Reaktivt tilsyn, 2018 Hovedgaden 18 4270 Høng CVR- eller P-nummer: 1010722655 Dato for tilsynet: 01-02-2018 Tilsynet blev foretaget af: Styrelsen for Patientsikkerhed, Tilsyn og Rådgivning Øst Sagsnr.: 5-9011-810/3
1. Vurdering Konklusion efter partshøring Styrelsen for Patientsikkerhed har været på et opfølgende tilsyn på Det Private Botilbud, Kalundborg/Høng den 1. februar 2018 med henblik på at undersøge, om påbud af 9. november 2017 var efterlevet. Ved tilsynsbesøget den 1. februar 2018 konstaterede styrelsen, at påbuddet ikke var efterlevet i forhold til instrukser for sundhedsfaglig dokumentation, medicinhåndtering, for brug af ikke lægeordinerede håndkøbslægemidler og kosttilskud, for samarbejde med de behandlingsansvarlige læger, for personalets kompetence, ansvars- og opgavefordeling, for patienternes behov for behandling samt for håndhygiejne. Styrelsen fandt på den baggrund ikke grundlag for at ophæve påbuddet på det foreliggende grundlag. Styrelsen for Patientsikkerhed har modtaget materiale af 13.august, 14.august, 17. september og 10. december 2018 for ovenstående manglende instrukser. Instrukserne er blevet implementeret ved undervisning og opfølgning på personalemøder, jf. redegørelse af 2. marts 2019 fra behandlingsstedet. Styrelsen konstaterer ud fra det modtagne materiale, at alle målepunkter nu er bragt i orden. Styrelsen afslutter dermed tilsynet. Påbud offentliggøres separat på Styrelsen for Patientsikkerheds hjemmeside og på sundhed.dk. Er påbuddet ikke længere offentliggjort, har Styrelsen for Patientsikkerhed efterfølgende konstateret, at påbuddet er blevet efterlevet. Vurdering Styrelsen for Patientsikkerhed har efter gennemgang af forholdene på behandlingsstedet den 1. februar 2018 vurderet at behandlingsstedet falder i kategorien: Større problemer af betydning for patientsikkerheden Side 2 af 13
Vurderingen af patientsikkerheden på behandlingsstedet er baseret på følgende: Styrelsen for Patientsikkerhed har ved vurderingen lagt vægt på, at der stadig var målepunkter som ikke var opfyldt. f.eks. var instrukserne for sundhedsfaglig dokumentation, medicinhåndtering, for brug af ikke lægeordinerede håndkøbslægemidler og kosttilskud, for samarbejdet med de behandlingsansvarlige læger, for personalets kompetence, ansvars-og opgavefordeling, for patienternes behov for behandling og for håndhygiejne ikke færdig udarbejdet. Det blev oplyst, at instrukserne var under udarbejdelse, men at de på grund af langtidssygdom hos den instruks ansvarlige medarbejder først var færdige og klar til implementering i løbet af februar måned. Det er Styrelsen for Patientsikkerheds vurdering at behandlingsstedet havde arbejdet målrettet for at imødekomme styrelsens øvrige påbud om forsvarlig medicinhåndtering samt sikre tilstrækkelig og relevant journalføring. I forhold til den sundhedsfaglige dokumentation og medicinlisten manglede der ved tilsynet stadig overskuelighed og systematik. Det blev oplyst, at behandlingsstedet havde fået et nyt it-system (september 2017), Nordic Pas, som ikke var færdigudviklet, og som de var i gang med at forfine bl.a. i forhold til medicinmodulet. Desuden var de ved at undersøge tilkøb af sparring fra en sygeplejekonsulent 4 timer om måneden til sundhedsfaglige problemstillinger. Styrelsen for Patientsikkerhed vurderer således, at styrelsens påbud om at sikre forsvarlig medicinhåndtering og tilstrækkelig og relevant journalføring kunne ophæves, idet de uopfyldte målepunkter under medicinhåndtering og sundhedsfaglig dokumentation blev vurderet til at være af