STØTTEGUIDE FOLKEOPLYSENDE FORENINGER. Aftenskoler

STØTTEGUIDE FOLKEOPLYSENDE FORENINGER Aftenskoler April 2013

INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELT... 3 1.1. Godkendelse af nye foreninger:... 3 1.2. Ændring af vedtægter... 4 1.3. Børneattester... 4 2. ANVISNING AF KOMMUNALE LOKALER... 4 2.1. Gebyr for benyttelse af offentlige lokaler... 5 3. FRITIDSUNDERVISNING FOR VOKSNE... 5 3.1. Fordeling af tilskud... 5 3.2. Bindende lønregler... 6 3.3. Særlige regler for handicappede... 7 3.4. Lukkede hold... 7 3.5. Debatskabende aktiviteter... 7 3.6. Fleksible tilrettelæggelsesformer... 7 3.7. Lønudbetaling... 8 3.8. Lokaletilskud... 8 3.9. Deltagere fra andre kommuner... 8 4. FRADRAG FOR AKTIVITETER SOM ANSES FOR GUDSDYRKELSE... 9 5. UDVIKLINGSPULJEN FOR AFTENSKOLEOMRÅDET... 9 6. REGNSKAB... 10 6.1. Revision... 11 6. CVR og NEM Konto... 11

1. GENERELT 1.1. Godkendelse af nye foreninger: Hvis man ønsker at starte en forening, som skal godkendes som tilskudsberettiget efter folkeoplysningsloven, skal der udarbejdes vedtægter, som skal godkendes af Kultur- og Fritidsudvalget, og der skal vælges en bestyrelse. En forening under folkeoplysningslovens kap. 4 (Aftenskole) skal opfylde følgende for at blive tilskudsberettiget: 1. Formål med foreningsdannelsen skal fremgå af vedtægten. 2. Tilbyde folkeoplysende virksomhed efter folkeoplysningsloven. 3. Have en bestyrelse, der består af mindst 5 personer, der er valgt eller udpeget af medlemmerne eller medlems-organisationerne, der står bag foreningen. 4. Give deltagerne i den folkeoplysende virksomhed mulighed for en plads i bestyrelsen. 5. Have en folkeoplysende voksenundervisningsvirksomhed, der som udgangspunkt er åben for alle. 6. Være hjemmehørende i Ringkøbing-Skjern Kommune. 7. Have en virksomhed, der er almennyttig og kontinuerlig. En folkeoplysende forenings vedtægt skal indeholde oplysninger om: 1. Foreningens navn og hjemsted (kommune) 2. Foreningens formål 3. Betingelse for medlemskab 4. Valg til bestyrelsen og antallet af bestyrelsesmedlemmer 5. Regnskabs- og formueforhold, herunder valg af revisor 6. Hvem der tegner foreningen 7. Procedure for vedtægtsændringer 8. Anvendelse af foreningens eventuelle formue ved ophør Følgende personer kan ikke være medlem af en forenings bestyrelse 1. Medlemmer af bestyrelser i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreninger eller kontrollerer udleje af lokaler m.m. til foreninger. 2. Advokater, revisorer og lignende rådgivere for samt ansatte i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreninger, eller som kontrollerer udleje af lokaler m.m. til foreninger. 3. Ejere af lokaler m.m. der udlejes til foreninger. NB Punkt 1 og 2 omfatter ikke fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der er almennyttige, og hvis hovedformål er at stille faciliteter til rådighed for børn og unge.

