INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Dato 7. august 2014 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 14. august 2014 kl. 17.00 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation kl. 17:00 17:50 og kl. 18:00 18:30 a. Økonomisk orientering 2. kvartal (O) * b. Status på forvaltningsrevisionens mål 1. halvår 2014 (O) * c. Opfølgning på bestyrelsesseminar (B) * d. Opfølgning på repræsentantskabsmøde (B) * e. Ajourføring af forsikringspolitik (B) * f. Styringsdialog 2014 (B) * g. Genhusningspolitik (B) * h. Orientering fra udvalgene (O) 2. Afdelinger kl. 18:30 18:50 og kl. 19:00 19:30 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Afdelingsmøder 2014 (O) * c. Forslag til fremsættelse i afdelinger uden bestyrelse (B) * i) Fremtidssikringsstrategi for alle afdelinger uden bestyrelse ii) iii) Afdeling 30-32 Nørreskovvej: Fælles afdelingsbestyrelse Afdeling 45 Torpevænget/Kappelvænget: Køkkenudskiftning samt afvikling af lån i egne midler d. Tilskud dispositionsfond til afdeling 46 Vistoftparken (B) * e. Fordeling af udgifter ved ejendomsfunktionærers afskedigelse og langtidssygdom (B) * f. Revisionsprotokollat vedr. byggeregnskab afdeling 73 Virup Skovvej (B) * 3. Administration kl. 19:30 19:40 a. Orientering fra administrationen (O) * 4. Mødeevaluering kl. 19:40 19:45 5. Kommende møder kl. 19:45 19:50 a. Emner til næste møde, der holdes den 25. september 2014 (B) b. Mødeplan 2014 (B) * c. Uddannelse (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

NOTAT TIL PKT 1.a Økonomisk orientering 2. kvartal 2014 DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING UDGIFTER 1/1-30/6 2014 Budget 2014 501 Bestyrelsesvederlag 54.594 131.000 502 Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde 73.117 120.000 Bestyrelsesmøder 31.494 60.000 Kurser og møder bestyrelsen 106.838 575.000 Repræsentation, gaver m.v. 78.247 60.000 Diæter og arbejdstab 4.484 40.000 Kørsel bestyrelse 17.002 25.000 Mødeudgifter i alt 311.182 880.000 511 Personaleudgifter 9.187.471 17.800.000 513 Kontorholdsudgifter Juridisk assistance 23.743 105.000 Forsikringer 11.532 37.000 Telefon+internet 342.192 390.000 Kontorholdsudgifter 141.626 423.317 Tryksager 42.661 180.000 Mindre nyanskaffelser 24.025 125.000 Kopiservice og kopipapir 25.921 100.000 Porto 89.841 350.000 Edb udgifter 543.753 1.100.000 Bankgebyrer 221.059 500.000 Annoncer 17.116 60.000

UDGIFTER 1/1-30/6 2014 Budget 2014 Kontorhusholdning 139.120 260.000 Beboerblad 64.213 170.000 Andre udgifter 0 30.000 Kontorholdsudgifter i alt 1.686.802 3.830.317 514 Lokaleudgifter Lokaleleje 554.125 1.091.000 Ejendomsskat 20.425 41.118 El 49.923 125.000 Varme 53.449 210.000 Alarm 25.697 33.000 Rengøring 144.419 380.000 Vedligeholdelse 124.068 105.000 Mindre nyanskaffelser 0 10.000 Fællesudgifter 134.320 360.000 Øvrige driftsudgifter 341 0 Lokaleudgifter i alt 1.106.767 2.355.118 515 Afskrivning inventar og edb 0 250.000 521 Revision 65.029 530.000 Bruttoadministrationsudgifter 12.411.845 25.776.435 532 Renteudgifter Afdelinger 0 3.060.000 Pengeinstitutter 413 50.000 Kreditorer 3.116 10.000 Kurstab obligationer 442.088 3.000.000 Porteføljegebyr 165.990 330.000 Renter trækningsret 0 200.000 Renteudgifter i alt 611.607 6.650.000 533 Udamortiseret ydelse disp. fond 3.641.974 6.794.626 Udamortiseret ydelse - LBF 6.300.931 12.719.131 Pligtmæssige bidrag 5.842.728 11.834.114 I alt 15.785.633 31.347.871 541 Ekstraordinære udgifter 0 0 2/4

