Vejledning for revisor

Transkript

1 Århus Kommune Sport & Fritid Kultur og Borgerservice Vestergade 55, 2. Postboks 619, 8100 Århus C Tel og epost [email protected] 02 / 2009 Vejledning for revisor i forbindelse med revision af regnskab for foreninger, som modtager kommunale tilskud under Folkeoplysningsloven Introduktion Med denne folder søger Sport & Fritid at skabe et overblik over hvilke revisionsregler, der gælder for revision af tilskud efter Folkeoplysningsloven, samt hvilke retningslinier, der er gældende for de forskellige kommunale tilskudsordninger (aktivitetsstøtte, lokaletilskud og tilskud til ældreidræt). Århus Kommune Sport & Fritid Magistratens 4. Afdeling

2 Lovgrundlaget Lokaletilskud til foreninger Ifølge Folkeoplysningsloven yder kommunen tilskud til lokaleudgifter for foreninger, der tilbyder fritidsvirksomhed for børn og unge under 25 år. Hensigten er, at det offentlige skal være med til at sikre rammerne for børn og unges fritidsaktiviteter, uden at man derved blander sig i foreningsaktiviteternes indhold. Aktivitetsstøtte til børn og unge Ifølge Folkeoplysningsloven har kommunen pligt til at støtte fritidsaktiviteter for børn og unge. I Århus Kommune har byrådet besluttet en aktivitetsstøtteordning for børn og unge mellem 5 og 24 år. Større og mindre tilskud I bekendtgørelsen er det fastsat, at kommunen kan sondre mellem, hvilken form for revision større og mindre regnskaber skal underkastes. Grænsen for, hvad der er større og mindre tilskud, fastsættes af kommunalbestyrelsen. I Århus Kommune er grænsen mellem større og mindre tilskud fastsat til kr for aktivitetsstøtte og ældreidræt. For lokaletilskud er der ikke fastsat nogen beløbsgrænse. Det vil sige, at regnskaber for dette tilskud skal revideres som mindre tilskud. Forskel i revisionskrav Forskellen på større og mindre tilskud er, at større tilskud skal revideres af en professionel revisor, altså en statsautoriseret eller registreret revisor, medens mindre tilskud kan revideres af en folkevalgt revisor.

3 Revisors opgaver i forbindelse med aktiviteter, lokaler og ældreidræt 01. Revisor skal konstatere, om det kommunale tilskud er anvendt fuldt og helt til det formål tilskuddet er givet til. 02. Revisor har i den forbindelse krav på at få alle oplysninger fra foreningen, som har betydning for bedømmelse af regnskabet. 03. Konstaterer revisor lovovertrædelser eller tilsidesættelser af administrative forskrifter, er der pligt til at foretage indberetning til Sport & Fritid inden tre uger. 04. Revisor påtegner regnskabet og erklærer, at regnskabet er revideret. Eventuelle forbehold skal fremgå af påtegningen. Ved regnskab for mindre tilskud end kr skal revisor være opmærksom på: at tilskudsregnskabet indeholder de korrekte beløb, og er i overensstemmelse med de foreliggende bilag. at tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med loven, bekendtgørelsen og de kommunale regler og retningslinier. at foreningen har opfyldt tilskudsbetingelserne. at foreningens oplysninger til Sport & Fritid er korrekte. at der er dokumentation for deltagernes samlede egenbetaling / kontingent. Ved regnskab for større tilskud på kr og derover skal revisor desuden: Foretage revision i overensstemmelse med god revisionsskik. Vedlægge genpart af revisionsprotokol. Revisor skal også gøre foreningen opmærksom på eventuelle overtrædelser af lovens bestemmelser samt tilsidesættelse af de kommunale regler. Foreningen har i såfald pligt til at underrette Sport & Fritid herom inden tre uger. Revisors bemærkninger sendes sammen med underretningen. Sker det ikke, skal revisor snarest selv underrette Sport & Fritid. Om nødvendigt kan yderligere materiale rekvireres hos Sport & Fritid. Regnskabet Sport & Fritid kan kun kræve, at foreningen aflægger et regnskab for den aktivitet, der er givet tilskud til.

