Regler for tilskud til den folkeoplysende voksenundervisning i Esbjerg Kommune. Indholdsfortegnelse 1. Generelt for undervisningsområdet 1.1. Tilskudsberettigede formål 1.2 Hvem kan søge? 1.3 Hvad er en folkeoplysende forening? 1.4 Foreningens vedtægter 1.5 Ansøgningsfrist 1.6 Regnskab, tilbagebetaling og hæftelse 1.7 Revision 1.8 Krav om åbenhed 1.9 Erklæring om indhentelse af børneattest 1.10 Krav om deltagerbetaling 2. Tilskud til undervisning m.v. 2.1 Ansøgningens indhold 2.2 Ansøgningsskema 2.3 Ansøgningsfrist 2.4 Tilskud 2.5 Afregning af tilskud 2.6 10 % til debatskabende aktiviteter retningslinjer 2.7 Fleksible tilrettelæggelsesformer 2.8 Udviklingspuljen retningslinjer 2.9 Partnerskaber 3. Emneafgrænsning undervisning 4. Tilskud til nedsat deltagerbetaling til førtidspensionister og folkepensionister. 4.1 Ansøgningsfrist 5. Deltagere fra andre kommuner 5.1 Foreningens forpligtelse 6. Tilskud til læreruddannelser 6.1 Tilskuddets størrelse 6.2 Ansøgningen 6.3 Ansøgningsfrist 6.4 Udbetaling af tilskud
7. Lokaletilskud tilskud til driftsudgifter i lokaler, der ejes eller lejes af foreninger til undervisning 7.1 Hvem kan søge? 7.2 Hvad ydes der tilskud til? 7.3 Flere foreningers brug af samme lokale 7.4 Ansøgningsfrist 7.5 Ansøgningens indhold 7.6 Udbetaling af tilskud 7.7 Tilbagebetaling af lokaletilskud 8. Administrative retningslinjer 8.1 Udbetaling af tilskud 8.2 Udbetaling af lærerløn og lederhonorar 8.3 Krav til regnskab og dokumentation 8.4 Frist for aflevering af regnskab 8.5 Regnskaber og indhold 8.6 Deltagere fra andre kommuner 8.7 Andet 8.8 Statistik 9. Revisionskrav 9.1 Fælles krav til alle revisorer 9.2 Øvrige krav til en af foreningen valgt revisor 9.3 Øvrige krav til registreret eller statsautoriseret revisor 9.4 Revisionsprotokollens indhold
1. Generelt for undervisningsområdet Byrådet fastsætter hvert år, i forbindelse med budgetvedtagelsen i oktober, beløbsrammen for undervisningspuljen for det følgende år. Kultur & Fritidsudvalget fordeler beløbsrammen i november måned efter indhentet udtalelse fra Samrådet for fritidsundervisning i Esbjerg Kommune. Beløbsrammen bliver forholdsmæssigt fordelt mellem de ansøgende foreninger som opfylder kriterierne. 1.1 Tilskudsberettigede formål Kultur & Fritidsudvalget i Esbjerg Kommune har af den samlede beløbsramme forlods afsat beløbsrammer til følgende formål: Undervisning puljen fordeles forholdsmæssigt mellem de ansøgende foreninger på baggrund af foreningens maksimale løntilskud, i det senest kendte regnskabsår. Nedsættelse af deltagerbetaling til særlige grupper (førtidspensionister og folkepensionister. Læreruddannelse Udvikling For nyopstartede foreninger gælder særlige regler m.h.t. fordeling af undervisningspuljen og puljen til nedsat deltagerbetaling. Se afsnittet om ansøgningens indhold. 1.2 Hvem kan søge? Tilskud kan søges af foreninger der: - er godkendt af Kultur & Fritidsudvalget - er hjemmehørende i Esbjerg Kommune og - som tilbyder folkeoplysende voksenundervisning m.v. Også selvorganiserede grupper, dvs. grupper, som ikke er organiseret som en forening, kan søge om tilskud fra udviklingspuljen. 1.3 Hvad er en folkeoplysende forening? En folkeoplysende forening skal tilbyde folkeoplysende voksenundervisning efter Folkeoplysningsloven.
En folkeoplysende forening skal: have formuleret et formål med foreningsdannelsen, som fremgår af vedtægten tilbyde folkeoplysende voksenundervisning efter denne lov have en bestyrelse, der består af mindst 5 medlemmer give deltagerne mulighed for en plads i bestyrelsen som udgangspunkt være åben for alle være hjemmehørende i Esbjerg Kommune have en virksomhed, der er almennyttig og kontinuerlig Det er Kultur & Fritidsudvalget, der tager stilling til, om reglerne i Lov og Bekendtgørelse om krav til en forening er opfyldt. 1.4 Foreningens vedtægter En folkeoplysende forenings vedtægter skal indeholde oplysninger om: Foreningens formål Valg til bestyrelsen og antallet af bestyrelsesmedlemmer Regnskabs- og formueforhold, herunder valg af revisor Foreningens hjemsted Betingelser for medlemskab Tegningsret for foreningen Procedure for vedtægtsændringer Anvendelse af foreningens eventuelle overskud ved ophør 1.5 Ansøgningsfrist Ansøgninger om støtte til undervisning indsendes inden den 15. oktober til Børn & Kultur, Sekretariat. Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb kan ikke forventes imødekommet. Ansøgningsskemaet findes på Esbjerg Kommunes hjemmeside www.esbjergkommune.dk under Borger, Kultur og fritid. 1.6 Regnskab, tilbagebetaling og hæftelse Foreningen skal aflægge regnskab for tilskuddets anvendelse, herunder dokumentation for deltagernes samlede egenbetaling. Beløb, der ikke er anvendt i overensstemmelse med fastsatte regler, skal tilbagebetales senest ved indsendelse af regnskabet. Krav om tilbagebetaling af for meget udbetalt tilskud rejses mod foreningen og ikke mod enkeltpersoner.
