XCO UCI/SRAMLIGA Cat og 15. maj 2016

Transkript

1 XCO UCI/SRAMLIGA Cat og 15. maj 2016 Drejebog 3. udgave 4. april 2016 Kære venner Kryds fingre: Så er der under 1 ½ måned til årets UCI XCO Cat. 1 løb. Det bliver et spændende forløb. Er vi i stand til endnu engang at præstere? I sidste års omtale af SRAM-ligaen har vi fået følgende beskrivelse: Den 1. og 2. august 2015 afholder Næstved, Pingel MTB Race & Fun, et Cat.1 og Junior Worldcup løb. De har bevist at de forstår at få Næstved på MTB landkortet, da de i 2014, afholdte et Cat.2 UCI løb på en næsten ny og forbedret rute med rigtig mange udfordringer, og de har samtidig et stort målområde på fodboldbanerne ved en skole, hvilket betyder der er alle de faciliteter, der kræves for at holde sådan et stort løb. De har formået at få hele Næstveds erhvervsliv med i processen, hvilket udmundede i et super flot og velafholdt UCI cat.2 løb i Lørdag d. 1. august vil børnestarterne blive afholdt, og efterfølgende vil der blive afholdt teknik konkurrencer, inden ruten bliver spæret af, så Eliten kan træne på ruten. Der bliver lørdag også trænet på trial banen og alle vil kunne prøve dette på en af de 25 lånecykler der er til rådighed. Søndag afholdes U19P, Junior Series (U19) samt Elitestarterne og samtidig vil der blive afholdt en afdeling af en nystartet Trial cup, som foregår i målområdet. Dette er senere fulgt op med en skrivelse fra Union Cycliste Internationale dateret den 15. januar Det hedder heri: Dear Sir or Madam. The UCI Mountain Bike Department has examined the race report established by the President of The Commissaire s Panel of the above mentioned event last edition. We noticed with pleasure an organization of quality, which respects the rules of The International Cyckling Union. Therefore we wish to express our congratulations. Som I kan se, er forventningerne til os stadig høje. Det er stadig en spændende rejse fra det første løb i efteråret Fantastisk at opleve den helt enorme opbakning, som mange har givet projektet. En fantastisk arbejdsindsats fra især dem, som har bygget og udbygget ruten. Steen som hjernen, men uden hjælp fra rigtig mange s. 1

2 mennesker var Steen jo nok ikke nået langt. Ruten er i år forbedret men ikke ændret så meget. Vores kommissær sidste år, Heikki Dahle antydede, at han syntes, at vi skulle lade være at ændre meget på ruten. Det har vi valgt at lytte til. Nu skal vi så igen give MTB-Danmark, MTB-Europa ja måske MTB-verden en super oplevelse. Jeg er ikke i tvivl om, at vi kan levere varen. Vi har ved de tidligere løb vist, at vi kan når det gælder. Jeg er sikker på, at alle den maj giver den en ekstra tand, således at vi, når vi søndag aften mødes på Vivaldi for lige at få pulsen ned, kan kigge på hinanden endnu engang sige Super godt gået! Der ligger et kæmpe arbejde ingen nævnt ingen glemt. Men fedt at være med! Der henvises til Facebooksiden, der kun handler om løbene den 14. og 15. maj se her: o Jeg har i det efterfølgende prøvet at lave en drejebog, som gerne skulle give svar på nogle af de spørgsmål I måtte have. Drejebogen er en naturlig forlængelse af tidligere års udgaver så for kendere, vil der være en del i kender. Men husk, det er i detaljen, succesen ligger gemt. Jeg prøver at markere ændringer i forhold til den tidligere udgave med rødt. På et møde den 4. februar 2016 mødtes den nye styregruppe: Gruppen består af: Mette Schneider Andersen (Forplejning / Trøjer) Birger Björk (Tidtagning) Kim Koldkjær (Tidtagning) Claus Møller (Samaritter) Steen Dalum (Ruteansvarlig) Søren Kristiansen (Rutevagter) René Larsen (Rutevagter/Hjemmeside) Kenneth Davidsen Henrik C. Hansen (Parkering) Kim Andersen Michael Povlsen Leif Alfredsen (Sponsor) Karsten Pedersen Frank Møller Nielsen Alle poster, bortset fra ansvarlig for målområdet, er nu på plads. Skulle der være en, som kunne have lyst til at påtage sig opgaven hører vi gerne. Der ligger et solidt materiale, som Allan Ihlermann udarbejdede sidste år. s. 2

