Bestyrelsesmøde Referat Møde/referat nr.: Møde 2, torsdag d. 30. april 2015 kl. 13.00 16.00 Sted: KTC, Papirfabrikken 36A, Silkeborg Bestyrelse: Søren Gais Kjeldsen SGK Iben Koch IK Jørgen Jensen JJ Christian Roslev CR Flemming Kortsen FK Trine Holmberg TH (afbud) Thomas Barfoed TB (afbud) I øvrigt deltager: Ane Marie Clausen AMC Dagsorden: Indhold Pkt. 1 Godkendelse af referat... 1 Pkt. 2 KTCs holdninger til planloven... 2 Pkt. 3 KTCs holdninger til vandsektorloven... 2 Pkt. 4 Godkendelse af KTCs regnskab 2014 (Lukket punkt)... 3 Pkt. 4 Status på KTCs økonomi. (Lukket punkt)... 3 Pkt. 5 Status på udviklingsprojektet ny KTC PORTAL (Lukket punkt)... 3 Pkt. 6 Administrationsprojekt i KTC (Lukket punkt)... 3 Pkt. 7 Kredsenes økonomiske status og uafhængighed... 3 Pkt. 8 Planlægning af årsmøde 2015... 4 Pkt. 9 KTCs innovationspris 2015... 4 Pkt. 10 IFME-møde i Danmark i december 2015... 4 Pkt. 11 Mødekalender 2015 og forberedelse af mødekalender 2016... 5 Pkt. 13 Eventuelt... 5 Pkt. 1 Godkendelse af referat Bilag 1: Referat fra 6. februar. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 6. februar. Indstilles til godkendelse.
2 Referatet godkendt. Pkt. 2 KTCs holdninger til planloven KTC har arbejdet aktivt med at tilkendegive synspunkter i debatten om planloven. Senest har SGK i en artikel i Teknik & Miljø fremført synspunkter om strandbeskyttelseslinjen i byer, som har medført en dialog med formanden for Planfaggruppen. Artiklen har 20.4. medført en reaktion fra faggruppeformanden... Vi anerkender naturligvis bestyrelsens kompetence til at lægge en faglig linje i foreningens kommunikation, men vi kan samtidig konstatere, at der ikke er konvergens i forhold til den vurdering der aktuelt er hos planfaggruppens medlemmer for det aktuelle tema. Samspillet imellem bestyrelse og faggruppe drøftes. Faggruppen og Dansk Planchefer anerkender KTCs ret til at lægge en linje, men siger samtidigt at KTC må acceptere, at fagfolk ikke altid er enige. Der er intet ønske om at melde konfliktende ud fra Dansk Planchefer. Der bliver lyttet til KTCs udspil om planlægning i det åbne land, som Michael Damm præsenterede for Folketingets Miljøudvalg på eksperthøringen d. 14. april. Udspillet sendes til faggrupperne MIG og PLAN og NOV med anmodning om, at de udfolder de lovmæssige konsekvenser af modellen. Pkt. 3 KTCs holdninger til vandsektorloven Bilag 2: Notat fra DANVA, udkast til fælles papir. KTC har igennem lang tid arbejdet på at skabe enighed med DANVA om synet på Vandsektorloven og rollefordelingen imellem kommuner og vandselskaber. Senest har SGK i begyndelsen af januar på foranledning af DANVAs direktør haft en dialog, hvor alt tydede på at enderne kunne mødes. Resultatet af dette møde var, at DANVA ville udarbejde et udkast til et enighedspapir, som KTC efter flere rykkere har modtaget i marts. SGK har drøftet papiret med formanden for spildevandsgruppen Flemming Lehbert Sørensen, og begges vurdering er, at der er langt imellem parterne. Siden har SGK haft en hurtig dialog med DANVAS direktør, og han tilkendegiver at enderne måske stadig kan mødes. Notatet drøftes mhp. evt. videre forhandling med DANVA. Med forliget om Vandsektorloven 29.4. er det fælles notat ikke længere aktuelt. Det må med udfoldelsen af forliget ligge fast, at kommunerne fremover definerer servicemål og spildevandsplanen er gældende. KTC finder, at tiden er inde til at stoppe territoriekampene og i stedet indlede et tæt samarbejde. Der skal fremadrettet søges en dialog med DANVA om at formulere en stærk faglig alliance om finansiering af klimaindsatsen. Målet er at formulere et udspil, som f.eks. tager fat på den gældende bekendtgørelse om klimafinansiering og som foreslår en definition af klimaprojekter og almindelig regnvandshåndtering. Udspillet skal forholde sig til prisloftet, indeholde forslag til en ny betalingsbekendtgørelse, m.v. herunder se på en passende incitamentsstruktur ift. at få gennemført separatkloakering i de dele af landet, hvor det mangler. Der skal tages også hensyn til trappemodellen og kommunernes muligheder for at tilgodese særlige erhvervsinteresser. Bestyrelsen anser Flemming Lehbert Sørensens opgave som særlig udpeget i forhold til evalueringen af Vandsektorloven som omtrent afsluttet; men bestyrelsen vil opfordre FLS til at fortsætte som formand for NOV-underfaggruppen Spildevand med den nye opgave. Ønsket er at udspillet kan præsenteres på KTCs årsmøde i oktober.
