Årsafslutning samt et kig på Budget 2016

Transkript

1 Årsafslutning samt et kig på Budget 2016 Underviser: Annie Niebuhr Januar/februar 2015

2 Indholdsfortegnelse Forord... 3 Forberedelse til årsafslutning 2014 / huskeliste... 4 Periodisering... 5 Kontrol af primosaldi... 6 Afstemning af løn... 7 Afstemning af debitorer / kreditorer... 8 Afstemning af stiftsmidler Moms Skattekontoen Anlægs- og biregnskaber Arv og donation Afstemning af kassebeholdning Årskørsel Kvartalsrapporten Resultatdisponering Årsregnskabsskemaet Godkendelse og aflevering af årsregnskab FLØS / lønrapportering Nyt i Opstart af regnskab Budget Budgettering af egenkapital Budgettering af stiftslån Årsafslutning 2014 Side 2

3 Årsafslutningen Der er groft sagt 3 trin i årsafslutningen: 1. Klargøring til årsafslutning 2. Regnskabsteknisk årsafslutning 3. Resultatdisponering Klargøringen til årsafslutningen er langt den største opgave om end den kan lettes meget gennem året, hvis man f.eks. afstemmer løbende. Der er dog opgaver, som ikke kan løses før året er omme. Den regnskabstekniske årsafslutning består groft sagt i at trykke på knappen lave årskørsel. Trin 1 og 2 er typisk regnskabsførerens ansvar. Resultatdisponeringen hvor den afsluttende bogføring af egenkapitalen sker er for mange omgærdet med en vis ærefrygt. Det er måske ikke helt nemt at se, hvad der rent faktisk sker, når man gennemfører resultatdisponeringen. Trin 3 er helt klart menighedsrådets ansvar den valgte kasserer. Men selvfølgelig er det regnskabsføreren, der rent praktisk udfører opgaven. I dette hæfte vil du blive ført gennem årsafslutningens 3 trin. Der vil blive vist eksempler undervejs, og der er også henvisninger til regneark, som du vil kunne finde på og på og som du er velkommen til at bruge til din egen årsafslutning. Til sidst i hæftet er beskrevet nogle af de ændringer, der vil komme i 2015 (ikke mange), og der tages også hul på budget God fornøjelse eller rettere: God arbejdslyst! Annie Niebuhr Januar 2015 Årsafslutning 2014 Side 3

4 Huskeliste til årsafslutning: Indhent materialer Beslutningsprotokoller Indsamlingsbog (husk kvitteringer!) Ejendomsskema Regnskabsinstruks Leje- og forpagtningsaftaler Kontoudskrifter/bank/realkredit/KAS Afregninger med præsteembedet Kontrol af bogføring Tjek revisionsprotokollat 2013 for evt. korrektioner Bogføring af alle bilag / periodisering Manuel gennemgang af kontospecifikationer Saldo/art.udskrift primo og ultimo tjekkes Udskriv kvartals- / Budget- formålsrapport Afstemninger Debitorer / kreditorer Tilgodehavender / skyldige omkostninger Løn og lønkreditorer Stiftsmidler Moms (sandsynliggørelse og regulering) Kassebeholdning / beholdninger i øvrigt. Skattekontoen Anlægs- og biregnskaber Delregnskab for alle biregnskaber Opgørelse af anlægsopsparinger Opgørelse af alle projekter - enkeltvis og samlet Årsafslutning 2014 Side 4

5 Periodisering Alle udgifter og indtægter skal henføres til korrekt regnskabsår uanset betalingstidspunkt. Det er derfor nødvendigt at foretage periodiseringer omkring årsskiftet, da ikke alle fakturaer f.eks. er fremme inden årsskiftet. De bogførte banksaldi skal svare nøjagtigt til bankens kontoudtog. Man kan periodisere på forskellige måder: - Brug af debitor-/kreditorkonti - Brug af periodeafgrænsningskonti Der er ikke nogen fast grænse for, hvor længe, man kan periodisere. Rent praktisk vil det dog være afregningen af moms for hhv. 4. kvartal eller 2. halvår, der danner grænsen. Og så selvfølgelig datoen for regnskabsbehandlingen i menighedsrådet. Årsafslutning 2014 Side 5

