Opgave, tids- og procesplan for børn og familie. Værdier for det kommende arbejde Inddragelse Åbenhed Ærlighed Respekt Dialog lytte/se/forstå Vigtige fokusområder Få hjælp til at bearbejde det gamle Vigtigt at komme godt fra start - fokus på: Vi er igang Fokus på at få løst kerneopgaven få god fremdrift i opgaverne Fokus på fremdrift i fht arbejdsmiljøproblematikken Højt kommunikations- og informationsniveau Fælles ansvar for at lykkes Værdierne afspejles i det daglige arbejde Mødestruktur (se også styringskæde) Mødehyppighed Styregruppemøder Se nedenfor (chefmøde og ledermøde) Teamledermøder Ugentligt Personalemøder Efter behov men udgangspunkt hver gang indtil vi er på plads Direktionsmøder Marts, juni og december 2015 Udvalgsmøder (byråd) Efter behov Proces ifht arbejdsmiljøproblematik Tidsplan US v/ankerhus kulturanalyse m.v. - Kick off møde 17/12 2014 kl. 8.30-10.00 - Interviews 6., 7 ; 9; 12., 13., 20., og 21. januar 2015 - Analyse Januar 2015 v/ankerhus - Afrapportering til styregruppe 5. februar 2015 kl. 13.00-15.00 - Personalemøde fremlæggelse af resultater 6. februar 2015 kl. 8.30-10.00 Udarbejdelse af overordnet aktionsplan Opgaver/problemfelter 1. Oprydning og hvordan vil vi fremstå som afdeling / modtage borgerne - Maleplan og økonomi - Plan for oprydning datoer og logistik /hvem gør hvad/afklaring med pedeller etc - Valg af farve til døre - Fremtidigt udtryk (hvilket udtryk skal afd. Have og hvad skal der til for at få det?. (hvor modtages borgeren og hvor Morten Holt: Detailplan for maling og økonomi februar og marts 1 teamleder, 3 medarbejdere Tidsplan: Arbejder ultimo februar afleverer til styregruppen medio marts. Beslutning og igangsætning.
sidder man til møde med borger. - Hvad er den røde tråd i afdelingen krav til kontorer (oprydning, udsmykning m.v.) - Oprydning i gamle papirsager krav til oprydning, tidsplan 2. Teamstruktur i familieafdelingen - Struktur (hvilke kriterier skal lægges til grund for teamstruktur fremadrettet herunder, hvad er målet/succekriterierne) - Ledelse (sammenhæng i afdelingen; funktion, rolle og opgaver som teamleder). Ledelsesudvikling. - Kompetencer (hvilke kompetencer er der i afdelingen og hvad mangler set i relation til ny teamstruktur + behov for jurist?) Lave plan for hvordan vi opnår de kompetencer vi mangler. - Hvordan tænker vi rekruttering fremover? Medarbejderprofil i afdelingen hvad har vi og hvad mangler vi (junior senior baseret på kompetencer) - Antal sager og ressourcer i teams/afdelingen (hvordan måler vi sagstyngde/kriterier og hvordan påvirker det fordelingen af sager/medarbejdere til teams blive mere skarp på, hvad en let/kompliceret sag er/hvad den tæller trafiklys eller pointsystem). - Teammøder: Hvad er formålet, hvordan sikre systematisk sparring på højt fagligt niveau, hvordan bruger vi tiden bedst i teamet og til hvad herunder sparring ith it, økonomi og administration - Skal der laves undervisning ifht it, økonomi og administration? hvad er behovet - Administration hvordan skal administrationen spille sammen med teams og i fht hvad? Ledelse af administration. - Plan for fysisk placering af nye teams/enheder i afdelingen særligt set i relation til borgermodtagelse og sikkerhedsproblematik 1-2 temadage v/ankerhus fælles ramme A) Lene Jensen og Henrik Johansen udarbejder et oplæg til fremtidig organisering, herunder problemstillinger omkring administration + plan for fysisk placering af teams. Endvidere oplæg vedr. ledelse opgaver, rolle og funktion. Udkast til organisering drøftes og kvalificeres i styregruppen. B) Henrik Johansen, 1 teamleder og 3-4 medarbejdere: Arbejdsgruppe ifht 1) plan for rekruttering 3) sagstyngde/trafiklys. Lone Beltoft sekretær for gruppen. C) Henrik Johansen, 1 teamleder + 3-4 medarbejdere - Arbejdsgruppe ifht 1) Afdækning af kompetencer og fremadrettet plan 2) teammøder/faglighed samt 3) undervisningbehov ifht it, administration og økonomi. Lone Beltoft sekretær for gruppen Lene Jensen og Henrik Johansen: Kommunikations og plan for inddragelse af hele afdelingen ifht de foreslåede løsninger Ledelsessupervision Tidsplan: Februar juni 2015
- Kommunikations plan i relation til ny struktur (borgere, samarbejdspartnere eksternt og internt m.v.) 3. Mødet med borgeren den gode borgerbetjening - Information og kommunikation skriftligt mundtligt (breve, invitationer, afgørelse mv standarder) - Mødet/modtagelsen af borgeren - Inddragelse - Klare afgørelser og spilleregler - Sagsbehandlingstider - Evaluering - Det etiske værdier hvordan behandler vi borgeren og hvordan taler vi om og med borgeren spilleregler Pkt 4-5-6 opfølgning på disse temaer i Efteråret 2015 4. Samarbejdspartnere / image og det gode samspil - Hvilket image ønsker vi og hvordan opnår vi det? - Hvem spiller vi sammen med og om hvad og hvad er vigtigt for det gode samarbejde - Hvad har vi selv brug for af vores samarbejdspartnere og hvordan opnår vi det? 5. Den attraktive arbejdsplads - kultur - Hvordan ser den attraktive arbejdsplads ud og hvordan sikrer vi dette? - Hvordan ser den gode kollega ud og hvilken adfærd præger den gode kollega - Sprog/omgangstone - Sociale arrangementer og fællesskab hvordan skaber vi det/hvad er der behov for og hvornår - Faglige arrangementer hvad er der behov for, hvornår etc.
