Sådan behandler vi dine persondata Information til deltagere i uddannelser eller korte forløb ved UCL s efter- og videreuddannelser og Center for Undervisningsmidler December 2018 UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole Odense Niels Bohrs Allé 1. 5230 Odense M Tlf. 6318 3000. ucl.dk
Indhold 1. Velkommen til UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole...3 2. Principper for behandling af persondata i UCL...4 3. Sådan behandler vi dine persondata...5 3.1 Efteruddannelse: Diplom- eller akademiuddannelser samt undervisningsfag...5 3.2 Efteruddannelse: Korte kurser...5 3.3 Kursus ved Center for Undervisningsmidler...6 3.4 Konferencer, temadage og netværk...7 3.5 Overvågning på UCL s områder...7 3.6 Efter du har afsluttet din efteruddannelse eller korte forløb...8 4. Sådan er dine rettigheder...9 4.1 Undtagelser fra reglen...9 4.2 Hvor skal du henvende dig?...9 4.3 Ønsker du at klage?...9
1. Velkommen til UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole 1. Velkommen til UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole Som deltager i en uddannelse eller et kort forløb fx et kursus, en workshop, en konference, temadag eller et netværk hos efter- og videreuddannelserne eller Center for Undervisningsmidler ved UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole (herefter benævnt UCL) vil dine persondata blive registreret og behandlet. Her kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler i forskellige situationer, hvorfor vi behandler dine oplysninger, hvor oplysningerne kommer fra, om de videregives, samt hvor og hvor lang tid oplysningerne opbevares. Du kan i dette dokument læse om behandlingen af dine oplysninger for den type aktivitet, du deltager i. Desuden kan du læse generel information om behandling af personoplysninger, når du er på UCL. Dine rettigheder EU's persondataforordning og den danske databeskyttelseslov sikrer dine rettigheder, når dine oplysninger bliver behandlet. UCL har blandt andet pligt til at oplyse dig om, at vi behandler dine data. Derfor får du udleveret denne oversigt. Du har også en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine oplysninger. Du har ret til at se, hvilke oplysninger vi har om dig og til at få dem rettet, hvis de er forkerte. I visse situationer har du også ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger og til at få dem slettet. Du har også ret til at blive underrettet direkte, hvis der sker noget med dine oplysninger fx ved brud på datasikkerheden. Læs mere om dine rettigheder sidst i dette dokument. Hvad er persondata? Persondata eller personoplysninger er alle data om en identificeret person eller data, der kan bruges til at identificere en person. Det kan fx være navn eller CPR-nummer, men det kan også være en række af oplysninger, der tilsammen kan bruges til at identificere personen. Visse oplysninger er særligt følsomme og skal derfor beskyttes særligt: race og etnicitet, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, medlemskab af fagforening, helbredsoplysninger, genetisk og biometrisk data og seksuel orientering. UCL sikrer dine oplysninger Dine personoplysninger er vigtige, og de skal beskyttes. Derfor behandler UCL dine persondata fortroligt og har en række sikkerhedsforanstaltninger og retningslinjer for sikker opbevaring og behandling af persondata. Hvem er ansvarlig? Den dataansvarlige er UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole, CVR-nr.: 30859480. Har du spørgsmål? Hvis du har spørgsmål om behandlingen af persondata hos UCL, kan du kontakte databeskyttelsesrådgiver (DPO) på: DPO@ucl.dk. 3/10
2. Principper for behandling af persondata i UCL Når du sender mail til UCL, der indeholder følsomme personoplysninger, oplysninger om CPRnummer, oplysninger om private forhold eller øvrige oplysninger, som bør beskyttes, skal du sende den krypteret og ikke som almindelig mail. 2. Principper for behandling af persondata i UCL Lovligt og fair Vi behandler persondata på lovlig og fair vis og i overensstemmelse med dine rettigheder. Afgrænset formål Vi indsamler persondata til specifikke, eksplicitte og legale formål. Persondata vil alene blive anvendt til de formål, som de oprindeligt blev samlet ind til. Transparent Når vi indsamler persondata fra dig eller via andre kilder, sikrer vi, at du har den nødvendige information i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du har altid ret til at modtage information