Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skelager Kollegiet afdeling 21 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 40 den 28. marts 2017 kl. 8.30 på Kollegiekontoret. Til stede: Robin F. C. Sara W. N. Fraværende: Monica G. J. Michelle N. Rikke H. B. Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Birgit Nørgaard, boliginspektør Gert A. Ejlertsen og varmemester Torben Stoklund. Da bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig, er de trufne beslutninger med forbehold for de fraværende medlemmers efterfølgende godkendelse. Kommer der ikke inden 8 dage efter referatets udsendelse indsigelser, betragtes de trufne beslutninger som godkendte. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 39 blev ikke underskrevet, da det var den forkerte forhandlingsprotokol som var medbragt til mødet. Underskrift og godkendelse af afdelingsbestyrelsen afventes. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand: Monica G. J. Næstformand Michelle N. Sekretær Rikke H. B. Kasserer Robin F. C. Menigt medlem Sara W. N. Formanden sender referater fra afdelingsmøderne til Kollegiekontoret og giver besked ved ændring i bestyrelsessammensætningen. Side 1 af 7
Ad 3. Godkendelse af budget 2017/18 Kapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over udgifter til lån i forbindelse med opførelsen og senere udvidelse. Offentlige og andre faste udgifter Vand- og kloakudgifter Der budgetteres med en stigning på 1,3 %, begrundet med en mindre prisstigning pr. m3. Renovation Der er øgede udgifter svarende til 30,1 %, stigningen skyldes øget boligbidrag og øgede udgifter til indsamling og behandling af genanvendeligt affald. Prisen er fastsat i samråd med leverandøren. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Der indhentes tilbud på nye forsikringsaftaler i løbet af forsommeren 2017, og de nye priser som indgår i regnskabet 2017/18 er på budgettidspunktet ikke kendt. Der er derfor en stor risiko for, at der kan komme afvigelser i forhold til budgettet. Der er i budgettet for 2017/18 regnet med priserne i 2016/17 + 5%. Varme På varme er der en lille afvigelse på -2 % på grund af en mindre prisnedsættelse, forbruget er uændret. Elektricitet - Her en besparelse på -5,4 % på grund af et budgetteret lavere forbrug. Økonomimedarbejderen oplyste at vand, varme og el, almindelig vedligeholdelse samt PPV gennemgås af boliginspektøren efter den øvrige budgetgennemgang. Administration mv. Administration Der sker ingen regulering af prisen i 2017/18. Indstillingsgebyr Indstillingsgebyret udgør i år 326 kr. pr. lejemål pr. år. Gebyret dækker ydelse for behandling af ansøgere og indstilling til boliger mv., gebyret er uændret. Revision Revisorydelse er udgået, den er nu indeholdt i udgiften til administration. Dispositionsfond - Der indbetales ikke til dispositionsfonden, da der er tilstrækkelig kapital i henhold til lovgivningen. Dispositionsfonden er en økonomisk fælles reserve, der kan træde til, hvis boligorganisationen eller en eller flere af dens afdelinger oplever økonomiske problemer, som truer driften. Det kan for eksempel være økonomiske tab, som skyldes problemer med at få udlejet boligerne. Fonden kan ligeledes yde støtte til forbedringer eller moderniseringer i boligafdelingerne. Støtten kan gives i form af tilskud, lån, løbende støtte eller en kombination af disse. Side 2 af 7
