INDKALDELSE TIL KONSTITUERENDE BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 20. maj 2019 INDKALDELSE TIL KONSTITUERENDE BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 23. maj 2019 efter repræsentantskabsmødet på Scandic med følgende dagsorden: 1. Konstitutering a. Velkomst b. Godkendelse af forretningsorden og årshjul (B) * c. Konstituering (B) * 2. Kommende møder a. Bestyrelsesmøde og -seminar den juni 2019 (O) * 3. Eventuelt

2 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Ændring: Markeret med rød tekst Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere. 3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning.

3 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter, jf. dog den delegerings- og fuldmagtsplan, der blev vedtaget af organisationsbestyrelsen den 3. december Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes så vidt muligt umiddelbart efter og senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk.2. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: Forretningsudvalg Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt Stk. 3. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 4. Forretningsudvalget består af formand, næstformand samt et bestyrelsesmedlem. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Stk. 5. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde. 6 Bestyrelsesmøder Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Bestyrelsen holder ordinære møder på følgende tidspunkter, jf. årshjulet: Konstituerende møde ifbm. ordinært repræsentantskabsmøde Første halvdel af juni sammen med bestyrelsesseminar Medio august (uge 33) Ultimo september (sidste torsdag i måneden) Primo november Primo december (fulgt af julefrokost) Primo januar Primo februar (gennemføres i det omfang der er indhold der retfærdiggør det) Første halvdel af marts Ultimo april

4 Og ellers så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det. Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og -sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med mindre et flertal i bestyrelsen godkender det. Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen struktureres efter strategiske punkter, beslutningspunkter og orienteringspunkter og mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter. Stk. 7. På møderne i februar/marts, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal. 7 Beslutningsdygtighed Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. 8 Afstemning Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 9 Direktørens rolle På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret Århus. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt. 10 Seminar Bestyrelsen samles hvert år i andet halvår til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger og emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne. 1. og 2. suppleant inviteres. 11 Forhandlingsprotokollen Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager.

5 Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden. 12 Inhabilitet Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 13 Årsregnskab og budget Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet). Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godkendelse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet. 14 Revisor Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om godkendelse af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder. 15 Revisionsprotokol 16 Tavshedspligt Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder, såfremt der er sket ændringer siden sidste møde. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser.

6 Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 17 Suppleanter Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes frem til dagen før mødets afholdelse. Kap. 4 Ændring af forretningsordenen 18 Ændringer i forretningsordenen Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med det i 8 angivne stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse. Kap. 5 Ikrafttræden 19 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse. Revideret maj 2018

7 FORRETNINGSGANG NR Bestyrelsens årshjul ANSVARLIG Morten Homann GODKENDER Bestyrelsen GODKENDT Bestyrelsens årshjul Til støtte for en strategisk rolle for bestyrelsen planlægges årets bestyrelsesmøder efter en nærmere bestemt plan. De to vigtigste værktøjer i denne proces er strategipapiret det fremadrettede og forvaltningsrevisionen det bagudrettede. Årshjulet blev senest behandlet af organisationsbestyrelsen på mødet den 1. november Repræsentantskabsmøde: Maj Budget og regnskab: April Bestyrelsesseminar: Juni Opfølgning på strategiske mål: Marts Status på strategiske mål: August Bestyrelsesseminar: Januar Afdelingsbudgetter: September

8 Møde og tidspunkt Repræsentantskabsmøde 2. halvdel af maj Konstituerende bestyrelsesmøde 2. halvdel af maj Bestyrelsesmøde og -seminar juni Bestyrelsesmøde medio august Bestyrelsesmøde ultimo september Bestyrelsesmøde primo november Bestyrelsesmøde primo december Bestyrelsesmøde primo januar Bestyrelsesseminar januar Bestyrelsesmøde primo februar Bestyrelsesmøde primo marts Handling Overordnede beslutninger Holdes umiddelbart i forlængelse af repræsentantskabsmødet Opfølgning på repræsentantskabsmøde Introduktion til nye bestyrelsesmedlemmer Afvikles sammen med chefgruppen Aktuelt og relevant emne Status på realiseringen af strategiske mål baseret på årets første seks måneder. Realisering af overordnet mål Bestyrelsen vedtager oplæg vedr. styringsdialog Økonomisk oversigt 2. kvartal Bestyrelsen godkender budgetter for afdelingerne. Økonomisk oversigt 3. kvartal Kortere møde og julefrokost Opfølgning på kundeundersøgelse Opfølgning på strategi Kan evt. aflyses Økonomisk oversigt 4. kvartal Administrationen forelægger en status på realiseringen af strategiske mål baseret på det foregående år. På baggrund heraf samt strategiplanen justerer bestyrelsen evt. mål i forvaltningsrevisionen. Bestyrelsesmøde ultimo april Bestyrelsen behandler budget for organisationen for år + 1 Bestyrelsen behandler regnskab for organisationen og afdelingerne for år 1. Bestyrelsen vedtager koncept for afvikling af afdelingsmøder. Økonomisk oversigt 1. kvartal 2/2

