INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 24. maj 2017 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 1. juni 2017 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Strategiske punkter kl. 17:15 18:00 a. Velkomst og introduktion til arbejdsprincipper m.m. (O) * b. Godkendelse af forretningsorden og årshjul (B) * c. Konstituering, herunder revision af kontaktpersonordningen (B) * d. Screening for radon (B) * e. Status på nybyggeriprojekter FORTROLIGT (O) * 2. Beslutningspunkter kl. 18:00 18:45 a. Opsamling på og evaluering af repræsentantskabsmødet (B) * b. Godkendelse af maksimumbeløb vedr. finansieret råderet (B) * c. Driftstilskud 2018 til afdelingerne (B) * d. Godkendelse af byggeregnskab vedr. renovering afdeling 54 Norsgade (B) * 3. Orienteringspunkter kl. 18:45 19:00 a. Afdelingsmøder 2017 (O) b. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * c. Orientering fra administrationen (O) * d. Orientering fra udvalgene (O) 4. Orienteringspunkter kl. 19:00 19:10 a. Overordnet evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse (D) * 5. Kommende møder kl. 19:10 19:20 a. Kursus for organisationsbestyrelsen den 8. juni 2017 (O) * b. Bestyrelsesseminar den 10. juni 2017 (O) * c. Emner til næste ordinære møde, der holdes den 17. august 2017 (B) d. Mødeplan 2017 (O) * e. Uddannelse (O) f. Skriv på BKÅ Portalen (B) 6. Eventuelt (O)

2 Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

3 NOTAT TIL PKT 1.a Professionelt bestyrelsesarbejde og bestyrelsesservice, principper for bestyrelsens værdiskabelse samt arbejdsgrundlag for bestyrelsen DATO 23. maj 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Siden den 9. juni 2011 har bestyrelsen i Boligkontoret Århus på linje med bestyrelserne i det daværende Bo83, Højbo og VesterBo tilrettelagt sit arbejde efter nedenstående principper, der bygger på BL s anbefalinger om God almen ledelse. Forudsætningen for godt og effektivt bestyrelsesarbejde er bl.a., at der er klarhed om, hvad der kan besluttes og hvilke konsekvenser en given beslutning får såvel juridisk og demokratisk som økonomisk, administrativt, kommunikationsmæssigt, miljømæssigt osv. Det betyder, at bestyrelsen kan bruge sin tid og opmærksomhed på det væsentligste, nemlig holdningsmæssige og strategiske spørgsmål. Det forudsætter dels fra administrationen, at der foreligger indstillinger med relevant baggrundsinformation og meningsfulde alternativer til hvert punkt, at formålet med hvert punkt er klart, og at der følges systematisk op. Men det stiller også krav til, at bestyrelsens medlemmer benytter disse oplæg til at forberede sig til mødet, accepterer lidt sagsbehandlingstid inden ikke-hastende spørgsmål behandles i bestyrelsen og at der i øvrigt er en klar arbejdsdeling, hvor bestyrelsen har ansvaret for politik og strategi og administrationen tager sig af administration og implementering. I forlængelse af bestyrelsens seminar den januar 2017 besluttedes det endvidere, at bestyrelsen skaber værdi ved at: Drive organisationen, sætte retning og mål Sikre lovgivning overholdes Sikre strategisk fokus Have stærk og god kommunikation ift. beboere, afdelingsbestyrelser og repræsentantskab Skabe gode til relationer udadtil fx til byrådet, andre boligorganisationer, BL etc. Arbejdsprincipper og (interne) løfter:

4 Respektere mødetid, være nærværende og være forberedt Udvise loyalitet ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer samt direktionen Afvikle møderne i en god tone Respektere hinandens kompetencer og holdninger Arbejdsgrundlag: Gøre bestyrelsen til et stærkere team Øge viden om lovgivning og økonomi Fokusere på strategisk nyskabelse Udvikle kompetent handlekraft For at opnå dette vil bestyrelsen konkret: Fastlægge gensidige forventninger til samarbejde og ansvar Respektere hinandens kompetencer Afholde interne kurser Sikre tydelige diskussioner (ansvarlig: formanden) Gennemføre konkrete øvelser i strategisk nytænkning (ansvarlig: forretningsudvalget) Principper for Formidling og kommunikation indadtil i organisationen Bevidst afgrænsning af information Eventuel bruge Kvarteret Klare formål med kommunikationen information, debat etc. INDSTILLING Det indstilles, at konceptet for professionel bestyrelsesservice fortsat anvendes i organisationsbestyrelsen. 2/2

5 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere. 3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter.

6 Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk.2. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: Forretningsudvalg Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt Øvrige udvalg Stk. 3. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 4. Forretningsudvalget består af formand, næstformand samt et bestyrelsesmedlem. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Stk. 5. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde. 6 Bestyrelsesmøder Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Boligkontoret stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Bestyrelsen holder møde den første torsdag i hver måned med følgende undtagelser: April: Afholdes medio april Maj: Afholdes ifbm repræsentantskabsmødet Juli: Mødefri August: Afholdes i uge 33 September: Afholdes sidste torsdag i måneden Oktober: Mødefri Og ellers så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det. Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og -sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med mindre et flertal i bestyrelsen godkender det.

7 Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter. Stk. 7. På møderne i februar, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal. 7 Beslutningsdygtighed Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. 8 Afstemning Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 9 Direktørens rolle På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret og de tilknyttede organisationer. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt. 10 Seminar Bestyrelsen samles hvert år i andet halvår til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger og emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne. 11 Forhandlingsprotokollen Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden. 12 Inhabilitet Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende,

8 hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 13 Årsregnskab og budget Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet). Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godkendelse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet. 14 Revisor Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om godkendelse af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder. 15 Revisionsprotokol 16 Tavshedspligt Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 17 Suppleanter Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse.

9 Kap. 4 Ændring af forretningsordenen 18 Ændringer i forretningsordenen Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med det i 8 angivne stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse. Kap. 5 Ikrafttræden 19 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse. Revideret Maj 2017

10 FORRETNINGSGANG NR Bestyrelsens årshjul ANSVARLIG Morten Homann GODKENDER Bestyrelsen GODKENDT Bestyrelsens årshjul Til støtte for en strategisk rolle for bestyrelsen planlægges årets bestyrelsesmøder efter en nærmere bestemt plan. De to vigtigste værktøjer i denne proces er strategipapiret det fremadrettede og forvaltningsrevisionen det bagudrettede. Årshjulet blev senest behandlet af organisationsbestyrelsen på mødet den 15. august Koncept for afdelingsmøder: April Repræsentantskabsmøde: Maj Status på forvaltningsrevision: August Særlige indsatsmål: April Styringsdialog og afdelingsmøder: August Budget og regnskab: April Opfølgning på forvaltningsrevision: Januar Afdelingsbudgetter: September

11 Møde og tidspunkt Repræsentantskabsmøde 2. halvdel af maj Konstituerende bestyrelsesmøde 2. halvdel af maj Bestyrelsesseminar juni Bestyrelsesmøde medio august Bestyrelsesmøde ultimo september Bestyrelsesseminar november Bestyrelsesmød ultimo november Bestyrelsesmøde primo januar Bestyrelsesmøde primo marts Handling Overordnede beslutninger Evt. ændringer til strategipapirets overordnede mål. Holdes umiddelbart i forlængelse af repræsentantskabsmødet Opfølgning på repræsentantskabsmøde Introduktion til nye bestyrelsesmedlemmer Afvikles sammen med chefgruppen Aktuelt og relevant emne Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på årets første seks måneder. Bestyrelsen vedtager oplæg vedr. styringsdialog. Bestyrelsen vedtager bemanding af afdelingsmøder m.m. Bestyrelsen godkender budgetter for afdelingerne. Opfølgning på strategi Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på det foregående år. På baggrund heraf samt strategiplanen justerer bestyrelsen evt. mål i forvaltningsrevisionen. Bestyrelsesmøde medio april Bestyrelsen behandler budget for organisationen for år + 1 Bestyrelsen behandler regnskab for organisationen og afdelingerne for år 1. Bestyrelsen vedtager koncept for afvikling af afdelingsmøder. Konklusion vedr. de årlige strategiske mål for indeværende år samt udpegning af strategiske mål for det kommende år på de tre indsatsområder. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager årshjulet til efterretning og drøfter det nærmere på bestyrelsesseminaret den 10. juni. 2/2

