Privatlivspolitik for idrætsforeninger 1

Transkript

1 Privatlivsplitik fr idrætsfreninger 1 s dataansvar Vi behandler persnplysninger g har derfr vedtaget denne privatlivsplitik, der krt frtæller dig, hvrdan vi behandler dine persnplysninger til sikring af en fair g gennemsigtig behandling. Gennemgående fr vres databehandling er, at vi kun behandler persnplysninger til bestemte frmål g ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun persnplysninger, der er relevante g nødvendige til pfyldelse af de angivne frmål, g vi sletter dine plysninger, når de ikke længere er nødvendige. Kntaktplysninger på den dataansvarlige [Freningens navn] er dataansvarlig, g vi sikrer, at dine persnplysninger behandles i verensstemmelse med lvgivningen. Kntaktplysninger: Kntaktpersn: Adresse: CVR: Telefnnr.: Mail: Website: Behandling af persnplysninger Vi behandler følgende persnplysninger 2 : 1) Medlemsplysninger: - Almindelige persnplysninger: Registrerings- g kntaktplysninger sm navn, køn, adresse, indmeldelsesdat, telefnnummer, fødselsdat, adresse - Persnplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: 1 Et eksempel på en privatlivsplitik, sm ngle idrætsfreninger umiddelbart kan udfylde g anvende, mens andre freninger kan have behv fr at udbygge den. 2 I skal her pliste de frskellige typer af medlemsplysninger, sm I behandler i freningen. Dernæst skal I lave en tilsvarende liste fr trænere g frivillige. 1 af 5

2 2) Oplysninger m ledere g trænere: - Almindelige persnplysninger: Kntaktplysninger sm adresse, telefnnummer g adresse Andre plysninger m tillidspster, andre hverv i relatin til freningen g bankkntnummer - Persnplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer Oplysninger m strafbare frhld ved indhentelse af børneattest Her indsamler vi plysninger fra Nrmalt får vi plysningerne fra dig. I ngle tilfælde kan der være andre kilder: Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteplysninger ved udbetaling af løn Idrættens hvedrganisatiner, f.eks. plysninger m klubskifter, karantæner g kursusdeltagelse 4 Freningens frmål med behandling af dine persnplysninger Vi behandler dine persnplysninger til bestemte frmål, når vi har en lvlig grund. Lvlige grunde til behandling er særligt: Freningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine plysninger (interesseafvejningsreglen) At det er nødvendigt fr at pfylde en kntrakt med dig Behandling efter lvkrav Behandling med samtykke Frmålene: 1) Frmål med behandling af medlemsplysninger: Freningens medlemshåndtering, herunder kntingentpkrævning Sm led i freningens idrætsaktiviteter g andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse g pfølgning Opfyldelse af lvkrav, herunder flkeplysningslven Levering af varer g ydelser du har bestilt 3 Fr mange idrætsfreninger vil det slet ikke være nødvendigt at behandle sådanne plysninger. I ngle tilfælde kan det dg være relevant med helbredsplysninger, herunder m dping. I andre tilfælde kan det være relevant med CPR-nummer, f.eks. i skyttefreninger i medfør af våbenlvgivningen. 4 Ngle typer af freninger behandler plysninger både fra myndigheder g hvedrganisatiner, f.eks. skyttefreninger i medfør af våbenlvgivningen. 5 Hvis freningen f.eks. indhenter plysninger fra sciale medier, der er ffentligt tilgængelige, skal det plyses. 2 af 5