9 NOTAT TIL PKT 1.c Konstituering DATO 13. maj 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen skal hvert år foretage en række konstitueringer. i) Forretningsudvalg Ifølge forretningsorden består forretningsudvalget af formand og næstformand samt ét medlem valgt af organisationsbestyrelsen. Siden 30. maj 2013 har Johnny Defeuth Eriksen været valgt. ii) Byggeudvalg Organisationsbestyrelsen nedsætter løbende byggeudvalg vedr. nybyggerier samt større renoveringssager med væsentlige økonomiske bidrag fra boligorganisationen. iii) AARHUSbolig repræsentantskab Alle boligorganisationer i AARHUSbolig har hver tre repræsentanter. Organisationsbestyrelsen forholdt sig sidst til repræsentanterne på sit møde i maj Repræsentanterne er pt. Søren Høgsberg (også formand for bestyrelsen i AARHUSbolig), Peter Lykke Nielsen og Henrik Autzen. Der bør også udpeget som minimum én suppleant til repræsentantskabet. På nuværende tidspunkt er Kristine Simonsen (1. suppleant) og Thomas Hou Mandsfeldt (2. suppleant). iv) Kontaktpersoner til afdelingerne Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hver afdeling for at støtte afdelingerne samt sikre den bedst mulige kommunikation. I den forbindelse udpeges også et bestyrelsesmedlem som støtte for hver enkelt afdeling for de bestyrelsesmedlemmer, der har et års anciennitet eller kortere. Flg. fordeling af afdelinger indstilles af hensyn til kontinuiteten så vidt muligt, idet bestyrelsen tidligere har besluttet, at fordelingen skal følge boligområderne:

10 Område Afdelinger Ansvarlig Møllevangen Vestre Ringgade Charlottehøj Frydenlund-Viborgvej Herredsvang Sabro 01 Jens Baggesens Vej 03 Viggo Stuckenbergs Vej 08 Vilh. Bergsøes Vej 11 Helge Rodes Vej 15 Peter Fabers Vej 04 Chr. Molbechs Vej 07 Vestre Ringgade 26 Vestre Ringgade 33 Vestre Ringgade 12/19 Majdalen/ Tamperdalsvej 13 Hammershusvej 16 Hammershusvej 56 Katrinebjergvej 60 Paludan-Müllers Vej 61 Chokoladen 27 Frydenlund 52 Viborgvej 31 Rydevænget 45 Torpevænget-Kappelvænget 46 Vistoftparken 58 Ranunkelvej 70 Ranunkelvej 72 Rønnevangen Peter Søren Henrik Dorthe Olav Kristine Trøjborg 09/14/18 Trøjborg Thomas Christiansbjerg Vandtårnsområdet Skejby Århus C 02 Haugesundsvej mm. 06 Risvang Alle 10 Nordalsvej m.m. 20 Norgesparken 50 Brendstrupvej 65 Bethesdavej 22 Illerupvej 23 Nydamsparken 25 Reginehøj 28 Lindholmparken 29 Kalmargade 35 Skelagervej 62 Skejbyparken 36 Hallssti 37 Istedgade 49 Fredensgade 51 Fredericiagade 54 Norsgade 59 Høegh-Guldbergs Gade 75 Herningvej Søren Henrik Olav Thomas 2/5

