Åben dagsorden. Hovedudvalget (HU) Mødedato: tirsdag den 26. juni 2007 Mødetidspunkt: 10:00 Konferencerummet Ebeltoft

Transkript

1 Åben dagsorden Hovedudvalget (HU) Mødedato: tirsdag den 26. juni 2007 Mødetidspunkt: 10:00 Sted: Konferencerummet Ebeltoft Medlemmer Nich Bendtsen, formand Poul Møller, Direktør Jørgen Jørgensen, Personale- og HR-chef Jytte Dalgaard, Familiechef Christian Haubuf, Institutionsleder Helle Mønster, Skoleleder Axel Hempel Andersen, Driftsleder Uffe Neimann Thomsen, Forstander Jette Skriver Eriksen, Teamleder Rosengården Allan Frederiksen, HK Birte Westergaard, HK Lene Kvist Meldgaard, FOA Connie Uldal Jensen, FOA Svend Jørgensen, 3F Helle Marthinsen, SL Kim Ager, BUPL Mogens Clausen, DLF Lonnie Basnett, DSR Lars Olsen, DS Lisbeth Nørgaard, Kost- og Ernæringsforbundet Karin Sonne, AC Jonna Johnsen Bach, Sikkerhedsrepræsentant Dorthe Høst, Sikkerhedsrepræsentant Øvrige indkaldte Fraværende Bemærkninger

2 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side 2 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af referat Godkendelse af dagsorden Konstituering af HU Budget Kommissorium - Sikkerheds- og sundhedsarbejdet i Syddjurs Kommune MED-uddannelse Personalepolitikker Ledelsesgrundlag Fortolkning af MED-aftalen Indkommet post til Hovedudvalget Orientering fra ledelsesrepræsentanterne Orientering fra medarbejderrepræsentanterne

3 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side 3 1. Godkendelse af referat Sagsnr.: 07/18059 Åben sag Sagen afgøres i: Fraværende: Bilag:

4 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side 4 2. Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: 07/18069 Åben sag Sagen afgøres i: Fraværende: Bilag:

5 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side 5 3. Konstituering af HU Sagsnr.: 07/16293 Åben sag Sagen afgøres i: Fraværende: Bilag: Sagsfremstilling På HU s første møde skal der foretages en konstituering. Formand: Kommunaldirektøren Næstformand: Vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne Sekretær: Hovedudvalget vælger i fællesskab en sekretær. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at HU konstituerer sig med formand, næstformand, samt at der vælges en sekretær. Beslutning i Hovedudvalget (HU) den Udsat til næste møde.

6 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side 6 4. Budget Sagsnr.: 07/16204 Åben sag Sagen afgøres i: Fraværende: Bilag: Sagsfremstilling Der foreslås nedsat dialogfora inden for følgende områder Miljø, natur og teknik Plan, udvikling og kultur Institutioner, skole og pasning Sundhed, ældre og social Rådhusadministrationen Direktøren er formand og en medarbejderrepræsentant fra HU er næstformand. Medlemmerne af et dialogforum skal være medlem af et MED-udvalg og ved sammensætningen skal det tilstræbes, at alle faggrupper repræsenteres. Der holdes møde for dialogforaene den 20. august 2007 kl på Fuglsøcenteret Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at sammensætningen af dialogfora drøftes og besluttes.

7 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side 7 5. Kommissorium - Sikkerheds- og sundhedsarbejdet i Syddjurs Kommune Sagsnr.: 07/18688 Åben sag Sagen afgøres i: Fraværende: Bilag: - Åben: Kommisorium for sikkerheds- og sundhedsarbejdet i Syddjurs Kommune Sagsfremstilling For dels at sætte formelle rammer for sikkerheds- og sundhedsarbejdet, dels definere roller og opgaver for sikkerhedslederen og arbejdsmiljøkonsulenten fremsendes kommissorium for sikkerheds- og sundhedsarbejdet i Syddjurs Kommune. Bilag Forslag til kommissorium vedlagt. Indstilling Direktøren for Økonomi indstiller: at kommissoriet godkendes at kommissoriet videresendes til Hovedudvalget til orientering Beslutning i Direktionen den Kommissoriet godkendt med den tilføjelse at der under sikkerhedslederens opgaver, punkt 3, der lyder sikre en velfungerende sikkerhedsorganisation tilføjes herunder sikre tværgående koordinering mellem arbejdsskadeforsikringsområdet og sundhedsområdet. Der tilføjes til punkt under begge funktioner Igangsætte funktioner der nedbringer sygefravær/arbejdsskader Indstilling: Fremsendes til Hovedudvalget til orientering.

8 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side 8 6. MED-uddannelse Sagsnr.: 07/16271 Åben sag Sagen afgøres i: Fraværende: Bilag: - Åben: Tilbud om temadag for kommunens MED- og SU-udvalg.pdf - Åben: MED-uddannelse - Oplæg til MEDundervisning Sagsfremstilling De centrale parter har aftalt et uddannelsesforløb på op til frem dage for medlemmer og Hoved- og MED- udvalg. Den enkelte kommune har mulighed for at lave sin egen uddannelse. I den forbindelse har KL og KTO udsendt et tilbud om afholdelses af temadag for kommunens MED organisation I forbindelse med udarbejdelse af MED-aftalen for Syddjurs Kommune blev der udarbejdet en skitse til en intern MED-uddannelse for Syddjurs Kommune. Det foreslås, at HU nedsætter en arbejdsgruppe, der udarbejde et endeligt forslag MED-uddannelse. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at HU nedsætter en arbejdsgruppe der udarbejder forslag til en intern MED-uddannelse i Syddjurs Kommune Beslutning i Hovedudvalget (HU) den Der blev nedsat en arbejdsgruppe med udgangspunkt i den foreliggende skitse fra forhandlingsudvalget og henvendelsen fra KL m.fl. om en temadag. Forslag fremlægges på næste møde. Arbejdsgruppen består af 4 medlemmer fra Hovedudvalget: Jørgen Jørgensen, Uffe N. Thomsen, Mogens Clausen og Helle Marthinsen samt Lars Bunde Ubbesen, Personale- og HR-afdelingen. Supplerende Sagsfremstilling Arbejdsgruppen har udarbejdet vedlagte forslag. Der foreslås to forskellige forløb. Dels et fusionsforløb for alle MED-repræsentanter og dels et forløb for den fremtidige MED-uddannelse. Indstilling: Personale- og HR-chefen indstiller til drøftelse og beslutning.

