Nyhedsbrev. Corporate Governance. 15. december 2017

Transkript

1 15. december 2017 Nyhedsbrev Corporate Governance Opdaterede Anbefalinger for god Selskabsledelse Komitéen for god Selskabsledelse ( Komitéen ) godkendte den 23. november 2017 de opdaterede Anbefalinger for god Selskabsledelse. De opdaterede anbefalinger kan findes på Komitéens hjemmeside her. Sekretariatet har oplyst, at en engelsk oversættelse af de opdaterede anbefalinger bliver gjort tilgængelig på Komitéens hjemmeside inden for kort tid. De opdaterede anbefalinger træder i kraft for de regnskabsår, der starter den 1. januar 2018 eller senere, og anvendes på den generalforsamling, der behandler årsrapporten for Selskaberne skal således i forbindelse med aflæggelse af årsrapporten for 2018 redegøre for efterlevelsen af de nye anbefalinger, idet rapporteringen skal afspejle situationen på regnskabsaflæggelsestidspunktet. Anbefalingerne er som hidtil funderet i soft law og dermed baseret på frivillig efterlevelse af anbefalingerne. Selskaberne skal redegøre for god selskabsledelse i overensstemmelse med følg eller forklar -princippet. Det enkelte selskab skal angive, hvilke anbefalinger selskabet har valgt at følge eller ikke at følge. Har selskabet valgt ikke at følge en anbefaling, skal selskabet i stedet forklare, hvorfor det har valgt ikke at følge anbefalingen, og hvordan det i stedet har valgt at indrette sig. De væsentligste ændringer, der følger af de opdaterede anbefalinger er medtaget i hovedtræk nedenfor. Foruden disse indeholder opdateringen flere sproglige præciseringer og forenklinger, som ikke vil blive gennemgået i dette nyhedsbrev. Vi afholder et morgenmøde om den praktiske implementering af de opdaterede anbefalinger torsdag den 1. februar Nærmere information om dette arrangement vil blive udsendt særskilt. Kvartalsrapporter Kravet om offentliggørelse af kvartalsrapporter udgik af værdipapirhandelsloven og Nasdaq Copenhagen A/S udstederegler i Det anbefales imidlertid fortsat i anbefaling 1.1.3, at selskabet offentliggør kvartalsrapporter. Anbefalingen er fastholdt ud fra en betragtning om, at regelmæssig information til markedet skaber transparens i forhold til selskabets investorer og øvrige interessenter. Offentliggørelse af periodemeddelelser anses ikke for efterlevelse af anbefalingen.

2 Side 2 Bestyrelsen Mangfoldighed I de opdaterede anbefalinger er anbefalingen om mangfoldighed i bestyrelsen flyttet til anbefaling Det anbefales nu, at der udarbejdes og vedtages en politik for mangfoldighed i stedet for at opstille konkrete måltal for mangfoldighed. Komitéen har tidligere understreget, at mangfoldighed skal ses i et bredt perspektiv, og at der således ikke alene skal skeles til eksempelvis køn, som det er tilfældet i selskabsloven. Alder, international erfaring og køn er som hidtil en række af de mangfoldighedsparametre, som Komitéen har fremhævet. Anbefalingen har til formål at fremme diversitet, styrke bestyrelsens kvalifikationer og kompetencer og tilgodese den fremtidige udvikling i selskabet. Bestyrelsesmedlemmers særlige opgaver I den opdaterede anbefaling er anbefalingen udvidet til også at gælde øvrige bestyrelsesmedlemmer. Det anbefales, at såfremt bestyrelsesformanden eller andre bestyrelsesmedlemmer påtager sig særlige opgaver for selskabet, herunder kortvarigt deltager i den daglige ledelse, bør der foreligge en bestyrelsesbeslutning herom. Anbefalingen skal medvirke til at sikre en forsvarlig arbejdsdeling mellem formanden, næstformanden, den øvrige bestyrelse og direktionen. Såfremt det besluttes, at formanden eller andre bestyrelsesmedlemmer skal deltage i den daglige ledelse anbefales det, at beslutningen offentliggøres, herunder at den forventede varighed af deltagelsen i den daglige drift oplyses. Anbefalingen indeholder ikke specifikke krav til offentliggørelsesmåden, og selskabet bør derfor forholde sig til om offentliggørelse skal ske i form af en selskabsmeddelelse eller på anden vis. Aldersgrænse Ved opdateringen udgår anbefaling om vedtægtsbestemt aldersgrænse for bestyrelsesmedlemmer. Ved seneste opdatering af anbefalingerne i 2014 blev det ligeledes diskuteret, om anbefalingen om en aldersgrænse burde udgå. Komitéen har tidligere tilkendegivet, at et alderskrav kan være i strid med forskelsbehandlingsloven og forbuddet mod aldersdiskrimination. Personsammenfald i bestyrelsen og direktionen Som noget nyt anbefales det i den opdaterede anbefaling 3.1.5, at et direktionsmedlem ikke tillige er medlem af bestyrelsen. Herudover anbefales det, at en fratrædende administrerende direktør ikke indtræder direkte i bestyrelsen som formand eller næstformand for samme selskab. Anbefalingen begrundes i, at der bør sikres en forsvarlig arbejdsdeling og opretholdes uafhængighed mellem bestyrelsen og direktionen, ligesom det bør sikres, at den tiltrædende direktør har mulighed for at agere uafhængigt af den tidligere direktør. Den tidsmæssige horisont for indtræden i bestyrelsen som formand eller næstformand har betydning for, hvorvidt den administrerende direktør anses for at indtræde direkte som bestyrelsesformand eller næstformand i samme selskab. Bestyrelsens uafhængighed Som en tilføjelse til anbefaling er det anført, at der kan være situationer hvor bestyrelsen beslutter, at et eller flere medlemmer ikke kan betegnes som uafhængige til trods for, at det eller de pågældende bestyrelsesmedlemmer ikke er omfattet af kriterierne i anbefalingen.