Bestyrelsens medlemmer hæfter personligt, hvis tilbagebetalingskravet er opstået ved en retsstridig handling eller undladelse, der kan tilregnes pågældende som forsætlig eller uagtsom. 1.7 Revision Hvis foreningens samlede kommunale tilskud i henhold til disse retningslinjer overstiger 500.000 kr. skal regnskabet revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. Regnskaber, hvor det samlede kommunale tilskud ikke overstiger 500.000 kr. revideres af en af foreningen valgt revisor eller af en registreret eller statsautoriseret revisor. Revisor kontrollerer foreningens oplysninger, og at regnskabet er aflagt i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i, eller i henhold til folkeoplysningsloven. Det reviderede regnskab skal forsynes med en påtegning herom. Se i øvrigt afsnittet om Revisionskrav, hvor kravene til store og mindre tilskud er defineret. 1.8 Krav om åbenhed Foreningen skal være alment kendt og stå åben for alle. Hvis foreningen ønsker at etablere undervisning inden for en bestemt afgrænset deltagerkreds (lukkede hold), hvor særlige forhold gør sig gældende, skal der søges forhåndsgodkendelse hos Kultur & Fritidsudvalget. Samme deltager kan kun deltage på ét lukket hold én gang i højst ét år.. Der kan dog etableres undervisning uden forhåndsgodkendelse indenfor følgende afgrænsede deltagerkredse: plejehjem ældrecentre boligforeninger virksomheder institutioner arbejdsgiverforeninger/fagforeninger. Undervisningen må ikke være et led i institutionens arbejde eller behandling eller træde i stedet for undervisning, der hører under anden lovgivning. 1.9 Erklæring om indhentelse af børneattest Erklæringen afgives i forbindelse med digital ansøgning om tilskud til undervisning eller booking af lokaler. Samtlige folkeoplysende foreninger, der modtager tilskud og/ eller får stillet kommunale lokaler til rådighed skal afgive erklæring til Esbjerg Kommune om indhentelse af børneattester.
Erklæringen bekræfter, at foreningen indhenter børneattester i det omfang foreningen ansætter eller beskæftiger personer, der som led i udførelsen af deres opgaver skal have eller har mulighed for direkte kontakt med børn under 15 år. Forpligtelsen gælder også for de foreninger, der ikke har kontakt med børn under 15 år. Kommunen er forpligtet til at stoppe udbetaling af tilskud samt anvisning af kommunale lokaler, hvis erklæringen ikke afgives. Også selvorganiserede grupper, der bevilges et eventuelt tilskud fra udviklingspuljen, skal indsende erklæring om indhentelse af børneattest. 1.10 Krav om deltagerbetaling Der kan ikke søges om fravigelse fra kravet om deltagerbetaling 2 Tilskud til undervisning m.v. Kultur & Fritidsudvalget yder tilskud til undervisning, studiekredse og foredragsvirksomhed. Beløbsrammen, som Byrådet har afsat til folkeoplysende voksenundervisning, fordeles forholdsmæssigt på baggrund af de indkomne ansøgninger. Tilskuddet anvendes til delvis dækning af udgifterne til lærerløn og lederhonorar inden for undervisning, studiekredse og foredragsvirksomhed. Af den tildelte beløbsramme skal der afsættes 10 % til debatskabende aktiviteter. Foreningen fastsætter selv deltagerbetaling, kursuslængde, valg af emner, (se dog afsnittet om emneafgrænsning) tilrettelæggelsesformer, ansættelse og afskedigelse af lærere, ledere og andre medarbejdere. Foreningen fastsætter selv holdstørrelser. For instrumental- og handicapundervisning er der særlige regler om holdstørrelser se afsnittet Tilskud. Lærere og ledere skal aflønnes i henhold til Undervisningsministeriets Lønbekendtgørelse for området. Der ydes ikke tilskud til formelt kompetencegivende undervisning. 2.1 Ansøgningens indhold
Ansøgningen skal indeholde det senest kendte regnskabsårs lønudgifter opdelt således: almen undervisning og studiekredse instrumentalundervisning handicappede i relation til undervisning i et konkret emne foredrag Tilskud beregnes på baggrund af foreningens maksimale tilskudsberettigede lønudgifter. Det vil være de godkendte regnskabstal for det seneste afsluttede regnskabsår, der benyttes. Hvis foreningen på grund af særlige forhold forventer en væsentlig ændring i antallet af undervisningstimer i det år, der søges tilskud til, skal ansøgningen påføres oplysninger om antallet af forventede undervisningstimer og tilskudsberettigede lønudgifter og en begrundelse herfor. Ansøgninger om tilskud til øget aktivitet vil kun blive imødekommet, hvis der fortsat er midler i undervisningspuljen. Nystartede foreninger: Nye foreninger bevilges et tilskud til undervisning og debatskabende aktiviteter på 25.000 kr. pr. år i de første 3 år foreningen søger om tilskud, med mindre der i løbet af de 3 år foreligger et regnskab, som berettiger til et højere tilskud. Efter de 3 år bevilges tilskuddet på baggrund af det senest kendte regnskabsår. 2.2 Ansøgningsskema Ansøgningsskemaet findes på Esbjerg Kommunes hjemmeside under Borger, Kultur og fritid. Skemaet er digital og skal udfyldes af den, der tegner foreningen. Ansøger skal bruge nem-id. 2.3 Ansøgningsfrist Senest den 15. oktober for det kommende år. Ansøgninger modtaget efter denne dato kan ikke forventes godkendt. 2.4 Tilskud I november måned får foreningen oplyst det samlede tildelte tilskudsbeløb for det kommende kalenderår. De tilskudsberettigede lønudgifter omfatter udgifter til lærerløn, lederhonorar, feriepenge, sygedagpenge, ATP m.v.