om, hvilke persondata vi indsamler om dig. Minimum af data Vi indsamler kun de persondata, der er tilstrækkelige, relevante og begrænsede til, hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, som de er indsamlet til. Nødvendige og korrekte De persondata, som vi behandler, er nødvendige og skal være korrekte og opdaterede. Tidsbegrænset Persondata vil kun blive behandlet i et personidentificerbart format så længe, det er nødvendigt for de formål, som de blev indsamlet og behandlet til. UCL har tilhørende procedurer på plads, der sikrer, at persondata bliver slettet på korrekt vis. Fortroligt Vi garanterer fortrolighed ved at sikre, at alle medarbejdere kender retningslinjerne for fortrolig behandling af persondata og ved løbende at uddanne medarbejderne i, hvordan persondata må behandles. 4/10
2. Principper for behandling af persondata i UCL 5/10
3. Sådan behandler vi dine persondata 3. Sådan behandler vi dine persondata 3.1 Efteruddannelse: Diplom- eller akademiuddannelser samt undervisningsfag Formål med behandlingen af dine persondata: I forbindelse med din tilmelding, optag og deltagelse i en efteruddannelse ved UCL, behandles dine persondata. Hvis du giver samtykke til det ved din tilmelding, kan vi efterfølgende kontakte dig via e-mail med informationer om uddannelsestilbud af relevans for dig. I den forbindelse behandler vi oplysninger om de moduler, du har deltaget i, dit navn og din e-mail. Retsgrundlag for behandling: Vi behandler dine oplysninger, fordi du indgik en kontrakt med UCL, da du tilmeldte dig uddannelsen, og behandlingen er nødvendig for at opfylde den kontrakt. Oplysninger, der bruges til at informere dig om relevante uddannelsestilbud efter afsluttet uddannelse, behandles på baggrund af dit samtykke. Hvilke persondata? Almindelige oplysninger som navn og kontaktoplysninger, tidligere uddannelse, erhvervserfaring samt oplysninger om, hvem der betaler uddannelsen dig selv eller din arbejdsgiver. Desuden behandler vi dit CPR-nummer. Hvor stammer dine persondata fra? Oplysningerne har du selv afgivet, da du tilmeldte dig uddannelsen. Videregives dine data? Nej, de bruges kun internt i UCL. Opbevaring af persondata: Dine personoplysninger opbevares i UCL s studieadministrative system. For at tage hånd om din sag, behandler vi i visse tilfælde dine oplysninger på mail. Vi bruger et sikret mailsystem eller journaliseringssystem til at udveksle de nødvendige data. Mails der indeholder personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante. Dine personoplysninger slettes 6 måneder efter, du har afsluttet uddannelsen, medmindre der er specifikke årsager til, at de ikke skal slettes. Det kan fx skyldes særlige opbevaringsfrister, der er fastlagt ved lov eller arkivering ifølge arkivlovgivningen. 3.2 Efteruddannelse: Korte kurser Formål med behandlingen af dine persondata: I forbindelse med din tilmelding, optag og deltagelse i et kursus ved UCL, behandles dine persondata. Hvis kurset ikke bliver oprettet på grund af for få tilmeldte deltagere, kontakter vi dig i visse tilfælde for at tilbyde dig et lignende alternativt kursus og behandler i den forbindelse dine persondata. 6/10
3. Sådan behandler vi dine persondata Hvis du giver samtykke til det ved din tilmelding, kan vi efterfølgende kontakte dig via e-mail med informationer om uddannelsestilbud af relevans for dig. I den forbindelse behandler vi oplysninger om de kurser, du har deltaget i, dit navn og din e-mail. Retsgrundlag for behandling: Vi behandler dine oplysninger, fordi du indgik en kontrakt med UCL, da du tilmeldte dig kurset, og behandlingen er nødvendig for at opfylde den kontrakt. Oplysninger, der bruges til at informere dig om relevante uddannelsestilbud efter afsluttet kursus, behandles på baggrund af dit samtykke. Hvilke persondata? Almindelige oplysninger som navn og kontaktoplysninger, samt oplysninger om hvem der betaler uddannelsen dig selv eller din arbejdsgiver. Desuden behandler vi dit CPR-nummer. Hvor stammer dine persondata fra? Oplysningerne har du selv afgivet, da du tilmeldte dig kurset. Videregives dine data? Nej, de bruges kun internt i UCL. Opbevaring af persondata: Dine personoplysninger opbevares i UCL s studieadministrative system. For at tage hånd om din sag, behandler vi i visse tilfælde dine oplysninger på mail. Vi bruger et sikret mailsystem eller journaliseringssystem til at udveksle de nødvendige data. Mails der indeholder personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante. Dine personoplysninger slettes 6 måneder efter, du har afsluttet kurset, medmindre der er specifikke årsager til, at de ikke skal slettes. Det kan fx skyldes særlige opbevaringsfrister, der er fastlagt ved lov eller arkivering ifølge arkivlovgivningen. 