Ind- og fraflytningssyn et vigtigt møde med beboeren I denne folder er samlet en række eksempler som kan bidrage til at sikre at frister i lovgivningen og Boligkontoret Danmarks forretningsgange overholdes samtidig med at beboerne får en god oplevelse både når de flytter ind og når de flytter ud. Er boligen er lige til at flytte ind i? Med mindre boligen er nybygget, vil der have boet lejere før, og boligen vil bære præg af almindelig slitage. Standen afhænger også af bebyggelsens alder, vedligeholdelsesniveau og vedligeholdelsesordningen i afdelingen. Som drifts- og synsmedarbejder er det en god idé, at forventninger omkring boligens stand er afstemt inden indflytning. For nye beboere er det også vigtigt at få viden omkring, at boligen kan istandsættes ved brug af råderetten. Boligorganisationens vedligeholdelsespligt Nye lejere kan forvente en bolig, som er i god og forsvarlig stand. Det er desuden boligorganisationens ansvar at holde ejendommen og det lejede forsvarligt vedlige. Det betyder, at boligafdelingen afholder udgifterne til vedligeholdelse og fornyelse af de installationer, som er i lejemålet ved indflytning f.eks. Ruder Vand- og gashaner Toiletkummer Køleskabe Badekar M.fl.
Spørgsmål? og svar! Hvornår er en bolig opsagt? Kan man betragte en bolig som opsagt, når nøglerne er afleveret i ejendomskontorets postkasse? Udover den skriftlige opsigelse kan lejemålet godt betragtes som opsagt, når nøglerne er afleveret til udlejer. Vær opmærksom på fristerne for afholdelse af og indkaldelse til syn, løber fra at udlejer burde være bekendt med, at lejemålet er fraflyttet. Dvs. når lejer har afleveret sine nøgler enten i postkassen eller på kontoret. Hvornår begynder fristen for indkaldelse til syn? Jeg har for nylig oplevet, at en lejer har lagt nøglen i ejendomskontorets postkasse i weekenden og flyttet i nattens mulm og mørke. Hvornår begynder fristen for syn så at løbe? Fristen for syn begynder at løbe fra vi burde vide, at lejer er fraflyttet. For at være på den sikre side bør fristen regnes fra fredag. Det betyder, at synet senest skal afholdes fredag 14 dage efter. Lejer skal indkaldes til syn med minimum 7 dages varsel. Det er derfor afgørende, at postkasserne løbende tømmes, da det ellers kan være svært at indkalde inden for fristen. Indkaldelse til syn Jeg har netop haft en lejer, som er blevet udsat af sit lejemål den 30. november. Herefter er der indkaldt til syn, som skal afholdes den 15. december da der som fast praksis i boligafdelingen holdes syn den 1. eller den 15. i måneden. Er synet indkaldt korrekt? Synet skal afholdes inden 2 uger, fra vi bliver bekendt med fraflytningen; altså senest den 13. december. Den 15. december er 2 dage for sent. Konsekvensen er, at boligselskabet ikke kan kræve, at lejer skal betale for istandsættelsen. Tidspunkt for syn Lejer ønsker at få ændret tidspunkt for syn med to dage. Det kan derfor ikke lade sig gøre at indkalde til syn med en uges varsel. Vil det være tilstrækkeligt, hvis fraflytter på skrift bekræfter, at synet er flyttet til et nyt tidspunkt efter eget ønske? Ja, det kan man godt. Husk, det skal fremgå, at det er fraflytters ønske. Det kan også være en god idé at lade lejeren udforme anmodningen om ændret tidspunkt, så lejeren ikke blot underskriver et brev og senere påstår, at fristen ikke er overholdt og at underskriften var under tvang.
