Dato 23. maj 2013 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 30. maj 2013 kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation kl. 17.15-18.15 a. Velkomst * b. Bestyrelsens arbejdsform (B) * c. Forretningsorden (B) * d. Konstituering (B) * i) Forretningsudvalg ii) Byggeudvalg vedr. afdeling 73 Virup Skovvej iii) AARHUSbolig repræsentantskab iv) BL s 5. kreds v) Kontaktpersoner til afdelingerne vi) Kontaktpersoner til udvalgene vii) Varmecentralen Århus Vest viii) Styregruppen for den boligsociale helhedsplan i Frydenlund ix) Styregruppen for aarhusvest.dk x) Repræsentantskabet for Gellerup Højskole e. Opfølgning på repræsentantskabsmøde (D) * f. IT-politik for organisationsbestyrelsen (B) * 2. Afdelinger kl. 18.15-18.20 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Aftale vedr. hjemfaldsklausuler (O) * 3. Administration kl. 18-20-18.25 a. Orientering fra administrationen (O) * 4. Mødeevaluering kl. 18.25-18.30 5. Kommende møder kl. 18.30-18.35 a. Emner til næste møde, der holdes den 20. juni 2013 (B) b. Mødeplan (B) * 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.
NOTAT TIL PKT 1.a Status på organisationen DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Notatet skal give bestyrelsen et overblik over organisationen. Det er inddelt i følgende afsnit: 1. Oversigt over organisationens boliger, afdelinger og deres beliggenhed. 2. Oversigt over igangværende nybyggerier og større renoveringer samt fremtidige projekter 3. Oversigt over administrationens organisering og personale 4. Oversigt over ejendomsfunktionærpersonale 5. Oversigt over boligsociale projekter og medarbejdere 1. Afdelinger Boligkontoret Århus har knap 5.600 boliger fordelt på: Familieboliger 4.753 Ungdomsboliger 748 +55-boliger 88 I alt 5.589 Boligerne er fordelt på 72 boligafdelinger inkl. afdeling under færdigopførelse i Hjortshøj. Dertil kommer tre afdelinger bestående af institutioner og én af erhvervslejemål. I alt er der 8 institutioner og 37 erhvervslejemål i Boligkontoret Århus regi. Boligafdelingerne fordeler sig geografisk således.
Område Antal boliger Centrum 200 36 Hallssti 16 37 Istedgade 17 49 Fredensgade 12 51 Fredericiagade 8 52 Viborgvej 11 54 Norsgade 20 59 Høegh Guldbergsgade 32 64 Herningvej 42 66 Herningvej 42 Charlottehøj 537 12 Majdalen 70 13 Hammershusvej 140 16 Hammershusvej 139 19 Tamperdalsvej 72 60 Paludan Müllersvej 36 61 Chokoladen 80 Christiansbjerg 890 02 Haugesundsvej/Kristianssundsvej/Stockholmsgade 36 10 Dalstien/Hardangergade/Norddalsvej/Opdalsvej/Sæterstien 45 20 Norgesparken 112 25 Reginehøj 403 29 Kalmargade 247 50 Brendstrupvej 11 56 Katrinebjergvej 36 Frydenlund 195 27 Fuglebakkevej/Høgevej 195 Hammel 48 43 Mosevænget 24 69 Ryttervej 24 2/9
Område Antal boliger Herredsvang 288 31 Rydevænget 200 45 Kappelvænget/Torpevænget 88 Hinnerup 276 30 Nørreskovvej 104 32 Nørreskovvej 132 40 Fredensgade 18 68 Østergade 22 Hjortshøj 101 41 Virupvej 36 73 Virup Skovvej 65 Hårup 76 34 Salonikivej 41 39 Attikavej 35 Langenæs/Viby 271 17 Uffesvej/Rosenvangs Allé 164 24 Kirkedammen 107 Løgten 62 42 Hjelmagerparken 62 Møllevang 852 01 Jens Baggesensvej/Paludan Müllersvej 358 03 Viggo Stuckenbergsvej 55 05 Otto Benzonsvej/Viggo Stuckenbergsvej 63 08 Peter Fabersvej/Vilhelm Bergsøesvej 81 11 Helge Rodes Vej 78 15 Helge Rodes Vej 217 Mårslet 182 38 Visbjerg Hegn 102 67 Hørretløkken 60 71 Damgårdstoften 20 3/9
Område Antal boliger Risskov 110 47 Julsøvej 36 53 Julsøvej 27 57 Åvænget 47 Risvang 24 06 Bethesdavej/Risvang Allé 18 65 Bethesdavej 6 Sabro 147 46 Vistoftparken 50 58 Ranunkelvej 44 70 Ranunkelvej 30 72 Rønnevangen 23 Skejby 142 35 Skelagervej 94 62 Skejbyparken 48 Skæring 184 48 Skæring Parkvej 105 55 Skæring Parkvej 65 63 Skæring Parkvej 14 Spørring 32 44 Hjulby Hegn 32 Trøjborg 103 09 Trøjborgvej 12 14 Aldersrovej 45 18 Trøjborgvej 46 Vestre Ringgade 260 04 Chr. Molbechs Vej/H.V. Kaalunds Vej 118 07 Vestre Ringgade 58 21 Finlandsgade 2 26 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 32 33 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 50 4/9
Område Antal boliger Vorrevang 609 22 Illerupvej 147 23 Nydamsparken 246 28 Lindholmparken 216 Hovedtotal 5.589 En række afdelinger drives sammen ift. såvel bestyrelser som ejendomsfunktionærer m.m. Det drejer sig om: 3-5 (Møllevang) 12-19 (Charlottehøj) 9-14-18 (Trøjborg) Afdelinger med særlige forhold Der bør knyttes en særlig kommentar til enkelte afdelinger. 21 Finlandsgade Afdelingen består af to boliglejemål i Boligkontoret Århus tidligere administrationsbygning. Organisationsbestyrelsen fungerer som afdelingsbestyrelse. 65 Bethesdavej Afdelingen drives i samarbejde med den selvejende institution Ellengården under Jysk Børneforsorg, som afdelingen også ligger umiddelbart op ad. De seks boliger visiteres af Ellengården som korttidslejemål til familier med børn samt enlige kvinder uden børn med særlige sociale behov, som kun kan opholde sig i egen bolig med støtte i umiddelbar nærhed. Der pågår pt. drøftelser med Aarhus Kommune samt Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter om det lovmæssige grundlag for udlejningen af boligerne. Selskabslokaler Der er selskabslokaler tilknyttet en lang række afdelinger. Det varierer en del, hvem der kan låne/leje lokalet, samt hvem der varetager udlejningen. 03 Viggo Stuckenbergsvej 04 Chr. Molbechsvej 07 Vestre Ringgade 11 Helge Rohdesvej 13 Hammershusvej Legepladsen Peter Fabersvej 15 Peter Fabersvej 17 Uffesvej/Rosenvangs Allé 19 Tamperdalsvej 5/9
