Forretningsorden for Vandværk - 1
Maj 2013 1. Indledning... 4 2. Vandværk... 4 3. Politik... 5 4. Målsætning... 5 5. Forretningsorden for bestyrelsens arbejde... 6 6. Forsyningsområde... 8 7. Vedtægter... 9 8. Beredskabsplan... 9 9. Kvalitetssikring/ledelsessystem... 9 10. Målere... 10 11. Bestyrelsesarbejdet... 11 12. Vandværket... 11 13. Drift af vandværket... 12 14. Analyser... 13 15. Økonomi... 13 16. Regnskab... 13 17. Rykkerprocedure... 14 18. Bestyrelseshonorarer... 14 19. Forsikring... 15 20. Forbrugerinformation... 15 21. Generalforsamling... 15 22. Presse og annoncering... 16 23. Ledningsregistrering... 16 24. Jubilæer og runde fødselsdage... 16-2
Oversigt over rettelser: RETTELSER SEPTEMBER 2011: Pkt. 14 tilføjelse om ekstraordinært anlægstilskud Pkt. 16 omkring rykkerprocedurer er tilføjet. Pkt. 19 oplysninger omkring hjemmeside tilføjet. RETTELSER MAJ 2013: Pkt. 9 Kvalitetssikring tilføjet Pkt. 10 procedure for målerkontrol/udskiftning tilføjet Diverse redaktionelle og faktuelle rettelser Rettelser August 2014: Pkt. 9 Ledelsessystem tilføjet - 3
1. Indledning Denne forretningsorden for Vandværk er bestyrelsens redskab til sikring af vandværkets evne til at leve op til kravene til drikkevandets kvalitet og til forsyningssikkerheden. Forretningsordenen indeholder retningslinier for hvordan vandværket skal drives. Punkt 5 er de direkte forretningsorden for bestyrelsens arbejde. Aftaler på bestyrelsesmøder supplerer forretningsordenen og går ved specifikke flertalsafgørelser på bestyrelsesmøderne forud for denne. Ud over denne forretningsorden findes der enkelte separate dokumenter som er gældende og supplerer forhold nævnt i forretningsordenen, disse er der, hvor muligt refereret til i de enkelte afsnit. Det drejer sig primært om Vandregulativet (godkendt af Kommunen), vedtægterne og budgettet (godkendt af generalforsamlingen), Beredskabsplanen, Kvalitetssikringen, honoraraftalen og takstbladet (alle godkendt af bestyrelsen) (takstbladet godkendes også årligt af kommunen). Forretningsordenen revideres på et bestyrelsesmøde en gang om året. Den godkendte forretningsorden udleveres til alle bestyrelsesmedlemmerne. 2. Vandværk Vandværket er et interessentskab, der ejes af sine forbrugere. Vandværket driver vandindvinding, vandbehandling og distribution af vand på adresserne nævnt i afsnittet om forsyningsområde. Vandværk er etableret i 1936, og har en indvindingstilladelse på 37.500 m 3 pr. år (har tidligere været 50.000 m 3 ). Indvindingstilladelsen udløber 1. januar 2040. Vandværket har 2 boringer som begge befinder sig indvendigt i bygningerne. Boring har DGU nr. 9.447 og 9.671. Boringerne er ca. 62 m dybe og har en ydelse på ca. 4 m 3 /time. I 2010 blev sandfiltrene renoveret. Der er 2 parallelforbundne lukkede kar, hvorigennem vandet filtreres inden det løber ud i reservoiret. Skylningen af filtrene sker ca. en gang om ugen, eller efter behov og skylningen styres automatisk. - 4
Vandværket har et reservoir på 70 m 3 passende til godt et døgns forbrug. Vandværket kan reserveforsynes fra Brønderslev. Forsyningen til byen sker gennem 5 pumper som styres alternerende i forhold til forbruget. Der udarbejdes separate bilag med driftvejledninger af anlægget. 3. Politik Det er vandværks politik at: 1. Drive indvindings- og distributionsanlæg med høj effektivitet og forsyningssikkerhed dog under hensyntagen til det ydre miljø og arbejdsmiljøet, således at gældende lovgivning overholdes. 2. Sikre og dokumentere god vandkvalitet og drikkevandssikkerhed. 3. Informere forbrugerne og andre interessenter om vandforsyningens vandkvalitet, driftsforhold og miljøforhold. 