3 ----- o Arbejdet skal udføres i år onsdag, torsdag, fredag, lørdag og søndag. Vi skal nok bruge ca. 60 personer i sær lørdag og søndag. For lørdag og søndag dage gælder, at I skal bruge de udleverede officialtrøjer. Det viser ryttere og publikum, at I er en del af løbet og at man kan henvende sig til jer med spørgsmål. Det skal bemærkes, at vi regner med at bestille 70 trøjer. Da det har været svært helt at styre antallet af hjælpere, skal jeg opfordre til, at særligt jer der er synlige får trøjer. Er man mere engageret i baggrunden må man gerne holde sig lidt tilbage til vi ser, om der er nok til alle. Rutevagterne skal endvidere bære gule veste, der udleveres på dagen. Ved læsning af nedenstående betyder Ligaen SRAM-ligaen. Det er endvidere vigtigt at forstå, at det er os, der er ansvarlige for afvikling af løbet. De delelementer, som Ligaen og DCU/UCI leverer, skal derfor alene betragtes som bistand til arrangementets gennemførelse. Onsdag den 11. maj 2016: Der er allerede sket en del i Fruens og ved skolen. Det er mit indtryk, at mange vil forberede de opgaver, som de har ansvaret for, så vi er klar til lørdag. Ruteopsætningshold som vi har brugt de tidligere år bliver ikke dannet. Vi har i stedet aftalt, at man møder onsdag den 11. maj og torsdag den 12. maj kl på Rønnebæk Skole. Der vil de fremmødte blive sendt afsted i skoven sammen med ruteansvarlige. Der pakkes præmiekasser onsdag den 11. maj, således, at der en kasse pr. klasse. (Spørgsmålet om ambitionsniveauet vedr. præmier skal drøftes, efter ejerskiftet af Pingel Cykler der nu er blevet en Fri BikeShop). X og holdet, som skal etablere målområdet vil med minestrimmel markere, hvor i målområdet de enkelte telte mv. skal stå. X vil udarbejde en detaljeret plan med nøjagtige placeringer. Der er åbnet mulighed for, at ryttere og ledere fra de deltagende klubber kan overnatte i telte eller campingvogne ved Rønnebæk Skole. Det koster 50,- kr. pr. person pr. overnatning. Der vil være adgang til toiletter og bad på skolen. I lyset heraf, skal der være en vagt på skolen natten mellem fredag og lørdag og natten mellem lørdag og søndag. Der er i år først mulighed for at komme ind på pladsen fredag den 13. maj 2016 kl Hoteller og vandrehjemmet vil blive orienteret om vores løb. Fredag opsættes skilte ved skolen. Dels parkering forbudt/standsning forbudt skilte på Englebjergvej ved skolen dels indkørsel forbudt ved skolens parkeringsplads. Onsdag den 11. maj 2016: Vi starter med ruteopsætning onsdag den 11. maj. Vi mødes på Rønnebæk Skole kl Medbring gerne selv forplejning. Ruteopsætning: Der laves ikke egentlige hold men der er en række ruteansvarlige, som hver især styrer processen. Man starter fra den position, som man får anvist og mærker ruten op i løbsretningen. Den ruteansvarlige har fået de nødvendige detaljerede instrukser af Steen, men her beskrives de væsentlige ting. Hele ruten skal markeres med SRAM-minestrimmel på begge sider også selvom det nogle steder kan virke unødvendigt. Det viser rytterne vej og virker professionelt. s. 3

4 Ligaen vil levere ca. 20 km. minestrimmel til formålet. Henrik Kirk fra Ligaen har oplyst, at minestrimmel er bestilt. Alle bånd skal sidde stramt og pænt så det ser godt ud på sporet. Vær ekstrem opmærksomme på, at der ikke skal kunne køres indenom. De steder, hvor det kunne være en mulighed, skal der mærkes dobbelt op. Vi har selv en tendens til at køre sporet, sådan som det er lavet, men når eliten kommer, så bliver alle midler brugt. Kan de finde en smutvej eller skære et hjørne gør de det. Opmærkningen skal hindre, at det sker. Vi vil i år bruge træstolper som afmærkning. Der er købt 800 træstolper med en diameter på ca. 5 cm. og en højde på 1,25 m. Leif Alfredsen undersøger, om vi eventuelt kan få sponseret købet. Hvad gør vi? Jernstolper vil ikke blive anvendt. I må gerne medbringe en rive, en lille mukkert til at slå jernstængerne i jorden med og en grensaks så ruten kan finpudses under vejs. Holdene er sammensat således, at der er lidt manpower på hvert hold. Jernstængerne er lidt tunge at slæbe rundt. Afslutningstidspunkt er endnu ukendt. Der vil være drikkevarer men ingen mad onsdag og torsdag. Vi vil formodentlig fredag den 13. maj 2016 gå en tur på ruten med en af løbets kommisærer, Juan Manuel Garrido Calvo alternativt en dansk kommissær. Det er rart at få eventuelle bemærkninger fra officielt hold inden lørdag. Forrige år havde vi en god og konstruktiv dialog med Hubert Emans, der var chefkommissær. Det samme gentog sig sidste år, da Heikki Dahle var chefkommissær. Opmærkning af ruten har vores ruteansvarlige, Steen Dalum ansvaret for. Man kan evt. se under love og regler. Der skal monteres volierenet på passager med træunderlag. Fritliggende eller højtliggende træstubbe og/eller træstammer med blottede endestykker eksempelvis i forbindelse med hævede sving, skal markeres med hvid kalk eller tilrettes. Farlige forhindringer afskærmes med måtter/batts. Der skal opsættes dobbelt afmærkningsbånd på steder hvor der er fristende at tage short cuts. Farlige nedkørsler markeres med skilte (1, 2 eller 3 nedadgående pile afhængig af sværhedsgraden). Markering 10 m før og umiddelbart før. Km-angivelser gældende for den fulde rute bør opsættes som antal kilometer tilbage (pr. omgang) fra området ved indskrivningen. Der skal opsættes et 500 meter mærke. Steen Dalum er er ansvarlige for opsætning af alle skilte. Steen Dalum har ansvaret for ruteopsætningen. Ruten bliver en smule ændret i forhold til sidste år. Området på den nordlige side af den gennemgående skovvej vil blive sløjfet. Det betyder, at Fruens Tut udgår. På den måde kan vi bruge skovvejen som fødevej for blandt andet publikum. Når ruten er opsat og meldt klar, kører Steen Dalum et rutetjek. Efterfølgende skal vores UCIkommissær, Juan Manuel Garrido Calvo og måske de danske kommissærer sammen med Steen gå en tur på ruten for at tjekke, at alt er ok. Der etableres en børnerute. Når ruten er godkendt, vil der være træning for en del ryttere, som vil træne op til lørdagens og søndagens løb. Træningen vil foregå i henhold til den tidsplan, der fremgår længere nede i dokumentet og ligeledes fremgår af den udarbejdede Technical Guide og de udarbejdede Proportioner. Målområde: X har ansvaret for opsætning af målområdet. Målområdet etableres på skolens sportsplads. Vi krydser fingre for tørt vejr. Næstved Kommune, Økonomiudvalget, har s. 4

