3. Forelæggelse til godkendelse af årsrapport med påtegning af revisor.

Transkript

1 År 2018, den 22. marts, kl. 17:00, afholdtes ordinær generalforsamling i E/F Sundbyvang på adressen Peder Lykkes Vej 48, kælderen. Der var følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Aflæggelse af årsberetning for det forløbne år. (Vedlagt) 3. Forelæggelse til godkendelse af årsrapport med påtegning af revisor. 4. Forelæggelse til godkendelse af budget samt fastsættelse af bidrag til grundfond. 5. Forslag OBS! Der er fremsendt to forslag til budgetter budget A og budget B. Budget A forudsætter at der gives bemyndigelse til bestyrelsen til at arbejde videre med tagudskiftningen. Såfremt der ikke bevilliges bemyndigelse vil bestyrelsen foreslå budget B. a) Forslag fra bestyrelsen: Bemyndigelse til at arbejde videre med tagudskiftning. 6. Valg af medlemmer til bestyrelsen. På valg er: 7. Valg af suppleanter. Bestyrelsesformand Poul Christensen villig til genvalg. Charlotte Lund villig til genvalg. Jette Søeborg Periode på 1 år villig til genvalg. Peder Kofoed Periode på 1 år villig til genvalg. Der skal vælges 1-2 suppleanter. 8. Valg af revisor. 9. Eventuelt. Formanden Poul Christensen bød velkommen til aftenens generalforsamling. Som dirigent og referent blev valgt: Hulda Henriksdóttir fra Newsec DATEA. Til stede var også Kasper Kronberg fra Bang & Beenfeldt. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig i henhold til vedtægternes bestemmelser. Der var repræsenteret 16 ejere, heraf 4 ved fuldmagt. I fordelingstal var repræsenteret 1143/1606. THE FULL SERVICE PROPERTY HOUSE

2 Da punkt 5 på dagsordenen (forslag) havde betydning punkt 4 (budget) på dagsordenen, gjorde dirigenten opmærksom på at der ville ske en ændring i dagsordenen, således at punkt 5 ville blive behandlet før punkt 4. Der var ingen indvendinger mod dette. Formanden Poul Christensen fremlagde bestyrelsens beretning, som vedlægges nærværende referat. Beretningen blev taget til efterretning. Kasper Kronberg fra Bang & Beenfeldt var inviteret til aftenens generalforsamling for at informere om en eventuel udskiftning af ejendommens tag. Kasper informerede om følgende: - Bang & Beenfeldt har været ude og kigge på taget. Taget er desværre i meget dårlig stand. Taget er blevet åbnet to steder, og det kan konstateres, at arbejdet i sin tid ikke har været udført efter producentens anbefalinger. Der kan være risiko for, at der er råd i spærene. Der er desværre ingen forsikring der dækker. - Såfremt Bang & Beenfeldt vælges som rådgivende ingeniør på sagen vil deres opgave være at beskrive projektet og udarbejde udbudsmateriale. Som regel indhentes der tilbud på opgaven fra 3-4 forskellige firmaer. Bang & Beenfeldt vil blandt andet også stå for ugentlige møder på pladsen, tilsyn og 1. års gennemgang. - Projektet forventes at koste i mellem kr. Dirigenten gjorde opmærksom på, at tagprojektet og de præcise økonomiske rammer skal godkendes på en ekstraordinær generalforsamling. Formanden Poul informerede om, at projektet skal finansieres via fælleslån. Der vil være mulighed for indfrielse, såfremt man ønsker det. Dirigenten gennemgik årsregnskabet for året 2017, som viste et underskud på kr Underskuddet blev overført til grundfonden, der herefter udgør kr Underskuddet skyldes store vedligeholdelsesudgifter til tag, maling af vinduer, nyt nøglesystem og fornyelse af forhave i løbet af Dirigenten gjorde opmærksom på, at der på side 12 i regnskabet under eventualforpligtelser fremgår at ejerforeningen nu er bekendt med, at der er en større tagskade på ejendommen, som forventes at beløbe sig til 3-4 millioner kroner. Årsregnskabet blev herefter godkendt. a) Forslag fra bestyrelsen: Bemyndigelse til at arbejde videre med tagudskiftning. 2 (4)

