Referat organisationsmøde 28. september 2010 Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Møldrup den 28. september 2010 kl. 9.00 i Aalborg Til stede var bestyrelsesmedlemmerne Anette Andersen (formand), Georg Mogensen, Kaj Bersang og Børge Olsen. Fra administrationen deltog adm. direktør Palle Adamsen, økonomichef Henrik Engstrøm, forretningsfører Helge Larsen samt direktionssekretærerne Inge Burmeister og Tina Brorly, som optog referat af mødet. Der var afbud fra bestyrelsesmedlem Børge Møller. Palle Adamsen åbnede mødet og bød velkommen. Dagsordenen ser herefter således ud: 1. Meddelelser fra administrationen 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget 3. Nybyggeri/renovering 4. Nye vedtægter 5. Ny lovgivning på udlejningsområdet a. Skal ancienniteten på den almindelige venteliste bevares eller bortfalde efter tildeling af bolig? b. Skal ancienniteten fra den almindelige venteliste overføres til oprykningsventelisten eller bortfalde efter tildeling af bolig? c. Skal børnefamiliers fortrinsret til 3 eller flere rums boliger bevares eller bortfalde? 6. Valg af formand og næstformand 7. Valg af suppleanter til Landsrepræsentantskabet 8. Eventuelt Ad 1. Meddelelser fra administrationen Palle Adamsen meddelte, at de kommende dialogmøder mellem kommunerne og boligorganisationerne fortsat er meget i fokus. Landsbyggefonden er ved at være klar med IT-modellen, der skal sammenfatte alle de oplysninger, der skal indgå i dialogmøderne. I Landsbyggefondens database vil der for hver enkelt afdeling og hver enkelt boligorganisation befinde sig et oplysningsskema en slags selvangivelse som kommer ind på alle væsentlige sagsområder, der findes i boligorganisationerne og afdelingerne. Nogle af oplysningerne skal man selv levere, mens andre især nøgletal automatisk vil blive føjet ind i skemaet via Landsbyggefondens database. Det forudsættes, at oplysningsskemaet færdiggøres af boligorganisationen i samarbejde med administrationen umiddelbart efter, at årsregnskabet er godkendt, og så vil den samlede dokumentationspakke være grundlaget for dialogmødet med kommunen. Arbejdet med dokumentationspakken skal dog ikke bare skal være en pligtmæssig afrapportering til kommunerne. Det skal også være et redskab for de enkelte bestyrelsers arbejde med udviklingen på alle vigtige punkter i deres boligorganisationer. Det er i styringsreformen en forventning, at organisationsbestyrelserne forholder sig strategisk til hovedområderne økonomi og drift, beboerdemokrati, udlejning og boligområdernes trivsel. Bestyrelserne skal inden for hvert område give deres egen vurdering af udfordringerne. Endelig skal bestyrelserne være med til at fastsætte mål, lave aftaler med kommunerne og efterfølgende give en vurdering af, hvor langt man er nået i målopfyldelsen. Det er derfor nødvendigt, at organisationsbestyrelsen i samarbejde med administrationen forud for mødet med kommunen drøfter og fastlægger de emner, der ønskes drøftet med kommunen. Endvidere skal bestyrelsen beslutte sig for, hvem der skal deltage i mødet, og inden for hvilke rammer deltagerne kan lave aftaler med kommunen.