5 den 7. marts meddelt, at der også i år, er givet en underskudsgaranti på kr ,-, hvis det skulle blive nødvendigt. For at være sikker på at få spredt rytterne, etableres startbokse i målområdet. Alle løb starter ved målområdet. Det bliver stort set identisk med sidste år, hvor alt fungerede perfekt. Dog er det forventningen, at startloopet bliver en anelse anderledes. Jeg ved, at X planlægger nogle spændende ændringer i målområdet, så løbene bliver endnu mere seværdige. Dette skal meget tydeligt skiltes og annonceres, så alle ryttere er til stede i tide. Endelig skal det sikres, at rytterne, på deres vej til startområdet ikke må komme ind på selve ruten. Det er kommissærerne der har ansvaret for starterne. Udgang til feed/tech zone skal etableres således, at man ikke går på ruten. Kravene er strammere end sidste år, da vi jo i år skal afvikle et Cat. 1 løb. Der skal blandt andet etableres adgangskontrol og områderne skal afspærres. John Hansen fra Herlufsholm Skovdistrikt har lovet at fjerne den store mængde træer, der ligger i en stabel ved den ene Techzone. Der udfærdiges en tegning over hele målområdet med angivelse af indskrivning, ryttergård/riders area, expo område, rute, toiletter, dopingfaciliteter etc. Se vedhæftede bilag. Ligeledes bør det angives hvor rytterne må varme op (og måske i høj grad hvor de IKKE må). Der vil blive bestilt lydudstyr hos AV-Huset. Claus Møller står for denne opgave. Dette indebærer blandt andet en bom, der skal hænges og over målstregen. MTB-udvalget har i en mail dateret den 14. marts meddelt følgende: Jeg har endelig fået en rimeligt klart svar fra kontoret ang. lastbilen. Den kommer til at koster benzin fra vejle, overnatning + diæt til chaufføren. Distrikt Sjælland betaler bro til de to sjællandske løb. Jeg foreslår vi lægger det sammen i den fælles pulje, så f.eks. Næstved ikke bliver straffet dobbelt, fordi de skal have den fredag. Jeg snakker med Bjørn (Chauffør) omkring overnatning i f.eks. hammel og om vi kan slippe for eks. halvdelen af benzin til f.eks. Næstved, hvis den alligevel skal til Sjælland til postcup ugen efter. Der er bestilt lastbil til Hammel, Næstved, Holte og Vejle. Så hvis i selv har mulighed for at låne hegn et sted, så er der en fælles post der bliver lidt mindre. Som udgangs punkt indeholder lastbilen 150m hegn og målportal som skal have et fast/flat underlag samt post reklamer. Torsdag den 12. maj 2016: s. 5

6 Rute- og målområdeopsætning fortsætter. Fredag den 13. maj 2016, lørdag den 14. maj 2016 samt søndag den 15. maj 2016: Se nedenfor. Parkering / Trafikregulering: Denne opgave er, for så vidt angår trafikregulering, i gen i år overgivet Henrik C. Hansen. Hjemmeværnet POHKV Næstved deltager desværre ikke i år. Ansøgning er sendt til Sydsjællands og Lolland-Falsters Politi. Link til ansøgning: Jeg har ikke endnu modtaget en skriftlig godkendelse. Den ansvarlige hos politiet har dog telefonisk og via en mail meddelt, at en godkendelse er på vej. En aftale mellem Rigspolitiet og Hjemmeværnet, betyder, at Hjemmeværnet POHKV Næstved kun må benyttes, såfremt arrangøren ikke selv kan magte opgaven. Under alle forhold deltager de kun i opgaver, hvor det egentlige politi mener det er nødvendigt. Parkering er således vores opgave. Vi taler nu om parkering nr. 1, Kirkevej på den anden side af Præstøvej. Parkering nr. 2 er Grevensvængevej og endelig parkering nr. 3 marken på hjørnet af Englebjergvej og Grevensvængevej. Det er aftalt, at vi bruger den eksisterende tilkørsel til marken. Den er beliggende på Englebjergvej. På den måde undgår vi at skulle ødelægge forpagterens hegn. Næstved Kommune, Vej & Park er, via VIRK.dk, ansøgt om opsætning af næsten samme skiltemængde som sidste år. Se nedenfor. Vi vil gerne have lidt flere Parkering forbudt skilte. Afventer accept af ansøgning således at Englebjergvej lukkes lørdag den 14. maj P-skilte med pileanvisning ligeud og til venstre. 8 rød-hvide spærreflader i en størrelse på ca. 0,5m x 1,5/2 m. 2 x 2 skilte skal placeres foran patruljevognene. 2 skilte skal stå forskudt ved Englebjergvej / Borupvej sammen med et indkørsel forbudt skilt. Endelig skal 1 skilt sammen med en bil og et indkørsel forbudt skilt, spærre for indkørslen til den parkeringsplads, hvor vi de andre år har haft målområde. 4 indkørsel forbudt skilte 1 ved Borupvej, 2 ved Englebjergvej og 1 ved det gamle målområde. 3 skilte, der markerer udkørsel. Skal bruges på marken med parkering. Driftsleder Morten Toft Hansen er kontaktet. Der søges om tilladelse via Vi afventer at ansøgningen imødekommes. Som en hjælp er her et link: Arrangementstilladelse er meddelt fra Næstved kommune den 23. marts Vi vil bruge samme skilteplan som sidste år. Det planlægges, at Næstved Kommune opsætter skiltene lørdag morgen. Vi mener ikke der er behov for at lukke Englebjergvej om søndagen. Ud over vore ønsker vil det også blive sikret, at publikum ikke kan køre ind i Fruens via de 3 indkørsler. Dog vil man kunne parkere på den midterste parkeringsplads. Her vil afspærringen s. 6