3 Formanden Poul Christensen motiverede forslaget. Der blev informeret om, at tagets stand er meget dårlig, og det burde blive skiftet hurtigst muligt for at undgå skader og store fremtidige vedligeholdelsesudgifter. Poul gjorde opmærksom på, at såfremt der ikke gives bemyndigelse til bestyrelsen til at arbejde videre med projektet, skal der tages højde for dette i foreningens budget. Der er derfor sendt to budgetforslag ud og i budget B er der taget højde for at taget ikke skiftes. Der er i budget B afsat kr. mere til vedligeholdelse end i budget A. Den høje udgift til vedligeholdelse vil medføre en stigning i fællesudgifterne. Der blev ønsket bemyndigelse til at bestyrelsen, arbejder videre med projektet, og at projektet skal godkendes endeligt på en ekstraordinær generalforsamling. Der blev enstemmigt givet bemyndigelse til bestyrelsen om at arbejde videre med tagudskiftningen. Der var blevet fremsendt to forslag til budgetter budget A og budget B. Budget A forudsatte, at der blev givet bemyndigelse til bestyrelsen til at arbejde videre med tagudskiftningen. Budget A som indebar uændrede fællesudgifter blev gennemgået af dirigenten. Det samlede indbetaling for fællesudgifter og grundfond udgør for 2018 kr. 400 pr. fordelingstal. Formanden informerede om, at indbetalingerne til grundfonden forventes at brugt på maling af vinduer på østsiden og maling af indgangspartier. Budgettet blev herefter enstemmigt godkendt. På valg som formand var Poul Christensen for to år. Poul var villig til genvalg. Som bestyrelsesmedlemmer var Charlotte Lund på valg for to år. Jette Søeborg og Peder Kofoed var på valg for et år (restperiode for to afgåede bestyrelsesmedlemmer). Alle var villige til genvalg. Alle blev genvalgt ved fredsvalg. Som suppleant blev Lotte Vestergaard valgt som 1. suppleant og Niels Strange valgt som 2. suppleant. Begge blev valgt for en et årige periode. Herefter ser bestyrelsen således ud: Bestyrelsesformand Poul Christensen på valg 2020 Næstformand Marcel Worm-Marquardtsen på valg 2019 Charlotte Lund på valg 2020 Peder Kofoed på valg 2019 Jette Søeborg på valg 2019 Bestyrelsessuppleant Lotte Vestergaard på valg 2019 Bestyrelsessuppleant Niels Strange på valg (4)

4 BRANDT Statsautoriseret revisionspartnerselskab blev genvalgt som revisor. Under eventuelt blev følgende emner drøftet: Udskiftning af hoveddøre til de enkelte lejligheder: Formanden informerede om, at der var indkommet et forslag om udskiftning af hoveddør, som dog ikke var indgået rettidigt. Det blev derfor drøftet under eventuelt. Der var et ønske fra flere ejere om at få udskiftet dørene da mange af dem er utætte og ikke særlig indbrudssikre. Ydermere er der mange ejere, der har gamle låse på dørene. Marcel fra bestyrelsen informerede om, at det er muligt at få skiftet låsene til det samme låsesystem, som bruges til indgangsdørene til opgangene, hvis det ønskes. Formanden havde forståelse for ønsket men kunne samtidig informere om at udskiftningen på nuværende tidspunkt ikke er noget, bestyrelsen prioriterer da projektet vedrørende tagudskiftning er først på listen. Loppemarked: Der er tidligere blevet afholdt et loppemarked på arealet ud mod Englandsvej med stor succes. Der blev talt om, om der var interesse for at afholde sådan et arrangement igen. Udluftning af radiatorer: Ejerne blev opfordret til at huske at lufte ud i deres radiatorer. Låsesystem: Marcel fra bestyrelsen informerede om, at det er muligt at skifte låsene ud på egne indgangsdøre til det samme låsesystem, som der bruges til indgangspartierne i opgangene. Prisen vil være i mellem og kr. Det er ligeledes muligt at købe en hængelås af samme system til f.eks. kælderdør til ca Mere info om dette kan læses på foreningens hjemmeside. Udlejning af telt: Det er muligt at leje foreningens store telt. Mere info kan findes på foreningens hjemmeside. Byttereol i kælderen: Der er blevet opsat en byttereol i kælderen. Der kan man stille ting frem, man ikke bruger mere, og som andre kan få glæde af. Dirigenten afsluttede herefter generalforsamling kl. 18:45 og takkede for god ro og orden. Nærværende referat er underskrevet digitalt af bestyrelsen og dirigenten. Som dokumentation for digital signering, henvises til særskilt dokument vedhæftet nærværende referat. 4 (4)

