RETTELSESBLAD, 23. J UNI 2017 1. Ændringer af kontraktudkastet Kontraktudkastets afsnit 30.3.1 udgår: Kontrakten kan ikke opsiges inden for de første 12 måneder fra Kontraktens indgåelse. Nyt afsnit 30.3.1 tilføjes: Kontrakten kan ikke opsiges inden for de første 3 år fra Kontraktens indgåelse. Kontrakten tilrettes inden underskrivelse af DanPilot og vindende tilbudsgiver. 2. Arbejdsklausulen Under forhandlingsmøderne er rejst spørgsmål om, hvorvidt arbejdsklausulen i kontraktens bilag 13, Arbejdsklausul, kan ændres i forhold. Dan Pilot har besluttet at fastholde en del af arbejdsklausulen, men at ændre en anden del af arbejdsklausulen. Arbejdsklausulen, første afsnit udgør: Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren og dennes eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Aftalen, er sikret løn (herunder særlige Ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Nyt første afsnit indsættes: Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren og dennes eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Aftalen, er sikret løn (herunder særlige Ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ud fra en samlet betragtning ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i
Danmark, og som gælder på hele det danske område. Afvigelser i forhold til de enkelte elementer i en relevant overenskomst udgør således ikke en misligholdelse i forhold til ovenstående, eksempelvis i forhold til pensionstillæg, ret til overtidsbetaling etc. Arbejdsklausulen tilrettes inden underskrivelse af kontrakten mellem DanPilot og vindende tilbudsgiver. 3. Virksomhedsoverdragelsesloven Under forhandlingsmøderne er rejst spørgsmål om, hvorvidt virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse. DanPilot vurderer, at virksomhedsloven ikke finder anvendelse. 4. Opdateret tilbudsark Bilaget Bilag 11.1 - Leverandørens priser.xlsx er blevet erstattet af en ny version Bilag 11.1 - Leverandørens priser_v2.xlsx, som Leverandøren bedes udfylde, herunder anføre priser på tilføjede elementer. Der er foretaget følgende rettelser og tilføjelser i bilaget: - Tilføjelse af priselementer vedrørende SIP-trunks og telefoni. - Tilretning af fejl ved beregning af etableringsomkostninger for Simpel applikationsdrift, Standard applikationsdrift, kompleks applikationsdrift og Onsite Support 7,4 timer. - Tilretning af fejl ved beregning af etableringsomkostninger for storage og backup. Alle tre punkter har indflydelse på den evalueringstekniske pris. 5. Rettelser til krav i udbudsmaterialet DanPilot har foretaget en række rettelser til kravene i udbudsmaterialet. Rettelserne fremgår af det vedlagte appendix 1. Af appendix 1.1 fremgår vejledning til, hvordan tilbudsgiverne skal besvare de opdaterede krav. Side 2
6. Kontraktudkastets afsnit 1.5 Spørgsmål: Punktet indledes med ordet tilsvarende. Ordregiver bedes venligst præcisere, hvad der henvises til. Svar: I kontraktudkastets punkt 1.5 henvises til punkt 1.4, dvs. at hvis der er uoverensstemmelser mellem Hovedkontrakten og den viden mv. der refereres til under punkt 1.5, har Hovedkontrakten forrang. Den viden mv. der refereres til under punkt 1.5 kan dog, jf. punkt 1.4, udfylde, uddybe eller supplere Hovedkontrakten. 7. Kontraktudkastets afsnit 3.1.6 og 4.1.7 Spørgsmål: Ordregiver bedes venligst præcisere, at leverandørens forpligtelse udstrækker sig til som led i det overordnede projektledelsesansvar at koordinere kundens bidrag i forhold til gennemførelse af projektet, mens kunden selv er ansvarlig for styring af egne ressourcer. Svar: Leverandøren skal, som det er anført i bestemmelserne, i samarbejde med Kunden planlægge og styre Kundens deltagelse, herunder til løsning af hvilke opgaver Leverandøren ønsker deltagelse fra Kundens side. 8. Kontraktudkastets afsnit 4.2.2.5 Spørgsmål: Ordregiver anmodes venligst om at præcisere, at såfremt kundens prioritering efterfølgende viser sig at være fejlagtig i forhold til de opstillede kriterier, er leverandøren berettiget til vederlag for sine herved påførte meromkostninger. Svar: Som udgangspunkt er Leverandørens supportydelser en del af det faste vederlag, selvom Kundens prioritering efterfølgende måtte vise sig at være uhensigtsmæssig. Kundens prioritering vil være baseret på en konkret situation, hvor Kunden prioriterer supportopgaverne ud fra omstændighederne med de forudsætningerne, Kunden har. 9. Kontraktudkastets afsnit 4.2.3.5 Spørgsmål: Ordregiver bedes venligst bekræfte, at i det omfang Kunden ikke ønsker at implementere nye versioner/releases, fritages Leverandøren for ansvar for de konsekvenser, der kunne være undgået ved implementering. Side 3