9 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side 9 7. Personalepolitikker Sagsnr.: 06/615 Åben sag Sagen afgøres i: Fraværende: Bilag: Sagsfremstilling Punktet behandles af Direktionen på møde den 20. juni 2007 og fremsendes derefter.

10 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side Ledelsesgrundlag Sagsnr.: 07/20244 Åben sag Sagen afgøres i: Fraværende: Bilag: - Åben: Pjece ledelsesgrundlag Sagsfremstilling Direktionen har i forbindelse med deltagelse i et KL-projekt "Ledelses i fællesskab", hvor fokus var på ledelsesudfordringen i de nye kommuner efter kommunalreformen, udarbejdet et fælles ledelsesgrundlag for Syddjurs Kommune. Formålet med at udforme et ledelsesgrundlag for Syddjurs Kommune er at skabe et fælles billede af rammerne for ledelse i Syddjurs Kommune og tydeliggøre, hvad borgere, virksomheder, politikere og medarbejdere forventer af lederne i Syddjurs Kommune. Ledelsesgrundlaget for Syddjurs Kommune skal være vandmærket for det udviklende og resultatskabende ledelsesmiljø, der sikrer, at direktion, chefer og ledere arbejder i samme retning. skal være pejlemærket i dagligdagen for god ledelse og et afsæt for en udviklende debat og ledelseskulturen overalt i kommunen. tager sit udgangspunkt i den politisk vedtagne vision for Syddjurs Kommune, samt den politisk vedtagne administrative struktur og organisation samt det vedtagne aftalestyringsprincip. Ledelsesgrundlaget er blevet udarbejdet af Direktionen og forelagt i en tidlig version for aftaleholdere (virksomhedsledere og afdelingschefer i Syddjurs Kommune) på et fælles ledermøde i januar Ledelsesgrundlaget indeholder: Uddrag af visionen for Syddjurs kommune Værdigrundlaget for Syddjurs Kommune Organisationsplanen Aftalestyringskonceptet Lederprofil for Syddjurs Kommune Direktionens rolle Arbejdet med at forankre værdigrundlag og ledelsesgrundlag vil være blandt de fælles overordnede mål i de forskellige aftaler der indgås med de kommunale virksomheder i Indstilling Kommunaldirektøren indstiller ledelsesgrundlaget til drøftelse og efterretning.

11 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side Fortolkning af MED-aftalen Sagsnr.: 07/782 Åben sag Sagen afgøres i: Fraværende: Bilag: Hovedudvalget (HU) Sagsfremstilling Lokalaftalens bestemmelser i MED-aftalens bilag 4 om afsættelse af tid til tillids- og sikkerhedsrepræsentanternes arbejde giver anledning til fortolkningsproblemer. Indstilling Personale- og HR-afdelingen indstiller, at det drøftes, om HU kan fremme, at der indgås tilfredsstillende vilkår på arbejdspladserne.

12 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side Indkommet post til Hovedudvalget Sagsnr.: 07/16200 Åben sag Sagen afgøres i: Fraværende: Bilag: - Åben: Indbydelse til konference for samtlige medarbejderrepræsentanter i kommunernes MED/SU-hovedudvalg, den 14. august 2007

13 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side Orientering fra ledelsesrepræsentanterne Sagsnr.: 07/16197 Åben sag Sagen afgøres i: Fraværende: Bilag:

14 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side Orientering fra medarbejderrepræsentanterne Sagsnr.: Åben sag Sagen afgøres i: Fraværende: Bilag: 07/16198

15 Åben dagsorden for Hovedudvalget (HU) 26. juni kl. 10:00 Side 15 Underskriftsside Nich Bendtsen, formand Connie Uldal Jensen, FOA Poul Møller, Direktør Svend Jørgensen, 3F Jørgen Jørgensen, Personale- og HR-chef Helle Marthinsen, SL Jytte Dalgaard, Familiechef Kim Ager, BUPL Christian Haubuf, Institutionsleder Mogens Clausen, DLF Helle Mønster, Skoleleder Lonnie Basnett, DSR Axel Hempel Andersen, Driftsleder Lars Olsen, DS Uffe Neimann Thomsen, Forstander Lisbeth Nørgaard, Kost- og Ernæringsforbundet Jette Skriver Eriksen, Teamleder Rosengården Karin Sonne, AC Allan Frederiksen, HK Jonna Johnsen Bach, Sikkerhedsrepræsentant Birte Westergaard, HK Dorthe Høst, Sikkerhedsrepræsentant Lene Kvist Meldgaard, FOA

