Netværksinfo maj 2017

Transkript

1 Netværksinfo maj 2017 Indhold Deloittes afsluttende revision Prokura... 2 Ændringsanmodninger... 2 Opfølgning vedr. kvalitetsprojekt og arbejdsgrundlag... 2 Ny persondataforordning... 2 Hvem er omfattet af persondataforordningen?... 3 Den nye forordnings indhold... 3 Gældende regler for foreninger... 3 Den nye forordnings betydning for lokale aktionsgrupper... 3 Nyt om PROMIS... 4 Kvalitetssikring af oplysninger i PROMIS... 4 Slutudbetaling... 4 Login til projektholdere... 4 Øvelsesmodul... 5 Stor fokus på Danmark i Eurofish Magazine... 5 Deloittes afsluttende revision 2016 LAG-sekretariatet fik udtaget i alt 8 sager til Deloittes afsluttende revision 2016, hvoraf de 3 drejede sig om genkontrol af kontrol. Revisionen fokuserede blandt andet på overfinansiering, udbudsmateriale og beregning af timesats for projektansatte samt betalingsdokumentation generelt. Rent praktisk foregår revisionen sådan, at LAG-sekretariatet udfylder forsider på sagerne, herunder med henvisninger til aktnumre, filnumre og relevante sider. Senere svarer LAGsekretariatet på eventuelle spørgsmålsskemaer, hvis revisionen ønsker uddybning af sagerne. Dette spørgsmålsskema sendes frem og tilbage, indtil revisionen mener, at de har fået ordentligt svar på deres spørgsmål. LAG-sekretariatet indhentede ekstra oplysninger vedr. udbud i en sag og undgik på denne måde en sanktion for ansøger på ca kr. Der blev ikke opgjort nogen finansielle fejl på de 8 udtrukne sager. 1

2 Prokura Da vi har givet tilladelse at I indsender jeres prokura en gang for alle, og dermed ikke skal indsende den gældende prokura hver eneste gang det er nødvendigt, vil vi opfordre til at I sender os den nyeste prokura, så vi har den og kan journalisere den. Vi opfordrer ligeledes til at prokuraen bliver udfærdiget på en sådan måde, at vi ikke er i tvivl om, hvad den enkelte koordinator eller anden prokura-indehaver måtte have af beføjelser. Ændringsanmodninger Erhvervsstyrelsen finder det nødvendigt at sende en lille høflig reminder om, at der i bekendtgørelsen står, at Ændring af et projekt kan godkendes af Erhvervsstyrelsen på betingelse af, at ændringen efter styrelsens vurdering er i overensstemmelse med projektets formål, og at ændringen indstilles, efter at være godkendt af den lokale aktionsgruppes bestyrelse. Det betyder at ALLE ændringsanmodninger skal godkendes af bestyrelsen ved mindre koordinatoren(e) har prokura hertil. ALENE i sådanne tilfælde kan vi acceptere, at bestyrelsen ikke har godkendt ændringsanmodningen. Når I indsender en ændringsanmodning skal vi derfor bede om den accept, der er givet fra bestyrelsen. Accepten kan gives på mail eller som vedhæftet dokument. Opfølgning vedr. kvalitetsprojekt og arbejdsgrundlag Erhvervsstyrelsen har nu udarbejdet nye brevskabeloner, som vi anvender ved behandlingen af projektansøgninger og driften af aktionsgrupper. Vi er pt. i gang med at udarbejde nogle nye skabeloner til hjemmesiden, herunder egenkontrolskema og besigtigelsesskema mv. Vi gør særskilt pr. mail opmærksom på, når der er lagt nye skabeloner ind. Vi har haft besøg af to koordinatorer (Nynne og Helle) i to dage, og de er kommet med input til tilsagnsbreve, udbetalingsbreve og diverse skabeloner, som ligger på hjemmesiden. Derudover er projektvejledningen blevet gennemgået på ny. Projektvejledningen vil igen blive revideret i løbet af efteråret. Når der er blevet udarbejdet nye dokumenter, så bliver dokumenterne ikke taget op igen før 1/2 til 1 år efter, bortset fra hvis der er tale om rettelser, som ikke kan vente. Erhvervsstyrelsen tager dog løbende imod input og rettelser. Vi samler sammen på input, og tager disse med ved næste revision af dokumenterne. Ny persondataforordning Den nye EU-persondataforordning er vedtaget og gælder fra den 25. maj Forordningen har til formål at forbedre sikkerheden for enkeltpersoner ved at sørge for beskyttelse af den enkeltes rettigheder. Som organisation eller forening kan man blive pålagt store bøder, hvis man ikke lever op til forordningen. 2