Svar: Såfremt Leverandøren skriftligt oplyser Kunden, som anført i bestemmelsen, herunder om hvilke konsekvenser der vil være forbundet med ikke at implementere nye versioner/releases, fritages Leverandøren for ansvar for de beskrevne konsekvenser (og ikke for øvrige, ikke oplyste konsekvenser). 10. Kontraktudkastets afsnit 5.6 Spørgsmål: Idet kravene til Dokumentation er beskrevet i punkt 5.1, anmodes ordregiver om at lade punktet udgår for at undgå tvivl. Svar: I punkt 5.6 beskrives det, at Dokumentationen skal have et omfang og en kvalitet, der vil gøre det enkelt og overskueligt for en anden professionel leverandør at overtage leveringen af Ydelserne. Dette beskrives ikke i punkt 5.1 som henviser til Bilag 7 og God IT-skik. Bestemmelsen fastholdes derfor. 11. Kontraktudkastets afsnit 7.2 Spørgsmål: Ordregiver bedes venligt bekræfte, at bod for manglende overholdelse af Servicemål beregnes af det faste månedlige vederlag (bilag 11.1, tabel 4, id 53). Svar: Der henvises til Bilag 5.2 12. Kontraktudkastets afsnit 9.2 Spørgsmål: Ordregiver bedes venligt bekræfte, at Leverandøren har en rimelig tidsfrist til at implementere eventuelle opdateringer af sikkerhedskrav. Svar: Det bekræftes, at Leverandøren vil have en rimelig tidsfrist til at opfylde Kundens nye sikkerhedskrav. 13. Kontraktudkastets afsnit 11.5.5 Spørgsmål: Ordregiver bedes venligt bekræfte, at Godkendt Løsningsbeskrivelse ikke er en defineret term, alternativt at oplyse definitionen heraf. Svar: Det er korrekt, at godkendt løsningsbeskrivelse ikke er defineret. Side 4
14. Kontraktudkastets afsnit 11.5.9 Spørgsmål: Ordregiver bedes oplyse, efter hvor mange måneder leverandøren fortaber sit krav på betaling. Svar: Leverandøren fortaber sit krav på betaling, såfremt arbejde ikke er faktureret inden seks måneder efter udførslen. Kontrakten tilrettes inden underskrivelse af DanPilot og vindende tilbudsgiver. 15. Bilag 14, databehandleraftalens afsnit 6.2 Spørgsmål: Det bedes præciseret, hvorvidt Leverandøren aktivt skal vurdere, hvorvidt den enkelte instruks er i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen, samt hvorvidt Leverandøren i så fald har krav på særskilt vederlag for denne opgave. I det omfang denne ordlyd henviser til Person-dataforordningen art. 28, stk. 3, litra h), 2. afsnit forslås ordlyden præciseret, så den stemmer overens hermed. Svar: Det følger af persondataforordningens art. 28, stk. 3, litra h, at databehandleren omgående skal underrette den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med forordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. Aftalens punkt 6.2 medfører de samme forpligtelser for Leverandøren dvs. en aktiv vurdering af, hvorvidt den modtagne instruks er i overensstemmelse med loven. Da persondataforordningen foreskriver, at enhver aftale indgået med en ekstern databehandler skal indeholde en sådan forpligtelse til vurdering af instruksens lovlighed, er denne forpligtelse en nødvendig del af enhver leverance fra en databehandler og således ikke noget ekstraordinært, hvorfor opfyldelse af denne forpligtelse ikke berettiger Leverandøren til særskilt vederlag. Ordlyden i bilagets afsnit 6.2 præciseres, så ordlyden bliver i overensstemmelse med persondataforordningens art. 28, stk. 3, litra h, 2. afsnit. Afsnit 6.2 udgår derfor: Leverandøren giver fra 25. maj 2018 omgående besked til den Dataansvarlige, hvis en instruks efter Leverandørens vurdering er i strid med lovgivningen, jf. pkt. 1.2. Nyt afsnit 6.2 tilføjes: Fra 25. maj 2018 underretter Leverandøren omgående den Dataansvarlige, hvis en instruks efter Leverandørens mening er i strid med persondataforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. Side 5
Databehandleraftalen tilrettes inden underskrivelse af DanPilot og vindende tilbudsgiver. 16. Bilag 14, databehandleraftalens afsnit 4.6 Spørgsmål: Det bedes oplyst hvorvidt Leverandøren har krav på særskilt vederlag for hjælp til ordregivers efterlevelse af dennes forpligtelser i medfør af Persondataforordningen artikel 32-36, jf. artikel 28, stk. 3, litra f. Hvis Leverandøren ikke har krav på særskilt vederlag, må det forventes at medføre, at kontraktprisen tillægges et risikobeløb for at dække de forventede omkostninger der vil være hertil i kontraktens løbetid. Svar: Det følger af persondataforordningens art. 28, stk. 3, litra f, at databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af forpligtelserne i medfør af art. 32-36 under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren. Da persondataforordningen foreskriver, at enhver aftale indgået med en ekstern databehandler skal indeholde en sådan forpligtelse til bistand med efterlevelse af art. 32-36, er denne forpligtelse en nødvendig del af enhver leverance fra en databehandler og således ikke noget ekstraordinært, hvorfor opfyldelse af denne forpligtelse ikke berettiger Leverandøren til særskilt vederlag. 