AALBORG BYRÅD. Aalborg Byråd. Folkeoplysningsudvalget. Mødet den , kl. 15:00. Borgmesterens Forvaltning, Repræsentationslokale 1

Transkript

1 AALBORG BYRÅD Mødet den , Borgmesterens Forvaltning, Repræsentionslokale 1

2 1. Orientering om større projekter/initiiver som understøttes af Vedtagelse af forretningsorden for - gældende fra 1. januar Revisorgennemgang af foreningernes oplysninger Prioriteringskalog tildeling af midler fra puljen til energibesparende foranstaltninger Merielkontoen tilskud til elektroniske skakspil Udpegning af repræsentant til Aalborg Kommunes Aktionsgruppe Eventuelt Lukket

3 AALBORG BYRÅD Tid Mødet den , Sted Borgmesterens Forvaltning, Repræsentionslokale 1 Fraværende Mads Sølver, Stine Sørensen og Susan Roulund. Til stede Udover udvalgsmedlemmer deltog Bente Graversen, Lis Rom Andersen og Erik Kristensen. Åben Punkt 1. Orientering om større projekter/initiiver som understøttes af Sagsbeskrivelse Elitesport Aalborg, Playmaker, Playtool, Sund mad i Haller og Klubhuse/SMIL, Sport2go og Sport55+ og Nordkraft Kare er alle store projekter og/eller initiiver som kan releres til. Relionen til sker enten gennem et direkte økonomisk tilskud og/eller fordi initiiverne er målrettet folkeoplysningsområdet. Ud over ovennævnte projekter og initiiver er der en række mindre projekter der bl.a. er understøttet af Udviklingspuljen. Disse projekter afvikles som udgangspunkt i regi af foreninger og/eller aftenskoler. vil løbende blive orienteret om sådanne projekter. Fritidsområdet vil på mødet give en kort præsention af følgende projekter: Playmaker Playtool Sport2go Elitesport Aalborg Møde den Side 1

4 Der er vedlagt en kort orientering omkring ovenstående som bilag. Sund Mad i Haller/SMIL, Sport55+ og Nordkraft Kare vil blive præsenteret på næstkommende møde. Elitesport Aalborg Playmaker, Playtool mv. Beslutning: Til orientering. Møde den Side 2

5 Punkt 2. Vedtagelse af forretningsorden for - gældende fra 1. januar Formanden for indstiller udvalget godkender nedenstående forretningsorden gældende fra 1. januar 2014 samt forretningsordenen for evalueres primo Sagsbeskrivelse: Forretningsorden for i Aalborg Kommune. Af Vedtægt for i Aalborg Kommune fremgår, udvalget selv fastsætter sin forretningsorden. Forretningsordenen vedrører alene områder, som ikke er fasts i vedtægten. Kap. 1 Konstituering 1. Udvalget afholder konstituerende møde efter byrådets konstituerende møde. På det konstituerende møde vælger udvalget sin formand og næstformand blandt sine medlemmer. Valget sker ved flertalsvalg. Kap. 2 Udvalgets møder 2. Forvaltningsdirektøren deltager i udvalgets møder. 3. Udvalgets forhandlinger sker for lukkede døre. Til belysning af enkelte punkter kan andre personer indkaldes til forelægge sagen. 4. Udvalget udøver sin virksomhed i møder, medmindre andet er besluttet af udvalget, f.eks. delegion til formanden eller til forvaltningen. 5. Udvalgets formand er bemyndiget til træffe afgørelser i løbende ukomplicerede sager. Sagerne forelægges til efterretning ved førstkommende møde i udvalget. 6. Er et medlem forhindret i deltage i et udvalgsmøde, meddeles dette forvaltningen inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende. Møde den Side 3