16 Personale- og HR-afdelingen Den 14. juni 2007 Sag nr. 07 / Kommissorium for sikkerheds- og sundhedsarbejdet i Syddjurs Kommune MED-aftalens 17 stk. 1 lyder således: Syddjurs Kommune vil være kendt for at være en god, sund, attraktiv og udviklende arbejdsplads hvor antallet af arbejdsskader, arbejdsbetinget stress og fravær holdes nede på et absolut minimum. Det betyder at: Sikkerheds- og sundhedsarbejdet har fuld opbakning fra ledelsen og inddrages naturligt i kommunens beslutningsprocesser Der bliver arbejdet for at forebygge ikke for at reparere Kommunen sætter sig konkrete mål - både på kort og på lang sigt Kommunen udarbejder jævnlige opgørelser, der viser, om målene er nået Kommunen evaluerer sin indsats, herunder om de anvendte metoder er effektive, om organisationen fungerer og om ressourcerne anvendes de rigtige steder. Det daglige arbejde varetages af sikkerhedsgrupperne, den daglige leder af sikkerhedsarbejdet (sikkerhedsleder) samt arbejdsmiljøkonsulenten. Sikkerhedslederens primære opgaver Sørge for at Hovedudvalget informeres og at Hovedudvalgets beslutninger føres ud i livet. Deltage i relevante dele af Hovedudvalgets møder (uden stemmeret). Sikre en velfungerende sikkerhedsorganisation, herunder sikre tværgående koordinering mellem arbejdsskadeforsikringsområdet og sundhedsområdet Inspirator og overordnet leder af sikkerhedsgrupperne Sikre overblik og skabe systematik Skabe resultater gennem samarbejde og vidensdeling Virke som bindeled og koordinator til eksterne arbejdsmiljøkonsulenter og andre eksterne samarbejdspartnere Tage initiativ til at søge eksterne midler til iværksættelse af udviklingsprojekter og opfølgning af disse indenfor arbejdsmiljøområdet Sikre bedst udnyttelse af det fastlagte økonomiske råderum Igangsætte funktioner, der nedbringer sygefravær/arbejdsskader Arbejdsmiljøkonsulentens primære opgaver Planlægge og koordinere arbejdsmiljøindsatsen i tæt samarbejde med sikkerhedslederen og kommunens sikkerhedsgrupper Lede projekter ved udvikling af arbejdsmiljøplaner i henhold til overordnede politikker og retningslinjer Implementere den nye arbejdsmiljøreform Udarbejde årlige miljøredegørelser og evaluering af arbejdsmiljøplaner Udarbejde arbejdsmiljøregnskaber og statistikker til brug for sikkerhedsorganisationen Samarbejde med Arbejdstilsynet og BST / eksterne arbejdsmiljørådgivere Afholde temamøder om arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed Koordinere uddannelsesaktiviteter Igangsætte funktioner, der nedbringer sygefravær/arbejdsskader Reference Arbejdsmiljøkonsulenten er ansat i Personale- og HR-afdelingens HR-team. Den daglige leder af sikkerhedsarbejdet har faglig reference til Personale- og HR-chefen.

17 Personale- og HR-afdelingen 12. juni 2007 J.nr. 07/16271 Oplæg til MED-undervisningen i Syddjurs Kommune At skabe mening for medarbejderne At skabe mening for medarbejderne er et centralt udsagn i vores opgaveløsning og selvforståelse af Syddjurs Kommune som værdibaseret ledet virksomhed. Derfor bør det også være et centralt udgangspunkt i vores udvikling af MEDuddannelsen. I MED-aftalens ånd arbejder ledere og medarbejdere derfor sammen for at fremme opgaveløsningen på bedst tænkelige måde gennem samarbejde, åbenhed og i god dialog. Ovenstående er det holdningsmæssige udgangspunkt i dette forslag til et kompetenceudviklingsforløb for MED-repræsentanter i den nye Syddjurs Kommune, som også understøttes af den nye MED-aftale. Formål med MED-uddannelsen i følge MED-aftalen De centrale parter har aftalt et uddannelsesforløb på op til 5 dage for MED-repræsentanter i forbindelse med indgåelsen af MED-aftalen. Det overordnede formål for uddannelsen inden for det kommunale medindflydelses og medbestemmelsessystem er: - at kvalificere ledelses- og medarbejderrepræsentanter til at indgå i et samarbejde om de samlede opgaver i medindflydelses- og medbestemmelsessystemet, dvs. opgaver vedrørende arbejds-, personale-, og arbejdsmiljøforhold på arbejdspladsen, i institutionen og i (amts)kommunen generelt, - at medvirke til, at disse forhold løses i et helhedsperspektiv, - at skabe en erkendelse hos deltagerne af, at samarbejde er af væsentlig betydning for såvel udvikling af kvalitet og service i kommunen som for personalepolitikken og for medarbejdernes udviklingsmuligheder og trivsel og - at medvirke til, at samarbejdet kan udføres i praksis under hensyntagen til de særlige politiske vilkår, som kendetegner arbejdet i det kommunale system, herunder at give deltagerne kendskab til det formelle grundlag for samarbejdet. (MED-håndbogen 2005). Det foreslås, at Syddjurs Kommune målretter sit MED-uddannelsesforløb, dels i forhold til fusionsprocessen, dels i forhold til konkret tilpassede tilbud indenfor MED-uddannelserne, som MED-repræsentanter forventes at deltage i, hvor der skelnes mellem om man er NY MED-repræsentant eller man er MED-repræsentant med erfaringer og uddannelse fra de gamle kommuner indenfor SU-systemet eller MED-systemet Der er således lagt op til et forslag til kommende MED-uddannelser i Syddjurs Kommune som består af to faser. Fase 1: Fusionsforløb for alle MED-repræsentanter i efteråret/ foråret 2007/

18 Personale- og HR-afdelingen 12. juni 2007 J.nr. 07/16271 over 2 dage er obligatorisk for alle Fase 2: Fremtidige MED-uddannelser - MED-grund-uddannelse over 2 dage er for NYE MED-repræsentanter. - Arbejdsmiljø-uddannelse over 2 dage er for alle MED-repræsentanter (Skal ses som en erstatning for det obligatoriske MIB-modul beskrevet i Rammeaftalen ) - Obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse i henhold til arbejdsmiljølovgivningen over 5 dage for sikkerhedsrepræsentanter og arbejdsledere i sikkerhedsorganisationen - Klippekort-moduler, hvori hovedudvalget beslutter et evt. fællestema for hele MED-organisationen vil være for alle. - Decentrale kursusforløb, hvor en enkelte arbejdsplads har et særligt behov indenfor personale-og arbejdsmiljøområdet, aftales lokalt. Nedenfor er de to faser nærmere beskrevet og i bilag 1 og 2 findes skitser til programmer for henholdsvis fusionsforløbet i 2007/ 2008 for alle MED-repræsentanter og skitse til program for den fremtidige ordinære og obligatoriske MED-uddannelse ( grunduddannelsen ) for alle NYE MEDrepræsentanter, Hvad angår den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse findes der et obligatorisk uddannelsesprogram for de 5 dage kurset varer. Det er ikke gengivet her. Fase 1: Fusionsforløb for alle MED-repræsentanter i 2007 I 2007/2008 gennemføres et fælles fusionsforløb for alle MED-repræsentanter på 2 dage, der giver hele MED-organisationen en fælles forståelsesramme for fusionsprocessen og for at arbejde i den nye kommunale organisation. Der skal arbejdes med den nye MED-aftale, med samarbejde, med kommunikation og med arbejdsmiljø på den ene side, og på den anden side får alle MED-repræsentanterne en bredere introduktion til Syddjurs Kommunes organiserings- og ledelsesform. Disse to sider vil blive givet i et samlet uddannelsesforløb som den nødvendige forudsætning for at lære hinanden at kende og derved fremme fusionsprocessen, for at skabe et fælles sprog og forståelse for de forandringer ledelsesvilkårene indebærer for MED-repræsentanten i Syddjurs Kommune. Mål for fusionsprojektet Målet med fusionsforløbet er at opkvalificere MED-repræsentanten til at være/blive: - den professionelle deltager i udmøntning af visioner og handleplaner. 2