11 Område Afdelinger Ansvarlig Kongsvang-Langenæs Mårslet Risskov-Egå Skæring Løgten-Hjortshøj 17 Kongsvang 24 Kirkedammen 38 Visbjerg Hegn 67 Hørretløkken 71 Damgårdstoften 47 Julsøvej 53 Julsøvej 57 Åvænget 48 Skæring Parkvej 55 Skæring Parkvej 63 Skæring Parkvej 41 Viruplund 42 Hjelmagerparken 73 Virup Skovvej Johnny Johnny Johnny Dorthe Kristine Hårup-Spørring Hinnerup 34 Salonikivej/39 Attikavej 44 Hjulby Hegn 30 Nørreskovvej 32 Nørreskovvej 40 Fredensgade 68 Østergade Peter Olav Organisationsbestyrelsen besluttede den 4. januar 2012, at de overordnede formål med kontakten mellem organisationsbestyrelse og afdelinger kan sammenfattes som: At sikre, at afdelinger og afdelingsbestyrelser har en reel oplevelse af at kunne tage kontakt og blive hørt af organisationsbestyrelsen At sikre, at organisationsbestyrelsens medlemmer har den fornødne viden om afdelingerne i organisationen At sikre, at organisationsbestyrelsen har optimal mulighed for at følge op på projekter og andre forhold i afdelingen, der fordrer bestyrelsens opmærksomhed. På bestyrelsesmødet den 7. maj 2015 opstillede organisationsbestyrelsen sine nærmere forventninger til kontaktpersonerne rolle, i prioriteret rækkefølge: 3/5

12 1. Konsulent for afdelingsbestyrelserne, evt. spørge dem til råds i strategiske spørgsmål 2. Opsøgende ift. nye eller dårligt fungerende afdelingsbestyrelser, herunder deling af viden om afdelingerne også med administrationen 3. Integrere kontaktpersonordningen fx ved at gruppere sig på dialogmøder osv., måske særligt udpeget dialogmøde, hvor det er på dagsordenen det kunne være dialogmødet i oktober. 4. Gerne deltage i afdelingsmøderne Det forventes derudover, at kontaktpersonen mindst én gang om året mødes med afdelingsbestyrelserne i hvert boligområde. Det er vigtigt at understrege, at kontaktpersonen har en politisk rolle i modsætning til den faglig bistand, som hentes i administrationen og at det ikke altid er kontaktpersonen, der forventes at være den udfarende. Der sendes oplysning om kontaktpersonordningen til afdelingsbestyrelserne, og i den forbindelse beskrives også ovenstående forventningsafstemning. v) Kontaktpersoner til udvalgene Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hvert udvalg for at støtte udvalgene samt sikre den bedst mulige kommunikation. Om muligt bør det være et medlem af udvalget. Der indstilles på den baggrund genvalg af flg. kontaktpersoner til udvalgene: Udvalg Bladudvalget Demokratiudvalget IT- og Multimedieudvalget Aktivitetsudvalget Kursusudvalget Energiudvalget Råderetsudvalget Ungdomsboligudvalget Kontaktperson Søren Olav Kristine Dorthe Henrik Johnny Peter Søren Nybyggeri- og renoveringsudvalget Henrik vi) Mentorordning Bestyrelsen bedes konstituere mentorer for evt. nyvalgte bestyrelsesmedlemmer samt 1. og 2.~suppleanten. 4/5

13 Udover ovennævnte har Boligkontoret Århus repræsentanter i flg. sammenhænge, som er konstitueret indtil bestyrelsen beslutter andet. vii) Varmecentralen Århus Vest Boligkontoret Århus har på linje med AAB, AlmenBo Aarhus og Boligforeningen Ringgården en repræsentant i bestyrelsen for Varmecentralen Århus Vest. Søren Høgsberg har repræsenteret Boligkontoret Århus siden 30. maj viii) Styregruppen for de boligsociale helhedsplaner Johnny Defeuth Eriksen og Henrik Autzen har siden 2013 repræsenteret alle boligorganisationer i styregruppen for den boligsociale helhedsplan for Frydenlund og Vandtårnsområdet. Da det er en fælles udpegning for boligorganisationerne, kan disse ikke uden videre omkonstitueres. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen gennemfører de beskrevne konstitueringer. 5/5

14 BESTYRELSESSEMINAR Fredag og lørdag d juni 2019 på Kaløvig Badehotel, Åstrup Strandvej 68, 8541 Skødstrup Fredag Ankomst Bestyrelsesmøde (særskilt dagsorden) Opsamling på repræsentantskabsmødet, herunder input til den kommende strategirevisionsproces Middag Lørdag (med deltagelse af chefgruppen) Indledning til risikostyring v/morten Homann og Carsten Stenrøjl Formålet med og håndteringen af struktureret risikostyring v/carsten Stenrøjl Præsentation og gennemgang af risikooverblik (chefgruppen) Strategisk diskussion af Boligkontoret Århus risikobillede Beslutning om chefgruppens udarbejdelse af operationel plan for hvert risikoelement v/søren Høgsberg/Carsten Stenrøjl Frokost Mange hilsner Søren og Morten 13. maj 2019 EVT. AFBUD Til Mette omgående!