Kommissionens standardskabeloner Vejledning

Transkript

1 Kommissionens standardskabeloner Vejledning 2014

2 Kommissionens standardskabeloner Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Carl Jacobsens Vej Valby Tlf.: Online ISBN Vejledningen er udarbejdet af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Januar 2014

3 Indhold Kapitel 1 Indledning Kommissionens standardformularer Online formularer (e-notices)... 6 Kapitel 2 Vejledende forhåndsmeddelelse - Direktiv 2004/18/EF Indledning DEL I: Ordregivende myndighed DEL II. A: Kontraktens genstand - Bygge- og anlægsarbejder Del II.B: Kontraktens genstand - Varer eller tjenesteydelser Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger Del VI: Supplerende oplysninger Bilag A: Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag B: Oplysninger om delaftaler Bilag C1: Tjenesteydelseskategorier, der henvises til i del II: Kontraktens genstand Kapitel 3 Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed (profylaksebekendtgørelse) - Direktiv 2004/18/EF, direktiv 2004/17 EF og direktiv 2009/81/EF Bekendtgørelsens formål og karakter Anvendelse af profylaksebekendtgørelsen Gode råd og faldgruber DEL I: Ordregivende myndighed Del II: Kontraktens genstand Del IV: Procedure Del V: Kontrakttildeling Del VI: Supplerende oplysninger Bilag A: Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag C1: Offentlige indkøb. Tjenesteydelseskategorier, som der henvises til i del II: Kontraktens genstand (direktiv 2004/18/EF) Bilag C2: Forsyningsvirksomhed. Tjenesteydelseskategorier, som der henvises til i del II: Kontraktens genstand (direktiv 2004/17/EF) Bilag C3: Forsvar og sikkerhed. Tjenesteydelseskategorier, som der henvises til i del II: Kontraktens genstand (direktiv 2009/81/EF) Bilag D1: Offentlige indkøb. Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) (direktiv 2004/18/EF) Bilag D2: Forsyningsvirksomhed. Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) (direktiv 2004/17/EF)... 33

4 3.15 Bilag D3: Forsvar og sikkerhed. Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) (direktiv 2009/81/EF) Kapitel 4 Udbudsbekendtgørelsen Direktiv 2004/ Standardformularens karakter og formål Gode råd og faldgruber DEL I: Ordregivende myndighed DEL II: Kontraktens genstand DEL III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger Del IV: Procedure DEL VI: Supplerende oplysninger Kapitel 5 Udbudsbekendtgørelse Direktiv 2004/ Standardformularens karakter og formål Gode råd og faldgruber Del I: Ordregiver Del II: Kontaktens genstand Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger DEL IV: Procedurer Del VI: Supplerende oplysninger Bilag A: Yderligere adresser og kontakter Bilag B: Oplysninger om delaftaler Bilag C2 - Forsyningsvirksomhed. Tjenesteydelseskategorier, som der henvises til i del II: Kontraktens genstand Kapitel 6 Bekendtgørelse om supplerende oplysninger, uafsluttet procedure eller berigtigelse Standardformularens karakter og formål Gode råd og faldgruber DEL I: Ordregivende myndighed DEL II: Kontraktens genstand DEL IV: Procedure DEL VI: Supplerende oplysninger Kapitel 7 Ordretildelingsbekendtgørelse Direktiv 2004/ Standardformularens karakter og formål Anvendelse af ordretildelingsbekendtgørelsen og fristen for afsendelsen Gode råd og faldgruber DEL I: Ordregivende myndighed DEL II: Kontraktens genstand Del IV: Procedure DEL V: Kontrakttildeling DEL VI: Supplerende oplysninger Bilag A: Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag C1: Tjenesteydelseskategorier, der henvises til i del II: Kontraktens genstand... 97

5 7.11 Bilag D1 Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) Kapitel 8 Ordretildelingsbekendtgørelse - Direktiv 2004/ Standardformularens karakter og formål Anvendelse af ordretildelingsbekendtgørelsen og fristen for afsendelsen Gode råd og faldgruber DEL I: Ordregiver DEL II: Kontraktens genstand Del IV: Procedure DEL V: Kontrakttildeling DEL VI: Supplerende oplysninger Bilag A: Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag C2: Tjenesteydelseskategorier, der henvises til i del II: Kontraktens genstand Bilag D2 Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT)

6 SIDE 6 KAPITEL 1 INDLEDNING Kapitel 1 Indledning 1.1 Kommissionens standardformularer Ved offentliggørelse af EU-udbud skal ordregiver benytte de standardformularer, som Kommissionen har udarbejdet. Kommissionen har i august 2011 offentliggjort gennemførelsesforordning nr. 842/2011, der indeholder standardformularer til brug ved bekendtgørelser i henhold til udbudsdirektiverne. Formularerne kan udfyldes online på SIMAP's hjemmeside og kan fremsendes elektronisk. Ved at benytte online formularerne får ordregivere mulighed for at anvende de forkortede frister ved elektronisk fremsendelse. For at anvende online versionerne kræves login og password, som dog nemt kan oprettes via hjemmesiden. Formularerne kan også downloades fra SIMAP's hjemmeside i pdf-format, udfyldes og sendes til Publikationskontoret via eller via fax på Mail til Publikationskontoret på [email protected] Standardformularer i pdf-format Ordregiver kan vælge at sende standardformularerne pr. fax, eller post. De udfyldte standardformularer sendes til Publikationskontoret via til [email protected] eller via fax på Når pdf-formularerne modtages hos Publikationskontoret, skal oplysningerne i formularerne manuelt overføres til det elektroniske system, hvorefter bekendtgørelserne offentliggøres i TED-databasen. Det betyder, at der ved brug af pdf-formularerne kan gå længere tid (typisk 12 dage) fra afsendelse til offentliggørelse end ved brug af online formularerne (typisk 5 dage), og at der kan være større risiko for fejl i forbindelse med overførelsen til det elektroniske system. Pdf-formularerne er gode til at give et overblik over, hvilke oplysninger der skal gives i de forskellige formularer. Derimod er de ikke særligt brugervenlige i forhold til fremsendelse til Publikationskontoret. Det skyldes, at det ikke er muligt at skrive direkte i PDF-formularerne, og ordregiver bliver således nødt til at printe formularen ud og manuelt indføre oplysningerne. Det kan især give problemer, hvor ordregiver vil give flere oplysninger, end der er plads til i det pågældende felt, da felterne ikke kan udvides. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen kan derfor anbefale, at online formularerne så vidt muligt anvendes. 1.2 Online formularer (e-notices) Man skal være oprettet som bruger på SIMAP (e-notices) for at kunne anvende online formularerne. Brugerregistrering kan foretages via linket her.

7 SIDE 7 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Når man er oprettet som bruger på SIMAP, får man adgang til en personlig side. Her har man følgende valgmuligheder:» Påbegynd ny formular» Dine bekendtgørelser» Brugerprofil» Log af Brugerprofil På denne side har man mulighed for at ændre sine registreringsoplysninger, herunder password og sikkerhedsspørgsmål. Det er også muligt at indtaste standardoplysninger om ordregiver til brug for udfyldelse af formularer. Det drejer sig om de oplysninger, som findes i bekendtgørelsernes DEL I: Ordregivende myndighed. Når disse generelle standardparametre er udfyldt, vil DEL I i de standardformularer, man fremover skal udfylde, automatisk indeholde de pågældende oplysninger. Det vil naturligvis altid være muligt at ændre oplysningerne enten generelt under Din profil eller direkte i den konkrete standardformular. Hvis man ofte udfylder standardformularer for den samme ordregiver, kan det være tidsbesparende at udfylde standardparametrene. NB! Der kan være problemer med, at hele siden ikke kan ses ved at scrolle ned. I givet fald kan tabulatortasten anvendes til at komme længere ned på siden. Påbegynd ny formular Her kan man vælge mellem de 19 standardformularer. Hver enkelt del af standardformularen udgør et selvstændigt skærmbillede, hvor de felter, som er markeret med stjerne, skal udfyldes, inden man kan gå videre til næste del. Man vil altid kunne springe tilbage til en forudgående del, men man kan ikke springe frem til en efterfølgende del, før en række oplysninger er givet. Det er vigtigt at bemærke, at for de fleste standardformularer, vil man blive stillet en række indledende spørgsmål. Felterne skal udfyldes og har betydning for de felter, der efterfølgende vil fremgå af formularen. Fx i formularen Udbudsbekendtgørelse vil man blive spurgt om kontrakttype og proceduretype. Vælger man fx proceduretypen offentligt udbud, vil det automatisk i DEL IV om procedurer fremgå, at man har valgt denne udbudsform. Man vil derfor ikke støde på feltet begrænsning af antal økonomiske aktører, som vil blive opfordret til at afgive tilbud eller deltage (punkt IV.1.2. i udbudsbekendtgørelsen). Skal udbudsformen på et senere tidspunkt ændres til fx begrænset udbud, kan det ikke ske under DEL IV, og man må derfor tilbage til indledningen for at ændre. Tilsvarende vil man fx i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.8 blive spurgt om, hvor mange delkontrakter udbuddet indeholder. Svaret vil have betydning for, hvor mange gange bilag B bliver gentaget. Når man har udfyldt samtlige dele og bilag i standardformularen kommer man til en afsluttende side Godkendelse af formularen. Såfremt der er uoverensstemmelser mellem diverse tidsfrister, der er nævnt i formularen, vil det fremgå her. Det vil fx være tilfældet, hvis datoen for påbegyndelse af arbejdet ligger før tilbudsfristen. Sådanne uoverensstemmelser skal rettes, inden man kan gå videre.

8 SIDE 8 KAPITEL 1 INDLEDNING Foreligger der ikke uoverensstemmelser i formularen, kan man under Godkendelse af formularen hente standardformularen som en pdf-fil eller godkende og gemme. Hentes formularen i en pdf-fil, vil man kunne se, hvordan den udfyldte standardformular kommer til at se ud i sin helhed. Det kan være et nyttigt værktøj til efterfølgende kontrol og godkendelse, idet bekendtgørelsen kan printes ud, gemmes og videresendes. Vælges godkende og gemme, betyder det ikke, at bekendtgørelsen automatisk bliver sendt. Man vil blot automatisk blive ført over på siden Dine bekendtgørelser, hvor formularen vil være gemt. Man kan således altid efterfølgende ændre i formularen og sende den på et senere tidspunkt. For oplysninger om afsendelse mv., se nærmere nedenfor under Dine bekendtgørelser. Det er også muligt på et hvilket som helst tidspunkt under udfyldelsen af formularen at gemme og logge af. Det sker ved at klikke på "gem" i øverste højre hjørne. Man kan komme tilbage til formularen via Dine bekendtgørelser. Dine bekendtgørelser Denne side giver et godt overblik over samtlige udbudsbekendtgørelser både formularer til færdiggørelse, formularer under udarbejdelse og en historik over tidligere fremsendte formularer. For så vidt angår formularer til færdiggørelse og formularer under udarbejdelse fremgår følgende oplysninger af overblikket:» Oprettelsesdatoen» Hvilken formular det drejer sig om» Den officielle titel» Ejer af formularen (dvs. brugernavnet)» Formularens status om den er under udarbejdelse eller om den er færdig.» Adgang til at redigere i formularen (klik på link under "formularer")» Adgang til at hente formularen i en pdf-fil (klik på pdf-logoet) Når man er klar til at sende bekendtgørelsen, markeres den pågældende formular, hvorefter man klikker på Fremsend til offentliggørelse. Formularen vil herefter automatisk blive sendt til Publikationskontoret, og man vil få en elektronisk bekræftelse på modtagelsen. Den pågældende formular vil herefter kunne findes under Historik for fremsendte formularer. Det er også muligt på et hvilket som helst tidspunkt at slette en formular under udarbejdelse. Det sker ved at markere den pågældende formular og klikke på "slet". For så vidt angår historik for fremsendte formularer fremgår følgende oplysninger af overblikket:» Fremsendelsesdatoen» Hvilken formular det drejer sig om» Den officielle titel» Referencenummeret (dvs. det nummer bekendtgørelsen får ved offentliggørelse i TEDdatabasen)» Status for bekendtgørelsen På samme måde, som beskrevet ovenfor, er det også muligt at slette tidligere fremsendte formularer fra sit overblik.

9 SIDE 9 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Kapitel 2 Vejledende forhåndsmeddelelse - Direktiv 2004/18/EF 2.1 Indledning 1. Standardformularens karakter og formål Formålet med den vejledende forhåndsmeddelelse er navnlig at gøre virksomheder opmærksomme på udbud, som ordregiver forventer at gennemføre i det kommende år, herunder kan der annonceres om afholdelse af teknisk dialog. Ordregiver skal anvende den standardformular, som Kommissionen har udarbejdet, jf. forordning nr. 842/2011 af 19. august Den til enhver tid gældende standardformular kan findes her. Standardformularen findes i en online version, som gør det muligt at udfylde og indlevere formularen elektronisk via internettet. Online versionen findes på enotices, og adgang fås her. Alternativt kan standardformularen udfyldes manuelt og indsendes til kontoret for De Europæiske Fællesskabers Publikationer (EU-Publikationskontoret). Den vejledende forhåndsmeddelelse offentliggøres herefter i Supplement til EU-Tidende (TED) senest 5 dage efter afsendelsen (forudsat at formularen er indsendt elektronisk). Den vejledende forhåndsmeddelelse offentliggøres samtidig automatisk på Den vejledende forhåndsmeddelelse kan også offentliggøres af ordregiver selv i en såkaldt køberprofil. For flere oplysninger om køberprofiler, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel Standardformularen bærer præg af at være oversat, ligesom den også bærer præg af, at den gælder på tværs af flere landes juridiske traditioner. Der kan således forekomme udtryk i standardformularen, som ikke svarer til den gængse danske udbudsterminologi. Hertil kommer, at standardformularen er opdelt i felter/rubrikker, der ikke giver meget rum for ordregiver til at skrive frit. Ordregiver kan dog skabe sig en høj grad af fleksibilitet i forbindelse med udfyldelsen af de forskellige felter, herunder ved anvendelse af punkt II.8) og VI.2) "Yderligere oplysninger" og ved også i øvrigt at tænke rummelighed ind i udfyldelsen af de enkelte felter. Denne vejledning skulle gerne bidrage til, at udfyldelsen og anvendelsen af standardformularen gøres lettere for ordregivende myndigheder. 2. Anvendelsen af den vejledende forhåndsmeddelelse Efter udbudsdirektivets artikel 35, stk. 1, bør ordregiver mindst en gang om året i en vejledende forhåndsmeddelelse offentliggøre en oversigt over de indkøb, som ordregiver forventer at foretage i det kommende år, såfremt den samlede værdi af disse indkøb inden for ensartede kategorier overstiger værdien af nærmere angivne beløb. For flere oplysninger om offentliggørelse af vejledende forhåndsmeddelelser, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel Offentliggørelse af en vejledende forhåndsmeddelelse er kun obligatorisk, hvis ordregiver ønsker at benytte muligheden for at forkorte de normale tilbudsfrister ved det efterfølgende konkrete udbud, jf. udbudsdirektivets artikel 38, stk. 4. Forhåndsmeddelelsen skal i så fald