7 blive etableret ved starten af bakken. Næstved Kommune vil på gule skilte oplyse, at Englebjergvej vil være spærret i perioden fra kl til kl Dog vil beboerne på den del af Englebjergvej, der ligger på den anden side af viadukten, set fra skolen, kunne køre ind. Beboerne på Englebjergvej er orienteret ved et brev med følgende indhold: Pingel MTB Race & Fun arrangerer i weekenden den 14. og 14. maj 2016 MTB-løb herunder 1 internationalt UCI løb. Det drejer sig om et UCI SRAMLIGA XCO Cat. 1 løb. Arrangementet afvikles i tæt samarbejde med Næstved Kommune. Løbene vil blive afviklet i Fruens Plantage. Start og mål vil være på Rønnebæk Skole. Det betyder, at vi har søgt Næstved Kommune og Sydsjællands og Lolland-Falster Politi om regulering af trafikken på Englebjergvej. Såfremt ansøgningen imødekommes, vil der være følgende trafikregulering på Englebjergvej lørdag den 14. maj 2016: Englebjergvej fra Grevensvængevej til jernbaneviadukten (markeret som A på vedhæftede kort) vil være helt lukket lørdag den 14. maj 2016 fra kl til kl Fra Borupvej til jernbaneviadukten (markeret som B på vedhæftede kort) vil Englebjergvej alene være lukket for gennemkørsel. Der vil være fuld adgang for myndigheds- (ex. hjemmepleje) og udrykningskørsel i det angivne tidsrum. Trafikreguleringen vil blive foretaget af Pingel MTB Race & Fun. Parkering vil foregå på samme måde som sidste år. Vi håber på din forståelse for ovenstående og skal beklage den gene det måtte medføre. Måtte du have spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig på eller frmn@advodan.dk Beboerne på Englebjergvej vil primo maj 2016 modtage en reminder. Beboerne på Grevensvængevej og Kirkevej vil blot få en skrivelse med oplysning om løbet herunder at de kan kontakte mig, såfremt de måtte opleve problemer. Skrivelsen vil blive omdelt senest 1. marts Brugerne af Fruens: Næstved Rollespilsforening, De Gule Spejdere, HG Orientering, Dansk Vandrelaug og Naturrytterne er ved mail af 4. april 2016 orienteret således: Kære brugere af Fruens Plantage. Til orientering kan jeg oplyse, at Pingel MTB Race & Fun igen i år skal arrangere et internationalt MTB løb i Fruens Plantage. Vi har reserveret fra den 11. til den 16. maj. Ruten skal være klar den 13. maj og løbene afvikles den 14. og 15. maj. På disse dage vil det ikke være muligt at benytte Fruens. De øvrig dage kan man bruge Fruens blot man vil tage hensyn til de personer, som dels gør ruten klar dels rydder op efter løbet. s. 7

8 Steen Dalum og Michael Povlsen har i samarbejde med Næstved Kommune Park og Vej, opsat skilte ved Rønnebæk Skole vedr. mulighederne for at køre ind på sporet fra skolen. Se nærmere info her: Parkering foregår, jfr. ovenfor, på Kirkevej, Grevensvængevej samt på arealet på hjørnet af Englebjergvej og Grevensvængevej. Arealet er en græsmark, der tilhører Søren Broegaard, Englebjergvej 5, 4700 Næstved. Søren Broegaard og forpagteren Polle er kontaktet og har meddelt tilladelse. Området vil ikke blive renset så kig, hvor I træder Indkørslen på Englebjergvej ligger umiddelbart dumt for udkørsel og er i øvrigt meget smal. Næstved Park og Vej vil også i år køre over arealet med en græsslåmaskine ligesom et areal langs Kirkevej vil blive slået. Skulle arealet blive uegnet til parkering på grund af for megen regn op til weekenden den august er det planen, i stedet at benytte Næstved kommunes materialeplads på Præstøvej samt hos H. Nielsen & Søn ligeledes på Præstøvej. Særligt parkering hos H. Nielsen & Søn giver en udfordring, idet publikum i givet fald skal gå et stykke på Præstøvej. Benyttelse af materielpladsen sker under forudsætning af, at vi sikrer pladsen med vagter. Registrering: Dette er en af de helt centrale opgaver. Der bliver ikke de store ændringer i forhold til sidste år. Kim Koldkjær (Birger Björk) og indskrivningsteamet på 10 vil, under kyndig ledelse af folkene fra Ligaen stå for indskrivning og tidtagning. Indskrivning betyder registrering i Ligaen s elektroniske system, nummerudlevering, salg af chip til endagslincenser. De fleste rytter har egen chip. Ligaen medbringer dog et mindre antal chip til brug for de, formodentlig ganske få, der melder sig til på dagen. Som anført har alle, der er tilmeldt samlet, har chip. Ligaen medbringer det nødvendige antal PC. Vedrørende en detaljeret beskrivelse af indskrivning henvises til den udarbejdede Technical Guide og de udarbejdede Proportioner. Front- og bagnummer til alle medbringes af Ligaen. Disse numre skal samles ind efter løbet. 1. SRAM-Ligaen medbringer følgende: a. Telt til tidtagning. 6x3 meter SRAM. b. Personale til speak, tidtagning og supervisor i indskrivning. c. Numre til ryttere. ALLE kører med 2 x nummer. d. Walkie til kontakt mellem løbsleder, starter og tidstager. 2. Vi leverer: a. Plads til trailer og 3x6 meter telt ved målstregen til tidtagningen. b. Strøm. 16 amp i CE-stik. c. Telt til indskrivning. Vandtæt 3x6 meter og med sider. d. Borde til indskrivning. Ca. 9 meter. Hvis muligt så høje man kan stå op. Ellers også stole. e. Borde til tidtagning. Ca. 6 meter. f. Indskrivnings personale. Ca. 5-6 stk. Helst folk som er vant til at bruge en pc og ved lidt om cykel løb. s. 8