3 Side 3 I kommentaren til anbefalingen har Komitéen givet som eksempel, at hvis bestyrelsen vurderer, at flere af bestyrelsens medlemmer har tilknytning til aktionærer med betydelig indflydelse, bør bestyrelsen særligt overveje, om bestyrelsen har en fornuftig sammensætning i relation til uafhængighed. Det er efter Komitéens opfattelse en indikation for betydelig indflydelse, hvis en aktionær besidder mere end 20 pct. af stemmerettighederne. Ledelsesberetningens oplysninger om bestyrelsesmedlemmer Som en tilføjelse til anbefaling anbefales det i de opdaterede anbefalinger, at ledelsesberetningen i årsrapporten som noget nyt blandt andet indeholder oplysninger om det enkelte medlems deltagelse i bestyrelses- og udvalgsmøder. Komitéen begrunder dette i, at deltagelse i bestyrelses- og udvalgsmøder fremmer den nødvendige og konstruktive debat, hvorfor information herom er relevant i ledelsesberetningen. Deltagelse gennem digitale medier anses også som deltagelse, selvom det bør være normen, at bestyrelses- og udvalgsmedlemmerne deltager fysisk i møderne. Bestyrelsesevaluering En del af indholdet i anbefaling er flyttet fra kommentaren til at være en integreret del af anbefalingen. Som noget nyt anbefales det, at der inddrages ekstern bistand hvert tredje år. Herudover anbefales det, at evalueringsproceduren samt de overordnede konklusioner beskrives på selskabets hjemmeside og i ledelsesberetningen. Det anbefales desuden, at bestyrelsesformanden redegør for evalueringen, evalueringsprocessen og de overordnede konklusioner på generalforsamlingen forud for valg til bestyrelsen. Evalueringen bør som noget nyt også indeholde en vurdering af formandens ledelse af bestyrelsen. Det er endvidere præciseret i anbefaling 3.5.2, at bestyrelsen bør vurdere behovet for ændringer i direktionens struktur og sammensætning, hvilket bør ske under hensyntagen til selskabets strategi. Andre ledelseshverv/overboarding Det er indført som en ny anbefaling 3.3.3, at evalueringsproceduren, som beskrevet ovenfor, bør indeholde en vurdering af, hvad der anses som et rimeligt niveau for antallet af ledelseshverv. I vurderingen skal indgå de enkelte ledelseshvervs tyngde og omfang. Dette skal formentlig ses i sammenhæng med det fokus, der er kommet på overboarding blandt bestyrelsesmedlemmer fra især proxy advisors, hvor blandt andet ISS og Glass Lewis som udgangspunkt anbefaler at stemme imod en bestyrelseskandidat, der besidder mere end et vist antal bestyrelsesposter. Komitéen har ikke fastsat noget bestemt loft over antallet af ledelseshverv. Revisionsudvalg Krav om nedsættelse af et revisionsudvalg følger for børsnoterede selskaber af revisorlovens 31. I de opdaterede anbefalinger fremgår det af anbefaling 3.4.3, at revisionsudvalget bør nedsættes blandt bestyrelsesmedlemmerne, ligesom det er præciseret i kommentaren, at der ikke bør være eksterne medlemmer af revisionsudvalget. Det er i henhold til revisorlovens 31 muligt at udpege eksterne generalforsamlingsvalgte medlemmer af revisionsudvalget. Denne mulighed betragtes af Komitéen ikke som værende i overensstemmelse med anbefalingerne for god selskabsledelse, da eksterne medlemmer ikke har den samme indsigt i selskabets forhold og ikke nødvendigvis er underlagt det samme ansvar som bestyrelsesmedlemmer.

