GRUNDEJERFORENINGEN SVANEN

GRUNDEJERFORENINGEN SVANEN Referat af generalforsamling 27/2 2012 m/formandens beretning, oversigt over bestyrelsen pr. 1/3 2012, samt foreningens gældende vedtægter

Bestyrelsen i GRUNDEJERFORENINGEN SVANEN består pr. 1/3 2012 af: Formand : Kasserer: Peter Søholt Læderhatten 28 tlf. 66 15 46 92 mail: soholt@privat.dk Kenneth Holmbech Væbnerhatten 195 tlf. 65 93 54 20 mail: kenneth@holmbech.dk Bestyrelsesmedlem/ Bente Madsen Gartneransvarlig Væbnerhatten 206 tlf. 25 32 14 92 mail: b.madsen@webspeed.dk Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Mikkel Malchow Møller Læderhatten 21 tlf. 86 76 50 09 mail: mikkelmm@vip.cybercity.dk Annette Hermansen Væbnerhatten 243 tlf. 61 20 59 91 mail: ah@exodraft.dk

Referat af grundejerforeningens ordinære generalforsamling mandag 27/2 2012 Dagsorden i henhold til vedtægterne: 1. Valg af dirigent: Søren Pihl blev valgt 2. Formanden aflægger beretning v/peter Søholt: Beretningen blev godkendt, se vedhæftede 3. Kassereren aflægger regnskab for året 2011 v/kenneth Holmbech: Regnskabet blev godkendt 4. Indkomne forslag: Ingen 5. Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingent Bestyrelsen forslår kontingent på kr. 1.600,- (+ kr. 100,-) Kontingentforhøjelse blev vedtaget 6. Valg af medlemmer til bestyrelsen og suppleanter: På valg: Peter Søholt (formand), Læderhatten 28: Genvalgt Annette Hermansen, Væbnerhatten 243: Genvalgt Mikkel Malchow-Møller, Læderhatten 21: Genvalgt 7. Valg af 1. revisor: Valg af 2 suppleanter for 1 år: Ingen suppleanter blev valgt På valg: Claus Henningsen, Væbnerhatten 200: Genvalgt 8. Valg af revisorsuppleant for 1 år: Ingen suppleant blev valgt 9. Eventuelt: Man snakkede om al skidtet, der blæser ind i vores plantebælte langs Skærmhatten, og blev enige om, at det måtte vi nok betale os fra at få fjernet, da det kun er Tordenskjolds soldater, der stiller op til en fælles oprydningsdag. Dirigenten takkede for god ro og orden på generalforsamlingen, der varede ca. 30 min. og 3 husstande var fremmødt udover bestyrelsen. Referent: Bente Madsen

Formandens beretning på Grundejerforeningen Svanens generalforsamling 27/2 2012 Det forløbne år har været forholdsvis roligt, men der har alligevel været både udfordringer og nyheder i vores forening. Samarbejdet med gartneren har været særligt udfordrende. Bestyrelsen har igen i år fået flere henvendelser fra medlemmer, som har udtrykt utilfredshed med kvaliteten af det udførte arbejde. Dette sammenholdt med forskellige andre årsager har ledt os til at opsige vores kontrakt med gartneren med virkning 30/6 2012. Vi har indhentet tilbud fra et andet firma, som vi forventer at tegne kontrakt med. I juni havde vi kommunens vejinspektør med til en gennemgang af vejene i vores område. Han vurderede, at vores veje er i god stand alderen taget i betragtning. Nogle få steder skulle der udføres reparation og andre steder blot lappes. De nødvendige reparationer er blevet udført og det der kan vente, er blevet udsat. De små vejtræer har igen haft det hårdt i vinterkulden, så nogle er blevet udskiftet. I Læderhatten er nogle af træerne blevet erstattet af kampesten, således at der er mere balance i fordelingen af sten langs vejen. I januar blev den største sten i chikanen påkørt af en ung bilist, som ifølge flere beboeres udsagn havde dugget forrude og derfor ikke kunne se stenen. Denne meget tunge sten blev skubbet et par meter, så han kan heller ikke have kørt helt langsomt. Der skete heldigvis kun materiel skade, men situationen havde været en ganske anden, hvis det var et menneske og ikke en sten, som blev ramt. Redskaberne på den gamle, store legeplads er efterhånden ved at være så slidte, at det ikke kan betale sig at reparere på dem. De dele, som vurderes farlige, vil blive demonteret, og bestyrelsen vil i det kommende år se på, hvilke muligheder der er for udnyttelse af resten af redskaberne samt selve pladsen. Arbejdet med foreningens hjemmeside skrider roligt, men sikkert fremad. Vi har købt domænet: www.grundejerforeningensvanen.dk, og siden er nu i luften med de mest basale funktioner. Der arbejdes videre med design og indhold i det kommende år. Hvert år holder bestyrelsen julefrokost. Det er kutyme, at der afsættes et budget svarende til den samlede bestyrelses kontingent. Budgettet blev i år overskredet med kr. 869,-, hvilket fremgår af regnskabet. Dette beløb vil blive delt forholdsmæssigt mellem bestyrelsesmedlemmerne og tilbagebetalt. Til slut vil jeg sende et spørgsmål ud til alle: Hvad gør vi med læbæltet mod Skærmhatten? Det virker som en affaldsfælde, som fanger alt det skidt, der kommer flyvende. Vi har tidligere talt om det i bestyrelsen og der er flere beboere, som har gjort opmærksom på, hvor forfærdeligt det ser ud. Det er meget tydeligt nu, hvor beplantningen er nøgen. Vil man bakke op om en fælles oprydningsdag i foråret? Med det spørgsmål hængende i luften, vil jeg afslutte min beretning og takke bestyrelsen for det gode og inspirerende samarbejde i året der gik. 27/2 2012 Peter Søholt.