19 Personale- og HR-afdelingen 12. juni 2007 J.nr. 07/ den professionelle deltager i den daglige kommunikation om ledelsesarbejdet i MED-aftalens ånd med vægt på, hvordan der kan arbejdes i en værdibaseret organisation set fra såvel et medarbejderperspektiv som et ledlelsesperspektiv Med andre ord skal der i forløbet opbygges en fælles viden om og forståelse for hvad fusions-og ledelsesvilkårene i Syddjurs Kommune indebærer for MED-repræsentanten og MEDarbejdet med henblik på den enkelte MED-repræsentant i et samarbejde med MED-organisationen bliver kvalificeret til at kunne matche de krav arbejdspladsen og medarbejderne stilles overfor. Målet for fusionsforløbet er endvidere: - at MEDrepræsentanterne får undersøgt og fremmet deres forståelse for hvad det vil sige at arbejde i en værdibaseret politisk styret organisation. -, at MED-repræsentanterne får en viden om de valgte ledelses- og styringsmodeller som instrumenter til at opfylde byrådets forventninger til effektivitet, kvalitet i ydelserne, bæredygtighed og brugerinddragelse. - at MED-repræsentanterne får indsigt i samt drøftet forventningerne til den fremtidige rolle som MED-repræsentant. I uddannelsen vil der bl.a. blive arbejdet med: - Syddjurs Kommunes organisation - værdibaseret ledelse og ledelsesgrundlaget - aftalestyring - MED-aftale og MED-struktur herunder formålet med den nye aftale, medindflydelse og medbestemmelse - sikkerheds-og sundhedsarbejdet, arbejdsmiljøpolitik og koblingen mellem aftalestof og lovstof - personalepolitikker - det formaliserede samtalesystem Målgruppe Anslået ca.??? ledere og MED-repræsentanter. Pt. er der ikke fuldt overblik over det nøjagtige antal. Alle MED-repræsentanter skal deltage. Det foreslås, at også de sikkerhedsrepræsentanter som ikke får sæde i et MED-udvalg deltager sammen med arbejdspladsens MED-udvalg, så alle får en fælles forståelse for fusionsprocessen. En del mindre arbejdspladser har sandsynligvis valgt at have personalemøder med MED-status. For disse arbejdspladser foreslås det at lederen deltager sammen med sikkerhedsrepræsentanten og mindst en tillidsrepræsentant (eller valgt medarbejderrepræsentant ). Det foreslås også, at der udover rammeaftalens bestemmelser om at suppleanter ikke behøver MEDuddannelse, alligevel tages hånd om at opkvalificere suppleanterne med den samme 2- dages MED- 3

20 Personale- og HR-afdelingen 12. juni 2007 J.nr. 07/16271 uddannelse, da suppleanter i realiteten aldrig kan vide, hvornår de bliver indkaldt til at medvirke i MEDarbejdet på lige fod med øvrige MED-repræsentanter. Strategi for fusionsprojektet i 2007 Holdopbygningen tager sit udgangspunkt i, at to eller flere MED-udvalg sættes sammen. Undervisningen forestås af de lokale uddannede MED-undervisere ( Syddjurs Kommune har to ) sammen med undervisere fra PUF ( Parternes Uddannelses Fællesskab ). Det tilstræbes at lave forløb hvor to undervisere har et storhold hvoraf den ene underviser er lokal forankret. En del af undervisningen designes som processer, hvor deltagerne arbejder med cases eller eksempler fra egen organisation, og hvor underviserens rolle er at fungere som proceskonsulent som en flue på væggen, der kan give feedback i en åben refleksion over, hvad han/hun ser i en case. Andre dele af undervisningen vil være mere traditionel, men stadig være i en samtaleform, hvor der f.eks lægges op til spørgsmålet: Og hvad betyder det så for jer? Den lokale MED-underviser afholder individuelle møder med de respektive MED-udvalgs formænd/næstformænd om specielle ønsker til et selvvalgt tema/problemstilling i dag 2 s program. Ved at blande MED-udvalgene opnår vi den effekt, at deltagerne får lejlighed til at spejle sig i hinandens måde at tilrettelægge samarbejdet på. At se forskellige perspektiver kan skabe en helhedsforståelse. Der bliver tale om en medinddragende og deltagerstyret undervisning vekslende mellem plenum og gruppearbejde. Det foreslås, at en direktør byder velkommen på kurset og præsentere ledelsesgrundlaget og værdigrundlaget Hovedudvalget Hovedudvalget afvikler et 2-dages internatkursus som optakt til fusionsforløbet. De lokale MED-udvalg/personalemøder med MED-status Der anslås, at der skal oprettes hold á 24 deltagere. MED-udvalgene uddannes i kursusforløb bestående á mindst 2 MED-udvalg sammen. MEDudvalgene blandes på tværs af områderne. Med hensyn til de MED-repræsentanter, der har deres virke i personalemøder med MED-status er der en overvejelse mht. om de skal danne hold for sig selv, eller om de skal indgå i uddannelsesforløb sammen med hele MED-udvalg. 4