10 SIDE 10 KAPITEL 2 VEJLEDENDE FORHÅNDSMEDDELELSE - DIREKTIV 2004/18/EF være sendt til offentliggørelse mindst 52 dage og højst 12 måneder inden afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen. Den vejledende forhåndsmeddelelse anvendes som udgangspunkt alene ved EU-udbud, der er omfattet af udbudsdirektivet. Standardformularen kan dog også anvendes til at gøre virksomheder opmærksomme på forventede konkurrenceudsættelser af bilag II B-ydelser, som ikke er omfattet af udbudsdirektivets procedureregler (men alene af artikel 23 og artikel 35, stk. 4), eller teknisk dialog om sådanne. En sådan annoncering via TED kan være relevant, fx hvis kontrakten har en klar grænseoverskridende karakter. I så fald bør det fremgå af den vejledende forhåndsmeddelelse, at der er tale om annoncering af bilag II B-ydelser, og at udbudsdirektivets procedureregler således ikke finder anvendelse (på nær artikel 23 og artikel 35, stk. 4). 3. Gode råd og faldgruber Det kan være en fordel at offentliggøre en vejledende forhåndsmeddelelse om de indkøb, som en ordregiver forventer at foretage i det kommende år, da forhåndsmeddelelsen kan hjælpe virksomhederne til at forberede sig på de konkrete udbud og disponere tid og ressourcer i lyset heraf. Ordregiver kan også med fordel offentliggøre en vejledende forhåndsmeddelelse, hvis ordregiver fx ønsker at gennemføre en teknisk dialog, inden et konkret udbud iværksættes. Den vejledende forhåndsmeddelelse kan derved gøre interesserede virksomheder opmærksomme på den tekniske dialog, og ordregiver kan anvende forhåndsmeddelelsen til at orientere virksomhederne om proceduren for den tekniske dialog og fastsætte eventuelle krav til virksomhedernes ansøgning om deltagelse. Det er derfor vigtigt, at forhåndsmeddelelsen har et sådant detaljeringsniveau, at virksomhederne kan få et tilstrækkeligt kendskab til ydelsen og de væsentligste rammer for udbuddet allerede på dette tidlige tidspunkt i udbudsprocessen, således at virksomhederne får mulighed for at vurdere, om de har interesse i at deltage. Samtidig kan der i sagens natur være grænser for, hvor præcise oplysninger ordregiver kan give om ydelsen og udbuddet allerede i forhåndsmeddelelsen. Generelt set er den proces, der ligger forud for offentliggørelsen af selve udbudsbekendtgørelsen, vigtig i forhold til at gennemføre et vellykket udbud, herunder også i forbindelse med offentliggørelsen af en vejledende forhåndsmeddelelse. Hvis ordregiver er grundig i sin forberedelse af udbuddet, bliver kvaliteten af udbudsmaterialet ofte bedre, og ansøgerne/tilbudsgiverne får nemmere ved at udarbejde konditionsmæssige ansøgninger/tilbud. Samtidig kan ordregivers transaktionsomkostninger i de senere faser af udbudsprocessen ofte reduceres, fordi der er mindre risiko for, at der opstår behov for at ændre udbudsmaterialet eller i øvrigt opstår tvivl om indholdet af udbudsmaterialet. Det betyder bl.a., at ordregiver i sin forberedelse af udbuddet bør sikre sig et godt kendskab til ydelsen, markedsforholdene, leverandørfeltet og de øvrige, særlige vilkår og forhold, som er relevante for det pågældende udbud. Dette vil kunne medvirke til at sikre, at udbuddet tilrettelægges således, at der er tale om markedskonforme vilkår med henblik på, at der opnås den bedst mulige konkurrence.

11 SIDE 11 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER 2.2 DEL I: Ordregivende myndighed I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er) Her udfyldes ordregivers officielle navn, adresse, adresse mv. samt kontaktpunkt (fx kontaktperson) for udbuddet. Hvis der er oprettet en særlig hjemmeside til udbuddet, kan det anføres her, ligesom ordregivers generelle hjemmeside kan anføres. Hvis der er oprettet en køberprofil, bør denne ligeledes anføres. For flere oplysninger om køberprofiler, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel Det er som udgangspunkt den anførte ordregiver, der bliver kontraktpart. Hvis flere ordregivere indgår en indkøbsaftale i fællesskab, således at samtlige ordregivere bliver kontraktparter, skal der vælges en kontaktordregiver, som anføres i dette felt. De øvrige ordregivere, der bliver parter i aftalen, anføres i punkt VI.2) "Yderligere oplysninger". I.1) Yderligere oplysninger fås her Hvis yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til en anden end ordregiveren (fx en rådgiver), afkrydses feltet Andet. Oplysninger om, hvor oplysningerne kan rekvireres, skal da anføres i bilag A (fx rådgivers navn og adresse). I.2) Type ordregivende myndighed Her angives, hvilken type myndighed ordregiver er. Er der fx tale om en kommune, afkrydses feltet Regional eller lokal myndighed. Er det fx en almen boligorganisation, afkrydses feltet Offentligt organ. I.3) Hovedaktivitet Her angives ordregivers hovedaktivitet. Bemærk, at dette ikke nødvendigvis er sammenfaldende med den aktivitet, der udbydes. Fx skal en kommune afkrydse feltet Generelle offentlige tjenester, også selvom udbuddet konkret vedrører miljø. I.4) Kontrakt indgås på andre ordregivende myndigheders vegne Her angives, om ordregiver køber ind på vegne af andre ordregivende myndigheder. Det vil fx være tilfældet, når centrale indkøbsorganisationer foretager indkøb. Når der afkrydses i Ja, bør de myndigheder, der købes ind på vegne af, angives i bilag A, afsnit V). Indgår flere ordregivere en indkøbsaftale i fællesskab, hvor samtlige ordregivere bliver kontraktparter, skal der afkrydses i feltet Nej. Det skyldes, at den ene ordregiver netop ikke køber ind på vegne af de øvrige, men at de indgår aftale i fællesskab. I et sådant tilfælde skal kontaktordregiveren angives i punkt I.1) og de øvrige ordregivere i punkt VI.2) "Yderligere oplysninger". 2.3 DEL II. A: Kontraktens genstand - Bygge- og anlægsarbejder Del II. A udfyldes, såfremt den vejledende forhåndsmeddelelse vedrører bygge- og anlægskontrakter. Der skal udfyldes en del II. A for hver enkelt bygge- og anlægskontrakt. II.1) Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten Her angives ordregivers betegnelse for kontrakten. Dette vil typisk være kontraktens titel, fx "Kontrakt om anlæg af ny motorvej" eller "Kontrakt om opførelse af skole". Den mere detaljerede beskrivelse af det udbudte arbejde anføres under punkt II.4). II.2) Kontrakttype og udførelsessted for bygge-/anlægsarbejdet Ved udførelse af bygge- og anlægsarbejder angives kontraktens hovedudførelsessted. Ved fx opførelse af et alment boligbyggeri i Roskilde, angives "Roskilde". Ved fx etablering af en motorvej på Fyn, angives "Fyn".

12 SIDE 12 KAPITEL 2 VEJLEDENDE FORHÅNDSMEDDELELSE - DIREKTIV 2004/18/EF Desuden angives NUTS-koden. NUTS-koden er en geografisk nomenklatur, der refererer til hovedudførelsesstedet eller -leveringsstedet. Der findes en overordnet kode for Danmark (DK-DANMARK), med underkoder opdelt på regionalt niveau. Hver region er underopdelt i forskellige geografiske områder, der kan bruges til at angive stedet mere præcist. For Danmark gælder følgende NUTS-koder: DK0-DANMARK DK01-Hovedstaden DK02-Sjælland DK03-Syddanmark DK04-Midtjylland DK05-Nordjylland DK011-Byen København DK012-Københavns omegn DK013-Nordsjælland DK014-Bornholm DK021-Østsjælland DK022-Vest- og Sydsjælland DK031-Fyn DK032-Sydjylland DK041-Vestjylland DK042-Østjylland DK050-Nordjylland DKZ-EKSTRA-REGIO DKZZ-Ekstra-Regio DKZZZ-Ekstra-Regio Jo mere nøjagtigt koden kan angives, jo bedre. Koden skal selvsagt hænge sammen med det ovenfor anførte om hovedudførelsesstedet. Hvis hovedudførelsesstedet er Færøerne eller Grønland, angives koden "DKZ-EKSTRA- REGIO". Hvis kontrakten omfatter udførelse både i Danmark og på Færøerne og/eller i Grønland, bør både koden "DK0" (eller en mere præcis angivelse i Danmark) og koden "DKZ- EKSTRA-REGIO" angives. Dette kan desuden beskrives nærmere under punkt II.4). II.3) Oplysninger om rammeaftale Her angives, om der er tale om indgåelse af en rammeaftale. Skal der indgås en rammeaftale, afkrydses således i Ja. Ved en rammeaftale forstås en aftale, der fastsætter vilkårene for de kontakter, der skal indgås i løbet af en given periode. II.4) Kort beskrivelse af bygge- og anlægsarbejdernes art og omfang Her gives en kort og overordnet beskrivelse af det bygge- og anlægsarbejde, der forventes udbudt. Det er ikke nødvendigt, at ordregiver beskriver arbejdet fuldstændigt, men hensigten er, at potentielle tilbudsgivere får mulighed for at danne sig et indtryk af, om de vil være interesserede i at deltage i det konkrete udbud. Den nødvendige detaljeringsgrad afhænger bl.a. af udbuddets karakter og omfang, og af hvad der er afgørende for, at de potentielle tilbudsgivere kan vurdere, om de har interesse i at deltage i udbuddet. Der vil i sagens natur være grænser for, hvor præcise oplysninger ordregiver kan give om arbejdet og udbuddet allerede i forhåndsmeddelelsen, og beskrivelsen skal derfor ikke være lige så detaljeret som i udbudsbekendtgørelsen, herunder også af hensyn til at sikre en vis fleksibilitet for ordregiver i forhold til at fastlægge rammerne for det konkrete udbud. Beskrivelsen skal således omhandle, hvad der indkøbes og de vigtigste karakteristika og kendetegn herved, i det omfang det er muligt på dette tidlige stadie i udbudsproceduren. Det er også hensigtsmæssigt at beskrive, hvis der er tale om visse særlige forhold, som tilbudsgiverne må antages at skulle tage i betragtning, fx hvis der er nogle vigtige tidsmæssige forpligtelser for leverandøren i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Hvis der er tale om en rammeaftale, som andre ordregivende myndigheder kan trække på, kan dette felt eventuelt anvendes til at oplyse om de begunstigede på rammeaftalen. Hvis den anslåede værdi af kontrakten er kendt, anføres beløbet ligeledes. Husk også at anføre, hvilken valuta beløbet er i. Bemærk, at beløbet skal angives eksklusive moms. Beløbet kan også anføres som en ramme i stedet for ét skønnet beløb. Det vil ofte være hensigtsmæssigt at anføre beløbet som en ramme for at sikre en vis fleksibilitet, navnlig idet ordregiver måske ikke kan anslå værdien tilstrækkeligt præcist på dette tidlige stadie i udbudsproceduren. Alle forventede delaftaler, optioner og muligheder for forlængelse skal om muligt medregnes.

13 SIDE 13 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Ordregiver må ved angivelsen af den anslåede værdi udøve et sagligt skøn på baggrund af sit kendskab til ydelsens formodede værdi og markedsforholdene i øvrigt. Det kan dog være hensigtsmæssigt at angive, at de her angivne oplysninger alene er et estimat og kan blive ændret i udbudsbekendtgørelsen. Endelig kan det eventuelt nævnes her, hvis der forud for udbuddet forventes gennemført en teknisk dialog med relevante aktører på markedet, jf. nærmere under vejledningen til punkt II.8). II.4) Delaftaler Her angives, om der er tale om delaftaler. Såfremt kontrakten forventes delt op i delaftaler, afkrydses således i Ja, og der udfyldes et bilag B for hver enkelt delaftale. II.5) CPV-glossaret (Common Procurement Vocabulary) Her angives den/de relevante CPV-kode(r) for den udbudte ydelse. CPV-klassifikationen (Common Procurement Vocabulary) er en nomenklatur udviklet med henblik på, at varer og ydelser skal kunne identificeres på en enkel og entydig måde. CPVklassifikationen består af et primærglossar, som er obligatorisk for ordregiver at anvende, og af et supplerende glossar, som ordregiver kan vælge at anvende for at beskrive den udbudte ydelse nærmere, jf. nedenfor. I primærglossaret har hver enkelt vare, tjenesteydelse og bygge- og anlægsaktivitet en særlig kode, der benyttes, når potentielle tilbudsgivere skal finde relevante udbud. Koderne anvendes også i forbindelse med udarbejdelse af statistikker. Hver CPV-kode består af 8 cifre. Koderne er opdelt i overordnede afdelinger og underinddelinger. I nogle tilfælde vil det være nok med en enkelt CPV-kode, og i andre tilfælde kan der være behov for at angive flere CPV-koder for at give en tilstrækkelig beskrivelse af den udbudte ydelse. Der skal i sidstnævnte tilfælde angives en enkelt kode for hovedgenstanden det kan enten være en overordnet kode for ydelsen, når ydelsen består af flere underydelser, eller koden for den væsentligste ydelse ved sammensatte ydelser. CPV-beskrivelsen for hovedgenstanden vil udgøre bekendtgørelsens overskrift ved offentliggørelse i TED-databasen. Det er vigtigt at være opmærksom på, at potentielle tilbudsgivere ofte vil blive opmærksomme på bekendtgørelsen via den eller de angivne CPV-koder. Det er derfor vigtigt, at den eller de valgte CPV-koder giver en beskrivelse af den udbudte ydelse, der er så præcis som muligt, således at relevante virksomheder får kendskab til bekendtgørelsen. Det kan fx ske ved en kombination af flere koder. Ordregiver bør sikre sig, at kombinationen af de valgte koder dækker over hele den udbudte ydelse. Bemærk, at udbudsdirektivets bilag I indeholder en liste over aktiviteter, der omfattes af direktivets definition af bygge- og anlægskontrakter, og at der for hver aktivitet er angivet den relevante CPV-kode. Vær opmærksom på, at den seneste udgave af CPV-koderne og af udbudsdirektivets bilag I og bilag II er fra Det supplerende glossar kan som nævnt anvendes til at beskrive kontraktens genstand yderligere. Det består af koder med både bogstaver og cifre, der svarer til en beskrivelse, der kan præcisere arten eller en særlig brug af den vare, der skal indkøbes. Ordregiver er ikke forpligtet til at anvende det supplerende glossar det skal blot ses som en yderligere hjælp til at beskrive den udbudte ydelse mere præcist. CPV-koderne kan både findes på SIMAP's hjemmeside, og via Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.