20 Norgesparken 23 Nydamsparken 25 Reginehøj 28 Lindholmparken 32 Nørreskovvej 35 Skelagervej 36 Hallssti og Istedgade 38 Visbjerg Hegn 40 Fredensgade 41 Virupvej 42 Hjelmagerparken 43 Mosevænget 48 Skæring Parkvej 57 Åvænget 60 Paludan Müllersvej 61 Chokoladen 67 Hørretløkken 70 Ranunkelvej 2. Projekter Nybyggerier Pt. er nybyggeriet af afdeling 73 på Virup Skovvej i Hjortshøj under afslutning. Der opføres i alt 65 familieboliger med indflytning fra 1. februar frem til 1. oktober 2013. Renoveringer og moderniseringer Der gennemføres løbende større renoveringer og moderniseringer i afdelingerne. De kan løbende følges i orienteringen fra afdelingerne. Derudover er der større forestående men uafklarede projekter: Afdeling Projekt 17 Kongsvang Facaderenovering. Ansøgning hos Landsbyggefonden. 23 Nydamsparken Større renovering, klimaskærm, køkkener, sammenlægning af lejligheder, tilsagn fra Landsbyggefonden inkl. ⅕-ordning med tilsagn fra Aarhus Kommune. Afventer Landsbyggefonden. 44 Hjulby Hegn Byggeskade, tagudskiftning. Ansøgning hos Landsbyggefonden. 54 Norsgade Byggeskade, totalrenovering, fundamenter, fugtoptrængning, tilsagn om kapitaltilførsel (⅕-ordning) fra Landsbyggefonden og Aarhus Kommune. Afventer økonomi og projektering. 61 Chokoladen I forbindelse med tagrenovering er der bevilget kvote til byggeri af endnu en etage med ungdomsboliger. Pt. er lokalplan under udarbejdelse. 6/9
3. Administration Der er fastansat 30 medarbejdere i administrationen. Administrationen er pr. 1. september 2011 organiseret i fire afdelinger: Udlejning Jette Bøttern Laursen Linda Laursen Rikke Laursen Charlotte Konrad Anne Kastrup Winnie Valler Teamleder Udlejningsassistent Udlejningsassistent Udlejningsassistent Udlejningsassistent Udlejningsassistent Økonomi Carl Danielsen Peter Nielsen Elin Thorvaldsen Birgit Mow Helle Ikkala Josefine Kildahl Kira Andreasen Casper Bodholt Jens Dam Kofoed Heidi Qvortrup Administrationschef Økonomisk konsulent Bogholder Økonomiassistent Økonomiassistent (barselsorlov) Økonomiassistent Økonomiassistent Økonomiassistent Juridisk konsulent Kontorelev Teknik Michael Andersen Kirsten Christiansen Margrethe Skou Ole Kleis Aksel Jensen Johnny Lillethorup Christian Jessen Chris Mikkelsen Finn Pedersen Jonas Gylling Kølbæk Teknisk chef Teknisk sekretær Teknisk sekretær Inspektør Inspektør Inspektør Inspektør Inspektør Projektmedarbejder Projektmedarbejder 7/9
Ledelsessekretariat Morten Homann Direktør Mette Kjær Larsson Kommunikationsmedarbejder Mogens Bøgh Vindbjerg Kommunikationsrådgiver Per Pedersen Kontorbetjent (også ejendomsfunktionær i afdeling 56) 4. Ejendomsfunktionærer Der ansat 62 ejendomsfunktionærer i Boligkontoret Århus, heraf 5 afløsere. De refererer til inspektørerne. 42 afdelinger betjenes af kun én ejendomsfunktionær, mens 26 afdelinger betjenes af mere end én ejendomsfunktionær. Ved en omlægning pr. 1. januar 2013 er en hel del flere afdelinger blevet knyttet sammen for gensidig afløsning, sparring m.m. Følgende afdelinger drives sammen ift. ejendomsfunktionærer, maskinpark m.m. ikke at forveksle med, at en del ejendomsfunktionærer betjener flere afdelinger: 3-5 (Møllevang) 7-26-33 (Vestre Ringgade) 9-14-18 (Trøjborg) 10-20 (Christiansbjerg) 12-19 (Charlottehøj) 30-32-40-68 (Hinnerup) 34-39 (Hårup) 36-37 (Centrum) 43-69 (Hammel) 48-55-63 (Skæring) 60-61 (Charlottehøj) 46-58-70-72 (Sabro, sammen med Almenbos afdelinger) To afdelinger drives uden ejendomsfunktionær, afdeling 2 (Christiansbjerg) samt 67 (Mårslet). De betjenes af administrationen, primært ejendomsinspektøren, vedr. ejendomsfunktionæropgaver. 5. Boligsociale projekter og medarbejdere Boligkontoret Århus er ansvarlig for tre boligsociale helhedsplaner, hvor der er ansat boligsociale medarbejdere. Det drejer sig om følgende: A. Møllevang Søren Høgsberg er ansat som boligsocial medarbejder. Udover Boligkontoret Århus afdelinger omfatter projektet også Ringgårdens samt Murersvendenes Stiftelses afdelinger i Møllevang B. Frydenlund Per Wied Andersen er ansat som boligsocial medarbejder. Udover Boligkontoret Århus afdeling 27 omfatter projektet også AAB s, Almenbos og Ringgårdens afdelinger i Frydenlund. 8/9
C. Kalmargade Anne Jørgensen er ansat som boligsocial medarbejder i det nyeste boligsociale projekt. Projektet omfatter alene afdeling 29 Kalmargade. Boligsociale medarbejdere refererer til den tekniske chef. Alle tre helhedsplaner udløber den 31. december 2013. Der er indsendt prækvalifikationsansøgning om to nye helhedsplaner i hhv. Møllevang-Frydenlund-Charlottehøj og Vandtårnsområdet med start 1. januar 2014. Der forventes svar på prækvalifikationen inden sommerferien. Derudover er afdeling 31 Rydevænget også omfattet af den boligsociale helhedsplan for Herredsvang, der fornys fra nytår. Endvidere drives Café Smilet i afdeling 23 Nydamsparken, hvor Henrik Autzen er ansat, med tilskud fra boligorganisationen og Aarhus Kommune. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. 9/9
NOTAT TIL PKT 1.b Professionel bestyrelsesservice, professionelt bestyrelsesarbejde DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Siden den 9. juni 2011 har bestyrelsen i Boligkontoret Århus på linje med bestyrelserne i det daværende Bo83, Højbo og VesterBo tilrettelagt sit arbejde efter nedenstående principper, der bygger på BL s anbefalinger om God almen ledelse. Forudsætningen for godt og effektivt bestyrelsesarbejde er bl.a., at der er klarhed om, hvad der kan besluttes og hvilke konsekvenser en given beslutning får såvel juridisk og demokratisk som økonomisk, administrativt, kommunikationsmæssigt, miljømæssigt osv. Det betyder, at bestyrelsen kan bruge sin tid og opmærksomhed på det væsentligste, nemlig holdningsmæssige og strategiske spørgsmål. Det forudsætter dels fra administrationen, at der foreligger indstillinger med relevant baggrundsinformation og meningsfulde alternativer til hvert punkt, at formålet med hvert punkt er klart, og at der følges systematisk op. Men det stiller også krav til, at bestyrelsens medlemmer benytter disse oplæg til at forberede sig til mødet, accepterer lidt sagsbehandlingstid inden ikke-hastende spørgsmål behandles i bestyrelsen og at der i øvrigt er en klar arbejdsdeling, hvor bestyrelsen har ansvaret for politik og strategi og administrationen tager sig af administration og implementering. INDSTILLING Det indstilles, at konceptet fortsat anvendes i organisationsbestyrelsen.