3 Forordningen omskrives til en ny dansk persondatalov, som træder i kraft den 25. maj Hvem er omfattet af persondataforordningen? Alle virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder, der behandler personoplysninger, er underlagt forordningen. Personoplysninger er ikke bare oplysninger om helbred, politisk overbevisning, seksuelle forhold og lignende, men alle de oplysninger, der kan henføres til en person, eksempelvis adresse, telefonnummer og . Den nye forordnings indhold Den nye forordning har fokus på følgende: Mere og bedre dokumentation (det vil sige nedskreven dokumentation for, hvordan man efterlever forordningen) Mere uddybende information til den registrerede person om rettigheder, herunder f.eks. retten til indsigt, retten til sletning, klageinstans m.v. Styrket anmeldepligt af brud på sikkerheden til Datatilsynet. Væsentligt forhøjet bødeniveau Offentlige og visse private virksomheder skal udpege en databeskyttelsesansvarlig (en såkaldt DPO) One-stop-shop for koncerner, som skal give en enklere persondataproces for virksomheder med aktiviteter i flere lande Gældende regler for foreninger Det er Datatilsynets opfattelse, at en forening i medfør af reglerne i persondatalovens kan registrere almindelige oplysninger som f.eks. indmeldelsesdato, id-oplysninger, evt. tillids- eller hvervs poster m.m. For så vidt angår videregivelse af medlemsoplysninger skal der ifølge Datatilsynets praksis skelnes mellem to situationer: Videregivelse af medlemslister i foreningsblade m.v. kan som udgangspunkt ske uden den enkeltes (medlemmets) samtykke under forudsætning af, at bladet kun distribueres til medlemmer. Derimod kræver videregivelse i form af offentliggørelse på det åbne internet det enkelte medlems samtykke. Som udgangspunkt er det ikke lovligt at gemme personoplysninger på personer, som ikke længere er medlemmer af foreningen. Det må foreningen kun, hvis der er en god grund til det, som er beskrevet i foreningens vedtægter. Den nye forordnings betydning for lokale aktionsgrupper Alle organisationer og lokalforeninger er omfattet af persondataloven, når de behandler personoplysninger. Den såkaldte behandling sker allerede, når man melder sig ind i en forening, og foreningen indhenter og opbevarer navn, adresse, telefon og mail, oplysninger om allergier eller andre særlige forhold, eller når der indhentes navn og CPR-nummer på fx en ansøger. Erhvervsstyrelsen har ansvaret for systemet PROMIS og de oplysninger, der lægges ind om ansøgerne. De lokale aktionsgrupper skal derfor ikke foretage sig noget i denne forbindelse. Hvis 3

4 aktionsgruppen opbevarer oplysninger om ansøgerne andre steder, skal det sikres, at opbevaringen er sikker, og at den sker med ansøgerens samtykke. De lokale aktionsgrupper har ansvaret for håndteringen af medlemslister, herunder at: der er samtykke til behandlingen af oplysningerne fra det enkelte medlem, at opbevaringen af medlemslisterne sker på sikker vis at slette oplysninger om ikke længere aktuelle medlemmer Hvis I som lokale aktionsgrupper på nuværende tidspunkt lever op til den gældende persondatalov, er I godt på vej til også at efterleve de nye regler. Der kommer dog en række nye bestemmelser med forordningen, som skal indarbejdes og efterleves. Foreninger får pligt til at have de fornødne procedurer til at opdage, rapportere og undersøge brud på persondatasikkerheden og inden for 72 timer kunne fortælle myndighederne, hvad der er sket, hvad der skal gøres, og hvilke skadevirkninger der kan forventes. For at have et beredskab anbefales foreninger og medlemsorganisationer på forhånd at fastlægge procedurer for, hvem der gør hvad. Når der ikke længere er behov for bestemte data, skal de slettes. Sker det ikke, vil det være organisationen, der eventuelt får bøden. Hvis I har spørgsmål vedr. persondataloven, både den nuværende og den kommende, er I velkomne til at kontakte os. Nyt om PROMIS I forbindelse med afrapporteringen til den tidligere omtalte AIR17 har vi nu indtastet de fleste af slutudbetalingsanmodninger og slutrapporter, med undtagelse af dem, der måske ligger til sagsbehandling pt. Vi har også ændret slutdatoer (herunder projektforlængelser), og vi er i fuld gang med at indtaste allerede modtagne projekt- og budgetændringer. Kvalitetssikring af oplysninger i PROMIS Vi vil i den kommende tid kontakte koordinatorerne gruppevis, så vi kan sikre, at vi alle er enige om, at de oplysninger, der ligger i PROMIS lige nu er de korrekte. Slutudbetaling Vi vil gerne minde jer om, at slutudbetalinger for LAG skal foretages via PROMIS. Udbetalingsmodulet for FLAG kommer snart, og I skal nok få besked om, hvornår det bliver lanceret. Login til projektholdere De projektholdere, som ikke selv har indtastet deres ansøgning i PROMIS, er allerede oprettet og har fået login. De er oprettet med den -adresse, som er angivet i ansøgningen, og kodeordet er deres projekts sagsnummer. Hvis det af en eller anden grund ikke virker, så kontakt os, og vi laver det om med det samme. 4

5 Øvelsesmodul Husk at I kan anvende Øvelsesmodulet i PROMIS til at finde ud af præcis hvad der sker, hvis I ændrer, indstiller, godkender eller skifter status. I skal bare gå ind i rigtige projekter (i øvelsesmodulet) og så prøve jer frem. Vi har lukket adgangen til øvelsesmodulet for ansøgere, da vi har oplevet at der er nogen, der ikke opdagede at det var øvelsesmodulet. Stor fokus på Danmark i Eurofish Magazine Der er en rigtig spændende eksponering af FLAG og Danmark i Eurofish Magazine. Se magasinet her: march-april 5