14 SIDE 14 KAPITEL 2 VEJLEDENDE FORHÅNDSMEDDELELSE - DIREKTIV 2004/18/EF II.6) Planlagt dato for påbegyndelse af tildelingsprocedurerne og kontraktens varighed Her angives datoen for påbegyndelse af udbudsproceduren, såfremt denne kendes. Dette vil oftest være tidspunktet for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen. Ligeledes anføres kontraktens varighed. Ordregiver kan vælge at angive perioden i måneder eller dage fra tildelingen af kontrakten eller at angive datoen for henholdsvis påbegyndelse og færdiggørelse af kontraktens opfyldelse. Der er som sådan ikke nogen udbudsretlige regler, der angiver en maksimal løbetid for kontrakter (kun for rammeaftaler og dynamiske indkøbssystemer). Der kan således principielt indgås tidsubegrænsede kontrakter med mulighed for opsigelse. I den forbindelse bemærkes, at ordregiver har en forpligtelse til at sikre, at der udøves en økonomisk saglig forvaltning, hvilket på visse områder kan indebære, at en ydelse udbydes regelmæssigt. Hertil kommer, at kontrakterne ikke må have så lang en løbetid, at konkurrencen fordrejes eller udelukkes. Hvis datoerne ikke kendes, skal felterne ikke udfyldes. II.7) Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb Her angives, om udbuddet er omfattet af WTO-aftalen. Denne aftale omtales også som GPAaftalen (Government Procurement Agreement). Offentlige indkøb, som er omfattet af udbudsdirektivet, vil som hovedregel også være omfattet af WTO-aftalen. Selve aftalen fastlægger de generelle principper og procedurer for offentlige indkøb, og den konkrete anvendelse er baseret på aftaler mellem WTO-parterne. I denne sammenhæng udgør EU en samlet forhandlingspart, og EU har tiltrådt aftalen på medlemsstaternes vegne. Aftalens dækningsområde fremgår af en række bilag til WTO-aftalen, der kan findes på WTO s hjemmeside. Der findes bilag for hver part, der har tiltrådt aftalen, og bilagene indeholder bl.a. undtagelser og forbehold i forhold til forskellige lande og ydelsestyper. For en dansk ordregiver gælder altså bilagene for EU. Hvis udbuddet er omfattet af WTO-aftalen, betyder det ikke, at ordregiver er forpligtet til at følge andre regler, end de der findes i udbudsdirektivet. Det betyder blot, at ordregiver muligvis modtager tilbud/anmodninger om deltagelse fra tilbudsgivere fra ikke EU-lande, som er parter i WTO-aftalen, og at ordregiver eventuelt skal tage sådanne tilbud/anmodninger i betragtning på lige vilkår med tilbud/anmodninger fra EU-tilbudsgivere.

15 SIDE 15 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER II.8) Yderligere oplysninger Her anføres alle yderligere oplysninger af relevans for den påtænkte kontrakt. Det kan fx med fordel anføres her, hvis der forud for udbuddet forventes gennemført en teknisk dialog med relevante aktører på markedet. Ordregiver kan herved gøre interesserede virksomheder opmærksomme på den tekniske dialog, ligesom ordregiver her kan fastsætte en frist for fremsendelse af anmodning om at deltage i den tekniske dialog samt nærmere krav til anmodningen, herunder hvordan udvælgelsen af deltagere vil ske, hvis antallet af anmodninger overstiger det antal, som ordregiver vil invitere til at deltage i dialogen. Ordregiver bør i den forbindelse give en kort beskrivelse af formålet med og proceduren, herunder tidsplanen, for den tekniske dialog, således at potentielle deltagere får mulighed for at danne sig et indtryk af, om de er interesserede i at deltage i dialogen. Disse oplysninger kan alternativt anføres under punkt VI.2). 2.4 Del II.B: Kontraktens genstand - Varer eller tjenesteydelser Del II.B udfyldes, såfremt den vejledende forhåndsmeddelelse vedrører varer eller tjenesteydelser. Der skal udfyldes en del II.B for hver enkelt varekøb og køb af tjenesteydelse. II.1) Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten Her angives ordregivers betegnelse for kontrakten. Dette vil typisk være kontraktens titel, fx "Kontrakt om indkøb af stationære og bærbare computere, tilbehør og tilknyttede serviceydelser" eller "Kontrakt om indkøb af rengøringsydelser". Den mere detaljerede beskrivelse af de udbudte ydelser anføres under punkt II.4). II.2) Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted Her angives, om kontrakten vedrører varer eller tjenesteydelser. Der skal kun markeres i ét felt. Er der tale om en blandet kontrakt, dvs. en kontrakt, som indeholder elementer af både varer og tjenesteydelser, skal der markeres i den kategori, der udgør hovedparten af ydelsen. Hvis udbuddet fx angår køb af multifunktionsmaskiner (varer) og tilhørende løbende serviceog vedligeholdelsesydelser (tjenesteydelser), markeres i kategorien varer, såfremt værdien af varedelen overstiger værdien af de tjenesteydelser, som kontrakten omfatter. Ved tjenesteydelser angives, hvilken tjenesteydelseskategori kontrakten falder ind under, jf. udbudsdirektivets bilag II. De enkelte tjenesteydelseskategorier er i bilaget defineret ved henvisning til de CPV-numre, som kategorien omfatter. Tjenesteydelseskategorierne fremgår tillige af forhåndsmeddelelsens bilag C1. Indeholder en kontrakt flere tjenesteydelser, som falder ind under forskellige kategorier i direktivet, vælges den kategori, der udgør hovedparten af ydelsen. Hvis udbuddet fx angår køb af en reklameydelse (kategori 13), hvor der samtidig skal foretages en markedsundersøgelse (kategori 10), vælges kategorien for reklamevirksomhed (kategori 13), hvis værdien af reklameydelsen overstiger værdien af markedsundersøgelsen. II.2) Hovedudførelses- eller leveringssted Ved udførelse af tjenesteydelser, angives kontraktens hovedudførelsessted. Er der tale om et varekøb, angives hovedleveringsstedet. Hvor præcise angivelserne kan blive, afhænger af kontraktens art. Ved fx etablering af et itsystem hos en myndighed i København, angives "København". Er der derimod tale om landsdækkende levering af varer, angives fx Levering i hele Danmark.

16 SIDE 16 KAPITEL 2 VEJLEDENDE FORHÅNDSMEDDELELSE - DIREKTIV 2004/18/EF II.2) NUTS-kode Her angives NUTS-koden. NUTS-koden er en geografisk nomenklatur, der refererer til hovedudførelsesstedet eller -leveringsstedet. Der findes en overordnet kode for Danmark (DK- DANMARK), med underkoder opdelt på regionalt niveau. Hver region er underopdelt i forskellige geografiske områder, der kan bruges til at angive stedet mere præcist. For Danmark gælder følgende NUTS-koder: DK0-DANMARK DK01-Hovedstaden DK02-Sjælland DK03-Syddanmark DK04-Midtjylland DK05-Nordjylland DK011-Byen København DK012-Københavns omegn DK013-Nordsjælland DK014-Bornholm DK021-Østsjælland DK022-Vest- og Sydsjælland DK031-Fyn DK032-Sydjylland DK041-Vestjylland DK042-Østjylland DK050-Nordjylland DKZ-EKSTRA-REGIO DKZZ-Ekstra-Regio DKZZZ-Ekstra-Regio Jo mere nøjagtigt koden kan angives, jo bedre. Koden skal selvsagt hænge sammen med det i felterne ovenfor anførte om hovedleverings- eller hovedudførelsessted. Hvis der fx tale om en kontrakt om landsdækkende levering af varer, angives koden "DK0- DANMARK" for hele Danmark. Hvis der derimod er tale om etablering af et it-system hos en myndighed i København, angives koden "DK011-Byen København". Hvis hovedleverings- eller hovedudførelsesstedet er Færøerne eller Grønland, angives koden "DKZ-EKSTRA-REGIO". Hvis kontrakten omfatter levering eller udførelse både i Danmark og på Færøerne og/eller i Grønland, bør både koden "DK0" og koden "DKZ-EKSTRA-REGIO" angives. Dette kan desuden beskrives nærmere under punkt II.4). II.3) Oplysninger om rammeaftale Her angives, om der er tale om indgåelse af en rammeaftale. Skal der indgås en rammeaftale, afkrydses således i ja. Ved en rammeaftale forstås en aftale, der fastsætter vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af en given periode. II.4) Kort beskrivelse af arten og mængden eller værdien af varerne eller tjenesteydelserne Her gives en kort og overordnet beskrivelse af arten og mængden eller værdien af det, der forventes indkøbt. Det er ikke nødvendigt, at ordregiver beskriver den udbudte ydelse fuldstændigt, men hensigten er, at potentielle tilbudsgivere får mulighed for at danne sig et indtryk af, om de vil være interesserede i at deltage i det konkrete udbud. Den nødvendige detaljeringsgrad afhænger bl.a. af udbuddets karakter og omfang, og af hvad der er afgørende for, at de potentielle tilbudsgivere kan vurdere, om de har interesse i at deltage i udbuddet. Der vil i sagens natur være grænser for, hvor præcise oplysninger ordregiver kan give om ydelsen og udbuddet allerede i forhåndsmeddelelsen, og beskrivelsen skal derfor ikke være lige så detaljeret som i udbudsbekendtgørelsen, herunder også af hensyn til at sikre en vis fleksibilitet for ordregiver i forhold til at fastlægge rammerne for det konkrete udbud. Beskrivelsen skal således omhandle, hvad der indkøbes og de vigtigste karakteristika og kendetegn herved, i det omfang det er muligt på dette tidlige stadie i udbudsproceduren. Det er også hensigtsmæssigt at beskrive, hvis der er tale om visse særlige forhold, som tilbudsgiverne må antages at skulle tage i betragtning, fx hvis der er nogle vigtige tidsmæssige forpligtelser for leverandøren i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Hvis der er tale om en rammeaftale, som andre ordregivende myndigheder kan trække på, kan dette felt eventuelt anvendes til at oplyse om de begunstigede på rammeaftalen.

17 SIDE 17 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Hvis den anslåede værdi af kontrakten er kendt, anføres beløbet ligeledes. Husk også at anføre, hvilken valuta beløbet er i. Bemærk, at beløbet skal angives eksklusive moms. Beløbet kan også anføres som en ramme i stedet for ét skønnet beløb. Det vil ofte være hensigtsmæssigt at anføre beløbet som en ramme for at sikre en vis fleksibilitet, navnlig idet ordregiver måske ikke kan anslå værdien tilstrækkeligt præcist på dette tidlige stadie i udbudsproceduren. Alle forventede delaftaler, optioner og muligheder for forlængelse skal om muligt medregnes både ved angivelse af samlet mængde, omfang og anslået værdi. Ordregiver må ved angivelsen af den anslåede værdi udøve et sagligt skøn på baggrund af sit kendskab til ydelsens formodede værdi og markedsforholdene i øvrigt. Det kan dog være hensigtsmæssigt at angive, at de angivne oplysninger her alene er et estimat og kan blive ændret i udbudsbekendtgørelsen. Endelig kan det eventuelt nævnes her, hvis der forud for udbuddet forventes gennemført en teknisk dialog med relevante aktører på markedet, jf. nærmere under vejledningen til punkt II.8). II.4) Delaftaler Her angives, om der er tale om delaftaler. Såfremt kontrakten forventes delt op i delaftaler, afkrydses således i Ja, og der udfyldes et Bilag B for hver enkelt delaftale. II.5) CPV-glossaret (Common Procurement Vocabulary) Her angives den/de relevante CPV-kode(r) for den udbudte ydelse. CPV-klassifikationen (Common Procurement Vocabulary) er en nomenklatur udviklet med henblik på, at varer og ydelser skal kunne identificeres på en enkel og entydig måde. CPVklassifikationen består af et primærglossar, som er obligatorisk for ordregiver at anvende, og af et supplerende glossar, som ordregiver kan vælge at anvende for at beskrive den udbudte ydelse nærmere, jf. nedenfor. I primærglossaret har hver enkelt vare, tjenesteydelse og bygge- og anlægsaktivitet en særlig kode, der benyttes, når potentielle tilbudsgivere skal finde relevante udbud. Koderne anvendes også i forbindelse med udarbejdelse af statistikker. Hver CPV-kode består af 8 cifre. Koderne er opdelt i overordnede afdelinger og underinddelinger. I nogle tilfælde vil det være nok med en enkelt CPV-kode, og i andre tilfælde kan der være behov for at angive flere CPV-koder for at give en tilstrækkelig beskrivelse af den udbudte ydelse. Der skal i sidstnævnte tilfælde angives en enkelt kode for hovedgenstanden det kan enten være en overordnet kode for ydelsen, når ydelsen består af flere underydelser, eller koden for den væsentligste ydelse ved sammensatte ydelser. CPV-beskrivelsen for hovedgenstanden vil udgøre bekendtgørelsens overskrift ved offentliggørelse i TED-databasen. Det er vigtigt at være opmærksom på, at potentielle tilbudsgivere ofte vil blive opmærksomme på bekendtgørelsen via den eller de angivne CPV-koder. Det er derfor vigtigt, at den eller de valgte CPV-koder giver en beskrivelse af den udbudte ydelse, der er så præcis som muligt, således at relevante virksomheder får kendskab til bekendtgørelsen. Det kan fx ske ved en kombination af flere koder. Ordregiver bør sikre sig, at kombinationen af de valgte koder dækker over hele den udbudte ydelse. Bemærk, at udbudsdirektivets bilag II indeholder lister over de tjenesteydelseskategorier, der omfattes af direktivets definition af tjenesteydelseskontrakter. De enkelte tjenesteydelseskategorier er defineret ved henvisning til de relevante CPV-koder. Se også vejledningen til punkt II.2). De valgte CPV-koder skal selvsagt ligge inden for den relevante tjenesteydelseskategori.