Lejeren kommer ikke til synet og der er ikke umiddelbart en ny adresse Jeg har flere gange oplevet at afholde syn, hvor lejeren enten ikke er til stede eller nægter at modtage en kopi af synsrapporten. Hvad gør jeg i denne situation? Inden for 2 uger efter synet skal der sendes en prissat synsrapport til lejeren med afleveringsattest. Hvis lejer ikke har tilmeldt sig en ny adresse, skal der foretages en dokumenteret søgning efter lejeren på Krak, telefonnummer, google og folkeregisteret. Hvis lejeren ikke findes, sendes den prissatte synsrapport til den sidst kendte adresse, da vi ikke kan vide, om der er lavet en efterforsendelsesaftale med PostDanmark. Hvis vi har e-mail adresse, skal rapporten også sendes pr. mail, også selvom lejer måske ikke har godkendt korrespondance pr. mail. Det er afgørende, at der laves print af de søgninger, som foretages på internettet, folkeregisteret m.v. og at det kan dokumenteres, at synsrapporten er forsøgt fremsendt til fraflytteren. Overtagelse a f lejemål efter skilsmisse eller døds fald - hvad skal jeg gøre med syn? Hvis et lejemål bliver overtaget af ægtefællen ved f.eks. en skilsmisse, hvor kun fraflytter står på kontrakten, hvordan skal boligen så synes? Der er ikke tale om et nyt lejemål, når man overtager et lejemål f.eks. i forbindelse med skilsmisse eller død, jf. Almenlejeloven. Det gamle lejemål forsætter således på samme vilkår som tidligere. Der skal altså ikke synes, og i forhold til beboerklagenævnet er det kun relevant at påvise lejemålets stand ved (den oprindelige lejers) indflytning. Frist for fremsendelse af endelig flytteopgørelse til lejer Når en lejer flytter fra én bolig til en ny i samme afdeling, hvornår skal den endelige flytteopgørelsen så sendes? Det gør ingen forskel, om det er i samme afdeling. Når boligorganisationen har modtaget den sidste håndværkerfaktura, skal de straks herefter sende den endelige fraflytningsopgørelse. Ifølge retspraksis er en flytteopgørelse rettidig, når den sendes senest en måned efter modtagelsen af sidste håndværkerfaktura. Den nye lejer vil overtage et skab fra lejemålet Kan fraflytter aftale med indflytter, at to store skabe kan overtages for et symbolsk beløb? Det er der umiddelbart intet problem i. Dog skal skabene flyttes ud på trappen ved fraflytning og ind i lejemålet igen ved den nye lejeres indflytning. Ellers overtager boligafdelingen automatisk vedligeholdelsespligten for skabene, hvilket kan være en dyr fornøjelse, da denne pligt gælder i hele perioden, hvor den nye lejer bor i lejemålet.
Spørgsmål? og svar! Hvordan er reglerne for ægtefælles overtagelse af lejemål ved dødsfald? Vi har i vores afdeling haft et dødsfald. Ægtefællen ønsker at overtage lejemålet, men ægteparret har ikke boet sammen det sidste år. Er det muligt? Så længe de er gift, har ægtefællen ret til at overtage lejemålet ved dødsfaldet. Hvis de derimod er blevet separeret (men ikke endelig skilt) har den tidligere ægtefælle ikke længere denne ret. Kan ægtefælle overtage lejemål ved skilsmisse? Hvordan er reglerne for videreførelse af et lejemål ved skilsmisse? Er det stadig muligt for ægtefællen at overtage lejemålet? Og skal der synes i forbindelse med overtagelsen af lejemålet? Ved separation og skilsmisse skal der tages stilling til hvem, der skal overtage lejemålet. Dette spørgsmål kan retten tage stilling til, og det er ikke afgørende, hvem der er medlem af boligforeningen. Svaret på spørgsmålet er derfor ja. Lejemålet overtages på de vilkår, som medlemmet havde for lejeforholdet, hvorfor der ikke skal foretages nyt fraflytning- og indflytningssyn. Ved den overtagende ægtefælles fraflytnings skal lejemålet vurderes i forhold til den oprindelige lejers indflytning. Hvem har ansvaret for vedligeholdelse af kælder- og loftrum? Jeg har en lejer, som ved fraflytning ikke ønsker at betale for istandsættelsen af hans kælder- og loftsrum? Hvem bærer vedligeholdelsesansvaret for et kælder- eller loftrum, og er dette en del af lejemålet? Hvis der stilles et kælder/loftsrum til rådighed ifm. lejemålet, står lejer for vedligeholdelse. Evt. mislighold påhviler derfor lejeren (graffiti, etc.), men det kan ikke kræves normalistandsat ved fraflytning, hvis det ikke var det ved lejerens indflytning. Som udgangspunkt vil kælder/loftsrum næppe males mellem fraflytningerne, og vedligehold af disse (når maling trænger) synes derfor oplagt at skulle afholdes af afdelingen som almindelig slid og ælde. Hvor meget må prisen ved fraflytning overstige den prissatte synsrapport? Som det fremgår af loven, må omkostningen for istandsættelsen ikke overstige 10 % af den prissatte pris. Er det så 10 % af det samlede beløb eller af den enkelte post? Det er 10 % af det samlede beløb.
