Forretningsorden for bestyrelsens hverv i BAB afdeling 3 Afdelingsbestyrelsen kan jf. BABs vedtægter 19 stk.10, fastlægge en forretningsorden for udførelsen af sit hverv. Afdelingsbestyrelsen holder møde senest 3 uger efter, at den er valgt på afdelingsmødet. Dagsordenen for dette første møde skal som minimum indeholde følgende punkter: 1. Konstituering (afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv med sekretær, kasserer m.m. og eventuelt formand (valg af formand udgår, hvis afdelingsmødet allerede har valgt en formand). 2. Valg af medlemmer til repræsentantskabet (udgår, hvis afdelingsmødet vælger medlemmer). 3. Nedsættelse af udvalg / fordeling af arbejdsopgaver. 4. Planlægning af mødedatoer. 5. Beslutning om deltagerkreds (suppleanter og andre beboeres adgang til møderne i afdelingsbestyrelsen). 6. Forslag, ændringer og tilretning af denne forretningsorden. 7. Andet. Indkaldelse til bestyrelsesmøder Afdelingsbestyrelsen fastlægger selv deres møder. Afdelingsbestyrelsesmøderne indkaldes af formanden efter en aftalt mødeplan eller efter ønske fra blot et medlem af afdelingsbestyrelsen, med mindst 14 dages varsel. Afdelingsbestyrelsen offentliggør dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder på www.babnet,dk\afdeling3, samtidig med at der indkaldes til mødet, FA09 lægger dette på hjemmesiden Dagsorden skal udsendes med indkaldelsen. Hvis der er sager, der kræver forberedelse, skal materiale udsendes samtidig med dagsordenen. Eventuelt afbud skal meddeles til formanden hurtigst muligt. Dagsorden til ordinære møder skal som minimum indeholde følgende punkter: 1. Valg af ordstyrer 2. Godkendelse af referat (forrige møde) 3. Tilbagemelding fra varmemester og administrationen 4. Budgetopfølgning, konto 115 og 116 samt finanskontoplan a. måned 5. Grønne regnskaber a. måned 6. Orientering fra Organisationsbestyrelse 7. Tilbagemelding fra udvalg a. Grønt udvalg b. Legepladser c. Byggeudvalg d. Fest/aktivitetsudvalg 8. Bestyrelse - lukket punkt 1
9. Klager - lukket punkt 10. Andet. Forslag til dagsordenpunkter skal være formanden i hænde senest 7 dage før mødet. Tovholder for udvalg skal senest 3 hverdag før bestyrelsesmødet, indsende den orientering der skal føres til referat frem til formand og referant. Hvis mindst 3 afdelingsbestyrelsesmedlemmer skriftligt meddeler formanden, at de ønsker, der indkaldes til ekstraordinært afdelingsbestyrelsesmøde, skal formanden indkalde til det inden14 dage efter, han/hun har fået anmodningen. Mødets afvikling Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne af afdelingsbestyrelsen, herunder formand eller næstformand, er til stede. Suppleanter deltager i afdelingsbestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Er der forfald fra et bestyrelsesmedlem har suppleanten stemmeret. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Er formanden ikke til stede er næstformandens stemme afgørende.]. Hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen anmoder om skriftlig afstemning, afgøres dette ved simpel håndsoprækning. Der kan kun træffes afgørelse i sager, der er på dagsordenen. Lejere og andre har normalt ikke adgang til at overvære afdelingsbestyrelsens møder, men kan indkaldes til høring i forbindelse med enkelte dagsordenspunkter. Afdelingsbestyrelsen giver beboerne mulighed for at henvende sig enten via mail, telefon via. FA09 eller ved direkte kontakt til et bestyrelsesmedlem Hvis en administrativ medarbejder eller en ejendomsfunktionær deltager i et møde i afdelingsbestyrelsen, tilrettelægges mødet så de punkter, hvor de pågældendes nærværelse er ønsket, behandles først. Hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen fraflytter afdelingen træder vedkommende automatisk ud af afdelingsbestyrelsen og suppleanten indtræder. Hvis der ikke er valgt suppleant skal der vælges et nyt medlem på et afdelingsmøde. Hvis et medlem på grund af længevarende sygdom eller lign. 2 måneder og derover træder midlertidigt ud af afdelingsbestyrelsen, skal suppleanten indkaldes. Der serveres mad i forbindelse med bestyrelsesmøder Bestyrelsesmøder startet kl. 17:30, spisning først, herefter afvikles møde. Der afholdes pause, hvis mødet tillader det. Mødet slutter senest kl. 21:00, er dagordens punkter ikke afviklet indkalde der snarrest mulige til et nyt bestyrelsesmøde, hvor de resterende punkter afvikles. 2