UDGIFTER 1/1-30/6 2014 Budget 2014 551 Overskud henlagt arbejdskapitalen 0 0 Udgifter i alt 28.809.085 63.774.306 3/4

INDTÆGTER 1/1-30/6 2014 Budget 2014 601 Administrationsbidrag 11.958.794 23.921.435 602 Gebyrer Påkrav leje 140.346 305.000 Ventelistegebyr 0 600.000 Antenneregnskab 0 240.000 Øvrige 27.444 30.000 Gebyrer i alt 167.790 1.175.000 603 Renteindtægter Udlån afdelinger 106.937 40.000 Pengeinstitutter 1.745 10.000 Obligationer 2.920.513 6.400.000 Kursgevinster obligationer 153.921 0 Udbytte 1.400 0 Trækningsret 0 200.000 Renter i alt 3.184.516 6.650.000 604 Udamortiseret ydelse disp.fond 3.641.974 6.794.626 Udamortiseret ydelse LBF 6.300.931 12.719.131 Pligtmæssige bidrag 5.842.728 11.834.114 I alt 15.785.633 31.347.871 605 Byggesagshonorar nybyggeri 0 0 606 Byggesagshonorar forb. arb. 97.706 600.000 607 Rabatter, bonus m.v. 2.823 80.000 611 Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter i alt 31.197.262 63.774.306 Kurstab og kursgevinster ved udtrækning pr. 1/7 er medtaget. Renter obligationer er periodiseret pr. 1/7. Urealiseret kursgevinst pr. 1/7 udgør 3.494.203 kr. Afkast 1. halvår 14: Nordea 2,25 %, Sydbank 2,12 % og Danske Bank 2,42 %. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4

NOTAT TIL PKT 1.b Status på forvaltningsrevisionens mål 1. halvår 2014 DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Jf. konceptet for forvaltningsrevision skal bestyrelsen på mødet i august have en status på målopfyldelsen ift. forvaltningsrevisionen. Det er kun et fåtal af målepunkterne, hvor der faktisk findes en status på nuværende tidspunkt, men nedenfor kommenteres alle punkter uanset status: Målsætning Målepunkt 2013 August 2014 Bemærkning Din fremtidssikrede bolig Nytænkning af beboerdemokratiet Kvalitet af nybyggeri - 0 Ét nybyggeri vurderet efter Byggeskadefondens nye kriterier (afdeling 73 Virup Skovvej). Der kommer ingen målinger i 2015. Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje Underfinansiering af vedligeholdelsesplaner 2015 Kundetilfredshed med gennemførte råderetssager 3,0 1 - Måling gennemføres i fjerde kvartal 988 - Opgørelse foretages efter afdelingsmøder - - Afventer ibrugtagning af nyt kommunikationskoncept i råderetssager, formentlig i slutningen af 3. kvartal Høj deltagelse 52% - Måling gennemføres i fjerde kvartal Beboeres tilfredshed med beboerdemokratiet Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen - - Måling gennemføres i fjerde kvartal 2,8 - Måling gennemføres i fjerde kvartal 1 Alle tilfredshedsmålinger på skala fra 0 (alle meget utilfredse) til 4 (alle meget tilfredse).

Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Kundetilfredshed med service fra administration Kundetilfredshed med information 3,4 - Måling gennemføres i fjerde kvartal 3,1 - Måling gennemføres i fjerde kvartal 3,2 - Måling gennemføres i fjerde kvartal Byens bedste service Kundetilfredshed ved indflytning Kundetilfredshed ved fraflytning 3,2 3,3 Konstant høj tilfredshed 3,2 3,2 Konstant høj tilfredshed Hurtig genudlejning 73% 61% Som bestyrelsen tidligere er orienteret om, er fokus i højere grad på fyldestgørende information end på hurtige tilbud fx bruges ofte lidt længere tid på at sikre, at den korrekte istandsættelsesperiode og dermed indflytningsdato kendes, inden boligen sendes i tilbud. Hurtig ekspedition af flytteopgørelser 70% 59% Nedgangen skyldes i vid udstrækning en periode med mindre bemanding i teknisk sekretariat samt barselsorlov i Økonomi. Attraktiv arbejdsplads Medarbejdertilfredshed 3,6 - Måling gennemføres i fjerde kvartal Sygefravær 7,1 7,5 Sygefravær nedbragt gennem løbende fokus. Score for God ledelse 3,3 - Måling gennemføres i fjerde kvartal INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

Nuværende placering NOTAT TIL PKT 1.c Opsamling på bestyrelsesseminar 20.-21. juni 2014 DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Basis Vækst Forretningsudvikling Hvordan skaber bestyrelsen værdi ift. strategien? Bestyrelsen skaber værdi ved at: a) Sætte klare mål og rammer for direktionen b) Se, opsamle, analysere, løfte op og medbringe input fra beboerne til bestyrelsens strategi c) Se og opsamle input og inspiration udefra til angivelse af organisationens retning d) Følge op på mål og aktiviteter e) Sikre at lovgivning, økonomi m.m. overholdes f) Sætte virksomhedskodeks (organisationens leveregler for sociale forhold, etik, miljø/energi) g) Sætte rigtig daglig ledelse og give konstruktivt modspil, der skaber dynamik h) Reflektere løbende over og udvikle bestyrelsens egen værdiskabelse Det indstilles, at værdiskabelsen implementeres ved at: a) sikre klare mål og rammer, når bestyrelsen træffer beslutninger samt at drøfte målsætningen forfor udviklingssamtalen med direktøren sidst på året b) samle input fra diverse undersøgelser samt beboerpanel og gennem dialog med beboere fx på kurser, afdelingsmøder osv. c) så vidt muligt deltage aktivt i andre relevante sammenhænge udenfor Boligkontoret Århus og uden for almene boligorganisationer d) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette

e) følge op på budgetter og sikre den besluttede efteruddannelse indenfor økonomi og lovgivning f) formulere et virksomhedskodeks på et bestyrelsesmøde ultimo 2014 til brug herfor nedsættes en lille arbejdsgruppe blandt bestyrelsens medlemmer g) være opmærksom på at give den daglige ledelse kvalificeret modspil og i øvrigt evaluere på samarbejdet og ledelsens resultater med passende mellemrum, jf. pkt. a) h) drøfte og evaluere værdiskabelsen hvert år i april måned samt efter behov, herunder at inddrage værdiskabelsen i evalueringen på det enkelte bestyrelsesmøde Arbejdsgrundlag Bestyrelsen vil i denne periode arbejde for: a) At alle bestyrelsesmedlemmer skal kende og have ejerskab til strategi og mål b) Klare rammer for bestyrelsens møder c) Bevidsthed om og refleksion over kompetenceniveau, arbejdsgrundlag og værdiskabelse d) Ledelseskommunikation og dialog e) At sikre at alle (forskellige) perspektiver kommer i spil f) At blive et stærkere hold g) Opfølgning på strategiske aktiviteter, retning og økonomi Det indstilles, at arbejdsgrundlaget implementeres ved at: a) have fokus på strategi og mål særligt op til diskussionen af strategirevision 2015 b) revidere forretningsorden for bestyrelsen som anført i særskilt bilag c) inddrage arbejdsgrundlaget i evalueringen på det enkelte bestyrelsesmøde d) prioritere dialogen med og informationen til afdelingsbestyrelser og udvalg e) have fokus på mødeledelsen f) anerkende hinandens styrker og bruge disse aktivt g) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette 2/3