NOTAT TIL PKT 1.b Årshjul DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Til støtte for en strategisk rolle for bestyrelsen planlægges årets bestyrelsesmøder efter en nærmere bestemt plan. De to vigtigste værktøjer i denne proces er strategipapiret det fremadrettede og forvaltningsrevisionen det bagudrettede. Årshjulet, der senest blev behandlet af organisationsbestyrelsen på mødet den 10. januar 2013, beskriver denne plan. Koncept for afdelingsmøder: April Repræsentantskabsmøde: Maj Status på forvaltningsrevision: August Særlige indsatsmål: April Styringsdialog og afdelingsmøder: August Budget og regnskab: April Opfølgning på forvaltningsrevision: Januar Afdelingsbudgetter: September
Møde og tidspunkt Repræsentantskabsmøde maj Bestyrelsesmøde august Bestyrelsesmøde september Bestyrelsesmøde januar Handling Overordnede beslutninger Evt. ændringer til strategipapirets overordnede mål. Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på årets første seks måneder. Bestyrelsen vedtager oplæg vedr. styringsdialog. Bestyrelsen vedtager bemanding af afdelingsmøder m.m. Bestyrelsen godkender budgetter for afdelingerne. Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på det foregående år. På baggrund heraf samt strategiplanen justerer bestyrelsen evt. mål i forvaltningsrevisionen. Bestyrelsesmøde april Bestyrelsen behandler budget for organisationen for år + 1 Bestyrelsen behandler regnskab for organisationen og afdelingerne for år 1. Bestyrelsen vedtager koncept for afvikling af afdelingsmøder. Konklusion vedr. de årlige strategiske mål for indeværende år samt udpegning af strategiske mål for det kommende år på de tre indsatsområder. INDSTILLING Årshjulet er til bestyrelsens orientering. 2/2
NOTAT TIL PKT 1.b Mål for forvaltningsrevisionen 2013 DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING 2012 var det første hele år, hvor organisationen har været styret efter det nye forvaltningsrevisionskoncept. Organisationsbestyrelsen har løbende fået tilbagemeldinger på status. Samlet set er resultaterne blevet som følger: Målsætning Målepunkt Status ultimo 2011 Status ultimo 2012 Mål 2012 Din fremtidssikrede bolig Prioritering af renoveringsprojekter - x x Din fremtidssikrede bolig Kvalitet af nybyggeri - 3 2 Din fremtidssikrede bolig Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje 2,6 3,0 3,0 Nytænkning af beboerdemokratiet Nye tiltag i beboerdemokratiet 0 IKKE OPGJORT 3 Nytænkning af beboerdemokratiet Høj deltagelse 52% 44% 40% Nytænkning af beboerdemokratiet Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen 2,8 2,9 3,0 Byens bedste service Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær 2,8 3,3 3,0 Byens bedste service Kundetilfredshed med service fra administration 2,4 3,2 3,0 Byens bedste service Kundetilfredshed med information 2,8 3,1 3,0 Byens bedste service Andel klagesager pr. lejemål - 0,18% 0,5%
Målsætning Målepunkt Status ultimo 2011 Status ultimo 2012 Mål 2012 Byens bedste service Hurtig genudlejning - 2,8 3,0 Byens bedste service Hurtig ekspedition af flytteopgørelser 35,2 32,9 42 Høj og ensartet kvalitet Udarbejdelse af forretningsgange 30% 100% 100% Høj og ensartet kvalitet Overholdelse af forretningsgange - 100% 95% Attraktiv arbejdsplads Medarbejdertilfredshed 3,6 3,8 3,2 Attraktiv arbejdsplads Sygefravær 9,1 7,5 10,0 Attraktiv arbejdsplads Score for God ledelse 3,0 3,3 3,0 Bestyrelsen har den 10. januar 2013 tilpasset målsætninger og målepunkter, så irrelevante mål er udgået og væsentlige nye er tilføjet. Indsatsområde Målepunkt Mål 2012 Mål 2013 Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Min 3,0 Min 3,0 Kundetilfredshed med service fra administration Min 3,0 Min 3,0 Byens bedste service Kundetilfredshed med information Min 3,0 Min 3,0 Andel klagesager pr. 1.000 lejemål Maks. 2 Maks. 2 Hurtig genudlejning Maks. 3 dage Maks. 3 dage Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Maks. 6 uger Maks. 6 uger Din fremtidssikrede bolig Kvalitet af nybyggeri Maks. 2 gruppe 3-fejl. Ingen gruppe 4 eller 5- fejl pr. byggeri Fejl! Bogmærke Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje er ikke defineret. Min. 3,0 Min. 3,0 Maks. 2 gruppe 3-fejl. Ingen gruppe 4 eller 5-fejl pr. byggeri Nytænkning af beboerdemokratiet Høj deltagelse 1 Min. 40 % Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen 2 Min. 3,0 Min. 3,0 1 Andel af beboerne, der angiver at have deltaget i en eller flere beboerdemokratiske aktiviteter. 2/4
Medarbejdertilfredshed 3 Min 3,2 Min 3,2 Attraktiv arbejdsplads Gennemsnitligt sygefravær 4 Maks. 10 dage Maks. 9 dage God ledelse 3 Min. 3,0 Min. 3,0 Høj kvalitet Overholdelse af forretningsgange 5 95% 95% Derudover opstilles hvert år et strategisk mål for hvert hovedindsatsområde i strategiplanen til implementering fra repræsentantskabsmøde til repræsentantskabsmøde. For perioden 2013-14 er målene i strategiplanen følgende: A. Byens bedste service: Forbedret information til beboere og boligsøgende Målet er i vid udstrækning realiseret med vedtagelsen af kommunikationsstrategien i september 2012. Der kan dog opstilles mål om realisering af disse konkrete indsatser: Uddybende information til boligsøgende på afdelingernes hjemmesider, herunder link til AARHUSbolig Tiltag for forbedret kommunikation omkring selve modtagelsen af den nye beboer i afdelingen. Det indstilles, at administrationen er ansvarlig for indsatserne. B. Nytænkning af beboerdemokratiet: Branding af beboerdemokratiet information om mulighederne og deling af succeshistorier Målet realiseres ved at lave en underside på www.bk-aarhus.dk om muligheder og erfaringer med beboerdemokrati. Ansvarlig er demokratiudvalget og administrationen. C. Renovering plan for opgradering af den gamle boligmasse Målet realiseres ved vedtagelsen af fremtidssikringsstrategier for 90 pct. af afdelingerne inden udgangen af 2014. Ansvarlig er administrationen og organisationsbestyrelsens kontaktpersoner til afdelingerne. Endelig er der på bestyrelsesmødet den 10. april 2013 opstillet følgende mål i 2013 vedr. beboerdemokrati: Mål 1: 50 % af beboerne kender beboerdemokratiets opbygning og kompetencer og ved hvordan man stiller og får vedtaget et forslag Metode: Stikprøve interviews 2 Årlig tilfredshedsundersøgelse blandt beboervalgte, skala 0-4. 