9 g. Indskrivnings materiel. Pengekasser med byttepenge, strips og sikkerhedsnåle til numre og chips, tusch, hulmaskine og diverse kontor artikler. h. Lydanlæg, gerne kablet mic med afbryder. Mixer og Mic skal være ved tidtagningen. i. Klokkepersonale. 2 stk. Gerne folk med pæren i orden og som er vant til at se cykel løb. Vi kan tilbyde en pc hjælp men mange vælger at gøre det manuelt. j. Personale til at inddrive genbrugs numre. k. Rutevagt ved forvarsling. Da det giver en del rod i systemet når ryttere der ikke kører løb passerer vores chip scannere, anbefaler vi at der står en rute vagt ved forvarslingen 90m fra mål. Her skal der laves en sluse eller andet så det kun er ryttere som kører i de aktuelle løb som kommer ind på opløbs strækningen. 3. Der er udarbejdet en prisoversigt som kan anvendes af de hjælpere, som står ved indskrivningen. 4. Placering chip skal vises med et billede. 5. Tydelig skiltning til registrering information præmieudlevering (lodtrækning), resultatlister o.s.v. Ok. Start, tid- og hjemtagning. Anders Petersen fra A&O Carstensen har lovet at levere strømmateriel. Se nedenfor. Overordnet er start, tid- og hjemtagning underlagt løbets kommissærer. Juan Manuel Garrido Calvo er chefkommissær. Herudover deltager 5 danske kommissærer. Som sidste år udfører kommissærerne et ganske omfattende arbejde, idet de bl.a. har ansvaret for udarbejdelse af diverse lister, seedning mv. Udarbejdelsen står SRAM-ligaens folk for. Der forventes mange ryttere og de vil kæmpe som løver, for at komme først i skoven. Det er meget vigtigt at have en tæt dialog med både kommissærer og folkene fra Ligaen. Vær også klar til at hjælpe, hvis I måtte få en henvendelse. Opgavefordelingen mellem de kommissærerne aftales først på dagen. Som det fremgår ovenfor, overtager kommissærerne starten af alle licensklasser ligesom det er kommissærerne, der har ansvaret for spørgsmål/problemer under løbet. Ligaen kommer som anført med al hjemtagningsudstyr. Vi stiller 10 hjælpere til rådighed i forbindelse med indskrivning og hjemtagning. Herunder opråb af frontnummer og evt. hjælp ved manuel hjemtagelse. Det er ikke til støtte for Ligaen men for kommisærerne. Det er aftalt, at 4 hjælpere møder og har reference til en af de danske kommissærer. Ligaen sørger for videooptagelse af alle løb. Al overnatning for de officielle repræsentanter betales af Ligaen. Rutetjek: Før hvert løb gennemføres et rutetjek. Steen Dalum Har ansvaret for at gennemføre et rutetjek. Rutetjekket starter straks et løb er afsluttet. Steen Dalum giver startsignal. Samaritter: Der planlægges en funktion som bliver identisk med den, som vi havde sidste år: s. 9

10 Kl. 08:30: Samaritter kommer med vagtvognen og skal anvises plads af Claus Møller. Kontakten til samaritterne er Claus Brøns på telefonnummer: Aftale er på plads. Der vil i år være 4 samaritter. 2 i målområdet og 2 ved Jagthytten. Ud over samaritterne er der en læge i området: John Mikkelsen Claus Møller er udpeget som kontakt til samaritterne og følger disse ud i området, såfremt der bliver behov. Vi har blandt hjælperne en læge og flere sygeplejersker, som kan træde til i det omfang det bliver nødvendigt. Det drejer sig om følgende: John Mikkelsen (Grus) læge. Der er blandt lørdagens og søndagens hjælpere flere, der er enten læger eller andet sundhedspersonale og som kan træde til om nødvendigt. Erfaringen fra sidste år er, at samaritterne har helt styr på opgaven. Der bliver, som sidste år, etableret direkte kontakt mellem Claus Brøns (samaritterne) og John Mikkelsen (Grus) således at vi er optimalt dækket af med det nødvendige nødhjælpsudstyr. Vi vil gerne, såfremt det måtte blive nødvendigt, have evt. skadede ryttere ned til samaritternes vagtvogn for behandling. Er det alvorlige skader er der mulighed for at hente en tilskadekommen rytter i bil. Bilen tilkaldes ved kontakt til Claus Møller på telefon Er det meget alvorlige skader, skal I kontakte samaritterne på telefon og lade dem overtage situationen herunder eventuelt tilkalde en ambulance. De har nemmere ved at forklare, hvad der er sket og hvorfor det måtte være nødvendigt med en ambulance. Allan Ihlermann har i den givne situation ansvaret for, at ambulancen kommer så tæt på uheldsstedet som muligt. Vi har noteret de individuelle numre på de hvide kantpæle på Præstøvej. Det giver en sikker mulighed for stedbestemmelse. På den måde kan vi sikre, at Falck ved, hvilken vej, de i givet fald skal køre afhængig af, hvor et uheld måtte være sket. Der skal, i påkommende tilfælde, sendes en person ned på Præstøvej og stå ved den af de 3 adgangsveje, som ambulancen skal benytte. Det er vigtigt at fastslå, at ambulancen under alle forhold har første ret også selvom det indebærer, at ambulancen skal ind på ruten. Spørgsmålet vil blive drøftet med kommissærerne på dagen. Vi vil aftale en procedure, såfremt ulykken må få betydning for fair afvikling af løbet. Det være sig eksempelvis en ambulance på ruten. Grus vil give givet Region Sjælland, Præhospitalt Center, Fælledvej 1, 4200 Slagelse en orientering om vores løb. Så er de opmærksomme, hvis der skulle blive behov. Centret har modtaget en kopi af Drejebogen, Technical Guide samt Proportioner. Drejebogen og Technical Guide er tilrettet på foranledning af indput fra det Præhospitalet Center. VIGTIGT! Uanset, hvor alvorligt en skade er, må I aldrig stoppe løbet. Dette beskrives senere. Rute: Under løbene er der udpeget 6 HOT SPOT s. Der kan, da ruten ikke er helt færdig endnu, komme andre HOT SPOT s til listen. Disse skal være bemandet under løbende: 1) Rumble In The Jungele (4 personer) 2) Collarbone Jump (2 personer) 3) XL Rampen (2 personer) 4) Rockgarden (2 personer) 5) Crossbones (4 personer) 6) Fruens Hudafskrabning (2 personer) s. 10