Variable udgifter Ejendomsfunktionærer Denne post indeholder løn, social sikring samt diverse udgifter som jeres varmemester har til f.eks. telefon og kontor. Der budgetteres med en stigning på 4,2 %. Rengøring (indvendig) Denne post indeholder bl.a. udgifter til rengøringsartikler, rengøring af fællesarealer og udgift til rengøringspersonale. Der budgetteres med en stigning på 2,5 %. Diverse udgifter Betalingsvaskeri der er et fald i omkostningerne hertil på -4,9 til administration og sæbekøb. Diverse udgifter Denne post indeholder primært udgifter til vagtordning, Som noget nyt omfatter denne post også kontingent til BL (Boligorganisationernes Landsorganisation), der tidligere blev afholdt af Kollegiekontoret via administrationshonoraret; det udgør 17.480 kr., derfor budgetteres der med en stigning på 25 %. Beboerfaciliteter Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der budgetteres med 10.140 kr. Dette beløb råder afdelingsbestyrelsen over og det kan bl.a. bruges til arrangementer for beboerne. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser, der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. Der henlægges til 20 år, for at give en stabil husleje, og udgifterne til større arbejder bliver udjævnet. Se årets henlæggelser på sidste side i budgettet. Hensættelsen til tab på debitorer Der skal som minimum henlægges et beløb der svarer til 322 kr./lejemål. Evt. tab ud over dette beløb dækkes af dispositionsfonden. Der er ikke behov for henlæggelse i det kommende budgetår. Indtægter Leje af ungdomsboliger Der budgetteres med en stigning på 2,3 %. Indtægter, leje af antenne Her budgetteres med et fald på -0,9 %. Renteindtægter Der budgetteres med et fald i renteindtægten på -3,3 %, der budgetteres med en forrentning på 0,5 % af kollegiets opsparede midler. Betalingsvaskeri Indtægten fra vaskeriet er uændret. Afvikling af overskud Der afvikles overskud over 3 år. For det kommende budget afvikles 139.820 kr. Ved budgetlægning gælder det at udgifter og indtægter skal være lige store. Men når regnskabsåret er slut viser det sig altid at resultatet er anderledes end man regnede med. Hvis der er et overskud, skal dette først anvendes til at dække en underfinansiering, dvs. en gældspost, hvis Side 3 af 7
der er en sådan. Er der ikke underfinansiering indsættes overskuddet på en resultatkonto som et plus. Overskuddet skal over de kommende 3 år, med lige store beløb, føres som en indtægt. It- og antennebudget It-budgettet viste et overskud fra tidligere år på 73 kr. Antennebudgettet viste et underskud på -792 kr. Der er sket en sammenlægning af it- og antennebudget, og budgettal for 2016/17 kan ikke sammenlignes med budgettal for 2017/18. Vand, varme og el Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret hvor budgettallene for dette budget blev drøftet. Budgettet fastlægges således: Vand 6.175 m 3 El 70.000 kwh Varme 670 MWh Almindelig vedligeholdelse (side 10) Almindelig vedligeholdelse Forslaget er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år. Nyt budget er sat til 355.000 kr., det samme som tidligere år. Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) (side 10) Der er planlagt arbejder for i alt 7.636.000 kr. Terræn Flisebånd langs facader. Overdækket opholdsskur m. lydafskærmning. Udskiftning af cykelskure. Armaturer i cykelskure. Nye bord/bænkesæt. Klimaskærm Reparation af mørtelfuger i murværk. Nye glasisætningsbånd i vinduer. Bolig Lakering af gulve. Maling af vægge, lofter og træværk. Garderobeskabe forstærkes løbende. Udskiftning af persienner, løbende. Låsesystem fornyes. Fælles indvendig Gulvbelægning i fællesrum. Inventar i fællesrum Side 4 af 7