3 Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. 4 Samlet gennemsnitligt sygefravær. 5 Andel af de skriftlige forretningsgange der iht. stikprøver overholdes i praksis. 3/4
Mål 2: De stillede forslag (materialet) er gennemarbejdede og belyser forslaget og dets konsekvenser godt. Metode: Evalueringsskema til deltagerne med en markering af 1-gangs og 2-gangs deltagere. Mål 3: Nye aktiviteter/deltagelsesformer. Åbne nye rum for debatten. Metode: Evalueringsskema til deltagerne i de nye initiativer fælles ansvar for administration, organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelser at konstatere, når nye initiativer sættes i værk. INDSTILLING Oversigten er til bestyrelsens orientering. 4/4
Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere.
3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk.2. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: - Forretningsudvalg - Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt - Øvrige udvalg Stk. 3. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 4. Forretningsudvalget består af formand og næstformand. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Stk. 5. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde. 6 Bestyrelsesmøder Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Boligkontoret stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Bestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det.
Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og - sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med mindre et flertal i bestyrelsen godkender det. Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter. Stk. 7. På møderne i februar, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal. 7 Beslutningsdygtighed 8 Afstemning 9 Direktørens rolle 10 Seminar 11 Forhandlingsprotokollen Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret og de tilknyttede organisationer. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt. Bestyrelsen samles hvert år i andet halvår til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger og emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne. Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desu-
den skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden. 12 Inhabilitet Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 13 Årsregnskab og budget Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet). Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godkendelse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet. 14 Revisor 15 Revisionspro- Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om godkendelse af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder. Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilfø-
tokol 16 Tavshedspligt jelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 17 Suppleanter Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. Kap. 4 Ændring af forretningsordnen 18 Ændringer i forretningsordenen Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med det i 8 angivne stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse. Kap. 5 Ikrafttræden 19 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse.
NOTAT TIL PKT 1.d Konstitueringer DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen skal hvert år foretage en række konstitueringer. i) Forretningsudvalg Ifølge forretningsorden består forretningsudvalget automatisk af formand og næstformand. Der skal således ikke foretages valg her. ii) Byggeudvalg vedr. afdeling 73 Virup Skovvej Ifølge forretningsorden nedsættes der ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Siden maj 2012 har byggeudvalget vedr. afdeling 73 Virup Skovvej bestået af Michael Rud, Chris Mikkelsen, Søren Høgsberg, Torben Kjølhede og Henrik Autzen. iii) AARHUSbolig repræsentantskab Alle boligorganisationer i AARHUSbolig har hver tre repræsentanter. Organisationsbestyrelsen forholdt sig sidst til repræsentanterne på sit møde den 2. maj 2013. Repræsentanterne er Søren Høgsberg (også formand for bestyrelsen i AARHUSbolig), Torben Kjølhede og Henrik Autzen (suppleant til AARHUSboligs bestyrelse). Siden Boligkontoret Århus repræsentantskabsmøde den 16. maj har der ikke været nogen suppleanter til repræsentantskabet, men der bør også udpeget som minimum én suppleant. iv) BL s 5. kreds Bestyrelsens medlemmer er fødte kredsdelegerede sammen med de 13 delegerede (samt suppleanter) valgt på Boligkontoret Århus repræsentantskabsmøde. Derudover skal der vælges to kredsrepræsentanter med hver deres personlige suppleant. Siden organisationsbestyrelsens møde den 7. marts 2013 har Søren Høgsberg med Olav Bertelsen som suppleant samt Henrik Autzen med Lars Hansen som suppleant været valgt som kredsrepræsentanter.