1.2. Ændring af vedtægter Hvis aftenskolens/foreningens vedtægter ændres, skal de sendes til fornyet godkendelse hos kommune. 1.3. Børneattester Fra 1. januar 2010 er der indføjet en bestemmelse i Folkeoplysningsloven om, at alle foreninger, der modtager tilskud eller får anvist lokale lokaler, har pligt til at indhente børneattester. Èn gang årligt skal alle foreninger underskrive en erklæring om, at de indhenter børneattester. Erklæringen skal underskrives af de tegningsberettigede i foreningen (se vedtægterne). Kommunen skal undlade at yde tilskud og at anvise lokaler, hvis foreningen ikke afgiver erklæring om indhentelse af børneattester. Blanket til afgivelse af erklæring vil blive udsendt til alle foreninger én gang årligt og skal være sendt retur inden 1. januar. Der udbetales ingen tilskud før erklæringen foreligger. Pligten til at afgive erklæring gælder også, selv om foreningen på tidspunktet for erklæringens afgivelse ikke ansætter eller beskæftiger personer, der som led i udførelsen af deres opgaver, skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Dermed pålægges foreningen dog ikke en aktuel forpligtelse til at indhente børneattester, men tilkender alene, at de vil indhente børneattester i det tilfælde, at de i løbet af året måtte ansætte eller beskæftige personer med direkte kontakt til unge under 15 år. 2. ANVISNING AF KOMMUNALE LOKALER Undervisningslokaler Ansøgning om at benytte undervisningslokaler sendes til skolelederen på den skole, hvor lokalet ønskes benyttet. Det er skolelederen, der fordeler timerne. Ansøgningsskema kan fås på skolen eller i Kultur, Natur og Fritid. Haller og gymnastiksale m.v. Ansøgning om benyttelse af timer i gymnastiksale, minihaller, kommunale idrætshaller og samt aulaer på skoler/institutioner sendes til den pågældende institution. Fordelingen af lokaler sker normalt efter nedennævnte prioritering: 1. Aktiviteter for børn og unge under 25 år 2. Undervisning inden for voksenundervisningsområdet 3. Aktiviteter for personer over 25 år Skolens/institutionens egen brug af lokalerne kommer dog altid i første række. Bemærk det er den enkelte skoles/institutions Ordensregler for benyttelse af lokaler, der skal følges.

2.1. Gebyr for benyttelse af offentlige lokaler Der opkræves gebyr for benyttelse af kommunale lokaler og anlæg. I henhold til folkeoplysningsloven er det en betingelse, at gebyret indgår i den pulje, som anvendes til de frivillige lokaletilskud. Der kan således ikke søges lokaletilskud til gebyret. Nedennævnte tal gælder fra 1. juli 2011 og er fastfrosset til og med 2013. Idrætshaller på 800 m 2 110 kr. pr. time Minihaller (500 m 2-799 m 2 ) 85 kr. pr. time Gymnastiksale (op til 500 m 2 ) 55 kr. pr. time Birum/aula 30 kr. pr. time Undervisningslokaler stilles gratis til rådighed. Lokaler til overnatning i forbindelse med kurser og stævner Der betales ingen leje, men foreningen skal selv sørge for oprydning og rengøring efter brug, evt. betale skolerne for at foretage rengøringen alt efter aftale med den enkelte skole. 3. FRITIDSUNDERVISNING FOR VOKSNE Der ydes tilskud til godkendte oplysningsforbund og andre foreninger, hvis virksomhed hovedsageligt omfatter undervisning, studiekredse og foredragsvirksomhed for voksne. Oplysningsforbund, aftenskoler og foredragsrækker skal indsende ansøgningsskema til Kultur, Natur og Fritid. Der kan ikke ydes tilskud til f. eks: - undervisning, studiekredse og foredrag, hvis formålet er agitation, behandling, underholdning, forkyndelse eller udbredelse af overtro, - undervisning, studiekredse og foredrag inden for spil, idræt og sports- og konkurrencepræget virksomhed, herunder dans, bortset fra folkedans, eller til emner om fremstilling af alkoholiske drikke. Dette gælder både teoretisk undervisning og udøvelse i praksis. Der er konkret truffet beslutning om, at der ikke kan ydes tilskud til Zumba og Modern Dance. 3.1. Fordeling af tilskud Kultur- og Fritidsudvalget har besluttet, at for at der kan være tale om folkeoplysning i Folkeoplysningslovens forstand, skal den enkelte aftenskole afholde min. 1 længerevarende kursus (over min. 3 aftener eller en weekend) og/eller min. 3 enkeltkurser (dags- eller aftenkursus) eller foredrag. Et foredrag skal have en varighed på min. 2 timer inkl. debat, men ekskl. evt. kaffepauser. Tilskuddet tildeles på baggrund af aftenskolernes timeforbrug i det seneste afsluttede regnskabsår og i forhold til den samlede ramme til området. Hertil lægges hvad aftenskolen skal afsætte til 10 %-puljen. Ansøgning skal sendes til kommunen senest den 1. juli.

