Referat organisationsmøde 23. november 2010 Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Brande den 23. november 2010 kl. 13.00 i Skjern Tilstede var formand Carl Ejler Holm, Kirsten Pedersen-Grarup, Hugo Lund, Knud-Erik Hansen, Birgitte Klausen. Uden stemmeret deltog desuden repræsentantskabsmedlemmerne Annethe K. Sørensen, Lars Gunnar Sørensen, Bent Kristensen, Martin Jespersen, Lone Bach og Solveig Johansen. Fra administrationen deltog forretningsfører Ebbe Johansson og sekretær Britt Juelsgård, som optog referat af mødet. Carl Ejler Holm åbnede mødet og bød velkommen. Dagsorden for mødet: 1. Meddelelser fra administrationen 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget 3. Nybyggeri 4. Nye vedtægter 5. Venteliste-anciennitet 6. Valg af formand 7. Eventuelt Ad 1. Meddelelser fra administrationen Ebbe Johansen meddelte, at de kommende dialogmøder mellem kommunerne og boligorganisationerne fortsat er meget i fokus. Landsbyggefonden er klar med ITmodellen, der skal sammenfatte alle de oplysninger, der skal indgå i dialogmøderne. I Landsbyggefondens database vil der for hver enkelt afdeling og hver enkelt boligorganisation befinde sig et oplysningsskema en slags selvangivelse som kommer ind på alle væsentlige sagsområder, der findes i boligorganisationerne og afdelingerne. Nogle af oplysningerne skal man selv levere, mens andre især nøgletal automatisk vil blive føjet ind i skemaet via Landsbyggefondens database. Det forudsættes, at oplysningsskemaet færdiggøres af boligorganisationen i samarbejde med administrationen umiddelbart efter, at årsregnskabet er godkendt, og så vil den samlede dokumentationspakke være grundlaget for dialogmødet med kommunen. Arbejdet med dokumentationspakken skal dog ikke bare skal være en pligtmæssig afrapportering til kommunerne. Det skal også være et redskab for de enkelte bestyrelsers arbejde med udviklingen på alle vigtige punkter i deres boligorganisationer, såsom økonomi og drift, beboerdemokrati, udlejning og boligområdernes trivsel. Det er i styringsreformen en forventning, at organisationsbestyrelserne forholder sig strategisk til alle disse områder. Bestyrelserne skal inden for hvert område give deres egen vurdering af udfordringerne. Endelig skal bestyrelserne være med til at fastsætte mål, lave aftaler med kommunerne og efterfølgende give en vurdering af, hvor langt man er nået i mål opfyldelsen. Det er derfor nødvendigt, at organisationsbestyrelsen i samarbejde med administrationen forud for mødet med kommunen drøfter og fastlægger de emner, der ønskes drøftet med kommunen. Endvidere skal bestyrelsen beslutte sig for, hvem der skal deltage i mødet, og inden for hvilke rammer deltagerne kan lave aftaler med kommunen.
Nogle kommuner er gået i gang. Det sker typisk ved, at der holdes et fællesmøde for kommunalpolitikere, embedsmænd, beboerdemokrater og administrationer, hvor man drøfter rammerne for de fremtidige møder, men vi har også allerede eksempler på egentlige dialogmøder. Vi har netop afsluttet en landsdækkende stikprøveundersøgelse for at få afdækket, om der findes PCB i Lejerbos bebyggelser. PCB er et nu forbudt - giftstof, der blev brugt i elastiske fuger i perioden 1955-1977. Der er foretaget målinger stikprøvevis i alle bebyggelser, der er opført i dette tidsrum. I de allerfleste målinger er der slet ikke fundet spor af PCB. Nogle ganske få steder er der fundet små mængder PCB. De steder skal der lægges en plan for at fjerne forureningskilden, eventuelt når afdelingen alligevel skal foretage renoveringer eller forbedringer. Ingen steder er der fundet store mængder PCB, som vil kræve, at vi gør noget her og