v) Kontaktpersoner til afdelingerne Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hver afdeling for at støtte afdelingerne samt sikre den bedst mulige kommunikation. Forretningsudvalget fremsender særskilt indstilling hertil. Organisationsbestyrelsen besluttede den 4. januar 2012, at de overordnede formål med kontakten mellem organisationsbestyrelse og afdelinger kan sammenfattes som: At sikre, at afdelinger og afdelingsbestyrelser har en reel oplevelse af at kunne tage kontakt og blive hørt af organisationsbestyrelsen At sikre, at organisationsbestyrelsens medlemmer har den fornødne viden om afdelingerne i organisationen At sikre, at organisationsbestyrelsen har optimal mulighed for at følge op på projekter og andre forhold i afdelingen, der fordrer bestyrelsens opmærksomhed. vi) Kontaktpersoner til udvalgene Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hvert udvalg for at støtte udvalgene samt sikre den bedst mulige kommunikation.. Om muligt bør det være et medlem af udvalget. Efter repræsentantskabsmødet er udvalgene sammensat, som det fremgår nedenfor. Her er også markeret med kursiv, hvis der er et bestyrelsesmedlem i udvalget, der vil kunne fungere som kontaktperson. De steder, hvor der ikke er et bestyrelsesmedlem i udvalget, bør bestyrelsen udpege en kontaktperson af sin midte. Hvis ikke andet fremgår, er udvalgsmedlemmer valgt frem til repræsentantskabsmødet 2014. Udvalgene vælger selv deres formand. Der blev ikke nedsat et fritidsudvalg, og det indstilles derfor i overensstemmelse med organisationsbestyrelsens beslutning fra den 7. marts 2013, at udvalget suspenderes, og at det evt. indstilles til næste ordinære repræsentantskabsmøde, at udvalget nedlægges. Udvalget har ikke siden organisationens start holdt reelle møder endsige taget initiativer trods løbende initiativ og støtte fra organisationsbestyrelsen. 2/5
Demokratiudvalg Peter Lykke Nielsen 1, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Berit Jørgensen, afdeling 11 Helge Rodes Vej Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Jesper Rasmussen 1, afdeling 10 Dalstien m.m. Råderetsudvalg Dan Hjorth, afdeling 17 Kongsvang Søren Nissen 1, afdeling 29 Kalmargade Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Grethe Rasmussen 1, afdeling 67 Hørretløkken Mogens Carlsen 1, afdeling 67 Hørretløkken Heidi Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Mia Falck 1, Afdeling 7 Vestre Ringgade Erik Vandet 1, afdeling 62 Skejbyparken IT- og Multimedieudvalg Michael Rud, afdeling 7 Vestre Ringgade Torben Ulrich Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Klaus Mark, afdeling 48 Skæring Parkvej Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Michael Würtz, afdeling 25 Reginehøj Redaktionsudvalg Peter Ebbesen, afdeling 5 Otto Benzons Vej Jette Hjermitslev, afdeling 9 Trøjborgvej Martin Westy Løvendahl, afdeling 11 Helge Rodes Vej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Kristine Simonsen (35) 1 Valgt til 2015 3/5
Kommunikationsudvalg Johnny Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Helle M. Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Torben Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Nybyggeri og renoveringsudvalg Per Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Henrik Autzen, afdeling 17 Kongsvang Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Miljø-, energi- og klimaudvalg Hans Jørgen Riis, afdeling 2 Haugesundsvej m.m. Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Michael Rud, afdeling 7 Vestre Ringgade Micky Hansen, afdeling 59 Høegh-Guldbergs Gade Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Ungdomsboligudvalg Rasmus Berlin, afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Kursusudvalg Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Henrik Autzen, afdeling 17 Kongsvang Johnny Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Mikkel Weidanz, afdeling 35 Skelagervej vii) Varmecentralen Århus Vest Boligkontoret Århus har på linje med AAB, AlmenBo Aarhus og Boligforeningen Ringgården en repræsentant i bestyrelsen for Varmecentralen Århus Vest. Det har i en årrække været Kaj Nielsen, tidligere medlem af organisationsbestyrelsen i VesterBo. Imidlertid træffes der en række økonomisk og juridisk bindende beslutninger i bestyrelsen, hvorfor det vil være påkrævet, at det er et medlem af organisationsbestyrelsen, der repræsenterer Boligkontoret Århus i varmecentralens bestyrelse. 4/5
viii) Styregruppen for den boligsociale helhedsplan i Frydenlund Indtil nu har Heidi Bindløv siddet for organisationsbestyrelsen i styregruppen, men efter Heidis udtræden bør organisationsbestyrelsen udpege en repræsentant for den resterende periode frem til helhedsplanens udløb den 31. december 2013. ix) Styregruppen for aarhusvest.dk Indtil nu har Heidi Bindløv siddet for organisationsbestyrelsen i styregruppen, men efter Heidis udtræden bør organisationsbestyrelsen udpege en repræsentant til den fælles portal for helhedsplanerne i Møllevang, Frydenlund og Herredsvang. x) Repræsentantskabet for Gellerup Højskole Tidligere har Kaj Nielsen fra det daværende VesterBos organisationsbestyrelse siddet i repræsentantskabet for Gellerup Højskole. Organisationsbestyrelsen bør udpege en repræsentant af sin midte. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer de beskrevne hverv samt træffer beslutning om evt. nedlæggelse af Fritidsudvalget. 5/5
NOTAT TIL PKT 1.e Opsamling på repræsentantskabsmødet DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Repræsentantskabsmødet den 16. maj 2013 kan sammenfattes med følgende beslutninger: Beretning: Godkendt. Regnskaber 2012: Godkendt. Vedtægtsændring: Godkendt (reviderede vedtægter optrykt som bilag A). Bemyndigelse til grundkøb: Godkendt. Vedr. spørgsmålet vedr. partnerskabsaftaler henvises til orientering om projekt Byg Op, se pkt. 3a. Afskaffelse af generel husorden pr. 31. december 2013: Godkendt. Fremtidssikringsstrategi: Godkendt (optrykt som bilag B). Valg af årets afdeling 2013: Afdeling 29 Kalmargade. Valgt til organisationsbestyrelsen: Anne Tidemand-Dal, Olav Bertelsen og Kirsten Hillebrandt (for to år) samt Johnny Eriksen (for ét år). Valgt som suppleanter til organisationsbestyrelsen for ét år: Per Hasager (1. suppleant) og Martin Westy Løvendahl (2. suppleant). Valgt som kredsdelegerede (udover bestyrelsen, der er fødte medlemmer): Kirsten Thomsen afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Kim Assentoft, afdeling 1 Jens Baggesens Vej Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Per Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Helle M. Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Grethe Rasmussen, afdeling 67 Hørretløkken Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Heidi Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen
Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Martin Westy Løvendahl, afdeling 11 Helge Rodes Vej Mikkel Weidanz, afdeling 35 Skelagervej Som suppleanter valgtes i rækkefølge: Torben Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Godkendt som revisor: Revisionsinstituttet blev godkendt. Valg til organisationens udvalg: Demokratiudvalg Peter Lykke Nielsen 1, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Berit Jørgensen, afdeling 11 Helge Rodes Vej Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Jesper Rasmussen 1, afdeling 10 Dalstien m.m. Råderetsudvalg Dan Hjorth, afdeling 17 Kongsvang Søren Nissen 1, afdeling 29 Kalmargade Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Grethe Rasmussen 1, afdeling 67 Hørretløkken Mogens Carlsen 1, afdeling 67 Hørretløkken Heidi Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Mia Falck 1, Afdeling 7 Vestre Ringgade Erik Vandet 1, afdeling 62 Skejbyparken IT- og Multimedieudvalg Michael Rud, afdeling 7 Vestre Ringgade Torben Ulrich Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Klaus Mark, afdeling 48 Skæring Parkvej Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Michael Würtz, afdeling 25 Reginehøj 1 Valgt til 2015 2/14