4. Gennemføre løbende opdateringer af vor viden som grundlag for fortsatte forbedringer af miljø og drikkevandssikkerhed. 4. Målsætning Det er vandværks målsætning at: 1. Holde et lavt energiforbrug, have et lavt umålt vandforbrug samt et lavt skyllevandsforbrug. 2. Minimere driftsstop og afbrydelser i forsyningen over for den enkelte forbruger. 3. Dokumentere overholdelse af alle lovmæssige krav til vandkvalitet. 4. Indrette anlæggene således at risikoen for drikkevandsforurening minimeres. 5. Sikre forbrugere og andre interessenter adgang til relevant information om vandværkets vandkvalitet. 6. Medvirke med oplysninger om hensigtsmæssig forbrugeradfærd med henblik på at minimere vandspild. - 5
7. Etablere og opretholde et godt samarbejde med relevante myndigheder og vandværker. 8. Udarbejde og justere årlige handlingsplaner som udmønter ovennævnte målsætninger i handlinger. Vandværket er underlagt de til enhver tid gældende love om vandforsyning m.m. og holder sig løbende orienteret om nyheder og ændringer. Den omtalte handlingsplan danner grundlag for den årlige budgetlægning, og er en dynamisk plan som revideres årligt. 5. Forretningsorden for bestyrelsens arbejde Denne forretningsorden for Vandværk, sætter rammerne for bestyrelsens daglige arbejde, og supplerer vedtægterne. Forretningsordenen kan ikke gå imod vedtægterne. 1 Umiddelbart efter generalforsamlingen, hvor valg til bestyrelsen har fundet sted, træder bestyrelsen sammen og konstituerer sig med formand, næstformand, sekretær, kasserer og anlægspasser. 2 Ordinære bestyrelsesmøder afholdes 4 gange årligt. Formanden indkalder i øvrigt til ekstraordinære bestyrelsesmøder, hvis det findes fornødent, eller hvis 2 bestyrelsesmedlemmer ønsker det. Formanden indkalder til bestyrelsesmøder med mindst 8 dages varsel med angivelse af dagsorden. Indkaldelse til bestyrelsesmøde ønsket af de to eller flere medlemmer skal ske senest fire dage efter modtagelse af begæring. Et sådant møde skal afholdes inden 3 uger fra begæringens modtagelse. 3 Formanden leder møderne og har ansvaret for, at alle siden sidste møde fremkomne sager fremlægges, samt at bestyrelsesprotokollen føres og behørigt underskrives (se efterfølgende omkring referat). - 6
Der udsendes referat, som godkendes og underskrives på næste møde, i protokollen anføres, at der har været afholdt møde, og at der foreligger separat referat. Referaterne gemmes elektronisk og der tages backup på Vandværkets egen separate harddisk. De underskrevne referater gemmes hos formanden. Ved formandens forfald vælger de mødende selv en for det pågældende møde fungerende mødeleder. Dagsorden til ordinære bestyrelsesmøder skal altid omfatte: Godkendelse af referat fra sidste møde Meddelelser fra formanden Driftsrapport (herunder evt. driftsforstyrrelser og brud) Status for igangværende arbejder Økonomisk status Fastsættelse af næste møde Eventuelt 4 Formanden er ansvarlig for, at møderne refereres samt at bestyrelsesprotokollen føres og drager omsorg for, at alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter får kopi af referaterne snarest efter et møde. Formanden har ansvaret for, at bestyrelsesbeslutninger bliver udført som besluttet. Udførelsen kan uddelegeres. 5 Kassereren fører selskabets regnskaber og bøger i overensstemmelse med gældende lovgivning, vedtægter og generalforsamlingsbeslutninger og udarbejder regnskabsoversigter samt drift og anlægsbudgetter/overslag til generalforsamlingen og fremlægger disse. Han/hun er ansvarlig for dette over for den øvrige bestyrelse. Ovennævnte udfærdigelser sker periodevis til bestyrelsesmøder i overensstemmelse med den øvrige bestyrelses ønsker. Kassereren har prokura til en mindre kassebeholdning til daglige driftsudgifter i overensstemmelse med bestyrelsens beslutning herom. Ved uoverensstemmelser eller truende budgetoverskridelser underretter han omgående formanden sammen med forslag til afhjælpning. Sådanne sager forelægges på førstkommende bestyrelsesmøde. - 7