6 Kontrol af primosaldi For at sikre, at resultatdisponeringen bliver korrekt, er det vigtigt at kontrollere primosaldiene i egenkapitalen. Dermed sikrer man sig mod utilsigtede konteringer i løbet af året. Herudover bør det også kontrolleres, at ultimo 2013 stemmer til primo Årsafslutning 2014 Side 6

7 Afstemning af løn Lønafstemningen skal laves for at sikre, at der er overensstemmelse mellem FLØS, SKAT og bogholderiet. Det er en helt klar fordel at have dette som en fast månedlig rutine, så evt. fejl fanges med det samme. Udskriv en saldo, art-liste fra bogføringssystemet, afstemningsliste fra FLØS og sumoplysninger fra SKAT. Afstemning af løn Artskonto- Navn Saldo for Saldo øvrige B-indkomst + nummer ATP-konto bemærkning Ifølge bogholderi: Feriepenge Særlig feriegodtgørelse Løn Betaling for lånt eller delt personale Ikke A-indkomst Betaling for lokaltfinansierede præster Ikke A-indkomst Overarbejde Merarbejde Jubilæumsgratiale Særlig indkomst Diæter (A-indkomst) Diæter (B-indkomst) Honorarer (A-indkomst) Honorarer (B-indkomst) Pension Ikke A-indkomst ATP (arbejdsgiver) 0, Skattepligtige godtgørelser Andre konti Udgifter præster TV-modtagning Eventuelle eksterne B-indkomster A-indkomst ifølge bogholderi 0,00 B-indkomst ifølge bogholderi 0,00 Oplyst ifølge SKAT: Rubrik 13 - A-indkomst - AM-bidragspligtigt Rubrik 14 - A-indkomst - AM-bidragsfrit Rubrik 36 - B-indkomst, AM-bidragspligtigt Rubrik 38 - B-indkomst, AM-bidragsfrit A-indkomst indberettet 0,00 B-indkomst indberettet 0,00 Difference 0,00 0,00 Årsafslutning 2014 Side 7

8 Afstemning af debitorer og kreditorer Konto debitorer kirkegård Kontoen afstemmes ved at sammenholde saldoen på med debitorsaldolisten: Årsafslutning 2014 Side 8

9 Øvrige debitor og kreditorkonti Som vist i nedenstående eksempel skal det fremgå, hvori saldoen på kontoen består og kontoen skal selvfølgelig udlignes i det efterfølgende år (eller periode). Årsafslutning 2014 Side 9

10 Afstemning af stiftsmidler Brug evt. nedenstående skema til afstemning: AFSTEMNING AF STIFTSMIDLER MV. Årsopgørelse fra Stiftet: Gravstedskapitaler: Nuværende gravstedskapitaler ,10 Fremtidige gravstedskapitaler - Hjemfaldne gravstedskapitaler Nuv. Gravstedskapitaler med rate ,53 Rateudbetaling Indestående gravstedskapitaler i alt ,63 Renteindtægt: ,47 Kirkekapitaler: Tiendeafløsning ,70 Ekspropriationserstatning Salgssummer ,17 Andet indlån med rente ,39 Andet Indestående kirkekapitaler i alt ,26 Renteindtægt: ,72 Gæld stiftsmidler: Lånenr. xxx ,85 Lånenr. xxx Gæld stiftsmidler i alt ,85 Renteudgift: ,54 Kirkekassens bogholderi: Difference: Gravstedskapitaler: Artskonto / ,99-0,36 Kirkekapitaler: Artskonto / ,00 0,26 Gæld stiftsmidler: Artskonto m.fl. / ,34-0,49 Renter: Gravstedskapitaler: Artskonto ,47 - Andre kapitaler: Artskonto ,72 - Renteudgifter: Artskonto ,54 - Årsafslutning 2014 Side 10