Tilskud til undervisning må højst udgøre 1/3 af den oplyste lønudgift. Til instrumentalundervisning ydes et supplerende tilskud på højst 5/7 af lønudgiften. Forudsætningen er, at undervisningen foregår på små hold med højst 8 deltagere, og at der forudsættes en særlig indsats fra læreren. Til undervisning af handicappede ydes et supplerende tilskud på højst 8/9 af lønudgiften. Forudsætningen er, at deltageren er handicappet i relation til det konkrete emne, og at undervisningen kræver en særlig indsats fra læreren. Der må højst være 7 deltagere på et hold. For at indgå i denne beregning skal deltagerne overfor foreningen erklære sig som handicappet i relation til undervisningen i det konkrete emne ved at udfylde en handicaperklæring, som findes på Esbjerg Kommunes hjemmeside www.esbjergkommune.dk, Borger, Kultur og fritid. Ved blandede hold dvs. undervisning af handicappede og ikke-handicappede sammen, må der højst være 10 deltagere på et hold, hvoraf antallet af handicappede højst må udgøre 5 deltagere. Til et foredrag beregnes tilskuddet af et beløb svarende til højst 12 x lærerløntime. (takst jf. bekendtgørelsen om løn- og ansættelsesvilkår). Hvis udgiften til foredraget har været mindre end 12 x lærerløntime beregnes tilskuddet af den reelle udgift. Dette tilskud skal samtidig dække oplægsholderens udgifter til rejse og overnatning i forbindelse med foredraget 2.5 Afregning af tilskud Hvis det bevilgede tilskud overstiger de tilskudsberettigede udgifter, skal der ske tilbagebetaling. Tilskuddet afregnes for indeværende kalenderår i forbindelse med regnskabsaflæggelsen senest 15. marts i efterfølgende år. Kultur & Fritidsudvalget tager stilling til, hvad der skal ske med de tilbagebetalte midler. 2.6 10 % til debatskabende aktiviteter - retningslinjer: Foreninger, der tilbyder folkeoplysende voksenundervisning skal afsætte 10 % af det kommunale tilskud til debatskabende aktiviteter, der opfylder formålet i folkeoplysningsloven og formålet i den folkeoplysende voksenundervisning. Aktiviteterne skal foregå, så emnerne sættes ind i en bredere samfundsbetonet og helhedsorienteret ramme, og de skal rette sig mod brede målgrupper. De emner, der indgår i arrangementerne, skal være væsentlige, debatskabende og være af interesse for fællesskabet. Aktiviteterne skal tilbydes, så der i arrangementet foregår en debat, der inddrager deltagerne
aktivt. Debatdelen skal indgå som en naturlig og væsentlig del af arrangementet. Aktiviteten skal ligge indenfor lovens formål, men foreningen bestemmer selv anvendelsen. Aktiviteterne skal annonceres offentligt, og det skal af annonceringen klart fremgå, at der er tale om et debatarrangement. Arrangementerne skal være åbne for alle. Det er ikke en betingelse, at der er deltagerbetaling ved debatskabende aktiviteter, men hvis det er tilfældet, skal et eventuelt overskud, opstået i forbindelse hermed, bruges indenfor folkeoplysningslovens område, og det skal fremgå af annonceringen, hvor stor deltagerbetalingen er. Der skal aflægges særskilt og revideret regnskab for udgifter til debatskabende aktiviteter. Ikke anvendte midler skal tilbagebetales ved regnskabsafslutningen den 15. marts, det efterfølgende år. Aftenskoler, som kommunen udbetaler lærerlønnen for, kan få tilskuddet udbetalt ved at sende ansøgning om midler fra 10% puljen som findes på Esbjerg Kommunes hjemmeside www.esbjergkommune.dk under Borger, Kultur og fritid. Øvrige aftenskoler aflægger regnskab for 10% puljen ved at sende regnskabsskemaet for debatskabende aktiviteter sammen med regnskabet for de øvrige tilskud. Tilskuddet kan afregnes på andre udgiftstyper end lærerløn og lederhonorar. Der må maks. anvendes 25 % af det samlede beløb i 10 % puljen til administration og ledelse. Der fastsættes ikke en maks. grænse for udgifter til leje af lokaler, annoncering m.v. En forudsætning for godkendelse af arrangementet er, at følgeomkostningerne er rimelige, set i forhold til arrangementets karakter. Aftenskoler og Oplysningsforbund kan indgå samarbejde omkring arrangementer finansieret af 10 % puljen. For et sådant arrangement skal der aflægges et samlet regnskab, hvor det fremgår, hvad den enkelte aftenskole eller oplysningsforbund har bidraget med. Puljen til debatskabende aktiviteter kan ikke anvendes til: Befordring af deltagere. Forplejning og udgifter til overnatning af deltagere. Materiel, herunder handicaprelaterede udgifter,