Tekniske installationer Køleskabe og komfurer udskiftes løbende Udskiftning af lysarmaturer i køkken og bad. Udskiftning af varmeveksler til varme og varmt brugsvand Materiel Diverse redskaber Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev budgettet ved balancegivende husleje, dermed fastsættes huslejen inkl. antennebidrag, telefon og it pr. 1. august i år til: Værelser 19,8 m 2 2.936 kr. en regulering på 123 kr. Værelser 21,7 m 2 3.198 kr. 129 kr. Værelser 23 m 2 3.370 kr. 133 kr. 1 vær. lejlighed 21 m 2 2.899 kr. 122 kr. 1 vær. lejlighed 21,5 m 2 3.035 kr. 125 kr. 2 vær. lejlighed 31,5 m 2 4.325 kr. 155 kr. 2 vær. lejlighed 33,9 m 2 4.635 kr. 163 kr. 2 vær. lejlighed 34,8 m 2 4.749 kr. 165 kr. 2 vær. lejlighed 34 m 2 4.561 kr. 161 kr. 2 vær. lejlighed 35 m 2 4.684 kr. 109 kr. 2 vær. lejlighed 40 m 2 5.292 kr. 178 kr. Kollegiekontoret lægger budgettet på kollegiets hjemmeside. Afdelingsbestyrelsen kan dermed henvise til dette som bilag til afdelingsmødet med beboerne, hvor budgettet behandles. Kollegiekontoret sender huslejevarslet direkte til alle beboere, som har givet tilladelse til at vi kan kommunikere pr. mail. De få beboere som endnu ikke har godkendt dette, får varslet på anden vis. Budgettet skal fremlægges til godkendelse af beboerne på et afdelingsmøde senest 30. april. Bestyrelsen bedes lægge referatet af afdelingsmødet, hvor budgettet godkendes, på deres hjemmeside og sende det til os. Ad 4. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på 355.000 kr. Pr. 21.03.2017 er der brugt 219.390 kr. Der har været indtægter ved syn på 57.297 kr., og der er åbne rekvisitioner på 62.053 kr., så saldoen viser en totaludgift på 281.443 kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. PPV arbejder Der er p.t. planlagte udgifter for i alt 2.423.000 kr. Der er pr. 21.03.2017 brugt 421.290 kr. på denne konto. Side 5 af 7
Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Nye cykelstativer. Flisebånd langs facader. Klimaskærm Fuger i altangangs dæk. Reparation af sætningsrevne i murværk. Ing. honorar for beregninger af overdækket skur. Dørlukker i cykelskure. Oliering af cykelskure. Udskiftning af dilitationsfuger i murværk. Udskiftning af Ilmodbånd/elastiske fuger. Bolig Overfladebehandling af gulve. Maling af vægge og lofter. Forstærkning af skabe og hjul på skabe. Ny låsesystem. Evt. udskiftning af toiletdøre. 20 badeforhæng. Fælles indvendig Persienner og gardiner i fællesrum. Tekniske installationer 1 toiletter og 2 håndvaske er udskiftet. 3 blandingsbatterier er udskiftet. 5 støvsuger. Køleskabe udskiftes løbende. Elevatordøre udskiftes. Materiel Diverse redskaber. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen under punktet Råbalance. Badeværelsesdøre udskiftes efter behov Overdækket skur: Projekt er udarbejdet Ad 5. Orientering fra Kollegiekontoret Bestyrelsen fik information om, at Kollegiekontoret kan tilbyde bestyrelsen hjælp med at udsende indkaldelser Side 6 af 7
til afdelingsmøder (beboermøder) direkte til beboernes email-adresser. Bestyrelsen skal blot sende indkaldelsen med evt. forslag til Jette i sekretariatet på jb@kollegiekontoret.dk i god tid inden 4 ugers fristens udløb. Bestyrelsen kan finde standarddagsordener på WebZonen under Offentlig mappe og Hjælp til beboervalgte. Hvis der skulle være enkelte beboere, der ikke har oplyst en email-adresse til Kollegiekontoret, så får bestyrelsen besked om dette, så I kan lægge en indkaldelse i deres postkasse. Kollegiekontoret ønsker, at møder mellem bestyrelser og administration skal være så let tilgængeligt som muligt for de valgte frivillige bestyrelsesmedlemmer. Derfor tilbyder vi, at bestyrelsesmøder med administrationen fremover kan afholdes på kollegiet. Bestyrelsen besluttede, at kommende møder afholdes på kollegiet. Ad 6. Evt. Bestyrelsen oplyste, at der hurtigst muligt indkaldes til afdelingsmøde til afholdelse senest den 30 april. Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet slut kl. 10.00 Referent: Gert Ejlertsen og Birgit Nørgaard Referat sendt den 07.04.2017 Side 7 af 7