11 Holdene er sat af René Larsen og Søren Kristiansen, der er ansvarlig for rutevagterne. I får besked direkte fra René Larsen og Søren Kristiansen. De pågældende HOTSPOT udpeges inden løbet for de involverede rutevagter. Alle rutevagter skal være opmærksomme på følgende: Alle hold får ved starten på dagen udleveret rutekort, telefonnummer til samaritter, en gul vest, et rødt flag samt en fløjte. Dette materiale beholder I hele dagen. Søren vil sikre en rotering på ruten i løbsretningen. På den måde sikrer vi, at I får en god oplevelse og kommer rundt til alle de spændende steder. Jeg skal opfordre til, at holdene hjælper hinanden. I får en telefonliste af Søren, således at I indbyrdes kan holde kontakt. Søren vil beskrive proceduren for klarmelding direkte til rutevagterne. Som en følge af, at det er et Cat. 1 løb, skal der være radiokontakt mellem rutevagterne. Rødt flag betyder fare. Flaget bruges, hvis der eksempelvis er sket et styrt på Rockgarden. I givet fald flages med det røde flag og der råbes Giv agt!. På den måde sikre vi, at rytterne er klar over, at der er sket noget, som de skal være opmærksomme på. Peter Boesgaard har tidligere rejst følgende spørgsmål: Du skriver, at løbet under ingen omstændigheder må stoppes, men hvis der sker et uheld ved kørsel ned af Rockgarden (Fruens Stensætning) og den pågældende rytter lander og blokerer nedkørslen og det ikke virker forsvarligt at flytte rytteren, hvad gør man i dette tilfælde? Jeg svarede Peter Boesgaard: Jeg mener, at det i dit eksempel, er nødvendigt, at vagten oppe stopper de efterfølgende ryttere og leder dem ned af den alternative B-rute. Netop derfor er det nødvendigt, at man som rutevagt ikke løber ned og hjælper, men bliver på sin post. Som rutevagt må man tilkalde hjælp fra samaritterne og i øvrigt lade den vagt, som står nede, hjælpe den tilskadekommende. VIGTIGT! Uanset, hvor alvorligt en skade er, må I aldrig stoppe løbet. I skal alene handle som en almindelig ansvarlig borger og yde den tilskadekommende hjælp herunder tilkalde professionel hjælp. Det samme gælder i princippet også de øvrige ryttere. Det er vigtigt, at løbet ikke stoppes, selvom der eksempelvis ligger en rytter med et brækket ben. De øvrige ryttere må blot trække forbi eller trække ind til siden, såfremt en ambulance skal frem. Står man rutevagt ved en nedkørsel, skal man stå oppe, således man kan nå at advare de ryttere, der kommer efter den rytter, der måtte være involveret i et uheld. Der skal altid stå en oppe så lad være alle at løbe ned for at hjælpe. Som rutevagt et det primært jeres opgave, at være synlig for rytterne derfor skal I have de gule official veste på. Dernæst skal I være en del af sikkerhedsnetværket. I skal derfor medbringe en mobiltelefon, så I kan ringe til samaritterne. Derudover skal I være meget opmærksomme på afmærkningen af ruten. Er der bånd, som er sprunget, skal I sørge for at få det retableret straks. Race program: The race will take place on Maj 14th/15th, s. 11

12 Practice is allowed on the track: XCO U11-U13 Friday May the 13th PM XCO Friday May the 13th PM Number plate required Distribution of race numbers and late entries will take place in the tent of registration in the finish area. Friday May 13h / AM PM, Registration. Final for UCI categories. Saturday May 14h / AM PM, Registration. Final for UCI categories. 08:00 PM Team managers meeting and distribution of feed zone passes Sunday May 15th / AM PM, Registration Sunday May 15th 10:00 AM- 04:00 PM Route showcasing for U11 u17 Race programme Raceplan: Saturday May 14th Start 1 Kl. 10:00 Junior Women Start 2 10:00 - Junior Women U/19 Time Approx. 75 min.1:15 t Kl Elite W Women +40 Women B Start 3 11:45 Elite W Time Approx. 75 min 11:47 Women Time Approx. 60 min 11:49 Women B Time Approx. 60 min, Kl. 13:30 Junior Men Start 4 13:30 Junior Men - Time Approx. 75 min Kl Elite Men s. 12

