Årsafslutning

Transkript

1 Årsafslutning

2 Velkommen til kursus i årsafslutning mv. Dagens program: Årsafslutning herunder moms, resultatdisponering og aflevering Provstirevisorernes krav til regnskaberne Præsters betaling af forbrugsafgifter Specielle balanceposteringer Rapportmuligheder i Webdata Opstart af Regnskab 2018 (!) Det nye FLØS Andre spørgsmål? 2

3 Årsafslutningens fire faser: Klargøring til årsafslutning Regnskabsteknisk årsafslutning Resultatdisponering Godkendelse og aflevering 3

4 Huskeliste Regnskabsafslutningen kræver meget papir! Afstemninger, årsudskifter, beslutningsprotokoller, momsrapporter osv.osv. Man kan tage udgangspunkt i revisors materialeliste og lave sig en huskeliste som denne f.eks. * Huskelisten er lavet ud fra PWC s materialeliste, og bygget op efter nummeringen på DAP, regnskabsarkivet * BDO har også udsendt en materialeliste, dog knapt så struktureret som PWC s. 4

5 Periodisering * Den bogførte bankbeholdning skal svare nøjagtigt til bankens kontoudtog pr. 31/ Alle udgifter og indtægter skal henføres til det korrekte regnskabsår uanset betalingstidspunktet, Udgifter kreditorer Indtægter debitorer Derudover også periodeafgrænsning. Husk bagatelgrænsen! 5

6 Afstemning af løn Lønafstemningen laves for at sikre, at der er overensstemmelse mellem FLØS, SKAT og bogholderiet. Det er en fordel at have dette som en løbende rutine månedligt eller kvartalsvist, så eventuelle fejl fanges med det samme. Udskriv en saldo, art-liste fra bogføringssystemet og sumoplysninger fra SKAT *. Allan Dalkvist har lavet et regneark, der kan bruges i afstemningen *. Det samme har PWC *. Begge regneark kan findes på og Se også vejledningen til Skat s eindkomst * 6

7 PWC beder om en oversigt over udbetalinger til samtlige ansatte med cpr-nr, samt navn og stilling på alle, der har tjent mere end kr. Her hentes Sumoplysninger pr. medarbejder evt. som fil, hvis der er mange. Filen hentes ind i excel, og tilpasses (se vejledning i kompendiet). * Formand og kasserer skal underskrive opgørelsen. 7

8 Afstemning af stiftsmidler og -lån Udskriv årsopgørelsen * fra Stiftet, og afstem stiftsmidler * og lån * - brug evt. disse regneark, som begge kan findes på Udskriv en saldoliste, art eller lav en pivottabel ved hjælp af WebData, så alle relevante konti kan samles i én arbejdsgang *. 8

9 Moms Arbejdsgang i forbindelse med årsafslutningen: Afstemning Beregning Regulering 9

10 Momsfradrags-metoder A B C Metoden skal anvendes i alle tilfælde, hvor der er tale om fordeling af gratis, momsfrie og momspligtige aktiviteter. Momspligtige aktiviteter * 100 samtlige aktiviteter Den del af omsætningen, der ligger indenfor momslovens område opgøres, og det beregnes, hvor meget den momspligtige omsætning udgør i procent af den totale omsætning. Momspligtig omsætning * 100 Total omsætning indenfor momsloven Kombinationen af A og B. Først beregnes procenten A hvor stor en del af aktiviteten er momspligtig. Dernæst anvendes B-satsen på den momspligtige del.

11 Beregning af momssatser KM s regneark Der er ikke længere krav om, at Kirkeministeriets regneark anvendes til beregning af momssatser. Enhver metode, som afspejler forholdet mellem momspligtige og momsfrie/gratis aktiviteter, kan bruges. Menighedsrådet vælger metode, og begrunder dette valg. Hvis man tager udgangspunkt i KM s regneark, kan man vælge mellem flg. muligheder for kirkegården: o Arealfordeling o Lønfordeling o Tidsforbrug o Fri opgørelse

