Retningslinjer for Aktivitetsstøtte til børn og unge under 25 år i Aarhus Kommune

Transkript

1 Retningslinjer for Aktivitetsstøtte til børn og unge under 25 år i Aarhus Kommune

2 Aktivitetsstøtteordningen i Aarhus Kommune Ifølge Folkeoplysningsloven har kommunen pligt til at støtte folkeoplysende aktiviteter for børn og unge under 25 år. I Aarhus Kommune har Byrådet besluttet en aktivitetsstøtteordning, hvor tilskuddet ydes i forhold til den gennemførte aktivitet. Det er altså ikke medlemstallet, der afgør tilskuddets størrelse, men aktivitetsniveauet. Aktivitetsstøtteordningen omfatter planlagte aktiviteter for børn og unge under 25 år, dog således at de 5-17-årige vægtes tre gange højere end de årige. For perioden 1. juli juni 2015 er aktivitetsstøtten på 4,05 kr. pr. deltagertime for de 5-17-årige og 1,35 kr. for de årige. Tilskuddet pr. deltagertime reguleres hvert år i forhold til budget og de samlede ansøgninger. En gang årligt skal foreningerne søge om aktivitetsstøtte. Tilskuddet beregnes på grundlag af foreningens gennemførte aktivitetstimer det foregående kalenderår. Tilskuddet udbetales i 4 rater, henholdsvis 1. juli, 1. oktober, 1. januar og 1. april. En forudsætning for at modtage aktivitetsstøtte er, at man er godkendt som en folkeoplysende forening og lever op til de krav der er for at være godkendt som folkeoplysende forening. Generelle regler Der ydes tilskud til godkendte folkeoplysende foreninger, der er hjemmehørende i Aarhus Kommune. Aktiviteterne skal primært foregå i Aarhus Kommune. Der skal være tale om foreningsplanlagte aktiviteter for børn og unge i aldersgruppen 5 24 år. Aktiviteterne skal være kontinuerlige. Deltagerne skal være aktiveret af en foreningsleder/instruktør. Aktivitetslængden skal være mindst 60 min. pr. hold. Der skal være mindst 4 personer på et hold for at udløse tilskud og der gives tilskud til max 20 personer pr. hold. (yderligere hold kan opret-

3 tes, hvis der er deltagere og instruktører til det. Dog vigtigt at der er tale om reelt adskilte hold). Der skal være en egenbetaling/kontingentbetaling for deltagerne. Der gives max tilskud til 400 timer årligt pr. aktivt medlem. Aktiviteterne kan finde sted på alle ugedage. Aktiviteterne skal være afsluttet kl Aktiviteter på folke- og privatskoler kan først igangsættes efter kl på hverdage. Aktiviteter der ikke ydes tilskud til Der ydes ikke støtte til indtægtsgivende aktiviteter fx omdeling at telefonbøger og salg af lodsedler. Der ydes ikke tilskud til kommercielle arrangementer eller arrangementer, hvor der opkræves entre. Udflugter til forlystelsesparker, biografture og lignende, hvor der opkræves entre, er ikke tilskudsberettiget. Lektiehjælp og modersmålsundervisning er ikke tilskudsberettiget. Ved aktiviteter i private hjem påhviler det foreningen at sørge for, at lokalerne er lovlige og velegnede til aktiviteterne. Der ydes ikke tilskud til aktiviteter, der har karakter af gudedyrkelse/kirkelige handlinger som fx gudstjenester, bønnemøder, messer, andagter, dåb, konfirmation, konfirmationsforberedelse og morgensamlinger med forkyndende sigte. Særlige regler Klubaftner, hvor flere aktiviteter foregår samtidigt, og deltagerne skifter mellem disse kan kun tælles som én aktivitet. Der gives tilskud til aktiviteter der i begrænset omfang gennemføres i det øvrige Danmark, i de Nordiske lande og i Sydslesvig. Der tænkes her på sommerlejre, ekskursioner, stævner, turneringskampe og lignende. Særligt ved turneringskampe, stævner, sommerlejre og lignende skal man være opmærksom på, at der ikke kan medregnes deltagertimer Udgivet januar 2015