Referat Afdelingsbestyrelsen udarbejder referat fra afdelingsbestyrelsens møder og offentliggør dem for afdelingens beboere senest 4 uger efter mødets afholdelse, på hjemmesiden. Eventuelle drøftelser om beboernes personlige forhold er underlagt tavshedspligten og refereres ikke i det offentlige referat. Referatet beskriver kort drøftelserne under hvert enkelt punkt og tydeliggør de trufne beslutninger. Hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen er uenig i en beslutning, har vedkommende ret til at få sin mening og begrundelse refereret. Formanden orienterer de medlemmer af afdelingsbestyrelsen, der ikke var til stede under mødet, om de beslutninger, der er truffet på mødet. Nedsættelse af udvalg Afdelingsbestyrelsen kan internt nedsætte udvalg til at varetage bestemte opgaver. Opgaverne formuleres i afdelingsbestyrelsen og der udpeges formand / kontaktperson for udvalget. Afdelingsbestyrelsen ansvar Afdelingsbestyrelsen kan ikke træffe beslutninger, der binder afdelingen juridisk eller økonomisk. Afdelingsbestyrelsen har tavshedspligt om beboernes personlige og private forhold. Afdelingsbestyrelsens opgaver Afdelingsbestyrelsen fungerer som tillidsrepræsentanter for beboerne i afdelingen og samarbejder med beboerne, boligorganisationen og administrationen om forhold i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen medvirker til udvikling af beboernes trivsel ved bla. at fremsætte forslag til aktiviteter og arbejder i afdelingen. Forslagene udarbejdes i samarbejde med administrationen. Afdelingsbestyrelsen fremlægger forslagene for afdelingsmødet til godkendelse. En gang om året gennemgår afdelingsbestyrelsens medlemmer sammen med en repræsentant for administrationen afdelingens vedligeholdelse og renholdelse. På grundlag af denne gennemgang laver administrationen et oplæg om gennemførelse og økonomiske konsekvenser af de foreslåede arbejder og aktiviteter, som indarbejdes i afdelingens vedligeholdelsesplan eller i selvstændige forslag, som skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. Hvert år gennemgår og behandler afdelingsbestyrelsen forslag fra administrationen til budget for afdelingens drift. Afdelingsbestyrelsens ønsker om tilføjelser eller ændringer 3
m.v. af driftsbudgettet fremsættes - eventuelt på et møde sammen med administrationen. Afdelingsbestyrelsen forelægger herefter forslag til driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. Fremlæggelse m.v. kan uddelegeres til administrationen. Afdelingsbestyrelsen drøfter serviceniveauet i afdelingen med administrationen og aftaler det udgiftsmæssige niveau under de årlige budgetforhandlinger. Afdelingsbestyrelsen påser, at der er god orden i afdelingen, hvilket bla. omhandler passende renholdelse og vedligeholdelse i afdelingen, svarende til det niveau, der er aftalt i forbindelse med budgetbehandlingen. Eventuel påtale eller klager fra afdelingsbestyrelsen over renholdelsestilstand, vedligeholdelsesforhold eller ejendomsfunktionærers arbejde rettes til administrationen, som tager stilling til påtalen/klagen sammen med boligorganisationens ledelse. Afdelingsbestyrelsen forholder sig en gang om året til niveauet for istandsættelse ved fraflytning. Det sker i samarbejde med administrationen ved gennemgang af et fraflyttet lejemål, der er synet af administrationen. Administrationen indhenter tilbud og indgår aftaler med håndværkere mv. på afdelingens vegne under hensyntagen til eventuelle ønsker fra afdelingsbestyrelsen. Administrationen udarbejder årsregnskab for afdelingen og fremsender det til afdelingsbestyrelsen til godkendelse. Hvis afdelingsmødet har vedtaget, at regnskab skal forelægges for afdelingsmødet, er det afdelingsbestyrelsen, som formelt fremlægger regnskabet til afdelingsmødets godkendelse. Fremlæggelse m.v. kan uddelegeres til administrationen. Organisationsbestyrelsen indbringer eventuelle uenigheder mellem afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet og boligorganisationens ledelse om driftsbudgettet og årsregnskabet for kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige administrative afgørelse. Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab blandt afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Ellers foretager afdelingsmødet valget. Afdelingsmødet kan bemyndige afdelingsbestyrelsen eller andre grupper af beboere (udvalg), som afdelingsmødet udpeger, til at arbejde videre med at konkretisere forslag til arbejder i afdelingen eller til afholdelse af arrangementer eller fester samt kulturelle aktiviteter fx udgivelse af beboerblad, etablering af fritidsklubber og andre aktiviteter. På det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde fremlægger afdelingsbestyrelsen beretningen for det forløbne år. Er der udarbejdet en skriftlig beretning skal den udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest 1 uge før afdelingsmødet. Afdelingsbestyrelsens sammensætning Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer på mindst 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen af sin egen kreds en formand. Ellers vælges formanden særskilt af afdelingsmødet. 4
Afdelingsbestyrelsen fordeler selv opgaverne (næstformand, referent, etc.) indbyrdes. Hvervene som formand for eller medlem af afdelingsbestyrelsen er som udgangspunkt ulønnede. Dog følges de af organisationsbestyrelsen besluttede retningslinjer herfor. Forretningsorden vedtaget af afdelingsbestyrelsen i BAB, afdeling 3 Den 01. oktober 2015 Formand Version 2,1 erstatter version 2 af 01. november 2014 5