Udbetaling af midlerne fra 10 % puljen sker hvert kvartal med 1/4 af tilskudsbeløbet, samtidig med kvartalsudbetalingen af tilskud fra undervisningspuljen. Hvis Esbjerg Kommune forestår foreningens lønudbetalinger udbetales efter nærmere aftale. 2.7 Fleksible tilrettelæggelsesformer 40 % af det resterende tilskud til undervisning ekskl. 10 % puljen, kan an - vendes til fleksible tilrettelæggelsesformer. Undervisningen skal baseres på holddannelse, og skal være åben for alle. Deltagerne skal være tilmeldt og registreret. Tilskudsprocenterne følger den øvrige undervisning med 1/3 5/7 og 8/9. Fleksible tilrettelæggelsesformer er ikke bundet af folkeoplysningslovens regler om aflønning af lærere og ledere. Lederhonoraret kan højst udgøre 20 % af foreningens udgifter til fleksible tilrettelæggelsesformer. Ved fjernundervisning skal mindst 30 % af undervisningstimerne for det enkelte hold gennemføres i fællesskab, det vil sige som traditionel undervisning. Alle udgifter skal kunne dokumenteres afholdt. Der skal aflægges særskilt regnskab for puljen. 2.8 Udviklingspuljen retningslinjer: Puljen er til udviklingsarbejder med et folkeoplysende sigte. Formål: Formålet med Udviklingspuljen for den folkeoplysende voksenundervisning er blandt andet at styrke aftenskolernes muligheder for at indgå i nye samarbejder både indbyrdes og med andre aktører, med henblik på udvikling af den folkeoplysende voksenundervisning i Esbjerg Kommune. Tilskudsområder: Det kan søges tilskud til udvikling af eksisterende og nye aktiviteter herunder projekter og arrangementer med et folkeoplysende sigte. Ansøgerkreds: Alle folkeoplysende foreninger i Esbjerg Kommune, der modtager tilskud til gennemførelse af voksenundervisning under folkeoplysningsloven, kan søge midler fra udviklingspuljen.
Selvorganiserede grupper kan også søge om tilskud. Hvis en selvorganiseret gruppe bevilges tilskud fra udviklingspuljen kan gruppen også søge om kommunale lokaler til aktiviteten. Egenfinansiering: Der skal være en egenfinansiering på 25 % fra den ansøgende forening. Dette gælder også selvorganiserede grupper. Afgrænsning af tilskud: Der ydes ikke tilskud til anskaffelse af varigt udstyr, ordinære aktiviteter under folkeoplysningsloven, læreruddannelse eller forplejning. Tilskudsperiode: Der gives ikke tilskud til aktiviteter, der strækker sig over mere end 1 år og kun til samme aktivitet én gang. Ansøgning: Udviklingspuljen kan søges løbende dog senest 1 måned før opstart. Tilskud udbetales efter nærmere aftale med Børn & Kultur, Sekretariat, som behandler ansøgningen. Aktiviteten/Projektet må ikke sættes i gang før der er givet svar på ansøgningen. Ansøgningen skal være skriftlig og indeholde beskrivelse af aktiviteten/projektet herunder mål og formål, budget herunder oplysning om medfinansiering samt dato for opstart og varighed. Ansøgningen sendes til b-k@esbjergkommune.dk Sekretariat Torvegade 74 6700 Esbjerg eller Børn & Kultur, Regnskab: Tilskud udbetales efter indsendelse af særskilt regnskab for aktiviteten senest otte uger fra projektets afslutning. Regnskabet kan i relevant omfang blive udtaget til stikprøvekontrol. Evt. á conto udbetaling på et tidligere tidspunkt kan aftales med Børn & Kulturs, Sekretariat. 2.9 Partnerskaber Kommunen kan beslutte at yde særlige tilskud til indgåelse af partnerskab med foreninger om løsning af konkrete opgaver. Hvis en forening ønsker at indgå partnerskab med kommunen, skal ansøgning indsendes senest den 15. oktober for det efterfølgende år. Ansøgningen behandles af Kultur & Fritidsudvalget forud for fordelingen af undervisningspuljen.