21 Personale- og HR-afdelingen 12. juni 2007 J.nr. 07/16271 Eksempel 1: 2 MEDudvalg som tilsammen udgør 15 deltagere suppleres med 9 MED-repræsentanter fra 3 forskellige institutioner som virker i personalemøder med MED-status. Eksempel 2: Undervisningshold på 24, der består udelukkende af MED- repræsentanter som virker i personalemøder med MED-status. Den grundlæggende idé er at skabe en fælles forståelsesramme og synergieffekt på tværs af områderne ved at se på MED-aftalens muligheder og den nye kommunes organiserings- og ledelsesform med henblik på at udvide og udvikle samarbejdet om personale- og arbejdsmiljøforhold på tværs af fagområder og dermed også lære af hinandens erfaringer. Det er hensigtsmæssigt at give mulighed for at forholde sig til andre organisationskulturers måde at samarbejde på og derved bryde barrierer mellem fagområderne. Tidsramme 2.halvår 2007 og 1. halvår 2008 Der afsættes 2 sammenhængende undervisningsdage til fusionsforløbet, Kl Fase 2: Fremtidige MED-uddannelser I disse uddannelsesforløb kvalificerer MED-repræsentanterne (dvs. såvel ledere som medarbejderrepræsentanterne) sig til at arbejde gennem MED-systemet, lære om ledelse gennem MED-systemet, om kommunikationsveje, om samarbejdet og arbejdsmiljøet. MED-uddannelserne hører til en standardpakke som udbydes efter behov af personaleog HR-afdelingen. Fremtidige MED-uddannelser for nye MED-repræsentanter omfatter følgende elementer: a. MED-grund-uddannelse over 2 dage b. En arbejdsmiljø-uddannelse over 2 dage for alle MED-repræsentanter c. Obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse i henhold til arbejdsmiljølovgivningen over 5 dage for sikkerhedsrepræsentanter og arbejdsledere i sikkerhedsorganisationen d. Klippekort-moduler, hvori hovedudvalget beslutter om evt. fællestema for hele MED-organisationen ved årlig drøftelse af en kompetenceudviklingsplan e. Decentrale kursusforløb på den enkelte arbejdsplads indenfor personale- og arbejdsmiljøområdet. Aftales lokalt. MED-grund-uddannelsen Nyvalgte MED-repræsentanter, der ikke tidligere har deltaget i den grundlæggende MEDgrunduddannelse, hvor der alene er fokus på MED-aftalen har ifl. Rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse krav på at deltage i et særligt uddannelsesforløb, hvor de får en basisviden om at samarbejde i MED-aftalens ånd, om det daglige arbejde i et MED-udvalg med arbejds-, personale-, 5

22 Personale- og HR-afdelingen 12. juni 2007 J.nr. 07/16271 samarbejds- og arbejdsmiljøopgaver, med kommunikation og information osv. Det er obligatorisk for alle nyvalgte MED-repræsentanter at deltage i.. Arbejdsmiljøuddannelse af alle MED-repræsentanter ( Erstatter MIB jf. rammeaftalen ) Formålet med arbejdsmiljøkurset er, at alle MED-lemmer udover sikkerhedsrepræsentant og arbejdsleder i MED-udvalget/personalemødet med MED-status får: - en grundlæggende viden om de arbejdsmiljøopgaver, der påhviler udvalget. - en grundlæggende viden om lov- og øvrigt regelgrundlag for arbejdsmiljøarbejdet. - viden om og anvendelse af problemløsningsmetoder inden for arbejdsmiljøområdet. - arbejdet med en virksomhedsaftale og arbejdsmiljøretningslinjerne inden for MED-udvalgets område. - kommunikation Sikkerhedsrepræsentant og arbejdsleder kan betragte sig som eksperter i arbejdsmiljøarbejdet, men deltager, hvis kurset afvikles for de enkelte MED-udvalg. Dette kursusforløb erstatter ikke den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse som alle i sikkerhedsrepræsantanter og arbejdsledere skal have gennemført senest 8 måneder efter at de er valgt til funktionen. Klippekortmoduler I mellem parterne er aftalt, at der afsættes 2 dage pr. år i 2., 3. og 4. funktionsår til supplerende uddannelse de såkaldte klippekort-moduler. Formålet med (klippekort-modulerne) er, at MED-repræsentanterne får - opdateret deres viden om den kommunale sektors aktuelle og fremtidige vilkår og muligheder for at udøve sin virksomhed i praksis, - viden om konkrete arbejdsmiljøaktiviteter og forhold. - metoder til aktiviteter, der kan fremme samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationernes funktioner i kommunen, og - inspiration til gennemførelse og opfølgning af medindflydelses- og medbestemmelsessystemets konstruktive udvikling. Det foreslås, at hovedudvalget aftaler, hvordan klippekort-modulet kan anvendes i forbindelse med den årlige drøftelse af en kompetenceudviklingsplan for MED-repræsentanter. Den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse Arbejdsmiljøuddannelsen er den lovpligtige uddannelse til arbejdsledere og sikkerhedsrepræsentanter i sikkerhedsgrupperne og MED-udvalg i kommuner og amter. Uddannelsen er godkendt af Arbejdstilsynet. 6