Nogle få kommuner er gået i gang med forberedelserne til dialogmøderne. Det sker typisk ved, at der holdes et fællesmøde for kommunalpolitikere, embedsmænd, beboerdemokrater og administrationer, hvor man drøfter rammerne for de fremtidige møder. Vi har endnu ikke set eksempler på de egentlige dialogmøder. Vi har netop afsluttet en landsdækkende stikprøveundersøgelse for at få afdækket, om der findes PCB i Lejerbos bebyggelser. PCB er et nu forbudt - giftstof, der blev brugt i elastiske fuger i perioden 1955-1977. Der er foretaget målinger stikprøvevis i alle bebyggelser, der er opført i dette tidsrum. I de allerfleste målinger er der slet ikke fundet spor af PCB. Nogle ganske få steder er der fundet små mængder PCB. De steder skal der lægges en plan for at fjerne forureningskilden, eventuelt når afdelingen alligevel skal foretage renoveringer eller forbedringer. Ingen steder er der fundet store mængder PCB, som vil kræve, at vi gør noget her og nu. Det er derfor med stor glæde og lettelse, at vi kan konstatere, at vores beboere ikke er udsat for nogen sundhedsskadelig påvirkning fra PCB i deres boliger. Vi er i administrationen gået i gang med et meget omfattende arbejde med omlægning af Lejerbos IT-systemer. Arbejdet vil strække sig over de næste to år. Vores økonomisystem SAP skal over på en ny version. I den sammenhæng skal ikke blot budget- og regnskabshåndtering men alle hovedprocesser også udlejning, lønbehandling, drift- og vedligeholdelse og byggestyring - over på SAP-løsninger. Vi gennemfører overgangen etapevis for at sikre mindst mulige gener og driftsforstyrrelser, men det vil nok ikke kunne undgås, at bestyrelser og beboere af og til vil kunne mærke, at systemerne i gennemførelsesperioden ikke fungerer optimalt. For to år siden tog vi fat på hjemmesideprojektet Mit Lejerbo, der har givet ansøgere en lang række selvbetjeningsmuligheder. Bl.a. kan de nu både skrive sig op og betale for opskrivning via hjemmesiden. Her er status, at godt 40 % af alle, der skriver sig op, betaler online med det samme. Hvis man alene kigger på dem, der skriver sig op via hjemmesiden, er tallet ca. 70 %. Det har medført en stigning i ventelisteansøgninger på ikke mindre end 22,5 %. På nybyggeri-siden har der et par år været stilstand, men i løbet af 2010 er der kommet lidt gang i byggeriet igen. Det skyldes, at vi ved årsskiftet fik nye finansieringsregler, der giver en lavere starthusleje, og kommunernes andel i form af grundkapital i 2010 er sat ned fra 14 % til 7 %. Vi har arbejdet meget med at lancere vores koncept for en energineutral familiebolig: Energi-0 boligen. Det særlige ved konceptet er, at det hverken er ekstra dyrt eller forsøgsbyggeri, men helt almindelige familieboliger til helt almindelige mennesker. Men beboerne får stort set ikke nogen varmeregning. Huset producerer selv det meste af den varme, der skal til. Nu ser det så ud til, at konceptet snart bliver til virkelighed. Både i Tåstrup, Humlebæk og Rødovre er der konkrete projekter på vej. I henhold til reglerne om vederlag til organisationsbestyrelser er der for indeværende regnskabsperiode (2010/2011) kr. 7.752 til rådighed til fordeling i bestyrelsen i Lejerbo, Møldrup. Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at formanden får 40 % og den resterende andel deles mellem de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Med mindre organisationsbestyrelsen meddeler andet, vil administrationen udbetale beløbet efter denne fordelingsnøgle ved regnskabsårets udløb. Ad 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget Henrik Engstrøm henviste til det udsendt regnskabsmateriale omfattende regnskab og revisionsprotokol for perioden 1/5 2009 til 30/4 2010, forvaltningsrevision for
regnskabsåret 2009 for forretningsførerorganisationen samt budget for boligorganisationen for perioden 1/5 2011 til 30/4 2012. Desuden er udsendt en CD rom indeholdende dels årsregnskab for afdelingerne for perioden 1/5 2009 til 30/4 2010, dels budget for afdelingerne for perioden 1/5 2011 til 30/4 2012 og dels tilstandsrapport for afdelingerne. Administrationen har forud for mødet forhandlet afdelingernes forhold, herunder de økonomiske, og der foreligger godkendelse af såvel regnskab som budgetforslag fra alle afdelinger, bortset fra afdeling 361-0, hvor hverken afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet har godkendt regnskab og budget. Det er derfor organisationsbestyrelsen, der skal tage stilling til regnskab og budget for afdelingen. I beretningen forrest i regnskabet - side 2, 3 og 4 - er redegjort for boligorganisationens og afdelingernes økonomiske udvikling i regnskabsåret. I henhold til reglerne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens supplerende oplysninger i revisionsprotokollen. Revisionen har på side 139 og 140 forbehold til forhold i afdeling 361-0, Låstrup og afdeling 580-0, Hvilsom samt på side 140 og 141 supplerende oplysninger til forhold i afdeling 328-0, 361-0 og 580-0. På side 3 og 4 i beretningen forrest i regnskabet har administrationen kommenteret revisionens supplerende oplysninger, som vil blive indsendt til kommunen, hvis bestyrelsen ikke har andre bemærkninger. Endvidere henvises til noter til spørgeskema side 20 og 21 i regnskabet. Bestyrelsen tog bemærkningerne til efterretning. Nedenstående oversigt er et uddrag af de udsendte afdelingsbudgetter, og viser lejestigningen i de enkelte afdelinger for den kommende periode. Afd. nr. Afd. navn Gældende 328-0 328-0 Ung.bol. 361-0 459-0 580-0 627-0 627-0 Ung.bol. leje Kommende leje Ændring pr. m² Ændring i % Trangbækvej/ Solbakken m.fl. 804,76 843,52 38,76 4,82 Trangbækvej/ 688,97 727,72 38,76 5,63 Solbakken Låstrup 737,65 789,92 52,27 7,09 Borgergade 734,74 765,26 30,52 4,15 Hvilsom 920,35 920,35 Uændret Uændret Klejtrup, Skals, Møldrup, Bjerregrav. 737,86 776,46 38,60 5,23 Klejtrup m.fl. 613,99 652,59 38,60 6,29