3. Emneafgrænsning undervisning Kultur & Fritidsudvalget har, med de nævnte undtagelser, besluttet, at der ikke ydes tilskud til følgende emner: sports- og konkurrencepræget virksomhed fremstilling af øl og vin bridge, skak og andre former for spil dans, herunder jazzballet, (Undtagelse: der ydes tilskud til traditionel dansk folkedans og seniordans, line dance og square dance) faldskærmsudspring fjeldvandring fodbold- og håndbolddommerkurser gymnastik, herunder motionsgymnastik (Undtagelse: der ydes tilskud til afspænding og yoga samt Zumba i små hold for særlige målgrupper*) lejrsport lystfiskeri (Undtagelse: der ydes tilskud til fluebinding) motororienteringsløb ridning sejlsport (Undtagelse: der ydes tilskud til navigation) skydning sportsdykning, herunder frømandsteori sportsflyvning, herunder svæveflyvning svømning, herunder livredning. *hold på maks 10-12 deltagere med individuelle behov, som gør, at deltagerne ikke benytter idrætsforeninger/kommercielle idrætscentre. Begyndere er ikke særlig målgruppe. Kultur & Fritidsudvalget har den endelige afgørelse vedrørende afgrænsningen. 4. Tilskud til nedsat deltagerbetaling til førtidspensionister og folkepensionister. Tilskuddet bevilges på baggrund af antal afholdte timer i det seneste afsluttede regnskabsår. Ansøgninger om tilskud til øget aktivitet vil kun blive imødekommet, hvis der fortsat er midler i puljen. Tilskuddet bevilges for ét kalenderår ad gangen og finansieres af de eventuelle overskydende midler, som ikke er prioriteret til anden side, fra aftenskolernes samlede regnskab.
Overskydende midler vil ikke blive prioriteret til efterbetaling af aftenskolernes eventuelle merforbrug til nedsættelse af deltagerbetalingen. Tilskuddet udmøntes til alle førtidspensionister og folkepensionister bosiddende i Esbjerg Kommune, med en fast timeprisreduktion på 3 kr. pr. time. Taksten kan blive ændret fra år til år afhængig af, om der eksisterer overskydende midler til formålet. Nystartede foreninger: Nystartede foreninger bevilges et tilskud til nedsat deltagerbetaling på 1.200 kr. pr. år i de første 3 år foreningen søger om tilskud, med mindre der i løbet af de 3 år foreligger et regnskab, som berettiger til et højere tilskud. Efter de 3 år bevilges tilskuddet på baggrund af det senest kendte regnskabsår. Deltagere skal forevise dokumentation for at få tilskuddet. Som førtidspensionist kan dokumentationen være de øverste oplysninger af den pensionsberegning, man har modtaget fra Esbjerg Kommune. Tilskuddet udbetales halvårligt i 1. og 3. kvartal. Aftenskolen skal aflægge regnskab for antal afholdte undervisningstimer med nedsat deltagerbetaling. Ikke forbrugte midler skal tilbagebetales i forbindelse med aflæggelse af regnskabet, den 15. marts efterfølgende år. I forbindelse med foredrag kan aftenskolen afregne nedsat deltagerbetaling med op til 6 timer pr. deltager pr. foredrag uanset foredragets varighed. 4.1 Ansøgningsfrist Senest den 15. oktober for det kommende år. 5 Deltagere fra andre kommuner Deltagere fra andre kommuner kan følge undervisningen i Esbjerg Kommune. Deltagere fra andre kommuner, kan ikke modtage det supplerende tilskud fra Esbjerg Kommune til nedsat deltagerbetaling. En deltager, der tilmelder sig undervisning i en anden kommune end hjemstedskommunen, er forpligtet til at oplyse CPR-nr. som en betingelse for deltagelse. Dette gælder ikke ved deltagelse i foredrag. Esbjerg Kommune vil efterfølgende sende regning til hjemstedskommunen. 5.1 Foreningens forpligtelse Foreningen skal hvert år senest 15. marts (sammen med regnskabet) indsende lister over deltagere fra andre kommuner, for det netop afsluttede regnskabsår.
6. Tilskud til læreruddannelser Der ydes tilskud til læreres deltagelse i kurser af pædagogisk, faglig eller metodisk art. Tilskuddet skal søges af foreningen, og det er foreningen, som får tilskuddet udbetalt. Foreningen er ansvarlig for eventuelle indberetninger til Skat. Tilskud ydes indenfor den ramme, der er afsat til læreruddannelser. Der kan maksimalt udbetales 3.000 kr., inkl. kørselsgodtgørelse pr. år pr. lærer. Der ydes ikke tilskud til: - ophold og kørsel ved deltagelse i kurser indenfor Esbjerg kommune. - ophold og befordring ved deltagelse i kurser i udlandet - formelt kompetencegivende kurser. 