Sparekassen Sjællands Ledelseskodeks 2014 1
Finansrådets anbefaling Sparekassen følger/følger ikke Kommentarer Medlemsvirksomhederne skal forholde sig til samtlige anbefalinger fra Komitéen for god selskabsledelse. Corporate Governance-redegørelsen er tilgængelig på sparekassens hjemmeside. Medlemsvirksomhederne anbefales at udarbejde og offentliggøre et adfærdskodeks (code of conduct) med beskrivelse af virksomhedens værdigrundlag og ønskede adfærd for virksomhedens drift og ledelse Sparekassen Sjælland koncernens adfærdskodeks er en integreret del af forretningsmodellen, der kan ses på sparekassens hjemmeside. Sparekassen Sjællands forretningsmodel er en overordnet beskrivelse af, hvordan der gennem udbud af produkter og services kan skabes værdi for kunder, samarbejdspartnere, investorer og medarbejdere. Modellen beskriver, hvilke produkter der udbydes, hvordan de distribueres, og hvordan kunder og andre interessenter kan opnå håndgribelige resultater gennem et samarbejde med sparekassen. Modellen beskriver endvidere, hvad der skal til for at levere værdien på et for sparekassen fornuftigt økonomisk grundlag. En integreret del af værdigrundlaget er, at Sparekassen Sjælland altid overfor interessenterne skal agere i overensstemmelse med at sparekassen vil gøre Sjælland til et bedre sted at leve, arbejde og drive virksomhed. Medlemsvirksomhederne anbefales at anvende en velbeskrevet og struktureret proces ved rekruttering af kandidater til bestyrelsen og Rekruttering af kandidater til sparekassens bestyrelse drøftes i bestyrelsen og nomineringsudvalget. 2
eventuelt inddrager ekstern kompetence. Grundlaget for arbejdet i bestyrelsen og udvalget er den årlige selvevaluering, der foretages i bestyrelsen, og hvor sammensætningen af bestyrelsen vurderes op mod sparekassens forretningsmodel. Medlemsvirksomheder, hvis vedtægter rummer bestemmelse om, at bestyrelsesmedlemmer alene kan vælges inden for en begrænset personkreds, redegør for baggrunden for disse begrænsninger. Valg til sparekassens bestyrelse foregår på sparekassens repræsentantskabsmøde. Der er ikke begrænsninger i vedtægterne om, hvem der kan vælges til bestyrelsen. Det anbefales, at bestyrelsesmedlemmer snarest muligt og senest 6 måneder efter tiltrædelse påbegynder et uddannelsesforløb i bankdrift, medmindre bestyrelsesmedlemmet allerede besidder opdaterede og særlige bankkompetencer. Forløbet skal afspejle virksomhedens størrelse, forretningsmodel og kompleksitet. Sparekassen har til hensigt at indrette sine uddannelsesaktiviteter for nye bestyrelsesmedlemmer i overensstemmelse med det kommende lovkrav herom. Det anbefales at bestyrelsesmedlemmerne løbende modtager kompetenceudvikling, der er relevant for bestyrelseshvervet. Emner og omfang skal være tilpasset virksomhedens størrelse, forretningsmodel og kompleksitet. Bestyrelsen afholder jævnligt seminarer med henblik på drøftelse af sparekassens strategi og sikre en løbende kompetenceudvikling af bestyrelsens medlemmer. På sådanne seminarer deltager eksterne foredragsholdere fra Finanstilsynet, brancheforeninger, advokater, revisorer m.fl. Bestyrelsen har i 2014 afholdt et endags seminar i juni primært med henblik på opkvalificering og ny lovgivning samt et 2 dages seminar i oktober hvor blandt andet CRD IV og Corporate Governance var emnerne. Det anbefales, at hvert enkelt bestyrelsesmedlem årligt foretager evaluering af sit arbejde i bestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmet skal som Bestyrelsen gennemfører årligt en selvevaluering, der omfatter både banktekniske og ledelsesmæssige emner. De enkelte bestyrelsesmedlemmer har i 3