17. Bilag 14, databehandleraftalens afsnit 8.2 Spørgsmål: Det bedes bekræftet at ordregiver vederlagsfrit og i nødvendigt omfang vil bidrage ved indgåelsen af sådan lovligt overførselsgrundlag, fx EU- Kommissionens Standardkontrakter til overførsel af personoplysninger til tredjelande. Alternativt bedes ordregiver forholde sig til, om databehandleraftalen kan indeholde en fuldmagt til leverandøren til at indgå en standardkontrakt på ordregivers vegne, idet standardkontrakterne skal indgås mellem den dataansvarlige og en underdatabehandler direkte. Svar: Det bekræftes, at Ordregiver vederlagsfrit og i nødvendigt omfang vil bidrage ved indgåelsen af lovligt overførelsesgrundlag, f.eks. EU-kommissionens Standardkontrakter til overførsel af personoplysninger til tredjelande. 18. Bilag 14, databehandleraftalens afsnit 8.4 Spørgsmål: Punktet bedes præciseres, idet det ikke er tydeligt om der her i ligger et generelt forbud mod overførelse af personoplysninger til et tredjeland. Side 6
Svar: Afsnit 8 præciseres. Afsnit 8 udgår derfor: 8. Overførsler til andre lande 8.1 Leverandørens overførsel af personoplysninger til lande, der ikke er medlem af EU (tredjelande), f.eks. via en cloudløsning eller en underdatabehandler, skal ske i overensstemmelse med den Dataansvarliges instruks herfor, jf. bilag 3. 8.2 Ved overførsel til tredjelande er Leverandøren og den Dataansvarlige i fællesskab ansvarlige for, at der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag. 8.3 Hvis den Dataansvarliges personoplysninger overføres til en EUmedlemsstat, er det frem til 25. maj 2018 Leverandørens ansvar, at de til enhver tid gældende bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger, som er fastsat i lovgivningen i den pågældende medlemsstat, overholdes. 8.4 Leverandøren må ikke overføre eller tillade overførsel af personoplysninger til udlandet. Nyt afsnit 8 tilføjes: 8. Overførsler til andre lande 8.1 Leverandøren er ikke berettiget til at overføre personoplysninger til lande uden for EU/EØS (tredjelande) eller lade personoplysninger tilgå fra tredjelande uden den Dataansvarliges forudgående skriftlige samtykke, herunder men ikke begrænset overførsler via en cloudløsning eller brug af en eller flere underdatabehandlere. 8.2 Ved overførsel til tredjelande er Leverandøren og den Dataansvarlige i fællesskab ansvarlige for, at der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag. Gyldigt overførselsgrundlag skal foreligge inden Leverandøren overfører personoplysninger eller lader personoplysninger tilgå fra et tredjeland. 8.3 Hvis den Dataansvarliges personoplysninger overføres til en EUmedlemsstat, er det frem til 25. maj 2018 Leverandørens ansvar, at de til enhver tid gældende bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger, som er fastsat i lovgivningen i den pågældende medlemsstat, overholdes. Side 7
Databehandleraftalen tilrettes inden underskrivelse af DanPilot og vindende tilbudsgiver. 19. Bilag 14, databehandleraftalens afsnit 10.3 Spørgsmål: Ordregiver bedes oplyse, om den påtænkte erklæring kan være en af leverandøren generelt udarbejdede erklæringer af typen ISAE 3402, eller om ordregiver forventer en særskilt erklæring udarbejdet for netop aftalen med ordregiver. Ønsker ordregiver en særskilt og specifik erklæring, skal påregnes en væsentlig omkostningsforøgelse, som vil blive belastet kontraktsummen. ordregiver bedes ligeledes oplyse, om underleverandørers behandling skal indgå direkte i den erklæring der afgives, eller om underleverandørers egne erklæringer, udarbejdet af uafhængig revisor kan anses for dækkende for brugen af en underdatabehandler. Svar: Den påtænkte erklæring kan være en af Leverandøren generelt udarbejdet erklæring, såfremt indholdet af den generelt udarbejdede erklæring er tilstrækkeligt til sikring af, at Leverandøren overholder sine forpligtelser i henhold til aftalen. Underleverandørernes egne erklæringer, udarbejdet af en uafhængig revisor, kan anses for dækkende for brugen af en underdatabehandler, såfremt indholdet af denne erklæring er tilstrækkeligt til sikring af, at underleverandøren overholder sine forpligtelser i henhold til aftalen mellem Ordregiveren og Leverandøren. 20. Bilag 14, databehandleraftalens afsnit 11.1 Spørgsmål: Ordregiver bedes specificere hvorledes de økonomiske og tidsmæssige konsekvenser af sådanne ændringer vil blive håndteret, herunder hvem der skal bære omkostningerne. Svar: Ændringshåndtering efter dette punkt sker i overensstemmelse med hovedaftalens bilag 8. Side 8