12 NOTAT TIL PKT 1.c Konstituering DATO 23. maj 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen skal hvert år foretage en række konstitueringer. i) Forretningsudvalg Ifølge forretningsorden består forretningsudvalget af formand og næstformand samt ét medlem valgt af organisationsbestyrelsen. Siden 30. maj 2013 har Johnny Defeuth Eriksen været valgt. ii) Byggeudvalg Organisationsbestyrelsen nedsætter løbende byggeudvalg vedr. nybyggerier samt større renoveringssager med væsentlige økonomiske bidrag fra boligorganisationen. iii) AARHUSbolig repræsentantskab Alle boligorganisationer i AARHUSbolig har hver tre repræsentanter. Organisationsbestyrelsen forholdt sig sidst til repræsentanterne på sit møde den 22. maj Repræsentanterne er Søren Høgsberg (også formand for bestyrelsen i AARHUSbolig), Aske Ryge Holm og Henrik Autzen. Der bør også udpeget som minimum én suppleant til repræsentantskabet. På nuværende tidspunkt er Kristine Simonsen (1. suppleant) og Rasmus Berlin (2. suppleant). iv) Kontaktpersoner til afdelingerne Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hver afdeling for at støtte afdelingerne samt sikre den bedst mulige kommunikation. I den forbindelse udpeges også et bestyrelsesmedlem som støtte for hver enkelt afdeling for de bestyrelsesmedlemmer, der har et års anciennitet eller kortere. Flg. fordeling af afdelinger indstilles, idet bestyrelsen tidligere har besluttet, at fordelingen fremover skal følge boligområderne:

13 Område Afdelinger (kontaktperson sidste år) Ansvarlig Møllevangen Vestre Ringgade Charlottehøj Frydenlund-Viborgvej Herredsvang Sabro 01 Jens Baggesens Vej (Peter) 03 Viggo Stuckenbergs Vej (Peter) 08 Vilh. Bergsøes Vej (Peter) 11 Helge Rodes Vej (Kristine) 15 Peter Fabers Vej (Peter) 04 Chr. Molbechs Vej (Aske) 07 Vestre Ringgade (Søren) 26 Vestre Ringgade (Søren) 33 Vestre Ringgade (Søren) 12/19 Majdalen/ Tamperdalsvej (Henrik) 13 Hammershusvej (Henrik) 16 Hammershusvej (Henrik) 56 Katrinebjergvej (Aske) 60 Paludan-Müllers Vej (Rasmus) 61 Chokoladen (Rasmus) 27 Frydenlund (Aske) 52 Viborgvej (Kristine) 31 Rydevænget (Olav) 45 Torpevænget-Kappelvænget (Rasmus) 46 Vistoftparken (Kristine) 58 Ranunkelvej (Kristine) 70 Ranunkelvej (Kristine) 72 Rønnevangen (Peter) Peter 1 Søren Henrik Aske Olav Kristine Trøjborg 09/14/18 Trøjborg (Aske) Aske Christiansbjerg Vandtårnsområdet Skejby 02 Haugesundsvej mm. (Søren) 06 Risvang Alle (Johnny) 10 Nordalsvej m.m. (Søren) 20 Norgesparken (Søren) 50 Brendstrupvej (Rasmus) 65 Bethesdavej 22 Illerupvej (Olav) 23 Nydamsparken (Johnny) 25 Reginehøj (Henrik) 28 Lindholmparken (Henrik) 29 Kalmargade (Søren) 35 Skelagervej (Olav) 62 Skejbyparken (Olav) Søren Henrik Olav 1 Søren Høgsberg fungerer som mentor? 2/5

14 Område Afdelinger (kontaktperson sidste år) Ansvarlig Århus C Kongsvang-Langenæs Mårslet Risskov-Egå Skæring Løgten-Hjortshøj 36 Hallssti (Kristine) 37 Istedgade (Aske) 49 Fredensgade (Aske) 51 Fredericiagade (Kristine) 54 Norsgade (Rasmus) 59 Høegh-Guldbergs Gade (Rasmus) 75 Herningvej (Rasmus) 17 Kongsvang (Aske) 24 Kirkedammen (Johnny) 38 Visbjerg Hegn (Johnny) 67 Hørretløkken (Johnny) 71 Damgårdstoften (Johnny) 47 Julsøvej (Aske) 53 Julsøvej (Johnny) 57 Åvænget (Johnny) 48 Skæring Parkvej (Henrik) 55 Skæring Parkvej (Henrik) 63 Skæring Parkvej (Henrik) 41 Viruplund (Rasmus) 42 Hjelmagerparken (Kristine) 73 Virup Skovvej (Olav) Rasmus Johnny Johnny Johnny Aske 2 Kristine Hårup-Spørring Hinnerup 34 Salonikivej/39 Attikavej (Olav) 44 Hjulby Hegn (Peter) 30 Nørreskovvej (Olav) 32 Nørreskovvej (Olav) 40 Fredensgade 68 Østergade Peter Olav Organisationsbestyrelsen besluttede den 4. januar 2012, at de overordnede formål med kontakten mellem organisationsbestyrelse og afdelinger kan sammenfattes som: At sikre, at afdelinger og afdelingsbestyrelser har en reel oplevelse af at kunne tage kontakt og blive hørt af organisationsbestyrelsen At sikre, at organisationsbestyrelsens medlemmer har den fornødne viden om afdelingerne i organisationen At sikre, at organisationsbestyrelsen har optimal mulighed for at følge op på projekter og andre forhold i afdelingen, der fordrer bestyrelsens opmærksomhed. På bestyrelsesmødet den 7. maj 2015 opstillede organisationsbestyrelsen sine nærmere forventninger til kontaktpersonerne rolle, i prioriteret rækkefølge: 2 Tidligere Henrik. 3/5

15 1. Konsulent for afdelingsbestyrelserne, evt. spørge dem til råds i strategiske spørgsmål 2. Opsøgende ift. nye eller dårligt fungerende afdelingsbestyrelser, herunder deling af viden om afdelingerne også med administrationen 3. Integrere kontaktpersonordningen fx ved at gruppere sig på dialogmøder osv., måske særligt udpeget dialogmøde, hvor det er på dagsordenen det kunne være dialogmødet i oktober. 4. Gerne deltage i afdelingsmøderne Det forventes derudover, at kontaktpersonen mindt én gang om året mødes med afdelingsbestyrelserne i hvert boligområde. Det er vigtigt at understrege, at kontaktpersonen har en politisk rolle i modsætning til den faglig bistand, som hentes i administrationen og at det ikke altid er kontaktpersonen, der forventes at være den udfarende. Der sendes oplysning om kontaktpersonordningen til afdelingsbestyrelserne, og i den forbindelse beskrives også ovenstående forventningsafstemning. v) Kontaktpersoner til udvalgene Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hvert udvalg for at støtte udvalgene samt sikre den bedst mulige kommunikation. Om muligt bør det være et medlem af udvalget. Der indstilles på den baggrund genvalg af flg. kontaktpersoner til udvalgene: Udvalg Bladudvalget Demokratiudvalget IT- og Multimedieudvalget Kommunikationsudvalget Kursusudvalget Energiudvalget Råderetsudvalget Ungdomsboligudvalget Kontaktperson Søren Høgsberg Olav Bertelsen Johnny Eriksen Kristine Simonsen Henrik Autzen Aske Ryge Holm Peter Lykke Nielsen Rasmus Berlin Nybyggeri- og renoveringsudvalget Henrik Autzen vi) Varmecentralen Århus Vest Boligkontoret Århus har på linje med AAB, AlmenBo Aarhus og Boligforeningen Ringgården en repræsentant i bestyrelsen for Varmecentralen Århus Vest. Søren Høgsberg har siden 30. maj 2013 repræsenteret Boligkontoret Århus. 4/5

16 vii) Styregruppen for de boligsociale helhedsplaner Indtil nu har Johnny Defeuth Eriksen repræsenteret alle boligorganisationer i styregruppen for den boligsociale helhedsplan for Frydenlund og Henrik Autzen tilsvarende for Vandtårnsområdet. Da det er en fælles udpegning for boligorganisationerne, kan disse ikke uden videre omkonstitueres. viii) Styregruppen for aarhusvest.dk Indtil nu har Olav Bertelsen siddet for organisationsbestyrelsen i styregruppen for den fælles portal for Møllevangskvarteret samt helhedsplanerne i Frydenlund og Herredsvang. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen gennemfører de beskrevne konstitueringer. 5/5

