På Aabybro HK vegne. Jørn Ebbe Larsen

Transkript

1 Hjælperpjece 1

2 Kære Hjælpere Hermed information til AAHK Påskestævne hjælpere som sammen med Program for AAHK Påskestævne giver de vigtigste oplysninger om AAHK Påskestævne Programmet kan ses på Tak til de mange som igen år giver et stort bidrag til AAHK Påskestævne og til de mange nye hjælpere. Du vil blive inviteret hjælperfest den Vi ses til AAHK Påskestævne den På Aabybro HK vegne Jørn Ebbe Larsen 2

3 Indholdsfortegnelse 1. Halleder Tidtagere Indkvarteringsansvarlig... 5 Skolevagtstue-opgave Torsdag eftermiddag... 6 Skole-nattevagter Torsdag kl Fredag kl (normalt 3 personer)... 6 Skole-dagvagter, Fredag kl (normalt 1 person)... 6 Skole-dagvagter, Fredag kl (normalt 1 person) formiddag-eftermiddag... 7 Skole-aftenvagter Fredag kl (normalt 1 person)... 7 Skole-nattevagt Fredag kl Lørdag Skole-dagvagter, Lørdag kl Skole-eftermiddagsvagter Lørdag kl Skole-aftenvagt Lørdag kl Lørdag Skole-nattevagt lørdag kl Søndag Skolevagt og oprydning Søndag kl ca Spisning... 9 Madpakke Diskotek - Legeland- Ledertræf Busser Cafeteria- og vagtstuesalg T-shirt til hjælpere Hvis du bliver forhindret i at møde Kontakt / Telefonlister Planlægning

4 1. Halleder Ansvarlig: Bente mobilnr Før stævnet Leder skal inden stævnet kontakte hallens daglige leder og aftale vedrørende åbning / lukning, nøgler og telefonmuligheder samt få demonstreret målur / tidtagning. Kontakt til hallens leder skal ske i god tid før stævnet. Hallernes ledere er ofte pedeller eller lign, og skal derfor kontaktes i normal arbejdstid. Torsdag den 28. marts 2013 fra kl (i Aabybro hallen) skal den halleder, der skal være i hallen den første dag, hente de materialer, der skal anvendes under stævnet (bl.a. bolde, overtrækstrøjer og telefon). Det der ikke bliver afhentet bliver sendt med den første bus ud til de enkelte haller. Leder skal udarbejde oversigt over stævneansvarlige i de forskellige haller indeholdende mobilnummer. Under stævnet Stævneansvarlige har det overordnede ansvar for afvikling af stævnet i hallen. Og skal bl.a.: Sørge for at tidsplanen overholdes. Instruerer tidtagerne. Rapporter kampresultater. (minimum efter hver 3. kamp gerne oftere hvis muligt) Holde regnskab med resultater. Rapporter protester. Rydde op i hal og omklædningsrum. I hver hal er der en halmappe, der indeholder de vigtigste informationer. Den indeholder: Program til stævneansvarlige i hallen og en til hver tidtager bord Hjælperpjerce Halprogrammer + tavler i hver pulje som spiller i din hal. Tidtagerliste (hjælper oversigt) Busplan til ophængning Resultatformidling, med guidelines til indrapportering. Efter stævnet Hallederen den sidste dag skal: Sørge for almindelig oprydning i hallen. Sørge for at materialer kommer retur til Aabybro hallen 2. Tidtagere Ansvarlig: Bente Christensen mobil Tidtagere skal indtelefoneres til stævnekontoret minimum hver 3. kamp og finaledagen efter hver kamp. Tidtager skal oplade mobiltelefoner. Sørge for at materiale kommer retur til Aabybro hallen 4