11 Moms Når alle bilag er bogført (periodiseret), kommer turen til momsen. Arbejdsgangen i forbindelse med afstemning, beregning og regulering af moms ser sådan ud: Afstemning Beregning Regulering Afstemning af moms Det er ikke muligt entydigt at afstemme, om man har afløftet korrekt moms, da den samme artskonto kan bruges på flere formål og dermed have flere forskellige fradragsprocenter tilknyttet. En mulighed er at oprette underformål for hver momsafløftningsprocent, f.eks.: 4000 Kirkegård uden moms 4010 Kirkegård med delvis moms 4020 Kirkegård med fuld moms Dette gøres selvfølgelig mest hensigtsmæssigt fra årets start. Fordelen er, at man let kan overskue, om der er løftet moms af alle poster inden for det enkelte formål. Årsafslutning 2014 Side 11

12 Selve afstemningen kan ske på flere måder. Der findes i Brandsoft/Skovbo en rapport, hvor man kan udtrække posteringsoplysninger med hver enkelt momskode: Man vælger, hvilken momskode, rapporten skal indeholde og kan også i denne rapport skrive den endelige momsafløftningsprocent, når denne er beregnet. På den måde får man vist det beløb, der skal reguleres samt konteringen heraf. Årsafslutning 2014 Side 12

13 Brugen af denne rapport er dog ikke nogen garanti for, at man har afløftet den korrekte moms. Det er blot en konstatering af, hvor meget moms der er løftet af de enkelte posteringer, hvor der er brugt momskode. Hvis man vil have et totalt overblik, som kan afstemmes over til momskontiene ( og ) anbefales brug af Brandsoft Webdata til at lave et komplet udtræk. (Dette kan også gøres ved at eksportere posteringer direkte fra Brandsoft/Skovbo, hvis man ikke ønsker at bruge webdata.) Momsafstemning ved hjælp af Webdata/pivottabel: Når posteringerne er hentet ind i regnearket skal der dannes en pivottabel: Årsafslutning 2014 Side 13

14 Vælg, hvilke felter, der skal bruges: Årsafslutning 2014 Side 14

15 Herefter kan dataene sorteres ved hjælp af filteret i dette tilfælde vælges samtlige koder for købsmoms: Det er hermed muligt at danne sig et indtryk af, om der er afløftet moms på de rigtige kombinationer af formål- og artskonti. Herefter udskrives en saldooversigt, art, for at se, om udtrækket stemmer med bogføringen: I dette tilfælde er der overensstemmelse og det kan derfor konstateres, at der ikke er sket direkte bogføringer på momskontiene. Årsafslutning 2014 Side 15

16 Beregning af momsafløftningsprocenter Momsvejledningen for 2012 og 2013, der kom i slutningen af januar 2013 er stadig gældende. Og de tilhørende regneark kan stadig anvendes. Såvel vejledning som regneark findes på DAPen -> Håndbøger ->Økonomi -> Vejledninger Vær opmærksom på, at der muligvis kommer en ændring, hvis det bestemmes, at præsters betaling af forbrugsafgifter konto skal indgå i den momspligtige omsætning. De tre beregningsmetoder Metode A: Metoden skal anvendes i alle tilfælde, hvor der er tale om fordeling af gratis, momsfrie og momspligtige aktiviteter. Momspligtige aktiviteter * 100 Samtlige aktiviteter Der kan være mange forskellige aktivitetsområder, hvor der skal beregnes hver sin momsprocent. I de tilfælde, hvor der er tale om skøn er det vigtigt at beskrive, hvordan man når frem til skønnet samt at menighedsrådet godkender dette! Nogle provstirevisorer forlanger menighedsrådets underskrift på momsprocenterne. Metode B: Den del af omsætningen, der ligger inden for momslovens område opgøres, og det beregnes, hvor meget den momspligtige omsætning udgør i procent af den totale omsætning. Der er kun én procentsats! Momspligtig omsætning * 100 Total omsætning inden for momsloven Metode C: Kombinationen af A og B. Først beregnes metode A hvor stor en del af aktiviteten er momspligtig. Derefter anvendes metode B-satsen på den momspligtige del. Årsafslutning 2014 Side 16