6 Kap. 3 Dagsorden 7. Forvaltningen beskriver sagerne i dagsordenen. Forvaltningen indstiller til udvalgets beslutning. Sager i dagsordenen skal være beskrevet så udvalget kan træffe afgørelse på baggrund af beskrivelsen. 8. Dagsordenen udsendes til udvalgets medlemmer senest 5 dage før mødet. Medlemmerne får dagsordenen fremsendt elektronisk. Kap. 4 Mødeledelse og sagernes forelæggelse 9 I tilfælde af formandens forfald ledes møderne af næstformanden. 10 Hvis 3 medlemmer ønsker det skal en sag udsættes til næste møde. 11 Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen. Sagerne behandles på mødet i den rækkefølge, som formanden bestemmer. Den angivne rækkefølge i dagsordenen kan fraviges. En sag der ikke har været optaget på dagsordenen, kan ikke behandles, med mindre der er enighed om det, eller sagen ikke tåler udsættelse. Kap. 5 Inhabilitet 12 Udvalget træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, vedkommende er udelukket fra deltage i udvalgets forhandlinger og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod medlemmet ikke er afskåret fra deltage i udvalgets forhandling og afstemning om, hvorvidt medlemmet skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling. 13 Et medlem skal underrette formanden inden mødet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Kap. 6 Beslutningsprotokol 14 Udvalgets beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af udvalgets sekretær. Formanden tilkendegiver, hvad der skal indføres. 15 Et udvalgsmedlem er berettiget til i kort form få en afvigende mening ført til protokols og medtaget ved beslutningens meddelelse til andre myndigheder. 16 Møde den Side 4

7 Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. 17 Udskrift af beslutningsprotokollen sendes efter mødet til udvalgets medlemmer samt til pressen med de undtagelser som følger af tavshedspligtbestemmelserne. Kap. 7 Ændring i forretningsordenen 18 Ændringer i forretningsordenen skal behandles på to ordinære udvalgsmøder. Fritidsområdet kan oplyse: behandlede forslag til forretningsorden for på møde tirsdag den 14. januar Beslutning: Godkendt. Møde den Side 5

8 Punkt 3. Revisorgennemgang af foreningernes oplysninger Formanden for indstiller, udvalget i henhold til nedenstående sagsfremstilling samt vedlagte not godkender foreninger, der har fået udbetalt større tilskud, end de har kunnet dokumentere, skal tilbagebetale det for meget udbetalte, og udtages til kontrol igen i såfremt afvigelsen er under 10 % opkræves beløbet kun, hvis der samtidig er øvrige kritiske bemærkninger til dokumentionen. Foreningerne tildeles en advarsel og udtages til kontrol igen for afvigelse under 2 % sanktioneres ikke. 1 forening udskydes til et senere møde. revisorrapporten i øvrigt tages til efterretning. Sagsbeskrivelse: I henhold til Aalborg Kommunes Fritidspolitiske retningslinjer om støtte til frivilligt foreningsarbejde udtages der hvert år et antal foreninger til kontrol. Kontrollen foretages af revisionsfirmaet PWC. Kontrollen omfter grundlaget for udbetalte aktivitetstilskud, tilskud til leder- og instruktøruddannelser samt tilskud til prive lokaler. Formålet er sikre, udbetalte tilskud er udbetalt på et grundlag, som efterfølgende kan dokumenteres, hvilket er et krav i henhold til Aalborg Kommunes regelsæt for tilskud i henhold til folkeoplysningsloven. Fritidsområdet har fra revisionsfirmaet PWC modtaget en redegørelse om den udførte kontrol. Udvælgelsen af foreninger til kontrol er foretaget af revisionsfirmaet, som tilfældige stikprøver i gruppen af de 527 foreninger, der var godkendt pr. 1/ og derfor indgik i beregningerne af aktivitetstilskud for Stikprøvestørrelsen var ca. 4 procent, både i antal af foreninger og antal af medlemmer. Kontrollen omftede 21 foreninger, der har fået bevilget aktivitetstilskud. Heraf har 8 foreninger fået udbetalt tilskud til leder- og instruktøruddannelse, og 8 foreninger har fået tilskud til deres egne lokaler. Revisionens samlede konklusion for hele kontrollen er: Den samlede konklusion er, vi i mange tilfælde ikke har fået den ønskede dokumention som vi har bedt om jf. vores skrivelse til foreningerne. Dette har medført, vi i en del tilfælde har måttet rykke foreningerne flere gange før vi har modtaget den ønskede dokumention. Møde den Side 6