5 3. Indkvarteringsansvarlig Ansvarlig: Tommy Olsen, Stævnekontoret Før stævne Pedeler skal kontaktes af indkvarteringsansvarlig. Hvad er kapaciteten på de enkelte skoler. (Hvor mange kan bo der) Hvilke lokaler er tilrådighed Antal rengøringsdamer pr. skole Jammerbugt Kommune kontaktes med henblik på godkendelse af overnatning mv. hos Brandinspektør Der udarbejdes indkvarteringsplan for Påskestævnets deltagere Samling af skolekit: o Vagtmapper for indkvartering opdateres og skal fordeles på samtlige på vagtstuer o Mobiltelefon inkl. lader o Vagttrøjer o Førstehjælpskasse o Busplaner og øvrige skilte o Elefantsnot o Tusser o Tape o Indkvarteringssedler til at hænge på døre mv. Skoleansvarlig: Skolekit skal afhentes torsdag den 28. marts 2013 i Aabybro Hallen kl Skoleansvarlig kører herefter på skolen for at tage i mod spillerne og afventer den første vagt kommer Skoleansvarlig skal være på skolen søndag formiddag fra AAHK Påskestævne ligger vægt på, at vores gæster skal føle sig velkommen til stævnet. De skal tages godt imod i en venlig og gæstfri ånd, ligesom vi skal forsøge at indfri de individuelle ønsker de måtte have. Informationsniveauet skal være højt, og I kan som skoleledere være med til at højne servicen og sikre spillere og ledere en god oplevelse ved: at hænge en plan over indkvarteringen op ved indgangen at sætte skilte på dørene med angivelse af klub og hold at hænge busplanen op sammen med programmet ved indgangen at have en vagttelefon at holde ro og orden som gangvagt på skolen også om natten at give ledere adgang til bad og omklædning på skolen hvis muligt at sikre en god hygiejne omkring maden at informere om alkoholforbud på skolen og til stævnet generelt at lave klare aftaler omkring afrejse og opmagasinering af bagage AAHK Påskestævne har et mål om at være det bedste håndboldstævne i Danmark, og I kan være med til at indfri andres og egne forventninger ved, at efterleve ovenstående værdier og retningsliner. Der er en skolemappe til hver skole, der indeholder de fleste informationer til hjælperne. Skolemappen skal opbevares i vagtstuen. 5

6 Skolevagtstue-opgave Torsdag eftermiddag Indret vagtstue med sliksalg, marker efter behov vej til vagtstue, sæt busplaner op på centralt sted mv. Gør klar til modtagelse af hold Sæt skilte på døre til klasseværelser Indret spisested så 1/4-1/3 af de overnattende kan spise på samme tid Giv dig god tid til modtagelse af hold. Indskærpe at klasserne skal afleveres i mindst samme stand som de modtages, og at de enkelte møbler skal stå på de samme pladser. Nævn ordensregler. Det skal indskærpes over for trænere og holdledere, at de skal sørge for, at vinduer er lukket, når lokalet forlades. Få en leder fra hvert hold til at skrive i telefon-skema, som ligger i kuverten til hver klub. Holdets leder skal skrive: klubnavn, hold/række, navn, mobilnummer. Denne oversigt skal opbevares på vagtstuen. Vagten hjælper til med bespisning kl Fra kl overtages ansvaret for at hjælpe med bespisning hvis et hold kommer senere pga. forsinkelse hvis påkrævet. Skole-nattevagter Torsdag kl Fredag kl (normalt 3 personer) Borde ryddes af og affaldsposer tømmes. Spiserummet gøres klar til morgenmad. Der fejes og rengøres efter behov. I løbet af natten ryddes der op på toiletter, tømmes affaldskurve, nyt toiletpapir og papirhåndklæder. Der ryddes op på gange, tømmes affaldskurve m.v. så skolens fællesarealer har et nyt look søndag morgen. Der gås rondering på brandvagt i løbet af natten. Der skal være en vågen nattevagt. Eventuel soven må derfor være på skift. Morgenbrødet kommer mellem 5.00 og Nattevagter hjælper med at skære brød efter bespisningsholdet anvisning. Denne anvisning forefindes i indkvarteringsmappen. Kl. ca er der morgenmad til nattevagterne. Skole-dagvagter, Fredag kl (normalt 1 person) Efter morgenmad og holdenes afgang fra skolen ryddes der op på toiletter, tømmes affaldskurve, nyt toiletpapir og papirhåndklæder. Der ryddes op på gange, tømmes affaldskurve mv så skolens fællesarealer har et nyt look lørdag eftermiddag, når holdene vender tilbage. Der er generelt stille på skolen fra ca. kl til ca , så her har man god tid til at få klaret den fornødne oprydning og eventuelle lettere rengøring på fællesområder og toiletter. Medbring vagtstuens mobiltelefon. Vend med mellemrum tilbage til vagtstuen så eventuelt personer der har spørgsmål ikke skal vente for længe. Sæt seddel på døren når man forlader vagtstuen. 6