6.1 Tilskuddets størrelse Der ydes tilskud på 100 % af kursusafgiften. Rejseudgifter ved kursets begyndelse og afslutning (ved rejseudgifter forstås billigste offentlige transportmiddel). Kan offentligt transportmiddel ikke benyttes, udbetales godtgørelse efter Esbjerg Kommunes billigste kilometertakst for de kilometer, der ligger ud over de første 24 kørte kilometer. Opholdsudgifter (når disse ikke er indeholdt i kursusafgiften) dækkes med maksimalt halvdelen af gældende standardsatser for rejsegodtgørelse til ansatte ved Esbjerg Kommune. Tilskud til opholds- og rejseudgifter er betinget af, at kursusdeltagelsen medfører sådanne udgifter for deltageren. Eventuelle tilskud, stipendier og lignende skal oplyses i ansøgningen. Disse tilskud vil blive fratrukket det bevilgede tilskud fra Esbjerg Kommune. I de tilfælde, hvor der er tale om ekstraordinære store udgifter i forbindelse med et kursus, vil ansøgningen blive taget op til særlig behandling. 6.2 Ansøgningen Ansøgningsskema findes på Esbjerg Kommunes hjemmeside. ansøgningsskemaet skal være udførligt udfyldt der skal oplyses tilskud fra anden side er kursusafgiften inklusiv kost og logi, skal dette så vidt muligt specificeres kursusprogrammet skal vedlægges ansøgningen
6.3 Ansøgningsfrist Senest 1 måned før kursets begyndelse. 6.4 Udbetaling af tilskud Tilskuddet vil blive udbetalt efter indsendelse af dokumentation for afholdte udgifter i forbindelse med kurset. Når puljen er opbrugt, vil der ikke kunne søges om tilskud til flere kurser. 7. Lokaletilskud - tilskud til driftsudgifter i lokaler, der ejes eller lejes af foreninger til undervisning m.v. 7.1 Hvem kan søge? Godkendte foreninger, der tilbyder folkeoplysende undervisning for voksne. 7.2 Hvad ydes der tilskud til? Der ydes tilskud til driftsudgifter til almindelige lokaler og faglokaler, der ejes eller lejes af foreninger til brug for undervisning for voksne. Tilskuddet er betinget af, at kommunen ikke kan anvise et egnet offentligt lokale. Tilskud bevilges til det enkelte lejemål og kan ikke overføres til andre lejemål med mindre foreningen er blevet opsagt fra det lejemål, der oprindeligt er bevilget tilskud til. Der skal være tale om en akut og uforudsigelig opsigelse. Foreningen skal i så fald søge om tilskud til det nye lejemål og vedlægge en kopi af opsigelsen. Foreningen vil ikke kunne få bevilget mere i lokaletilskud til det ny lejemål end der er bevilget til det oprindelige lejemål, med mindre der er midler i puljen. Tilskuddet ydes med maks. 75 % af følgende driftsudgifter: 1. Egne lokaler renter af prioritetsgæld skatter, afgifter og forsikringer vedr. ejendommen udgifter til almindelig vedligeholdelse, el, vand og varme, rengøring og eventuelt fornødent tilsyn. 2. Lejede lokaler det aftalte lejebeløb udgifter til almindelig vedligeholdelse iflg. lejekontrakten, samt til el, vand og varme, rengøring og eventuelt fornødent tilsyn. Inden lokaletilskuddet beregnes skal eventuelle leje- og fremlejeindtægter
fradrages. Hvis driftsudgifterne pr. time overstiger den lokaletilskudssats, der er fastsat i den ministerielle bekendtgørelse (120,75 kr. i 2012) gives der tilskud med 75 % af dette beløb pr. time. Satsen udmeldes hvert år af KL. Tilskuddet kan i særlige tilfælde nedsættes, hvis udgiften ikke står i et rimeligt forhold til antallet af deltagere eller lokalets anvendelse i øvrigt. Driftsudgifterne kan nedsættes til et anslået beløb, der svarer til det normale niveau for et til formålet passende lokale. Anvisning af kommunale lokaler og udendørsanlæg samt ansøgningsfrister følger regelsættet på foreningsområdet. Se ansøgningsfrister og regler i Foreningsguiden på www.foreninger.esbjergkommune.dk under tilskud og regler. 7.3 Flere foreningers brug af samme lokale Er lokaleudgifterne afholdt af flere foreninger, beregnes lokaletilskuddet til hver forening forholdsmæssigt på grundlag af det antal timer, hver forening har etableret virksomhed i lokalet, og foreningens samlede timetal i lokalet. Ved ansøgning om tilskud skal de samlede udgifter dokumenteres. Har flere foreninger samtidigt etableret virksomhed i lokalerne i et antal timer, fordeles disse timer ved beregningen ligeligt mellem foreningerne. 7.4 Ansøgningsfrist 15. oktober for det kommende år. Resterer der midler efter fordelingen af lokaletilskudsrammen, vil disse kunne søges af aftenskolerne til spontane lejemål indtil beløbet er brugt. 7.5 Ansøgningens indhold specificeret budget for driftsudgifterne til egne eller lejede lokaler (skema) forventede lejeindtægter antal tilskudsberettigede timer. ved nye lejemål eller nye egne lokaler medsendes kopi af gyldig lejekontrakt, samt dokumentation for tilskudsberettigede renteudgifter på lån vedr. egne bygninger. Foreningen skal også sende dokumentation for, at lokalet er godkendt til formålet af kommunens bygningsmyndighed. Fremgangsmåden er, at udlejer sender forespørgsel til plan@esbjergkommune.dk, att. Byggeri, og spørger om lokalet må anvendes til undervisning i aftenskoleregi. Vedlæg gerne plantegning med angivelse af, hvilket lokale, det drejer sig om. Der kan først ydes lokaletilskud fra det tidspunkt lokalet godkendes til formålet.