17 Eksempel: Kirkegårdslederen har kontor i sognegården, ligesom personalet benytter køkken og frokoststue der. Sognegården er i alt 250 m2. Kirkegårdslederens kontor er 25 m2 Fællesarealerne udgør 50 m2 Kirkegårdens andel af sognegård udgør: Kontor: 10% - målbart Fællesarealer: 50% - skøn! I alt 50 m2 = 20% af det samlede areal Metode B-satsen er opgjort til 65% Momsbehandlingen kan så foretages på to måder: 1. Samtlige bilag på fællesomkostninger opdeles i hhv. 80% og 20%, og der afløftes 65% momsen af de 20% af udgifterne 2. Der beregnes en sats efter metode C, som bruges på alle bilag (uden opdeling): 20 * 65% = 13% Årsafslutning 2014 Side 17

18 Omvendt betalingspligt SKAT har i 2014 indført omvendt betalingspligt af momsen på mobiltelefoner, pc ere mv. Dette fremgår af SKM SKAT, som kan findes på SKAT s hjemmeside. Det betyder kort sagt, at leverandøren sælger varen uden moms og at køber derfor skal indbetale den moms, som sælger normalt skulle have opkrævet. Momsen skal indberettes til SKAT som udgående afgift. Kirkeministeriet vil oprette en momskonto til dette specifikke formål i 2015, således at momsen kan adskilles fra den udgående afgift. I 2014 må man benytte enten eller Bilagseksempel: Momsregulering: D / ,00 Når den/de korrekte procentsatser for regnskabsåret er beregnet skal der ske en regulering i forhold til K 6121XX -469,75 acontosatsen. K ,25 Dette kan ske ved hjælp af Momsrapporten i Brandsoft/Skovbo eller som her i et regneark: Kontering: D / ,00 K 6121XX -469,75 K ,25 Kontering: Momsafregning Efter reguleringen kan den endelige moms for 4. kvartal / 2. halvår gøres op og indberettes til SKAT. Vær opmærksom på reglerne omkring Skattekontoen, se næste side. Årsafslutning 2014 Side 18

19 Skattekontoen 1. august 2013 etablerede SKAT skattekontoen, hvor alle virksomhedens indberetninger og opkrævninger samt ind- og udbetalinger fremgår. Når du logger ind på Tast-selv-erhverv kan du finde oplysningerne: De fleste af vore indberetninger og indbetalinger drejer sig om løn (a-skat og am-bidrag), og sker automatisk via FLØS og Nets overførselsservice. Af reglerne fremgår det, at man tidligst kan indbetale 5 hverdage før sidste betalingsdag. Dette har i nogle tilfælde givet problemer, hvis der indberettes a-skat og am-bidrag for forudlønnede. Hvis indbetalingen sker tidligere end 5 dage før, kan det betyde, at SKAT returnerer indbetalingen. Dette gælder også i forhold til momsafregningen (se forrige side). Hvis du vil være på den sikre side kan du hæve udbetalingsgrænsen på din skattekonto. Grænsen er standard sat til 100 kr. Årsafslutning 2014 Side 19

20 Anlægs- og biregnskaber I bilag 2 i årsregnskabet skal kollektregnskaber og andre biregnskaber anføres. Dette kan ske som et udtræk af bogføringen. Man skal så blot huske at indskrive i bilag 2, at der er vedlagt et dimensionsregnskab. Det bliver muligt at vedhæfte biregnskaber elektronisk på DAP (se side 31). Husk, at hver gang der er brugt eller opsparet på en anlægsopsparingskonto udløser det et biregnskab/- anlægsregnskab. Det samme gælder afdrag på lån, og så selvfølgelig øvrigt forbrug af anlægsligning. Man kan med fordel oprette et underformål til hver biregnskab og/eller anlægsregnskab, så det er lettere at udtrække regnskabet. Videreførte anlægsmidler I forbindelse med resultatdisponeringen er det nødvendigt at kunne opgøre videreførte anlægsmidler (741120). Da tallet ikke kan udtrækkes direkte fra regnskabet, må man lave en manuel opgørelse. Her kan jeg anbefale at bruge projektkoder, idet disse kan anvendes såvel på indtægtssiden (ligning f.eks.) som på udgiftssiden samt på balanceposteringer. Mit bogføringsbilag til den kirkelige ligning ser således ud: Bogføringen kan forenkles ved anvendelse af Posteringsforslag i regnskabsprogrammet. Årsafslutning 2014 Side 20