17 NOTAT TIL PKT 1.d Radonscreening af boliger DATO 23. maj 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Michael Andersen PROBLEMSTILLING Statens Byggeforskningsinstitut har sammen med Landsbyggefonden og Grundejernes Investeringsfond undersøgt radonniveau i indeluften gennem vintrene 2013/14 og 2014/15. Rapporten konkluderer at sandsynligheden for et forhøjet radonniveau i boliger i etageejendomme er meget lille i stueetagen over kælder og højere oppe i etagerne og i boliger over stueetagen, hvis der er terrændæk. Der er lige stor sandsynlighed for et forhøjet radonniveau i stueetagen i kæde- og rækkehuse med terrændæk eller med kælder/krybekælder. Undersøgelsen viser yderligere at: Omkring 5,9 % af lejeboligerne har et indendørs radonniveau større end 100 Bq/m³. Omkring 1,4 % af lejeboligerne har et indendørs radonniveau større end 200 Bq/m³. Det vil være forbundet med store omkostninger til ekstern hjælp i forbindelse med opsætning af målestationer i boligerne, da der ifølge rapporten kan være enkelte boliger i etageejendomme, der kan have et indhold af radon i indeluften, som er væsentligt forskelligt fra øvrige boliger i ejendommen. Endog kan indholdet af radon være væsentligt forskelligt i de enkelte rum indenfor den samme bolig. Yderligere giver et højt indhold af radon i indeluften i en kælder ikke nødvendigvis et højt indhold af radon i en bolig ovenover. Målingerne bekræfter tidligere undersøgelser, der viser at det primært er i stueetagen i bygninger med terrændæk samt i kælderrum, der er risiko for højt indhold af radon i indeluften. Sandsynligheden for forhøjet radonniveau i etageejendomme er meget lille i boliger over kælder eller i boliger over stueetagen i etageejendomme med terrændæk. Overalt i den danske undergrund findes grundstoffet radium. Ved henfald danner radium ædelgassen radon, som siver op gennem jorden. Radon er ikke i sig selv sundhedsskadelig, da den som ædelgas har sværere ved at indgå i kemiske reaktioner, men kan i stedet frigøres til luften fra det materiale, hvori radon dannes. Radon kan hverken lugtes, smages, høres, føles eller ses, og efterlader ikke synlige spor, men radon i indeluften kan måles. Radonindholdet i indeluften måles i Bq/m³ (becquerel per kubikmeter luft), hvilket angiver antallet af radioaktive henfald pr. sekund pr. kubikmeter luft.

18 Koncentrationen af radon er ofte gange større i jorden end i luften udenfor, i atmosfæren, hvor koncentrationen svarer til 5 Bq/m³. Ingen bygninger er helt fri for radon, da der er mindst ligeså meget radon i indeluften som i udeluften, hvis bygningen er ventileret med udeluft. Mængden af radon i indeluften afhænger af fire parametre: Undergrunden huset er bygget på. Bygningens evne til at forhindre jordluftindtrængen, herunder konstruktionernes lufttæthed mod jord terrændæk, kældergulv og væg. Materialerne bygningen er opført af. Bygningens udelufttilførelse samt hvor godt den tilførte luft til ventilationen fordeler sig i bygningen. Radonmængden i danske boliger er tidligere undersøgt. Resultatet er vist i form af et kort over Danmark, og kan ses på Bygninger i de sværeste ramte områder har størst risiko for at have er højt indhold af radon i indeluften. Især bygninger opført i perioder, hvor der ikke var fokus på at udføre lufttætte konstruktioner mod jord. Men også: Hvis huset er fra før 1995 og for enfamiliehuse før 1998, hvor bygningsreglementet for første gang stiller krav til konstruktioner mod jord i forbindelse med undergrundens indhold af radon. Hvis man, mod bygningsreglementets regler, bruger kælderen til beboelse. Hvis huset ligger med terrændæk, eller blot ligger med gulv direkte mod jorden eventuelt på et stabilt underlag der tillader indtrængen af poreluft fra jord fx revnet beton eller stampet ler. Hvis der er brugt kapillarbrydende lag over 300 mm, der indeholder granit eller pegmatit. Hvis der er sjusket med byggeriet, for så er der sandsynligvis også sjusket med lufttætningen af konstruktioner og samlinger mellem bygningskomponenter, fx mellem gulvkonstruktionen, væg og fundament. Hvis huset har sætningsskader, støbeskel, fx ved tilbygning, ombygning eller reparation eller revner i vægge og gulv mod jorden. Hvis huset i forbindelse med etablering af stikdræn er tilsluttet omfangsdræn. Hvis huset har indføringer af fx vandforsyning og afløbsrør, gulvafløb, rensebrønd, kabler, kloak eller energiforsyning gennem gulv, fundament eller kælderydervægge. Hvis der er brugt materialer mod jord, der kan transportere luft, fx letklinkerbeton og hulsten af beton eller tegl. Selvom både beton og tegl er tætte i sig selv, kan dårligt udfyldte fuger resultere i stor radonindtrængning i huset. Hvis huset har lav luftskifte. Eller ikke er gennemventileret. Friskluftventiler kan være tilstoppede og indvendige døre kan være lukkede og tætnede for fx træk, lugt eller støj. Hvis der i huset er brugt blåbeton (svenske letbetonelementer fra perioden 1929 til 1975) Ifølge verdenssundshedsorganisationen WHO er indånding af den radioaktive loftart radon den vigtigste årsag til udvikling af lungekræft næst efter rygning. WHO anbefaler derfor, at radioaktiviteten i bygninger ligger under 100 Bq/m³. I Danmark antages radon i boligers indeluft at være skyld i ca. 300 tilfælde af lungekræft om året. Bygningsreglementet anbefaler for eksisterende bygninger, at der etableres enkle og billige foranstaltninger, hvis niveauet af radon i indeluften ligger mellem 100 Bq/m³ og 200 Bq/m³. Måles radonindholdet i indeluften til over 200 Bq/m³ anbefales det, at der iværksættes mere effektive foranstaltninger, der kan reducere radon i indeluften. 2/5

19 I Bygningsreglementet 2010 blev kravene skærpet yderligere i forhold til Bygningsreglementet 1998, hvorfor boliger opført efter 2010 bør være tilstrækkeligt sikret mod radon. I vinteren 2013/14 er der målt radon i 99 boliger fordelt på 15 ejendomme tilknyttet Grundejernes Investeringsfond og 197 almennyttige boliger fordelt på 24 ejendomme tilknyttet Landsbyggefonden. Årsmiddelværdien kan beregnes for 214 boliger og 8 kældre. I vinteren 2014/15 er der gentaget måling af radon i 7 boliger inklusiv kælder i 1 ejendom tilknyttet Grundejernes Investeringsfond 10 almennyttige boliger fordelt på 10 ejendomme tilknyttet Landsbyggefonden. Årsmiddelværdien kan bestemmes for de 17 boliger og 1 kæler. For 10 boliger tilknyttet Landsbyggefonden har det været muligt at bestemme årsmiddelværdien for radon i indeluften både ved målinger gennemført i fyringssæsonen 2013/14 og i 2014/15. I alt indgår årsmiddelværdien for 221 individuelle boliger og 9 kældre i undersøgelsen. De udvalgte ejendomme repræsenterer et bredt udsnit af den anvendte byggeskik for bygningstypen og anses derfor for at være repræsentative for boligtypen. Desuden ligger de i områder af landet, hvor der ved tidligere undersøgelser har vist sig at være en stor andel af huse med et højt indhold i indeluft, radonkoncentrationer over 200 Bq/m³. Den gennemsnitslige årsmiddelværdi for radonniveauet i de undersøgte lejeboliger er bestemt til 30,7 Bq/m³. Omkring 5,9% af lejeboligerne har et indendørs radonniveau større end 100 Bq/m³. Omkring 75 % af disse boliger har et indendørs radonniveau mellem 100 Bq/m³ og 200 Bq/m³, medens omkring 25 % af disse boliger har et indendørs radonniveau over 200 Bq/m³. Målingerne viser endvidere, at enkelte boliger i etageejendomme kan have et indhold af radon i indeluften, som er væsentligt forskelligt fra øvrige boliger i ejendommen. Endog kan indholdet af radon være væsentligt forskelligt i de enkelte rum inden for den samme bolig. Yderligere giver et højt indhold af radon i indeluften i en kælder ikke nødvendigvis et højt indhold af radon i en bolig ovenover. Målingerne bekræfter tidligere undersøgelser, der viser at det primært er i stueetagen i bygninger med terrændæk samt i kælderrum, der er risiko for højt indhold af radon i indeluften. Sandsynligheden for forhøjet radonniveau i etageejendomme er meget lille i boliger over kælder eller i boliger over stueetagen i etageejendomme med terrændæk. Undersøgelsen viser desuden, at de målte værdier og bestemte årsmiddelværdier for radonniveau indendørs er års- og brugerafhængig, og det er ikke muligt at pege på en bygningsdel eller en bygningskomponent som en vigtig kilde til eller fordelingsvej for radon i bygninger. Undersøgelsen bekræfter, at jorden under husene er den vigtigste kilde til radon i bygninger. (SBI 2016:01) Tabellen under viser antallet af boliger med årsmiddelværdien for radonkoncentrationen for boliger i udlejningsejendomme med kælder/krybekælder inddelt i intervaller på 50 Bq/m³ fordelt på etager >200 Antal boliger Stue sal sal /5