3 Pkt. 4 Godkendelse af KTCs regnskab 2014 (Lukket punkt) Bilag 3: Internt årsregnskab 2014. Regnskabet for 2014 er afsluttet og med endnu en helt igennem blank revisionspåtegning. Regnskabet indstilles til godkendelse. Pkt. 4 Status på KTCs økonomi. (Lukket punkt) Pkt. 5 Status på udviklingsprojektet ny KTC PORTAL (Lukket punkt) Bilag 4: Status på ktc.dk 24. april 2015 Bilag 5: Portal-projektet. Model Udviklingen af det nye ktc.dk, er løbet ind i en forsinkelse. Forsinkelsen rykker lanceringstidspunktet fra april/maj til ultimo juni. En samlet forsinkelse på anslået 6-8 uger. Pkt. 6 Administrationsprojekt i KTC (Lukket punkt) Pkt. 7 Kredsenes økonomiske status og uafhængighed Bilag 7: Skattepligt for administrerede foreninger og kredse. BDO-skattenotat marts 2015 Bilag 8: SKRIFTLIG HØRING kredsenes vedtægter marts 2015 Bilag 9: Udkast til erklæring om kredsens vedtægter marts 2015 KTC skal dokumentere kredsenes uafhængighed ved en erklæring fra alle kredsbestyrelser for at sikre korrekt registrering i henhold til Lov om Hvidvask. Samtidig har SKAT i deres indsatsplan 2015 varslet en indsats mod fonde og foreninger, herunder kontrol af, om betingelserne for fritagelse for indsendelse af selvangivelse er opfyldt. En forening, der ikke har indsendt selvangivelse, men som burde have gjort det, kan straffes med et såkaldt kontroltillæg på 5000 kr. En af de foreninger, KTCs fører administration for, er blevet ramt af sådan et kontroltillæg. Læs mere: http://www.bdo.dk/faglig-info/nyheder/depechen,-nyt-om-skat-og-moms/skal-dinforening-indsende-selvangivelse/
4 Derfor er kredsene på vej gennem en proces, som beskrevet i den medsendte skriftlige høring. KTCs bestyrelse skal ligeledes afgive erklæring inden 1. maj. Den indstillede erklæring om kredsenes økonomiske status godkendes. KTCs bestyrelse erklærer, at KTCs kredse er selvstændige foreninger og at disse foreningers økonomi er uafhængig af KTC (CVR-nr. 1976-0014). Det er derfor alene den respektive kreds, som hæfter for evt. forpligtelser, den pågældende kredsbestyrelse har bundet foreningen (kredsen) til. Pkt. 8 Planlægning af årsmøde 2015 Bilag 10: Årsmødeoplæg. Bestyrelsen besluttede i februar, at KLIMA (med særlig fokus på klimatilpasning og samspillet imellem kommuner og selskaber) skal være tema for KTCs årsmøde 2015. Arbejdstitlen blev: Klimaet angår os alle klimasikring, roller og muligheder. Der er nedsat en arbejdsgruppe bestående af CRO og THB fra bestyrelsen, suppleret med Søren Krøjgaard, Klima-faggruppen og Jacob Lysgaard, Natur/underfaggruppen klimatilpasning, samt en rep. Fra Københavns kommune, og tre centrale interessenter fra Orbicon, Grontmij og NIRAS. Arbejdsgruppen har drøftet temaet og på den baggrund har sekretariatet udarbejdet det foreliggende udkast til årsmødets tema og program. Oplægget drøftes mhp. endelig godkendelse. Temaet og konferenceoplægget godkendes med følgende bemærkninger: Der skal også sættes fokus på at finde nye roller og samspil imellem kommuner og selskaber om finansieringen af klimatilpasning. Resultaterne af den nye dialog, som er omtalt i dagsordenens pkt. 3, ønskes gerne præsenteret af direktør Lars Terkelsen, HOFOR, som også er formand for DANVA. De planlagte workshops fredag formiddag udvikles i samarbejde med faggrupperne, så indholdet bliver relevant for chefer på de enkelte områder. Pkt. 9 KTCs innovationspris 