18 SIDE 18 KAPITEL 2 VEJLEDENDE FORHÅNDSMEDDELELSE - DIREKTIV 2004/18/EF Vær opmærksom på, at den seneste udgave af CPV-koderne og af udbudsdirektivets bilag I og bilag II er fra Det supplerende glossar kan som nævnt anvendes til at beskrive kontraktens genstand yderligere. Det består af koder med både bogstaver og cifre, der svarer til en beskrivelse, der kan præcisere arten eller en særlig brug af den vare, der skal indkøbes. Ordregiver er ikke forpligtet til at anvende det supplerende glossar det skal blot ses som en yderligere hjælp til at beskrive den udbudte ydelse mere præcist. CPV-koderne kan både findes på SIMAP's hjemmeside, og via Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. II.6) Planlagt startdato for tildelingsprocedurerne Her angives datoen for påbegyndelse af udbudsproceduren, såfremt denne kendes. Dette vil oftest fx være tidspunktet for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen. Hvis datoen ikke er kendt, skal feltet ikke udfyldes. II.7) Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb Her angives, om udbuddet er omfattet af WTO-aftalen. Denne aftale omtales også som GPAaftalen (Government Procurement Agreement). Offentlige indkøb, som er omfattet af udbudsdirektivet, vil som hovedregel også være omfattet af WTO-aftalen. Selve aftalen fastlægger de generelle principper og procedurer for offentlige indkøb, og den konkrete anvendelse er baseret på aftaler mellem WTO-parterne. I denne sammenhæng udgør EU en samlet forhandlingspart, og EU har tiltrådt aftalen på medlemsstaternes vegne. Aftalens dækningsområde fremgår af en række bilag til WTO-aftalen, der kan findes på WTO s hjemmeside. Der findes bilag for hver part, der har tiltrådt aftalen, og bilagene indeholder bl.a. undtagelser og forbehold i forhold til forskellige lande og ydelsestyper. For en dansk ordregiver gælder altså bilagene for EU. Hvis udbuddet er omfattet af WTO-aftalen, betyder det ikke, at ordregiver er forpligtet til at følge andre regler, end de der findes i udbudsdirektivet. Det betyder blot, at ordregiver muligvis modtager tilbud/anmodninger om deltagelse fra tilbudsgivere fra ikke EU-lande, som er parter i WTO-aftalen, og at ordregiver eventuelt skal tage sådanne tilbud/anmodninger i betragtning på lige vilkår med tilbud/anmodninger fra EU-tilbudsgivere. II.8) Yderligere oplysninger Her anføres alle yderligere oplysninger af relevans for den påtænkte kontrakt. Det kan fx med fordel anføres her, hvis der forud for udbuddet forventes gennemført en teknisk dialog med relevante aktører på markedet. Ordregiver kan herved gøre interesserede virksomheder opmærksomme på den tekniske dialog, ligesom ordregiver her kan fastsætte en frist for fremsendelse af anmodning om at deltage i den tekniske dialog samt nærmere krav til anmodningen, herunder hvordan udvælgelsen af deltagere vil ske, hvis antallet af anmodninger overstiger det antal, som ordregiver vil invitere til at deltage i dialogen. Ordregiver bør i den forbindelse give en kort beskrivelse af formålet med og proceduren, herunder tidsplanen, for den tekniske dialog, således at potentielle deltagere får mulighed for at danne sig et indtryk af, om de er interesserede i at deltage i dialogen. Disse oplysninger kan alternativt anføres under punkt VI.2).

19 SIDE 19 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Boks 2.1 Eksempel på oplysninger om gennemførsel af teknisk dialog Som led i forberedelsen af udbuddet ønsker ordregiver at undersøge, hvilke muligheder markedet på nuværende tidspunkt giver og ønsker derfor som en forundersøgelse at rådføre sig med aktører i markedet forud for iværksættelsen af den planlagte udbudsforretning. Aktører som har interesse i at deltage i dialogen kan fremsende anmodning om deltagelse til den adresse, der er angivet ovenfor i punkt I.1). Fristen for fremsendelse af anmodning om at deltage i den tekniske dialog udløber den 23. februar 2013, kl. 12:00 (dansk tid). Af anmodningen skal fremgå, hvilken virksomhed, der er tale om. Ordregiver er interesseret i at rådføre sig med virksomheder, som har erfaring med varetagelse af drift og applikationsforvaltning af større komplekse it-systemer. Det ses gerne, at virksomheder, der ønsker at deltage i dialogmøderne, udarbejder og medsender en kort beskrivelse af virksomheden i relation til de ovennævnte forhold, der vil kunne bruges ved den eventuelle udvælgelse af deltagere til møderne. Dette materiale skal foreligge på dansk eller engelsk. Ordregiver forbeholder sig retten til at anmode aktørerne om at fremsende yderligere relevante oplysninger til brug for en eventuel udvælgelse af, hvem der vil blive indkaldt til møderne. Virksomheder, som enten ikke er blevet inviteret, eller som ikke har anmodet herom, har mulighed for at afgive skriftlige bemærkninger. Særligt af hensyn til ordregivers ressourceforbrug ved gennemførelse af forundersøgelsen forventes dialogmøderne at blive gennemført med et begrænset antal deltagere. Ordregiver forventer at invitere mellem 6 og 8 virksomheder til at deltage i dialogen. Såfremt et større antal henvender sig på baggrund af denne annoncering, vil udvælgelsen af virksomheder til dialogmøderne ske på grundlag af objektive og saglige kriterier, idet det tilstræbes, at gruppen af virksomheder sammensættes på en sådan måde, at den er repræsentativ for markedet set i forhold til aktørens aktivitetsområder og de opgaver, som forventes at være relevante i forhold til opgavens karakter. En eventuel udelukkelse fra at deltage i dialogmøderne har ingen betydning for den efterfølgende mulighed for at byde på en senere udbudt kontrakt. Forud for møderne vil der blive udsendt et oplæg med konkretisering af, hvilke temaer og spørgsmål der ønskes input til. Møderne vil blive afviklet hos ordregiver i uge 9 og 10 efter aftale med den enkelte virksomhed. Møderne vil som udgangspunkt blive gennemført på dansk, men kan også gennemføres på engelsk. Ordregiver forbeholder sig ret til under et efterfølgende udbud at anvende enhver information, som virksomheder afgiver i en anmodning om at deltage eller under den tekniske dialog, medmindre virksomheden forudgående har tilkendegivet, at informationen afgives i fortrolighed, udgør en forretningshemmelighed eller er omfattet af eksklusive enerettigheder. Opmærksomheden henledes på, at ordregiver som offentlig myndighed er omfattet af offentlighedsloven og forvaltningsloven. Uanset virksomheders angivelser om fortrolighed mv. vil ordregiver derfor kunne være forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, der følger af offentlighedslovens eller forvaltningslovens bestemmelser. Det bemærkes for en ordens skyld, at de omkostninger, som virksomheder måtte have ved at deltage i den tekniske dialog, ikke godtgøres af ordregiver. Som afslutning på den tekniske dialog udarbejder ordregiver et afsluttende notat, hvoraf opsamling på processen samt eventuel supplerende information mv. vil fremgå. Notatet offentliggøres på ordregivers hjemmeside. 2.5 Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger III.1.1) De vigtigste finansierings- og betalingsvilkår og/eller henvisning til relevante bestemmelser herom Her angives om muligt, hvis der er særlige finansierings- eller betalingsvilkår, herunder hvis betalingsvilkårene afviger fra gængse vilkår. Ordregiver kan i givet fald godt gemme den nærmere beskrivelse af finansierings- eller betalingsvilkårene til en efterfølgende udbudsbekendtgørelse eller udbudsmaterialet.

20 SIDE 20 KAPITEL 2 VEJLEDENDE FORHÅNDSMEDDELELSE - DIREKTIV 2004/18/EF Følgende formulering anvendes ofte efter indførelse af elektronisk fakturering: "Der henvises til påkrævet elektronisk fakturering og mulighed for elektronisk ordre i henhold til lovbekendtgørelse nr. 798 af om offentlige betalinger mv. med senere ændringer. Lovbekendtgørelsen kan hentes på Vær opmærksom på, at offentlige myndigheder efter rentelovens 3 b som udgangspunkt ikke må fastsætte en betalingsfrist på over 30 dage. III.2.1) Oplysning om reserverede kontrakter Dette felt afspejler udbudsdirektivets artikel 19, der giver medlemsstaterne mulighed for at lade kontrakter være forbeholdt "beskyttede værksteder". Det er muligt at forbeholde kontrakter for beskyttede værksteder eller udførelse i forbindelse med programmer for beskyttet beskæftigelse. Når det er tilfældet, afkrydses i Ja. Det betyder, at andre virksomheder ikke kan deltage i udbuddet. 2.6 Del VI: Supplerende oplysninger VI.1) Oplysninger om EU-midler Her anføres, hvorvidt kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program, og i givet fald anføres navnet på projektet/programmet. VI.2) Yderligere oplysninger Her anføres yderligere oplysninger, som er relevante for udbuddet, og som ikke hører hjemme i andre felter. Det kan fx her være relevant at give oplysninger om:» den forventede tidsplan for gennemførelsen af udbuddet,» andre ordregivende myndigheder, som ordregiver køber ind på vegne af,» udbuddets hjemmeside, således at interesserede virksomheder løbende kan holde sig opdaterede om udbuddet,» andre relevante forhold. VI.3) Oplysninger om den generelle lovramme Her anføres hjemmesideadresserne på SKAT, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet. Adresser og kontaktoplysninger på disse myndigheder kan, hvis det er relevant, angives i bilag A, punkt II), II) og IV), jf. vejledningen til bilag A. VI.4) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse Her anføres datoen for afsendelse af forhåndsmeddelelsen. Ordregiver kan fra denne dato offentliggøre forhåndsmeddelelsen nationalt og orientere potentielle ansøgere og tilbudsgivere herom. 2.7 Bilag A: Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag A.I) hænger sammen med udfyldelsen af Del I, afsnit I.1) og benyttes, hvis yderligere oplysninger ikke kan fås ved henvendelse på den i I.1. anførte adresse (dvs. ordregivers adresse). Det skal i givet fald anføres her, til hvem henvendelser fra tilbudsgivere skal rettes. Det kan fx være rådgiver. Bilag A benyttes ligeledes til at angive adresse og kontaktoplysninger på de relevante statslige tjenester, hvor der kan indhentes oplysninger om Skatter (II), Miljøbeskyttelse (III) og oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår (IV), jf. Del VI, afsnit VI.3). Disse felter udfyldes i Danmark med kontaktoplysninger på henholdsvis SKAT, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet.

21 SIDE 21 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Hvis ordregiver køber ind på vegne af en anden myndighed, angives i punkt V) navn og adresse på den anden myndighed, på hvis vegne ordregiver foretager indkøbet. Hvis der er tale om en rammeaftale, kan de begunstigede således angives i dette bilag. Der kan eventuelt også angives en beskrivelse heraf i Del II. A og B i punkt II.4) eller i punkt II.8. Punkt V) benyttes, så mange gange det er nødvendigt for at angive alle de andre myndigheder, som der købes ind på vegne af. 2.8 Bilag B: Oplysninger om delaftaler Bilag B benyttes, hvis udbuddet er delt op i delaftaler. Der udfyldes et bilag B for hver delaftale, og det angives, om delaftalen vedrører et bygge- og anlægsarbejde, jf. Del II.A, eller en vare eller tjenesteydelse, jf. Del II.B. Endvidere anføres her delaftalens nummer og betegnelse samt en kort beskrivelse, jf. vejledningen til Del II, punkt II.4). Herudover anføres de relevante CPV-numre, jf. vejledningen til punkt Del II, punkt II.5), samt delaftalens mængde eller omfang, jf. vejledningen til Del II, punkt II.4). Endvidere oplyses varigheden af kontrakten eller, hvis der er tale om et bygge- og anlægsarbejde, de planlagte datoer for påbegyndelse og færdiggørelse, jf. vejledningen til punkt Del II.A, punkt II.6). Sidst er der mulighed for at anføre yderligere oplysninger om den pågældende delaftale. Eftersom visse oplysninger kommer til at fremgå flere gange i forhåndsmeddelelsen (fx både af selve forhåndsmeddelelsen og af bilag B), er det vigtigt at sikre, at oplysningerne er ens. Herved undgås det, at der som følge af uklarheder opstår tvivl om, hvilke oplysninger virksomhederne skal lægge til grund ved udarbejdelsen af ansøgninger eller tilbud. 2.9 Bilag C1: Tjenesteydelseskategorier, der henvises til i del II: Kontraktens genstand Bilag C1 er alene til orientering og skal ikke udfyldes.

22 SIDE 22 KAPITEL 3 BEKENDTGØRELSE MED HENBLIK PÅ FRIVILLIG FORUDGÅENDE GENNEMSIGTIGHED (PROFYLAKSEBEKENDTGØRELSE) - DIREKTIV 2004/18/EF, DIREKTIV 2004/17 EF OG DIREKTIV 2009/81/EF Kapitel 3 Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed (profylaksebekendtgørelse) - Direktiv 2004/18/EF, direktiv 2004/17 EF og direktiv 2009/81/EF 3.1 Bekendtgørelsens formål og karakter En bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed (også kaldet "profylaksebekendtgørelse" i daglig tale) er en bekendtgørelse, hvori ordregiver tilkendegiver, at ordregiver agter at indgå en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. Ordregiver kan på den måde sikre sig mod, at kontrakten erklæres for "uden virkning", jf. håndhævelseslovens 4 og 17, der gennemgås nærmere under afsnit 2. Betegnelsen "profylaksebekendtgørelse" anvendes ikke i håndhævelsesloven eller i EUreglerne, men da betegnelsen imidlertid er indarbejdet i dansk udbudsret samt i litteraturen, anvendes den i det følgende. Ordregiver skal anvende den standardformular, som Kommissionen har udarbejdet, jf. forordning nr. 842/2011 af 19. august Den til enhver tid gældende standardformular kan findes her. Bemærk, at det er den samme standardformular, der skal anvendes, uanset om udbuddet gennemføres i henhold til det almindelige udbudsdirektiv (direktiv 2004/18/EF), forsyningsvirksomhedsdirektivet (direktiv 2004/17/EF) eller forsvars- og sikkerhedsdirektivet (direktiv 2009/81/EF). Standardformularen findes i en online version, som gør det muligt at udfylde og indlevere formularen elektronisk via internettet. Online versionen findes på enotices, og adgang fås her. Alternativt kan standardformularen udfyldes manuelt og indsendes til kontoret for De Europæiske Fællesskabers Publikationer (EU-Publikationskontoret). Bekendtgørelsen offentliggøres herefter i Supplement til EU-Tidende (TED) senest 5 dage efter afsendelsen (forudsat at formularen er indsendt elektronisk). Standardformularen, der afspejler udbudsbekendtgørelsen på mange områder, bærer i et vist omfang præg af at være oversat, ligesom den også bærer præg af, at den gælder på tværs af flere landes juridiske traditioner. Der kan således forekomme udtryk i standardformularen, som ikke svarer til den gængse danske udbudsterminologi. Hertil kommer, at standardformularen er opdelt i felter/rubrikker, der ikke giver meget rum for ordregiver til at skrive frit. Der er ikke ligeså stort et behov for rummelighed ved profylaksebekendtgørelsen som ved udbudsbekendtgørelsen, men ordregiver kan dog også ved udfyldelsen af profylaksebekendtgørelsen skabe sig en vis grad af fleksibilitet i forbindelse med udfyldelsen af de forskellige felter, herunder ved anvendelsen af punkt VI.3) "Yderligere oplysninger". Denne vejledning skal bidrage til, at udfyldelsen og anvendelsen af profylaksebekendtgørelsen gøres lettere for ordregivende myndigheder.