7.6 Udbetaling af tilskud I november måned får foreningen oplyst lokaletilskudsbeløbet for det kommende kalenderår. Lokaletilskuddet udbetales kvartalsvis forud, eller efter nærmere aftale med den enkelte forening. 7.7 Tilbagebetaling af lokaletilskud Såfremt det udbetalte tilskud overstiger de tilskudsberettigede udgifter, skal det overskydende tilskud tilbagebetales i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Der afregnes for hvert enkelt lejemål i forhold til den givne bevilling. 8. Administrative retningslinjer 8.1 Udbetaling af tilskud Det bevilgede undervisningstilskud udbetales forud i 4 lige store rater pr. den 1. i hvert kvartal (januar, april, juli, oktober). Puljen til nedsat deltagerbetaling til førtidspensionister og folkepensionister, udbetales forud 2 gange årligt (samtidig med undervisningstilskuddene i januar og juli. Alle foreninger der modtager tilskud fra offentlige myndigheder skal registreres i CVR registret og anvise en NemKonto. Der aftales nærmere vedrørende udbetalingen af tilskud til selvorganiserede grupper. Ikke anvendte tilskud skal tilbagebetales ved indsendelse af regnskabet senest 15. marts. 8.2 Udbetaling af lærerløn og lederhonorar Esbjerg Kommune kan forestå lønudbetalingen. Administration af lønudbetalingen er gratis for foreninger der ikke er tilknyttet et landsdækkende oplysningsforbund, der modtager tilskud gennem Oplysningsforbundenes Fællesråd. I modsat fald betales et gebyr på 300 kr. pr. hold pr. år. Antal hold opgøres pr. opkrævning således, at det tæller som 1 hold, når der opkræves betaling for et kursus/undervisningsforløb.
Såfremt Esbjerg Kommune, Børn & Kultur, Sekretariat skal forestå lønudbetalingen, udbetales tilskuddet ikke, men vil blive indsat på foreningens egen konto hos kommunen. Kommunen sender i januar og juli en regning til aftenskolerne svarende til deltagernes egenbetaling. Hvis lønudbetalingen overstiger det bevilgede tilskud fratrukket egen deltagerbetaling vil foreningen modtage krav om tilbagebetaling (regning). Tilskud til nedsat deltagerbetaling til førtidspensionister og folkepensionister indsættes ikke på kontoen, men udbetales til foreningen. Hver måned vil foreningen få tilsendt oplysning om, hvor meget løn der er bogført på kontoen. Selv om Esbjerg Kommune forestår lønudbetalingen, er det foreningen, der som arbejdsgiver er ansvarlig for alle indberettede oplysninger. 8.3 Krav til regnskab og dokumentation Skemaer til regnskabsaflæggelse findes på Esbjerg Kommunes hjemmeside www.esbjergkommune.dk under Borger, Kultur og fritid. Regnskabet skal revideres ved en af foreningen valgt revisor og skal underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen. For foreninger der modtager et samlet kommunalt tilskud over 500.000 kr. skal revisionen være foretaget af registreret revisor eller statsautoriseret revisor. Foreningen skal påse, at der tages skyldigt økonomisk hensyn ved forvaltning af foreningens tilskudsmidler, og den skal sørge for, at regnskab og formueforvaltning kontrolleres på betryggende vis. Der skal, med undtagelse af listen over deltagere fra andre kommuner, ikke indsendes bilag sammen med regnskaberne, men aftenskolerne har pligt til på kommunens forlangende at indsende dokumentation for afholdte udgifter, deltagerlister, oplysninger om antal undervisningstimer, handicaperklæringer m.v. Se afsnittet senere om Fælles krav til alle revisorer, hvor revisors opgaver er beskrevet. 8.4 Frist for aflevering af regnskab Regnskab for den del af virksomheden, der er ydet tilskud til i henhold til Folkeoplysningsloven, skal aflægges til Børn & Kultur, Sekretariat senest 15. marts det følgende år, sammen med dokumentation for den samlede deltagerbetaling. Ikke anvendte tilskud skal tilbagebetales samtidig med indsendelse af regnskabet.
8.5 Regnskaber og indhold Der skal indsendes selvstændige regnskaber for modtagne tilskud fra puljerne: Undervisning, studiekredse og foredrag/rejse- og opholdsudgifter Nedsat deltagerbetaling til førtidspensionister og folkepensionister. Lokaletilskud med angivelse af udnyttelsesgrad for lejemål (undervisningstimer i lejemål) 10 % -puljen Fleksible tilrettelæggelsesformer. Udviklingspuljen Skemaerne til aflæggelse af ovennævnte regnskaber med undtagelse af regnskaber for fleksible tilrettelæggelsesformer og udviklingspuljen findes på Esbjerg Kommunes hjemmeside www.esbjergkommune.dk under Borger, Kultur og fritid, aftenskoler. 8.6 Deltagere fra andre kommuner Foreningen skal senest den 15. marts indsende lister over personer fra andre kommuner, der har modtaget undervisning i Esbjerg Kommune i regnskabsåret d.v.s. i perioden 1. januar 31. december Deltagerlisterne skal indeholde: holdnummer og start- og slutdato undervisningsart antal undervisningstimer CPR. Nr. (en betingelse for deltagelse i undervisningen) navn og adresse bopælskommune 8.7 Andet Hvert år indkaldes relevante bilag fra nogle udvalgte foreninger til stikprøvekontrol. Hvis en forening ikke indsender regnskab, kan Kultur & Fritidsudvalget kræve alle udbetalte tilskud i regnskabsåret tilbage. Ved ophør skal en forening fremsende et afsluttende regnskab med beslutning / dokumentation for anvendelsen af et eventuelt opsamlet overskud.