20 3. sal sal sal Antal boliger Andel i % 89,8 5,1 3,4 1,1 0,6 100 Tabellen under viser minimumsværdi, maksimumsværdi, middelværdien og antal boliger for årsmiddelværdien for radonkoncentrationen opdelt efter etager i ejendomme med kælder/krybekælder. Kælder Stue 1. sal 2. sal 3. sal 4. sal 5. sal Minimumsværdi (Bq/m³) Maksimumsværdi (Bq/m³) Middelværdi (Bq/m³) 41,2 45,5 17,7 15,5 15,5 7 18,7 Antal boliger/kældre Tabellen under viser antallet af boliger med årsmiddelværdien for radonkoncentrationen for boliger i udlejningsejendomme med terrændæk inddelt i intervaller på 50 Bq/m³ fordelt på etager >200 Antal boliger Stue sal sal sal sal sal Antal boliger Andel i % 71,1 20,0 2,2 2,2 4,5 100 Tabellen under viser minimumsværdi, maksimumsværdi, middelværdien og antal boliger for årsmiddelværdien for radonkoncentrationen opdelt efter etager i ejendomme med terrændæk. Stue 1. sal 2. sal 3. sal 4. sal 5. sal Minimumsværdi (Bq/m³) Maksimumsværdi (Bq/m³) Middelværdi (Bq/m³) 63,2 22,8 23,8 11, ,5 Antal boliger/kældre Konklusionen af SBI 2016:01 Sandsynligheden for et forhøjet radonniveau i boliger i etageejendomme er meget lille i stueetagen over kælder og højere oppe i etagerne og i boliger over stueetagen, hvis der er terrændæk. Der er lige stor sandsynlighed for et forhøjet radonniveau i stueetagen i kæde- og rækkehuse med terrændæk eller med kælder/krybekælder. Undersøgelsen viser yderligere at: Omkring 5,9 % af lejeboligerne har et indendørs radonniveau større end 100 Bq/m³. 4/5

21 Omkring 1,4 % af lejeboligerne har et indendørs radonniveau større end 200 Bq/m³. Det målte radonniveau i indeluften indenfor samme bygning kan være væsentlig forskelligt. Undersøgelsen kan ikke pege på en bygningsdel eller en bygningskomponent som en vigtig kilde eller fordelingsvej for radon i boliger, dog ses et bemærkelsesværdigt lavt radonniveau i indeluften hvor der ikke er tydelige tegn på utætheder omkring rørføringer, hvor der er udført renovering af kældergulvet, hvor etageadskillelsen består af arealer af beton og arealer af træ, hvor ventilationen af boligen inkluderer varmegenvinding og for ejendomme med elevator. Boligkontoret Århus har på baggrund af SBI s rapport analyseret afdelingerne, og der er behov for at foretage en screening af ca. 800 boliger fordelt på 32 afdelinger. Det drejer sig om flg. afdelinger: 2, 3, 5, 6, 8, 10, 15, 24, 30, 31, 32, 34, 36, 38, 39, 41, 44, 45, 50, 51, 52, 53, 55, 56, 57, 59, 60, 61, 62, 63, 65, 67. Derudover foretages der en screening af alle kontorer, værksteder og velfærdsforanstaltninger til ejendomsfunktionærer i bygninger, der er opført i den pågældende periode. Det vurderes, at der er ganske få udbydere, der har valide måleinstrumenter, så derfor er der kun indhentet tilbud fra to udbydere, og tilbuddene lå tæt. Det anbefales, at der indgås aftale med det dyreste tilbud fra Teknologisk Institut om køb af deres måleinstrumenter og håndtering af de indkomne data. Begrundelsen er, at det vurderes at deres måleinstrumenter giver de bedste valide data, og så er deres kvalitetssikring i forbindelse med håndtering af de indkomne data bedre end konkurrenten. På baggrund af Teknologisk erfaring, vil det tage ca. 200 timer, at koordinere opsætningen af alle måleinstrumenterne, og det ville være et anseeligt beløb, hvis det skulle håndteres af Teknologisk Institut. Derfor arbejdes der på en løsning, hvor det vil være nødvendigt at frikøbe Boligkontoret Århus 3 faste ejendomsfunktionær afløsere i alt i ca. 6 uger, der skal opstille og nedtage måleinstrumenterne i samarbejde med Teknologisk Institut. INDSTILLING Det indstilles at hovedbestyrelsen bevilliger tilskud på kr , til en undersøgelse af radon i boliger, der er funderet direkte på terrændæk i afdelinger opført frem til 2010, og til en undersøgelse af alle varmemesterkontorer og velfærdsfaciliteter og øvrige fælleslokaler i kældre. 5/5

22 NOTAT TIL PKT 2.a Opsamling på repræsentantskabsmøde 17. maj 2017 DATO 23. maj 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Repræsentantskabsmødet den 17. maj 2017 kan sammenfattes med følgende beslutninger: Beretning: Godkendt, herunder godkendelse af iværksættelse af byggeri af afdeling 78 Knudrisgade, 79 Randersvej, 80 Campus Katrinebjerg og 82 Nye. Regnskab 2016: Godkendt. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom: Godkendt. Vedtægtsændringer: Godkendt. Fremtidig organisationsstruktur: Godkendt. Kommunikation til synshandicappede: Godkendt. Valgt som formand: Søren Høgsberg blev valgt for to år. Valgt til organisationsbestyrelsen: Aske Ryge Holm, Olav Bertelsen og Peter Lykke Nielsen blev valgt for to år. Valgt som suppleanter til organisationsbestyrelsen for ét år: Dorthe Nielsen (1. suppleant), Hans-Jørgen Krickhahn (2. suppleant), Brian Kristensen (3. suppleant) og Thomas Hou Mandsfeldt (4. suppleant).. Valgt som kredsdelegerede (udover bestyrelsen, der er fødte medlemmer): o Thomas Hou Mandsfeldt 25 o Heidi Wulff Bindløv 72 o Robert Wesley Thorsen 72 o Helle Margrethe Jensen 48 o Hanne Birgitte Nielsen 23 o Hans-Jørgen Krickhahn 42 o Brian Kristensen 48 o Kirsten Hillebrandt 38 o Grethe Rasmussen 67