4 Side 4 I anbefaling er det tilføjet, at revisionsudvalget bør påse, at der, hvis der er etableret en intern revision, foreligger en funktionsbeskrivelse for denne, og at en sådan funktionsbeskrivelse godkendes af bestyrelsen. Herudover anbefales det, at der bliver tilført tilstrækkelige ressourcer og kompetencer til den interne revision for at udføre arbejdet. Ledelsens vederlag Ændringerne til anbefalingerne om ledelsens vederlag er til en vis grad inspireret af de kommende ændringer til aktionærrettighedsdirektivet, der skal implementeres inden 10. juni Anbefalingerne er ikke et udtryk for en fuld implementering af bestemmelserne i aktionærrettighedsdirektivet og adskiller sig på visse punkter herfra. Ved ledelsesbegrebet forstås selskabernes bestyrelse og den registrerede direktion. Det bemærkes i den forbindelse, at medlemsstaterne ved implementeringen af aktionærrettighedsdirektivet har mulighed for at udvide kredsen af omfattede personer til også at omfatte øvrige ledelsesmedlemmer. Vederlagspolitik Vederlagspolitikken bør i henhold til den opdaterede anbefaling godkendes på generalforsamlingen minimum hvert fjerde år samt i forbindelse med væsentlige ændringer. Vederlagspolitikken bør desuden offentliggøres på selskabets hjemmeside. Som noget nyt anbefales det, at vederlagspolitikken indeholder en redegørelse for sammenhængen mellem vederlagspolitikken og selskabets langsigtede værdiskabelse samt relevante mål herfor. Komitéen anser det for tilstrækkeligt, at forslag om godkendelse af vederlagspolitikken fremsættes på den ordinære generalforsamling, hvor årsrapporten for 2018 behandles. Dette gælder f.eks. i tilfælde, hvor det er mere end fire år siden, at vederlagspolitikken har været godkendt af generalforsamlingen, eller hvis der i øvrigt som følge af de opdaterede anbefalinger er behov for at opdatere vederlagspolitikken. Variabelt vederlag Det anbefales i anbefaling 4.1.2, at variabelt vederlag ikke kun består af kortsigtede vederlagsdele, og at de langsigtede vederlagsdele skal have en optjenings- eller modningsperiode på mindst tre år. Det er endvidere præciseret i anbefaling 4.1.4, at langsigtede incitamentsprogrammer i form af aktiebaseret aflønning bør være betinget af en optjenings- eller modningsperiode på mindst tre år efter tildeling samt at programmerne er revolverende, det vil sige med periodisk tildeling. Formålet er at skabe sammenhæng mellem den aktiebaserede aflønning og selskabets langsigtede værdiskabelse. Fratrædelsesgodtgørelse I anbefaling anbefales det, at den samlede værdi af vederlag for opsigelsesperioden inklusive fratrædelsesgodtgørelse ikke overstiger to års vederlag inklusive alle vederlagsandele. Det omfatter således ikke vederlag, der er optjent eller tildelt forud for opsigelsestidspunktet, f.eks. aktiebaseret vederlag, som kontantafregnes tidligere som en del af en samlet aftale. Vederlagsrapport Det var tidligere anbefalet, at selskabet offentliggør oplysninger om ledelsesmedlemmernes veder-

5 Side 5 lag som en del af årsrapporten. Som noget nyt anbefales det i anbefaling 4.2.3, at selskabet udarbejder en egentlig vederlagsrapport, der indeholder oplysninger om det samlede vederlag for hvert enkelt medlem af bestyrelsen og direktionen. Rapporten bør indeholde oplysninger om vederlag som ledelsesmedlemmerne har modtaget fra både selskabet, andre koncernselskaber samt øvrige associerede selskaber i de seneste tre år. Rapporten bør endvidere omfatte det væsentligste indhold af eventuelle fastholdelses- og fratrædelsesordninger og bør redegøre for sammenhængen mellem vederlaget og virksomhedens strategi og relevante mål. Det anbefales tillige, at vederlagsrapporten offentliggøres på selskabets hjemmeside. Ifølge Komitéen er det tilstrækkeligt, at vederlagsrapporten udarbejdes for de regnskabsår, der starter den 1. januar 2018 eller senere, det vil sige første gang i forbindelse med offentliggørelsen af årsrapporten for Det skal bemærkes, at selskaber i henhold til aktionærrettighedsdirektivet vil blive pålagt væsentligt mere detaljerede oplysningskrav, når direktivet er fuldt implementeret. Betydning fremover De opdaterede Anbefalinger for god Selskabsledelse blev godkendt den 23. november 2017 med ikrafttræden fra regnskabsår, der begynder den 1. januar 2018 eller senere. Der vil dermed skulle rapporteres ud fra de nye anbefalinger i forbindelse med aflæggelse af årsrapporten for Komitéen har tilkendegivet at ville foretage en ny opdatering af anbefalingerne i 2019 efter implementeringen af aktionærrettighedsdirektivet. -ooo- Rikke Schiøtt Petersen D M rsp@gorrissenfederspiel.com Chantal Pernille Patel D M cpp@gorrissenfederspiel.com Louise Sørensen D M los@gorrissenfederspiel.com

6 Side 6 Kathrine Færløv Christensen D M kafc@gorrissenfederspiel.com Denne orientering er ikke og kan ikke erstatte juridisk rådgivning. Gorrissen Federspiel påtager sig intet ansvar for skader eller tab, der direkte eller indirekte kan henføres til brugen af orienteringen.