Der kan efter ansøgning ske en genfordeling af evt. tilbagebetalte midler i oktober måned. Kultur- og Fritidsudvalget har fastsat følgende tilskudsbrøker: Almen undervisning/foredrag: Handicapundervisning: max. 1/3 af lønudgiften max. 7/9 af lønudgiften Små hold, bl.a. instrumentalundervisning: max. 5/7 af lønudgiften. Hold i tyndt befolkede områder*) max. 5/7 (supplerende/særligt tilskud) *) Her er der tale om hold, der afvikles udenfor hovedbyerne Ringkøbing/Rindum, Videbæk, Hvide Sande, Tarm og Skjern. Det særlige tilskud gives kun til hold der har min. 6 og max. 8 deltagere. Tilskud til foredrag kan højest beregnes i forhold til 6 timer x lærerlønsatsen. Aftenskolerne får medio september tilsagn om tildelt tilskud til undervisning samt lokaletilskud for det kommende kalenderår. Tilsagnet er dog betinget af, at budgettet for området godkendes i Byrådet i oktober måned. 2/3 af tilskud til undervisning udbetales i januar måned. Aftenskoler, der er bevilget under 10.000 kr. til undervisning, får dog hele tilskuddet udbetalt på én gang. 2. rate udbetales i august måned, med mindre aftenskolen giver besked om, at de ikke får brug for tilskuddet. 3.2. Bindende lønregler Der ydes kun tilskud, hvis de bindende lønregler i Undervisningsministeriets lønbekendtgørelse nr. 353 af 15. maj 2003 anvendes. Lønsatsen er pr. 1. april 2011 259,77 kr. + feriepenge, i alt 292,24 kr. Lederløn afregnes med max. 13 % af lærerlønnen. Lønregulering sker pr. 1. april. Der kan dog også ske en regulering pr. 1. oktober. Kultur, Natur og Fritid vil hvert år orientere om gældende lønsats.

3.3. Særlige regler for handicappede Det maksimale deltagerantal på handicaphold er i Ringkøbing-Skjern Kommune fastsat til 7. For at en deltager kan indgå i beregningen som handicappet, skal den pågældende skriftligt over for foreningen erklære sin deltagelse som handicappet i relation til undervisningen i det konkrete emne. Erklæringerne opbevares i foreningen, men kan kræves udleveret af kommunen i forbindelse med stikprøvekontrol. 3.4. Lukkede hold For at tiltrække grupper, der ikke normalt bruger folkeoplysningen, kan der oprettes lukkede hold. F. eks. hold for ikke-etnisk danske kvinder. 3.5. Debatskabende aktiviteter Aftenskolernes tilskudstilsagn tillægges 11,111 %. Af det samlede tilskud skal aftenskolerne afsætte 10 % til debatskabende aktiviteter. Under debatskabende aktiviteter skal emnerne være væsentlige og af interesse for fællesskabet. Debat skal være en naturlig og væsentlig del af arrangementet, og det skal fremgå af annonceringen. Der er ikke krav om deltagerbetaling. Puljen kan ikke anvendes til betaling af udgifter til befordring af deltagere og heller ikke til forplejning eller andre udgifter for deltagerne. 3.6. Fleksible tilrettelæggelsesformer Af det tilsagn som den enkelte aftenskole modtager, kan der max. anvendes 40 % af det beløb der er tilbage, når der er afsat 10 % til debatskabende aktiviteter. Tilskudsbrøken for fleksible tilrettelæggelsesformer er fastsat til 1/3, svarende til den almene undervisning. Ved kommende års tildeling indgår de fleksible tilrettelæggelsesformer med et loft svarende til antal lektioner x et beløb, der beregnes på grundlag af satsen til lærer- og lederløn m. v. ved almindelig aftenskoleundervisning. For 2013 er beløbet beregnet til 365,90 kr. pr. lektion, jfr. oplysninger fra KL.