23 Personale- og HR-afdelingen 12. juni 2007 J.nr. 07/16271 Formålet med arbejdsmiljøuddannelsen er at give deltagerne redskaber til at få sikkerheds- og sundhedsarbejdet til at fungere i den komplekse kommunale dagligdag og til at påvirke hele organisationen til at skabe et godt arbejdsmiljø. Deltagerne skal efterfølgende kunne bidrage til at forebygge ulykker og medvirke til at forhindre fysiske og psykiske skader. I undervisningen bliver der lagt vægt på konkret problemløsning fx med risiko- og arbejdspladsvurderinger. Deltagerne beskæftiger sig med konkrete forhold fx psykisk arbejdsmiljø, arbejdsbetinget stress, tekniske hjælpemidler, stoffer og materialer. Det første 5 dages kursus i Syddjurs regi er afviklet i april og maj måned på Rønde Vandrehjem med 18 deltagere. Næste kursus afvikles til efteråret. For at kursusøkonomien kan hænge sammen skal der være mindst 15 deltager på et hold. Derfor er det ikke sikkert at Syddjurs Kommune vil kunne opretholde dette uddannelsestilbud. Medunderviserne MED-underviserne skal have følgende faglige kvalifikationer: - Erfaring med projektarbejde og procesforløb, - bredt kendskab til kommunale forhold og Syddjurs Kommune - erfaring med samarbejde mellem forskellige fagområder i en kommunal forvaltning (f.eks. gennem arbejdet som tillidsrepræsentant, SU-medlem eller som leder) og - erfaring i skriftlig og mundtlig formidling. Pædagogiske kvalifikationer: - Erfaring i at undervise og facilitere Økonomisk overslag Der er ikke til dette oplæg udarbejdet et økonomisk overslag. 7

24 Personale- og HR-afdelingen 12. juni 2007 J.nr. 07/16271 Bilag 1 Fusionsforløb for alle MED-repræsentanter i 2007 Skitse til program Dag 1 Formidling af viden om ny organisations-og ledelsesform, samt undersøgelse af hvad det betyder for lederen, den enkelte medarbejder og grupper af medarbejdere Om fusionens udfordringer til arbejdspladserne i forhold til - effektivitet - kvalitet i ydelsen - bæredygtighed - brugerinvolvering - Om forventninger til fusionsprocessen - Eksisterer der myter om leder- og medarbejderroller? - At arbejde med holdnings-/værdibaseret ledelse fordrer særlige forventninger til personligt lederskab. Om de 5 kernekompetencer til god ledelse. - Hvordan går det med at arbejde værdibaseret i det daglige? - Om aftalestyring - Virksomhedsplaner Der lægges op til at den enkelte på forhånd har læst MED-aftalen og gjort sig tanker om de vigtigste spørgsmål, som skal undersøges og afklares på kurset Dag 2 Om MED-aftalen - Kursusdeltagernes forventninger til dagen - Formål og midler i Syddjurs Kommunes MED-aftale - Hvad betyder medindflydelse og medbestemmelse? - Hvordan kan udsagnene i aftalen forstås og hvad betyder det konkret i hverdagen - Hvordan agerer vi indenfor MED-aftalens rammer? - Hvad er aftalestof og hvad er lovgivning i MED-aftalen? - Strukturen i MED-systemet. Hvad betyder det for den enkelte arbejdsplads? - Dialoger mellem alle niveauerne ( især RådhusMED ) - Hvad er Hovedudvalgets opgaver? - Hvilke opgaver har et lokalt MED-udvalg? - Udarbejdelse af retningslinjer og regler. - Arbejdsmiljølovgivning - Hvordan er arbejdsmiljøet organiseret i Syddjurs Kommune, og hvad betyder det for den enkelte medarbejder? - Hvordan holder vi møder? - Evaluering 8

25 Personale- og HR-afdelingen 12. juni 2007 J.nr. 07/16271 Bilag 2 MED-grunduddannelse i Syddjurs Kommune Skitse til 2 dages program Dag 1 Om MED-aftalen - Formål og midler i Syddjurs Kommunes MED-aftale - Hvordan kan udsagnene i aftalen forstås og hvad betyder det konkret i hverdagen - Hvad er aftalestof og hvad er lovgivning i MED-aftalen? - Strukturen i MED-systemet. Hvad betyder det for den enkelte arbejdsplads? - Hvad er hovedudvalgets opgaver? - Hvilke opgaver har et MED-dialogfora - Hvilke opgaver har et lokalt MED-udvalg? - Udarbejdelse af retningslinjer og regler. - Hvad betyder medindflydelse og medbestemmelse? - Hvordan holder vi møder? - MED-udvikling og MED-kultur - Dag 2 Om arbejdsmiljøet - Arbejdsmiljølovgivning - Hvordan er arbejdsmiljøet organiseret i Syddjurs Kommune, og hvad betyder det for den enkelte medarbejder? - Om arbejdspladsvurdering - Om fysisk og psykisk arbejdsmiljø - Om stresshåndtering - Om Arbejdstilsynet og om screening, tilpassede tilsyn mv. - Afrunding og evaluering 9

26

27

28

29 Ledelsesgrundlag Direktionssekretariatet maj 2007 Forord Ved Kommunaldirektør Nich Bendtsen Ledelsesgrundlaget har til formål at skabe et fælles billede af rammerne for ledelse i Syddjurs Kommune og tydeliggøre, hvad borgere, virksomheder, politikere og medarbejdere forventer af lederne i Syddjurs Kommune. Ledelsesgrundlaget er vandmærket for det udviklende og resultatskabende ledelsesmiljø, der sikrer, at direktion, chefer og ledere arbejder i samme retning. Ledelsesgrundlaget skal være pejlemærket i dagligdagen for god ledelse og et afsæt for en udviklende debat og ledelseskulturen overalt i kommunen. Ledelsesgrundlaget tager sit udgangspunkt i den politisk vedtagne vision for Syddjurs Kommune, samt den politisk vedtagne administrative struktur og organisation samt det vedtagne aftalestyringsprincip. Selve ledelsesgrundlaget er blevet udarbejdet af Direktionen og forelagt i en tidlig version for aftaleholdere (virksomhedsledere og afdelingschefer i Syddjurs Kommune) på et fælles ledermøde i januar Arbejdet med at forankre værdigrundlag og ledelsesgrundlag vil være blandt de fælles overordnede mål i de forskellige aftaler der indgås med de kommunale virksomheder i Det er formålet med denne folder at gøre ledelsesgrundlaget kendt og forankret overalt i organisationen. Syddjurs Kommunes vision Syddjurs Kommune er den attraktive ramme for at bo, leve og arbejde midt i den skønne natur tæt på storbyen. Uddrag fra vision for Syddjurs Kommune, se den fulde version på hjemmesiden: Nærdemokrati og kultur Den politiske ledelse arbejder for en levende og velfungerende kommune, med inddragelse af borgerne som et bærende element. Dialog med virksomheder, brugere og borgere skal sikre et fælles ansvar for kommunens og lokalområdernes udvikling i forhold til både service, økonomi og kulturliv. Borgerservice og sundhedsfremme Kommunens servicetilbud til brugere i alle aldre er i konstant udvikling på en måde, så tradition og fornyelse går hånd i hånd - og så sundhedsfremme og forebyggelse er integreret i tilbuddene. En god arbejdsplads. Kommunen er en attraktiv og dynamisk arbejdsplads med et højt fagligt niveau.