7 Skole-dagvagter, Fredag kl (normalt 1 person) formiddageftermiddag Der ryddes op på toiletter, tømmes affaldskurve, nyt toiletpapir og papirhåndklæder. Der ryddes op på gange, tømmes affaldskurve mv så skolens fællesarealer har et nyt look fredag eftermiddag, når holdene vender tilbage. Der er generelt stille på skolen fra ca. kl til ca , så her har man god tid til at få klaret den fornødne oprydning og eventuelle lettere rengøring på fællesområder og toiletter. Medbring vagtstuens mobiltelefon. Vend med mellemrum tilbage til vagtstuen så eventuelt personer der har spørgsmål ikke skal vente for længe. Sæt seddel på døren når man forlader vagtstuen. Efter kl. ca vender holdene tilbage til skolen og gør sig klar til aftenen. Skole-aftenvagter Fredag kl (normalt 1 person) Når der er behov ryddes der op på toiletter, tømmes affaldskurve, nyt toiletpapir og papirhåndklæder. Der ryddes op på gange, tømmes affaldskurve mv så skolens fællesarealer har et nyt look når gæsterne kommer tilbage. Fredag aften er det mest oplagte tidspunkt for uønskede gæster og eventuelle indbrud i klasseværelser. I denne periode at rondere på skolen med jævne mellemrum og gå ind i klasser for at tjekke at alt er som det skal være. Tjek med mellemrum at alle yderdøre undtagen hovedindgangen er låst. Vi kan ikke garantere, at der ikke sker indbrud, men vi kan gøre det svært og sende et klart signal til vores deltagere om, at vi gør alt, hvad der er muligt for at undgå indbrud og chikane. Skole-nattevagt Fredag kl Lørdag I løbet af natten ryddes der op på toiletter, tømmes affaldskurve, nyt toiletpapir og papirhåndklæder. Der ryddes op på gange, tømmes affaldskurve mv. så skolens fællesarealer har et nyt look lørdag morgen. Borde ryddes af og affaldsposer tømmes. Spiserummet gøres klar til morgenmad. Der fejes og rengøres efter behov. Lørdag først på natten er et oplagt tidspunkt for uønskede gæster. Gå runder og hold øje hermed. Der gås rondering på brandvagt i løbet af natten. Der skal være en vågen nattevagt. Eventuel soven må derfor være på skift. Morgenbrødet kommer mellem 5.00 og Nattevagter hjælper med at skære brød efter bespisningsholdet anvisning. Denne anvisning forefindes i indkvarteringsmappen. Kl. ca er der morgenmad til nattevagterne. Skole-dagvagter, Lørdag kl Efter morgenmad og holdenes afgang fra skolen ryddes der op på toiletter, tømmes affaldskurve, nyt toiletpapir og papirhåndklæder. Der ryddes op på gange, tømmes affaldskurve mv så skolens fællesarealer har et nyt look lørdag eftermiddag, når holdene vender tilbage. Der er generelt stille på skolen fra ca. kl til ca , så her har man god tid til at få klaret den fornødne oprydning og eventuelle lettere rengøring på fællesområder og toiletter. Medbring vagtstuens mobiltelefon. Vend med mellemrum tilbage til vagtstuen så eventuelt personer der har spørgsmål ikke skal vente for længe. Sæt seddel på døren når man forlader vagtstuen. 7