23 o Dan Christiansen 13 o Majbritt Pedersen o Dorthe Nielsen 17 o Aske Bregendahl 45 Godkendelse af revisor: Revisionsinstituttet blev godkendt. Udvalgene nedsættes fremover efter proceduren vedtaget i Flg. har meldt sig til udvalgene på repræsentantskabsmødet og alle udvalg er således besat: o o o o o o Demokratiudvalg Peter Lykke Nielsen, afdeling 2 Haugesundsvej m.fl Olav Wedege Bertelsen, afdeling 9/14/18 Trøjborg Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn IT- og multimedieudvalg Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Philip Damkær Mouritsen, afdeling 19 Tamperdalsvej Brian Helge Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Dan Villiom P Christiansen, afdeling 13 Hammershusvej Helle Margrethe Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Johnny Defeuth Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Kommunikationsudvalg Brian Helge Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Helle Margrethe Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Johnny Defeuth Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Thomas Mandsfeldt, afdeling 25 Reginehøj Kursusudvalg Søren Bach Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Henrik Christian Autzen, afdeling 17 Kongsvang Johnny Defeuth Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Heidi Erler, afdeling 73 Virup Skovvej Energiudvalg Hans Jørgen Nielsen, afdeling 16 Hammershusvej Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Aske Ryge Holm, afdeling 1, Jens Baggesens Vej m.fl. Allan Andreasen, afdeling 18 Trøjborgvej Nybyggeri og renoveringsudvalg Peter Arvid Hjarsen Dahl, afdeling 25 Reginehøj Per H. Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Thomas Hou Mandsfeldt, afdeling 25 Reginehøj Henrik Christian Autzen, afdeling 17 Kongsvang Peter Lykke Nielsen, afdeling 2 Haugesundsvej m.m. Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Heidi Erler, afdeling 73 Virup Skovvej 2/11

24 o o o Råderetsudvalg Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Allan Andreasen, afdeling 18 Trøjborgvej Børge Boldreel Sørensen, afdeling 2 Haugesundsvej m.fl. Grethe Jørgensen, Afdeling 25 Reginehøj Dorte Bech Tiedeman, Afdeling 13 Hammershusvej Redaktionsudvalg Søren Bach Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.fl. Christa Mølbæk, afdeling 42 Hjelmagerparken Ungdomsboligudvalg Rasmus Berlin, afdeling 3/5 Viggo Stuckenbergs Vej/Otto Benzons Vej Søren Bach Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Lucas Saif Auda, afdeling 48 Skæring Parkvej Aske Emil Bregendahl, afdeling 45 Torpe-/Kappelvænget De overordnede temaer i debatten var: Fællesskabsfølelse, kvalitet i organisationsdemokratiet og fremmødet til beboerdemokratiske arrangementer på organisationsniveauet. Beslutningsrummet for afdelinger hhv. organisation Facebook/sociale medier ift. organisationsdemokratiet Tv pakker, fibernet evt. ny politik INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes evaluere repræsentantskabsmødet. Derudover bedes organisationsbestyrelsen træffe beslutning om tid og sted for afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde Det indstilles, at mødes holdes torsdag den 17. maj. Forslag til mødested foreligges på mødet. 3/11

25 Bilag: Vedtægter for Boligkontoret Århus Kapitel 1: Navn, hjemsted og formål 1 Boligorganisationens navn er boligorganisationen Boligkontoret Århus. stk. 2. Organisationen har hjemsted i Århus Kommune. 2 Boligorganisationen er organiseret uden medlemsindskud 3 Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. stk. 2. Organisationen kan udover den virksomhed, der er nævnt i stk. 1, udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, som organisationen har oparbejdet. Kapitel 2: Medlemskab og kapitalforhold 4 Som medlemmer af boligorganisationen anses dennes lejere og enhver, der er opnoteret på organisationens venteliste. stk. 2. Senest ved indgåelse af lejekontrakt skal organisationen udlevere et eksemplar af organisationens vedtægter til det pågældende medlem. Kapitel 3: Boligorganisationens ledelse Repræsentantskabet 5 Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. stk. 2. Repræsentantskabet består af organisationens organisationsbestyrelse og én repræsentant for hver afdeling samt yderligere én repræsentant for hver påbegyndt 100 lejemålsenheder udover de første 50, jf. 11 og 14. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om følgende forhold: 1) Hvorvidt organisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 2) Godkendelse af revisor. 3) Organisationens byggepolitik. 4) Grundkøb. 5) Iværksættelse af nyt byggeri. 6) Erhvervelse eller salg af organisationens ejendomme. 7) Væsentlig forandring af organisationens ejendomme. 8) Ændring af vedtægterne. stk. 4. Repræsentantskabet godkender organisationens vedtægter, årsregnskab og beretning. stk. 5. Repræsentantskabet godkender afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende afdelingerne: 4/11

26 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 3) Grundkøb. 4) Iværksættelse af nyt byggeri. 5) Nedlæggelse af en afdeling. 6) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger, jf. 18 stk. 2. stk. 6. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de områder, der er nævnt i stk. 5, til organisationens bestyrelse. stk. 7. Repræsentantskabet kan til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af organisationens bestyrelse, skal udøves af repræsentantskabet. 6 Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden fem måneder efter regnskabsårets afslutning. Dagsordenen for mødet skal omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 3) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget. 4) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 5) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. 6) Valg af kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede. 7) Godkendelse af revisor. 8) Eventuelt. stk. 2. Repræsentantskabet træffer på et ordinært repræsentantskabsmøde beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og næstformand for bestyrelsen. 7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst fire ugers varsel til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. stk. 2. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når et tidligere repræsentantskabsmøde har besluttet det, eller når mindst ¼ af repræsentantskabsmedlemmerne skriftligt anmoder om at få et angivet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest tre uger efter, at anmodningen er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Når ekstraordinært repræsentantskabsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde, jf. dog 11 stk. 4, 5. pkt. stk. 3. Dagsordenen for repræsentantskabsmødet skal gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at repræsentantskabsmedlemmerne indkaldes eller kort tid derefter. 8 Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for det ordinære repræsentantskabsmøde, skal være indsendt til bestyrelsen senest to uger før mødet. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabsmedlemmerne senest én uge før mødet, jf. 7 stk. 1. stk. 2. Ud over repræsentantskabets medlemmer har medlemmer af afdelingsbestyrelser og organisationens udvalg adgang med taleret til repræsentantskabsmødet. Endelig har direktør samt evt. indbudte medarbejdere adgang med taleret. 5/11

27 9 Hvert medlem af repræsentantskabet har én stemme. Stemmeretten kan kun udøves ved personligt fremmøde. 10 Beslutning træffes af de tilstedeværende ved almindeligt stemmeflertal. Når ⅓ af repræsentantskabsmedlemmerne forlanger det, skal afstemningen være skriftlig. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af boligorganisationen kan kun vedtages, hvis ⅔ af repræsentantskabsmedlemmerne er mødt, og hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end ⅔ mødt, men mindst ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden to uger. På dette møde kan forslaget uanset antallet af fremmødte vedtages, hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. stk. 2. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. Organisationsbestyrelsen 11 Bestyrelsen består af ni medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger syv medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælges særskilt en formand, jf. stk. 2. Endelig vælges et medlem og en personlig suppleant af og blandt organisationens medarbejdere. stk. 2. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet blandt repræsentantskabets medlemmer. stk. 3. Medlem af bestyrelsen kan ikke være: 1) Borgmesteren i den tilsynsførende kommune. 2) Rådmanden for den magistratsafdeling, hvortil tilsynet med de almene boligorganisationer er henlagt. 3) Formanden for det udvalg, hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er henlagt. 4) Ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligorganisationer i kommunen. stk. 4. Hvert andet år afgår formanden. Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår fire i lige år og tre i ulige år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte eller udpegede medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt eller udpeget i. Genvalg og genudpegning kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt eller udpeget den pågældende. stk. 5. Afgår formanden inden valgperiodens udløb konstitueres næstformanden som formand frem til førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. stk. 6. Repræsentantskabet vælger herudover et antal suppleanter for de seks menige bestyrelsesmedlemmer. Valgperioden for disse er ét år, og genvalg kan finde sted. stk. 7. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de valgte suppleanter. En indtrådt suppleant er på valg ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af medarbejderne, indtræder den pågældendes suppleant. Findes ingen suppleant, retter bestyrelsen henvendelse til den, der har valgt eller udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem, med henblik på valg eller udpegning af et nyt bestyrelsesmedlem og suppleant. 6/11

28 stk. 8. Suppleant indkaldes til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. stk. 9. Bestyrelsen træffer nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv ved en forretningsorden. 12 Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. stk. 2. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens enkelte afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jf. 14 stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordinære afdelingsmøder, jf. 14 stk. 1. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for organisationen. stk. 3. Som leder af den daglige drift kan bestyrelsen ansætte en direktør. Det bestemmes ved forretningsordenen, hvorvidt nødvendig medhjælp for direktøren kan antages af denne eller skal ansættes af bestyrelsen. stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med direktøren, hvis en sådan er ansat. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. 13 Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når to medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har direktøren adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst et antal medlemmer er til stede, således at der samlet er mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer til stede. stk. 3. Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme udslaget. stk. 4. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af formanden eller i dennes fravær næstformanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. 7/11