6 Intet bestyrelsesmedlem må deltage i afgørelser af spørgsmål, der har personlig eller økonomisk interesse eller betydning for vedkommende. Bestyrer, revisor, ingeniør eller andre, der deltager i bestyrelsesmøderne som sagkyndige, deltager i drøftelserne i det omfang, bestyrelsen enstemmigt tiltræder dette. Sagkyndige, der tilkaldes til et bestyrelsesmøde, skal være anført på indkaldelsen. Bestyrelsen deltager normalt i bestyrelsesmøderne. 7 Ved eventuelle afstemninger sker afgørelsen ved simpelt flertal. Ved lige stemmetal, foranlediget af bestyrelsesmedlemmers fravær er formandens stemme udslagsgivende. Er alle stemmeberettigede til stede, bortfalder et forslag ved lige stemmetal. Ved ændrede forudsætninger kan en bortfaldet sag altid genoptages ved senere møder. Afgørelse kan kun træffes i sager, der er optaget i den udsendte dagsorden, med mindre sagen ikke tåler udsættelse til næste bestyrelsesmøde, og de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer enstemmigt beslutter at optage sagen på dagsordenen. En sådan sag iværksættes ikke, før fraværende medlemmer har modtaget kopi af mødereferatet. Bestyrelsen er ikke beslutningsdygtig med mindre mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. 6. Forsyningsområde Vandværk forsyner alle forbrugere i By. Der er også etableret forsyning til enkelte ejendomme på den sydlige side af vej (3 ejendomme) og en på Hybenvej udenfor byen (Hybenvej nr. 52). - 8
Der er etableret en reserveforsyning fra Brønderslev Vandforsyning til Vandværket. 7. Vedtægter Vandværkets vedtægter er godkendt på en generalforsamling. Vedtægterne kan ved fremlæggelse og godkendelse på en generalforsamling ændres. Vedtægterne, der ligger som et separat dokument, er senest ændret på generalforsamlingen i 2008. Vedtægterne kan på forlangende udleveres til forbrugerne. Vedtægterne er underlagt det til enhver tid gældende og af kommunen godkendte regulativ. 8. Beredskabsplan Der er udarbejdet en beredskabsplan, som angiver retningslinier for behandling af hændelser, som gør, at vandet ikke kan leveres i en kvalitet som krævet af myndigheder. Planen revurderes på et bestyrelsesmøde en gang om året. Planen ligger som et separat dokument. Der skal forefindes et eksemplar af planen i vandværket, hos formanden og hos anlægspasseren. 9. Kvalitetssikring/ledelsessystem I henhold til kravene i bekendtgørelse nr. 132 af 08.02.2013 om kvalitetssikring på almene vandforsyningsanlæg har vi udarbejdet en Kvalitetssikringshåndbog for Vandværk samt i forlængelse af vore sædvanlige procedurer for bestyrelsesarbejdet indført et ledelsessystem i form af referater og aktivitetslister. Kvalitetssikring Hvert andet år (første gang 2013) gennemgås vandværket i forhold til de punkter, der er angivet i kvalitetssikringshåndbogen. Der kan bringes nye punkter ind, hvis det skønnes nødvendigt. Gennemgangen foretages af formand og anlægspasser, andre bestyrelsesmedlemmer eller eksterne ressourcepersoner kan inddrages efter behov. - 9