8 Skole-eftermiddagsvagter Lørdag kl Når holdene er taget afsted ryddes der op på toiletter, tømmes affaldskurve, nyt toiletpapir og papirhåndklæder. Der ryddes op på gange, tømmes affaldskurve mv så skolens fællesarealer har et nyt look når gæsterne kommer tilbage senere lørdag aften. Lørdag aften er det mest oplagte tidspunkt for uønskede gæster og eventuelle indbrud i klasseværelser. I denne periode skal mindst én af vagterne rondere på skolen og låse sig ind i klasser for at tjekke at alt er som det skal være. Tjek med mellemrum at alle yderdøre undtagen hovedindgangen er låst. Vi kan ikke garantere, at der ikke sker indbrud, men vi kan gøre det svært og sende et klart signal til vores deltagere om, at vi gør alt, hvad der er muligt for at undgå indbrud og chikane. Skole-aftenvagt Lørdag kl Lørdag Når holdene er taget til Aabybro Hallen ryddes der op på toiletter, tømmes affaldskurve, nyt toiletpapir og papirhåndklæder. Der ryddes op på gange, tømmes affaldskurve mv. så skolens fællesarealer er rene og pæne. Borde ryddes af og affaldsposer tømmes. Spiserummet gøres klar til morgenmad. Der fejes og rengøres efter behov. Lørdag først på natten er et oplagt tidspunkt for uønskede gæster. Gå runder og hold øje hermed. Der gås brandvagt nogle gange i løbet af natten. Der skal være vågen nattevagt. Eventuel soven må derfor være på skift. Inden kl kommer der brød og mælk. Kl. ca er der morgenmad til natte- vagterne. Skole-nattevagt lørdag kl Søndag I løbet af natten ryddes der op på toiletter, tømmes affaldskurve, nyt toiletpapir og papirhåndklæder. Der ryddes op på gange, tømmes affaldskurve mv. så skolens fællesarealer har et nyt look lørdag morgen. Borde ryddes af og affaldsposer tømmes. Spiserummet gøres klar til morgenmad. Der fejes og rengøres efter behov. Lørdag først på natten er et oplagt tidspunkt for uønskede gæster. Gå runder og hold øje hermed. Der gås rondering på brandvagt i løbet af natten. Der skal være en vågen nattevagt. Eventuel soven må derfor være på skift. Morgenbrødet kommer mellem 5.00 og Nattevagter hjælper med at skære brød efter bespisningsholdet anvisning. Denne anvisning forefindes i indkvarteringsmappen. Kl. ca er der morgenmad til nattevagterne. Skolevagt og oprydning Søndag kl ca Efter morgenmad kan man begynde nedpakningen af skolen. Nedpakning af vagtstue kan ske, når de sidste hold har forladt skolen. Der er traditionelt en del der skal have brugt deres sidste penge så der kan være en del salg på falderebet. Herefter pakkes alt, så det er parat til afhentning. De skal være færdige med oprydning og rengøring af deres overnatningslokale (se herunder) inden de tager af sted til første kamp dog senest kl. 1000, hvor skolerne skal være forladt. Bagage medbringes til Aabybro Hallen. Hver klub fik et evalueringsskema ved ankomst. Skolevagt opfordre til at man udfylder det og afleverer det inden afrejse. Kun på dem måde kan vi løbende forbedre AAHK Påskestævne. 8

