Referat 7. februar 2013

Transkript

1 I bestyrelsen: Fra administrationen Dagsorden: Referat 7. februar 2013 af selskabsbestyrelsesmøde tirsdag den 5. februar 2013 kl i bestyrelseslokalet i Lindeholmen 2, 2680 Solrød Strand Jørgen Clausen (JC), Haktan Bulut (HB))(AFBUD), Naima Simring, S.A.B. Jensen (SAB) og Rose Petersen (RP) Per Felby (PF) og Tommy Jørgensen (TJ) 2013 Emne Begrundelse/indstilling Beslutning 1 Velkomst ved formanden Orientering om mødets afvikling, herunder dagsordenens godkendelse. JC bød velkommen 2 Aktuel regnskabsstatus Håndværkerne er anmodet om at få fremsendt alle fakturaer til betaling for arbejder, udført i Der vil tidligst medio februar foreligge en balance, der kan danne grundlag for en regulær bedømmelse af resultatet for Med de foranstaltninger, der blev iværksat i relation til indeværende års budget i forbindelse med budgetlægningen for 2013 og efter budgetkorrektioner i forbindelse med revisionen, forventes der at være balance i regnskabet for Det er med revisor aftalt, at der afholdes revisionsmøde i Roskilde tirsdag den 19. marts 2013 kl Materialet til mødet vil blive udsendt torsdag den 14. marts Det endelige regnskab forelægges for afdelingsbestyrelsen og selskabsbestyrelsen til gennemgang og godkendelse på fællesmødet tirsdag den 23. april Regnskabet behandles endeligt på repræsentantskabets møde tirsdag den 28. maj 2013 og vil efterfølgende blive indberettet via styringsrapporten til relevante myndigheder. Det indstilles, at køreplanen for behandlingen af regnskabet for 2012 godkendes. PF udleverede og gennemgik den foreløbig balance for afdelingen og selskabet og pegede i den forbindelse på omlægningen af kontoplanerne for konto 115 og 116. PF orienterede samtidig om, at elpriserne stiger med 19,4 % (svarende til kr ,- årligt) og varmen med 16,7 % (svarende til kr ,- årligt) Stigningen får delvis virkning allerede i indeværende budgetår. På revisionsmøde deltager PF, TJ, JC, RP, SAB og evt. HB Køreplanen for behandlingen af regnskabet for 2012 godkendes

2 3 Skift af administration En nødvendig konsekvens af skiftet af administration er, at der administrativt ikke foretages handlinger, der vil kunne komme i modstrid med den nye administrations opbygning og metodevalg. Bortset fra de administrative funktioner vedrørende betaling af sædvanlige regninger, huslejeopkrævning, restanceopfølgning m.v., vil administrationen derfor ikke iværksætte særlige initiativer, med mindre bestyrelsen anmoder herom. Følgende områder vil blive berørt: Ad Badeværelsesrenoveringer/køkkenrenoveringer. 2. Samarbejde med håndværkere. 3. Tryghedsskabende foranstaltninger. 4. Styring af ind- og fraflytninger samt arbejdsopgaver. 5. Samarbejdet med Solrød Kommune. 6. Tilpasning af medarbejdere. 7. Kontraktforhold. 8. Verserende sager. 9. Diverse. På det seneste selskabsbestyrelsesmøde blev der givet en grundig redegørelse for baggrunden for de iværksatte renoveringer. De 3 første puljer á kr. 6 mill. er gennemført og lånene hjemtaget. Den sidste pulje er iværksat, jfr. bestyrelsesbeslutning herom, og ca. halvdelen af puljemidlerne er p.t. brugt. Der er yderligere 25 badeværelser under renovering, der forventes afsluttet i løbet af foråret 2013, hvilket bliver de sidste renoveringer, der kan blive dækket i henhold til de givne bevillinger. Med de renoveringer, som beboere selv har foranlediget, er det vurderingen, at ca. halvdelen af badeværelserne og 2/3 af køknerne er renoverede på nuværende tidspunkt. PF orienterede om alle de berørte områder og bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning og administrationen holder løbende bestyrelsen orienteret om eventuelle udfordringer i relation til afviklingen af den nuværende administration. PF oplyste, at lejemålet i Lindeholmen 4 med virkning fra er opsagt og at der i den forbindelse skal findes et rum for opbevarelse af arkivmateriale, der skal overdrages til den nye administrator. Bestyrelsen anviste det tidligere solcenter som opbevaringssted.