23 SIDE 23 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER 3.2 Anvendelse af profylaksebekendtgørelsen Efter håndhævelseslovens 17, stk. 1, nr. 1, skal en kontrakt erklæres for "uden virkning", hvis den ulovligt er tildelt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. Dette gælder dog ikke, hvis ordregiver forud for indgåelsen af kontrakten har offentliggjort en profylaksebekendtgørelse. Offentliggørelse af en profylaksebekendtgørelse med henblik på at undgå, at kontrakten måtte blive erklæret for "uden virkning", er således relevant i de situationer, hvor ordregiver indgår en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. Dette kan fx være tilfældet, hvis ordregiver vurderer, at der er tale om en ydelse omfattet af udbudsdirektivets bilag II B, forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XVII B eller forsvars- og sikkerhedsdirektivets bilag II, og hvor kontrakten ikke har grænseoverskridende interesse, eller hvis ydelsen vurderes at være en in house-leverance. Da det i praksis kan være svært for en ordregiver entydigt at afgøre, om en konkret kontrakt er omfattet af en af direktivernes undtagelser og således lovligt kan tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, giver offentliggørelse af en profylaksebekendtgørelse ordregiver en beskyttelse mod, at kontrakten erklæres for "uden virkning", hvis det senere måtte vise sig, at ordregiver tog fejl ved sin vurdering. Håndhævelsesloven opstiller i 4 en række betingelser for, at en profylaksebekendtgørelse kan få den tilsigtede virkning, dvs. beskyttelse mod, at kontrakten erklæres for "uden virkning". Følgende tre betingelser skal således alle være opfyldt: 1. Ordregiver skal inden kontraktindgåelsen have indrykket en profylaksebekendtgørelse i TED, 2. kontrakten må først underskrives efter udløbet af 10 dage (når underretningen fremsendes elektronisk) regnet fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen blev offentliggjort i TED, og 3. ordregiver finder, at indgåelse af kontrakten uden EU-udbud er tilladt (dvs. et krav om god tro). Profylaksebekendtgørelsen skal ifølge håndhævelseslovens 4, stk. 2, indeholde følgende oplysninger: 1. Ordregiverens navn og kontaktoplysninger, 2. en beskrivelse af kontraktens genstand, 3. begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i TED, og 4. navn og kontaktoplysninger på den virksomhed, som ordregiveren agter at indgå kontrakt med. Det fremgår af standardformularen, at følgende rubrikker skal udfyldes: I.1), II.1.1), II.1.2), II.1.4), II.1.5) og V.3) samt bilag D1, D2 eller D3, afhængigt af hvilket direktiv der er tale om. De øvrige rubrikker er frivillige og kan anvendes til at give andre oplysninger, som ordregiver anser for at være nyttige for potentielle tilbudsgivere og andre med interesse i indkøbet. Dette kunne fx være oplysninger om den indgåede kontrakts løbetid (kan angives i punkt VI.2 "Supplerende oplysninger") eller henvisning til klagemuligheder (kan angives i punkt VI.3 "Klageprocedurer"). Generelt anbefales det, at alle relevante rubrikker udfyldes, i det omfang det er muligt.

24 SIDE 24 KAPITEL 3 BEKENDTGØRELSE MED HENBLIK PÅ FRIVILLIG FORUDGÅENDE GENNEMSIGTIGHED (PROFYLAKSEBEKENDTGØRELSE) - DIREKTIV 2004/18/EF, DIREKTIV 2004/17 EF OG DIREKTIV 2009/81/EF 3.3 Gode råd og faldgruber Hvis der tidligere har været offentliggjort en bekendtgørelse om samme udbud (fx en forhåndsmeddelelse), kan ordregiver med fordel tage udgangspunkt i den tidligere offentliggjorte bekendtgørelse, idet flere af de i profylaksebekendtgørelsen krævede oplysninger er de samme som de oplysninger, der fremgår af de øvrige bekendtgørelser. Der kan også tidligere have været offentliggjort en udbudsbekendtgørelse eller andre bekendtgørelser om indkøbet, fx hvor ordregiver overgår til udbud med forhandling i forlængelse af et offentligt eller begrænset udbud efter at have aflyst det tidligere udbud, men uden at indrykke en ny udbudsbekendtgørelse. Ordregiver kan i den situation ønske at beskytte kontrakten mod at blive erklæret for "uden virkning", hvis forudsætningerne for at overgå til udbud med forhandling uden udbudsbekendtgørelse måtte vise sig ikke at have været til stede. Hvis der anvendes en sådan systematisk dokumenttilgang, er der større sikkerhed for, at oplysningerne ikke er indbyrdes modstridende i de forskellige dokumenter. Ordregiver bør under alle omstændigheder kvalitetssikre den indbyrdes overensstemmelse i disse dokumenter inden offentliggørelsen. 3.4 DEL I: Ordregivende myndighed I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er) Her udfyldes ordregivers officielle navn, adresse, adresse mv. samt kontaktpunkt (fx kontaktperson) for indkøbet. Hvis der er oprettet en særlig hjemmeside til indkøbet, kan det anføres her, ligesom ordregivers generelle hjemmeside kan anføres. Hvis der er oprettet en køberprofil, bør denne ligeledes anføres. For flere oplysninger om køberprofiler, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel Det kan også anføres, om der har været elektronisk adgang til oplysninger. Oplysninger om, hvorvidt bud og ansøgninger om deltagelse kunne indsendes via en internetadresse vil næppe være relevant. Det er som udgangspunkt den anførte ordregiver, der bliver kontraktpart. Hvis flere ordregivere indgår en indkøbsaftale i fællesskab, således at samtlige ordregivere bliver kontraktparter, skal der vælges en kontaktordregiver, som anføres i dette felt. De øvrige ordregivere, der bliver parter i aftalen, anføres i punkt VI.2) "Yderligere oplysninger". I.2) Type ordregivende myndighed Her angives, hvilken type myndighed ordregiver er. Er der fx tale om en kommune, afkrydses feltet Regional eller lokal myndighed. Er det fx en almen boligorganisation, afkrydses feltet Offentligt organ. Rubrikken skal kun udfyldes, hvis der er tale om en bekendtgørelse offentliggjort af en "ordregivende myndighed" i direktivernes forstand. Hvis ordregiver således er omfattet af forsyningsvirksomhedsdirektivet, men ikke er en "ordregivende myndighed", udfyldes rubrikken ikke. I.3) Hovedaktivitet Her angives ordregivers hovedaktivitet. Bemærk, at dette ikke nødvendigvis er sammenfaldende med den aktivitet, der udbydes. Fx skal en kommune afkrydse feltet Generelle offentlige tjenester, også selvom indkøbet konkret vedrører miljø. I.4) Kontrakt indgås på andre ordregivende myndigheders/ordregiveres vegne Her angives, om ordregiver køber ind på vegne af andre ordregivende myndigheder/ordregivere. Det vil fx være tilfældet, når centrale indkøbsorganisationer foretager indkøb. Når der afkrydses i Ja, bør de myndigheder, der købes ind på vegne af, angives i bilag A, afsnit I).

25 SIDE 25 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Indgår flere ordregivere en indkøbsaftale i fællesskab, hvor samtlige ordregivere bliver kontraktparter, skal der afkrydses i feltet Nej. Det skyldes, at den ene ordregiver netop ikke køber ind på vegne af de øvrige, men at de indgår aftale i fællesskab. I et sådant tilfælde skal kontaktordregiveren angives i punkt I.1) og de øvrige ordregivere i punkt VI.2) "Yderligere oplysninger". 3.5 Del II: Kontraktens genstand II.1.1) Betegnelse for kontrakten Her angives ordregivers betegnelse for kontrakten. Dette vil typisk være kontraktens titel, fx "Kontrakt om indkøb af stationære og bærbare computere, tilbehør og tilknyttede serviceydelser" eller "Kontrakt om indkøb af rengøringsydelser". Den mere detaljerede beskrivelse af de relevante ydelser anføres under punkt II.1.4). II.1.2) Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted for bygge/anlægsarbejdet, varerne eller tjenesteydelserne Her angives, om kontrakten vedrører bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser. Der skal kun markeres i ét felt. Er der tale om en blandet kontrakt, som indeholder elementer af både bygge- og anlægsarbejder og varer eller tjenesteydelser, skal der markeres i den kategori, der udgør kontraktens hovedformål. Er der tale om en blandet kontrakt, som indeholder elementer af både varer og tjenesteydelser, skal der markeres i den kategori, der udgør den største del af kontraktens værdi. Hvis kontrakten fx angår køb af multifunktionsmaskiner (varer) og tilhørende løbende service- og vedligeholdelsesydelser (tjenesteydelser), markeres i kategorien varer, såfremt værdien af varedelen overstiger værdien af de tjenesteydelser, som kontrakten omfatter. Ved bygge- og anlægsarbejder angives, om der er tale om udførelse, samlet projektering og udførelse (dvs. totalentreprise) eller udførelse af bygge- og anlægsarbejdet efter ordregivers specifikationer uanset med hvilke midler (dvs. et skræddersyet byggeri). Et skræddersyet byggeri er således et byggeri, der, inden det sælges til en offentlig myndighed, opføres eller istandsættes af en privat part efter nøje instruktioner fra den offentlige myndighed, der efterfølgende erhverver bygningen. Ved varekøb angives, om der er tale om et indkøb, leasing, leje, leje med forkøbsret eller en kombination. Ved tjenesteydelser angives, hvilken tjenesteydelseskategori kontrakten falder ind under, jf. udbudsdirektivets bilag II, forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XVII og forsvars- og sikkerhedsdirektivets bilag I og II. De enkelte tjenesteydelseskategorier er i bilagene defineret ved henvisning til de CPV-numre, som kategorien omfatter. Tjenesteydelseskategorierne fremgår tillige af bekendtgørelsens bilag C1-C3. Indeholder en kontrakt flere tjenesteydelser, som falder ind under forskellige kategorier i direktivet, vælges den kategori, der udgør hovedparten af ydelsen. Hvis kontrakten fx angår køb af en reklameydelse (kategori 13 i udbudsdirektivets bilag II), hvor der samtidig skal foretages en markedsundersøgelse (kategori 10 i udbudsdirektivets bilag II), vælges kategorien for reklamevirksomhed, hvis værdien af reklameydelsen overstiger værdien af markedsundersøgelsen. II.1.2) Hovedleverings- eller hovedudførelsessted for bygge- eller anlægsarbejde, varer eller tjenesteydelser Ved udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser, angives kontraktens hovedudførelsessted. Er der tale om et varekøb, angives hovedleveringsstedet. Hvor præcise angivelserne kan blive, afhænger af kontraktens art. Ved fx opførelse af et alment boligbyggeri i Roskilde, angives Roskilde. Er der derimod tale om landsdækkende levering af varer, angives fx Levering i hele Danmark.

26 SIDE 26 KAPITEL 3 BEKENDTGØRELSE MED HENBLIK PÅ FRIVILLIG FORUDGÅENDE GENNEMSIGTIGHED (PROFYLAKSEBEKENDTGØRELSE) - DIREKTIV 2004/18/EF, DIREKTIV 2004/17 EF OG DIREKTIV 2009/81/EF II.1.2) NUTS-kode Her angives NUTS-koden. NUTS-koden er en geografisk nomenklatur, der refererer til hovedudførelsesstedet eller -leveringsstedet. Der findes en overordnet kode for Danmark (DK- DANMARK), med underkoder opdelt på regionalt niveau. Hver region er underopdelt i forskellige geografiske områder, der kan bruges til at angive stedet mere præcist. For Danmark gælder følgende NUTS-koder: DK0-DANMARK DK01-Hovedstaden DK02-Sjælland DK03-Syddanmark DK04-Midtjylland DK05-Nordjylland DK011-Byen København DK012-Københavns omegn DK013-Nordsjælland DK014-Bornholm DK021-Østsjælland DK022-Vest- og Sydsjælland DK031-Fyn DK032-Sydjylland DK041-Vestjylland DK042-Østjylland DK050-Nordjylland DKZ-EKSTRA-REGIO DKZZ-Ekstra-Regio DKZZZ-Ekstra-Regio Jo mere nøjagtigt koden kan angives, jo bedre. Koden skal selvsagt hænge sammen med det i felterne ovenfor anførte om hovedleverings- eller hovedudførelsessted. Hvis der fx tale om en kontrakt om landsdækkende levering af varer, angives koden "DK0- DANMARK" for hele Danmark. Hvis der derimod er tale om etablering af et it-system hos en myndighed i København, angives koden "DK011-Byen København". Hvis hovedleverings- eller hovedudførelsesstedet er Færøerne eller Grønland, angives koden "DKZ-EKSTRA-REGIO". Hvis kontrakten omfatter levering eller udførelse både i Danmark og på Færøerne og/eller i Grønland, bør både koden "DK0" og koden "DKZ-EKSTRA-REGIO" angives. Dette kan desuden beskrives nærmere under punkt II.1.4). II.1.3) Oplysninger om rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem Hvis der er tale om indgåelse af en rammeaftale (dvs. en aftale, der fastsætter vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af en given periode) eller kontrakter baseret på et dynamisk indkøbssystem (dvs. en fuldt elektronisk indkøbsproces, som navnlig kan anvendes ved standardiserede og gentagne indkøb), angives det her. Hvis indkøbet er omfattet af forsvars- og sikkerhedsdirektivet, skal rubrikken kun udfyldes, hvis der er tale om indgåelse af en rammeaftale. Bemærk, at rubrikken - i modsætning til den tilsvarende rubrik i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.3) - ikke skal udfyldes, hvis der er tale om en offentlig kontrakt (dvs. et enkeltstående indkøb), uanset hvilket direktiv kontrakten er omfattet af. II.1.4) Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene Her gives en kortfattet beskrivelse af kontrakten eller indkøbet. Det er ikke nødvendigt, at ordregiver beskriver ydelsen fuldstændigt. Det er dog et krav, at det klart fremgår, hvad kontrakten omfatter. Den nødvendige detaljeringsgrad afhænger bl.a. af kontraktens karakter og omfang. Det er dog vigtigt, at de væsentligste oplysninger og vilkår fremgår af beskrivelsen. Hvis der har været offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, bør beskrivelsen afstemmes med den i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.5) anførte beskrivelse af den udbudte ydelse, jf. vejledningen hertil.