3.3 Kursus ved Center for Undervisningsmidler Formål med behandlingen af dine persondata: I forbindelse med din tilmelding, optag og deltagelse i et kursus ved Center for Undervisningsmidler ved UCL, behandles dine persondata. For at skabe et fagligt netværk blandt deltagerne af kurset, modtager alle deltagere en deltagerliste ved kursets start, hvor navn, ansættelsessted og e-mailadresse fremgår. Retsgrundlag for behandling: Vi behandler dine oplysninger med udgangspunkt i, at du indgik en kontrakt med UCL om deltagelse i kurset ved din tilmelding, og behandlingen er nødvendig for at opfylde den kontrakt. Hvilke persondata? Almindelige oplysninger som navn og kontaktoplysninger, tidligere uddannelse, erhvervserfaring samt oplysninger om, hvem der betaler uddannelsen dig selv eller din arbejdsgiver. Desuden behandler vi dit CPR-nummer. Hvor stammer dine persondata fra? Oplysningerne har du selv afgivet, da du tilmeldte dig uddannelsen. Videregives dine data? Generelt bruges dine oplysninger kun internt i UCL. En undtagelse er, når dine kontaktoplysninger videregives til andre kursusdeltagere for at skabe fagligt netværk. 7/10
3. Sådan behandler vi dine persondata Opbevaring af persondata: Dine persondata opbevares i det administrative system for CFUkurser og workshops i UCL. For at tage hånd om din sag, behandler vi i visse tilfælde dine oplysninger på mail. Vi bruger et sikret mailsystem eller journaliseringssystem til at udveksle de nødvendige data. Mails der indeholder personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante. Dine personoplysninger slettes 6 måneder efter, din deltagelse er afsluttet, medmindre der er specifikke årsager til, at de ikke skal slettes. Det kan fx skyldes særlige opbevaringsfrister, der er fastlagt ved lov eller arkivering ifølge arkivlovgivningen. 3.4 Konferencer, temadage og netværk Formål med behandlingen af dine persondata: For at administrere din tilmelding og deltagelse i det valgte arrangement hos UCL, behandler vi dine persondata. Hvis du giver samtykke til det ved din tilmelding, kan vi efterfølgende kontakte dig via e-mail med informationer om uddannelsestilbud af relevans for dig. I den forbindelse behandler vi oplysninger om, hvilke arrangementer du har deltaget i, dit navn og din e-mail. Retsgrundlag for behandling: Vi behandler dine oplysninger, fordi du indgik en kontrakt med UCL, da du tilmeldte dig arrangementet, og behandlingen er nødvendig for at opfylde den kontrakt. Oplysninger, der bruges til at informere dig om relevante uddannelsestilbud efter afsluttet arrangement, behandles på baggrund af dit samtykke. Hvilke persondata? Almindelige oplysninger som navn og kontaktoplysninger, tidligere uddannelse, erhvervserfaring samt oplysninger om, hvem der betaler uddannelsen dig selv eller din arbejdsgiver. Desuden behandler vi dit CPR-nummer. Hvor stammer dine persondata fra? Oplysningerne har du selv afgivet, da du tilmeldte dig uddannelsen. Videregives dine data? Nej, de bruges kun internt i UCL. Opbevaring af persondata: Dine persondata opbevares i det administrative system for konferencer og workshops i UCL. For at tage hånd om din sag, behandler vi i visse tilfælde dine oplysninger på mail. Vi bruger et sikret mailsystem eller journaliseringssystem til at udveksle de nødvendige data. Mails der indeholder personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante. Dine personoplysninger slettes 6 måneder efter, din deltagelse er afsluttet, medmindre der er specifikke årsager til, at de ikke skal slettes. Det kan fx skyldes særlige opbevaringsfrister, der er fastlagt ved lov eller arkivering ifølge arkivlovgivningen. 3.5 Overvågning på UCL s områder Formål med behandlingen af dine persondata: For at overvåge adgangen til UCL s områder for blandt andet at sikre mod tyveri og indbrud, sker der en registrering af brugen af 8/10