6. Antal sager og ressourcer i afdelingen - Se teamstruktur + - Hvordan sikrer vi at teamledelsen løber har overblik over antal sager og tyngde i teams og at teams spiller sammen/hjælper hinanden så sager ikke glemmes/drukner - Hvad gør vi når der er sygdom/frafald/orlov hvordan spille sammen i afdelingen og hjælpe hinanden - Hvordan sikre overblik over klager og at de besvares rettidigt Opfølgning statusmøder - Ankerhus August - september 2015 i relation til ny struktu v/afdelingsleder og teamledere. Fremlæggelse af plan på personalemøde. 5. og 6. februar fremlæggelse og drøftelse af status + plan - Styregruppe - Hele afdelingen Opfølgning primo marts, medio maj, ultimo juni, august, oktober og december 2015 Igangsætning temamøde v/ankerhus Personalemøder 1 stop-op dag ultimo juni og 1 stop- op dag i december 2015 Beslutningsfase - Hvilke løsninger har vi, hvad, hvordan og hvornår implementerer vi - Hvem inddrages - Hvem er ansvarlig - Opfølgning/evaluering Implementeringsfase Evaluering/opfølgning - Intern opfølgning og evaluering - Arbejdstilsynet løbende tilbagemelding - Direktion og udvalg (byråd?) Endelig afrapportering til direktion/udvalg/byråd Sommer 2015 foråret 2016 løbende implementering December 2015 og sommer 2016 Inden jul 2015 Efter 24. februar gives arbejdstilsynet rapport fra ankerhus + denne tids-og procesplan. Følger ovenstående plan Følger ovenstående plan
Kommunikationsplan Interessenter - Politikere - Direktion - Med-system - Ledelse og medarbejdere i afdelingen - Arbejdstilsynet - Pressen Intern kommunikation - Mødestruktur - Sager til direktion og udvalg (byråd) - Alle dagsordener og referater fra styregruppen tilgængelige på et aftalt sted - Nyhedsbreve - Broen efter behov - Andet? Personaleblad logbog + andre løbende initiativer v/kommunikatonsafd. Personalemøde på hvert p-møde opsamling/igangsætning/implementering Udvalg orientering inden sommer og inden jul 2015 Ekstern kommunikation - Løbende dialog med arbejdstilsynet (fra start til slut + alle mellemregninger) - Presse obs på de positive Mailkorrespondance, december 2014 Besøg af arbejdstilsynet i februar / marts 2015? December 2014 + plan om presse uge 8 med rapportens off.liggørelse Andre opgaver Opslag af børn og familiechefstilling Nedsættelse af ansættelsesudvalg Opslag af afdelingslederstilling til børn og familie Nedsættelse af ansættelsesudvalg Stille konsulent til rådighed for arbejdet Ansvarlig + tidsplan Lars keld Hansen Lars Keld Hansen Lars keld Hansen Lars keld Hansen Bo Skovgaard
Styringskæde. Styregruppe Deltagere Opgave Mødehyppighed Lars Keld Hansen/Steinar E. Overordnet styring 1 gang månedligt Kristensen Lars Dencker v/ankerhus MED-udvalget (4-5 medlemmer navne på) Afdelingsleder, Henrik Johansen Børn og familiechef, Lene Jensen Sekretær,? Stillingtagen til procesoplæg Dialog om løbende proces Beslutning vedr. løsningstiltag Stillingtagen til kommunikationsplan Afrapportering til direktion, udvalg/byråd arbejdstilsynet Personalemøder Deltagere Opgave Mødehyppighed Efter behov / en gang månedligt? Lene Jensen Henrik Johansen Alle medarbejdere Hovedfokus i perioden: Status og dialog om arbejdsmiljøproblematikken Hvad der i øvrigt er i fokus input fra medarbejdere og ledelse MED Deltagere Opgave Mødehyppighed Lokal MED Se oversigt over medlemmer Del af styregruppe + ordinære møder med vanligt indhold Kvartalsvist Sektor MED Se oversigt over medlemmer Vanlig dagsorden overordnede problemstillinger hele børn Kvartalsvist og familieområdet Teamledermøder Deltagere Opgave Mødehyppighed Henrik Johansen 4-6 teamledere 1 x ugt. Ledelse Fælles overblik over sager (antal og problematiske) Faglig sparring og rammesætning ifht retningslinier, procedurer, standarder, ny lovgivning Personale (kompetenceudvikling, faglige dage, personalemøder, sociale arrangementer m.v.) Status sygefravær, redskaber til måling af trivsel mv.
Kommunikation budskaber Orienteringspunkter