9 Generelt er det vores opftelse, udbetalt aktivitetstilskud til de gennemgåede foreninger er sket på korrekt grundlag og i henhold til foreningernes medlemslister. Der har dog været 2 tilfælde som nævnt under resultet aktivitetstilskud hvor der har været forskel mellem det ansøgte antal medlemmer og det faktiske dokumenterede. Vores gennemgang af leder- og instruktøruddannelse har vist, der har været dokumention for foreningernes ansøgte udgifter til uddannelser m.v. og derfor også fået udbetalt korrekt tilskud hertil. Med hensyn til vores gennemgang af driftstilskud til prive lokaler, har vi konsteret, der for 7 foreninger har været dokumention for de ansøgte udgifter og derved også er sket korrekt beregnet driftstilskud til prive lokaler. Der er dog vedrørende 1 forening, konsteret mangelfuld dokumention for de ansøgte udgifter til driftstilskud til prive lokaler. Vores gennemgang af vedtægterne har ikke givet anledning til kommentarer eller bemærkninger. Bemærkninger til gennemgangen af de enkelte foreninger fremgår af bilag: Revisionsrapport og Not omkring revisorkontrollen af tilskudsgrundlaget, tilskud til foreninger Fritidsområdet kan oplyse: fritidsområdet har udsendt høringsbrev til formændene i de to foreninger, der efter revisionsrapporten havde større fejl i dokumentionen, og bedt om kommentarer. fritidsområdet efterfølgende har modtaget tilfredsstillende dokumention fra den forening, der ikke havde indsendt dokumention for udgifter til lokaler, og formanden har beklaget og oplyst, der vil blive valgt ny kasserer på kommende generalforsamling. fritidsområdet er i løbende dialog med den forening, der ikke har kunnet dokumentere deres medlemstal, og en ny kasserer i foreningen forsøger fremskaffe fornøden dokumention. resultet heraf vil blive forelagt udvalget på et senere møde. misbrug af kommunale tilskud kan medføre tab af tilskudsberettigelsen. beslutningskompetencen hertil er tillagt Sundheds- og Kulturudvalget efter indstilling fra. dokumentionskravene fremgår af ansøgningsskemaerne og bevillingsbrevene til foreningerne. såfremt det viser sig ved revisionens gennemgang, der er foreninger/aftenskoler, der kunne have opnået et større tilskud, vil der ikke ske efterregulering. opsummering af revisorudtalelser foreningskontrol 2013 Revisionsrapport Beslutning: Godkendt. Møde den Side 7

10 Punkt 4. Prioriteringskalog tildeling af midler fra puljen til energibesparende foranstaltninger Formanden for indstiller, udvalget godkender der fra Prioriteringskalog 2014 s bevilling til energitiltag bevilges kr. til følgende projekter: Bislev Idrætsforening. Udskiftning af oliefyr til luft- vand opvarmning, i alt kr. Aalborg Klreklub. Bevægelsesfølere på lys og merudgift ved opsætning af LED lys i 2 haller, i alt kr. FOF/AOF, Kjellerupsgade. Ny styring af brugsvandssystem, i alt kr. De Grønne pigespejdere, Vodskov. Hulmursisolering, i alt kr. Brugshuset Øster Uttrup. Loftsisolering, i alt kr. Brevdueforeningen 053 Sølyst. Isolering ifm. nyt tag, i alt kr. DDS Jørgen skytte, Svenstrup. Isolering ifm. nyt tag i alt kr. Roklubben Ægir s klubhus. Isolering af gulve, i alt kr. Sagsbeskrivelse: Af Prioriteringskalogets ramme i 2014 er der reserveret kr. til energitiltag der kan reducere driftsudgifterne til lys, vand og varme i klubhuse mv. Restrammen for puljen andrager kr., idet der i november 2013 er bevilget kr. til Aalborg Atletik og Motion. Isolering af lofter, vægge og gulve: I forbindelse med renoveringer af tage, vægge eller gulve i klubhuse vil det være praktisk muligt udføre isoleringsarbejder, som normalt ikke vil være mulige. At forøge isoleringsmængden er et af den type projekter, der under overskriften besparelsesforslag ved renovering eller reparioner altid anbefales. Tilbagebetalingstiden vil ofte overstige 10 år, men der er typisk tale om projekter, der vil være væsentligt dyrere, hvis ikke de laves i sammenhæng med de andre renoveringsprojekter. Følgende foreninger har søgt om tilskud til isoleringsarbejder: Grønne pigespejdere Vodskov: Hulmursisolering af uisoleret hulmur: Pris kr. - tilbagebetalingstid er beregnet til 6,8 år. Tilskud kr., svarende til 69 % af prisen. Brugshuset Øster Uttrup: Isolering af uisoleret loft: Pris kr.. Tilskud kr., svarende til 69 % af prisen. Der foreligger ikke energiberegning. Møde den Side 8