29 Kapitel 4: Afdelingernes ledelse 14 Hvert år afholdes inden tre måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske med mindst fire ugers varsel til samtlige husstande i afdelingen. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. stk. 2. Dagsordenen for afdelingsmødet skal, jf. dog stk. 4 og stk. 6, omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde samt godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 3) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 5) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer. 6) Eventuelt. stk. 3. Fremsætter mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal godkendelse af afdelingens driftsbudget ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere efter reglerne i 16 stk. 4. stk. 4. Afdelingsmødet kan beslutte, at årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. Er dette besluttet, skal der inden fem måneder efter regnskabsårets slutning afholdes yderligere et ordinært afdelingsmøde i den pågældende afdeling (regnskabsmødet). Afdelingsmødet træffer i sådanne tilfælde tillige beslutning om, på hvilket af de to ordinære afdelingsmøder valg af afdelingsbestyrelse og eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer skal finde sted (valgmødet). Afholdes der to ordinære afdelingsmøder, sker fremlæggelse af årsberetning på regnskabsmødet. stk. 5. Afdelingsmødet træffer beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre. Valgbare som medlemmer til afdelingsbestyrelsen er boliglejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. stk. 6. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen, og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet, samt hvorledes der vælges suppleanter hertil. Har et afdelingsmøde besluttet, at repræsentantskabsmedlemmerne vælges af afdelingsbestyrelsen, har denne beslutning gyldighed, indtil et senere afdelingsmøde efter forslag herom, jf. 16 stk. 3, træffer anden beslutning. stk. 7. Indtræder en suppleant, er denne på valg ved førstkommende ordinære afdelingsmøde. stk. 8. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes, når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, når mindst ¼ af husstandene i afdelingen ønsker et angivet emne behandlet, når afdelingsmødet på et tidligere tidspunkt har truffet beslutning herom, eller når organisationens bestyrelse anmoder afdelingsbestyrelsen herom. Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Efterkommer afdelingsbestyrelsen ikke inden to uger en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, foretages indkaldelsen af organisationens bestyrelse. Når ekstraordinært afdelingsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært afdelingsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde, jf. dog 18 stk. 3, 5. pkt. 8/11

30 15 Budget for det kommende år for vedkommende afdeling udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde. Afholdes der ikke regnskabsmøde, jf. 14 stk. 4, udsendes desuden det sidst godkendte årsregnskab. stk. 2. Har afdelingsmødet besluttet, jf. 14 stk. 4, at afdelingens regnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse, udsendes regnskabet for vedkommende afdeling til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære afdelingsmøde, hvor regnskabet skal godkendes. stk. 3. Er der udarbejdet skriftlig årsberetning, skal denne ligeledes udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før afdelingsmødet. 16 Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde. stk. 2. Adgang har tillige boligorganisationens ledelse og repræsentanter for denne. Afdelingsmødet kan beslutte, at andre kan deltage i mødet. Organisationens ledelse kan ligeledes beslutte, at andre kan deltage i mødet. De personer, der er nævnt i pkt., har ikke stemmeret. Organisationens ledelse kan beslutte, at andre kan deltage i mødet med taleret. stk. 3. Enhver, der ifølge stk. 1 og stk. 2 har adgang til afdelingsmødet, har ret til at tage ordet. Enhver, der ifølge stk. 1 eller stk. 2, 1. pkt., har adgang til afdelingsmødet, har ret til få et angivet emne behandlet på mødet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære afdelingsmøde, skal være administrationen i hænde senest to uger før mødet. Forslag bekendtgøres for afdelingens boliglejere senest én uge før mødet. stk. 4. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvor hver husstand ligeledes har to stemmer uanset størrelse. Når et forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. stk. 5. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for afdelingens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. 17 Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen. Afdelingsbestyrelsen har til brug herfor ret til at se ethvert bilag vedrørende afdelingens budget og regnskab. stk. 2. Afdelingsbestyrelsen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. stk. 3. Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes. Afdelingsmødet kan herunder træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet mod boligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og netværk i boligområdet, hvis afdelingsmødet samtidig tiltræder den nødvendige lejeforhøjelse. stk. 4. Medfører et arbejde eller en aktivitet en lejeforhøjelse, der overstiger 15 pct. af den gældende årsleje, skal godkendelse ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvis mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere fremsætter krav herom. 9/11

31 stk. 5. Udførelsen af kollektive anlæg, som bliver fælles for flere afdelinger, kan gennemføres efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger. stk. 6. Afdelingsmødet fastsætter en husorden og vælger vedligeholdelsesordning for afdelingen. Fastsætter afdelingsmødet ikke en husorden for afdelingen er organisationens husordens regler gældende for afdelingen. stk. 7. Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper. 18 Er der i en afdeling ikke valgt afdelingsbestyrelse, eller har en afdelingsbestyrelse nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, varetager boligorganisationens bestyrelse de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Består afdelingen udelukkende af ældreboliger, der bebos af svage og plejekrævende ældre, kan kommunalbestyrelsen dog beslutte, at afdelingsbestyrelsen udpeges af kommunalbestyrelsen blandt beboere, pårørende eller andre, der vil kunne varetage beboernes interesse. stk. 2. Repræsentantskabet kan efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger bestemme, at to eller flere afdelinger, som udgør en samlet bebyggelse med fælles varmeforsyning, kollektive anlæg eller lignende, skal anses som én afdeling med hensyn til beboernes beføjelser, således at afdelingerne skal have fælles afdelingsmøder og fælles afdelingsbestyrelse. stk. 3. Hvert andet år afgår afdelingsbestyrelsens formand. Af afdelingsbestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt i. Genvalg kan finde sted. Et afdelingsbestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af afdelingsmødet. stk. 4. Afdelingsbestyrelsen kan i en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Indeholder forretningsordenen ikke bestemmelser om beboernes ret til at gøre sig bekendt med dagsordenen for og referat af afdelingsbestyrelsens møder, eller findes der ingen forretningsorden, skal afdelingsbestyrelsen sørge for, at dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder gøres tilgængelige for afdelingens beboere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes sørge for, at der udarbejdes referat af møderne, og at disse referater gøres tilgængelige for afdelingens beboere senest fire uger efter mødets afholdelse. stk. 5. Organisationens ledelse skal yde afdelingsbestyrelsen nødvendig bistand i forbindelse med udøvelsen af dennes funktioner. stk. 6. Organisationens ledelse skal orientere afdelingsbestyrelsen om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. stk. 7. Afdelingsbestyrelsen påser, at der er god orden i afdelingen. Eventuel påtale sker til organisationens ledelse. stk. 8. Afdelingen afholder rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. Hvervet som medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnet. Kapitel 5: Valg af revisor 19 Boligorganisationens og dens afdelingers regnskaber revideres af en godkendt revisor, der godkendes på repræsentantskabsmødet. Revisor afgår hvert år, medmindre vedkommende genvælges. 10/11

32 Kapitel 6: Årsregnskab 20 Regnskabsåret for boligorganisationen og dens afdelinger er kalenderåret. stk. 2. Årsregnskabet består af særskilte regnskaber for organisationen og dens enkelte afdelinger. 21 Hvis der er ansat en direktør, forelægger denne udkast til årsregnskabet for bestyrelsen. stk. 2. Det godkendte regnskab underskrives af bestyrelsen og påtegnes af revisor. Hvis der er ansat en direktør, underskriver denne også regnskabet. 22 Det godkendte årsregnskab skal sammen med bestyrelsens årsberetning, revisors beretning og udskrift af revisionsprotokol senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning indsendes til kommunalbestyrelsen til gennemgang. Regnskabsmaterialet skal ligeledes indsendes til Landsbyggefonden. Kapitel 7: Likvidation 23 Likvidation af boligorganisationen eller dens afdelinger finder sted efter de regler, der er fastsat herom for almene boligorganisationer. Disse vedtægter suppleres med reglerne i lov om almene boliger m.v. og de bestemmelser, der er fastsat i medfør heraf. Således vedtaget på repræsentantskabsmødet den 21. maj /11