9 Alle klasselokaler tjekkes inden afrejse. Der skal være fejet (evt. i særlige tilfælde pletvasket gulv), borde skal være rene, tavlen vasket af, alle møbler skal stå på deres oprindelige plads, eventuelle bøger m.v. lagt på plads og affaldsspande tømt og ny spande pose sat i. Der fejes på gange og andre fællesarealer, køkken m.v. eventuelt pletvaskes toiletter rengøres, affaldsspande tømmes overalt, nye spande poser sættes i, der sættes friske forsyninger af toiletpapir og evt. håndklædepapir. Glemte sager påhæftes en lap om hvor det er fundet og køres med til Aabybrohallen. 4. Spisning Ansvarlig: Dorthe Tranum og Thomas Rubæk Aftensmad torsdag Aabybro Skole Vest samt Jetsmarkskole Morgenmad fredag, lørdag og søndag. Aftensmad fredag og lørdag På Aabybro de 6 skoler Skole Vest samt Jetsmarkskole Spisetid Hjælp, start og slut Herefter overtager nattevagter.(efter behov) Skoleleder eller madleder er informeret om maden. Hvis I har problemer / spørgsmål under stævnet, så kontakt i første omgang skole- eller madlederen. Ellers kontakt Dorte Tranum Alle skal bruge handsker ved håndteringen af mad.!! Madpakke I forbindelse med morgenbordet kan deltagerne lave madpakke. 9

10 5. Diskotek - Legeland- Ledertræf. Alle hjælpere lørdag aften skal have deres AAHK Påskestævne t-shirt på. Alle deltagere skal denne aften medbringe billet. Deltagere får stempel på hånden. Diskotek (kl ). Hal 1. Ansvarlig Tommy Olsen: o Vedrørende hjælpere og aftenen generelt vedr. diskotek: Ansvarlig: Tommy Olsen Legeland (kl ). Hal 2. Ansvarlig: Tommy Olsen. Aabybro Teltudlejning stiller hoppeborge op og er ansvarlig for sikkerheden. Ledertræf (kl ). Aabybro Skole Vest. Ansvarlig: Aase Bentzen Ca. 100 deltagere. Ved ledertræffet serveres en meget let pølsebord samt kaffe / the. Der sælges øl og vand. Der bydes velkommen af Jørn Ebbe Larsen. Herefter udleveres spille- og busplan for søndagens kampe. 6. Busser Ansvarlig: Jørn Ebbe Larsen, på AAHK Påskestævne bussernes køreplan fremgår af stævne programmet. I tilfælde af ændringer vil der blive udleveret rettelsessedler ved holdenes ankomst. Og der vil være opslag på skoler og i haller. Hvis der er spørgsmål til bus-tider, problemer eller lign. så kontakt skolevagter eller stævnekontoret på telefon Der er buscentral foran ved Aabybro Hallen 7. Cafeteria- og vagtstuesalg Aabybro HK står kun for cafeteria-salg i Aabybro hallen, Vestbjerg Hallen og Aabybro Efterskole. I alle andre haller er det cafeteriabestyrer eller en sportsklub, der har cafeteriasalget. Der er vagtstuesalg på de 6 skoler. 8. T-shirt til hjælpere Du får udleveret en AAHK Påskestævne T-shirt på Stævnekontoret i Aabybro Hallen, der skal bæres af alle hjælpere. 9. Hvis du bliver forhindret i at møde Hvis du bliver forhindret i at komme til den opgave, du er sat på, så forsøg selv at finde en vikar eller kontakt skole- eller hal lederen. Sidste udvej er stævnekontoret på tlf

11 10. Kontakt / Telefonlister Planlægning Turnering, spilleplan m.v. Bent Hansen Tidtagning Bente Christensen Bustransport Jørn Ebbe Larsen Spisning Dorthe Tranum Thomas Rubæk Vagtstue- og cafeteriasalg (logistik) Søren Brynildsen Indkvartering Tommy Olsen Hjælperplan og hjælpere Morten Wilgaard STÆVNEKONTORET Aabybro Hallen Turneringsledelse Jørn Ebbe Larsen Peter Olsen Tommy Olsen GO KAMP AAHK PÅSKESTÆVNE 11