Boligselskabet Hjem Forretningsgang for B-ordning Supplement til afdelingens vedligeholdelsesreglement

Transkript

1 Boligselskabet Hjem Forretningsgang for B-ordning Supplement til afdelingens vedligeholdelsesreglement Side 1 af

2 Generelt Med virkning fra den 1. december 2010 erstatter denne forretnings- gang eventuelle tidligere gældende reglementer. Reglernes ikrafttrædelse Ændring af lejekontrakten Beboerklagenævn Denne forretningsgang gælder uanset eventuelle modstående kontraktbestemmelser, og træder i stedet for eller supplerer de bestemmelser om vedligeholdelse og istandsættelse, der står i lejekontrakten. Uenighed om henholdsvis afdelingens og beboerens opfyldelse af pligten til at vedligeholde og istandsætte boligen kan af hver af parterne indbringes for beboerklagenævnet. Overtagelse af boligen ved indflytning Boligens stand 1. Boligen stilles ved lejemålets begyndelse til rådighed i god og forsvarlig stand. Boligen kan ikke påregnes at være nyistandsat. Hvor der efter afdelingens skøn er behov for det, vil træværk og inventar blive istandsat. Dette sker efter indflytningen. 2. Grundlaget for bedømmelsen af boligens stand er baseret på afdelingens vedligeholdelsesreglement. Indflytningssyn 3. I tilknytning til lejemålets begyndelse foretages et indflytningssyn, hvor det konstateres, om boligens vedligeholdelsesstandard er for denne type bolig. Tilflytter indkaldes til synet. 4. Afdelingsbestyrelsens deltagelse i indflytningssynet En repræsentant for afdelingsbestyrelsen kan deltage i synet som observatør. Side 2 af

3 Indflytningsrapport 5. Varmemesteren udarbejder en indflytningsrapport, hvor eventuelle bemærkninger om boligens stand påføres. Kopi af indflytningsrapporten udleveres til tilflytter ved synet, eller fremsendes til tilflytter såfremt denne ikke er tilstede ved synet eller ikke vil kvittere for modtagelsen af kopi af rapporten. Samtidig med indflytningssynet udleverer varmemesteren også en fejl- og mangelliste til tilflytteren. Fejl- og mangelliste 6. Hvis tilflytteren ved overtagelsen konstaterer fejl, skader og mangler, der ikke er medtaget i indflytningsrapporten, skal tilflytter notere dette i fejl- og mangellisten, og aflevere denne til varmemesteren senest 2 uger efter lejemålets begyndelse. Varmemesteren kan vurdere, at en eller flere af de påtalte fejl, skader og mangler er uvæsentlige, og derfor ikke skal udbedres. Tilflytter hæfter ikke for de påtalte fejl, skader og mangler i fejl- og mangellisten ved fraflytning. Vedligeholdelse i boperioden Boligens vedligehol- 1. delseskonto Beboeren skal vedligeholde boligen indvendigt med hvidtning, maling, tapetsering og gulvbehandling i boperioden. 2. Vedligeholdelsen skal foretages så ofte, at boligen ikke forringes - bortset fra slid og ælde. Udgifterne kan dækkes af beløb på boligens vedligeholdelseskonto. 3. Overtræk Kontoen kan ikke overtrækkes. 4. Til dækning af udgifterne indbetaler beboeren et månedligt beløb via huslejen til boligens vedligeholdelseskonto. Beløbet fastsættes i afdelingens budget. Side 3 af