3.7. Lønudbetaling Kultur, Natur og Fritid administrerer lønudbetalinger m. v. for de foreninger, der ikke er tilknyttet en landsdækkende organisation, der gennem Oplysningsforbundenes Fællesråd modtager tilskud efter lov om visse spil, lotterier og væddemål. (P. t. drejer det sig om AOF, LOF, FOF, DOF, NETOP) Der findes et lønindberetnings-skema på kommunens hjemmeside, som kan benyttes. De aftenskoler, som kommunen varetager lønadministration for, får ikke tilskuddet udbetalt, men beløbet sættes ind på aftenskolens konto ved kommunen. 3.8. Lokaletilskud Der ydes ikke lokaletilskud til almindelige lokaler, dvs. lokaler uden særligt udstyr, hvis der kan anvises et egnet offentligt lokale. Er det ikke muligt at anvise et egnet offentligt lokale, ydes et lokaletilskud med 75 % af udgiften, dog max. af KL s mindstetakst, som i 2013 er på 122,55 kr. Til andre lokaler (f. eks. lokaler med særligt udstyr såsom faglokaler, svømmehaller m.v.), der ikke er offentlige, ydes lokaletilskud, hvis der ikke kan anvises et egnet offentligt lokale. Det er som en lokal regel besluttet, at ydes et tilskud på 75 % af 122,55 kr./time for faglokaler o. lign., og af 245,15 kr./time for haller og svømmehaller. Ansøgning om lokaletilskud skal indsendes sammen med ansøgning om tilskud til undervisning, og i den forbindelse skal oplyses antal timer, timepris og lokalets beliggenhed. A/c udbetales 2/3 af lokaletilskuddet i januar måned ved mindre beløb sker udbetalingen dog på én gang. Endeligt regnskab over lokaleudgifter skal indsendes sammen med de øvrige regnskaber, hvorefter der vil ske regulering i forhold til det faktiske forbrug. 3.9. Deltagere fra andre kommuner Hvis der på holdene deltager kursister, som har hjemsted i en anden kommune, skal dette indberettes til Kultur, Natur og Fritid inden 15. juli for så vidt angår perioden 1. januar til 30. juni og inden 31. marts for så vidt angår perioden 1. juli til 31. december. Skema til brug for denne indberetning kan fås i Kultur, Natur og Fritid eller hentes på kommunens hjemmeside www.rksk.dk

4. FRADRAG FOR AKTIVITETER SOM ANSES FOR GUDSDYRKELSE Der gives ikke tilskud til aktiviteter med karakter af gudsdyrkelse, dvs. egentlige kirkelige handlinger, som f. eks. afholdelse af gudstjeneste, dåb, konfirmation eller konfirmationsforberedelse. Foreninger, hvor disse aktiviteter indgår, skal indsende aktivitetsplan i forbindelse med ansøgningen om udbetaling af tilskud, hvoraf det tydeligt fremgår, hvilke aktiviteter, der hører under folkeoplysende aktivitet, og hvilke, der hører under gudsdyrkelse, jf. ovenfor. Kun aktiviteter af folkeoplysende karakter kan indgå i ansøgningen. 5. UDVIKLINGSPULJEN FOR AFTENSKOLEOMRÅDET Puljen afsættes hvert år på kommunens budget. Der afsættes 10.000 kr. i 2013. Hvad kan der søges til? Puljen kan søges af godkendte foreninger under folkeoplysningslovens kapitel 4 samt af selvorganiserede. Puljen kan f.eks. anvendes til hjælp til: Opstart af nye aktiviteter eller nye foreninger Særlige temaer, som aftenskolesamvirket kan udmelde for ét år af gangen. Aktiviteter med fokus på særlige målgrupper, f.eks. integration, livsstilsygdomme, handicappede, børn og unge med særlige problemer. Nye organisationsformer For selvorganiserede kan udgift til lokaleleje indgå i ansøgningen. Selvorganiserede, der modtager tilskud fra udviklingspuljen, er omfattet af de almindelige lokaleanvisningsregler. Hvordan søges der? Ansøger skal sende en kort beskrivelse af det, der søges om tilskud til. Beskrivelsen skal bestå af følgende punkter: Formål Begrundelse Handlingsplan herunder tidsplan Budget Fanansiering- herunder en beskrivelse af, hvad foreningen selv bidrager med Hvordan der skal følges op Kontaktperson Hvornår søges der? Ringkøbing-Skjern Kommune sender en besked til alle foreninger om ansøgningsfrister, samt indrykker en annonce i dagspressen. Evt. tema udmeldes i den forbindelse. Der kan indsendes ansøgninger 2 gange om året således: 1. februar 1. september