3 Administratin af din relatin til s 2) Frmål med behandling af plysninger på ledere g trænere: Håndtering af trænernes g ledernes hverv g pligter i freningen Overblik ver g frbedring af erfaringer g kmpetencer, herunder kurser Opfyldelse af lvkrav Udbetaling af løn, gdtgørelser, refusiner g lignende Administratin af din relatin til s Vi behandler kun persnplysninger ud fra legitime interesser I det mfang vi behandler dine medlemsplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være mtiveret af berettigede (legitime) interesser sm: 6 Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af hldkrt, hldpstillinger, interne resultatlister m.v. Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhld til vedtægterne m.v., herunder i frhld til generalfrsamling Opfyldelse af medlemspligter, herunder pkrævning g betaling af kntingent m.v. Afhldelse af sciale arrangementer, sprtslige aktiviteter samt andre aktiviteter Brug af situatinsbilleder taget i freningen, der afbilder en knkret aktivitet eller situatin i freningen Videregivelse af dine almindelige persnplysninger til specialfrbund i DIF, til DGI samt til DGI s landsdelskntrer, i relevant g nødvendigt mfang i frbindelse med idrætsaktivitet 7 Da freningen er medlem af idrætsrganisatiner, sker der videregivelse af plysninger m ledere g træner til disse, fr at ledere g trænere kan mdtage infrmatin g aktivitets- g kursustilbud fra disse idrætsrganisatiner Af praktiske g administrative hensyn pbevarer vi dine almindelige medlemsplysninger gså i en peride efter din udmeldelse af freningen Af hensyn til kntaktmuligheder kan der fr børn g unge under 18 år behandles plysninger m frældrene Bevaring af plysninger med histrisk værdi til statistik g lignende Samtykke Oftest vil vres behandling af dine persnplysninger basere sig på et andet lvligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfr kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde 6 De plistede interesser er alene til inspiratin g skal tilpasses til jeres frening. 7 Punktet skal alene medtages, hvis freningen reelt videregiver data til DGI eller DIF/specialfrbund. 3 af 5

4 er nødvendigt fr at behandle dine persnplysninger til de frmål, der er beskrevet venfr. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, m du vil give samtykke, g du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give s besked m det. Når vi indhenter persnplysninger m børn g unge, fretager vi en vurdering af, m barnet selv er i stand til at afgive de pågældende persnplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en frælder. Vres udgangspunkt er 15 år. Indsamler vi persnplysninger på børn via infrmatinstjenester (apps g sciale medier), kan børn fra g med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke. Videregivelse af dine persnplysninger I frbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af plysninger m deltagelse g resultater til relevante idrætsrganisatiner. 8 Der sker videregivelse af plysninger m ledere g trænere i relevant mfang til idrætsrganisatiner, sm freningen er medlem af. Vi videregiver ikke persnplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. Opbevaring g sletning af dine persnplysninger Vi har frskellige behandlingsfrmål g pbevaringsperider alt efter, m vi behandler dine persnplysninger sm medlem af freningen, sm ulønnet leder eller træner eller sm lønnet leder eller træner: Medlemmer: Vi vil pbevare dine persnplysninger i en peride fra medlemskabets phør g i verensstemmelse Af praktiske g administrative hensyn pbevarer vi dine almindelige medlemsplysninger i p til 1 år efter din udmeldelse af freningen Ulønnede ledere g trænere: Vi vil pbevare dine persnplysninger i en peride fra phøret af dit virke g i verensstemmelse Af praktiske g administrative hensyn pbevarer vi dine almindelige medlemsplysninger i p til 1 år efter din udmeldelse af freningen Lønnede ledere g trænere: Vi vil pbevare dine persnplysninger i en peride fra phøret af dit virke g i verensstemmelse 8 Sker der ikke i freningen den mtalte videregivelse, skal punktet udgå. 4 af 5

5 Bgføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, sm bilaget drejer sig m Andre relevante plysninger til pfølgning g stillingtagen til eventuelle krav Vi pbevarer dg plysninger på såvel medlemmer, ledere g trænere til statistik g lignende, så længe de har histrisk værdi. Dine rettigheder Du har en række særlige rettigheder efter persndatafrrdningen, når vi behandler persnplysninger m dig: Retten til at blive plyst m behandlingen af data Retten til indsigt i egne persnplysninger Retten til berigtigelse Retten til sletning Retten til begrænsning af behandling Retten til dataprtabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt frmat) Retten til indsigelse Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse md vres behandling, ved at henvende dig til s. Vres kntaktplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmdning m at få rettet eller slettet dine persnplysninger, undersøger vi, m betingelserne er pfyldt, g gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt sm muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet. Revidering af privatlivsplitikken Vi frbehlder s retten til at fretage ændringer i denne privatlivsplitik fra tid til anden. Ved ændringer vil daten øverst i privatlivsplitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivsplitik vil være tilgængelig på vres websted. Ved væsentlige ændringer vil du mdtage meddelelse herm. Bilaget er udarbejdet af Danmarks Idrætsfrbund g DGI i fællesskab. Januar af 5