Gennemgangen resulterer i en rapport, som afsluttes med en handlingsplan, som forelægges bestyrelsen til godkendelse på næstkommende bestyrelsesmøde. Handlingsplanen prioriteres af bestyrelsen og overføres til aktivitetslisten som er et af redskaberne i vandværkets ledelsessystem. Ledelsessystem Vandværkets ledelsessystem består af referater fra bestyrelsesmøderne samt opsamling i en aktivitetsplan med emner, der skal bearbejdes/udføres. Til alle bestyrelsesmøder udarbejdes en dagsorden og efterfølgende et referat (se også pkt. 5 - Forretningsorden for bestyrelsens arbejde), aktivitetsplanen er en del af mødereferatet, idet arbejder der skal udføres bliver overført til aktivitetsplanen, og arbejder, der er udført slettes i aktivitetsplanen. 10. Målere Hos alle forbrugere er der opsat afregningsmålere. Målerne er Vandværkets ejendom og leveres af Vandværket men opsættes af forbrugeren. Placeringen afgøres efter aftale med forbrugeren, men kan være i en udvendig målerbrønd eller indvendigt i installationen. Se nærmere i Regulativet. Der føres et register over alle målere med angivelse af målernummer og placering (elektronisk i forbindelse med forbrugerkartotek). Alle målere er udskiftet i 2007. I vandværket er der opsat 3 produktionsmålere, der måler udpumpede mængder fra egen udpumpning (leveret vand fra Brønderslev måles af 2 separate målere, som ikke er vores ansvar). Produktionsmålerne udskiftes hver 6 år, er senest udskiftet i 2013. I henhold til gældende lov skal målere udskiftes eller stikprøve kontrolleres hver 6 år. Her følges FVD standard 46. Målerne der skal kontrolleres, verificeres på certificeret målerlaboratorium. Målere aflæses af forbrugerne en gang om året, og aflæsningen danner grundlag for afregningen samt for fastsættelse af næste års forbrug. Hvis en forbruger ikke indsender måleraflæsningen, skønnes forbruget af kassereren. - 10
Ved flytning aflæser forbrugeren selv sit forbrug og indberetter det til kassereren. Ved klager over forbrug nedtages måleren og sendes til kontrol. Hvis måleren viser rigtig i forhold til driftskontrolgrænsen, skal forbrugeren betale for kontrollen. Hvis måleren afviger i forhold til driftskontrolgrænsen (+/- 4 %), betaler Vandværket for kontrollen, og forbrugerens afregninger 3 år tilbage justeres i forhold til fejlvisningen. Forbrugsmålerne er opdelt i 2 partier, 1. parti med maks. 90 målere og 2. parti med resten. Hvis bestyrelsen bestemmer sig for at få målerne kontrolleret, kontrolleres først det lille parti (13 målere) og består dette parti kontrolleres det andet parti (op til 20 målere). Parti 1 er alle målere i gaderne: Syrenvej, Enebærvej, Pagodevej, vej, Kalumvej, Gyvelvej, Forsythiavej og Jasminvej. Består det lille parti ikke, skiftes alle målere. Målere, der sendes til kontrol, udskiftes med nye målere, der bliver siddende. 11. Bestyrelsesarbejdet Bestyrelsen sammensættes som angivet i vedtægterne. Bestyrelsen handler indenfor vedtægterne, regulativ, takstblad og det vedtagne budget. Kan der ikke i bestyrelsen findes medlemmer der kan påtage sig funktionerne som anlægspasser eller kasserer skal der laves faste aftaler med andre om dette (evt. ansættes personer til det). I det udarbejdede bilag med bestyrelseshonorarer er arbejdsopgaver for de forskellige poster i bestyrelsen angivet. Bestyrelsesmedlemmerne og eventuelle ansatte tilbydes relevante kurser hvor muligt. Vandværk er medlem af Foreningen af Danske Vandværker samt det kommunale vandråd og deltager aktivt i arbejdet i de to organer. 12. Vandværket Vandværket er beliggende på, og består af et filterrum og et pumperum. Indvindingsboringer er placeret inde i vandværksbygningerne. Se separate tegninger af vandværket. - 11