mindre betydning for patientsikkerheden. Påbuddet om manglende opfyldelse af instrukser vurderes til fortsat ikke at være opfyldt, da instrukserne ikke var klar ved tilsynet. Begrundelse for tilsynet Det reaktive tilsyn blev foretaget på baggrund af de fund Styrelsen for Patientsikkerhed gjorde ved det risikobaserede tilsyn udtaget ved stikprøve, den 23.juni 2017, hvor der var 23 uopfyldte målepunkter, herunder 5 krav under patientforløb og journalføring, 14 krav under medicinhåndtering og 4 krav under generelt. På baggrund af flere kritisable forhold i medicinhåndteringen, mangelfuld journalføring samt manglende instrukser blev der af Styrelsen for Patientsikkerhed udstedt et påbud den 9.november 2017. Påbuddet omhandlede, at behandlingsstedet skulle sikre forsvarlig medicinhåndtering, sikre tilstrækkelig og relevant journalføring og udarbejde og implementere instrukser for sundhedsfaglig dokumentation, medicinhåndtering, ikke lægeordinerede håndkøbslægemidler og kosttilskud, samarbejde med de behandlingsansvarlige læger, personalets kompetence, ansvars- og opgavefordeling og patienternes behov for behandling samt håndhygiejne. Baggrund Vurderingen af patientsikkerheden på behandlingsstedet er baseret på følgende kilder: Gennemført reaktivt tilsyn den 1. februar 2018. Side 3 af 13
fra det risikobaserede tilsyn 23. juni 2017. Påbud udstedt af Styrelsen for Patientsikkerhed af 9.november 2017, om at behandlingsstedet skal sikre forsvarlig medicinhåndtering, tilstrækkelig og relevant journalføring samt udarbejdelse af instrukser. Alle målepunkter der anvendes ved tilsyn på bosteder er anvendt ved gennemgang af en patientjournal. Sammenfatning af fund fra det reaktive tilsyn den 1. februar 2018 På baggrund af observationer, interview og gennemgang af journal og medicinhåndtering for én patient kan styrelsen konstatere at instrukserne ikke var færdig udarbejdet inden den 9. december 2017 som foreskrevet i påbuddet, hvilket vurderes til at være et større problem for patientsikkerheden. Desuden manglede der stadig overskuelighed og systematik i forhold til den sundhedsfaglige dokumentation og medicinlisten. Øvrige målepunkter inden for medicin og sundhedsfaglig dokumentation var opfyldt, hvorfor disse vurderes at udgøre mindre problemer af betydning for patientsikkerheden. Fund Fundene ved tilsynet giver anledning til at Styrelsen for Patientsikkerhed henstiller følgende: at der foreligger en skriftlig instruks for sundhedsfaglig dokumentation. Indholdet skal være i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens vejledning (målepunkt 1) at den sundhedsfaglige dokumentation er overskuelig og systematisk og føres i én journal (målepunkt 7) at der foreligger en skriftlig instruks for medicinhåndtering. Indholdet skal være i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens vejledning (målepunkt 8) at der foreligger en skriftlig instruks for brug af ikke lægeordinerede håndkøbslægemidler og kosttilskud. Indholdet skal være i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens vejledning (målepunkt 9) at der foreligger en skriftlig instruks for samarbejde med de behandlingsansvarlige læger. Indholdet skal være i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens vejledning (målepunkt 10) at medicinlisten føres systematisk og entydigt (målepunkt 18) at der foreligger en skriftlig instruks, der beskriver personalets kompetence samt ansvars- og opgavefordeling, heri beskrivelse af regler for delegation af sundhedsfaglige opgaver. Sundhedsstyrelsens vejledning (målepunkt 29) at der foreligger en skriftlig instruks, der beskriver personalets opgaver i forbindelse med patienternes behov for behandling. Indholdet skal være i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens vejledning (målepunkt 30) at der udarbejdes en skriftlig instruks for håndhygiejne (målepunkt 31) at samtlige instrukser overholder de formelle krav til instrukser, som det fremgår af Sundhedsstyrelsen vejledning (målepunkt 33) Side 4 af 13