nu. Det er derfor med stor glæde og lettelse, at vi kan konstatere, at vores beboere ikke er udsat for nogen sundhedsskadelig påvirkning fra PCB i deres boliger. Der er konstateret PBC i en afdeling i Lejerbo Brande i afd. 147-0. Der er her indkaldt til afdelingsmøde den 8. december 2010 til information om, hvordan det videre forløb vil være. Vi er i administrationen gået i gang med et meget omfattende arbejde med omlægning af Lejerbos IT-systemer. Arbejdet vil strække sig over de næste to år. Vores økonomisystem SAP skal over på en ny version. I den sammenhæng skal ikke blot budget- og regnskabshåndtering men alle hovedprocesser også udlejning, lønbehandling, drift- og vedligeholdelse og byggestyring - over på SAP-løsninger. Vi gennemfører overgangen etapevis for at sikre mindst mulige gener og driftsforstyrrelser, men det vil nok ikke kunne undgås, at bestyrelser og beboere af og til vil kunne mærke, at systemerne i gennemførelsesperioden ikke fungerer optimalt. For to år siden tog vi fat på hjemmesideprojektet Mit Lejerbo, der har givet ansøgere en lang række selvbetjeningsmuligheder. Bl.a. kan de nu både skrive sig op og betale for opskrivning via hjemmesiden. Her er status, at godt 40 % af alle, der skriver sig op, betaler online med det samme. Hvis man alene kigger på dem, der skriver sig op via hjemmesiden, er tallet ca. 70 %. Det har medført en stigning i ventelisteansøgninger på ikke mindre end 22,5 %. På nybyggeri-siden har der et par år været stilstand, men i løbet af 2010 er der kommet lidt gang i byggeriet igen. Det skyldes, at vi ved årsskiftet fik nye finansieringsregler, der giver en lavere starthusleje, og kommunernes andel i form af grundkapital i 2010 er sat ned fra 14 % til 7 %. Vi har arbejdet meget med at lancere vores koncept for en energineutral familiebolig: Energi-0 boligen. Det særlige ved konceptet er, at det hverken er ekstra dyrt eller forsøgsbyggeri, men helt almindelige familieboliger til helt almindelige mennesker. Men beboerne får stort set ikke nogen varmeregning. Huset producerer selv det meste af den varme, der skal til. Nu ser det så ud til, at konceptet snart bliver til virkelighed. Både i Kolding, Tåstrup, Humlebæk og Rødovre er der konkrete projekter på vej. Lejerbo og Boligselskabet Holstebro har indgået en samarbejdsaftale, hvilket indebærer at kontoret i Herning nedlægges og personalet flytter til administrationsbygningen i Holstebro. Den fysiske sammenlægning sker pr. 1. april 2011. Der kører videre med to selvstændige organisationer, således BSH kun administreres af Lejerbo og vi forbliver 2 selvstændige organisationer, og derved økonomisk uafhængig af hinanden. I henhold til reglerne om vederlag til organisationsbestyrelser er der for regnskabsperiode (2010/2011) kr. 14.620 til rådighed til fordeling i bestyrelsen i Lejerbo, Brande. Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at formanden får halvdelen af beløbet og den resterende halvdel fordeles ligeligt mellem resten af bestyrelsen. Med mindre
organisationsbestyrelsen meddeler andet, vil administrationen udbetale beløbet efter denne fordelingsnøgle ved regnskabsårets udløb. Ad 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget Forud for mødet er udsendt regnskab og revisionsprotokol for perioden 1/7 2009 til 30/6 2010, forvaltningsrevision for regnskabsåret 2009 for forretningsførerorganisationen samt budget for boligorganisationen for perioden 1/7 2011 til 30/6 2012. Desuden er udsendt en CD rom indeholdende dels årsregnskab for afdelingerne for perioden 1/7 2009 til 30/6 2010, dels budget for afdelingerne for perioden 1/7 2011 til 30/6 2012 og dels tilstandsrapport for afdelingerne. Administrationen har forud for mødet forhandlet afdelingernes forhold, herunder de økonomiske, og der foreligger godkendelse af såvel regnskab som budgetforslag fra samtlige afdelinger. Dog er der ingen bestyrelse i afdeling 300-0, 754-0 og 824-0 og der var intet fremmøde på afdelingsmøderne. Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til regnskab og budget for disse afdelinger. I beretningen forrest i regnskabet - side 2, 3 og 4 - er redegjort for boligorganisationens og afdelingernes økonomiske udvikling i regnskabsåret. I henhold til reglerne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens supplerende oplysninger i revisionsprotokollen. Revisionen har på side 146 og 147 supplerende oplysninger til forhold i afdeling 103-0, 147-0, 249-0, 300-0 og 754-0. På side 3 i beretningen forrest i regnskabet har administrationen kommenteret revisionens supplerende oplysninger, som vil blive indsendt til kommunen, hvis bestyrelsen ikke har andre bemærkninger. Bestyrelsen tog bemærkningerne til efterretning. Nedenstående oversigt er et uddrag af de udsendte afdelingsbudgetter, og viser lejestigningen i de enkelte afdelinger for den kommende periode. Afd. nr. Afd. navn Gældende leje Kommende leje Ændring pr. m² Ændring i 103-0 Ørbækvej/ 516,74 531,14 14,40 2,79 Fam.boliger Drosselvej 103-0 Ørbækvej/ 610,01 624,41 14,40 2,36 Ældreboliger Drosselvej 147-0 Drosselvej/ 649,96 690,83 40,87 6,29 Fuglevænget 249-0 Bøgevænget 762,98 777,23 14,25 1,87 Fam.boliger 249-0 Bøgevænget 680,84 695,09 14,25 2,09 Ung.boliger 300-0 Blåhøj 763,44 787,63 24,19 3,17 754-0 Ældreboliger Skolestien 791,45 821,63 30,18 3,81 %
824-0 Ældreboliger Skolestien II 860,04 886,42 26,37 3,07 Lejen i afdeling 249-0 for familieboliger er ændret i forhold til referatet fra sidste år, idet ungdomsboliger er omlagt til familiebolig. I afdeling 824-0 er huslejen nedsat, idet afdelingen gør brug af de nye regler vedr. nedsat beboerbetaling. Organisationsbestyrelsen har de seneste par år godkendt, at afdeling 300-0 ydes støtte fra dispositionsfonden til tilskud til huslejereduktion. Organisationsbestyrelsen skal også for regnskabsåret 2011/12 tage stilling tilskud fra dispositionsfonden på kr. 39.600 til tilskud til huslejereduktion. Udlejningssituationen Ebbe Johansson meddelte, at der i Lejerbo, Brande er 128 personer opnoteret på venteliste til en familiebolig og 121 er opskrevet til en ungdomsbolig. Flere af disse personer søger på forskellige rumtyper og forskellige afdelinger, og der er således i alt 206 ansøgere opnoteret til familieboligerne. Vedrørende familieboligerne søger 9 personer en 1-rums bolig, 72 søger en 2-rums bolig, 72 søger en 3-rums bolig og 53 søger en 4-rums bolig. En fraflytningsstatistik for boligorganisationens familieboliger viser, at der i regnskabsåret 2009/2010 har været 54 fraflytninger fra boligorganisationens i alt 228 familieboliger, svarende til en fraflytningsprocent på 23,68. På landsplan ligger fraflytningsprocenten for familieboliger på 15,06. Der har i alt været 63 fraflytninger af boligorganisationens i alt 297 lejemål, svarende til en fraflytningsprocent på 21,21. Landsgennemsnittet er her 18,18. Fraflytningerne fordeler sig således: 17 i afd. 103.0 6 i afd. 147.0 34 i afd. 249.0 2 i afd. 300.0 2 i afd. 754.0 Der er p.t. ingen ledige boliger og ingen i lejetab. Der var ikke yderligere bemærkninger til dette punkt og det konkluderedes: at beretning blev godkendt, at de i denne indeholdte forslag og anmodninger blev imødekommet. at årsregnskab og revisionsprotokol blev godkendt og underskrevet, herunder regnskab for afdeling 300-0, 754-0 og 824-0.