13 15:15 Elite Men Time Approx. 90 min Price Awards Ceremony will be announced after the races Sunday May 15th Start B&U: U/11 U/11P & U13P (Girls) Start 2 10:00 - U11 Time Approx. 30 min SHORT Rute 10:02 U11P Time Approx. 30 min Short Rute 10:04 U13P - Time Approx. 35 min Short Rute Kl U13 U15 - U/17 & U16P (Girls) Start 3 10:45 - U/17 Time Approx. 60 min 10:47- U/15 - Time Approx. 45 min 10:49 - U/13 Time Approx. 45 min 10:51 - U/16P Time Approx. 40 min Kl. 12:00 M40 M50 Start 4 12:00 - M40 Time Approx. 75 min 12:02 M50 - Time Approx. 75 min Kl. 13:45 Men B Men C Men B Time Approx. 75 min 13:47 Men C - Time Approx. 75 min Technique drills for youth Classes 10:45 13:15 Price Awards Ceremony will be announced after the races Se endvidere vedhæftede detaljerede tidsplan som er udarbejdet efter et koncept modtaget fra Heikki Dahle i 2015 kommer! Såfremt I ikke har noget at bruge bil til, vil jeg foreslå, at I enten går eller cykler Rutenedtagning starter. I det omfang, det er muligt med de samme hold, som har opsat ruten. De samme ruteansvarlige Er vi forhåbentlig færdige ADVODAN er sponsor for en øl eller vand på Vivaldi. Denne tidsplan foreløbig og forventes ændret efter en drøftelse med Ligaen. Tidspunkterne for præmieoverrækkelserne fremgår af vedhæftede tidsplan. En repræsentant fra DCU s MTB udvalg vil være i målområdet både lørdag og hele søndagen. s. 13

14 Der er følgende kommissærer: Lørdag. UCI 1. Kommissær 2. Kommissær 3. Kommissær 4. Kommissær Juan Manuel Garrido Calvo Søndag. 1. Kommissær 2. Kommissær 3. Kommissær 4. Kommissær Vi ses lørdag morgen kl.? Forplejning: Intern: Opgaven varetages af Mette Schneider Andersen som ansvarlig. Forplejning deles i to. Forplejning af ryttere og hjælpere samt forplejning af publikum. Forplejning af ryttere foregår primært i målområdet. Bespisning af hjælpere indebærer, at der skal bringes mad og drikke ud til de hjælpere, der ikke kan nå ind til målområdet for at hente mad. Forplejning af rytterne består af væske, kage og frugt. I år står vi selv for forplejning af hjælperne. Indholdet af årets hjælperpakke er indtil videre hemmelig. Der arbejdes med forskellige løsninger. Ekstern: Slagtemester Kim Søndergaard, i lighed med sidste år vil opsætte en salgsvogn. Der arbejdes med yderligere aktører. Der vil ved Jagthytten blive opstillet en salgsvogn med salg af øl og vand. Der vil endvidere blive solgt kage og kaffe fra Jagthytten. Præmier: Frank Møller Nielsen er ansvarlig for præmieoverrækkelse. Podie lånes hos NBC. Karsten har entreprisen. Bemærk at Ligaen medbringer podie-banneret. Der udbetales pengepræmier efter UCI s regler i Men Elite, Junior Men og Women Elite og Junior Women. Disse fire klasser er de eneste reelle UCI klasser. De øvrige pengepræmier er de gældende præmier under SRAM-ligaen. Præmielisten ser således ud (Dette er liste fra sidste år. Den vil blive ændret): Men Elite Pengepræmie Gave Champagne Naturalier 01. plads 399 Kähler x ME plads 318 Kähler ME02 s. 14

15 03. plads 240 Kähler ME plads 198 ME plads 159 ME plads 120 ME plads 99 ME plads 78 ME plads 60 ME plads 39 ME plads 33 ME plads 33 ME plads 33 ME plads 33 ME plads 33 Me15 Women Elite 01. plads 318 Kähler x WE plads 240 Kähler WE plads 159 Kähler WE plads 120 WE plads 78 WE plads 60 WE plads 48 WE plads 39 WE plads 33 WE plads 24 WE10 Junior Men (U19M) 1. plads 78 Kähler x JM01 2. plads 60 Kähler JM02 3. plads 48 Kähler JM03 4. plads 39 JM04 5. plads 33 JM05 6. plads 27 JM06 7. plads 24 JM07 8. plads 18 JM08 9. plads 15 JM plads 12 JM10 Junior Women (U19W) 1. plads Kähler x JW01 2. plads JW02 3. plads JW03 Herre H40 1. plads Kähler x H plads H plads H4003 Herre H50 1. plads Kähler x H plads H plads H5003 Herre B 1. plads Kähler x HB01 2. plads HB02 3. plads HB03 Herre C 1. plads Kähler x HC01 2. plads HC02 3. plads HC03 Dame B 1. plads - Kähler x DB01 2. plads - DB02 3. plads - DB03 Dame H40 1. plads Kähler x DH plads DH plads DH4003 Drenge U11 1. plads - Kähler U plads - U1102 s. 15