3. Sådan behandler vi dine persondata adgangskort samt videoovervågning af udvalgte områder på UCL. Der sker desuden en overvågning af brugen af netværket for at identificere brugere og sikre mod ulovlig aktivitet. Retsgrundlag for behandling: Vi behandler dine oplysninger, fordi du indgik en kontrakt med UCL ved din tilmelding, og behandlingen er nødvendig for at opfylde den kontrakt. Hvilke persondata? Almindelige oplysninger. Strafferetlige oplysninger i tilfælde af ulovlig aktivitet. Hvor stammer dine persondata fra? Oplysningerne stammer fra din færden på UCL s område og din brug af det trådløse netværk. Videregives dine data? Oplysningerne videregives kun til politiet i tilfælde af mistanke om ulovlige forhold. Opbevaring af persondata: Dine oplysninger opbevares i overvågningssystemer for adgangskort, videoovervågning og netværk. Oplysninger om adgang, videoovervågning og brug af netværket slettes efter 29 dage. Resterende oplysninger vil blive slettet, når de ikke længere er nødvendige til de nævnte formål. 3.6 Efter du har afsluttet din efteruddannelse eller korte forløb Formål med behandlingen af dine persondata: Når du afslutter din diplomuddannelse, kursus, konference eller workshop slettes langt de fleste oplysninger om dig fra UCL s administrative systemer. Det sker, fordi oplysningerne ikke længere er nødvendige for vores behandling af de nævnte formål. Der findes dog et par undtagelser: Oplysninger som danner grundlag for et eksamensbevis opbevares i 30 år, for at du kan få adgang til disse. Har du afsluttet din uddannelse før tid, kan du få udleveret oplysninger om alle de undervisningsforløb, du har nået at gennemføre, og disse informationer opbevares i 5 år. En anden undtagelse er, hvis der ved endt uddannelse er uafsluttede problemstillinger eller sager mellem dig og UCL. I det tilfælde opbevares de relevante oplysninger, indtil sagen er afsluttet. Retsgrundlag for behandling: Dine oplysninger behandles, dels fordi du indgik en kontrakt med UCL, da du tilmeldte dig, dels fordi UCL har en forpligtelse som offentlig myndighed. Behandlingen er nødvendig for at opfylde kontrakten og for, at UCL kan udfylde sin opgave med offentlig myndighedsudøvelse, som er blevet pålagt i lovgivningen. Hvilke persondata? Almindelige oplysninger og CPR-nummer. Hvor stammer dine persondata fra? Du har selv afgivet oplysningerne. Videregives dine data? Nej. Opbevaring af persondata: Dine oplysninger opbevares i de studieadministrative systemer. Oplysningerne slettes, når eventuelle sager er færdigbehandlede, eller du har fået udleveret oplysninger om gennemførte undervisningsforløb ved afslutning før tid. Oplysninger som danner grundlag for et eksamensbevis opbevares i 30 år, for at du kan få adgang til disse. 9/10
4. Sådan er dine rettigheder 4. Sådan er dine rettigheder Du har ret til: At få oplyst, hvis nogen indsamler, opbevarer, bruger eller videregiver dine personoplysninger. At få indsigt i hvilke personoplysninger, der er indsamlet om dig, og hvordan de bliver brugt. At få rettet forkerte oplysninger. At få slettet dine personlige oplysninger i visse tilfælde, før den generelle sletteperiode udløber. At få begrænset behandlingen af dine oplysninger i visse særlige tilfælde. At gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger og mod at dine personoplysninger anvendes i direkte markedsføring fx ved profilering. At få en oversigt over de indsamlede oplysninger om dig og til at få oplysningerne flyttet til en anden dataansvarlig. At blive underrettet direkte, hvis der skulle ske noget med dine oplysninger fx ved brud på datasikkerheden. 4.1 Undtagelser fra reglen Selv om du generelt har ret til at vide, hvis dine private oplysninger videregives, gælder det dog ikke, når myndighederne videregiver persondata til forskere. Der er også enkelte lovgivningsmæssige regler, der gør, at det ikke er alt, vi kan slette om dig, selv om du beder om det. Det kan være forpligtigelser, UCL har som myndighed jf. lovgivningen, og det kan være oplysninger, vi har pligt til at overføre til statens arkiver. 4.2 Hvor skal du henvende dig? Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte ledelsen på den uddannelse, der arrangerer din efter- og videreuddannelse. Hvis du beder om at få indsigt i, rettet eller slettet dine oplysninger, får du hurtigst muligt - og normalt senest efter en måned - besked om, hvad der vil blive gjort som følge af din henvendelse. Når UCL som myndighed svarer dig, bestræber vi os på at gøre det kort og klart. Du kan også henvende dig til UCL s databeskyttelsesrådgiver (DPO) DPO@ucl.dk 4.3 Ønsker du at klage? Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder oplysninger om, hvordan du klager på www.datatilsynet.dk. 10/10