Alle i bestyrelsen har nøgle til vandværket. Ingen fremmede må komme i vandværket uden aftale og kun under ledsagelse af et bestyrelsesmedlem. Ved hvert besøg i vandværket skal besøget noteres i logbogen med angivelse af personer, formål og evt. iagttagelser. Reparationer og vedligehold noteres ligeledes i logbogen. 13. Drift af vandværket Vandværkets drift foretages af anlægspasseren. Ved reparationer og større vedligehold anvendes faste håndværkere. Følgende emner vedligeholdes fast: Filtre renses mindst en gang om ugen automatisk. Der foretages pejling af begge boringer hvert kvartal. Data indføres i skema. Iltningstrappe rengøres ca. hver 8. 10. år. Renvandstank rengøres ca. hver 8. 10. år. Pumper vedligeholdes af leverandør gennem serviceaftale som giver et servicebesøg en gang om året. Tilstandsrapport med efterfølgende handlingsplan udarbejdes hvert andet år af formand og anlægspasser. Handlingsplanen forelægges efterfølgende bestyrelsen til godkendelse. Analyser foretages ud fra kommunens krav efter aftale med et analysefirma. Gennemgang af værkets hygiejniske tilstand foretages af kommunen. Informationer om service og manualer m.v. forefindes i mappe på vandværket. Der udarbejdes løbende skriftlige vejledninger til de faste driftsopgaver. Vejledningerne opbevares på Vandværket. Der udarbejdes ArbejdsPladsVurdering af formanden sammen med anlægspasser hver 3. år samt når der sker ændringer i anlægspasserens arbejde. Der foretages en tilstandsvurdering af værket som danner grundlag for handlings- og investeringsplan. - 12
14. Analyser Vandværket får foretaget de lovbefalede analyser af såvel råvand som vandet hos forbrugerne. Ligeledes tilses vandværket af kommunen. Prøveudtagningerne og intervallerne bestemmes i samarbejde med kommunen. 15. Økonomi Forbrugernes betalinger bestemmes i forhold til det godkendte takstblad. Taksterne bestemmes af bestyrelsen en gang om året og fremlægges gennem budgettet til endelig godkendelse på generalforsamlingen. Takstblad, regnskab og budget samt evt. investeringsplan fremsendes til Brønderslev kommune til orientering. På bestyrelsesmødet før generalforsamlingen udarbejdes årets budget ud fra kendskab til forventede udgifter og investeringer. På dette møde udarbejdes ligeledes en handlingsplan og en investeringsplan. Ud over de faste takster kan der i specielle tilfælde opkræves et ekstraordinært anlægstilskud hos forbrugerne. Anlægstilskuddet aftales af bestyrelsen og opkræves hos andelshaverne som et engangsbeløb. 16. Regnskab Regnskabet føres af kassereren, i forhold til gældende lovgivning omkring bogføring, skat og moms. Kassereren kan være valgt medlem af bestyrelsen. Hvis kassereren ikke er valgt medlem af bestyrelsen, deltager han/hun i bestyrelsesmøderne efter aftale. Der stilles Pc med nødvendigt programmel til rådighed for kassereren. Kassereren laver den daglige bogføring, tilser at budget overholdes, at regninger og opkrævninger betales. Ved nye forbrugere, enten ved flytning eller ved ny bolig, fremsender kassereren årsopkrævninger og velkomstfolderen til de nye forbrugere. - 13
Kassereren udarbejder de årlige opgørelser og indkrævninger til forbrugerne og fremsender dem i marts måned inden generalforsamlingen sammen med analyserresultater og indbydelse til generalforsamlingen Ved dokumenterede udgifter i forbindelse med vandværket godtgøres disse ved aflevering af originalbilag til kassereren. Alle bilag skal have mindst 2 underskrifter for at kunne godkendes. Ved skift af kasserer og formand meddeles dette til Selskabsstyrelsen. 17. Rykkerprocedure Kassereren udsender årsopgørelse med a contoopkrævninger. Til forbrugere, der ikke betaler indenfor den på opkrævningen angivne frist rykkes ifølge nedennævnte procedure. To uger efter sidste betalingsfrist fremsendes skriftlig rykker (med kvittering for aflevering af brev hos postvæsnet) pålagt rykkergebyr jf. takstblad. Betalingsfrist for rykkeren er 10 dage. Fristen angives. Er betalingen ikke modtaget ved betalingsfristens udløb fremsendes (med kvittering for aflevering af brev hos postvæsnet) en uge senere en rykker mere med angivelse af ny betalingsdato