2015 Bilag 11: Motivation for innovationsprisen 2015. KTC uddeler i år sin Innovationspris for femte gang. Formålet er at påskønne innovative løsninger i den kommunale tekniske sektor. I år er det de innovative klimatilpasningsprojekter, der er i fokus i sammenhæng med årsmødetemaet. Motivationen for årets innovationspris godkendes. Vedtaget som indstillet, dog med særlig fokus på gennemførte klimaprojekter. Pkt. 10 IFME-møde i Danmark i december 2015 Bilag 12: foreløbigt program Der afholdes IFME Board Meeting i begyndelsen af november i tilknytning til Vejforum. Besøget finder sted d. 1. 6. december (ankomst- og afrejsedage inkluderet). Der skal udarbejdes
5 program og træffes aftaler om besøg, værtskaber, m.v. Ligeledes skal KTCs bestyrelses roller i besøget fastlægges. Programmet godkendes m. forsalg om værtskommuner, samt øvrige praktiske aftaler. Programmet drøftes og vedtages med de forfaldende justeringer. Bestyrelsen indkaldes i Outlook til de relevante dele af programmet. Pkt. 11 Mødekalender 2015 og forberedelse af mødekalender 2016 Bilag 13: Godkendt mødekalender 2015 m. forslag til KOMMUNIKATION Mødekalenderen for 2015 foreslås justeret med et ekstra møde, hvor Susanne Hegelund gennemfører en work-shop om pressearbejdet for KTCs mærkesager. Der skal snart udarbejdes et forslag til mødekalender 2016 og det drøftes, om årskadencen er som bestyrelsen ønsker. Mødekalenderen drøftes mhp. fastlæggelse af nye aftaler. Den faste mødefordeling hen over året er OK, dog fastlægges et strategimøde til fredag efter KØF (2. fredag i januar 2016). Der reserveres et par torsdage mere fra kl. 16.00, så det er muligt at gennemføre udvidede møder, hvor der er behov. Desuden reserveres lørdagen efter august-mødet til et socialt arrangement for bestyrelsen. Mødeplanen fastlægges på næste møde i juni. Pkt. 13 Eventuelt KTCs faggruppe for Ledelse skal have ny formand, idet Marianne Spang Bech er fratrådt sin stilling i Faxe kommune. Der er ikke nogen internt i faggruppen, som ønsker at overtage posten, da gruppen mener, opgaven skal udbydes frit i KTCs medlemskreds. Derfor foreslås opslag i KTC-MEDLEMSNYT. DANSK BYGGERI. Har henvendt sig med et ønske om at genudgive publikationen Fælles spilleregler ved udbud og udlicitering af kommunaltekniske driftsopgaver, som KTC og Dansk Byggeri udgav i 2006. Sagen drøftes i faggruppen for ledelse, og der er givet foreløbig positiv tilbagemelding. Danske anlægsgartnere. Har henvendt sig for at drøfte et samarbejde om bedre informationsmaterialer om udlicitering af medarbejdere, som er drøftet med KL og viderehenvist herfra til KTC. Målsætningen for projektet er at optimere informationsniveauet i udbudsmaterialer om udliciterede medarbejdere til gavn for processen for alle parter, inklusiv de medarbejdere der overdrages. Optimalt set munder projektet ud i et fælles notat og et informationsskema der dækker alt informationsbehov og beskriver en optimal overdragelsesproces, såvel ved førstegangsudbud, som efterfølgende genudbud. Et sådant fælles notat og skema kan forelægges Udbudsportalen i KL regi, når det er gennemarbejdet og færdiggjort. Opgaven er videresendt til faggruppen for LEDELSE. Udpegning af KTC-repræsentant til Væksthus for ledelse, Væksthus 2 (chef for chefer). KL har bedt KTC udpege en ny repræsentant til Væksthus 2. Opgaven drøftes med relevante bestyrelsesmedlemmer. AMC