Ansøgningen sendes til: Land, By og Kultur, Toften 6, 6880 Tarm mrk. udviklingspuljen for aftenskoler. Ansøgningerne behandles af aftenskolesamvirket i løbet af henholdsvis februar og september måned. I forbindelse med tilsagnet vil der blive fastsat frister for indsendelse af regnskab og evt. stillet krav om en evalueringsrapport. Hvornår og Hvordan udbetales tilskuddet? Tilskuddet kan søges udbetalt når projektet er afsluttet. For at få tilskuddet udbetalt skal der indsendes et regnskab over der projekt, der er søgt tilskud til. Regnskabet skal kunne godkendes af administrationen. Tilskuddet udbetales til ansøgers CVR- eller NEM-konto. 6. REGNSKAB Foreningerne har pligt til at aflægge regnskab for det modtagne tilskud og dokumentere at tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med reglerne efter folkeoplysningsloven. Foreningen skal også dokumentere medlemmernes samlede egenbetaling. Foreningerne skal i forbindelse med regnskabsaflæggelsen redegøre for, at undervisningen, foredrag m. v. har været offentlig tilgængelig. Det kan ske ved indsendelse af program, kopi af annonce eller kopi af opslag på biblioteket. Sammen med tilskudsregnskabet skal fremsendes en oversigt over gennemførte hold/arrangementer med angivelse af: 1. Fag/emner 2. Antal undervisningstimer pr. hold/emne 3. Antal deltagere på de enkelte kurser/arrangementer Der skal aflægges særskilt, specificeret regnskab for 10 % puljen og for aktiviteter, der er afviklet under regler for fleksible tilrettelæggelsesformer. Skema udsendes fra Kultur, Natur og Fritid og kan også hentes på kommunens hjemmeside. Regnskabet for et kalenderår skal indsendes til Kultur, Natur og Fritid senest 31. marts. Regnskabet skal være underskrevet af hele bestyrelsen. Regnskabsskema sendes til aftenskolerne i januar måned. Regnskabet gennemgås administrativt i Kultur, Natur og Fritid og forelægges for Kultur- og Fritidsudvalget, hvis regnskabet giver anledning til bemærkninger eller tvivl.

6.1. Revision Revisionen skal foregå i henhold til bestemmelserne i Revisionsinstruks for Aftenskoleområdet. Instruksen kan fås hos Kultur, Natur og Fritid, og kan også ses på kommunens hjemmeside: www.rksk.dk. I henhold til Folkeoplysningsloven kan Kultur- og Fritidsudvalget kræve, at en forening aflægger regnskab, der er revideret af en registreret eller statsautoriseret revisor. Hvis der bliver pålagt revision, vil dette blive oplyst sammen med bevillingen af tilskud. Fritidsudvalget foretager stikprøvekontrol. Hvis tilskudsbetingelserne ikke er opfyldt, kan Kultur- og Fritidsudvalget fratage foreningen støtteberettigelsen for en given periode. Se i øvrigt nyttige oplysninger på www.rksk.dk 6. CVR og NEM Konto Frivillige foreninger skal fra den 1. juli 2006 have et CVR-nummer og en NEMKonto for at kunne modtage tilskud. CVR-nummeret benyttes som identifikation af foreningen, og alle tilskud udbetales til den NemKonto, som er knyttet til CVR-nummeret. Registrering af CVR-nummeret er gratis og sker online på Erhvervs- og Selskabsstyrelsens hjemmeside. For at blive registreret, skal der anvendes en digital signatur, som ikke behøver at være tilknyttet foreningen. Sådan gør du: Bestil digital signatur Digitalsignatur.dk Registrer foreningen her Erhvervs- og Selskabsstyrelsen oplyser foreningens CVR-nummer. Hvis I er en forening, som skal registreres med moms, a-skat eller andet, foregår registreringen på en lidt anden måde. I skal bruge Startblanketten, som kan hentes på webreg.dk. Blanketten kan med fordel udfyldes på skærmen og herefter printes ud. Startblanketten skal vedlægges foreningens vedtægter samt referat fra den seneste generalforsamling, og sendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Generelt for alle: Bed foreningens pengeinstitut om at indberette foreningskontoen som en NemKonto vent mindst 2 dage med at kontakte banken efter at CVR-nummeret er oprettet. Send oplysninger om foreningens CVR-nummer og NemKonto nummer til Kultur, Natur og Fritid, Toften 6, 6880 Tarm. Hvis I ønsker hjælp, kan I kontakte Kultur, Natur og Fritid. Gode råd: Erhvervs- og Selskabsstyrelsen vil hvert år gerne via mail have bekræftet, at foreningen stadig eksisterer. Derfor er det vigtigt, at I registrerer flere mailadresser, så I er sikre på at modtage mailen.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen skal også have besked, hvis foreningen modtager tilskud fra andre offentlige myndigheder. Inden I beder pengeinstituttet om at indberette NEM kontoen, så spørg til gebyrpolitikken. Bliver I pålagt gebyr kan det i mange tilfælde betale sig at fortælle, at der er tale om en frivillig forening og ikke erhvervsdrivende virksomhed, samt at oprettelse af Nem konto er et lovkrav fra den 1. juli 2006. LAND, BY OG KULTUR Kultur, Natur og Fritid Toften 6 6880 Tarm www.rksk.dk Tlf. 99 74 24 24