27 SIDE 27 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER II.1.5) CPV-glossaret (Common Procurement Vocabulary) Her angives den/de relevante CPV-kode(r) for ydelsen. CPV-klassifikationen (Common Procurement Vocabulary) er en nomenklatur udviklet med henblik på, at varer og ydelser skal kunne identificeres på en enkel og entydig måde. CPVklassifikationen består af et primærglossar, som er obligatorisk for ordregiver at anvende, og af et supplerende glossar, som ordregiver kan vælge at anvende for at beskrive ydelsen nærmere, jf. nedenfor. I primærglossaret har hver enkelt vare, tjenesteydelse og bygge- og anlægsaktivitet en særlig kode, der benyttes, når potentielle tilbudsgivere skal finde relevante udbud. Koderne anvendes også i forbindelse med udarbejdelse af statistikker. Hver CPV-kode består af 8 cifre. Koderne er opdelt i overordnede afdelinger og underinddelinger. I nogle tilfælde vil det være nok med en enkelt CPV-kode, og i andre tilfælde kan der være behov for at angive flere CPV-koder for at give en tilstrækkelig beskrivelse af ydelsen. Der skal i sidstnævnte tilfælde angives en enkelt kode for hovedgenstanden det kan enten være en overordnet kode for ydelsen, når ydelsen består af flere underydelser, eller koden for den væsentligste ydelse ved sammensatte ydelser. CPV-beskrivelsen for hovedgenstanden vil udgøre bekendtgørelsens overskrift ved offentliggørelse i TED-databasen. Virksomhederne vil ofte blive opmærksomme på bekendtgørelsen via den eller de angivne CPV-koder. Den eller de valgte CPV-koder skal derfor give en beskrivelse af ydelsen, der er så præcis som muligt. Det kan fx ske ved en kombination af flere koder. Ordregiver bør sikre sig, at kombinationen af de valgte koder dækker over hele ydelsen. Bemærk, at udbudsdirektivets bilag I og forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XII indeholder en liste over aktiviteter, der omfattes af direktivernes definition af bygge- og anlægskontrakter, og at der for hver aktivitet er angivet den relevante CPV-kode. Tilsvarende indeholder udbudsdirektivets bilag II, forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XVII og forsvars- og sikkerhedsdirektivets bilag I og II lister over de tjenesteydelseskategorier, der omfattes af direktivernes definition af tjenesteydelseskontrakter. De enkelte tjenesteydelseskategorier er defineret ved henvisning til de relevante CPV-koder. Se også vejledningen til punkt II.1.2). De valgte CPV-koder skal selvsagt svare til den relevante aktivitet eller ligge inden for den relevante tjenesteydelseskategori. Vær opmærksom på, at den seneste udgave af CPV-koderne og af bilagene til udbudsdirektivet og forsyningsvirksomhedsdirektivet er fra Det supplerende glossar kan som nævnt anvendes til at beskrive kontraktens genstand yderligere. Det består af koder med både bogstaver og cifre, der svarer til en beskrivelse, der kan præcisere arten eller en særlig brug af den vare, der skal indkøbes. Ordregiver er ikke forpligtet til at anvende det supplerende glossar det skal blot ses som en yderligere hjælp til at beskrive den udbudte ydelse mere præcist. CPV-koderne kan både findes på SIMAP's hjemmeside og via Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. II.1.6) Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb Her kan det eventuelt angives, om indkøbet er omfattet af WTO-aftalen. Denne aftale omtales også som GPA-aftalen (Government Procurement Agreement). Offentlige indkøb, som er omfattet af udbudsdirektivet og forsyningsvirksomhedsdirektivet, vil som hovedregel også være omfattet af WTO-aftalen. Ordregivere i henhold til forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 2, stk. 2, litra b, er dog ikke omfattet af WTO-aftalen.

28 SIDE 28 KAPITEL 3 BEKENDTGØRELSE MED HENBLIK PÅ FRIVILLIG FORUDGÅENDE GENNEMSIGTIGHED (PROFYLAKSEBEKENDTGØRELSE) - DIREKTIV 2004/18/EF, DIREKTIV 2004/17 EF OG DIREKTIV 2009/81/EF Selve aftalen fastlægger de generelle principper og procedurer for offentlige indkøb, og den konkrete anvendelse er baseret på aftaler mellem WTO-parterne. I denne sammenhæng udgør EU en samlet forhandlingspart, og EU har tiltrådt aftalen på medlemsstaternes vegne. Aftalens dækningsområde fremgår af en række bilag til WTO-aftalen, der kan findes på WTO s hjemmeside. Der findes bilag for hver part, der har tiltrådt aftalen, og bilagene indeholder bl.a. undtagelser og forbehold i forhold til forskellige lande og ydelsestyper. For en dansk ordregiver gælder altså bilagene for EU. Hvis indkøbet er omfattet af WTO-aftalen, betyder det ikke, at ordregiver er forpligtet til at følge andre regler, end de der findes i udbudsdirektivet. Det betyder blot, at ordregiver muligvis modtager tilbud/anmodninger om deltagelse fra tilbudsgivere fra ikke EU-lande, som er parter i WTO-aftalen uden for EU, og at ordregiver eventuelt skal tage sådanne tilbud/anmodninger i betragtning på lige vilkår med tilbud/anmodninger fra EU-tilbudsgivere. Bemærk, at rubrikken ikke skal udfyldes, hvis der er tale om et indkøb omfattet af forsvars- og sikkerhedsdirektivet. II.2) Kontraktens/kontrakternes endelige samlede værdi Her angives den endelige samlede kontraktværdi. Ved beregning af den samlede endelige værdi skal værdien for hele kontraktperioden, optioner, muligheder for forlængelser, delaftaler mv. regnes med. Har ordregiver fx til hensigt at indgå en 3-årig kontrakt til en værdi af DKK per år med mulighed for et års forlængelse, er den samlede endelige værdi således DKK. Værdien kan enten angives ved den konkrete samlede værdi eller ved en beløbsramme. Der må kun angives talværdier i dette felt. Det skal også angives, hvilken valutaenhed værdien regnes i, og om værdien er eksklusive eller inklusive moms. Angives værdien inklusive moms, skal momssatsen angives i procent. Oplysninger om værdien af eventuelle delaftaler skal gives i Del V. Selvom man angiver kontraktværdien for hver af de enkelte delaftaler under Del V, skal den samlede kontraktværdi eller den samlede beløbsramme angives her. Ifølge udbudsdirektivet kan offentliggørelse af visse oplysninger undlades, hvis videregivelsen vil være til skade for bestemte offentlige eller private økonomiske aktørers legitime økonomiske interesser eller for konkurrencen, jf. også de danske regler om aktindsigt. Typisk vil den samlede kontraktsum, som skal oplyses her, dog ikke kunne undlades på denne baggrund. 3.6 Del IV: Procedure IV.1) Type procedure Her angives, hvilken type procedure, der er anvendt. Hvis proceduren har været forhandling uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse eller iværksættelse af et udbud, afkrydses det første felt. Hvis kontrakten er tildelt direkte uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i TED, afkrydses det andet felt. Dette kan fx være tilfældet, hvis ordregiver har vurderet, at der er tale om en kontrakt om en tjenesteydelse, der kun i begrænset omfang er omfattet af direktiverne (dvs. en ydelse omfattet af udbudsdirektivets bilag II B, forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XVII B eller forsvars- og sikkerhedsdirektivets bilag II), eller hvis kontrakten slet ikke er omfattet af direktiverne.

29 SIDE 29 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Begrundelsen for proceduren anføres i bilag D1 (offentlige indkøb), D2 (forsyningsvirksomhed) eller D3 (forsvar og sikkerhed). IV.2.1) Tildelingskriterier Her kan angives det tildelingskriterium, som ordregiver eventuelt har anvendt ved tildeling af kontrakten, hvis kontrakten er tildelt i henhold til et fastsat tildelingskriterium og altså ikke er tildelt direkte. Der er to tildelingskriterier at vælge mellem: "laveste pris" (ordregiver tildeler således kontrakten til den tilbudsgiver, der afgiver tilbud med laveste pris) eller det "økonomisk mest fordelagtige bud" vurderet på grundlag af en række underkriterier (ordregiver tildeler således kontrakten til den tilbudsgiver, der ud fra de anførte underkriterier har afgivet det tilbud, der samlet set er mest fordelagtigt). Underkriterierne skal være objektive, saglige og have tilknytning til kontraktens genstand. Herudover må de ikke være de samme som udvælgelseskriterierne. Om forskellen på udvælgelseskriterier og tildelingskriterier, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 9.7. Eksempler på underkriterier kan være pris, kvalitet, funktionalitet, færdiggørelsesfrist, miljøvenlighed, osv. Underkriterierne bør specificeres i en sådan grad, at der skabes gennemsigtighed om, hvad tilbudsevalueringen omfatter. Underkriterierne kan vægtes. Der er mulighed for at lade vægtningen indgå som et interval. Der kan dog kun anføres et enkelt tal i selve feltet i standardformularen. Se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel , om formulering, vægtning og prioritering af underkriterier. IV.2.2) Oplysninger om elektronisk auktion Hvis der er blevet anvendt elektronisk auktion ved indkøbet, afkrydses feltet Ja". IV.3.1) Sagsnummer hos den ordregivende myndighed/ordregiveren Hvis den pågældende indkøbssag har et sagsnummer (journalnummer) hos den ordregivende myndighed/ ordregiver, kan nummeret anføres her. IV.3.2) Har der været tidligere offentliggørelse(r) om samme kontrakt? Hvis der tidligere har været offentliggørelser om kontrakten, anføres her bekendtgørelsens/- ernes nummer i EU-tidende (TED). Der kan fx være tale om en vejledende forhåndsmeddelelse eller andre bekendtgørelser. Der kan fx være tidligere offentliggørelser om kontrakten, hvis ordregiver har gennemført et udbud med forhandling i forlængelse af et offentligt eller begrænset udbud efter at have aflyst det tidligere udbud, men uden at indrykke en ny udbudsbekendtgørelse. Ordregiver kan i den situation ønske at beskytte kontrakten mod at blive erklæret for "uden virkning", hvis forudsætningerne for at overgå til udbud med forhandling uden udbudsbekendtgørelse måtte vise sig ikke at have været til stede. I så fald anføres både udbudsbekendtgørelsens nummer, nummeret på bekendtgørelsen om aflysning af det offentlige eller begrænsede udbud og numrene på eventuelle andre bekendtgørelser, fx bekendtgørelser om supplerende oplysninger eller berigtigelser. Hvis der ikke tidligere har været offentliggjort en bekendtgørelse, afkrydses feltet Nej. Det vil fx kunne være tilfældet ved indgåelse af kontrakt om en tjenesteydelse, som ordregiver har vurderet, der kun i begrænset omfang er omfattet af direktiverne (dvs. en ydelse omfattet af udbudsdirektivets bilag II B, forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XVII B eller forsvars- og sikkerhedsdirektivets bilag II), og hvor der ikke har været offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, eller hvis man har anvendt proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.

30 SIDE 30 KAPITEL 3 BEKENDTGØRELSE MED HENBLIK PÅ FRIVILLIG FORUDGÅENDE GENNEMSIGTIGHED (PROFYLAKSEBEKENDTGØRELSE) - DIREKTIV 2004/18/EF, DIREKTIV 2004/17 EF OG DIREKTIV 2009/81/EF 3.7 Del V: Kontrakttildeling Der skal udfyldes en Del V for hver delaftale. For hver delaftale kan ordregiver angive et kontraktnummer/delaftalenummer (fx delaftale 1, delaftale 2 osv.) og en betegnelse for delaftalen (delaftalens titel). Er der ikke tale om delaftaler, men kun én samlet kontrakt, skal Del V kun udfyldes én gang. V.1) Dato for beslutningen om kontrakttildeling Her angives datoen for beslutningen om kontrakttildelingen. Bemærk, at det er datoen for selve tildelingsbeslutningen, der skal angives her, og ikke datoen for kontraktindgåelsen. 21. V.2) Oplysninger om tilbud Her kan angives det antal tilbud, som ordregiver eventuelt har modtaget til den pågældende kontrakt/delaftale. Endvidere kan antallet af eventuelle elektronisk modtagne tilbud oplyses. V.3) Navn og adresse på den økonomiske aktør, som der er truffet afgørelse om at indgå kontrakt med Her angives navn, adresse mv. på den tilbudsgiver, som har fået tildelt kontrakten/delaftalen. V.4) Oplysninger om kontraktens værdi I det første felt kan kontraktens oprindeligt anslåede værdi angives, hvis en sådan har været anslået. I det næste felt skal kontraktens/delaftalens endelige samlede værdi angives. Ved beregning af den samlede endelige værdi skal optioner, muligheder for forlængelser, mv. regnes med. Værdien kan enten angives ved den konkrete samlede værdi eller ved en beløbsramme svarende til henholdsvis det laveste og det højeste bud. Både vedrørende anslået og endelig samlet værdi må der kun angives talværdier, og det skal også i disse felter angives, hvilken valutaenhed værdierne regnes i, og om de er eksklusive eller inklusive moms. Angives værdien inklusive moms, skal momssatsen angives i procent. Det er op til ordregiver selv at bestemme i modsætning til i punkt II.2) om kontraktværdien i dette punkt skal angives samlet for hele kontraktperioden eller på års- eller månedsplan. Hvis værdien angives på års- eller månedsplan, skal antal år eller måneder angives i det nederste felt. V.5) Oplysninger om underentreprise Her angives, om kontrakten forventes at blive givet i underentreprise til tredjemand. Krydses der her af i Ja, skal ordregiver oplyse, hvor stor en værdi eksklusive moms eller hvor stor en andel i procent, det drejer sig om. Ordregiver skal i givet fald også kort beskrive den andel/værdi, der vil blive givet i underentreprise. Hvis der fx er tale om en bygge- og anlægsopgave, kan det fx her anføres, at tømrerarbejdet forventes givet i underentreprise. Hvis ordregiver ikke kender værdien eller andelen, der skal gives i underentreprise, krydses af i Ikke kendt. Hvis forsvars- og sikkerhedsdirektivet finder anvendelse, udfyldes den nederste rubrik. Her angives det, hvis alle eller nogle underentrepriser vil blive tildelt efter udbud, eller hvis en del af kontrakten vil blive givet i underentreprise efter udbud, jf. forsvars- og sikkerhedsdirektivets afsnit III. Den nederste rubrik skal ses i sammenhæng med, at en ordregiver efter forsvars- og sikkerhedsdirektivets artikel 21 - i noget videre omfang end efter det almindelige udbudsdirektiv og forsyningsvirksomhedsdirektivet - kan pålægge en tilbudsgiver at give en del af en udbudt