Redaktionsudvalg Peter Ebbesen, afdeling 5 Otto Benzons Vej Jette Hjermitslev, afdeling 9 Trøjborgvej Martin Westy Løvendahl, afdeling 11 Helge Rodes Vej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Kristine Simonsen (35) Kommunikationsudvalg Johnny Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Helle M. Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Torben Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Nybyggeri og renoveringsudvalg Per Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Henrik Autzen, afdeling 17 Kongsvang Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Miljø-, energi- og klimaudvalg Hans Jørgen Riis, afdeling 2 Haugesundsvej m.m. Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Michael Rud, afdeling 7 Vestre Ringgade Micky Hansen, afdeling 59 Høegh-Guldbergs Gade Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Ungdomsboligudvalg Rasmus Berlin, afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. 3/14
Kursusudvalg Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Henrik Autzen, afdeling 17 Kongsvang Johnny Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Mikkel Weidanz, afdeling 35 Skelagervej Repræsentantskabsmødet efterlader flg. opgaver for organisationsbestyrelsen: Udmøntning af fremtidssikringsstrategi, primært i forbindelse med afdelingsmøderne 2014. Administrationen kommer senere med en indstilling hertil. Konsolidering af husordener, der retter sig mod den generelle husorden: Opgaven udmøntes af administrationen op til afdelingsmøderne i september 2013 i overensstemmelse med organisationsbestyrelsens beslutning fra den 7. marts 2013. Endelig er der (mindst) to forhold, organisationsbestyrelsen bør drøfte inden næste repræsentantskabsmøde: A. Indskrivningen af deltagere på repræsentantskabsmødet gav igen anledning til en del uklarhed, idet der var ganske mange afdelinger enten ikke havde oplyst administrationen om deres repræsentantskabsmedlemmer og/eller havde oplyst, hvem der deltog i mødet. Det betød selvsagt, at mange ikke havde modtaget materialet da administrationen kun har kunnet sende materiale til repræsentanter, der har været oplyst. Det betyder også, at der har været stor usikkerhed om bestilling af forplejning, opstilling af siddepladser m.v., da det faktiske deltagerantal ikke har været kendt. Det bør derfor indskærpes inden næste repræsentantskabsmøde, at afdelingerne både skal oplyse repræsentanter samt at alle repræsentanter, udvalgsmedlemmer, afdelingsbestyrelsesmedlemmer og gæster skal tilmeldes mødet. Organisationsbestyrelsen bør endvidere træffe beslutning om, hvorvidt det skal stilles som krav for udlevering af stemmesedler, at repræsentanterne er tilmeldt på forhånd, således at det kan sikres at kun stemmeberettigede får mulighed for at stemme. Det taler dog klart imod en sådan løsning, at i det flertal af afdelingerne, hvor det er afdelingsbestyrelsen, der udpeger repræsentanter, kan der vedtægtsmæssigt ikke stilles særlige formkrav til denne beslutning og dens meddelelse som forudsætning for adgang til at afgive stemme. B. Mødets varighed frem til næste midnat må give anledning til overvejelser. Fordi repræsentantskabet er boligorganisationens højeste myndighed, er det ikke tilfredsstillende, at kun ca. halvdelen af de stemmeberettigede deltog i de sidste afstemninger om bl.a. fremtidssikringsstrategien. Det illustrerer, at det også er af væsentlig betydning, hvad repræsentantskabet prioriterer den første del af sin mødetid på. Bestyrelsen kunne overveje flere mulige konklusioner, fx: 4/14
a) Strammere tidsstyring af særligt beretningsdebatten men også det øvrige, så repræsentantskabsmødet fx kunne gennemføres til kl. 22. Der kunne fx overvejes begrænset talertid, tematiserede debatter osv. b) Begrænsning af, hvilke emner der kommer på dagsordenen, også for at sikre, at repræsentantskabet har tilstrækkelig strategisk fokus. c) Klar udmelding til repræsentanterne om, at mødet må forventes at vare til kl. 23 eller 24, evt. med en halv times tidligere start. d) Flytning af mødet til en hel lørdag vel vidende at det formodentlig vil afskære en del fra at deltage eller indførelse af to årlige repræsentantskabsmøder vel vidende at en del af debatterne i så fald formodentlig vil blive gentagelser. INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes evaluere repræsentantskabsmødet og drøfte, hvorledes man ønsker repræsentantskabsmøder afviklet fremover. Derudover indstilles det, at organisationsbestyrelsen tager opsamlingen til efterretning. 5/14
Bilag A: Gældende vedtægter Kapitel 1: Navn, hjemsted og formål 1 Boligorganisationens navn er boligorganisationen Boligkontoret Århus. stk. 2. Organisationen har hjemsted i Århus Kommune. 2 Boligorganisationen er organiseret uden medlemsindskud 3 Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. stk. 2. Organisationen kan udover den virksomhed, der er nævnt i stk. 1, udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, som organisationen har oparbejdet. Kapitel 2: Medlemskab og kapitalforhold 4 Som medlemmer af boligorganisationen anses dennes lejere og enhver, der er opnoteret på organisationens venteliste. stk. 2. Senest ved indgåelse af lejekontrakt skal organisationen udlevere et eksemplar af organisationens vedtægter til det pågældende medlem. Kapitel 3: Boligorganisationens ledelse Repræsentantskabet 5 Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. stk. 2. Repræsentantskabet består af organisationens organisationsbestyrelse og én repræsentant for hver afdeling samt yderligere én repræsentant for hver påbegyndt 100 lejemålsenheder udover de første 50, jf. 11 og 14. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om følgende forhold: 1) Hvorvidt organisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 2) Godkendelse af revisor. 3) Organisationens byggepolitik. 4) Grundkøb. 5) Iværksættelse af nyt byggeri. 6) Erhvervelse eller salg af organisationens ejendomme. 7) Væsentlig forandring af organisationens ejendomme. 8) Ændring af vedtægterne. 6/14
stk. 4. Repræsentantskabet godkender organisationens vedtægter, årsregnskab og beretning. stk. 5. Repræsentantskabet godkender afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende afdelingerne: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 3) Grundkøb. 4) Iværksættelse af nyt byggeri. 5) Nedlæggelse af en afdeling. 6) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger, jf. 18 stk. 2. stk. 6. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de områder, der er nævnt i stk. 5, til organisationens bestyrelse. stk. 7. Repræsentantskabet kan til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af organisationens bestyrelse, skal udøves af repræsentantskabet. 6 Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden fem måneder efter regnskabsårets afslutning. Dagsordenen for mødet skal omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 3) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget. 4) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 5) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. 6) Valg af kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede. 7) Godkendelse af revisor. 8) Eventuelt. stk. 2. Repræsentantskabet træffer på et ordinært repræsentantskabsmøde beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og næstformand for bestyrelsen. 7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst fire ugers varsel til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. stk. 2. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når et tidligere repræsentantskabsmøde har besluttet det, eller når mindst ¼ af repræsentantskabsmedlemmerne skriftligt anmoder om at få et angivet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest tre uger efter, at anmodningen er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Når ekstraordinært repræsentantskabsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde, jf. dog 11 stk. 4, 5. pkt. stk. 3. Dagsordenen for repræsentantskabsmødet skal gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at repræsentantskabsmedlemmerne indkaldes eller kort tid derefter. 8 Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for det ordinære repræsentantskabsmøde, skal være indsendt til bestyrelsen senest to uger før mødet. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabsmedlemmerne senest én uge før mødet, jf. 7 stk. 1. 7/14