2. Fund Patientforløb og journalføring Tilbage til vurdering Målepunkt Opfyldt Ikke opfyldt Ikke aktuelt Fund og kommentarer 1a: Instruks om sundhedsfaglig dokumentation. Der findes skriftlig instruks Der manglede en instruks for sundhedsfaglig dokumentation. Instruksen er under udarbejdelse og forventes færdig ultimo februar 2018. 1b: Instruks om sundhedsfaglig dokumentation. Personalet kender og følger instruksen 2a: Instruks om livsforlængende behandling. Der findes skriftlig instruks Patienterne vil blive visiteret videre til behandling andet sted ved svær sygdom. 2b: Instruks om livsforlængende behandling. Personalet kender og følger instruksen 3: Beskrivelse af patientens aktuelle og potentielle problemer Oplysningerne var beskrevet i patientens statusrapport. 4: Oversigt over patienternes sygdomme og funktionsnedsættelser og aftaler med behandlingsansvarlig læge Oplysningerne var beskrevet i patientens statusrapport, som der blev henvist til under tilsynet. 5: Aktuel beskrivelse af pleje og behandling, opfølgning og evaluering Aktuel beskrivelse af patientens pleje og behandling skrives løbede i dagbogsnotater. 5: Aktuel beskrivelse af pleje og behandling, opfølgning og evaluering 6: Informeret samtykke Side 5 af 13
7: Dokumentationen er overskuelig og systematisk og føres i én journal Drøftelser og beslutninger på personalemøder vedr. patienterne pleje og behandling bliver skrevet ind i mødereferater og notaterne bliver ikke overført til journalen. Medicinhåndtering Målepunkt Opfyldt Ikke opfyldt Ikke aktuelt Fund og kommentarer 8a: Instruks for medicinhåndtering. Der findes skriftlig instruks Der manglede en instruks for medicinhåndtering. Instruksen er under udarbejdelse og forventes færdig ultimo februar 2018. 8b: Instruks for medicinhåndtering. Personalet kender og følger instruksen 9a: Instruks for brug af ikke lægeordinerede håndkøbslægemidler og kosttilskud. Der findes skriftlig instruks Der manglede en instruks for brug af ikke lægeordinerede håndkøbslægemidler og kosttilskud. Instruksen er under udarbejdelse og forventes færdig ultimo februar 2018. 9b: Instruks for brug af ikke lægeordinerede håndkøbslægemidler og kosttilskud. Personalet kender og følger instruksen 10a: Samarbejde med de behandlingsansvarlige læger. Der findes skriftlig instruks Der manglede en instruks for samarbejde med de behandlingsansvarlige læger. Instruksen er under udarbejdelse og forventes færdig ultimo februar 2018. 10b: Samarbejde med de behandlingsansvarlige læger. Personalet kender og følger instruksen 11: Dato for ordination og/eller seponering 12: Ordinerende læges navn eller navnet på sygehusafdelingen 13: Behandlingsindikationer skal fremgå Side 6 af 13