4 for transporttid, ventetid mellem kampe, spisepauser og anden fri tid, hvor der ikke foregår folkeoplysende aktivitet. Sport og Fritid skal foretage en helhedsvurdering af om aktiviteten har folkeoplysende karakter, eller om der udelukkende eller i større omfang er tale om aktiviteter, som ikke kan indgå i tilskudsgrundlaget. Det er aktivitetens indhold, som er afgørende for om aktiviteten er støtteberettiget. Aktiviteter som kræver en konkret vurdering kan fx være tilskud til integration, fredagsmøder, sammenkomster, vejledning på dansk, foredrag, bordfodbold, internet og spil, filmforevisning og andre tilsvarende aktiviteter. Ved tvivlstilfælde er det Folkeoplysningsudvalget der træffer den endelig afgørelse. Hvad må aktivitetsstøtten anvendes til Aktivitetsstøtten skal anvendes til omkostninger ved aktivitetens gennemførelse fx trænerløn, materialer, turneringsdeltagelse eller lokaleudgifter. Tilskuddet må ikke anvendes til mad og drikke. Tilskuddet må ikke være større end udgiften til afholdelse af aktiviteten. Er tilskuddet større end udgiften til afholdelsen af aktiviteten, skal der ske en tilbagebetaling til kommunen. Foreningen redegør i deres tilskudsregnskab for anvendelsen af aktivitetsstøtten. Dokumentationskrav For at foreningen kan dokumentere, at de er berettiget til aktivitetsstøtte, er der nogle dokumentationskrav foreningen skal opfylde. Der skal føres fremmødeliste, hver gang der afholdes en aktivitet. Dvs. når der afholdes en aktivitet, skal der registreres, hvor mange deltagere der har været. (Kravet til fremmødelister gælder dog ikke foreninger på Aarhusordningen - se afsnittet om Aarhus-ordningen). På kan man finde fremmødeskemaer som foreningen kan bruge til registrering af fremmøde. Ved ansøgning om aktivitetsstøtte udfyldes ansøgningsskemaet om aktivitetsstøtte på baggrund af fremmødeskemaerne. Foreningen skal gemme fremmødeskemaerne i 5 år. Deltagerne skal være medlem af foreningen og betale kontingent for at der kan gives aktivitetsstøtte. Som dokumentation herfor, skal der føres medlemslister over foreningens medlemmer. Der skal registreres medlemmernes navn, adresse, fødselsdato og kontingentbetaling. Hvis medlemmerne ikke

5 har været medlemmer hele kalenderåret eller hvis kontingentperioden er kortere/ anderledes end kalenderåret bør det fremgå af listen præcis hvilken deltageren har været medlem. Aarhus-ordningen For foreninger, der ikke har de store udsving i medlemstal og aktivitetsniveau fra år til år, er der indført den særlige Aarhus-ordning. Foreninger der opfylder følgende kriterier kan søge om, at komme på Aarhus-ordningen hvis foreningen: har haft et rimeligt konstant aktivitetsniveau gennem de sidste 3 år. har haft et stabilt medlemstal gennem de sidste 3 år. hvor kontrol af fremmødet ikke har givet anledning til nævneværdige bemærkninger. Ansøgning om optagelse på Aarhus-ordningen skal ske på et ansøgningsskema til Sport og Fritid. (skemaet Aarhus-ordning ansøgning om optagelse kan findes på ForeningsPortalen). Sport og Fritid vurdere og beslutter om ansøgningen kan imødekommes. Når en forening bliver godkendt til at komme på Aarhus-ordningen, beregnes der et aktivitetsniveau pr. medlem, som foreningen bliver låst på. Aktivitetsniveauet beregnes ud fra et gennemsnit af foreningens aktivitetsniveau de 3 sidste år samt gennemsnittet af de sidste 3 års antal medlemmer. Når foreningen efterfølgende skal søge om aktivitetsstøtte, skal de udfylde ansøgningsskemaet Aarhus-ordning ansøgning om aktivitetsstøtte for børn og unge. På ansøgningsskemaet Aarhus-ordning ansøgning om aktivitetsstøtte for børn og unge skal foreningen alene oplyse, antallet af medlemmer i de 2 aldersgrupper, der gives aktivitetsstøtte til. Sammen med ansøgningsskemaet Aarhus-ordning ansøgning om aktivitetsstøtte for børn og unge skal der også afleveres et tilskudsregnskabet. Foreningens beregningsgrundlag for aktivitetsstøtten ændres, såfremt foreningsmedlemstal ændres med mere end +/- 5 % for gruppen mellem 5-17 år og +/- 10 % for gruppen mellem år, i forhold til det niveau foreningen er kommet på Aarhus-ordningen på. Ordningen betyder, at foreningen ikke skal registre antallet af fremmødte, hver gang der afholdes en aktivitet. Udgivet januar 2015