Programpunktet fredag om bestyrelsens værdiskabelse? Programpunktet lørdag om bestyrelsens arbejdsgrundlag? Programpunktet lørdag om bestyrelsens arbejdsformer? De konkrete produkter og konklusioner fra seminaret? Carsten Stenrøjls faglige oplæg? Carsten Stenrøjls procesledelse? Kursusstedet? Forplejningen? Bestyrelsesseminarets anvendelighed ift. bestyrelsesarbejdet? Bestyrelsesseminaret alt i alt? Evaluering af bestyrelsesseminaret Bestyrelsens medlemmer har udfyldt et elektronisk evalueringsskema som grundlag for den mundtlige evaluering på bestyrelsesmødet. Ved ikke Meget tilfreds Tilfreds Utilfreds Meget utilfreds INDSTILLING Det indstilles: at bestyrelsen bekræfter sine prioriteringer fra seminaret at forretningsorden, årshjul mv. justeres i henhold til seminarets konklusioner (se særskilte bilag herom) at bestyrelsen tilslutter sig principperne formuleret på seminaret omkring samarbejde, dvs. o respektere mødetid, være nærværende og være forberedt o udvise loyalitet ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer samt direktionen o afvikle møderne i en god tone at forretningsudvalget bemyndiges til at foretage en skarpere prioritering af, hvad der skal på dagsordenen (qua arbejdsgrundlag og værdiskabelse) at bestyrelsen i øvrigt foretager en mundtlig evaluering af seminaret og træffer klare konklusioner mhbp. fremtidige seminarer 3/3

Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere.

3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk.2. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: - Forretningsudvalg - Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt - Øvrige udvalg Stk. 3. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 4. Forretningsudvalget består af formand, næstformand samt et bestyrelsesmedlem. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Stk. 5. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde. 6 Bestyrelsesmøder Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Boligkontoret stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Bestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nød-

vendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det. Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og - sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med mindre et flertal i bestyrelsen godkender det. Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter. Stk. 7. På møderne i februar, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal. Stk. 8. På dagsordenen optages på alle ordinære møder orientering fra afdelingerne, udvalgene og administrationen. Stk. 9. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde. 7 Beslutningsdygtighed Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. 8 Afstemning Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 9 Direktørens rolle På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret og de tilknyttede organi-

sationer. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt. 10 Seminar Bestyrelsen samles hvert år i andet halvår til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger i relation til organisationens strategiske fokusområder samt evt. emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne. Derudover afholdes et seminar for bestyrelsens medlemmer i maj/juni måned, efter det ordinære repræsentantskabsmøde. 11 Forhandlingsprotokollen Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden. 12 Inhabilitet Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 13 Årsregnskab og budget Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling.

Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet). Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godkendelse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet. 14 Revisor Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om godkendelse af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder. 15 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. 16 Tavshedspligt Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 17 Suppleanter Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. Kap. 4 Ændring af forretningsordnen 18 Ændringer i forretningsordenen Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med det i 8 angivne stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse.

Kap. 5 Ikrafttræden 19 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse.