33 NOTAT TIL PKT 2.b Maksimumbeløb vedr. finansieret råderet DATO 23. maj 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER JBL/MH PROBLEMSTILLING Med jævne mellemrum revurderer bestyrelsen grænser for maksimal huslejestigning og samlet maksimalt lånebeløb til individuelle og kollektive råderetsarbejder. Indstillingen er lavet på baggrund af lejen, kommende arbejder samt evt. ophør af lån og saldoen på mellemregningskontoen. Den angivne maksimale samlede merleje beregnes af følgende elementer: a) Huslejeforhøjelser som følge af individuelle råderetsarbejder b) Huslejeforhøjelser som følge af kollektive råderetsarbejder 1 c) Hvis lejeren har fået godkendt og selv finansieret et råderetsarbejde (typisk køkken) og lejeren ønsker at få et andet arbejde finansieret via punkt a) eller b) laves en konkret beregning på godtgørelse og dermed lejeforhøjelse som om lejeren flyttede og det var en ny lejer der flyttede ind og samtidig ønskede f. eks nyt bad. Den maksimale lejeforhøjelse må ikke overskrides. Der kan således kun bevilges lån i egne midler til råderetsarbejder, indtil merlejen jf. pkt. a)-c) for det pågældende lejemål når det angivne loft pr. m 2. Man kan ikke nægte en lejer selv at betale for f. eks et nyt køkken og opnå godtgørelse ved fraflytning forudsat arbejdet er ansøgt og godkendt. INDSTILLING Der indstilles uændrede satser for den maksimale forhøjelse og maksimale udlån, jf. dog afdeling 3: Afdeling Maksimal merleje pr. m 2 Maksimalt udlån 1 Jens Baggesens Vej Haugesundsvej m.m / Forstået som arbejder, hvor ikke alle lejemål i afdelingen deltager, og hvor den enkelte lejer kan beslutte at deltage eller lade være. 2 Særlig model for individuel finansiering af grundlæggende forbedringer i afdeling 2, 6 og 10.

34 Afdeling Maksimal merleje pr. m 2 Maksimalt udlån 3 Viggo Stuckenbergs Vej Chr. Molbechs Vej Risvang Allé Vestre Ringgade Vilhelm Bergsøes Vej Trøjborgvej Dalstien m.m / Helge Rodes Vej Majdalen Hammershusvej Aldersrovej Peter Fabers Vej m.m Hammershusvej Kongsvang Trøjborgvej Tamperdalsvej Norgesparken Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Reginehøj Vestre Ringgade Frydenlund Lindholmparken Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej Vestre Ringgade Salonikivej Skelagervej Har truffet beslutning for eller imod adgang til finansieret råderet. 4 Grænsen for maksimalt udlån forøget efter sammenlægning af afdelingerne. 5 Dog gives administrationen bemyndigelse til at tillade højere huslejestigninger ud fra en konkret vurdering pga. den meget store forskel i boligernes størrelse. 2/3

35 Afdeling Maksimal merleje pr. m 2 Maksimalt udlån 36 Hallssti Visbjerg Hegn Attikavej Fredensgade Hjelmagerparken Hjulby Hegn Vistoftparken Skæring Parkvej Viborgvej Julsøvej Skæring Parkvej Åvænget Ranunkelvej Skejbyparken Skæring Parkvej Hørretløkken Østergade Ranunkelvej Damgårdstoften Rønnevangen Virup Skovvej /3

36 NOTAT TIL PKT 2.c Driftstilskud til afdelingerne DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER JBL/MH PROBLEMSTILLING Som tidligere år ydes en række driftstilskud til afdelingerne. Tilskuddene falder i tre grupper. Hjemfaldslån Boligorganisationen er forpligtet til at betale tilskud til afdrag på hjemfaldslån til følgende afdelinger: Afdeling Beløb 24 Kirkedammen Frydenlund Kalmargade Paludan-Müllers Vej Chokoladen Der betales ikke længere tilskud til afdeling 28 Lindholmparken og 31 Rydevænget, da den regulerede beboerbetaling dækker ydelserne på hjemfaldslånene. Helhedsplaner Tre store fysiske helhedsplaner betyder, at boligorganisationen har en forpligtelse over Landsbyggefonden til at yde følgende tilskud i 2018: Afdeling Beløb 23 Nydamsparken Hjulby Hegn Norsgade Tilskuddene er bevilget i lånenes løbetid (30 år), dog for afdeling 44 Hjulby Hegns vedkommende i første omgang kun i fem år, hvorefter tilskuddet fra 2022 revurderes.

37 Øvrige driftstilskud Endelig er der fire afdelinger, der af andre årsager har fået driftstilskud, upåagtet at organisationsbestyrelsen har besluttet ikke at iværksætte nye tilskud og at udfase de bestående: Afdeling Tilskud 2017 Tilskud Salonikikvej Attikavej Virupvej Hjelmagerparken Den tidligere organisationsbestyrelse har givet tilsagn om, at tilskuddene til afdeling 34 og 39 løber til og med 2023 hhv INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bevilger de beskrevne tilskud. 2/2

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49 NOTAT TIL PKT 3.b Orientering vedr. afdelinger DATO 24. maj 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 4 Chr. Molbechs Vej m.fl. Afdeling 11 Helge Rodes Vej Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 17 Kongsvang Afdeling 23 Nydamsparken Afdeling 29 Kalmargade Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 31 Rydevænget Kloakrenoveringen er afsluttet. Kloakrenoveringen er afsluttet. Tagudskiftning er startet op primo marts. Projektet er pt. ca. 1½ uge efter tidsplanen. Dette forventes at blive indhentet i løbet af projektet. Projektet er nu i god fremdrift. Kloakrenoveringen er afsluttet. Kælderdøre udskiftes efter planen i uge 22. Alt forberedende arbejde i terræn er afsluttet. Rådmand Kristian Würtz og stadsarkitekt Stephen Willacy fik en rundvisning den 17. maj som eksempel på en vellykket renovering, der løfter et nedslidt og let udsat boligområde. Der søges aftalt et møde med afdelingsbestyrelsen om de indledende drøftelser om en helhedsplan for afdelingen. Rør og faldstammeudskiftning: Udfordringen er større end forventet. Desuden gør de mange helligdage det svært for entreprenøren at finde rutinen. Derfor er tidsplanen rykket en uge. Den skal indhentes igen over sommeren. Det er dog lykkes at holde afløb åben på nær 24 timer. Der er vand på lejligheden hele tiden. Rørudskiftning: der arbejdes forud for tidsplan og indtil videre er der flere besparelser ift. entreprisen. Skitserne til helhedsplan for afdelingen er nu fremsendt til Landsbyggefonden. De samlede arbejder vurderes på nuværende tidspunkt at udgøre ca. 180 mio. kr.

50 Afdeling 32 Nørrreskovvej Afdeling 55 Skæring Parkvej Alle Alle Sidste gård er færdigrenoveret I samarbejde med afdelingsbestyrelsen pågår afklarende arbejde med udførelse af demonstrations- og testprojekt på 3 lejligheder vedr. behovsstyret ventilation og friskluftindtag på en planlagt udskiftning af vinduer/ventilation i afdelingen. Udføres som gensidig erfaringsudveksling i parallelle projektforløb med Bo-Vest samt Domus. Landsbyggefonden (LBF) er gået med og støtter forløbet finansielt, hvilket er kommet i stand på baggrund af Boligkontorets bidrag og deltagelse i 2 dages udviklingsforløb under Match Co-create, der udspringer af BLOXHUB (Realdania, Københavns kommune og Erhvervs- og Vækstministeriet.) I 2017 skal der indgås nye kontrakter i forbindelse med normal istandsættelse af flyttelejemål, og der er udarbejdet nyt EU udbudsmateriale med ekstern juridisk bistand. Det er i den forbindelse også besluttet at lave et EU udbud på gulvbehandling af gulvene i flyttelejemålene. Det forventes, at kontrakter kan indgås pr. 1. december Der er indgået 4-årig aftale om IKT-platform for udbud, projekthotel samt mangelgennemgang og aflevering. Værktøjerne igangsættes på renovering/tagboliger i afd. 24 Kirkedammen. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