12 I afgørelsen fra SKAT, som kom i december 2017, lægges der vægt på, at fællesarealer som udgangspunkt finansieres af ligningsmidler og ikke af den enkelte gravstedsindehaver. Derfor skal vi i dette felt skrive 100% - eller i nærheden af 100 Andel af tidsforbrug til vedligehold af fællesarealer som anvendes til momsfrie aktiviteter - f.eks. kirkelige handlinger, adgang til kirke, øvrige arealer som vedligeholdes ved hjælp af ligningsmidler eller anden momsfri omsætning. Vær opmærksom på, at tidsforbruget på gangarealet mellem gravstederne også bør opdeles. Andel angives i %. 100% SKAT skelner endda mellem forskellige typer af fællesarealer f.eks. drift af kirkegården generelt, opførelse af f.eks. redskabshuse eller diger. PWC opfordrer til, at vi laver et såkaldt realitetstjek * på formål 4, Kirkegård. Beregner, hvor stor en procentdel, der finansieres ved hjælp af indtægter på kirkegården og dermed også hvor meget, der finansieres af ligningsmidler. Hvis jeg gør som jeg plejer, så ville det se sådan ud: *

13 Landsforeningen af Menighedsråd har også arbejdet med sagen, og foreslår denne måske lidt enklere model: 4 Kirkegård Indtast beløb Indtægter ,31 Udgifter, løn ,11 Udgifter, øvrig drift ,84 Resultat ,64 Indtægtsdækket andel 38,68% svarer til Beregnet aktivitetsbestemt fradragsprocent 38,68% Oprunding - hjælpetal 0,39 Oprundet aktivitetsbestemt fradragsprocent 39% Tallene er hentet fra kvartalsrapporten.

14 Arv og donation KM udgav i 2012 Vejledning til gældende praksis vedrørende Arv og donation, som stadig er gældende. Se kontospecifikation her *: Husk at legater skal fremgå af Bilag til regnskabsinstruks!

15 Anlægs- og biregnskaber I bilag 2 i årsregnskabet skal kollektregnskaber og andre biregnskaber anføres. Der skal også laves biregnskaber for de samarbejder, der måtte være i henhold til regnskabsinstruksen. Det kan ske som et udtræk af bogføringen, og bilag i pdf-format kan vedhæftes til regnskabet på Økonomiportalen. Man kan med fordel oprette et underformål til hvert biregnskab og/eller anlægsregnskab, så det er lettere at udtrække regnskabet. Videreførte anlægsmidler I forbindelse med resultatdisponeringen skal man opgøre videreførte anlægsmidler (konto ). Tallet kan ikke udtrækkes direkte fra regnskabet der skal laves en manuel opgørelse. Jeg bruger Allan Dalkvist s regneark *.

16 Eksempler på biregnskaber: Byggeregnskab for Tag på kirken, * H. P. Hansens Legat * Fælles organist og musikaktivitet * 16

17 Årskørsel Nu er Trin 1 færdigt og selve årskørslen kan foretages: Som det fremgår, kan årskørslen ikke fortrydes. Skulle det alligevel vise sig, at noget mangler / skal rettes, vil der automatisk blive årskørt efter hver bogføring, man måtte foretage. Når årskørslen er gennemført og bogført, anbefales det at udskrive en kvartalsrapport til kontrol inden selve resultatdisponeringen.

18 Resultatdisponering Resultatdisponeringen er udfyldt med de bevægelser, der fremkommer af bogføringen bortset fra bevægelser på konto Videreførte anlægsmidler, samt eventuelle reserveringer af frie midler. HUSK: Selvom det er muligt at indtaste bevægelsen på konto Arv og donation, skal dette ikke gøres! Bevægelsen fremkommer af bogføringen (manuel årskørsel). 18

19 19

20 Færdig resultatdisponering efter bogføring og overførsel til Økonomiportalen: Den vedhæftede bemærkning til konto kommer på næste side i regnskabet 20

21 Afstemning af kassebeholdning Denne afstemning viser sammenhængen mellem kassebeholdningen (inkl. aktiver og passiver) og de relevante konti i egenkapitalen. * Beregningen kan først foretages, når man kender saldiene efter resultatdisponeringen. Beregningen tager ikke højde for en eventuel difference mellem frie midler og videreførte anlægsmidler. Beregningen stemmer, hvis summen af de to tal er korrekt! Men der vil vise sig en difference, hvis de øvrige saldi i egenkapitalen ikke er korrekte! 21