NOTAT TIL PKT 1.c Årshjul DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Til støtte for en strategisk rolle for bestyrelsen planlægges årets bestyrelsesmøder efter en nærmere bestemt plan. De to vigtigste værktøjer i denne proces er strategipapiret det fremadrettede og forvaltningsrevisionen det bagudrettede. Årshjulet, der senest blev behandlet af organisationsbestyrelsen på mødet den 10. januar 2013, beskriver denne plan. I lyset af bestyrelsesseminaret den 20.-21. juni 2014 er der behov for enkelte justeringer: Koncept for afdelingsmøder: April Repræsentantskabsmøde: Maj Status på forvaltningsrevision: August Særlige indsatsmål: April Styringsdialog og afdelingsmøder: August Budget og regnskab: April Opfølgning på forvaltningsrevision: Januar Afdelingsbudgetter: September

Møde og tidspunkt Repræsentantskabsmøde maj Bestyrelsesmøde august Bestyrelsesmøde september Bestyrelsesseminar november Bestyrelsesmøde januar Handling Overordnede beslutninger Evt. ændringer til strategipapirets overordnede mål. Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på årets første seks måneder. Bestyrelsen vedtager oplæg vedr. styringsdialog. Bestyrelsen vedtager bemanding af afdelingsmøder m.m. Bestyrelsen godkender budgetter for afdelingerne. Opfølgning på strategi Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på det foregående år. På baggrund heraf samt strategiplanen justerer bestyrelsen evt. mål i forvaltningsrevisionen. Bestyrelsesmøde april Bestyrelsen behandler budget for organisationen for år + 1 Bestyrelsen behandler regnskab for organisationen og afdelingerne for år 1. Bestyrelsen vedtager koncept for afvikling af afdelingsmøder. Konklusion vedr. de årlige strategiske mål for indeværende år samt udpegning af strategiske mål for det kommende år på de tre indsatsområder. Bestyrelsesmøde maj Bestyrelsesseminar juni Evaluering af bestyrelsens arbejde som helhed ift. arbejdsgrundlag og principper for værdiskabelse Aktuelt og relevant emne INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender justeringen af årshjulet i lyset af bestyrelsesseminaret den 20.-21. juni 2014. 2/2

NOTAT TIL PKT 1.d Opsamling på repræsentantskabsmødet den 22. maj 2014 DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Repræsentantskabsmødet den 22. maj 2014 kan sammenfattes med følgende beslutninger: Beretning: Godkendt. Regnskab 2013: Godkendt. Vedtægtsændring: Godkendt (reviderede vedtægter optrykt som bilag). Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom: Godkendt. Forslag: a) Alle almene boliger i Boligkontoret Århus tildeles uden særlige fortrinsrettigheder for handicappede: Trukket, mod at organisationsbestyrelsen præciserer praksis (forventes på mødet den 25. september 2014) e) Strategi om nybyggeri i de bestående afdelinger: Godkendt. Valg af årets afdeling 2014: Afdeling 27 Frydenlund. Valgt som næstformand: Henrik Autzen blev valgt for to år. Valgt til organisationsbestyrelsen: Johnny defeuth Eriksen, Kristine Simonsen og Rasmus Berlin blev valgt for to år. Valgt som suppleanter til organisationsbestyrelsen for ét år: Per Hasager (1. suppleant), Martin Westy Løvendahl (2. suppleant) og Peter Lykke Nielsen (3. suppleant). Valgt som kredsdelegerede (udover bestyrelsen, der er fødte medlemmer): Heidi Wulff Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Kim Assentoft, afdeling 1 Jens Baggesens Vej Per H. Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m.

Kirsten Thomsen, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Brian Helge Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Grethe Rasmussen, afdeling 67 Hørretløkken Helle Margrethe Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Martin Westy Løvendahl, afdeling 11 Helge Rodes Vej Robert Wesley Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Torben Ulrich Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Som suppleanter valgtes: Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Godkendt som revisor: Revisionsinstituttet blev godkendt. Valg til organisationens udvalg: Demokratiudvalg Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Jesper Rasmussen, afdeling 10 Dalstien m.m. Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Olav Bertelsen, afdeling 9-14-18 Trøjborg Råderetsudvalg Mogens Carlsen, afdeling 67 Hørretløkken Søren Nissen, afdeling 29 Kalmargade Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Erik Vandet, afdeling 62 Skejbyparken Grethe Rasmussen, afdeling 67 Hørretløkken Heidi Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen IT- og Multimedieudvalg Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Torben Ulrich Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Johnny defeuth Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Philip Mouritsen, afdeling 13 Hammershusvej Asbjørn Andersen, afdeling 12-19 Majdalen/Tamperdalsvej 2/4