21 Herefter kan man udskrive en Budget-formålsrapport, sorteret efter projektkode. Selvom man på denne måde kan opgøre hvert enkelt anlægsprojekt for sig, så skal man alligevel have beregnet det samlede beløb på konto , og her anbefaler jeg Allan Dalkvist velkendte regneark: Styring anlægsaktiviteter 2014 Alle aktuelle anlægsaktiviteter føres i skemaet Gennemførte opsparinger og hævede opsparinger Hjemtagne lån og afdrag på lån Forbrug = betalte regninger på anlægsarbejder - som er ført på Formål 8 Kursusregnskab PS: Skriv ikke i gule felter - der ligger formler plus = plus = Videreførte Anlægsmidler hævede hjemtagne Tillægs- Godkendt Godkendt Eksterne Midler til Regnskab Afsluttede Videreførte Projekt anlægsmidler ifølge opsparinger lån bevillinger overførsel konvertering tilskud rådighed for 2014 anlægsarb. anlægsmidler fra 2013 budget 2014 minus = minus = anlæg fra/til drift mellem projekt i 2014 (forbrug) overskud (+) til 2015 (+ eller -) gennemførte betalte (+/-) anlægsaktiv. underskud (-) (+eller -) opsparinger afdrag (+/-) Kirke - kirkevindue Kgd - Mur ved kapel Kgd - Udvidelse garage Kgd - Tagbelægning admin Kgd - Nye afdelinger Kgd. - Asfaltering Kgd. - Traktor Pr. bol. - Istandsættelse Pr.bol. - Terrasse Opsparing - Udsmykning Opsparing - Sideskib Afdrag - Lån præstebolig Afdrag - Lån orgel Bevillinger i alt (netto) Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 Note 5 Note 6 Note 7 Note 8 Note 9 Note 10 Note 11 Note 12 Tal til resultatdisponering opgøres på næste fane Årsafslutning 2014 Side 21

22 Anlægsskemaets noter skal anvendes således: PS: Skriv ikke i gule felter - der ligger formler Note Kontroltal - Skal være identisk med primosaldo på artskonto Note Årets bevillinger til anlægsaktiviteter - vil svare til indtægt ført på formål 92 Note Årets bevægelser på opsparingskonti - excl. renter (fortegn skiftes) - se nedenfor Note Årets bevægelser på gæld Note Årets tillægsbevillinger til anlæg - vil svare til indtægt ført på Fomål 93 Note 6 0 PU-Godkendte overførsler mellem drift og anlæg - indgår i beregning af frie midler Note 7 0 PU-godkendte overførsler mellem anlægsaktiviteter - saldo skal være = 0 Note 8 0 Eksterne tilskud fra fonde m.v. (udgår hvis der blot er modposteret på Formål 8) Note Midler i alt til rådighed for anlægsaktiviteter i året Note Udgifter i alt bogført på formål 8 i året - afstemmes Note Opgjort overskud/underskud på afsluttede anlægsarbejder i året (normalt kun "tilfældigt" opståede overskud/underskud - ellers PU-godkendelse) Note Saldo på artskonto efter resultatdisponering Resultatdisponering En række af resultatdisponeringens konti dannes automatisk - men kan kontrolleres således: Videreførte anlægsmidler Note 12 - Ultimosaldo - videreførte anlægsmidler Note 1 - Primosaldo - videreførte anlægsmidler Årets disponering indtastes (med eventuelt fortegn) Opsparingskonti Note 3 - Bevægelser på opsparingskonti Saldo på Formål 90 Renter, m.v. til opsparing indtastes (med fortegn) Årets automatiske disponering kontrolleres Langfristet gæld Note 4 - Bevægelser på gæld - automatisk disponering kontrolleres Frie midler Ved bogføring af resultatdisponeringen vil restbeløbet på årsafslutningskontoen blive disponeret til frie milder. Årsafslutning 2014 Side 22