5 Generalforsamling 22. marts 2018 Bestyrelsens beretning Aktivitetsniveauet har i år været afstemt efter sidste års vedtagelse af udarbejdelse af tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan. Vi har således fået udbedret de skader, som TV-inspektionen fra KloAgger afslørede på vores kloaksystem. I foråret blev der lavet en snedkergennemgang af samtlige vinduer og altandøre. Efter gennemgangen blev vinduer og altandøre mod Englandsvej repareret og malet. Efter råd fra vores gartner gik vi i efteråret i gang med renovering af den sydlige del af haven. Det store grantræ var i fare for vælte ved en storm, og er derfor blevet fældet og erstattet af 2 søjleblodbøge og hæk ud mod Tyge Krabbes Vej og ny anlagt græsplæne. Noget uventet har vi måtte iværksætte 2 reparationsarbejder på taget, som har gjort, at vedligeholdelseskontoen er blevet overskredet mere om dette under punktet regnskab. Foreningens økonomi ser ikke så pæn ud, som vi i bestyrelsen havde håbet det skyldes primært de før omtalte tagreparationer. Vi har fået udarbejdet en ingeniørrapport, som desværre viser at tagets tilstand er værre end forventet. Bestyrelsen vil derfor stille forslag om en tagrenovering. Vedtages dette vil vi hurtigst muligt få et overblik over, hvorledes taget kan blive renoveret, og finansiering af dette. Vi vil også kigge på den almindelige vedligeholdelse. Vi håber, at dette er klart i løbet af foråret, således at vi kan vedtage en samlet plan på en ekstraordinær generalforsamling Bestyrelsens forslag til budget 2018 vil derfor være en uændret indbetaling (fællesbidrag og bidrag til grundfond) på 400 kr. pr. fordelingstal. Afhængig af situationen med taget m.v., vil vi i 2019 igen tage vores økonomiske situation op til overvejelse. Ud fra den snak vi sidste år havde om tryghed på vores ejendom har bestyrelsen løbende drøftet emnet. Som første punkt har vi skiftet vores nøglesystem, således at vi nu har et system, hvor vi i langt højere grad har styr hvem der har nøgler, og hvor de har adgang. Systemet har allerede bevist sit værd en håndværker mistede sin nøgle, og vi kunne straks lukke nøglen og udlevere en ny mod en betaling på 1000 kr. Som beboere skal vi også huske at meddele Marcel, hvis man mister en nøgle (ny nøgle koster 250 kr.). Bestyrelsen arbejder videre med evt. nye tiltag for at øge trygheden i og omkring ejendommen. Samarbejdet med Rügges Multiservice (ejendomsvedligehold) og NewsecDatea (administration) forløber stadig tilfredsstillende. Vi vil fortsat møde en øget grad af digitalisering af kommunikationen både internt i foreningen og med vores administrator. Bestyrelsen vil løbende orientere om evt. nye tiltag. Opdateringen af foreningens hjemmeside er blevet meget bedre. Fra 1. februar 2018 har Peder Larsen overtaget opgaven som webmaster fra Andreas Pålsson. Bestyrelsen har udarbejdet en forretningsorden for arbejdet i bestyrelsen den kan ses på foreningens hjemmeside. Siden sidste års succes med afholdelse af generalforsamling i telt på terrassen har foreningen indkøbt et partytelt, som kan lejes af beboerne. Igen i 2017 afholdt vi to arbejds-lørdage med fin tilslutning. Bestyrelsen har planer om en arbejds-lørdag 2. juni 2018 mere om det senere. Bestyrelsen Peder Lykkes Vej København S

6 Dette dokument er underskrevet af nedenstående parter, der med deres underskrift har bekræftet dokumentets indhold samt alle datoer i dokumentet. This document is signed by the following parties with their signatures confirming the documents content and all dates in the document. Charlotte Lund PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 17:51:06 Hulda Henriksdóttir Dirigent/referant RID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 09:42:39 Jette Søeborg Marcel Michael Poul Worm-Marquardtsen PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 11:14:08 Peder Koefoed Larsen PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 11:45:07 PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 18:02:34 Poul Steen Christensen Bestyrelsesformand PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 11:37:35 This document is signed with esignatur. Embedded in the document is the original agreement document and a signed data object for each signatory. The signed data object contains a mathematical hash value calculated from the original agreement document, which secures that the signatures is related to precisely this document only. Prove for the originality and validity of signatures can always be lifted as legal evidence. The document is locked for changes and all cryptographic signature certificates are embedded in this PDF.The signatures therefore comply with all public recommendations and laws for digital signatures.with esignatur's solution, it is ensured that all European laws are respected in relation to sensitive information and valid digital signatures. If you would like more information about digital documents signed with esignatur, please visit our website at