6 Foreningen kan altid udtræde af ordningen, og søge på de faktiske gennemførte deltagertimer, men det forudsætter, at foreningen har ført fremmødelister over de afholdte aktiviteter i det foregående kalenderår. Sport og Fritid kan, som dokumentation for aktiviteterne, med 3 måneders varsel, bede foreningen om i en periode at føre fremmødelister. Folkeoplysningsudvalget/Sport og Fritid kan med 3 måneders varsel annullere forenings aftale om at være på Aarhus-ordningen, og henvise foreningen til den almindelige aktivitetsstøtteordning efter nærmere vurdering af aktivitetsniveauet. Kontrol Sport og Fritid skal sikre sig, at foreningerne har deres tilskudsgrundlag i orden. I den forbindelse udtages der årligt en stikprøvekontrol af tilskudsgrundlaget for 10 % af de foreninger der modtager aktivitetsstøtte. Foreningerne skal efter anmodning kunne fremvise: dokumentation for deres aktiviteter i form af fremmødeskemaer medlemslister dokumentation for kontingentindbetaling foreningens eget regnskab med tilhørende bilag. Såfremt foreningen ikke kan dokumentere, at de har deres tilskudsgrundlag i orden, kan det medføre tilbagebetaling af aktivitetsstøtten. Foreningen er forpligtet til at gemme deres dokumentation i 5 år. Udover den årlige stikprøvekontrol, kan foreningerne ved konkrete sager blive bedt om at dokumentere deres tilskudsgrundlag. Sport og Fritid kan møde op i foreningen til kontrol af planlagte foreningsaktiviteter. Formålet med besøget er, at sikre at aktiviteten faktisk finder sted, optælling af antal deltagere og deltagernes aldersfordeling samt at Sport og Fritid kan danne sig et indtryk af, om aktiviteten er folkeoplysende. Ansøgningsfrister Ansøgningsfristen for aktivitetsstøtte er 1. marts hvert år. Ansøgningsfristen gælder både for foreninger, der er på den almindelige ordning og foreninger, som er på Aarhus-ordningen.

7 Alle foreninger skal indsendes følgende: Udfyldt ansøgningsskema om aktivitetsstøtte. Ansøgningen skal være underskrevet af foreningens kasserer og formand. Tilskudsregnskab, som er underskrevet af HELE bestyrelsen samt af foreningens valgte revisor. For ansøgninger der afleveres for sent gælder følgende: Ansøgninger der indkommer efter 1. marts reduceres i tilskuddet med 10 %. Der kan ikke ydes tilskud til foreninger der indsender ansøgning om aktivitetsstøtte efter 1. maj. Nye foreninger Nye folkeoplysende foreninger, som ikke tidligere har modtaget aktivitetsstøtte, kan søger aktivitetsstøtte via Den Lokale Udviklings Pulje. Her søger foreningen aktivitetsstøtte til sine forventede/planlagte aktiviteter. Disse foreninger kan ansøge om aktivitetsstøtte på et hvilket som helst tidspunkt af året. Der kan dog først ydes tilskud fra den dag Sport og Fritid har modtaget ansøgningen. Der ansøges ved at indsende ansøgningsskemaet; aktivitetsstøtte for børn og unge ansøgning for nye foreninger. (ansøgningsskemaet kan findes på ForeningsPortalen) Tilskuddet fastsættes ud fra de forventede /planlagte aktiviteter og bevilges under forudsætning af at aktiviteterne gennemføres. Foreningen skal føre fremmødeskemaer ved gennemførelse af deres aktiviteter. Fremmødeskemaerne skal indsendes til Sport og Fritid på nærmere angivet tidspunkter, som dokumentation for, at aktiviteterne er gennemført og med hvor mange deltagere. Udbetalingen af aktivitetsstøtten sker ratevis efter gennemgang, af de indsendte fremmødeskemaer. Gennemføres de planlagte aktiviteter ikke, eller gennemføres de med færre deltagere end forudsat i bevillingen, reduceres tilskuddet i forhold til de faktiskgennemførte og dokumenterede aktivitetstimer. Er der udbetalt for meget i aktivitetsstøtte vil beløbet blive krævet tilbagebetalt. Retningslinjerne for at modtage aktivitetsstøtte fra Den Lokale Udviklingspulje er de samme som for den øvrige aktivitetsstøtte. Udgivet januar 2015

8 Kontakt Sport og Fritid Malene Bønlykke Riis Kultur og Borgerservice Tlf Aarhus Kommune Vestergade 55, 2. Sal Postboks Aarhus C