23 Arv og donation Der er ikke ændringer i praksis i forhold til Der henvises til Vejledning til gældende praksis vedrørende arv og donationer udsendt af Ministeriet Såfremt arven eller donation anvendes i samme år, som den er givet, bogføres indtægten på konto Alle øvrige bevægelser vedr. arv og donation i løbet af året konteres på konto Det kan anbefales oprette (og navngive) en artskonto pr. arv, legat eller lignende, så de kan holdes adskilt i bogføringen. Umiddelbart inden årsafslutningskørslen bør konto nulstilles. Saldoen bogføres manuelt på egenkapitalkonto Arv og donationer. Det er ikke muligt at gøre dette i forbindelse med resultatdisponeringen. Årsafslutning 2014 Side 23

24 Afstemning af kassebeholdning Det sker ofte, at menighedsrådet spørger, hvor stor kassebeholdningen er. Et levn fra gamle dage måske Nedenstående regneark kan være nyttigt. Både i afstemningsmæssig sammenhæng men altså også til at anskueliggøre den reelle kassebeholdning: Årsafslutning 2014 Side 24

25 Årskørsel Nu er Trin 1 færdigt og selve årskørslen kan foretages: Som det fremgår ovenfor, kan årskørslen ikke fortrydes. Skulle det alligevel vise sig at noget mangler / skal rettes, vil der automatisk blive årskørt efter hver bogføring, man måtte foretage. Det giver dog hurtigt lidt flimmer i kontospecifikationerne, hvis der er for mange årskørsler, så det anbefales at vente, til man er rimeligt sikker på at være færdig. Når årskørslen er gennemført og bogført anbefales det at udskrive en kvartalsrapport til kontrol inden selve resultatdisponeringen. Årsafslutning 2014 Side 25

26 Kvartalsrapporten Årsafslutning 2014 Side 26

27 Resultatdisponering Resultat A resultat af drift er rimeligt let forståeligt. Her er tale om forskellen mellem driftsindtægter og driftsudgifter. Resultat B resultat af anlæg er derimod ofte vanskeligere. Dette skyldes, at resultatberegningen ikke tager højde for bevægelsen i balanceposterne, f.eks. forbrug af opsparing, hensættelse til opsparing, optagelse af lån eller afdrag på lån. Årets resultat resultat C er det samlede resultat af drift og anlæg. Det er resultat C, der i forbindelse med årskørslen overføres til årsafslutningskontoen Årsafslutning 2014 Side 27

28 Årsregnskabet ÅRSREGNSKAB 2014 DRIFT Regnskab Budget Regnskab * Fælles indtægter i alt.. Øvrig drift i alt... Kirkebygning og sognegård,..... Indtægter Udgifter, løn.. Udgifter, øvrig drift.. Kirkelige aktiviteter... Indtægter Udgifter, løn.. Udgifter, øvrig drift... Kirkegård... Indtægter Udgifter, løn.... Udgifter, øvrig drift... Præsteboliger mv Indtægter Udgifter, løn... Udgifter, øvrig drift... Administration og fællesudgifter Indtægter Udgifter, løn.. Udgifter, øvrig drift... Finansielle poster... Resultat af drift (A) ANLÆG Renteindtægter af anlægsopsparing (90).. Salg af anlæg mv. (91) Ligningsbeløb til anlæg ((92)+(93)) Udgifter kirkebygning og sognegård ((80)+(81)+(82)) Udgifter kirkegård ((83)+(84)). Udgifter præstebolig ((85)+(86)+(87)+(88)).. Resultat af anlæg (B) Samlet resultat drift og anlæg (A+B) * Budgettet er ikke revideret Årsafslutning 2014 Side 28