4 Tilskudsberettigede foreninger En tilskudsberettiget forening skal: 01. have formuleret et formål med foreningsdannelsen i vedtægten, 02. tilbyde folkeoplysende virksomhed efter denne lov, 03. have en bestyrelse, 04. være demokratisk opbygget, 05. bygge på aktivt medlemskab og have mindst fem betalende medlemmer. 06. som udgangspunkt være åben for alle, som tilslutter sig foreningens formål, 07. være hjemmehørende i tilskudskommunen og 08. have en virksomhed, der er almennyttig og kontinuerlig. 09. Der skal være deltagerbetaling / kontingent. 10. En forening kan godt være tilknyttet en landsorganisation, men skal være en selvstændig, økonomisk og juridisk enhed. Ved overvejelserne heraf indgår: a. Om foreningen har egne vedtægter. b. Om indgåelse af lejemål til afvikling af aktiviteter foretages af foreningen. c. Om eventuel kontingentfastsættelse vedtages på generalforsamlingen. d. Om foreningen planlægger og afvikler egne aktiviteter. De kommunale regler og retningslinier Lokaletilskud til egne eller lejede lokaler. Der kan søges om et tilskud på 70% af de godkendte driftsudgifter til egne eller lejede lokaler. Hvis foreningen har 10% eller flere medlemmer på 25 år og derover, reduceres tilskuddet tilsvarende. Ledere, instruktører og bestyrelsesmedlemmer anses ikke for aktive deltagere, og kan derfor holdes udenfor i denne beregning. Bemærk i denne forbindelse, at der kun ydes tilskud ud fra det antal timer lokalet / lokalerne er benyttet til fritidsaktivitet for børn og unge.

5 Ved driftsudgifter til lokaler forstås i denne forbindelse: 01. Egne lokaler og lejrpladser a. Renter af prioritetsgæld b. Skatter, afgifter og forsikringer vedrørende ejendommen. c. Udgifter til almindelig vedligeholdelse, opvarmning, belysning, rengøring og eventuelt fornødent tilsyn. 02. Lejede lokaler og lejrpladser a. Det aftalte lejebeløb. b. Afholdte udgifter til almindelig vedligeholdelse iflg. lejekontrakten samt til opvarmning, belysning, rengøring og eventuelt fornødent tilsyn. Ifølge loven er kommunen kun forpligtet til at give tilskud til følgende lejeudgifter pr. time: Haller (bortset fra ridehaller) kr. 226,50. Andre lokaler (inkl. ridehaller) kr. 113,25. Disse satser gælder for 2009 og reguleres hvert år. Supplerende støtteordninger for idrætshaller. Ifølge Folkeoplysningsloven har kommunen pligt til at give tilskud til idrætshaller i forhold til en timeleje på kr. 226,50. Da de fleste haller er dyrere, har Byrådet vedtaget en supplerende støtteordning, der betyder, at der kan ydes tilskud til en højere timeleje. Denne ordning medfører, at der til lejemål i en lang række idrætshaller, som er beliggende i kommunen, ydes et supplerende tilskud i forhold til lovens bestemmelser. Timelejen i disse haller fastsættes konkret på baggrund af hallernes budgetter og regnskaber. I praksis ydes tilskuddet direkte til hallerne, som ved udfærdigelse af faktura fratrækker det kommunale tilskud. Revisor skal undersøge, om foreningens oplysninger til brug ved beregning af tilskud i forhold til støtteordningen er korrekte, om udgifterne har været afholdt af foreningen og kontrollere, om foreningens måde at opgøre dennes forbrug af lokaletimer på skønnes at give et korrekt resultat. Aktivitetsstøtte for børn og unge Tilskuddet beregnes på grundlag af de gennemførte deltagertimer i det foregående kalenderår (1 deltagertime = 1 deltager i aktivitet i 1 time. For eksempel: 15 deltagere i 2 timer = 30 deltagertimer). Til deltagere i aldersgruppen 5-17 år ydes 3 gange højere tilskud end til deltagere i alderen år.

6 Århus Byråd har vedtaget en ændring af aktivitetsstøtteordningen. De foreninger, som har haft et forholdsvist konstant aktivitetsniveau og stabilt medlemsantal i tre år har fået tilbudt den nye ordning. Foreningernes tilskudsgrundlag beregnes ud fra et gennemsnit af deltagertimer og medlemmer. Hvis medlemstallene for de 5-17 årige ændres med mere end +/- 5% og for de årige med mere end +/- 10% ændres tilskudsgrundlaget med en tilsvarende procentdel. Retningslinier for ordningen (Gælder både almindelig aktivitetsstøtte og Århus-ordningen ) 01. Der ydes tilskud til foreninger, der er hjemmehørende i Århus Kommune. 02. Aktiviteterne skal primært foregå indenfor Århus Kommune. Aktiviteter, der i begrænset omfang gennemføres i det øvrige Danmark, i de nordiske lande og i Sydslesvig, kan medtages. Der tænkes her især på sommerlejre, ekskursioner, stævner, turneringskampe og lignende. 03. Der skal være tale om foreningsplanlagte aktiviteter for børn og unge i aldersgruppen 5-24 år. Specielt ved stævner, sommerlejre og lignende skal man være opmærksom på, at der ikke kan medregnes deltagertimer for transporttid, ventetid mellem kampe, spisepauser og anden fri tid, hvor gruppen ikke er aktiveret af en foreningsleder. 04. Som dokumentation for aktiviteten skal der føres en fremmødeliste for hver mødegang. (Gælder dog ikke foreninger, der er med i Århus-ordningen.) 05. Der kan ydes støtte til én type selvstændig aktivitet pr. deltager pr. dag, og aktivitetslængden skal mindst være på 60 minutter pr. hold. Der skal mindst være 4 deltagere for at udløse tilskud, og der gives ikke tilskud til et højere deltagertal end 20 pr. gruppe. 06. Hvert aktivt medlem kan maksimalt få aktivitetstilskud til 400 timer årligt, og det forudsættes, at der også er en egenbetaling for deltagelse. 07. Aktiviteterne skal være afsluttet senest kl Aktiviteter på folkeskoler og privatskoler kan tidligst igangsættes fra kl på hverdage. 08. Aktiviteter i private hjem er ikke støtteberettigede. 09. Tilskuddet fastsættes på baggrund af de gennemførte deltagertimer i det foregående kalenderår. 10. Tilskuddet skal anvendes til omkostninger ved aktivitetens gennemførelse, f.eks. trænerløn eller materialeudgifter. 11. Der ydes ikke tilskud til arrangementer, hvor der opkræves entré. Heller ikke til kommercielle arrangementer eller aktiviteter, der støttes økonomisk fra anden side.