31 SIDE 31 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER kontrakt i underentreprise. Hvis ordregiver gør brug af muligheden, skal ordregiver angive en mindsteandel i form af et interval, der består af højeste og laveste procentdel. Denne procentdel kan ikke overstige 30 % af kontraktens værdi. 3.8 Del VI: Supplerende oplysninger VI.1) Oplysninger om EU-midler Her anføres, hvorvidt kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program, og i givet fald anføres navnet på projektet/programmet. VI.2) Yderligere oplysninger Her anføres yderligere oplysninger, som er relevante for indgåelsen af kontrakten, og som ikke hører hjemme i andre felter, eller der kan anføres supplerende eller forklarende bemærkninger til de øvrige felter. Dette felt giver således mulighed for, at ordregiver kan skrive mere frit og derfor fx uddybe og nuancere nogle af de øvrige felter, såfremt der er behov for det. Herudover kan øvrige relevante oplysninger anføres her. I modsætning til ved udfyldelsen af det tilsvarende felt i udbudsbekendtgørelsen er der her ofte ikke behov for at anføre yderligere oplysninger. Dog kan dette felt fx anvendes til at give oplysninger om andre ordregivende myndigheder/ordregivere, som ordregiver køber ind på vegne af, hvis disse ikke angives i bilag A, jf. punkt I.4). VI.3) Klageprocedurer Dette punkt kan for danske ordregivere udfyldes som vist nedenfor. I Danmark er det Klagenævnet for Udbud, der er ansvarlig for klageprocedurerne. I Danmark er der ikke noget mæglingsorgan, så dette felt udfyldes ikke. Oplysninger om indgivelse af klager kan indhentes på og hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, der administrerer udbudsreglerne i Danmark. VI.3.1) Organ med ansvar for klageprocedurerne Klagenævnet for Udbud Dahlerups Pakhus Langelinie Allé København Ø DANMARK Mailadresse: [email protected] Telefon: Internetadresse: Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne Der er intet mæglingsorgan i Danmark. VI.3.2) Indgivelse af klager I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv., (loven kan hentes på gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret. Fristen begynder dog først, når der i underretningen er angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for ordregiverens beslutning. I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

32 SIDE 32 KAPITEL 3 BEKENDTGØRELSE MED HENBLIK PÅ FRIVILLIG FORUDGÅENDE GENNEMSIGTIGHED (PROFYLAKSEBEKENDTGØRELSE) - DIREKTIV 2004/18/EF, DIREKTIV 2004/17 EF OG DIREKTIV 2009/81/EF kalenderdage, efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået. Lige som ovenfor er det en betingelse for, at fristen begynder at løbe, at underretningen indeholder en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen måneder, efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens 2, stk. 2. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds adresse er angivet i punkt VI.3.1). Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes her. V.I.3.3) Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om indgivelse af klager Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Carl Jacobsens Vej Valby DANMARK Mailadresse: [email protected] Telefon: Internetadresse: VI.4) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse Her anføres datoen for afsendelsen af denne bekendtgørelse. Bemærk, at standstill-perioden først regnes fra dagen efter offentliggørelse af bekendtgørelsen og ikke fra dagen efter afsendelsen, jf. den indledende vejledning. 3.9 Bilag A: Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag A hænger sammen med udfyldelsen af Del I, punkt I.1) og I.4), og benyttes til yderligere oplysninger om adresser og kontakter. Hvis ordregiver køber ind på vegne af en anden ordregivende myndighed/ordregiver, angives i afsnit I) navn og adresse på den anden ordregiver, på hvis vegne, ordregiver foretager indkøbet. Hvis der er tale om en rammeaftale, kan de begunstigede således angives i dette bilag. Der kan eventuelt også angives en beskrivelse heraf i punkt II.1.4) eller i punkt VI.2. Afsnit I) benyttes, så mange gange det er nødvendigt for at angive alle de andre myndigheder, som der købes ind på vegne af

33 SIDE 33 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER 3.10 Bilag C1: Offentlige indkøb. Tjenesteydelseskategorier, som der henvises til i del II: Kontraktens genstand (direktiv 2004/18/EF) Bilag C1 er alene til orientering og skal ikke udfyldes Bilag C2: Forsyningsvirksomhed. Tjenesteydelseskategorier, som der henvises til i del II: Kontraktens genstand (direktiv 2004/17/EF) Bilag C2 er alene til orientering og skal ikke udfyldes Bilag C3: Forsvar og sikkerhed. Tjenesteydelseskategorier, som der henvises til i del II: Kontraktens genstand (direktiv 2009/81/EF) Bilag C3 er alene til orientering og skal ikke udfyldes Bilag D1: Offentlige indkøb. Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) (direktiv 2004/18/EF) Har ordregiver anvendt proceduren med forhandling uden udbud, jf. formularens punkt IV.1), skal der i dette bilag gives en begrundelse herfor. Dette skal ske ved afkrydsning. De muligheder, der gives i afsnit 1, svarer til mulighederne for at anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i henhold til udbudsdirektivets artikel 30, stk. 1, litra a, andet led, og 31. I afsnit 2 angives, hvis der er en anden begrundelse for tildeling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, dvs. hvis der enten er tale om en bilag II B-ydelse, eller hvis kontrakten ikke er omfattet af direktivet (fx fordi den er under tærskelværdierne) Bilag D2: Forsyningsvirksomhed. Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) (direktiv 2004/17/EF) Har ordregiver anvendt proceduren med forhandling uden udbud, jf. formularens punkt IV.1), skal der i dette bilag gives en begrundelse herfor. Dette skal ske ved afkrydsning. De muligheder, der gives i afsnit 1, svarer til mulighederne for at anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i henhold til forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 40, stk. 3. I afsnit 2 angives, hvis der er en anden begrundelse for tildeling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, dvs. hvis der enten er tale om en bilag XVII B-ydelse, eller hvis kontrakten ikke er omfattet af direktivet (fx fordi den er under tærskelværdierne). Under henvisning til kontroldirektivet (89/665/EØF) fremgår det af bilag D2, at den klagefrist, der er omhandlet i kontroldirektivets artikel 2f, stk. 1, litra a), første led, kan nedsættes, hvis bekendtgørelsen indeholder en begrundelse for den ordregivende myndigheds beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. Dette gælder dog ikke for de klagefrister, der fremgår af håndhævelsesloven og som gælder i dansk ret.

34 SIDE 34 KAPITEL 3 BEKENDTGØRELSE MED HENBLIK PÅ FRIVILLIG FORUDGÅENDE GENNEMSIGTIGHED (PROFYLAKSEBEKENDTGØRELSE) - DIREKTIV 2004/18/EF, DIREKTIV 2004/17 EF OG DIREKTIV 2009/81/EF 3.15 Bilag D3: Forsvar og sikkerhed. Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) (direktiv 2009/81/EF) Har ordregiver anvendt proceduren med forhandling uden udbud, jf. formularens punkt IV.1), skal der i dette bilag gives en begrundelse herfor. Dette skal ske ved afkrydsning. De muligheder, der gives i afsnit 1, svarer til mulighederne for at anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i henhold til forsvars- og sikkerhedsdirektivets artikel 28. I afsnit 2 angives, hvis der er en anden begrundelse for tildeling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, dvs. hvis der enten er tale om en bilag II-ydelse, eller hvis kontrakten ikke er omfattet af direktivet (fx fordi den er under tærskelværdierne). Under henvisning til kontroldirektivet (89/665/EØF) fremgår det af bilag D3, at den klagefrist, der er omhandlet i kontroldirektivets artikel 2f, stk. 1, litra a), første led, kan nedsættes, hvis bekendtgørelsen indeholder en begrundelse for den ordregivende myndigheds beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. Dette gælder dog ikke for de klagefrister, der fremgår af håndhævelsesloven og som gælder i dansk ret.

35 SIDE 35 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Kapitel 4 Udbudsbekendtgørelsen Direktiv 2004/ Standardformularens karakter og formål Udbudsbekendtgørelsen danner rammerne for hele udbudsprocessen, og ved gennemførelsen af et EU-udbud er det offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen, der officielt igangsætter udbudsproceduren. Formålet med udbudsbekendtgørelsen er at skabe mulighed for, at virksomheder kan vurdere den udbudte ydelse med henblik på at afgøre, hvorvidt de er kompetente til og ønsker at deltage i udbuddet, og det er som sådan et væsentligt dokument i udbuddet. Udbudsbekendtgørelsen anvendes som udgangspunkt ved EU-udbud, der er omfattet af udbudsdirektivet. Standardformularen kan dog også anvendes ved annoncering af en konkurrenceudsættelse af bilag II B-ydelser, som ikke er omfattet af udbudsdirektivets procedureregler (men alene af artikel 23 og artikel 35, stk. 4). En sådan annoncering via TED kan være relevant, fx hvis kontrakten har en klar grænseoverskridende karakter. I så fald bør det fremgå af udbudsbekendtgørelsen, at der er tale om en annoncering af bilag II B-ydelser, og at udbudsdirektivets procedureregler således ikke finder anvendelse (på nær artikel 23 og artikel 35, stk. 4). Ordregiver skal anvende den standardformular, som Kommissionen har udarbejdet, jf. forordning nr. 842/2011 af 19. august Den til enhver tid gældende standardformular kan findes her. Standardformularen findes i en online version, som gør det muligt at udfylde og indlevere formularen elektronisk via internettet. Online versionen findes på enotices, og adgang fås her. Alternativt kan standardformularen udfyldes manuelt og indsendes til kontoret for De Europæiske Fællesskabers Publikationer (EU-Publikationskontoret). Udbudsbekendtgørelsen offentliggøres herefter i Supplement til EU-Tidende (TED) senest 5 dage efter afsendelsen (forudsat at formularen er indsendt elektronisk). Udbudsbekendtgørelsen offentliggøres samtidig automatisk på Standardformularen bærer præg af at være oversat, ligesom den også bærer præg af, at den gælder på tværs af flere landes juridiske traditioner. Der kan således forekomme udtryk i standardformularen, som ikke svarer til den gængse danske udbudsterminologi. Hertil kommer, at standardformularen er opdelt i felter/rubrikker, der ikke giver meget rum for ordregiver til at skrive frit. Ordregiver kan dog skabe sig en høj grad af fleksibilitet i forbindelse med udfyldelsen af de forskellige felter, herunder ved anvendelsen af punkt VI.3) "Yderligere oplysninger" og ved også i øvrigt at tænke rummelighed ind i udfyldelsen af de enkelte felter. Denne vejledning skulle gerne bidrage til, at udfyldelsen og anvendelsen af standardformularen gøres lettere for ordregivende myndigheder.

36 SIDE 36 KAPITEL 4 UDBUDSBEKENDTGØRELSEN DIREKTIV 2004/ Gode råd og faldgruber Den proces, der ligger forud for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen, er vigtig i forhold til at gennemføre et vellykket udbud. Hvis ordregiver er grundig i sin forberedelse af udbuddet, bliver kvaliteten af udbudsmaterialet ofte bedre, og ansøgerne/tilbudsgiverne får nemmere ved at udarbejde konditionsmæssige ansøgninger/tilbud. Samtidig kan ordregivers transaktionsomkostninger i de senere faser af udbudsprocessen ofte reduceres, fordi der er mindre risiko for, at der opstår behov for at ændre udbudsmaterialet eller i øvrigt opstår tvivl om indholdet af udbudsmaterialet. Det betyder bl.a., at ordregiver forud for udarbejdelse af udbudsbekendtgørelsen bør have godt kendskab til ydelsen, markedsforholdene, leverandørfeltet og de øvrige, særlige vilkår og forhold, som er relevante for det pågældende udbud. Dette vil kunne medvirke til at sikre, at udbuddet tilrettelægges således, at der er tale om markedskonforme vilkår med henblik på, at der opnås den bedst mulige konkurrence. Den ordregivende myndighed kan som udgangspunkt ikke i udbudsmaterialet lave om på forhold, som fremgår af udbudsbekendtgørelsen. Dette stiller særlige krav til ordregivers udfyldelse af udbudsbekendtgørelsen, og ordregiver bør derfor færdiggøre sit udbudsmateriale i videst muligt omfang, inden udbudsbekendtgørelsen offentliggøres. Endvidere bør ordregiver søge at formulere udbudsbekendtgørelsen med en sådan rummelighed, at der skabes en vis fleksibilitet til brug for den videre udbudsproces. Samtidig er det vigtigt, at udbudsbekendtgørelsen har et sådant detaljeringsniveau, at potentielle bydende kan få et tilstrækkeligt kendskab til ydelsen og de væsentligste vilkår for udbuddet allerede på dette tidlige tidspunkt i udbudsprocessen. Navnlig for så vidt angår genudbud af ydelser, hvor der er en eksisterende leverandør, bør ordregiver være opmærksom på at sikre et behørigt informationsniveau med henblik på at undgå inhabilitet hos den leverandør, som på forhånd kender ydelsen. Udbudsbekendtgørelsen indeholder flere oplysninger, der i visse udbud bruges til at begrænse leverandørfeltet (fx ved prækvalifikationen i et begrænset udbud). Med henblik på at opnå den bedst mulige konkurrence er det derfor vigtigt, at ordregiver nøje overvejer, hvilke mindstekrav der eventuelt skal stilles til leverandørernes økonomiske og finansielle kapacitet, jf. punkt III.2.2), samt deres tekniske kapacitet, jf. punkt III.2.3). Såfremt der stilles forkerte krav, kan det føre til et felt af tilbudsgivere, der ikke giver den optimale konkurrence, herunder hvis kravene er sat så højt, at ingen eller kun ganske få tilbudsgivere slipper igennem. Det samme gælder ved formuleringen af de objektive kriterier for udvælgelsen i punkt IV.1.2). Ordregiver bør også ved udfyldelsen af udbudsbekendtgørelsen og ved sin tilrettelæggelse af udbuddet sikre hensynet til konkurrencen fx ved i videst muligt omfang at tilgodese SMV er, ved at søge ikke at skabe unødige begrænsninger i adgangen til at deltage i konkurrencen om kontrakten og ved generelt at iagttage en hensigtsmæssig adfærd med henblik på at skabe sund konkurrence. Ordregiver bør herudover generelt overveje omfanget af formelle krav/formkrav i udbudsbekendtgørelsen og sikre, at sprogbrugen i udbudsbekendtgørelsen tager højde for dette. Såfremt der stilles krav til ansøgere/tilbudsgivere om indlevering af visse oplysninger eller dokumenter som en del af ansøgningen/tilbuddet, og disse oplysninger eller dokumenter ved en fejl ikke indgår i ansøgningen/ tilbuddet, kan selve ordlyden af kravet ofte være afgørende for, om ordregiver har pligt til at diskvalificere den/det pågældende ansøgning/tilbud, eller om man eventuelt har mulighed for at anvende "reparationsreglen" i implementeringsbekendtgørelsens 12, jf. nærmere herom i vejledningen til punkt VI.3).