30 Ledelsesgrundlag Direktionssekretariatet maj 2007 Vores værdigrundlag Åbenhed det sikrer vi gennem: en aktiv dialog indadtil og udadtil synlighed og klarhed i vores handlinger tydelig kommunikation i alle situationer tilgængelighed Udvikling det opnår vi gennem: evnen til at se nye muligheder nytænkning og innovation omstillingsparathed risikovillighed og mod Respekt det skaber vi gennem: tolerance overfor andre anerkendelse af det enkelte menneske ansvarlighed og loyalitet tillid og troværdighed ordentlighed over for andre Aftalestyring Aftalestyring er den metodiske form, hvorpå ressourcer, processer, resultater og effekter styres i Syddjurs Kommune. Aftalestyring sætter fokus på ledelsens og medarbejdernes mulighed for at nå beskrevne mål gennem et decentralt driftsansvar med større ansvar, kompetence, budgetansvar og dispositionsret. Herigennem opnås en bedre ressourceudnyttelse og en bedre tilpasning til brugeres og virksomhedens behov og ønsker. Øget ansvar og kompetence skaber større motivation, engagement og arbejdsglæde hos medarbejderne. Kvalitet det får vi gennem: helhedsorientering gøre det bedste i situationen faglighed, saglighed og professionalisme læring, refleksion og vidensdeling

31 Ledelsesgrundlag Direktionssekretariatet maj 2007

32 Ledelsesgrundlag Direktionssekretariatet maj 2007 Rollefordeling i aftalestyringen Byrådets rolle: At træffe beslutning om vision og politikker for Syddjurs Kommune for helheden og for de enkelte udvalgsområder Fagudvalgets rolle: At indgå i dialog med direktion og virksomheder om fokusområder og mål og konsekvenserne heraf Indgå aftale med direktøren på området Direktionens rolle: Indgå aftale med virksomheden At sikre, at der foreligger et grundlag for politikernes beslutningstagning omkring vision og mål At sikre, at dialogprocessen i kommunen eksisterer og løbende tilrettes Fagområdets rolle: At medvirke i tilvejebringelsen af et fælles grundlag for virksomhedsplaner, dialogprocessen og evalueringsopgaven Virksomhedernes rolle: At udarbejde en årlig virksomhedsplan Anvender virksomhedsplanen som et ledelsesværktøj, der sikrer målfastsættelse, dialog og evaluering Tilrettelægger og gennemfører dialogprocessen herunder for implementering af de vedtagne værdier i virksomheden Elementer i aftalestyring Aftalestyringen består af: Overordnede aftaler mellem Byråd og direktion Aftalen mellem virksomheden og kommunen Decentrale virksomhedsplaner De regelsæt, der er gældende for alle virksomheder Processen og dialogen Principper for decentral aftalestyring i Syddjurs Kommune: Styrket og fortsat decentralisering Bedre service og mest mulig kvalitet for pengene Øget fokus på motivation og kvalitet i ydelsen Øget fokus på produktivitet og effektivitet Større rum til ledelse, kreativitet og økonomisk tænkning Større frihedsgrader i den enkelte institution under ansvar for de fælles værdier, og konkrete mål, som de udtrykkes i aftaler og virksomhedsplaner. Virksomheder og dermed aftaleparter i Syddjurs Kommune er: alle decentrale enheder (skoler, daginst., ældreområder, bibliotek o.l.) tværgående stabsafdelinger driftsområder i administrationen Virksomhederne er enheder i organisationen, der har selvstændig ledelse med kompetence over faglighed, økonomi, personale og administration

33 Ledelsesgrundlag Direktionssekretariatet maj 2007 Vores lederprofil Lederne fungerer sammen med medarbejderne som kommunens ansigt udadtil. Lederne skal fungere som ambassadører for Syddjurs Kommunes vision, værdier og holdninger og skal i det daglige ledelsesarbejde fungere som det gode eksempel Ledelse og kvaliteten i ledelsesarbejdet i den kommunale organisation tager udgangspunkt i: Det todelte lederskab, o Lederen er ansvarlig for ledelse af egen virksomhed samt at bidrage med mulige løsninger til ledelse af helheden gennem samarbejde med kollegaer på tværs af den kommunale organisation Værdigrundlaget o Lederen oversætter værdigrundlaget til det daglige arbejde i egen virksomhed og efterlever det i egen adfærd Visioner og mål o Lederen anvender aftalestyringsmodellen til at sikre, at de politiske, administrative og lovgivningsmæssige visioner, mål og strategier implementeres i egen virksomhed samt at der udarbejdes vision, mål og strategier for egen virksomhed med en ambition om at nå frem til de bedste løsninger Decentralt lederskab o Lederen uddelegerer i videst muligt omfang ansvar og kompetence ved anvendelse af en åben og dialogbaseret lederstil Den gode arbejdsplads o Lederen skaber rammer for udvikling af et godt arbejdsmiljø og den enkelte medarbejders mulighed for udvikling af egne kompetencer Økonomi og effekt o Lederen udviser økonomisk ansvarlighed og dokumenterer effekten af virksomhedens arbejde Ledelsesnetværk o Lederen deltager i tværgående ledernetværk med det formål at styrke og udvikle det personlige lederskab og sætte fokus på det tværgående ledelsesarbejde Direktions rolle Direktionen har fokus på helheds- og teamtænkning Direktionen fastlægger den overordnede strategiske udvikling Direktionen arbejder med mål, evaluering, økonomi, planlægning, prioritering, borgerservice, kompetenceudvikling og dialog Direktionen fastlægger etiske spilleregler for arbejdet i direktionen Hver direktør tildeles ansvar for et driftsområde og en tværgående funktion Kommunaldirektøren er formand for direktionen og varetager de overordnede udviklingsmæssige opgaver, herunder erhvervturisme, regional udvikling og kommunale samarbejder.