4 5. Vedligeholdelsen udføres af afdelingen på beboerens foranledning. Beboeren kan enten selv udføre arbejderne eller lade disse udføre af en momsregistreret malermester m.fl. Før arbejdet udføres, skal det aftales med varmemesteren. 6. Såfremt beboeren selv vil udføre arbejdet, aftales dette med varmemesteren, der kan give oplysninger om særlige forhold som beboeren skal være opmærksom på ved udførelsen, ligesom varmemesteren vil kunne oplyse om evt. rabatordninger ved materialekøb. 7. Senest 5 måneder efter arbejdets udførelse skal beboeren af- levere regninger på materialekøb eller faktura fra håndværker til varmemesteren. Overskrides fristen, må beboeren selv afholde udgiften. Indsendelse af regninger Syn af vedligeholdelsesarbejder 8. Forinden udbetaling skal varmemesteren foretages et syn af det udførte. Såfremt arbejdet ikke er udført håndværksmæssigt korrekt, kan der ikke udbetales fra boligens vedligeholdelseskonto, og beboeren må selv afholde udgiften. Udbetalingsskema Udbetaling fra boligens vedligeholdelseskonto 9. Når varmemesteren har godkendt et arbejde udfylder denne skemaet: Anmodning om udbetaling fra boligens vedligeholdelseskonto. Skemaet underskrives af beboeren. Skemaet vedhæftes dokumentation på de afholdte udgifter og afleveres til varmemesteren. Side 4 af

5 Ved fraflytning Ingen istandsættelse ved fraflytning 1. Når boligen er opsagt til fraflytning, kan beboeren ikke længere disponere over beløb på boligens vedligeholdelseskonto. Boligen istandsættes ikke ved fraflytning med undtagelse af istandsættelsesarbejder som følge af misligholdelse. Misligholdelse 2. Fraflytter afholder alle udgifter til istandsættelse som følge af misligholdelse. 3. Misligholdelse foreligger, når boligen eller dele heraf er forringet eller skadet som følge af fejlagtig brug, fejlagtig vedligeholdelse eller uforsvarlig adfærd af fraflytter, medlemmer af dennes husstand eller andre, som fraflytter har givet adgang til boligen. Ekstra rengøring 4. Hvis der er behov for ekstraordinær rengøring af hårde hvidevarer, inventar, sanitet mv., betragtes dette også som misligholdelse. Førsyn 5. Når administrationen har modtaget en opsigelse, foretager varmesteren er førsyn, hvor der dels gives en mundtligt vejledning omkring hele flytteproceduren og dels foretages et foreløbigt syn, således at fraflytter har en mulighed for at udbedre eventuelle forhold, der ellers vil blive vurderet som misligholdelse ved det endelige flyttesyn. Såfremt varmemesteren konstaterer, at der skal udføres væsentlige misligholdelsesarbejder af afdelingens håndværkere, informeres fraflytter om, at denne skal betale husleje i en periode efter fraflytningen, medens disse arbejder udføres. Ændring af fraflytningsdato Fra- og tilflytning vil kunne ske samme dag, men i tilfælde af mange misligholdelsesarbejder må fraflytningsdatoen rykkes. Hvis dette er tilfældet, skal varmemesteren give besked til administrationen samme dag (eller senest dagen efter). Side 5 af

6 Flyttesyn 6. Der indkaldes til flyttesyn med et varsel på mindst 7 dage. Fraflytningsrapporten 7. Ved synet udarbejder varmemesteren en fraflytningsrapport, hvor det fremgår hvilke istandsættelsesarbejder der er misligholdelse og hvilke, der skal betales af afdelingen på grund af slid og ælde. 8. Kopi af fraflytningsrapporten udleveres til fraflytter ved synet eller sendes til fraflytter senest 14 dage efter såfremt denne ikke er tilstede ved synet eller ikke vil kvittere for modtagelsen af kopien af rapporten. Afdelingsbestyrelsens deltagelse i flyttesynet 9. En repræsentant for afdelingsbestyrelsen kan deltage i synet som observatør. 10. Senest 14 dage efter synsdatoen sender administrationen fra- flytter skriftlig oplysning om den anslåede udgift til eventuel istandsættelse som følge af misligholdelse. Oplysning om istandsættelsesudgifter Flytteopgørelse 11. Administrationen sender den endelige flytteopgørelse til fraflytter uden unødig forsinkelse, hvilket vil sige, senest 4 uger efter modtagelse af sidste håndværkerregning. Flytteopgørelsen indeholder en specifikation af de afholdte istandsættelsesarbejder, der ikke må overstige den anslåede udgift med mere end 10%. Istandsættelse ved bytning 12. Ved bytning af boliger gælder samme bestemmelser som ved øvrige fraflytninger. Side 6 af