3 Ad 2. Skift af administration vil afhængig af de betingelser som bestyrelsen opstiller sandsynligvis få væsentlig betydning for de håndværkere, der p.t. er tilknyttet boligselskabet. I den anledning holdt administrationen den 21. januar 2013 møde med håndværkerne og orienterede dem om, at en ny administration vil forestå den kommende styring heraf. Når renoveringerne i henhold til Ad 1. er overstået, vil det alene blive de absolut nødvendige opgaver, som vil blive iværksat. Orienteringen blev taget til efterretning af håndværkerne, der samtidigt gav udtryk for, at man loyalt ville arbejde for boligselskabet på samme vis som hidtil. Ad 3. Det videre arbejde med etablering af tryghedsskabende foranstaltninger beror nu på det udvalg, der er nedsat af bestyrelserne. Ad 4. Administrationen har i nogle år arbejdet med at udvikle et elektronisk system til styring af ind- og fraflytningssyn samt de løbende vedligeholdelsesarbejder. Systemet er nu, efter en testperiode, klar til brug. Hvorvidt en ny administration vil kunne bruge dette elektroniske styringssystem er uklart, hvorfor den planlagte indtastning af data er aflyst. Styringen vil i 2013 derfor fortsætte på det hidtidige grundlag. Ad 5. Afgørende for en administrations virke er etableringen af samarbejdet med de relevante interesseparter. For Villabyernes vedkommende er det primært den kommunale forvaltning, der er relevant. Igennem årene er det lykkedes at få etableret et tæt og effektivt samarbejde således, at det både for så vidt angår anvisningen af lejligheder, tildelingen af flygtninge og behandlingen af de psykisk syge er lykkedes at opnå de optimale betingelser til fordel for beboersammensætningen. Forvaltningen orienteres om administrationsskiftet, med henblik på at få etableret den bedst mulige overgang til den nye administration.

4 Ad 6. I forbindelse med administrationsskiftet er Kbea nødsaget til at tilpasse antallet af medarbejdere til de ændrede vilkår. Henset til de gældende opsigelsesregler for de ansatte i administrationen er det nødvendigt allerede på et tidligt tidspunkt at foretage de nødvendige tilpasninger. Hvilket har haft til følge, at Tommy Jørgensen allerede blev opsagt ved udgangen af november måned. Tommy Jørgensens ansættelse ophører endeligt med udgangen af maj måned og hans funktioner vil i den resterende periode blive varetaget på vikarbasis. I hvilket omfang løsningen af opgaver for Villabyernes Boligselskab i øvrigt vil blive berørt er endnu usikkert. Ad 7. Den eneste aftale af længerevarende karakter, som Villabyernes Boligselskab er bundet af er aftalen med Anders Andersen A/S, der blev revideret med virkning fra den 1. april 2011, hvor Anders Andersen overtog ansvar for maskinparken, herunder reparation og vedligeholdelse. I forbindelse hermed købte Anders Andersen m.fl. maskiner og værktøj af Villabyernes Boligselskab efter sagkyndig vurdering, hvilket indebar mulighed for dels at indfri restgælden på leasingkontrakten, dels gav et økonomisk tilskud til driften i størrelsesordenen kr ,00. Da Anders Andersen som led i aftalen skulle investere i en nyere maskinpark fik aftalen en løbetid på 5 år til afskrivning af investeringerne. Villabyernes Boligselskab er dog ikke bundet mere end 1 år ad gangen, idet aftalen kan opsiges med 4 måneders varsel til en 1. april. Villabyernes Boligselskab kan derfor den 1. april 2014 blive frigjort for aftalen. Hvis aftalen opsiges til denne dato vil det betyde, at aftalen kun har været i kraft i 3 år, hvilket vil indebære betaling af en erstatning for de manglende afskrivninger i aftalens 4. og 5. år. Ad 8. De seneste år har været præget af en kraftig oprydning i de fordringer, som har henstået som aktiver i regnskabet og en samtidig opfølgning på de debitorer, hvor der var mulighed for at opnå en hel eller delvis dækning af tilgodehavenderne.