Redaktionsudvalg Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Peter Ebbesen, afdeling 3-5 Viggo Stuckenbergs Vej/Otto Benzons Vej Martin Westy Løvendahl, afdeling 11 Helge Rodes Vej Rasmus Berlin, afdeling 3-5 Viggo Stuckenbergs Vej/Otto Benzons Vej Mogens Carlsen, afdeling 67 Hørretløkken Kommunikationsudvalg Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Johnny defeuth Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Torben Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Helle Margrethe Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Nybyggeri og renoveringsudvalg Henrik Autzen, afdeling 17 Kongsvang Per Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Kenneth Jegstrup Jensen, afdeling 73 Virup Skovvej Miljø-, energi- og klimaudvalg Hans Jørgen Nielsen, afdeling 16 Hammershusvej Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Micky Hansen, afdeling 59 Høegh-Guldbergs Gade Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Ungdomsboligudvalg Rasmus Berlin, afdeling 3-5 Viggo Stuckenbergs Vej/Otto Benzons Vej Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Mogens Carlsen, afdeling 67 Hørretløkken Kursusudvalg Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Henrik Autzen, afdeling 17 Kongsvang Johnny Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Der var endelig bemærkninger til eventuelt: 3/4

Afdeling 9-14-18 har fejret 60 års jubilæum. Men ingen mødte op hverken fra afdelingerne eller fra administrationen: Der har været dialog med afdelingen om dens gave fra de øvrige afdelinger, og der er som kompensation ydet en gave også fra boligorganisationen. Arbejdsgangen vedr. afdelingsjubilæer er revideret, så risikoen for en gentagelse mindskes. Det skal bemærkes, at der kan være usikkerhed om det præcise årstal for jubilæerne, da der kan være forskellige registreringer af ibrugtagningstidspunkter. Forslag om, at kandidaterne til bestyrelsen lægges på hjemmesiden med kompetencer m.v. og begrænse taletiden på mødet til 45 sekunder: Det indstilles, at spørgsmålet drøftes i forbindelse med planlægningen af repræsentantskabsmøde 2015. I sammenligning med tidligere år var afviklingen væsentlig klarere og smidigere, og mødet afsluttedes ikke alt for sent. INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes evaluere repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at beslutningen vedr. byggeri i eksisterende afdelinger implementeres ved, at administrationen kortlægger de mest oplagte muligheder og i samarbejde med organisationsbestyrelsens kontaktperson indleder dialog med afdelingsbestyrelsen herom. Derudover indstilles det, at organisationsbestyrelsen tager opsamlingen til efterretning. 4/4

VEDTÆGTER

1 Boligorganisationens navn er boligorganisationen Boligkontoret Århus. stk. 2. Organisationen har hjemsted i Århus Kommune. 2 Boligorganisationen er organiseret uden medlemsindskud 3 Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. stk. 2. Organisationen kan udover den virksomhed, der er nævnt i stk. 1, udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, som organisationen har oparbejdet. Kapitel 2: Medlemskab og kapitalforhold 4 Som medlemmer af boligorganisationen anses dennes lejere og enhver, der er opnoteret på organisationens venteliste. stk. 2. Senest ved indgåelse af lejekontrakt skal organisationen udlevere et eksemplar af organisationens vedtægter til det pågældende medlem. Kapitel 3: Boligorganisationens ledelse Repræsentantskabet 5 Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. stk. 2. Repræsentantskabet består af organisationens organisationsbestyrelse og én repræsentant for hver afdeling samt yderligere én repræsentant for hver påbegyndt 100 lejemålsenheder udover de første 50, jf. 11 og 14. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. 1