BESLUTNING Nr. 1044/99, TRUFFET AF GENERALSEKRETÆREN FOR RÅDET, OM ÅBNING FOR OFFENTLIGHEDEN AF RÅDETS HISTORISKE ARKIVER GENERALSEKRETÆREN FOR RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR - under henvisning til Rådets forordning (EØF,Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 1) om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 9, under henvisning til Kommissionens beslutning nr. 359/83/EKSF af 8. februar 1983 2) om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab, særlig artikel 9, under henvisning til Rådets afgørelse 1999/385/EF,EKSF,Euratom af 31. maj 1999 om vedtagelse af Rådets forretningsorden, særlig artikel 20, stk. 2, andet afsnit, 3) og ud fra følgende betragtning: Der bør fastsættes bestemmelser om de betingelser, på hvilke konsultation af de historiske arkiver for Rådet for Den Europæiske Union tillades - VEDTAGET FØLGENDE BESLUTNING: 1)EFT L 43 af 15.2.1983, s. 1-3. 2)EFT L 43 af 15.2.1983, s. 14-15, + berigtigelse EFT L 55 af 2.3.1983, s. 16. 3)EFT L 147 af 12.6.1999, s. 13.
Artikel 1 Ved konsultation af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab, Det Europæiske Atomenergifællesskab og Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab gælder følgende bestemmelser: "Reglement for konsultation af de historiske arkiver Artikel 1 Lokalet for konsultation af de historiske arkiver er åbent for offentligheden på hverdage fra kl. 9.00-16.30. Artikel 2 Skulle det blive nødvendigt, kan den kompetente assisterende generaldirektør, der er bemyndiget af generalsekretæren, og arkivaren, der er bemyndiget af den kompetente assisterende generaldirektør, træffe beslutning om, at konsultationslokalet holdes helt eller delvis lukket, eller at betjeningen eventuelt indskrænkes i åbningstiden. Endvidere kan arkivaren åbne andre lokaler på tidspunkter, som han selv fastsætter. Artikel 3 Besøgende har kun adgang til de lokaler, som anvises af arkivaren.
Artikel 4 Ved ethvert besøg skal henvendelse rettes til den ansvarshavende tjenestemand. Den besøgende skal herefter udfylde en formular med navn og adresse og begrunde sin henvendelse. Artikel 5 Genstande, som efter arkivarens opfattelse kan beskadige arkivdokumenterne eller forstyrre den almindelige orden, må ikke medbringes i lokalet. Artikel 6 a) Anmodningen om arkivdokumenter afleveres til den ansvarlige for konsultationslokalet eller til enhver anden kompetent tjenestemand. b) For at anmode om arkivdokumenter udfylder den besøgende en låneseddel. Der kan anmodes om højst tre registreringsnumre på én låneseddel. c) Den ansvarlige for konsultationslokalet kan begrænse det antal arkivdokumenter, som den besøgende kan konsultere samtidig. d) Konsultation af arkivdokumenterer gratis. Artikel 7 For at kopiere arkivdokumenter på papir eller på en bærbar PC, skal de besøgende indhente tilladelse fra den ansvarlige for konsultationslokalet eller fra en anden kompetent tjenestemand.
Artikel 8 a) Skriftlig anmodning om kopier afleveres til den ansvarlige for konsultationslokalet eller til en anden kompetent tjenestemand. Den besøgende skal anvende de formularer, der er beregnet til formålet. b) Den ansvarlige eller en af ham udpeget tjenestemand kan nægte at lade visse arkivdokumenter kopiere, hvis han finder, at dokumenternes tilstand eller art ikke tillader det. Artikel 9 a) Der kan anmodes om arkivdokumenter og kopier senest en halv time inden lukketid. b) Der udleveres ikke arkivdokumenter eller kopier mellem kl. 12.00 og kl. 14.00. Artikel 10 a) Den besøgende skal være yderst forsigtig med de arkivdokumenter, som konsulteres. b) De udlånte arkivdokumenter skal umiddelbart efter konsultationen afleveres i samme stand og orden som ved modtagelsen. c) Ligeledes skal den dokumentation, der frit kan konsulteres i lokalet, umiddelbart efter konsultationen sættes på plads i samme stand og orden som oprindeligt.
Artikel 11 a) Den besøgende kan anmode arkivaren om at få de arkivdokumenter, som opbevares i et andet depot, overført til hovedarkivet, for at han kan konsultere dem i konsultationslokalet. b) Arkivaren meddeler hurtigst muligt den besøgende, om hans anmodning kan efterkommes. Artikel 12 Besøgende, som ikke overholder dette reglement og/eller ikke følger de anvisninger, som arkivaren eller en anden person på hans vegne giver af hensyn til orden og sikkerhed, kan nægtes adgang til lokalerne. Artikel 13 Afgørelse nr. 682/96, truffet af generalsekretæren for Rådet, ophæves med virkning fra den 1. juli 1999. Artikel 14 Et eksemplar af dette reglement slås op ved indgangen til konsultationslokalet."
Artikel 2 Denne beslutning får virkning fra den 1. juli 1999. Udfærdiget i Bruxelles, den 25. juni 1999. Generalsekretær Jürgen TRUMPF