14: Overensstemmelse mellem ordinerede og den i medicinlisten anførte medicin 15: Dispenseringsform, styrke og aktuelle handelsnavn 16: Enkeltdosis og døgndosis, herunder tidspunkt 17: Enkeltdosis og maksimal døgndosis for pn. medicin 18: Medicinlisten skal føres systematisk og entydigt Pn ordinationer f.eks. insulin og Panodil fremgik ikke systematisk og entydigt på medicinlisten, idet der var manglende skriveplads for hver enkelt ordination. 19: Overensstemmelse mellem antal tabletter på medicinliste og doseringsæsker 19: Overensstemmelse mellem antal tabletter på medicinliste og doseringsæsker 20: Den ordinerede medicin findes i medicinbeholdningen 21: Dispenseret pn. medicin 22: Identifikation ved medicinudlevering 23: Doseringsæsker er mærket korrekt 24: Medicinen opbevares forsvarligt 25: Hver enkelt patients medicin opbevares adskilt 26: Aktuel medicin opbevares adskilt fra ikke-aktuel medicin 27: Adrenalin ved injektionsbehandling samt kompetencer for anvendelse heraf Side 7 af 13
28a: Holdbarhed på medicin og sterile produkter er ikke overskredet 28b: Der er anført anbrudsdato på præparater med begrænset holdbarhed efter anbrud Generelt 29a: Personalets kompetence, ansvars og opgavefordeling. Der findes skriftlig instruks Der manglede en instruks for personalets kompetence, ansvars og opgavefordeling. Instruksen er under udarbejdelse og forventes færdig ultimo februar 2018. 29b: Personalets kompetence, ansvars og opgavefordeling. Personalet kender og følger instruksen 30a: Instrukser om patienternes behov for behandling. Der findes skriftlig instruks Der manglede en instruks for patienternes behov for behandling. Instruksen er under udarbejdelse og forventes færdig ultimo februar 2018. 30b: Instrukser om patienternes behov for behandling. Personalet kender og følger instruksen 31: Håndhygiejne 32: Håndhygiejne i overensstemmelse med instrukser etc. 33: Formelle krav til instrukser Der manglede en instruks for håndhygiejne. Instruksen er under udarbejdelse og forventes færdig ultimo februar 2018. Formelle krav til instrukser blev drøftet f.eks. manglede der initialer for udarbejdelse af patientens medicinliste samt gældende dato for medicinlisten. 34: Samtykkekompetence/ handleevne Side 8 af 13
Øvrige fund Målepunkt 35: Øvrige fund med patientsikkerhedsmæssige risici Ingen fund Fund og kommentarer Side 9 af 13
3. Relevante oplysninger Oplysninger om behandlingsstedet Fonden Det private botilbud består af fire forskellige matrikler i Høng. Administrationsbygning og beskæftigelse med køkken/bagning (Café Liv) ligger på Hovedgaden i Høng. Derudover findes tre adresser, hvoraf den ene tilbyder husdyrhold (Café Gård Liv) i form af pasning af heste, geder, høns og ænder. Der er plads til 14 unge voksne udviklingshæmmede, som visiteres efter Servicelovens 107 og 108. Fonden samarbejder med mange kommuner i Danmark, fortrinsvis på Sjælland. Der var ca. 22 ansatte, fortrinsvis pædagoger, men også hjemme- eller sosu -hjælpere. Ledelsen oplyste, at de havde et godt samarbejde med de praktiserende læger, hjemmesygeplejersker, diabetes sygeplejerske og distriktspsykiatrien. Der var ingen personaledækning om natten. Ledelsen bestående af Allan Jensen samt stedfortræder havde rådighedsvagt på skift. Personalet var instrueret i altid at konferere med ledelsen ved tvivlsspørgsmål. Ledelsen oplyste at bostedet i efteråret 2017 var overgået til et nyt journaliseringssystem, og at alle var blevet undervist inden implementeringen. Ledelsen oplyste, at de kendte personalets kompetencer, og det blev oplyst, at sygefraværet var under 3 %, ligeledes var der et meget lille personale flow. Bostedet havde fast tilknyttede vikarer ved ferieafløsning. Om tilsynet Begrundelse for tilsynet: Reaktivt tilsyn på baggrund af fund fra det risikobaserede tilsyn den 23. juni 2017. Antal stikprøver/ journalgennemgange: Dokumentationen for 1 patient blev gennemgået. Afsluttende opsamling på tilsynets fund blev givet til leder af botilbuddet: Allan Jensen Tilsynet blev foretaget af: Oversygeplejerske Birgitte Nielsen og oversygeplejerske Annemarie Rohrberg. Side 10 af 13