11 Brevdueforeningen 053 Sølyst: Efterisolering ifm. etablering af nyt tag. Pris kr. Tilskud kr., svarende til 69 % af prisen. Klubhuset er el-opvarmet. DDS Jørgen skytte, Svenstrup: Efterisolering ifm. etablering af nyt tag. Pris kr. Tilskud kr. svarende til 69 % af prisen. Fjernvarme opvarmet klubhus. Roklubben Ægir s klubhus: Efter stormfloden i december 2013 skal hele underetagen med omklædningsrum totalrenoveres. Der er modtaget erstning fra Stormrådet på kr., men renoveringen bliver væsentlig dyrere. I forbindelse med renoveringen er det muligt efterisolere gulvarealerne. Pris kr. tilskud kr. svarende til 69 % af prisen. Udskiftning af oliefyr til luft- vand opvarmning: Bislev Idrætsforening Idrætsforeningen er i gang med en større renovering af kælderetagen i klubhuset, der rummer bad og omklædning. De har af prioriteringskalogets almindelige pulje fået en bevilling på kr. til forbedringsdelen, samtidig med der er bevilget et beløb som særlig vedligeholdelse over lokaletilskudsbudgettet. Klubhusets oliefyr er anbragt i kælderen. Olietanken skal sløjfes senest i En investering i en luft- vand varmepumpe vil dels løse problemet med et gammelt oliefyr med ukendt restlevetid, nyindkøb af olietank, og dels forbedre brugsmuligheden af kælderen. Ifølge Energicentrets rapport: Samlet investering, incl. bortskaffelse af gl. olietank andrager kr. Tilskud kr. svarende til 69 % af prisen. Forventet årlig besparelse ca kr. - direkte tilbagebetalingstid 7.4 år Forbedring af styring på brugsvandsanlæg, med nye termostventiler: FOF/AOF har på adressen Kjellerupsgades (Kjellerupsgades gamle skole) et fælles anlæg til varmtvandsforsyning. Prisen for udskiftning af et nyt styresystem andrager kr. Tilskud kr,. svarende til 75 % af prisen. Forventet tilbagebetalingstid 1,5 år. Opsætning af LED lys i gamle armurer Det er teknisk muligt sætte LED belysning op i en del af de gamle armurer til lysstofrør (afhængig af type og alder). LED lys har et lavere strømforbrug, og længere levetid end lysstofrør. Der er derfor ekstra gevinst ved udskifte til LED lys de steder, hvor udskiftningen er vanskelig, som i haller mv., hvor det kræver stillads. Forholdet mellem merudgiften og strømbesparelsen afhænger af mange forhold, temperuren i rummet (des koldere des bedre), antal tændte timer osv., men standard vil merudgiften være tilbagebetalt på max. 5 år, og levetiden i forhold til lysstofrør er ca. det tredobbelte. Strømbesparelsen er ca. 5 kr. pr tændt time ved almindelig størrelse lysstofrør. Aalborg Klreklub: Møde den Side 9

12 Projektet omfter lys i hal 2, og forbedring af lyset i hal 1, samt bevægelsesfølere, også i øvrige rum. Merudgiften i forhold til opsætning af ordinære lyskilder er anslået til i alt kr. (2 x plus til følere). Det er lejede lokaler, men der bliver ikke installeret lys fra udlejers side. Tilskud kr. svarende til 69 % af prisen. Fritidsområdet kan oplyse: der normalt forlanges en energiberegning af kommunens Energirådgivningscenter, før prioriteringen af projekter foretages. tilskud til energirenoveringer i foreningernes prive lokaler beregnes med 69 %, der er tilskudsprocenten for foreningernes udgifter til energi. tilskud til energirenoveringer i aftenskolernes prive lokaler beregnes med 75 %, der er tilskudsprocenten for foreningernes udgifter til energi. fritidsområdet i 2015 vil fremlægge en samlet afrapportering af effekten af allerede bevilgede tilskud fra Energipuljen fra tidligere år, idet der vurderes, der skal være mindst 2 års driftstid. Beslutning: Godkendt. Møde den Side 10

