Stiftskontorchef Bodil Abildgaard og Specialkonsulent Dorthe Pinnerup Viborg Stift
32. Når menighedsrådets næstformand fungerer i formandens forfald, overtager den pågældende samtlige opgaver, der er pålagt formanden ved denne lov og menighedsrådets vedtægter og forretningsorden. Stk. 6. Når en formand eller næstformand fritages for sit hverv, dør eller udtræder af menighedsrådet, foretages nyt valg efter reglerne i 9, stk. 1 eller 2, for resten af den afgående formands eller næstformands funktionsperiode. Menighedsrådet består af: 1. De valgte 2. Præsterne 3. Medarbejderrepræsentanten
Forberedelse af møder 29. Menighedsrådets formand forbereder menighedsrådets møder og indkalder medlemmerne, de i 2, stk. 2, nævnte præster og den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant til møderne. Stk. 2. Formanden giver inden menighedsrådets møder i videst muligt omfang medlemmerne, de i 2, stk. 2, nævnte præster og den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant underretning om, hvilke sager der vil komme til behandling på mødet. Formanden sørger så vidt muligt for, at det fornødne materiale til sagens bedømmelse tilsendes de i 1. pkt. nævnte personer i god tid før mødet. Stk. 3. Formanden leder menighedsrådets forhandlinger og afstemninger og drager omsorg for, at rådets beslutninger indføres i beslutningsprotokollen.
Menighedsrådets møde 23. Menighedsrådets møder er offentlige. Menighedsrådet kan bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt eller ønskeligt på grund af sagens beskaffenhed. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis det bestemmes af menighedsrådet eller formanden. Stk. 2. Menighedsrådet kan tillade personer, der er ansat af menighedsrådet, at overvære behandlingen af sager for lukkede døre. Menighedsrådet kan tilkalde andre personer til at overvære en sags behandling for lukkede døre, når det er ønskeligt af hensyn til sagens oplysning.
Standard forretningsordenen siger følgende i 1: Stk. 1. Menighedsrådets møder er offentlige. Menighedsrådet kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre. Stk. 2. Følgende sager skal, medmindre menighedsrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse, behandles for lukkede døre: 1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold. 2. Sager om køb og salg af fast ejendom. 3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer. Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis det bestemmes af menighedsrådet eller formanden. Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst.
Mødefacilitering før, under og efter mødet Før mødet Formanden planlægge processen med formålet for øje. Fremsende dagsorden, der fortæller formålet med mødet, hvad der skal ske, hvilken tidsplan der er, og hvad der forventes af menighedsrådsmedlemmerne. Sørg for at komme til tiden, så mødet kan gå i gang som planlagt.
Mødefacilitering før, under og efter mødet Under mødet - Sætte rammerne - Inddrage hele menighedsrådet, støtte og sikre at alle får taletid - Dagsorden skal følges gerne notere punkter til næste møde, evt. opfølgningspunkter - Være en aktiv lytter undervejs, samle op konkluderer og på den måde sikre at processen er optimal i forhold til at nå frem til det ønskede mål.
Mødefacilitering før, under og efter mødet Efter mødet - Følger op på de forskellige beslutninger, der blev taget på mødet.
Menighedsrådets beslutninger 24. Menighedsrådets beslutninger træffes i møder. Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Stk. 2. Afstemninger sker således, at det klart fremgår, hvorledes det enkelte medlem stemmer, jf. dog 8 og 9. Stk. 3. Beslutninger træffes ved stemmeflertal, hvor intet andet særligt er bestemt. Stk. 4. Menighedsrådet vedtager selv sin forretningsorden. Stk. 5. Er der uenighed i menighedsrådet om forretningsgangen, afgøres spørgsmålet af biskoppen.
Forretningsordenen: 9 Stk. 1. Alle afstemninger i menighedsrådet foregår ved åben afstemning. Hemmelig/ skriftlig afstemning skal alene anvendes ved valg af formand og næstformand samt ved præstevalg. Den åbne afstemning sker ved håndsoprækning. Stk. 2. Skønner formanden, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler formanden dette med angivelse af sin opfattelse med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den angivne opfattelse. Stk. 3. Til beslutning kræves almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget. Ved pligtmæssige afgørelser foretages i tilfælde af stemmelighed fornyet afstemning. I tilfælde af fortsat stemmelighed foretages lodtrækning. Stk. 4. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemningen ikke er påbegyndt.