Vedtægter Foreningens navn er GRUNDEJERFORENINGEN SVANEN Grundejerforeningen omfatter 83 husstande, beliggende Væbnerhatten 181 197 og 200 249, hele Læderhatten samt børnehaven Svanen. 2 1 Foreningens formål er at varetage vedligeholdelse af de fælles grønne arealer, veje, stier, kloaker, støjsikringsbælter samt i øvrigt at varetage medlemmernes fælles interesser af enhver art i forbindelse med de ejendomme, der hører under foreningens område. Foreningen er berettiget til at opkræve bidrag og administrere de midler, der skal anvendes til løsning af foreningens formål, herunder fastsætte nærmere regler for hvorledes medlemmer skal betale bidrag. De af foreningen trufne bestemmelser til gennemførelse af foreningens formål er fuldt bindende for de enkelte medlemmer. Foreningen er forpligtet til, efter påkrav fra Odense byråd, at tage skøde på de grønne fællesarealer, støjsikringsbælter og private veje og stier i foreningens område, med derpå værende anlæg. Medlemmer og disses forhold til foreningen : Hver grundejer har pligt til og ret til at være medlem af grundejerforeningen, jfr. tinglyst bestemmelse. 3 Hver ejendom har én stemme. Grundejerforeningen skal være berettiget til med 2/3 s majoritet af de på en generalforsamling fremmødte medlemmer at træffe bestemmelse om, at også ejere af de grunde udenfor foreningens område kan være medlemmer af foreningen, eller at grundejerforeningen kan sluttes sammen med en anden grundejerforening. Odense byråd kan beslutte, at offentlige institutioner og lignende ikke skal være medlemmer af foreningen. I sådanne tilfælde skal der dog efter forhandling fastsættes bidrag til foreningen således, at offentlige institutioner og lignende deltager i foreningens drift og vedligeholdelsesforpligtigelser på lige fod med foreningens medlemmer. For offentlige grønne områder, Odense kommune, betales ikke bidrag. 4 Når et medlem overdrager sin grund eller på anden måde ophører med at være ejer af denne, er han / hun fra overdragelsesdagen ophørt med at være medlem af foreningen og kan intet krav rette mod dennes formue. Den nye ejer indtræder i den tidligere ejers rettigheder og forpligtelser overfor foreningen, idet den tidligere ejer dog vedbliver med at hæfte for sine eventuelle restancer, indtil den nye ejer har berigtiget restancerne og overtaget forpligtelserne. Både den tidligere og den nye ejer er forpligtet til at anmelde ejerskifte til foreningen. I forbindelse hermed skal oplyses om den nye ejers navn og bopæl samt ejendommens hus / og matrikelnummer. Anmeldelse af ejerskifte skal ske senest en måned efter overtagelsesdatoen.