29 FINANSIEL STATUS AKTIVER Tilgodehavender Andre tilgodehavender ( dog ikke ) Tilgodehavende 5 %-midler - udlånt til Kirkekasse (PU) (613060).. Provenue for salg af anlæg oplagt i stiftet (619020) Værdipapirer Likvide beholdninger PASSIVER Egenkapital Hensættelser Lån Debitorer ( ) Kirke- og præsteembedekapitaler (619030)... Gravstedskapitaler oplagt i stfitet (619090).. Værdipapirer frie midler (581210).... Værdipapirer gaver og donationer ( ) Værdipapirer opsparing til anlæg ( ). Værdipapirer gravstedskapital (før 1987) (købstadskapitaler) (581250). Værdipapirer til anskaffelsesværdi - 5 %-midler (581260). Bank drift og anlæg (638105)..... Opsparing til anlæg, inkl. renter ( )... Bank- og Girokonti ( )... Kontant- og udlægskasser ( ).. Ikke forbrugte 5% midler (PU) ( ).. Aktiver i alt Opsparing til anlæg (721110).... Kirke- og præsteembedekapital (721130)... Likviditet stillet til rådighed (721140)... Langfristet gæld (721150)... Arv og donation (721160).. Menighedsrådets frie midler (741110).. Præstegårdens frie midler (741130)... Kirkegårdens frie midler (741140) Videreførte anlægsmidler (741120)... Årsafslutningskonto (742010)... Hensættelser (761110).. Hens. til gravstedskapital, indb. før 1987 (købstadskapitaler) (761180) Hensættelse til gravstedskapital til vedligehold (761190) Årlige bevægelser vedr. arv og donationer ( ).. Mellemregning 5 %-midler (PU) ( ).. Stiftsmiddellån ( )... Realkredit og andre lån ( )... Skyldige omkostninger Kreditorer (951510).... Gæld til andre menighedsråd (951810).. Periodeafgrænsningsposter, forpligtelser ( ) Forskud på kommunal kirkeskat (969020).. Deposita mv. (969030) Kollekt til afregning (972010). Anden kortfristet gæld ( ).. Lån i 5% midler (973020) Gældsforpligtigelser, løndele ( ). Passiver i alt Primo 2014 Ultimo 2014 Årsafslutning 2014 Side 29

30 Godkendelse og elektronisk aflevering af årsregnskabet. Årsregnskab 2014 skal afleveres elektronisk ligesom sidste år, og dette sker automatisk via overførsel til økonomiportalen med efterfølgende aflevering til provstiet. Afleveringen til provstiet sætter et stempel på regnskabet f.eks.: Allested-Vejle Sognes Menighedsråd, CVR-nr , Regnskab 2014, Afleveret d :28 Der bliver mulighed for at aflevere bi- og kollektregnskaber elektronisk (pdf). Forklaringer til regnskabet kan nu ske ved at lægge en pdf-fil ind. Det giver en større frihed mht. layout mv. Man kan endvidere vælge, om man vil lægge yderligere revisionsmaterialer ind elektronisk (kontospecifikationer, udskrifter fra bank etc.). Regnskabet skal ikke underskrives fysisk hverken af menighedsråd eller revisor. Menighedsrådet skal angive i beslutningsprotokollen for menighedsrådsmødet, hvad det er for en regnskabsversion, man godkender (stempel). Den underskrevne beslutningsprotokol indscannes og lægges i mappen i dataarkivet til revisor. Revisor godkender regnskabet elektronisk, og sikrer, at der er overensstemmelse mellem det regnskab, der er henvist til i beslutningsprotokollen og i Økonomiportalen som endeligt. Årsafslutning 2014 Side 30

31 FLØS/lønrapportering FLØS udgav i 2014 en ny rapport, hvor man kan se vikarlønforbruget: Derudover er der mulighed for budgettering af løn på 4-cifret formålsniveau. Og hermed har man muligheden for at lave nogle mere detaljerede lønrapporter til menighedsrådet. Med anvendelse af underformål kan en lønrapport f.eks. se således ud: Årsafslutning 2014 Side 31

32 Dette kræver, at medarbejderne budgetteres i regnskabsportalen på 4-cifret formål samt at der sker en indtastning i forbindelse med indlæsning af FLØS-bogføringsbilaget: Brandsoft Webdata kan også anvendes til lønrapportering, idet alle data fra FLØS-kladden er indeholdt i datasættet: Årsafslutning 2014 Side 32