led i evalueringen udfylde et evalueringsskema, der berører både ledelsesmæssige og banktekniske emner. 2014 besvaret en række testspørgsmål og besvarelsen har dannet grundlag for udfærdigelse af bestyrelses brillianten, der viser bestyrelsens samlede kompetencer på relevante områder. Det anbefales at relevante fagspecialister inddrages i samarbejdet med bestyrelsen, herunder deltager i bestyrelsesmøderne i forbindelse med drøftelse af særligt komplekse sager. Fagspecialister deltager efter behov i bestyrelsesmøderne. Det anbefales at samarbejdet mellem direktion og bestyrelse drøftes på bestyrelsesmødet mindst 1 gang årligt. Direktionen er ikke tilstede under disse drøftelser. Samarbejdet mellem bestyrelse og direktion vurderes årligt. Det anbefales, at der på medlemsvirksomhedens hjemmeside eller på tilsvarende vis skal offentliggøres en oversigt over bestyrelsesmedlemmernes deltagelse i bestyrelses- og udvalgsmøder. Bestyrelsen har i 2014 afholdt 21 møder. Nedenfor følger en oversigt over de enkelte bestyrelsesmedlemmers deltagelse: Medlem Deltaget Bemærkninger i antal møder Thomas Kullegaard 21 Jakob N. Andersson 21 Per Bjørnsholm 17 Allan Hansen 15 Indtrådt Erik Larsen 15 Allan Nørholm 17 Otto Spliid (orlov 1.5. til 31.8.2014) Mie Rahbek Hjorth 14 Per Olsen 20 Peter Woldbye 16 8 Indtrådt 4
Det anbefales at medlemsvirksomhederne forholder sig til lov om finansiel virksomheds regler om loft over ledelsesposter. Herudover har revisionsudvalget i 2014 afholdt 6 møder. Nedenfor følger en oversigt over de enkelte bestyrelsesmedlemmers deltagelse: Medlem Deltaget Bemærkninger i antal møder Jakob N. Andersson 6 Thomas Kullegaard 4 Allan Nørholm 4 Allan Hansen 5 Indtrådt Erik Larsen 4 Vederlags- og nomineringsudvalget har i 2014 afholdt 2 møder. Nedenfor følger en oversigt over de enkelte bestyrelsesmedlemmers deltagelse: Medlem Deltaget i antal møder Thomas Kullegaard 2 Jakob N. Andersson 2 Allan Nørholm 2 Otto Spliid (orlov 1.5. til 31.8.2014) Bemærkninger 0 Indtrådt Sparekassen er ikke underlagt lov om finansiel virksomheds regler om loft over ledelsesposter, der alene gælder for de største finansielle virksomheder, såkaldt signifikante finansielle virksomheder (SIFIér), men sparekassens bestyrelse og de enkelte medlemmer er opmærksomme på, at de enkelte medlemmer skal forholde sig til om de har den nødvendige tid til at varetage hvervet som bestyrelsesmedlem. Heri indgår at forholde sig til antallet af ledel- 5
sesposter. Det anbefales at medlemsvirksomhederne skal have fokus på den eksterne revisors rolle og kvaliteten af det arbejde, som denne udfører. Medlemsvirksomhederne bør blandt andet stille krav til sammensætningen af de teams, som eksterne revisorer bruger, så det sikres, at der er mindst 2 erfarne revisorer med i et team med supplerende kompetenceområder. For at være erfaren revisor skal vedkommende have gennemført efteruddannelse målrettet pengeinstitutområdet samt have deltaget i revision af en bank, sparekasse eller andelskasse gennem minimum 3 år. Sparekassen følger anbefalingen og drøfter sammensætningen af de teams ekstern revisor anvender. I den sammenhæng sikres også at de eksterne revisorer er certificeret til at revidere pengeinstitut. Sparekassen anvender Deloitte som ekstern revisor. 6