at budget for boligorganisationen samt afdelingernes afdelingsbudgetter blev godkendt, herunder budget for afd. 300-0, 754-0 og 824-0. Ad 3. Nybyggeri Der er ingen planer om nybyggeri for øjeblikket. Helhedsplansag: Afd. 103-0, Ørbækvej - byggeskader, forbedring og miljø Skema B er godkendt i juli måned 2010 og projektet er opstartet primo okt. 2010 og følger tidsplanen. Det her desværre vist sig, at der er asbest i den flise-klæber, som oprindeligt er benyttet på badeværelserne. Rådgiveren er påbegyndt et løsningsforslag, som vil blive præcenteret for afdelingen og organisationen medio/ ultimo okt. Det kan ikke udelukkes, at dette desværre kan medføre en ekstraudgift på byggeprojektet. Asbest problemet er anmeldt til BAR forsikringen. Ad 4. Nye vedtægter Ebbe Johansson meddelte, at som følge af efterårets lovrevision er der udgivet ny normalvedtægter. Lejerbo, Brandes vedtægter bør derfor også ændres, så de i indhold, sprogbrug og systematik stemmer overens med de nye normalvedtægter. I vedtægterne er indarbejdet alle de særlige ændringer, som Lejerbo, Brande har vedtaget gennem årene. Herudover er følgende ændringer værd at bemærke: - Vedtægterne angiver i 4, at boligorganisationen har medlemmer. Medlemmer er både de aktuelle beboere og alle opnoterede på venteliste. - Dagsordener og referater af både repræsentantskabsmøder, organisationsbestyrelsesmøder og afdelingsbestyrelsesmøder skal være tilgængelige for alle lejere, jf. 10, stk. 2, 13, stk. 1 og 4 og 18, stk. 4. - Der skal et ønske fra 1/3 af repræsentantskabsmedlemmerne til, hvis en afstemning skal være skriftlig ( 10, stk. 1). - Valgbare og stemmeberettigede er nu lejeren og myndige husstandsmedlemmer dvs. f.eks. også børn. Hver husstand har dog fortsat kun 2 stemmer på afdelingsmødet. - Det er præciseret, at en afdelingsbestyrelse har ret til at se alle bilag til budget og regnskab ( 17, stk. 1). - Det er afdelingsmødet, der vælger vedligeholdelsesordning og hermed også beslutter hvordan vedligeholdelsesreglementet skal være ( 17, stk. 6). - I ældreboligafdelinger med plejekrævende ældre, hvor der ikke er valgt en afdelingsbestyrelse, kan kommunalbestyrelsen udpege en afdelingsbestyrelse blandt beboere, pårørende eller andre, der kan varetage beboernes interesser. Vedtægterne skal endelig behandles på det ordinære repræsentantskabsmøde. Ad 5. Venteliste-anciennitet a. Skal ancienniteten på den almindelige venteliste bevares eller bortfalde efter tildeling af bolig?
Vi beder bestyrelsen tage stilling til, om ventelisteancienniteten skal bevares eller bortfalde (nulstilles) ved overgangen fra ansøger til lejer, hvis lejer ønsker at fortsætte som boligsøgende på den almindelige eller fleksible venteliste. b. Skal ancienniteten fra den almindelige venteliste overføres til oprykningsventelisten eller bortfalde efter tildeling af bolig? Vi beder bestyrelsen tage stilling til, om ancienniteten fra den almindelige venteliste skal kunne overføres til den interne oprykningsventeliste eller bortfalde efter tildeling af bolig Bestyrelsen besluttede, at der fortsættes med nuværende ordninger og såfremt behovet for boliger ændrer sig, kan punktet tages op igen. Ad 6. Valg af formand I henhold til vedtægterne skal der hvert 2. år vælges formand. Carl Ejler Holm blev valgt på et møde i december 2008 og er således på valg i år. Ad 7. Eventuelt Intet til dette punkt. Umiddelbart efter repræsentantskabsmødet genoptog bestyrelsen mødet med følgende punkter på dagsorden: 1. Fordeling af bestyrelseshonorar 2. Tilskud fra dispositionsfonden til afd. 300-0 på kr. 39.600. 3. Venteliste anciennitet. 4. Valg af formand 5. Eventuelt. Ad 1. Fordelingen fortsætter uændret. Ad 2. Bestyrelsen besluttede, at der fortsat gives tilskud på kr. 39.600 til afd. 300-0. Ad 3. Bestyrelsen besluttede, at der fortsættes med nuværende ordning og såfremt behovet for boliger ændrer sig, kan punktet tages op igen. Ad 4. Carl Ejler Holm blev genvalgt som formand for 2 år. Ad 5. Intet til dette punkt.