A/B Gudenå Dagsorden udsendt den 12. marts Referat udsendt den 26. marts Referat fra konstitueringsmøde efter repræsentantskabsmøde Torsdag den 19. marts Mødested: Tronborg, Grenåvej 2, 8960 Randers SØ Referat konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 1
Mødedeltagere: Bestyrelsen Lars Balle Christensen (KS) (LJ) (LS) (KT) (LK) (LC) (IB) Administrationen Dennis Larsen (DLA) Berit M. Rudbeck - referent (BMR) Dagsorden 136. Godkendelse af dagsorden... 3 137. Bestyrelsesforhold... 3 138. Bestyrelseshonorar og godtgørelser... 4 139. Boligforeningens eksterne interesser... 6 140. Fremtidig mødeoversigt... 7 141. Eventuelt... 8 Referat konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 2
136. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af vigtige og presserende punkter, som ikke er medtaget på denne dagsorden. Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsorden KS orienterer om dagsordenen. Der var ingen bemærkninger fra bestyrelsen, og dagsordenen blev godkendt. 137. Bestyrelsesforhold Bestyrelsen for A/B Gudenå så før repræsentantskabsmødet den 19. marts således ud: Bestyrelsesmedlem Valgt af Valgt til (formand) repræsentantskabet marts 2016 (næstformand) repræsentantskabet marts 2016 repræsentantskabet marts 2016 repræsentantskabet marts 2016 Lars Balle Christensen repræsentantskabet marts repræsentantskabet marts Indtrådt i 16. januar 2014 marts Med RandersBolig som administrator. Repræsentantskabet vælger/genvælger den 19. marts, 3 bestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode. Som en del af bestyrelsens konstituering skal bestyrelsen vælge næstformanden for bestyrelsen imellem bestyrelsens medlemmer. Byggeudvalg Bestyrelsen har mulighed for at konstituere et byggeudvalg til varetagelse af bestyrelsens interesser i forbindelse med større byggesager i boligforeningen. På det konstituerende møde sidste år blev KS, LJ og LB valgt som byggeudvalg vedrørende renoveringen af afdeling 21. Habilitetserklæring Eventuelt nyindtrådte bestyrelsesmedlemmer anbefales at udfylde en habilitetserklæring. Administrationen vil medbringe habilitetserklæringer på mødet. Referat konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 3
Det indstilles at: Bestyrelsen konstituerer sig med næstformand Bestyrelsen konstituerer sig med byggeudvalg Nyindtrådte medlemmer i bestyrelsen udfylder en habilitetserklæring LJ orienterede om hendes år som næstformand. Hun blev genvalgt som næstformand. Byggeudvalget vedrørende afdeling 21 blev genvalgt. 138. Bestyrelseshonorar og godtgørelser Det er muligt for bestyrelsens medlemmer at få udbetalt godtgørelse og honorar i forbindelse med deres arbejde i organisationsbestyrelsen. Honorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. nr. 1307 af 15. december 2009 med senere ændringer. Det fremgår heraf, at det samlede årlige vederlag til bestyrelsen i et regnskabsår ikke må overstige 69,86 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og 41,91 kr. pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. Beløbene kan hvert år reguleres i overensstemmelse med det af Danmarks Statistik beregnede lønindeks for den private sektor. Ved regulering i overensstemmelse hermed bliver beløbene henholdsvis 75,82 kr. og 45,49 kr. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014. Rådigt bestyrelseshonorar i A/B Gudenå, marts Antal lejemål 1014 Honorarsatser jf. BL informerer nr. 4214 af 3. oktober 2014 Pris for de første 100 lejemål kr. 75,82 7.582,00 pris for de øvrige lejemål kr. 45,49 41.577,86 Alt 49.159,86 Bestyrelsesvederlag Pr. år 49.159,86 Pr. kvartal 12.289,96 Hvis organisationsbestyrelsesmedlemmerne ikke modtager honorar for bestyrelsesarbejdet, er det muligt at modtage skattefri godtgørelse for nogle udgifter indtil en fastsat bagatelgrænse på: Referat konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 4
1.400 kr. for udgifter til kontorhold 2.300 kr. for udgifter til telefon 3.700 kr. Total Overskrides grænsen for de ovenfor nævnte beløb, er godtgørelsen skattepligtig. Herudover kan der godtgøres udgifter til transport i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Fordeling 2014 Fordelingen af honorar og godtgørelse blandt bestyrelsens medlemmer er den 22. maj 2014 besluttet som følger: Titel Formand Navn Lars B. Christensen Samlet udbetalt Jun. 2014 Sep. 2014 Dec. 2014 Mar. Honorar 29.140 7.285 7.285 7.285 7.285 Formanden får udbetalt 60 % af det samlede honorar, som bestyrelsen i A/B Gudenå har til rådighed, og han har herudover ipad samt fri telefon, der er betalt af boligorganisationen. en får ligesom de resterende bestyrelsesmedlemmer udbetalt godtgørelse for telefon- og kontorholdsudgifter. Herudover får hun godtgjort sine kørselsudgifter og har ipad, der er betalt af boligorganisationen. De resterende bestyrelsesmedlemmer får udbetalt godtgørelse til telefon og kontorholdsudgifter. Fordelingen af bestyrelseshonorar og godtgørelser blev principbesluttet i organisationsbestyrelsen i maj 2014. Fordeling Med reguleringerne for honorarsatserne, som de fremgår ovenfor vil fordelingen af honorar og godtgørelse for det kommende år se ud som følger: Referat konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 5