33 Nyt i 2015 Kontoplaner: Der er lagt nye formåls- og artskontoplaner på DAP. Der er ikke nævneværdige ændringer til kontoplanerne. Der kommer dog en ændring i.f.m. indførelsen af omvendt betalingspligt på moms. Beslutningsprotokoller på DAP: I 2015 skal alle menighedsrådets beslutningsprotokoller indlæses på DAP. Der bliver mulighed for at lægge protokollerne fra 2014 ind også, men dette er frivilligt. Opstart af regnskab 2015 For at sikre en korrekt opstart af det nye regnskabsår er her en række punkter, man skal udføre / være opmærksom på: Nulstilling af balancekonti: Kontroller budget: Udskriv debitor/kreditorkonti: Momskoder: Formålsfordeling på medarbejdere: Kontiene og nulstilles. Det samme gælder og Nulstillingen må først ske i 2015! Kontroller, at budgettallene fra regnskabsportalen stemmer overens med budgettallene på økonomiportalen. Især vedr. anlæg og renter. Det er en fordel at have en udskrift liggende, hvor man kan kontrollere, at periodiseringerne ved årsskiftet bliver ført korrekt i det nye år. Kontroller og ret evt. de eksisterende momskoder jf. momsberegningerne i.f.m. årsafslutningen. Den beregnede procent fra 2014 bruges som acontoprocent i Kontroller, at der er tale om en korrekt formålsfordeling, også i budgettet i regnskabsportalen. Husk også at kontrollere formålskonteringen i FLØS i.f.t. budgettet! Der sker ingen automatisk tilretning! Årsafslutning 2014 Side 33

34 Budget 2016 Budgetskema og vejledning er ikke offentliggjort inden dette kompendium gik i trykken. Det ligger dog fast, at der bliver tale om en elektronisk procedure på linie med årsregnskabet dog uden stempel -funktionen. Her følger en kort gennemgang af budgetlægningen, som beskriver fremgangsmåden rent praktisk. I eksemplerne er der taget udgangspunkt i Budget2015, da Budget 2016 endnu ikke er frigivet. Budgetlægning i regnskabsportalen: Det anbefales at starte budgetlægningen i regnskabsportalen: Opret et nyt budget ved blot at skrive navnet i dette felt. Derefter trykkes på Funktioner : Årsafslutning 2014 Side 34

35 Det er nu muligt at hente tal fra et tidligere budget, fra et tidligere regnskab eller en kombination heraf. Her vælges tal fra et andet regnskab, og man kan vælge mellem hovedarterne. Løn budgetteres under Ansatte, så regnskabstallene tages ikke ind her. Ekstraordinære indtægter og udgifter er meningsløse at budgettere Herefter kan man vælge tal fra et andet budget. Årsafslutning 2014 Side 35

36 Når tallene er hentet ind, er det også muligt at afrunde og frem- (eller tilbage)skrive i én arbejdsgang: Dette letter budgetlægningen, og sparer meget tastearbejde. Årsafslutning 2014 Side 36

37 Budgettering af løn: Lønnen kan budgetteres på artskontoniveau og fremskrives i en og samme arbejdsgang: Undervejs i budgetlægningen er det muligt at følge saldoen: I øverste venstre hjørne er et tælleværk, der hele tiden justerer debet og kredit. Årsafslutning 2014 Side 37

38 Indtil nu er der budgetlagt en del af udgifterne og indtægterne, men der mangler stadig anlægsudgifter og -indtægter. Dette skal ske i Økonomiportalen, hvor også egenkapitalen skal budgetlægges. Inden da skal budgettet overføres til Økonomiportalen: Årsafslutning 2014 Side 38

39 Budgettering af egenkapital: Ultimosaldo 2013 På budgetlægningstidspunktet er disse bevægelser ukendte, hvis de ikke er aktivt budgetteret. Ultimosaldo 2013 Det mest sandsynlige udgangspunktet må være, at man regner med at gennemføre de budgetterede anlægsaktiviteter. Årsafslutning 2014 Side 39

40 Ultimosaldo 2013 Ændringer på denne konto kan alene ske ved PU-beslutning. Budgettering af renter og afdrag på stiftslån: Dette er en lidt besværlig budgetpost! Renter af stiftslån er en driftsudgift, men man kan ikke overføre budgetlægningen af renterne fra regnskabsportal til økonomiportal. Disse skal budgetteres på anlægsskemaet i økonomiportalen. Når budgettet er afleveret, anbefales det at indtaste renteudgiften i budgettet på regnskabsportalen, så driftsresultatet bliver korrekt dér. Årsafslutning 2014 Side 40