Helge Larsen orienterede om, at organisationsbestyrelsesmødet på sidste år drøftede situationen i afdeling 580-0 samt i afdeling 361-0. Vedrørende afdeling 580-0 besluttede man sidste år, at administrationen skulle arbejde videre med et tvangssalg/likvidering af afdelingen samt, at man skulle rette kontakt til Mariagerfjord Kommune om forholdene. Vi kan oplyse, at afdelingen er gået på tvangsauktion og er berammet til den 19. november 2010. Vedrørende afdeling 361-0 blev det sidste år besluttet, at administrationen lister forskellige løsningsmuligheder op og laver en handlingsplan for forløbet. Endvidere skulle rettes kontakt til Viborg kommune for forelæggelse af den økonomiske situation og forslag til løsningsmodeller. Vi kan oplyse, at der har været holdt en del møder med afdelingsbestyrelsen uden resultat. Der har ligeledes været holdt en del møder med Viborg kommune sammen med formand Anette Andersen og Henrik Engstrøm og der er lavet et forslag til en løsning. Det er aftalt med organisationsformand Anette Andersen, at der holder et møde den 29. september hos formanden. Børge Olsen spurgte, om Viborg kommune er bekendt med de tab, der kommer i forbindelse med tvangsauktionen. Henrik Engstrøm meddelte, at kommunen er bekendt med, at der kommer tab. Det er meddelt kommunen, at vi ikke kan se andre muligheder, men kommunen har sagt, at de ikke har mulighed for at hjælpe sagen i gang. Børge Olsen spurgte til underskudssaldo i afdeling 361-0, Låstrup. Henrik Engstrøm svarede, at Landsbyggefonden skal med ind over banen til at finansiere renoveringen af afdelingen. Vi har talt med LBF én gang og skal have en snak med dem igen. Udlejningssituationen Helge Larsen meddelte, at der i Lejerbo, Møldrup er 31 personer opnoteret på venteliste til en familiebolig og 18 er opskrevet til en ungdomsbolig. Flere af disse personer søger på forskellige rumtyper og forskellige afdelinger, og der er således i alt 40 ansøgere opnoteret til familieboligerne. Vedrørende familieboligerne søger 10 personer en 2-rums bolig, 27 søger en 3-rums bolig og 3 søger en 4-rums bolig. En fraflytningsstatistik for boligorganisationens familieboliger viser, at der i regnskabsåret 2009/2010 har været 17 fraflytninger fra boligorganisationens i alt 100 familieboliger, svarende til en fraflytningsprocent på 17. På landsplan ligger fraflytningsprocenten for familieboliger på 15,01. Der har i alt været 23 fraflytninger af boligorganisationens i alt 121 lejemål, svarende til en fraflytningsprocent på 19,01. Landsgennemsnittet er her 18,06.
Generelt om udlejningssituationen kan vi oplyse, at det er lige svært at genudleje ledige boliger, uanset i hvilken afdelingen det er. Der er pt. 12 ledige boliger og en af dem påfører afdelingerne lejetab. De 12 ledige boliger er i nedenstående afdelinger: 5 boliger i afdeling 328-0 3 boliger i afdeling 361-0 3 boliger i afdeling 580-0 og 1 bolig i afdeling 459-0. Der annonceres i den lokale ugeavis. Der var herefter ikke yderligere bemærkninger til dette punkt, og det konkluderedes, at beretningen blev godkendt, at de i denne indeholdte forslag og anmodninger blev imødekommet, at årsregnskab og revisionsprotokol blev godkendt og underskrevet, herunder regnskab for afdeling 361-0, at budget for boligorganisationen samt afdelingernes budgetter blev godkendt, herunder budget for afdeling 361-0. Ad 3. Nybyggeri/renovering Der er ingen aktuelle planer om hverken nybyggeri eller renovering. Ad 4. Nye vedtægter Palle Adamsen meddelte, at som følge af efterårets lovrevision er der udgivet ny normalvedtægter. Lejerbo, Møldrups vedtægter bør derfor også ændres, så de i indhold, sprogbrug og systematik stemmer overens med de nye normalvedtægter. I vedtægterne er indarbejdet alle de særlige ændringer, som Lejerbo, Møldrup har vedtaget gennem årene. Herudover er følgende ændringer værd at bemærke: - Vedtægterne angiver i 4, at boligorganisationen har medlemmer. Medlemmer er både de aktuelle beboere og alle opnoterede på venteliste. - Dagsordener og referater af både repræsentantskabsmøder, organisationsbestyrelsesmøder og afdelingsbestyrelsesmøder skal være tilgængelige for alle lejere, jf. 10, stk. 3, 13, stk. 1 og 4 og 18, stk. 4. - Der skal et ønske fra 1/3 af repræsentantskabsmedlemmerne til, hvis en afstemning skal være skriftlig ( 10, stk. 1). - Valgbare og stemmeberettigede er nu lejeren og myndige husstandsmedlemmer dvs. f.eks. også børn. Hver husstand har dog fortsat kun 2 stemmer på afdelingsmødet. - Det er præciseret, at en afdelingsbestyrelse har ret til at se alle bilag til budget og regnskab ( 17, stk. 1). - Det er afdelingsmødet, der vælger vedligeholdelsesordning og hermed også beslutter hvordan vedligeholdelsesreglementet skal være ( 17, stk. 6). - I ældreboligafdelinger med plejekrævende ældre, hvor der ikke er valgt en afdelingsbestyrelse, kan kommunalbestyrelsen udpege en afdelingsbestyrelse blandt beboere, pårørende eller andre, der kan varetage beboernes interesser.