22 Overførsel af regnskab til Økonomiportalen: 22

23 Godkendelse og aflevering af regnskab Når årsregnskabet er færdigt (på økonomiportalen), skal det afleveres til provsti. Når der er trykket på knappen, sættes et identifikationsstempel nederst på siderne i regnskabet. Dette stempel skal indskrives i beslutningsprotokollen for mødet. Det kan diskuteres, i hvilken rækkefølge tingene skal ske: 1. Inden menighedsrådets regnskabsmøde 2. Under menighedsrådets behandling af regnskabet. Vær opmærksom på, at revisor ikke godtager, at regnskabet afleveres efter menighedsrådsmødet. OBS: Den underskrevne beslutningsprotokol skal indlæses på DAP senest 7 dage efter mødet. 23

24 Regnskabsarkivet HUSK: Alle filer skal være i pdf-format. Beslutningsreferater skal være underskrevet af menighedsrådet. Beslutningsreferater lægges i det regnskabsår, hvor mødet er afholdt. Også selvom det vedrører et regnskab fra et tidligere år. Protokollater og PU-meddelelser findes i det regnskabsår, de omhandler. Diagram over den digitale proces: * 24

25 Præsters betaling af forbrugsafgifter Reglerne findes i Cirkulære nr. 55 af Præsten betaler selv for opvarmning og varmt vand, medmindre der er tjenstlige lokaler tilknyttet til boligen. Menighedsrådet betaler for de tjenstlige lokaler. Varme: Hvis præsten betaler: Menighedsrådet refunderer udgiften til de tjenstlige lokaler. Præsten betaler max. for 160 m2. Hvis der er opsat separat måler eller der foreligger et skøn over forbruget er menighedsrådets betaling skattefri. Betales der efter den fastsatte m2-takst, er indtægten skattepligtig for præsten. 25

26 Vand: Vandforbruget betales i henhold til måler og der kan fratrækkes op til 15% som tjenstligt forbrug. Havevanding betales af menighedsrådet, hvis haven er større end m2. El: El betales i henhold til reglerne i bilag 1 til Cir. 55 * Eksempel på afregning med præst * 26

27 Anvendelse af reserverede frie midler: Når man anvender de reserverede midler året efter, giver det en skævhed i regnskabet. Der bliver et ikke budgetteret forbrug og dermed et underskud. Bænkene blev købt i 1. kvartal 2017 og medførte et underskud på driften: 27

28 Udfordringerne med anlægsregnskabet Afvigelser ift. budget: Indtægterne er større, da vi har fået i 5%-midler til anlæg Der er ikke budgetteret med udgifter men afholdt flere forskellige, som er finansieret forskelligt. 28

29 Opstart af regnskab 2018 Nulstilling af balancekonti: Kontiene og nulstilles. Det samme gælder og Nulstillingen må først ske i 2018! Nulstilles således: 29

30 Herudover er det disse punkter: Kontroller budget: Udskriv debitor/kreditorkonti: Momskoder: Kontroller, at budgettallene fra regnskabsportalen stemmer overens med budgettallene på økonomiportalen. Især vedr. anlæg og renter. Det er en fordel at have en udskrift liggende, hvor man kan kontrollere, at periodiseringerne ved årsskiftet bliver ført korrekt i det nye år. Kontroller og ret evt. de eksisterende momskoder jf. momsberegningerne i.f.m. årsafslutningen. Den beregnede procent fra 2017 bruges som aconto-procent i 2018 evt. bruges budget 2018 (jf. momsproblematikken). 30

31 Og så noget om FLØS Januar-lønnen er kørt med problemer ift. Skat! Der er endnu ikke (3/2-2018) nogen bogføringskladde klar i Brandsoft, så det kan ikke siges, hvordan det bliver Lønrapporter: der er på nuværende tidspunkt lønsedler og overførselsliste i CSV-format. Jeg har fået denne oversigt over, hvilke rapporter, der bliver tilgængelige * Logon har været en udfordring som ikke-kirkenet-bruger Hvis rapporterne kun er tilgængelige i CSV-format, så skal der arbejdes med rapporten i excel * 31