stk. 2. Ud over repræsentantskabets medlemmer har medlemmer af afdelingsbestyrelser og organisationens udvalg adgang med taleret til repræsentantskabsmødet. Endelig har direktør samt evt. indbudte medarbejdere adgang med taleret. 9 Hvert medlem af repræsentantskabet har én stemme. Stemmeretten kan kun udøves ved personligt fremmøde. 10 Beslutning træffes af de tilstedeværende ved almindeligt stemmeflertal. Når ⅓ af repræsentantskabsmedlemmerne forlanger det, skal afstemningen være skriftlig. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af boligorganisationen kan kun vedtages, hvis ⅔ af repræsentantskabsmedlemmerne er mødt, og hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end ⅔ mødt, men mindst ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden to uger. På dette møde kan forslaget uanset antallet af fremmødte vedtages, hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. stk. 2. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. Organisationsbestyrelsen 11 Bestyrelsen består af ni medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger syv medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælges særskilt en formand, jf. stk. 2. Endelig vælges et medlem og en personlig suppleant af og blandt organisationens medarbejdere. stk. 2. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet blandt repræsentantskabets medlemmer. stk. 3. Medlem af bestyrelsen kan ikke være: 1) Borgmesteren i den tilsynsførende kommune. 2) Rådmanden for den magistratsafdeling, hvortil tilsynet med de almene boligorganisationer er henlagt. 3) Formanden for det udvalg, hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er henlagt. 4) Ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligorganisationer i kommunen. stk. 4. Hvert andet år afgår formanden. Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår fire i lige år og tre i ulige år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte eller udpegede medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt eller udpeget i. Genvalg og genudpegning kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt eller udpeget den pågældende. stk. 5. Afgår formanden inden valgperiodens udløb konstitueres næstformanden som formand frem til førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. stk. 6. Repræsentantskabet vælger herudover et antal suppleanter for de seks menige bestyrelsesmedlemmer. Valgperioden for disse er ét år, og genvalg kan finde sted. stk. 7. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de valgte suppleanter. En indtrådt suppleant er på valg ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til 8/14
valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af medarbejderne, indtræder den pågældendes suppleant. Findes ingen suppleant, retter bestyrelsen henvendelse til den, der har valgt eller udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem, med henblik på valg eller udpegning af et nyt bestyrelsesmedlem og suppleant. stk. 8. Suppleant indkaldes til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. stk. 9. Bestyrelsen træffer nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv ved en forretningsorden. 12 Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. stk. 2. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens enkelte afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jf. 14 stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordinære afdelingsmøder, jf. 14 stk. 1. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for organisationen. stk. 3. Som leder af den daglige drift kan bestyrelsen ansætte en direktør. Det bestemmes ved forretningsordenen, hvorvidt nødvendig medhjælp for direktøren kan antages af denne eller skal ansættes af bestyrelsen. stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med direktøren, hvis en sådan er ansat. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. 13 Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når to medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har direktøren adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst et antal medlemmer er til stede, således at der samlet er mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer til stede. stk. 3. Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme udslaget. stk. 4. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af formanden eller i dennes fravær næstformanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. 9/14
Kapitel 4: Afdelingernes ledelse 14 Hvert år afholdes inden tre måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske med mindst fire ugers varsel til samtlige husstande i afdelingen. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. stk. 2. Dagsordenen for afdelingsmødet skal, jf. dog stk. 4 og stk. 6, omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde samt godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 3) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 5) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer. 6) Eventuelt. stk. 3. Fremsætter mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal godkendelse af afdelingens driftsbudget ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere efter reglerne i 16 stk. 4. stk. 4. Afdelingsmødet kan beslutte, at årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. Er dette besluttet, skal der inden fem måneder efter regnskabsårets slutning afholdes yderligere et ordinært afdelingsmøde i den pågældende afdeling (regnskabsmødet). Afdelingsmødet træffer i sådanne tilfælde tillige beslutning om, på hvilket af de to ordinære afdelingsmøder valg af afdelingsbestyrelse og eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer skal finde sted (valgmødet). Afholdes der to ordinære afdelingsmøder, sker fremlæggelse af årsberetning på regnskabsmødet. stk. 5. Afdelingsmødet træffer beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre. Valgbare som medlemmer til afdelingsbestyrelsen er boliglejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. stk. 6. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen, og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet, samt hvorledes der vælges suppleanter hertil. Har et afdelingsmøde besluttet, at repræsentantskabsmedlemmerne vælges af afdelingsbestyrelsen, har denne beslutning gyldighed, indtil et senere afdelingsmøde efter forslag herom, jf. 16 stk. 3, træffer anden beslutning. stk. 7. Indtræder en suppleant, er denne på valg ved førstkommende ordinære afdelingsmøde. stk. 8. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes, når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, når mindst ¼ af husstandene i afdelingen ønsker et angivet emne behandlet, når afdelingsmødet på et tidligere tidspunkt har truffet beslutning herom, eller når organisationens bestyrelse anmoder afdelingsbestyrelsen herom. Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Efterkommer afdelingsbestyrelsen ikke inden to uger en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, foretages indkaldelsen af organisationens bestyrelse. Når ekstraordinært afdelingsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært afdelingsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde, jf. dog 18 stk. 3, 5. pkt. 10/14