8.8 Statistik Kommunen kan indhente statistiske oplysninger fra de enkelte foreninger, hvis kommunen finder det nødvendigt af hensyn til belysning af områdets udvikling eller hvis kommunen bliver afkrævet oplysningerne fra andre myndigheder. 9. Revisionskrav 9.1 Fælles krav til alle revisorer Revisor skal kontrollere at tilskudsregnskabet er rigtigt og at tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med loven, og de kommunale regler og forskrifter. Revisor har krav på alle de oplysninger fra foreningen, som har betydning for bedømmelse af regnskabet og de tilskudsudløsende faktorer. Revisor har adgang til at foretage de nødvendige undersøgelser m.v., og skal have den bistand, som revisor anser for nødvendig for at udføre revisionen. Bliver revisor opmærksom på brud på love og tilsidesættelse af forskrifter af væsentlig betydning for bedømmelse af regnskabet, skal revisor straks give foreningen meddelelse herom. Endvidere skal revisor påse, at foreningen inden 3 uger giver Kultur & Fritidsudvalget meddelelse herom. Revisor skal kontrollere følgende i tilskudsregnskabet: det samlede antal undervisningstimer opgørelse af antal deltagere og undervisningstimer, herunder opdeling af deltagere i instrumentalundervisning og deltagere i handicapundervisning at der foreligger kvittering for deltagerbetaling fra alle, og at den samlede deltagerbetaling er beregnet korrekt. at det samlede kommunale tilskud højst kan udgøre: 1/3 af udbetalte lærerlønninger og lederhonorarer i forbindelse med undervisning, studiekredse og foredrag, 5/7 af udbetalte lærerlønninger og lederhonorarer i forbindelse med instrumentalundervisning, 8/9 af udbetalte lærerlønninger og lederhonorarer i forbindelse med handicapundervisning at et foredrag højst kan indgå i regnskabet med et beløb svarende til lønnen for 12 lærerløntimer. at undervisningen er blevet tilbudt offentligt og har stået åben for alle med mindre Kultur & Fritidsudvalget har dispenseret herfra. at der i tilskudsregnskabet ikke er medtaget emner, som ikke er tilskudsberettiget (se emneafgrænsningslisten i Esbjerg Kommunes regler for tilskud) at der ikke har fundet formelt kompetencegivende undervisning sted
at navn, adresse, personnummer, kommunetilhørsforhold på alle udenbys deltagere afleveres til Esbjerg Kommune I forbindelse med handicapundervisningen skal følgende kontrolleres: at der højst må være 7 deltagere på et hold ved undervisning af deltagere med handicap i relation til undervisningen i det konkrete emne at der ved blandede hold højst må være 10 deltagere på et hold, heraf må maks. 5 deltagere være handicappede i relation til det konkrete emne. at der foreligger en skriftlig erklæring, underskrevet af den enkelte deltager, der er handicappet i relation til det konkrete emne. at lønnen til undervisning er udbetalt i henhold til gældende løncirkulære at der er dokumentation for deltagernes egenbetaling og at deltagerbetalingen er opkrævet og beregnet korrekt. At der er udarbejdet en særskilt opgørelse over tilskud til nedsat deltagerbetaling til førtidspensionister og folkepensionister, hvor det klart fremgår, at der er ydet et tilskud med 3 kr. pr. deltagertime. Dette tilskud ydes fra 1. januar 2016. at der til regnskabet 2015 er udarbejdet en særskilt opgørelse over tilskud til nedsat deltagerbetaling til førtidspensionister og 60-årige og derover samt unge mellem 18 og 24 år, der er bosiddende i Esbjerg Kommune, hvor det klart fremgår, at der er ydet et tilskud med 5 kr. pr. deltagertime. Dette tilskud ydes kun frem til 1. juli 2015. 9.2 Øvrige krav til en af foreningen valgt revisor Hvis foreningens samlede kommunale tilskud ikke overstiger 500.000 kr. skal regnskabet revideres af en af foreningen valgt revisor. Revisor påtegner det reviderede regnskab. Eventuelle forbehold skal fremgå af påtegningen. 9.3 Øvrige krav til registreret eller statsautoriseret revisor Hvis foreningens samlede kommunale tilskud overstiger 500.000 kr. skal regnskabet revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. Revisionen skal ske i overensstemmelse med god revisionsskik. revisionen kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser revisor foretager normalt revision i løbet af året revisor foretager uanmeldt kasseeftersyn mindst en gang årligt revisor undersøger forretningsgange for tilskudsudløsende faktorer, er den interne kontrol betryggende revisor fører en revisionsprotokol, som foreningen indsender
revisor påtegner regnskabet, revideret efter reglerne i bekendtgørelsen. Eventuelle forbehold skal fremgå af påtegningen 9.4 Revisionsprotokollens indhold diverse bemærkninger revisors habilitet om revisor har modtaget alle oplysninger om regnskabet er aflagt i henhold til gældende regler om tilskuddene er anvendt i henhold til gældende regler oplysninger om særlige kontrolarbejder, særlige beretninger, rådgivning eller assistance. Godkendt af Esbjerg Byråd, den 31. august 2015