16 3. plads - U1103 Drenge U13 1. plads - Kähler U plads - U plads - U1303 Drenge U15 1. plads - Kähler U plads - U plads - U1503 Drenge U17 1. plads - Kähler U17 2. plads - 3. plads - Piger U11 1. plads - Kähler 2. plads - 3. plads - Piger U13 Kähler 1. plads - 2. plads - 3. plads - Piger U16 1. plads - Kähler 2. plads - 3. plads - I alt 30 De med rødt markerede felter er de officielle UCI-klasser. De anførte præmier er i. (Reguleres?) I DCU løbene vil præmierne blive udbetalt i henhold til DCU s regler. Vi skal bruge 5 hjælpere til at styre præmieuddelingen. Der vil, udover ovennævnte, være en lang række lodtrækningspræmier. Karsten og jeg vil beslutte, hvilke præmier der uddeles i de enkelte klasser. Vi skal have styr på, om der er andre pengepræmier end i de officielle UCI klasser. Der er formodentlig også pengepræmier i nogle af DCU klasserne. I må derfor tage ovenstående præmieliste med forbehold. Speaker/lyd: Søren Engelbredt fra Ligaen speaker i målområdet. Vi bruger det samme lydanlæg som tidligere. Vi undersøger, om vi evt. kan få nogle ekstra højttalere. Vi vil spørge Thomas Pedersen, kendt fra Radio SLR, om han igen vil spille musik ved Jagthytten om lørdagen ligesom Michael Lindholm har sagt ja til at speake ved Jagthytten ligeledes lørdag. Cykelvask: Karsten vil etablere cykelvask på Rønnebæk Skole. Toiletvogne: s. 16

17 Der er i år en toiletvogn med 2 toiletter på pladsen. Der er endvidere toiletfaciliteter på skolen. Der vil ikke blive lejet yderligere toiletter. Strøm: Der er tilstrækkelig med strøm på skolen. Vi garderer dog med en generator ved jagthytten, som jeg organiserer. Henrik C. Hansen og X sikre tilstrækkelig med strøm, byggetavler og kabler. Anders Petersen fra A&O Carstensen er blevet spurgt, om de kan levere: 3 små byggestrømstavler med 4 udtag til 240v 2 store tavler med 8-10 ud tag til 240v 60-80m kabel til at tilslutte bygge tavler fra sløjdlokalet på skolen Anders har bekræftet. Jeg har den 3. februar skrevet således til Anders: Kan du hjælpe os med samme udstyr som sidste år: 3 små byggestrømstavler med 4 udtag til 240v 2 store tavler med 8-10 ud tag til 240v 60-80m kabel til at tilslutte bygge tavler fra sløjdlokalet på skolen Anders har svaret: Selvfølgelig kan jeg det, men sidste gang mener jeg at i fik væsentligt mere end det du skriver. Er det ikke lettest at den der skal sætte det op blot kommer forbi os og vælger...? Herudover stiller Anders 2 el-biler til rådighed: Jeg forestiller mig at du får to biler. Det er el-biler, en fra Lodal og en fra AOC. Varerummet i den ene er ca. 150 cm langt, og i den anden er det ca. 180 cm langt. Der skal skabes kontakt direkte mellem X og Anders. Anders kan ikke hjælpe med standby under arrangementet/løb eventuel en tilkalde vagt. Vi må finde en elektriker. Internet: Vi skal ikke i år bruge internet. Ligaen har selv den fornødne internet adgang. Oprydning: Starter umiddelbart efter den sidste præmieoverrækkelse. De hjælpere, som var ansvarlige for de 5 hold, som opsatte ruten har ansvaret for den samme del af ruten. Alle, som har mulighed for at hjælpe, møder ved info-teltet, hvor holdene vil blive sammensat. Vi får endvidere brug for hjælp til oprydning mandag den 16. maj. Skolen åbner igen tirsdag så der skal skolen være ryddet. Infostandere ved indfaldsvejene: Modtaget mail fra Næstved kommune den 20. januar 2016: s. 17

18 Kære Frank Møller Nielsen Tak for din ansøgning til leje af Næstveds byporte. Desværre kan jeg ikke give dig et endeligt svar førend omkring 1. februar. Det er sådan, at kommunen er ved at overgå til digitale byporte, og det forventes, at de kommer i brug den 1. april i år. Det betyder, at de nuværende 8 byporte bliver nedlagt. Når de digitale byporte tages i brug, bliver det på lidt andre vilkår, og måske også andre priser, men det skulle være afklaret omkring 1. februar. Det betyder heldigvis også, at det bliver muligt for flere annoncører at annoncere i samme periode. Din ansøgning med den ønskede uge er registreret, og du vil blive kontaktet med tilbud om at benytte de nye digitale byporte i stedet på nogle nærmere angivet vilkår. Det er Grønnegades Kaserne, Kulturcenter, der skal stå for udlejningen af de digitale byporte. Giver dette anledning til spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig på telefon , lopii@naestved.dk eller John Nørbjerg, Grønnegades Kaserne, Kulturcenter på telefon , jonor@naestved.dk Afventer svar. Hjemmeside: Vores hjemmeside er flot redigeret af René Larsen. Check René knokler med hjemmesiden og der arbejdes med planer om en helt ny. Se Rønnebæk Skole: Steen Dalum har reserveret skolen lørdag og søndag. Dette er telefonisk bekræftet af Carsten Hermund den 2. februar Jeg har modtaget en mail fra Center for Kultur og Borgerservice dateret den 9. februar Heri hedder det: Kære Frank Det er rart at se, at I igen i år arbejder på et UCI løb i Fruens Plantage 14. og 15. maj 2016, og dermed sætter Næstved på Europa-kortet. Godt gået. Til dækning af lejeudgiften til Rønnebæk Skole i forbindelse med løbet bevilliger Center for Kultur og Borgerservice hermed kr ,-. Vi forventer, at I selv forestår alle aftaler og afregninger med Rønnebæk Skole. Næstved den 4. april 2016 Frank Møller Nielsen To-Do: Minestrimmel - Henrik Kirk fra Ligaen har oplyst, at minestrimmel er bestilt. Det er pointeret, at vi skal bruge 20 km. Markeringspæle er købt via H. Nielsen & Søn. Der vil blive bestilt lydudstyr hos AV-Huset. Claus Møller står for denne opgave. Adgangskort til tech-zones Claus Møller kontakter Claus Brøns (samaritterne). Vi skal bruge 4 2 ved Jagthytten og 2 i målområdet. s. 18

19 s. 19