Program for intern overvågning

Transkript

1 Stevns Kmmune Hlding A/S Stevns Frsyning A/S Stevns Spildevand A/S Årsberetning Fr periden 1. januar 2014 til 31. december 2014 Prgram fr intern vervågning

2 Indhldsfrtegnelse Indledning 3 Ledelseserklæring 4 Overvågningsprgrammet 6 Fretagne kntrller 7 Oversigt ver udestående mellemværender med Stevns Kmmune 8 Oversigt ver afviklede mellemværender med Stevns Kmmune 9

3 Indledning Stevns Spildevand A/S skal i medfør af vandsektrlven etablere et prgram fr intern vervågning. Ledelsen i Stevns Frsyning (samlet betegnelse fr Stevns Kmmune Hlding A/S, Stevns Frsyning A/S g Stevns Spildevand A/S) har valgt, at de kncernfrbudne selskaber Stevns Kmmune Hlding A/S g Stevns Frsyning A/S tillige er mfattet af prgrammet. Prgrammet fr intern vervågning skal medvirke til, at selskaberne i Stevns Frsyning ved aftaleindgåelse alene varetager egne øknmiske interesser g ikke andre selskabers eller interessenters interesser. Det er i vandsektrlven bestemt, at aftaler skal indgås på markedsvilkår aftaler skal freligge skriftligt på aftaletidspunktet Der skal på grundlag af prgrammet udarbejdes en årsberetning, sm indehlder: en beskrivelse af prgrammet, en beskrivelse af prgrammets gennemførelse, herunder den fretagne kntrl med verhldelsen af prgrammet, en versigt ver selskabets udestående mellemværender med kmmuner g en versigt ver de mellemværender, der er afviklet helt eller delvist på tidspunktet fr ffentliggørelse af årsberetningen, jf. bekendtgørelse m afvikling af mellemværender mellem kmmuner g vandselskaber. Årsberetningen fr et kalenderår skal ffentliggøres g indberettes til Frsyningssekretariatet senest den 1. maj i det efterfølgende kalenderår. I medfør af bekendtgørelsen m prgrammet fr intern vervågning skal årsberetningen være ledsaget af en revisrerklæring. Denne årsberetning er gældende fr periden 1. januar 2014 til 31. december 2014.

4 Ledelseserklæring Ledelsen i Stevns Frsyning har i medfør af vandsektrlven g den tilhørende bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 etableret et prgram fr intern vervågning. Nærværende årsberetning mfatter periden 1. januar december Jeg skal hermed erklære, at: årsberetningen fr periden 1. januar 31. december 2014 er udarbejdet i verensstemmelse med vejledning m internt vervågningsprgram efter vandsektrlven dateret april Stre Heddinge, den 11. marts 2015 Jesper Kziara Adm. direktør

5 Beskrivelse af prgram fr intern vervågning Efter vandsektrlven skal vandselskabers aftaler m køb g salg indgås skriftligt på markedsvilkår. Frmålet med, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, g at dette skal vervåges internt, er at sikre det grundlæggende princip, at Stevns Frsynings aftaler alene skal varetage selskabets egne interesser g ikke indebærer diskriminering af kunder eller leverandører. Virksmhederne skal drives mkstningseffektivt, g reglerne m intern vervågning skal frhindre, at der verføres midler til interessefrbundne virksmheder gennem accept af fr høje priser ved indkøb eller fr lav prissætning af vandselskabets egne prdukter. Stevns Frsyning skal med afsæt i venstående udarbejde et internt vervågningsprgram med en beskrivelse af de frhldsregler g prcedurer, der kan sikre, at aftaler bliver indgået på de nævnte betingelser. Overvågningen mfatter fruden selve prgrammets etablering gså en efterfølgende kntrl af, at selskabets knkrete aftaler rent faktisk pfylder de nævnte krav. Stevns Frsyning har iværksat følgende tiltag: Etablering af et vervågningsprgram med tilknyttede kntrlprcedurer fr at sikre aftaleindgåelse på markedsvilkår. Prcedurer fr sikring af dkumentatin fr, at væsentlige aftalers priser g vilkår kan dkumenteres. Prcedure fr kntrl af at indgåede aftaler er indgået g dkumenteret i verensstemmelse med vervågningsprgrammet Det interne vervågningsprgram mfatter i henhld til vandsektrlven alene vand- g spildevandsselskaber. Ledelsen i Stevns Frsyning har besluttet, at det interne vervågningsprgram mfatter samtlige selskaber i Stevns Frsyning-kncernen.