7 12. Tilskuddet kan ikke være højere end selve udgiften til afholdelsen af aktiviteten. Er tilskuddet højere, skal der ske en tilbagebetaling til kommunen. Tilskud til ældreidræt Tilskudsordningen er en kommunal tilskudsordning, der er vedtaget af Århus Byråd. Det vil sige, at ordningen ikke er nævnt i Folkeoplysningsloven. Retningslinier for ordningen 01. Ordningen gælder idrætsaktiviteter, herunder folkedans, for deltagere på 60 år og derover i Århus Kommune. 02. Tilskud kan søges af godkendte foreninger, der er hjemmehørende i Århus Kommune. Der skal deltage mindst 4 personer, og der ydes højst tilskud for 60 deltagere pr. hold. 03. Ordningen gælder foreningsplanlagte aktiviteter. Som dokumentation for aktiviteten skal der føres en fremmødeliste for hver mødegang. 04. Der ydes støtte til én type selvstændig aktivitet pr. dag pr. deltager, og aktivitetslængden skal mindst være på 60 minutter pr. hold. 05. Hver deltager kan maksimalt få aktivitetstilskud til 200 timer pr. år. 06. Tilskuddet kan frit anvendes til dækning af omkostninger ved aktivitetens gennemførelse - f.eks. trænerløn og materialer. 07. Tilskuddet forudsætter en deltagerbetaling, som f.eks. kan være i form af et kontingent til foreningen. Foreningen fastsætter selv kontingentets størrelse. Det forudsættes, at tilskuddet medfører en nedsættelse af kontingentbetalingen for deltagere på 60 år og derover. 08. Tilskuddet kan ikke være højere end selve udgiften til afholdelsen af aktivi- teten. Er tilskuddet højere, skal der ske en tilbagebetaling til kommunen. 09. Der ydes ikke tilskud til arrangementer, hvor der opkræves entré. Heller ikke til kommercielle arrangementer eller aktiviteter, der støttes økonomisk fra anden side. 10. Der kan ikke medtages aktiviteter, hvortil der ydes andre offentlige tilskud (eksempelvis voksenundervisningen).

8 Supplerende oplysninger Habilitet Der gælder ikke særlige habilitetsregler for foreningsvalgte revisorer. Generalforsamlingen bør selv sørge for, at man vælger en revisor, man har tillid til. For professionelle revisorer gælder lovreglerne fra love om hhv. registrerede og statsautoriserede revisorer. Kernen i disse bestemmelser er, at revisoren ikke må stå i et tjenesteforhold, familiemæssigt eller økonomisk forhold til den han reviderer for. Det påhviler revisoren selv at påse disse regler, ligesom han skal erklære sig om dem i revisionsprotokollatet. Ansvar Ansvaret for foreningens forvaltning af de tildelte midler fremgår af bekendtgørelsen. Efter denne bestemmelse påhviler det foreningerne, at der tages økonomiske hensyn ved forvaltningen af foreningens tilskudsmidler og sørge for, at regnskab og formueforvaltning kontrolleres på en betryggende måde. Med denne bestemmelse fastslås det gennemgående princip i Folkeoplysningsloven, nemlig at det er foreningens ledelse, der har ansvaret for foreningens økonomi. Ansvaret for professionelle revisorer fremgår af love om hhv. registrerede og statsautoriserede revisorer. Derudover er det klart, at der gælder almindelige strafferetslige regler for revisorer af alle regnskaber, hvis man som revisor har haft forsæt til at besvige det offentlige eller andre. Så vidt vides er der aldrig søgt rejst et erstatningsansvar overfor en foreningsvalgt revisor. Forbehold Revisorer skal anføre i påtegningen, hvis der er forbehold i forhold til revisionen af regnskabet. Det betyder, at revisoren kan anvende denne vejledning som en tjekliste, og såfremt han ikke kan kontrollere et givent forhold, skal han skrive i sin påtegning, at han har taget forbehold, og hvorfor han har taget forbehold. P4341_VejlRevisor-Folder_ MF