Spørgsmål? og svar! Kan der sendes merkrav til fraflytter? Jeg har i mit tidligere job lært, at der kan sendes et merkrav til fraflytter, hvis det viser sig, at der skal laves mere i lejemålet end antaget ved fraflytningssynet. Er det rigtigt, at der kan sendes et merkrav til fraflytter, og hvis det er tilfældet, hvor meget kan vi opkræve? Som standard i synsrapporterne er der taget forbehold for skjulte mangler og skjult mislighold. Dog vil det være meget svært at komme igennem med et merkrav, hvis man som fagmand burde have haft mangler og mislighold med i synsrapporten. Boligkontoret anbefaler derfor, at der specifikt tages forbehold, hvis der er den mindste tvivl om omfanget af det arbejde, som skal udføres (eksempelvis ved mistanke om ulovlig el etc.). Det betyder altså, at det som udgangspunkt ikke er muligt at opkræve fraflytter et merkrav for arbejde, som ikke fremgår af synsrapporten. Skal der være dokumentation ved normalistandsættelse? Jeg har i flere tilfælde været i tvivl om, hvorvidt det er nødvendigt at tage billeder som dokumentation af et lejemål, hvor lejer selv har udført normalistandsættelse ved fraflytning? Det afhænger af den enkelte situation, men det er vigtigt at tage billeder, hvis du bare har den mindste mistanke om, at en lejer mener, hans lejlighed fremstår flot og istandsat. Hvis du ikke tager billeder af den dårligt udførte normalistandsættelse, kan vi ikke bevise, at arbejdet ikke er udført håndværksmæssigt korrekt. Beviserne er særligt nødvendige, når vi bliver mødt med en indsigelse om, at fraflytter ikke mener, at yderligere normalistandsættelse var nødvendig. Er nikotinmisligholdte hjem normalistandsættelse eller mislighold? Nu har jeg haft mange fraflytninger, hvor lejer har røget i lejemålet, og jeg har svært ved at finde ud af, hvorvidt nikotinmisligholdte hjem skal istandsættes under normalistandsættelsen eller som mislighold? Der er en udbredt forståelse af, at nikotinmisligholdte hjem skal istandsættes under normalistandsættelsen og ikke mislighold. Men det er et område, hvor der er udvikling, og der er flere sager, hvor beboerklagenævnet har givet medhold i, at manglende istandsættelse som følge af rygning bliver betegnet som mislighold. Hvorvidt der er tale om mislighold eller normalistandsættelse afhænger af, om lejeren løbende har vedligeholdt sit lejemål i boperioden. At være ryger kræver ekstra vedligeholdelse, og hvis lejer ikke har gjort dette, har lejer tilsidesat sin vedligeholdelsespligt, og så er der tale om misligholdelse. Sørg dog for at dokumentationen er i orden, hvis du vælger at føje manglende vedligeholdelse som følge af nikotin til mislighold på synsrapporten. Det er efterhånden anerkendt i praksis, at der kan males med spærregrunder, og at udgiften hertil kan pålignes lejeren, hvis det fremgår af afdelingens vedligeholdelsesreglement.
Spørgsmål? og svar! Opbevaring af inventar ved udsættelse Hvad er reglerne for opbevaring af inventar ved udsættelser, og skal effekter registreres med foto? Ved udsættelse af et lejemål er det fogeden/politiet eller en af politiet godkendt flyttemand, som vurderer, om indboet har en værdi og derfor skal opbevares. I så fald opbevares det af politiet og er uden for vores ansvar. Indboet opbevares i 3 måneder, før det smides ud. Ved erhvervslejemål er indboet vores ansvar. Vi skal registrere, hvad der er i lejemålet med fotos. Hvis vi vurderer, det har en værdi, skal vi opbevare det for lejers regning, men efter 1-2 skrivelser om, at nu skal det hentes, ellers smides det ud og vi ingen reaktion modtager, kan vi bortskaffe det opbevarede. Hvornår skal indflytningssynet senest være gennemført ved A- og B-ordning? Der er ikke forskel på, om der er en A eller en B ordning. Ifølge almenlejelovens 14, skal indflytningssynet under lejerens medvirken afholdes i forbindelse med indflytningen. Første led betyder, at lejer som minimum skal være indkaldt. For så vidt angår definitionen af i forbindelse med indflytningen fremgår det af vedligeholdelsesbekendtgørelsen 7: Boligorganisationen syner enhver bolig i forbindelse med indflytningen. Da såvel lov som bekendtgørelse anfører i forbindelse med indflytning er det Boligkontorets klare anbefaling, at indflytningssynet afholdes i forbindelse med udlevering af nøgler. Hvis indflytningssynet først afholdes, når der er kommet møbler ind i lejemålet, kan udlejer ikke senere bevise lejemålets stand, der hvor møblerne står (herunder vandskader under vaskemaskine etc.). Derudover kan det let tænkes, at lejer vil påføre mærker på vægge og døre på sin fejl- og mangelliste, som er opstået ved lejerens egen indflytning. Modbeviset er i denne sag svært, hvis udlejer ikke har en indflytningsrapport. Husk, at indflytningsrapporten (også) skal sendes til lejeren inden 14 dage efter synet, hvis lejeren ikke var til stede, eller hvis lejeren ikke vil kvittere for modtagelsen af den. Har du spørgsmål Kontakt: Din lokale driftschef, Juridisk afdeling eller Sekretariatet Boligkontoret Danmark Tlf.nr. 3544 8080 www.boligkontoret.dk