6 Overvågningsprgrammet Det interne vervågningsprgram, der er gdkendt af ledelsen, består af en frretningsgang med tilhørende prcedurebeskrivelser, sm beskriver selskabets verrdnede plitik fr indgåelse af aftaler g detaljerede plitikker fr undermråder. Der er udpeget en vervågningsansvarlig, sm løbende påser, at prgrammet følges. Prgrammet beskriver endvidere, hvilke dkumentatinskrav der frventes at være pfyldt ved aftaleindgåelser, g hvilke interne kntrlprcedurer, der er til løbende g pfølgende kntrl af prgrammets verhldelse. Til brug fr pfyldelsen af prgrammet er prettet en kntraktdatabase sm sikrer, at der kan gennemføres såvel løbende sm pfølgende kntrl af indgåede aftaler. Ligeledes er der udarbejdet et kntrlskema, sm medarbejderne skal udfylde i frbindelse med aftaleindgåelser. Det interne vervågningsprgram indehlder retningslinjer fr, hvrledes medarbejderne infrmeres m deres ansvar i frbindelse med det interne vervågningsprgram. Selve prgrammet er tænkt sm et dynamisk prgram, sm løbende skal udvikles i takt med, at der pnås erfaring med dets anvendelse g integratin i virksmheden.

7 Fretagne kntrller I henhld til det interne vervågningsprgram fr Stevns Frsyning er der fretaget følgende kntrller i løbet af 1. januar 31. december Løbende kntrl Der er fretaget løbende kntrl ved alle aftaleindgåelser på mere end kr. g ved indgåelse af aftaler, der er af afgørende betydning fr selskaberne. Ved den løbende kntrl er det sikret, at aftalerne er indgået skriftligt. Ved kntrllen er det endvidere påset, at der frud fr aftalernes indgåelse er fretaget en begrundet frretningsmæssig vurdering g afsøgning af markedet sm sandsynliggør, at aftaler indgås på markedsvilkår med henblik på at sikre, at Stevns Frsyning har pnået de bedst mulige priser g vilkår. Opfølgende kntrl Der er i år 2014 fretaget pfølgende kntrl af fire indgåede aftaler. Ved kntrllen er påset, at effektueringen af aftalerne er sket i verensstemmelse med de indgåede aftaler. Det har ikke været muligt at pnå en underskrevet aftale med Stevns Kmmune på køb af GIS, ESDH g IT. Ligeledes freligger ikke en underskrevet kntrakt m Stevns Kmmunes køb af frbrugsafregning g pkrævning aftalen består i et gdkendt, skriftligt budget. Knklusin på årets kntrller Fruden venstående bemærkninger har de interne kntrller i Stevns Frsyning ikke givet anledning til bemærkninger.

8 Oversigt ver udestående mellemværender med Stevns Kmmune Vandselskaber skal i medfør af bekendtgørelse nr. 319 af 25. marts 2010 årligt indberette en status ver selskabets udeståender med kmmuner. Udeståenderne skal være pgjrt inkl. renter på tidspunktet fr ffentliggørelse af nærværende årsberetning. Ved mellemværender frstås alle tilgdehavender/gældspster mellem henhldsvis kmmune g selskab, sm ikke skyldes frsyningsleverancer. Stevns Frsyning har indgået aftale med Stevns Kmmune m køb af visse administrative ydelser. Dette mfatter: GIS (er gældende) ESDH (Acadre) (er gældende) IT-supprt g infrastruktur (er gældende) Stevns Kmmune tilbyder ydelserne jf. kmmunalfuldmagtens regler m salg af verskudskapacitet.

9 Oversigt ver afviklede mellemværender med Stevns Kmmune Vandselskaber skal i medfør af bekendtgørelse nr. 319 af 25. marts 2010 årligt indberette en status ver selskabets helt eller delvist afviklede mellemværender med kmmuner. Ved mellemværender frstås alle tilgdehavender mellem henhldsvis kmmune g selskab, sm ikke skyldes frsyningsleverancer. Følgende mellemværender vedrørende periden 1. januar til 31. december 2014 er afviklet: Køb af administrative ydelser fra Stevns Kmmune er afviklet efter gældende betalingsbetingelser. Vejafvandingsbidrag fra Stevns Kmmune til Stevns Spildevand A/S fr år 2014 kr ekskl. mms., hvraf kr er afviklet den 30. januar Rest frfalder den 19. februar Salg af administrative ydelser fra Stevns Frsyning A/S til Stevns Kmmune i frbindelse med frbrugsafregning inkl. pkrævning fr renvatin g spildevandsafgift kr ekskl. mms, hvraf kr er afviklet 10. nvember Rest frfalder den 9. februar Løbende psteringer vedrørende frbrugsafregning er afviklet månedsvis. Bistand fra Stevns Frsyning A/S til Stevns Kmmune mhandlende ad hc tvinspektin g drift af enkelte kmmunale regnvandspumpestatiner er afviklet løbende efter gældende betalingsbetingelser.