Menighedsrådets beslutninger - fortsat 25. Menighedsrådets beslutninger indføres i en beslutningsprotokol med angivelse af, hvorledes det enkelte medlem har stemt. Beslutningsprotokollen underskrives ved slutningen af mødet af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Ethvert af disse medlemmer kan forlange sit særstandpunkt kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Det pågældende medlem kan ved sagens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit særstandpunkt.
Forretningsordenen 12 Stk. 1. I beslutningsprotokollen indføres de af menighedsrådet trufne beslutninger med angivelse af, hvorledes det enkelte medlem har stemt. Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sit særstandpunkt kort tilført beslutningsprotokollen og kræve, at de myndigheder, som underrettes om vedkommende menighedsrådsbeslutning, samtidig gøres bekendt med indholdet af den nævnte tilføjelse. Stk. 3. Ved slutningen af mødet oplæses beslutningsprotokollen, som derpå underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Stk. 4. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller af andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.
13 i forretningsordenen I beslutningsprotokollen indføres de af menighedsrådet trufne beslutninger. Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sit særstandpunkt kort tilført beslutningsprotokollen og kræve, at de myndigheder, som underrettes om vedkommende menighedsrådsbeslutning, samtidig gøres bekendt med indholdet af den nævnte tilføjelse. Stk. 3. Ved slutningen af mødet oplæses beslutningsprotokollen, som derpå underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Stk. 4. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller af andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.
Menighedsrådets afgørelse Husk! - Høring inden afgørelsen - Begrundelse - Klagevejledning
Vigtigt 39. Menighedsrådet skal udtale sig om de spørgsmål, der forelægges det af de kirkelige tilsynsmyndigheder. Stk. 2. Forinden tilsynsmyndigheden træffer beslutning om spørgsmål, der særlig vedrører en menighedsrådskreds, indhentes en udtalelse fra vedkommende menighedsråd. Stk. 3. Menighedsrådet kan behandle spørgsmål vedrørende menigheden og henvende sig herom til de kirkelige tilsynsmyndigheder.
HABILITET Hvad er habilitet? Knytter sig til den enkelte sag og angår spørgsmålet om den enkelte, har en sådan interesse i eller tilknytning til sagen, at vedkommende ikke skal beskæftige sig med den
Forvaltningsloven 3. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis 1) vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse, 2) vedkommendes ægtefælle, beslægtede eller besvogrede i op- eller nedstigende linie eller i sidelinien så nær som søskendebørn eller andre nærstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse, 3) vedkommende deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald,
4) sagen vedrører klage over eller udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed over for en anden offentlig myndighed, og vedkommende tidligere hos denne myndighed har medvirket ved den afgørelse eller ved gennemførelsen af de foranstaltninger, sagen angår, eller 5) der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed. Stk. 2. Inhabilitet foreligger dog ikke, hvis der som følge af interessens karakter eller styrke, sagens karakter eller den pågældendes funktioner i forbindelse med sagsbehandlingen ikke kan antages at være fare for, at afgørelsen i sagen vil kunne blive påvirket af uvedkommende hensyn. Stk. 3. Den, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.
Hvad sker der hvis inhabil? 26. Menighedsrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at medlemmet er udelukket fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om sagen. Det pågældende medlem er ikke udelukket fra at deltage i forhandling og afstemning om sin inhabilitet. Beslutningen kan indbringes for biskoppen. Stk. 2. Et medlem skal underrette menighedsrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. 28. Under forhandlingen og afstemningen i de i 26 og 27, stk. 1 og 5 nævnte sager skal den inhabile forlade mødelokalet
Særregel for præster og ansatte 27. Præster kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager, der vedrører præsteboliger eller en anden præst i pastoratet. Stk. 2. Præster kan ikke deltage i afstemningen i sager, der er omfattet af bestemmelsen i 38. Stk. 3. Præster kan ikke deltage i afstemningen i sager, der vedrører opførelse af kirker og nedbrydning af kirker. Stk. 4. Præster kan ikke deltage i menighedsrådets afstemning om indstilling i sager om sogneinddeling, herunder oprettelse af nye sogne, og pastoratsinddelingen. Stk. 5. Den repræsentant for kirkefunktionærerne, der er nævnt i 3, kan ikke deltage i forhandling i sager om ansættelse af kirkefunktionærer og i sager, der angår andre funktionærer ved kirken og kirkegården.
Særlig regel for menighedsrådet 40. Menighedsrådet kan ikke overdrage udførelsen af større arbejder eller leverancer til et medlem af rådet uden efter forudgående licitation. Stk. 2. Biskoppen kan dog i særlige tilfælde gøre undtagelse fra denne regel.
Byggesager Råd og vejledning fra stifterne 06-06-2013