13 Punkt 5. Merielkontoen tilskud til elektroniske skakspil Formanden for indstiller, udvalget godkender der bevilges kr. til Aalborg Skakklub til indkøb af elektroniske skakspil Formanden for udvalget i henhold til forretningsordenens 5 træffer afgørelser om bevillinger fra merielpuljen Sagsbeskrivelse Generelt om puljen Merielpuljen skal understøtte foreningernes aktiviteter ved gøre det muligt anskaffe de ting, der er nødvendige for afholde aktiviteterne. Merielpuljen har følgende retningslinjer: Betingelser for tilskud Der kan gives støtte til særligt meriel, der knytter sig til foreningens aktiviteter Det er en forudsætning, merialeudgiften er af en størrelsesorden, som ikke er overkommelig for den enkelte forening Det forudsættes som hovedregel, foreningen selv er med til finansiere indkøbet. Der skal indhentes tilbud på merialerne Der gives ikke tilskud til Merialer, der allerede er anskaffet Kontorudstyr herunder computere, projektorer og lignende Almindeligt meriel til den enkelte udøver som f.eks. bolde, boksehandsker, musikinstrumenter Formanden har indtil nu haft mulighed for træffe afgørelser i sager med et tilskudsbeløb på over kr. og forvaltningen i sager på under kr. Alle beslutninger forelægges Udvalget efterfølgende. Formålet med uddelegere kompetencer er, sikre, foreningerne får så hurtig sagsbehandling som muligt Aalborg Skakklub Aalborg Skakklub holder i år 125 års jubilæum og er dermed Danmarks ældste skakklub. Foreningen har i den forbindelse fået mulighed for afholde danmarksmesterskaberne i skak. For gøre turneringen mere publikumsvenlig vil foreningen gerne anskaffe sig 10 elektroniske skakspil til en pris på kr. Alle partier kan på den måde blive vist direkte over internettet, så alle skakinteresserede i ind- og udland har mulighed for følge med i turneringen. Møde den Side 11

14 Fritidsområdet kan oplyse der er præcedens for, foreninger bevilges op til 50 % af udgifterne til det ansøgte merielpuljen har en ramme på kr. om året Beslutning: Godkendt. Møde den Side 12

15 Punkt 6. Udpegning af repræsentant til Aalborg Kommunes Aktionsgruppe Formanden for indstiller, udvalget godkender der på mødet udpeges en person, som skal være s repræsentant i Aalborg Kommunes Aktionsgruppe i politikperioden der på mødet vælges en suppleant for s repræsentant i Aalborg Kommunes Aktionsgruppe Sagsbeskrivelse: Aalborg Kommunes Aktionsgruppe (AKA) har til formål prioritere og indstille ansøgninger til "Puljen til Lokale Projekter" til Sundheds- og Kulturudvalget. Borgere og foreninger i landdistrikterne kan søge puljen hvis de har en idé, der: Kan gøre det bedre bo og leve i dit lokalområde eller et projekt til forbedring af byens forsamlingshus Ligger inden for rammerne af Aalborg Kommunes Landdistriktspolitik Har et alment non-profit formål Henvender sig til en bred og åben målgruppe Gennemføres i Aalborg Kommune Der kan være tale om udviklingsprojekter, etablerings- eller renoveringsprojekter, inventar, rekvisitter eller enkeltstående arrangementer. I sidste valgperiode bestod AKA af 11 medlemmer udpeget af henholdsvis; det grønne råd, landsbyerne i Aalborg, Ungdomsskolen, Ældrerådet, Handicaprådet, landbrugets organisioner, samråd, erhvervsrådet og. Koordineringen mellem AKA og er vigtig, for sikre en helhedsorienteret indss i landdistrikterne. Udpegningen er gældende for resten af den periode Landdistrikspolitikken løber i. Eksempler på støtte fra AKA: Egense Sejlklub Sid ned med din madkurv Egense Sejlklub Turist kend dit NØ Himmerland kr. Vikingebyen Sebbersund Multtoilet i aktivitetsområde kr Nibe Samråd Legeplads på Nibe Havn 1) kr. Møde den Side 13

16 Beslutning: Brugerrepræsentant for Idrætten, Susan Roulund blev udpeget som s repræsentant i Aalborg Kommunes Aktionsgruppe (AKA) Medlem af Sundheds- og Kulturudvalget Lars Peter Frisk blev udpeget som suppleant. Møde den Side 14

17 Punkt 7. Eventuelt Orientering om tilskud bevilget af s formand i henhold til forretningsordenens 4. Udviklingspuljen DDS Aalborg Søspejdere Søgt om tilskud til markedsføringskampagne. Beslutning: Bevilget kr FOU-studietur/temadage. Der var enighed om s studietur skal forsøges afviklet ultimo oktober 2014 Foreningernes dag Foreningernes dag afvikles tirsdag den 8. april 2014 fra til kl i Nordkraft Beslutning: Til orientering. Møde den Side 15