15 Budget for det kommende år for vedkommende afdeling udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde. Afholdes der ikke regnskabsmøde, jf. 14 stk. 4, udsendes desuden det sidst godkendte årsregnskab. stk. 2. Har afdelingsmødet besluttet, jf. 14 stk. 4, at afdelingens regnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse, udsendes regnskabet for vedkommende afdeling til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære afdelingsmøde, hvor regnskabet skal godkendes. stk. 3. Er der udarbejdet skriftlig årsberetning, skal denne ligeledes udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før afdelingsmødet. 16 Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde. stk. 2. Adgang har tillige boligorganisationens ledelse og repræsentanter for denne. Afdelingsmødet kan beslutte, at andre kan deltage i mødet. Organisationens ledelse kan ligeledes beslutte, at andre kan deltage i mødet. De personer, der er nævnt i 1.-3. pkt., har ikke stemmeret. Organisationens ledelse kan beslutte, at andre kan deltage i mødet med taleret. stk. 3. Enhver, der ifølge stk. 1 og stk. 2 har adgang til afdelingsmødet, har ret til at tage ordet. Enhver, der ifølge stk. 1 eller stk. 2, 1. pkt., har adgang til afdelingsmødet, har ret til få et angivet emne behandlet på mødet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære afdelingsmøde, skal være administrationen i hænde senest to uger før mødet. Forslag bekendtgøres for afdelingens boliglejere senest én uge før mødet. stk. 4. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvor hver husstand ligeledes har to stemmer uanset størrelse. Når et forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. stk. 5. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for afdelingens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. 17 Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen. Afdelingsbestyrelsen har til brug herfor ret til at se ethvert bilag vedrørende afdelingens budget og regnskab. stk. 2. Afdelingsbestyrelsen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. stk. 3. Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes. Afdelingsmødet kan herunder træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet mod boligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og netværk i boligområdet, hvis afdelingsmødet samtidig tiltræder den nødvendige lejeforhøjelse. stk. 4. Medfører et arbejde eller en aktivitet en lejeforhøjelse, der overstiger 15 pct. af den gældende årsleje, skal godkendelse ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvis mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere fremsætter krav herom. stk. 5. Udførelsen af kollektive anlæg, som bliver fælles for flere afdelinger, kan gennemføres efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger. 11/14
stk. 6. Afdelingsmødet fastsætter en husorden og vælger vedligeholdelsesordning for afdelingen. Fastsætter afdelingsmødet ikke en husorden for afdelingen er organisationens husordens regler gældende for afdelingen. stk. 7. Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper. 18 Er der i en afdeling ikke valgt afdelingsbestyrelse, eller har en afdelingsbestyrelse nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, varetager boligorganisationens bestyrelse de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Består afdelingen udelukkende af ældreboliger, der bebos af svage og plejekrævende ældre, kan kommunalbestyrelsen dog beslutte, at afdelingsbestyrelsen udpeges af kommunalbestyrelsen blandt beboere, pårørende eller andre, der vil kunne varetage beboernes interesse. stk. 2. Repræsentantskabet kan efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger bestemme, at to eller flere afdelinger, som udgør en samlet bebyggelse med fælles varmeforsyning, kollektive anlæg eller lignende, skal anses som én afdeling med hensyn til beboernes beføjelser, således at afdelingerne skal have fælles afdelingsmøder og fælles afdelingsbestyrelse. stk. 3. Hvert andet år afgår afdelingsbestyrelsens formand. Af afdelingsbestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt i. Genvalg kan finde sted. Et afdelingsbestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af afdelingsmødet. stk. 4. Afdelingsbestyrelsen kan i en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Indeholder forretningsordenen ikke bestemmelser om beboernes ret til at gøre sig bekendt med dagsordenen for og referat af afdelingsbestyrelsens møder, eller findes der ingen forretningsorden, skal afdelingsbestyrelsen sørge for, at dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder gøres tilgængelige for afdelingens beboere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes sørge for, at der udarbejdes referat af møderne, og at disse referater gøres tilgængelige for afdelingens beboere senest fire uger efter mødets afholdelse. stk. 5. Organisationens ledelse skal yde afdelingsbestyrelsen nødvendig bistand i forbindelse med udøvelsen af dennes funktioner. stk. 6. Organisationens ledelse skal orientere afdelingsbestyrelsen om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. stk. 7. Afdelingsbestyrelsen påser, at der er god orden i afdelingen. Eventuel påtale sker til organisationens ledelse. stk. 8. Afdelingen afholder rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. Hvervet som medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnet. 12/14
Kapitel 5: Valg af revisor 19 Boligorganisationens og dens afdelingers regnskaber revideres af en godkendt revisor, der godkendes på repræsentantskabsmødet. Revisor afgår hvert år, medmindre vedkommende genvælges. Kapitel 6: Årsregnskab 20 Regnskabsåret for boligorganisationen og dens afdelinger er kalenderåret. stk. 2. Årsregnskabet består af særskilte regnskaber for organisationen og dens enkelte afdelinger. 21 Hvis der er ansat en direktør, forelægger denne udkast til årsregnskabet for bestyrelsen. stk. 2. Det godkendte regnskab underskrives af bestyrelsen og påtegnes af revisor. Hvis der er ansat en direktør, underskriver denne også regnskabet. 22 Det godkendte årsregnskab skal sammen med bestyrelsens årsberetning, revisors beretning og udskrift af revisionsprotokol senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning indsendes til kommunalbestyrelsen til gennemgang. Regnskabsmaterialet skal ligeledes indsendes til Landsbyggefonden. Kapitel 7: Likvidation 23 Likvidation af boligorganisationen eller dens afdelinger finder sted efter de regler, der er fastsat herom for almene boligorganisationer. Disse vedtægter suppleres med reglerne i lov om almene boliger m.v. og de bestemmelser, der er fastsat i medfør heraf. Således vedtaget på repræsentantskabsmødet den 16. maj 2013 13/14
Bilag B: Fremtidssikringsstrategi Der bør fremover vedtages en Fremtidssikringsstrategi for hver enkelt afdeling. Fremtidssikringsstrategien kunne bl.a. indeholde: 1. Angivelse af, hvilke renoveringer og forbedringer afdelingen prioriterer på 5-10 års sigt. 2. Angivelse af, hvilke målsætninger for boligstandarden, man ønsker i afdelingen, fx mht. boligstørrelser, sanitære forhold 3. Angivelse af, hvilke forbedringsarbejder, der tænkes gennemført kollektivt og hvilke der gennemføres individuelt. 4. Angivelse af, hvilke forbrugs- og energimæssige mål, afdelingen ønsker at nå 5. Angivelse af en flerårig plan for regulering af henlæggelserne 6. Angivelse af, hvilke forhold man i afdelingen ønsker en indgående drøftelse af, og hvilke man som udgangspunkt vil overlade til administrationen og ejendomsfunktionæren at udmønte 7. Angivelse af evt. særlige kendetegn eller målsætninger for afdelingen Fremtidssikringsstrategien bør udarbejdes i fællesskab mellem afdelingsbestyrelse, organisationsbestyrelse og administration og vedtages på et afdelingsmøde. Den skal ikke bekræftes eller revideres hvert år, men alene ved større ændringer i afdelingens strategiske prioriteringer. Klimaskærm Tekniske installationer Bad Køkken Indretning Øvrige tilbud (service) Administration Beboer/ afdelingsbestyrelse En del afdelinger har allerede i dag truffet enkeltstående beslutninger, der bør indarbejdes i fremtidssikringsstrategien. Fremtidssikringsstrategiens punkt 6 ovenfor bygger på en erkendelse af, at faglig kompetence og interesse som oftest hænger sådan sammen, at beboeren forventer høj grad af driftssikkerhed og har ringe kompetence om håndteringen af fx klimaskærm mure, tag, vinduer osv. og tekniske installationer el, vand og varme men til gengæld har stor interesse for og indflydelse på indretning, køkken, bad, serviceniveau m.m. Forudsætningen for en succesfuld implementering af fremtidssikringsstrategien er dels en løbende dialog med afdelingsbestyrelse, organisationsbestyrelse og administration om indhold og implementering af planen, dels en stærk støtte til afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødet om de økonomiske muligheder, udfordringer og forudsætninger for gennemførelse af planen. 14/14