34 Ledelsesgrundlag Direktionssekretariatet maj 2007

35 Fra: Henny Maja Gregersen Sendt: 11. juni :08 Til: Århus; Albertslund; Allerød; Assens; Ballerup; Billund; Bornholms Regionskommune; Brøndby; Brønderslev-Dronninglund; Dragør; Egedal; Esbjerg; Fanø; Favrskov; Faxe; Fredensborg; Fredericia; Frederiksberg; Frederikshavn; Frederikssund; Frederiksværk-Hundested; Furesø; Faaborg-Midtfyn; Gentofte; Gladsaxe; Glostrup; Greve; Gribskov; Guldborgsund; Haderslev; Hedensted; Helsingør; Herlev; Herning; Hillerød; Hjørring; Holbæk; Holstebro; Horsens; Hvidovre; Høje-Taastrup; Hørsholm; Ikast-Brande; Ishøj; Jammerbugt; Kalundborg; Kerteminde; Kolding; København; Køge; Langeland; Lejre; Lemvig; Lolland; Lyngby-Taarbæk; Læsø; Mariagerfjord; Middelfart; Morsø; Norddjurs; Nordfyn; Nyborg; Næstved; Odder; Odense; Odsherred; Randers; Rebild; Ringkjøbing-Skjern; Ringsted; Roskilde; Rudersdal; Rødovre; Samsø; Silkeborg; Skanderborg; Skive; Slagelse; Solrød; Sorø; Stevns; Struer; Svendborg; syddjurs; Sønderborg; Thisted; Tønder; Tårnby; Vallensbæk; Varde; Vejen; Vejle; Vesthimmerland; Viborg; Vordingborg; Ærø; Aabenraa; Aalborg Emne: Indbydelse til konference for samtlige medarbejderrepræsentanter i kommunernes MED/SUhovedudvalg, den 14. august 2007 Til HR/personaleafdelingen send venligst videre. Indbydelse til konference for samtlige medarbejderrepræsentanter i kommunernes MED/SU-hovedudvalg Kære medarbejderrepræsentant! FTF og DKK vil gerne indbyde dig til en konference for medarbejderrepræsentanter i MED/SUhovedudvalg (det øverste medindflydelsesorgan ). Tirsdag den 14. august 2007, kl Odense Congress Center Ørbækvej Odense SØ Kørselsvejledning: Formålet med konferencen er, præsentere de rammer, der netop nu lægges for regioner og kommunerne via økonomiaftale, kvalitetsreform og tre-partsforhandlinger, og drøfte faglige strategier for den lokale implementering af de politiske hensigter. Konferencen vil give konkrete bidrag til det arbejde, der fortsætter i SU/MED-systemet frem mod budgettet for Konferencen henvender sig kun til medarbejderrepræsentanterne i de kommunale hovedudvalg. Der er mulighed for deltagelse af lokale og centrale organisationsrepræsentanter fra DKK og FTF DKK og FTF har desværre ikke mulighed for at gennemføre konferencen uden deltagerbetaling. Deltagelsen i konference koster derfor 600 kr. Bemærk ved tilmeldingen, at du skal angive, hvem der skal betale for din deltagelse (din faglige organisation, din kommune el. andre). Du skal derudover søge om tjenestefri uden løntræk, idet DKK og FTF heller ikke har mulighed for at dække et løntab. Repræsentanter fra AC kan deltage for en pris af kr. Tilmelding på under konferencer: NB: Tilmeldingsfristen er DEN 1. AUGUST Foreløbigt program

36 Registrering og morgenkaffe Velkomst Udfordringen til de kommunale arbejdspladser med kvalitetsreform og trepartsaftale. v. Indenrigs- og sundhedsminister Lars Løkke Rasmussen Hvordan ser regeringen på virkeliggørelsen af forårets arbejde med kvalitetsreform og trepartsaftalen? Hvordan kan hovedudvalgene medvirke til at sikre attraktive arbejdspladser med motiverede medarbejdere og gode arbejdsvilkår? Hvordan er økonomiaftalen tilpasset de nye udfordringer? Hovedudvalgenes opgaver Vilkår og udfordringer med budgetter, opfølgning på kvalitetsreformen og det fortsatte arbejde med udviklingen af de enkelte kommuner? Hvilke opgaver har hovedudvalgene, og hvordan skal de løses? v. Formand for kommunaldirektørforeningen, Kommunaldirektør Niels Christian Birch, Næstved kommune Pause Initiativer fra DKK og FTF? Opfølgning på kvalitetsreform, trepartsforhandlinger m.m. Hvordan skal vi (sam)arbejde i hovedudvalgene? Hvordan skal hovedorganisationer og forbund hjælpe de lokale hovedudvalg med opgaverne? Dialog med formanden for DKK, Dennis Kristensen og formanden for FTF, Bente Sorgenfrey Frokost Initiativer i Hovedudvalgene? 4-6 workshops vil blive tilrettelagt når trepartsaftalen m.v. er kendt. Erfaringsudveksling og inspiration i forhold til de aktuelle arbejdsopgaver i hovedudvalgene Pause Hvor er MED/SU når verden forandrer sig? Refleksioner om videnssamfundet, organisationsudvikling, ledelse og medarbejderinddragelse. v. Professor i organisations- og ledelsesteori Steen Hildebrandt, Handelshøjskolen i Århus Afslutning