Herudover er driftsbekendtgørelsen blevet ændret, således at regnskaber nu skal være indsendt til kommunen 5 måneder efter regnskabsårets afslutning i stedet for 6 måneder. Det indebærer, at der i vedtægterne er sket følgende ændringer: I 6 skal stå 5 måneder i stedet for 6 måneder. I 14, stk. 4, skal der stå 4 måneder i stedet for 5 måneder. I 22 skal der stå 5 måneder i stedet for 6 måneder. Vedtægterne skal endelig behandles på det ordinære repræsentantskabsmøde. Ad 5. Ny lovgivning på udlejningsområdet a. Skal ancienniteten på den almindelige venteliste bevares eller bortfalde efter tildeling af bolig? Vi beder bestyrelsen tage stilling til, om ventelisteancienniteten skal bevares eller bortfalde (nulstilles) ved overgangen fra ansøger til lejer, hvis lejer ønsker at fortsætte som boligsøgende på den almindelige eller fleksible venteliste. Bestyrelsen vedtog at fortsætte som reglerne er i dag, det vil sige, at ancienniteten på den almindelige venteliste bortfalder ved tildeling af bolig. b. Skal ancienniteten fra den almindelige venteliste overføres til oprykningsventelisten eller bortfalde efter tildeling af bolig? Vi beder bestyrelsen tage stilling til, om ancienniteten fra den almindelige venteliste skal kunne overføres til den interne oprykningsventeliste eller bortfalde efter tildeling af bolig Bestyrelsen vedtog at fortsætte som reglerne er i dag, det vil sige at ancienniteten fra den almindelige venteliste ikke skal kunne overføres til den interne oprykningsventeliste efter tildeling af bolig. c. Skal børnefamiliers fortrinsret til 3 eller flere rums boliger bevares eller bortfalde? Vi beder bestyrelsen tage stilling til, om fortrinsretten for børnefamilier til 3 eller flere rums boliger skal bevares eller bortfalde. Bestyrelsen besluttede at følge den ny lovgivning og er indstillet på, at fortrinsretten for børnefamilier til 3 eller flere rums boliger bortfalder, som lovgivningen foreskriver. Ad 6. Valg af formand og næstformand Palle Adamsen meddelte, at i henhold til boligorganisationens vedtægter skal der hvert andet år vælges formand og næstformand. Formand og næstformand vælges af bestyrelsens midte, og mindst 1 af disse skal være beboer i boligorganisationen. På et møde i oktober 2008 blev Anette Andersen valgt som formand og er således på valg i år. Der er p.t. ingen næstformand, så der skal ligeledes vælges næstformand. Anette Andersen blev genvalgt som formand. Kaj Bersang blev valgt som ny næstformand. Begge er valgt for en 2 årig periode. Ad 7. Valg af suppleanter til Landsrepræsentantskabet
Palle Adamsen meddelte, at i henhold til forretningsførerorganisationens vedtægter - 4, stk. 4 - kan hver datterorganisations bestyrelsen ud af sin midte udpege 2 repræsentanter og 2 suppleanter i organisationer med under 500 boliger. Mindst 1 skal være beboervalgt. Anette Andersen og Børge Møller er valgt som repræsentanter. Der er p.t. ikke valgt suppleanter. Anette Andersen fortsætter som repræsentant. Kaj Bersang indtræder i stedet for Børge Møller, idet han udtræder af organisationsbestyrelsen. Suppleanter vælges senere. Ad 8. Eventuelt Ingen bemærkninger. Mødet hævet.