og lukningsdato. Betalingsfristen er igen 10 dage, lukningsdato er således 10 dage og 1 dag. Ved fremsendelse af 2. rykker drøftes denne mellem 2 bestyrelsesmedlemmer og der prøves at tage kontakt til forbrugeren. Er betalingen ikke modtaget ved betalingsfristens udløb, lukkes der for vandet på den angivne lukkedato. VVS-installatør hjælper med lukning, mindst et bestyrelsesmedlem skal være til stede ved lukningen. Omkostningerne ved lukningen pålægges forbrugeren. Når betaling af restancen er modtaget åbnes for vandet med hjælp af VVS-installatør. Denne omkostning pålægges også forbrugeren. Kassereren er ansvarlig for at rykkerproceduren følges og tidsfristerne overholdes. En udskydelse af fristerne kan aftales mellem kasserer og formand. 18. Bestyrelseshonorarer Deltagelse i arbejdet i bestyrelsen honoreres i forhold til de udpegede opgaver. - 14
Arbejdsopgaver tilknyttet de forskellige poster er anført i honoraraftalen. Der er udarbejdet et særskilt notat og aftale omkring honorarer og kørselsgodtgørelse, se det særskilte bilag. Størrelse og omfang af honorarer drøftes en gang årligt i bestyrelsen, og aftalen tilrettes. 19. Forsikring Vandværket har hos Tryg forsikring tegnet en lovpligtig arbejdsskadeforsikring, en erhvervs- og produktionsansvarsforsikring samt en all risk erhvervsforsikring. Forsikringen er tegnet gennem FDV. Policen ligger hos kassereren. 20. Forbrugerinformation Sammen med næste års opkrævninger fremsendes analyseresultater af vandværkets vand. Dette er et lovkrav, og foretages af kassereren. Der fremsendes også hvis muligt en indbydelse til generalforsamlingen samt et resume af formandens beretning. I forbindelse med nye installationer eller flytninger fremsendes en forbrugerinformation med oplysninger om vandværket. Dette foretages af kassereren. Eventuelle andre forbrugerarrangementer så som åbent hus i Vandværket, orientering på skolen eller lignende aftales på bestyrelsesmøderne. Der orienteres bredt til forbrugerne hvor muligt. Der er oprettet en hjemmeside med informationer til forbrugerne (www.serritslev-vand.dk). Bestyrelsen afklarer løbende hvilke informationer, der skal være på hjemmesiden og hvorledes disse holdes opdateret. Der deltages hvor muligt på andre hjemmesider, hvis det kan udføres uden de store krav til opdatering. 21. Generalforsamling Den årlige generalforsamling afholdes i marts måned jf. vedtægterne. - 15
Der holdes bestyrelsesmøde inden generalforsamlingen for aftale af forløbet på generalforsamlingen. 22. Presse og annoncering Vandværk annoncerer hvor muligt i lokalområdet, dels for at gøre sig synlig, men også for at støtte lokale initiativer. I et beskedent omfang kan Vandværket gå ind og lave enkeltsponseringer i lokalområdet, dette aftales i bestyrelsen. I forbindelse med generalforsamling og lokale arrangementer orienteres pressen ved pressemeddelelser. Eventuelle pressehenvendelser behandles primært af formanden (se også beredskabsplanen). 23. Ledningsregistrering Ledninger er registreret elektronisk, anmeldt til LER og kortmateriale opbevares hos Nyfors. Der betales en årlig ydelse for denne service. Der skal ligge et sæt ajourførte kort i Vandværket og et sæt hos formanden. Ved nye ledningsanlæg skal de opmåles i forhold til kendte terrænpunkter (evt. af landinspektør) og oplysninger sendes til Nyfors, som derefter fører oplysningerne ind på kortene. Ved etablering af ledninger i private udstykninger skal retten til adgang til ledningerne for Vandværkets personale tinglyses. Dette gælder dog ikke private fællesveje. 24. Jubilæer og runde fødselsdage Vandværket giver en gave til bestyrelsesmedlemmer m.v. ved mærkedage efter nærmere aftale med formanden. - 16