51 NOTAT TIL PKT 3.c Orientering fra administrationen DATO 23. maj 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Drift A. Jf. indsatserne for smartere drift er der indgået aftale med PX3 ApS og Dansk Servicerådgivning ApS om indkøbsaftaler om diverse kontorholdsudgifter hhv. driftsudgifter i afdelingerne. Der forventes en samlet udgift på ca på disse aftaler, men en væsentlig større besparelse over de næste fire år. B. Der er indgået aftale med Byggeprojekt.dk om leverance af en IKT-platform til kommende byggesager. Aftalen, der løber over de næste fire år, og som vil kunne dække alle større byggesager i denne periode. Omkostningen er kr., men samtidig kan der imødeses en besparelse hos rådgiverne, som ellers har varetaget denne opgave, på et væsentlig beløb. C. Arbejdet med at fastholde en hurtig opgørelse af flytteafregning er mødt på udfordringer hos Aarhus Vand, der i stigende grad har sendt efterregninger efter vores flytteopgørelser, hvilket har påført afdelingerne en merudgift. Det søges derfor i større omgang at holde afregningerne tilbage i disse afdelinger for at undgå merudgifter. Der er i dialog med Aarhus Vand om problemstillingen. Digitalisering D. Foranlediget primært af persondataforordningen, der træder i kraft i maj 2018, er der iværksat et større arbejde på opdatering af it-sikkerheden i afdelingerne. Der etableres et fast setup med TDC Erhverv som netværksleverandør og med en VPN-forbindelse til EG A/S til varetagelse af en sikker netværksforbindelse og for at kunne sikre, at der ikke ligger personfølsomme data på ejendomsfunktionærkontorets pc ere. I samme ombæring gennemføres sidste udrulning af sikkerhedssoftware på alle maskiner (Heimdal og Symantec).

52 E. Organisationsbestyrelsen behandlede senest digitaliseringsstrategien den 10. marts 2016, og status ser pt. ud som følger. Projekt Tidspunkt Status a) Beboerweb 2017 Afventer bestyrelsesweb, der rulles ud i 3. kvartal b) Egen scanning af tegninger 1. halvår 2016 Ad hoc scanning foretaget eksternt pga. lille behov. Der indkøbes derfor ikke scanner. c) Informationsskilte i opgange og boliger d) IKT-implementering e) Dokumenthåndtering f) Egen energimåling og -afregning Besluttes senere Afventer egnet case 2016 IKT-løsning er indkøbt, jf. pkt B ovenfor. Derudover deltager administrationen i udviklingssamarbejde med EG A/S om en fælles standard for IKT-modul Der kommer formodentlig en udvidelse med arbejdsprocesfunktion Afventer konkret projekt Afventer fortsat Personale F. Som oplyst mundtligt på sidste bestyrelsesmøde er Lars Gaur desværre fratrådt som controller, da han har fået tilbudt anden stilling. Stillingen er genopslået og forventes besat senest 1. august. Indtil da er der indgået aftale med Revisionsinstituttet om bistand til bl.a. byggesager. Strategi G. Det har tidligere i 2013 været forsøgt at indgå klimapartnerskab med Aarhus Kommune. Det er nu lykkedes at forhandle et nyt aftalegrundlag på plads, som forventes afsluttet inden sommerferien. Hovedlinjerne i aftalen er: Formål med partnerskab I fællesskab at fremme den grønne omstilling. Forpligtigelse Boligkontoret Aarhus forpligtiger sig til: - Aktivt at arbejde for den grønne omstilling igennem egne aktiviteter og med beboerne - Deltage i fælles partneraktiviteter efter relevans - Deltage i udvikling og test af teknologi og løsninger der fremmer den grønne omstilling med egne bygninger, aktiviteter og beboere efter konkret aftale - Være inspirator for andre ved at dele erfaringer og gode historier, f.eks. igennem formidling af gode historier i presse og fagmedier eller fremvisning af løsninger for andre 2/6

53 - Fremme den grønne omstilling ved at krav til omverdenen, f.eks. igennem indkøb og udbud - Være aktiv i styregruppe/advisoryboard for fælles indsats med grøn omstilling i almene boliger Emner som Boligkontoret Aarhus kan arbejde med: - Nedbringe energi og ressourceforbrug - Fremme fleksibelt energiforbrug - Egen lokal energiproduktion - Genbrug af materialer (cirkulær økonomi) - Adfærd og forbrug i afdelinger og hos beboere - Minimering og elektrificering af transport - Viden og uddannelse af personale og beboere Aarhus Kommune forpligtiger sig til og giver Boligkontoret ret til - At reklamere med GoGreenWithAarhus, Klimapartner logo og tekst - Vidensdeling mellem partnere ift. ny viden, løsninger, fundingmuligheder mm. - Adgang til deltagelse i arrangementer med partnere, så som ideudvikling, modning og test af nye løsninger arrangementer om året - Kommunikation i fællesskab omkring resultater og nye løsninger på sociale medier, fagpresse, lokal presse, hjemmeside, - Beskrivelse på hjemmeside H. Til efteråret gennemføres som vanligt kundeundersøgelse blandt et repræsentativt udsnit af beboerne. Administrationen er i dialog med eksterne leverandører for at finde metoder til at opnå højere svarprocent. I. Boligkontoret Århus har fået presseomtale af et par omgange siden sidste bestyrelsesmøde: 3/6

54 4/6

55 5/6

56 INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 6/6

57 NOTAT TIL PKT 4.a Grundlag for bestyrelsens værdiskabelse samt arbejdsgrundlag DATO 3. februar 2017 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING På bestyrelsesseminaret den januar 2017 drøftede bestyrelsen igen sit samarbejdsgrundlag, grundlaget for værdiskabelse samt sit arbejdsgrundlag, som efterfølgende blev bekræftet på bestyrelsesmødet den 2. februar Bestyrelsen bekræftede sine samarbejdsprincipper om at: Respektere mødetid, være nærværende og være forberedt Udvise gensidig loyalitet og ansvar overfor ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer samt direktionen Afvikle møderne i en god tone Respektere hinandens kompetencer og holdninger Bestyrelsen formulerede en tydeligere indbyrdes forventning vedr. håndtering og markering af uenigheder, når ajourføringen på det juridiske område er gennemført. Bestyrelsen enedes om at skabe værdi ved at: Drive organisationen, sætte retning og mål Sikre lovgivning overholdes Sikre strategisk fokus Have stærk og god kommunikation ift. beboere, afdelingsbestyrelser og repræsentantskab Skabe gode til relationer udadtil fx til byrådet, andre boligorganisationer, BL etc. For at skabe værdi lagde bestyrelsen i arbejdsgrundlaget for vægt på at: Gøre bestyrelsen til et stærkere team Øge viden om lovgivning og økonomi Fokusere på strategisk nyskabelse Udvikle kompetent handlekraft For at opnå dette ville bestyrelsen konkret: Fastlægge gensidige forventninger til samarbejde og ansvar Respektere hinandens kompetencer

58 Afholde interne kurser Sikre tydelige diskussioner (ansvarlig: formanden) Gennemføre konkrete øvelser i strategisk nytænkning (ansvarlig: forretningsudvalget) INDSTILLING Oversigten er til bestyrelsens erindring. 2/2

59 INDBYDELSE Det juridiske ansvar for ledelsen i almene boligorganisationer På Administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 TORSDAG DEN 8. JUNI 2017, KL Advokat(H) Poul Resen Steenstrup kommer og guider os gennem: Opbygningen af en almen boligorganisation Ansvar og pligter for repræsentantskab, organisationsbestyrelse, direktion m.m. Tilsyn og revision Faldgruber 3. maj 2017 TILMELDING Senest 1. juni til Mette Kjær Larsson på mkl@bk-aarhus.dk.

60 BESTYRELSESSEMINAR Lørdag d. 10. juni 2017 på Comwell, Værkmestergade 2, 8000 Aarhus C Opfølgning på repræsentantskabsmødet Hvad blev besluttet, hvad gik godt og hvad gik skidt? Revision af kontaktpersonordning til afdelinger og udvalg Frokost Status på implementering af strategi Status på det overordnede mål samt målepunkterne De strategiske indsatsområder hvor langt er vi? Hvor er der brug for en ekstra hånd? Pause Status på fremtidssikringsstrategier Hvordan så 1. generation ud? Hvad er der kommet ud af processen? Overblik over fremtidssikringsrapporterne Hvor langt er vi med 2. generation? Hvilke typer af fremtidssikringsstrategier kan vi forudse? Skal vi gøre noget særligt for at få dem implementeret efterfølgende? Middag Mange hilsner Søren og Morten 8. maj 2017 EVT. AFBUD Til Mette omgående!