Titel Navn Fordeling Formand Lars B. Christensen Jun. Sep. Dec. Mar. 2016 Honorar 29.496 7.374 7.374 7.374 7.374 Det indstilles, at den fremtidige fordeling af udbetalinger til bestyrelsens medlemmer drøftes og besluttes. Bestyrelsen godkendte at ovennævnte fordeling af honorar og godtgørelse. Fordelingen af det kommende års honorar og godtgørelser fordeles således imellem bestyrelsens medlemmer: Titel Navn Fordeling Formand Lars B. Christensen Jun. Sep. Dec. Mar. 2016 Honorar 29.496 7.374 7.374 7.374 7.374 139. Boligforeningens eksterne interesser Af det vedlagte bilag fremgår A/B Gudenås enkelte afdelingers nuværende eksterne interesser. Bilag: Boligorganisationens eksterne interesser Referat konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 6
Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 140. Fremtidig mødeoversigt Oversigt over kommende bestyrelsesmøder: Fastlagt dato Møde Noter Torsdag den 7. maj kl. 17.00 Bestyrelsesmøde Torsdag den 20. august kl. 17.00 Bestyrelsesmøde Torsdag den 19. november kl. 17.00 Bestyrelsesmøde Torsdag den 28. januar 2016 kl. 17.00 Bestyrelsesmøde med revisor Godkendt Torsdag den 17. marts 2016 kl. 17.00 Formøde til Godkendt repræsentantskabsmøde Torsdag den 17. marts 2016 efter endt Konstituerende Godkendt rep.møde bestyrelsesmøde Tirsdag den 3. maj 2016 kl. 17.00 Bestyrelsesmøde Godkendt Torsdag den 18. august 2016 kl. 17.00 Bestyrelsesmøde Godkendt Torsdag den 1. december 2016 kl. 17.00 Bestyrelsesmøde Godkendt I Langå Oversigt over andre kommende møder: Torsdag den 17. marts 2016 kl. 19.00 Repræsentantskabsmøde Godkendt Afdelingsmøder Uge 15-17 Dag Dato Kl. Afd. Lokale Deltager fra best. Deltager fra adm. Tirsdag 07.04.15 18.00 1 Mødelokalet R. Hougårds Vej 5 KS/LS GBH Tirsdag 07.04.15 19.00 17 Centrumgården LC/LJ SAF Tirsdag 07.04.15 19.00 20 Centrumgården LC/LJ SAF Onsdag 08.04.15 19.00 8 Festsalen R. Hougårds Vej 5 LS/LK BMR Onsdag 08.04.15 19.00 21 Centrumgården IB/LJ/KS SAF Torsdag 09.04.15 19.00 18 Centrumgården IB/LJ/KS SAF Torsdag 09.04.15 18.00 6 Mødelokalet R. Hougårds Vej 27 A LK/LS/KT GBH Torsdag 09.04.15 19.00 12 Fælleshuset Møllevej LC BMR Mandag 13.04.15 19.00 22 Centrumgården LJ/KS GBH Mandag 13.04.15 19.00 11 Festsalen Lodsejervej 9 LS/IB LGB Mandag 13.04.15 19.00 13 Festsalen Fabersvej 40 LC/KT JHE/SAF Tirsdag 14.04.15 13.00 16 Fælleslokalet Grenåvej 12 LJ/KS SAF Tirsdag 14.04.15 19.00 9 Tronborg, Grenåvej 2 LJ/KS/KT JHE/GBH Onsdag 15.04.15 19.00 15 Fælleshuset Møllevej LC/LJ KIM Onsdag 15.04.15 18.00 2 Festsalen R. Hougårds Vej 5 LS/IB SAF Torsdag 16.04.15 19.00 5 Festsalen R. Hougårds Vej 27 A LS/KS GBH Torsdag 16.04.15 19.00 14 Fælleslokalet Falkevej IB/KT LGB Mandag 20.04.15 18.00 4 Mødelokalet R. Hougårds Vej 5 KS/LJ GBH Mandag 20.04.15 19.00 7 Festsalen R. Hougårds Vej 27 A IB/KS/LJ SAF Tirsdag 21.04.15 19.00 3 Festsalen R. Hougårds Vej 27 A KS/KT/IB BMR Referat konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 7
Det indstilles at bestyrelsen godkender de ovenfornævnte mødedatoer. Referat/Beslutning: Administrationen undersøger om bestyrelsesmødet, der er placeret den 18. august 2016 er i Randers Ugen. Er dette tilfældet, flyttes mødet til den 25. august 2016. Bestyrelsen godkendte mødedatoerne for det kommende år, og tilpassede bestyrelsens deltagelse i afdelingsmøderne, som det fremgår af ovenstående skema. 141. Eventuelt LS fremlagde ønske om at afholde et jubilæum når A/B Gudenå har 75 års jubilæum i 2017. DLA orienterede om muligheden for at afsætte midler i boligorganisationens budget til et sådan arrangement. Administrationen udarbejder en sagsfremstilling til næste bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen kan træffe beslutning om dette. LK roste afholdelsen af repræsentantskabsmødet. Bestyrelsen ytrede ønske om at udsende et brev til repræsentanter, der var fraværende uden afbud på det netop afholdte repræsentantskabsmøde. Brevet skal orientere repræsentanterne om at afdelingen stadig betaler udgiften til repræsentanternes deltagelse i repræsentantskabsmødet, selv om de ikke deltog. Administrationen udarbejder og udsender brevet til de udeblevne repræsentantskabsmedlemmer. Godkendt af: Formand Lars Balle Christensen Referat konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 8