5 Dertil kommer en række sager om udsættelser af beboere, der enten har overtrådt husordensreglerne eller har undladt at betale husleje. Endelig er der sager, hvor beboere har rejst krav mod boligselskabet med krav om erstatning. De meget tunge sager er endelig afklaret og afregnet i Tilbage er et par sager der forventes afklaret ved domstolene i løbet af Ad 9. Der skal i den kommende periode findes et rum, der kan anvendes til opbevaring af arkivmateriale m.v. Det indstilles, at redegørelsen tages til efterretning og at administrationen løbende orienterer bestyrelsen om eventuelle udfordringer i relation til afviklingen af den nuværende administration. 4 Trækgener Der har gennem årene været mange klager vedrørende trækgener i Villabyernes boligblokke. Indledningsvis har der primært været Egeholmens stueetage, som har været berørt. Efter renoveringen af de øvrige blokke i gammel afdeling 1 og 2 har der været et stigende antal klager om træk. Der er udarbejdet en tilstandsrapport og foretaget termofotograferinger af de berørte områder. På den baggrund er der gennemført forsøg på udbedring af generne, øjensynligt med et tilfredsstillende resultat. Med de indvundne erfaringer vil administrationen udarbejde en køreplan for udbedring i gammel afdeling 1 + 2, herunder finansiering af omkostningerne. For så vidt angår Egeholmen vil der blive tale om en mere selektiv udbedring af gener. Der gives på mødet en nærmere uddybning af problemstillingen. Det indstilles, at administrationen foranlediger en konkret handleplan udarbejdet til forelæggelse for selskabsbestyrelsen til godkendelse. 5 Dialogmøde Der gives på mødet en orientering om det fælles dialogmøde. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. PF orienterede om trækgener og tilstandsrapport. Prisen for renovering af en enkelt blok i gammel afdeling ligger på ca. kr ,- Bestyrelsen besluttet at administrationen foranlediger en konkret handleplan udarbejdet til forelæggelse for selskabsbestyrelsen til godkendelse således at der afsættes penge på budget 2014 Orienteringen taget til efterretning

6 6 Status i udvalg: a. Info strategi b. IT c. Gulspurven 7 Meddelelser Formanden Forretningsfører Driftsleder Øvrige a. Hjemmesiden opdateres b. Intet nyt c. Sammenlægning med Gulspurven kan ikke lade sig gøre. Formanden orienterede om: Stormøde d. 16/2 m. BL Rep. medlem Rune Løie fraflytter boligselskabet og Erik Zastrow inviteres til næste rep. møde Mail fra fraflytter vedr. manglende godtgørelse for køkken Mail fra beboer vedr. varmeproblemer i Egeholmen Vandskade i Lindeholmen Ejerpantebrev Invitation fra YouSee til event 9/3, bestyrelsen deltager Indkøbte IPad er afskrevet Forretningsfører spurgte til begrundelsen for opsigelsen af administrationen og fik svaret: Fornyelse

7 8 Kommende møder Selskabsbestyrelsesmøder i 2013: Repræsentantskabsmøder i 2013: Beboermøde i 2013: 9 Eventuelt NS ønskede møde tidligere Tommy Jørgensen