4. Bilag Lovgrundlag og generelle oplysninger Formål Styrelsen for Patientsikkerhed fører det overordnede tilsyn med sundhedsforholdene og den sundhedsfaglige virksomhed på sundhedsområdet. Tilsynet omfatter alle offentlige og private behandlingssteder, hvor der udføres sundhedsfaglig behandling af autoriserede sundhedspersoner eller af personer, der handler på deres ansvar, samt andre personer, der udøver sundhedsfaglig virksomhed inden for sundhedsvæsenet. Den 1. januar 2017 blev Styrelsen for Patientsikkerheds frekvensbaserede tilsyn omlagt til et proaktivt risikobaseret tilsyn 1. Dette indebærer blandt andet, at der føres tilsyn med udvalgte behandlingssteder 2 dels ud fra en løbende vurdering af, hvor der kan være størst risiko for patientsikkerheden 3, dels på stikprøvebasis som led i afdækning af nye områders risikoprofil. Ud over de planlagte, tematiserede tilsyn vil styrelsen som hidtil have et såkaldt reaktivt tilsyn med alle behandlingssteder. Det reaktive tilsyn indebærer, at styrelsen foretager aktiv kontrol i form af f tilsynsbesøg eller anden undersøgelse, hvis styrelsen får kendskab til eller mistanke om overtrædelser eller mangler på sundhedsområdet, der indebærer farer for patientsikkerheden. Reaktive tilsyn gennemføres f på baggrund af bekymringshenvendelser, ligsynssager, klagesager eller medieomtale. De reaktive tilsyn bunder i Styrelsen for Patientsikkerheds grundlæggende forpligtelse til at reagere relevant på forhold, der skaber en bekymring for eller udgør en konkret fare for patienterne. Materialer med relevans for tilsyn kan findes på styrelsens hjemmeside under Risikobaseret tilsyn. Der er desuden udarbejdet en liste over hyppigt stillede spørgsmål og tilhørende svar, som kan tilgås på hjemmesiden under Spørgsmål og svar. Hvis det bliver anset for nødvendigt, kan styrelsen efter undersøgelserne give påbud, hvori der opstilles sundhedsmæssige krav til et behandlingssted. Styrelsen for Patientsikkerhed kan endvidere om nødvendigt stille krav om midlertidigt helt eller delvist at indstille virksomheden. 1 Omlægningen af tilsynet er sket med udgangspunkt i Politisk aftale af 16. februar 2016 vedr. risikobaseret tilsyn med behandlingssteder samt lov nr. 656 af 8. juni 2016 om ændring af sundhedsloven, lov om ændring af autorisation af sundhedspersoner og om sundhedsfaglig virksomhed og forskellige andre love. 2 Se sundhedsloven 213, stk. 2 3 Se sundhedsloven 213, stk. 2 Side 11 af 13
Patientsikkerhed Et reaktivt tilsynsbesøg er en reaktion på en bekymring om nogle helt konkrete forhold på et bestemt behandlingssted. Et reaktivt tilsyn handler om at undersøge, om patientsikkerheden på et behandlingssted er forsvarlig, og at sikre, at forholdene bliver bragt i orden, hvis det ikke er tilfældet. Efter tilsynet får behandlingsstedet en kort orientering om styrelsens vurdering. Der laves derefter en tilsynsrapport, som kommer i høring hos behandlingsstedet på samme måde, som det sker ved de planlagte tilsyn. Det er det samme regelsæt for sanktionsmuligheder, som gælder for de to slags tilsyn. Det er beskrevet i sundhedsloven 215b. Tilsynet Et reaktivt tilsyn kan både være varslet og uvarslet. Uvarslede tilsyn bruges kun, hvis Styrelsen for Patientsikkerhed har brug for at danne sig et øjebliksbillede af situationen, eller hvis formålet med undersøgelsen ellers kan forspildes. De forhold, som undersøges under et tilsynsbesøg, bliver