale med KOMBIT Efteråret 2013 Er udført Er udført 4. juni 2012 Er udført Yderligere 15 nye kommuner har underskrevet en tilslutningsaftale med KOMBIT Forår/efterår 2014 Yderligere 5 nye kommuner viser seriøs interesse for ICS og DUBU Forår/efterår 2015 6
Opfølgning KL vil i den løbende dialog med KOMBIT følge, om projektet holder tidsplanen og når de milepæle, der er beskrevet. KL vil løbende drøfte implementeringen i kommunerne - både den tekniske, faglige og organisatoriske - i de fora, hvor vi mødes med kommunale direktører og fagchefer på området. Foreløbige tanker om evaluering KL og har endnu ikke drøftet en egentlig evaluering af de 44 kommuners implementering af DUBU. Evalueringen vil være interessant for både KL, KOMBIT, Socialstyrelsen, Social og Integrationsministeriet og de 44 deltagende kommuner. Resultaterne af evalueringen vil tillige være særligt interessant for de 54 potentielle DUBU kommuner. Budget KL, KOMBIT og Social- og Integrationsministeriet har i fællesskab udarbejdet kravspecifikation for DUBU-systemet. Kravspecifikationen blev finansieret af ministeriet. Kommunerne skal selv finansiere DUBU. De 44 kommuner, der har tilsluttet sig DUBU betaler en pris pr. indbygger. Man kan læse mere om dette på KOMBIT s hjemmeside http://www.kombit.dk/dubu under Økonomi. KOMBIT har afsat midler til at understøtte implementering af DUBU i de 44 kommuner. Har kommunen behov for yderligere støtte til implementering af DUBU finansieres denne del af den enkelte kommune. Der er ikke afsat yderligere midler i KL eller af andre til at understøtte kommunernes implementering af DUBU eller til udbredelse af DUBU til de øvrige 54 kommuner. 7