5 Hvert medlem betaler for hver sin grund han / hun ejer et årligt kontingent. Det årlige kontingent fastsættes af den ordinære generalforsamling og erlægges den 1. april og dækker indeværende kalenderår. Er kontingentet ikke modtaget på forfaldsdato fremsendes på 5. efterfølgende hverdag rykkerskrivelse 1 med anmodning om betaling. Er betaling ikke modtaget på 5. hverdag herefter, fremsendes anbefalet rykkerskrivelse 2, som udover postomkostninger vil blive tillagt et gebyr på kr. 250. Den udestående fordring overgår på 5. hverdag herefter til opkrævning ved retslig inkasso. Foreningens medlemmer hæfter ikke solidarisk for foreningens forpligtigelser, ej heller i forhold til tredjemand. I forhold til foreningen hæfter medlemmer pro rata med max. Kr. 1.000, hvilket også gælder tab, som foreningen har på enkelte medlemmer. Hvert medlem skal betale indskud på kr. 100,00. Der betales ikke indskud ved senere ejerskifte. Generalforsamlingen Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i februar måned. Den indkaldes af bestyrelsen med 21 dages varsel, ved skriftlig meddelelse til hvert enkelt medlem under den i medlemsprotokollen anførte adresse. Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal meddeles hvert medlem samtidig med indkaldelsen. Forslag, der af medlemmer ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før, og fremsendes til medlemmerne 8 dage før generalforsamlingen. På hver generalforsamling skal følgende punkter behandles: 1. Valg af dirigent 2. Formanden aflægger beretning om det forløbne år 3. Aflæggelse af regnskab, som er underskrevet af bestyrelsen og revisorer. 4. Indkomne forslag 5. Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingentet 6. Valg af bestyrelse samt suppleanter. 7. Valg af revisorer 8. Valg af revisorsuppleanter 9. Eventuelt 9 Ekstraordinær generalforsamling kan af bestyrelsen indkaldes med 8 dages varsel, når den mener det nødvendigt. Ligesom ¼ af medlemmerne, ved skriftlig henvendelse til bestyrelsen, kan forlange generalforsamlingen indkaldt. Dagsordenen skal tydeligt fremgå af skrivelsen. Bestyrelsen skal, når en sådan henvendelse foreligger, senest 3 uger efter indkalde til møde med mindst 8 dages varsel. Hvis ikke mindst ¾ af de medlemmer der har ønsket den ekstraordinære generalforsamling indkaldt, er til stede på generalforsamlingen, kan dagsordenen nægtes behandlet. 6 7 8

10 Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt stemmeflertal. Over det på generalforsamlingen passerede føres protokol. 11 Foreningen ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer, der vælges på en ordinær generalforsamling. Formanden og kassereren vælges på generalforsamlingen. Man vælges for 2 år ad gangen dog således at formanden og 2 medlemmer afgår på lige årstal, medens kassereren og 1 medlem afgår på ulige årstal. Suppleanter vælges for et år af gangen. Genvalg kan finde sted. Bestyrelsen leder, under ansvar for generalforsamlingen, foreningens anliggender og disponerer over anvendelsen af dens pengemidler, som indsættes på konto i et pengeinstitut eller på en postgirokonto. Dispositionsberettiget til foran nævnte konto er bestyrelsen, tegnet ved mindst 2 bestyrelsesmedlemmer i forening. Et bestyrelses medlem, der uden lovlig grund udebliver fra 3 på hinanden følgende bestyrelsesmøder må, hvis bare ét medlem af bestyrelsen kræver det, udgå af bestyrelsen, og suppleanten for ham indtræder da i hans sted. Dersom antallet af bestyrelsesmedlemmer ved afgang i årets løb og efter at suppleanterne er tiltrådt bliver mindre end 3, er bestyrelsen forpligtiget til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling, for valg af manglende medlemmer i ethvert forhold, der er nødvendigt for gennemførelse af generalforsamlingens beslutninger. 12 Bestyrelsen har den daglige ledelse af foreningens virke. Der afholdes møde så ofte formanden, eller 2 bestyrelsesmedlemmer, finder det nødvendigt. Over det på møderne passerede føres referat. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 4 medlemmer giver møde. Bestyrelsens beslutninger træffes ved stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed, er formandens stemme udslagsgivende. Revisor og regnskab: 13 Generalforsamlingen vælger 2 revisorer og 1 revisorsuppleant. De vælges for 2 år, dog således at 1. revisor afgår på lige årstal, og 2. revisor afgår på ulige årstal. Genvalg kan finde sted. Foreningens regnskab føres af kassereren efter bestyrelsens nærmere bestemmelse. Revisorerne kan når som helst foretage kasseeftersyn. Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Første regnskabsår dog fra foreningens stiftelse og indtil 31. december 1987. Regnskabet skal forelægges revisorerne inden 31. januar og være revideret så betids, at en ekstrakt med revisionspåtegning kan udsendes til medlemmer, samtidigt med indkaldelse til generalforsamlingen. Særlige bestemmelser : Fremkommer der spørgsmål hvorom denne vedtægt intet foreskriver, er bestyrelsen pligtig til efter bedste evne og overbevisning at afgøre og løse disse. 14 15 Ved vedtægtsændringer kræves 2/3 s majoritet af de på generalforsamlingen fremmødte medlemmer. Godkendt senest på en ordinær generalforsamling d. 16. februar 2010.