fastlagt ud fra de konkrete omstændigheder. Styrelsen for Patientsikkerhed eller personer, som styrelsen har bemyndiget til at udføre tilsynet, har til enhver tid, som led i tilsynet, mod behørig legitimation og uden retskendelse adgang til at inspicere behandlingsstedet 4. Styrelsen kan kræve oplysninger af personalet på behandlingssteder, der er nødvendige som led i tilsynet. Der er pligt til at videregive de afkrævede oplysninger. Det betyder, at der ikke skal indhentes samtykke fra patienter ved behandling af journaloplysninger 5. Behandlingsstedet modtager efter tilsynet et udkast af rapporten i høring (partshøring) med en høringsfrist på normalt 3 uger. Der er i høringsperioden altid mulighed for at indsende bemærkninger til rapporten. Dertil skal der i henhold til henstillinger om handleplan eller krav med påbud fremsendes relevant materiale. Efter høringsperioden vurderer styrelsen handleplanen eller anden fremsendt dokumentation, som er tilsendt, og indskriver en konklusion efter partshøring. Det tilføjes i rapporten, hvorvidt man har indsendt materiale, som bevirker, at behandlingsstedet nu har opfyldt kravene. Styrelsen tager efter høringen stilling til, om tilsynet skal give anledning til, at behandlingsstedet får en henstilling eller eventuelt et påbud, eller om styrelsen kan afslutte tilsynet uden at foretage sig yderligere. Derefter offentliggøres tilsynsrapporten på styrelsens hjemmeside under er. Yderligere har behandlingsstedet pligt til at gøre tilsynsrapporten let tilgængeligt på behandlingsstedets hjemmeside, hvis behandlingsstedet har en hjemmeside, og sørge for at den er umiddelbart tilgængelig på behandlingsstedet. 6 Et eventuelt påbud offentliggøres ligeledes på styrelsens hjemmeside under Påbud til behandlingssteder og på sundhed.dk 7. Vurdering af behandlingssteder På baggrund af tilsynet kategoriseres behandlingsstederne i følgende kategorier: 4 Se sundhedsloven 213 a stk. 2 5 Se sundhedsloven 213 a, stk. 1, jf. også sundhedslovens 43, stk. 2, nr. 3. 6 Se sundhedsloven 213b, stk. 2 og bekendtgørelse nr. 615 af 31. maj 2017. 7 Se sundhedslovens 215 b, stk. 2, 2. pkt. og bekendtgørelse nr. 604 af 02. juni 2016. Side 12 af 13
0. Ingen problemer af betydning for patientsikkerheden 1. Mindre problemer af betydning for patientsikkerheden 2. Større problemer af betydning for patientsikkerheden 3. Kritiske forhold af betydning for patientsikkerheden Styrelsens kategorisering sker på baggrund af en samlet sundhedsfaglig vurdering af patientsikkerheden med konkret afsæt i de gennemgåede målepunkter. Der er i vurderingen lagt vægt på både opfyldte og uopfyldte målepunkter. Afhængig af kategoriseringen kan tilsynsbesøg blive fulgt op af henstillinger til behandlingsstedet om at udarbejde og fremsende en handleplan for, hvordan behandlingsstedet vil følge op på uopfyldte målepunkter. Hvis de sundhedsfaglige forhold på et behandlingssted kan bringe patientsikkerheden i fare, kan Styrelsen for Patientsikkerhed give påbud, hvori der opstilles sundhedsfaglige krav til den pågældende virksomhed, eller give påbud om midlertidigt at indstille virksomheden helt eller delvist. 8 Påbud kan blive fulgt op på forskellig måde afhængig af, hvilke målepunkter der ikke var opfyldt ved tilsynet. Det kan være i form af dokumentation af forskellige forhold eller i form af fornyet tilsynsbesøg 9, f hvis Styrelsen for Patientsikkerhed vurderer, at der er en alvorlig risiko for patientsikkerheden på behandlingsstedet. 8 Se sundhedsloven 215 b 9 Se sundhedsloven 213, stk. 1 Side 13 af 13