37 SIDE 37 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Ordregiver bør således - generelt set - ikke stille egentlige formelle krav om oplysninger/dokumenter, hvor dette ikke er nødvendigt. Alternativt kan formuleringen "Ordregiver ser gerne, at." eller tilsvarende vendinger anvendes, som viser, at der ikke er tale om et ufravigeligt krav. Fx "Ordregiver ser gerne, at ansøgninger indleveres i 5 papireksemplarer og i en elektronisk version, fx i form af et USB-stik". Ordregiver skal ved udarbejdelsen af udbudsbekendtgørelsen sikre sig, at oplysningerne i standardformularen er indbyrdes sammenhængende, fx at dokumentationskravene til virksomhedernes økonomiske/finansielle kapacitet, jf. punkt III.2.2), og tekniske kapacitet, jf. punkt III.2.3), hænger sammen med de mindstekrav, der stilles til virksomhedernes kapacitet, og at dokumentationskravene samtidig hænger sammen med de objektive udvælgelseskriterier. Kravet om en sådan overensstemmelse mellem oplysningerne gælder også de øvrige felter i udbudsbekendtgørelsen. Ordregiver bør derfor afsætte god tid til udarbejdelse og kvalitetssikring af udbudsbekendtgørelsen, da en væsentlig indsats her ofte kan reducere forekomsten af fejl og mangler i udbudsbekendtgørelsen, og man kan således ofte spare kostbar tid senere i udbudsprocessen. Baggrunden for denne anbefaling er bl.a., at ændringer, uddybninger og præciseringer mv. til en offentliggjort udbudsbekendtgørelse bør undgås. Visse ændringer kan således føre til en forpligtelse for ordregiver til at udarbejde en bekendtgørelse med supplerende oplysninger samtidig med en eventuel udskydelse af frister mv. eller - hvis en sådan "reparation" ikke er mulig - til at aflyse udbuddet og begynde forfra. 4.3 DEL I: Ordregivende myndighed I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er) Her udfyldes ordregivers officielle navn, adresse, adresse mv. samt kontaktpunkt (fx kontaktperson) for udbuddet. Hvis der er oprettet en særlig hjemmeside til udbuddet, kan det anføres her, ligesom ordregivers generelle hjemmeside kan anføres. Hvis der er oprettet en køberprofil, bør denne ligeledes anføres. For flere oplysninger om køberprofiler, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel Det kan også anføres, om der er elektronisk adgang til oplysninger, eller hvis bud og ansøgninger om deltagelse kan indsendes via en internetadresse. Det er som udgangspunkt den anførte ordregiver, der bliver kontraktpart. Hvis flere ordregivere indgår en indkøbsaftale i fællesskab, således at samtlige ordregivere bliver kontraktparter, skal der vælges en kontaktordregiver, som anføres i dette felt. De øvrige ordregivere, der bliver parter i aftalen, anføres i punkt VI.3) "Yderligere oplysninger". I.1) Yderligere oplysninger fås her Hvis yderligere oplysninger, specifikationer og yderligere dokumenter kan fås ved henvendelse til en anden end ordregiveren (fx en rådgiver), afkrydses feltet Andet. Oplysninger om, hvor materialet kan rekvireres, skal da anføres i bilag A (fx rådgivers navn og adresse). Det samme gælder, hvis bud eller ansøgning om deltagelse skal sendes til en anden adresse end ordregivers (fx til rådgivers adresse). I.2) Type ordregivende myndighed Her angives, hvilken type myndighed ordregiver er. Er der fx tale om en kommune, afkrydses feltet Regional eller lokal myndighed. Er det fx en almen boligorganisation, afkrydses feltet Offentligt organ. I.3) Hovedaktivitet Her angives ordregivers hovedaktivitet. Bemærk, at dette ikke nødvendigvis er sammenfaldende med den aktivitet, der udbydes. Fx skal en kommune afkrydse feltet Generelle offentlige tjenester, også selvom udbuddet konkret vedrører miljø.

38 SIDE 38 KAPITEL 4 UDBUDSBEKENDTGØRELSEN DIREKTIV 2004/18 I.4) Kontrakt indgås på andre ordregivende myndigheders vegne Her angives, om ordregiver køber ind på vegne af andre ordregivende myndigheder. Det vil fx være tilfældet, når centrale indkøbsorganisationer foretager indkøb. Når der afkrydses i Ja, bør de myndigheder, der købes ind på vegne af, angives i bilag A, afsnit IV). Indgår flere ordregivere en indkøbsaftale i fællesskab, hvor samtlige ordregivere bliver kontraktparter, skal der afkrydses i feltet Nej. Det skyldes, at den ene ordregiver netop ikke køber ind på vegne af de øvrige, men at de indgår aftale i fællesskab. I et sådant tilfælde skal kontaktordregiveren angives i punkt I.1) og de øvrige ordregivere i punkt VI.3) "Yderligere oplysninger". 4.4 DEL II: Kontraktens genstand II.1.1) Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten. Her angives ordregivers betegnelse for kontrakten. Dette vil typisk være kontraktens titel, fx "Kontrakt om indkøb af stationære og bærbare computere, tilbehør og tilknyttede serviceydelser" eller "Kontrakt om indkøb af rengøringsydelser". Den mere detaljerede beskrivelse af de udbudte ydelser anføres under punkt II.1.5). II.1.2) Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted for bygge/anlægsarbejdet, varerne eller tjenesteydelserne Her angives, om kontrakten vedrører bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser. Der skal kun markeres i ét felt. Er der tale om en blandet kontrakt, dvs. en kontrakt, som indeholder elementer af både bygge- og anlægsarbejder og/eller varer og/eller tjenesteydelser, skal der markeres i den kategori, der udgør hovedparten af ydelsen. Hvis udbuddet fx angår køb af multifunktionsmaskiner (varer) og tilhørende løbende service- og vedligeholdelsesydelser (tjenesteydelser), markeres i kategorien varer, såfremt værdien af varedelen overstiger værdien af de tjenesteydelser, som kontrakten omfatter. Ved bygge- og anlægsarbejder angives, om der er tale om udførelse, samlet projektering og udførelse (dvs. totalentreprise) eller udførelse af bygge- og anlægsarbejdet efter ordregivers specifikationer uanset med hvilke midler (dvs. et skræddersyet byggeri). Et skræddersyet byggeri er således et byggeri, der, inden det sælges til en offentlig myndighed, opføres eller istandsættes af en privat part efter nøje instruktioner fra den offentlige myndighed, der efterfølgende erhverver bygningen. Ved varekøb angives, om der er tale om et indkøb, leasing, leje, leje med forkøbsret eller en kombination. Ved tjenesteydelser angives, hvilken tjenesteydelseskategori kontrakten falder ind under, jf. udbudsdirektivets bilag II. De enkelte tjenesteydelseskategorier er i bilaget defineret ved henvisning til de CPV-numre, som kategorien omfatter. Tjenesteydelseskategorierne fremgår tillige af udbudsbekendtgørelsens bilag C1. Indeholder en kontrakt flere tjenesteydelser, som falder ind under forskellige kategorier i direktivet, vælges den kategori, der udgør hovedparten af ydelsen. Hvis udbuddet fx angår køb af en reklameydelse (kategori 13), hvor der samtidig skal foretages en markedsundersøgelse (kategori 10), vælges kategorien for reklamevirksomhed (kategori 13), hvis værdien af reklameydelsen overstiger værdien af markedsundersøgelsen. II.1.2) Hovedleverings- eller hovedudførelsessted for bygge- eller anlægsarbejde, varer eller tjenesteydelser Ved udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser angives kontraktens hovedudførelsessted. Er der tale om et varekøb, angives hovedleveringsstedet.

39 SIDE 39 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Hvor præcise angivelserne kan blive, afhænger af kontraktens art. Ved fx opførelse af et alment boligbyggeri i Roskilde, angives Roskilde. Er der derimod tale om landsdækkende levering af varer, angives fx Levering i hele Danmark. II.1.2) NUTS-kode Her angives NUTS-koden. NUTS-koden er en geografisk nomenklatur, der refererer til hovedudførelsesstedet eller -leveringsstedet. Der findes en overordnet kode for Danmark (DK- DANMARK), med underkoder opdelt på regionalt niveau. Hver region er underopdelt i forskellige geografiske områder, der kan bruges til at angive stedet mere præcist. For Danmark gælder følgende NUTS-koder: DK0-DANMARK DK01-Hovedstaden DK02-Sjælland DK03-Syddanmark DK04-Midtjylland DK05-Nordjylland DK011-Byen København DK012-Københavns omegn DK013-Nordsjælland DK014-Bornholm DK021-Østsjælland DK022-Vest- og Sydsjælland DK031-Fyn DK032-Sydjylland DK041-Vestjylland DK042-Østjylland DK050-Nordjylland DKZ-EKSTRA-REGIO DKZZ-Ekstra-Regio DKZZZ-Ekstra-Regio Jo mere nøjagtigt koden kan angives, jo bedre. Koden skal selvsagt hænge sammen med det i felterne ovenfor anførte om hovedleverings- eller hovedudførelsessted. Hvis der fx tale om en kontrakt om landsdækkende levering af varer, angives koden "DK0- DANMARK" for hele Danmark. Hvis der derimod er tale om etablering af et it-system hos en myndighed i København, angives koden "DK011-Byen København". Hvis hovedleverings- eller hovedudførelsesstedet er Færøerne eller Grønland, angives koden "DKZ-EKSTRA-REGIO". Hvis kontrakten omfatter levering eller udførelse både i Danmark og på Færøerne og/eller i Grønland, bør både koden "DK0" og koden "DKZ-EKSTRA-REGIO" angives. Dette kan desuden beskrives nærmere under punkt II.1.5). II.1.3) Oplysninger om offentlig kontrakt, rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem Her angives, om bekendtgørelsen vedrører en offentlig kontrakt (dvs. et enkeltstående indkøb), udarbejdelse af en rammeaftale (dvs. en aftale, der fastsætter vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af en given periode) eller oprettelse af et dynamisk indkøbssystem (dvs. en fuldt elektronisk indkøbsproces, som navnlig kan anvendes ved standardiserede og gentagne indkøb). Såfremt en kontrakt omfatter elementer både af en offentlig kontrakt og af en rammeaftale, skal man sætte krydset i "offentlig kontrakt", såfremt den anslåede værdi af den offentlige kontrakt overstiger den anslåede værdi af rammeaftalen - og omvendt, jf. implementeringsbekendtgørelsens 6 stk. 2. Det skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen, at kontrakten omfatter elementer både af en offentlig kontrakt og af en rammeaftale, jf. implementeringsbekendtgørelsens 6, stk. 3. Krydser man således af i rubrikken "offentlig kontrakt", kan det fx under punkt VI.3) "Yderligere oplysninger" anføres, at udbuddet også omfatter en rammeaftale - og omvendt. II.1.4) Oplysninger om rammeaftale Dette felt udfyldes kun ved udbud af en rammeaftale, jf. punkt II.1.3). Her angives, om der er tale om en rammeaftale med en enkelt aktør (leverandør) eller en rammeaftale med flere aktører (leverandører). Ved en rammeaftale med flere aktører (leverandører) angives, hvor mange der påtænkes indgået rammeaftale med. Det kan enten ske ved at angive det nøjagtige

40 SIDE 40 KAPITEL 4 UDBUDSBEKENDTGØRELSEN DIREKTIV 2004/18 antal eller ved at angive det største antal. Der skal minimum være tale om 3 aktører (leverandører). Fastlæggelsen af det nærmere antal afhænger af ydelsens karakter, markedsforholdene, leverandørfeltet, aftagerforholdene etc. II.1.4) Rammeaftalens varighed Her anføres rammeaftalens varighed enten i år eller måneder. En rammeaftale må som udgangspunkt maksimalt have en varighed på 4 år. Kun undtagelsesvist, hvis det er behørigt begrundet navnlig i rammeaftalens formål, kan en rammeaftale indgås med længere varighed. I givet fald anføres i dette felt begrundelsen for, at rammeaftalen indgås med en varighed på over 4 år. II.1.4) Rammeaftalens værdi Her angives den anslåede værdi for indkøb under rammeaftalen inklusive eventuelle optioner (fx om forlængelse af rammeaftalen). For god ordens skyld bør det præciseres, at værdien er inklusive den optionelle forlængelsesperiode. Hvis selve rammeaftalen fx har en anslået værdi på ca. 9 mio. kr. for tre år med mulighed for op til ét års forlængelse, er den samlede anslåede værdi af rammeaftalen ca. 12 mio. kr. Værdien skal således opgøres som den samlede anslåede værdi for alle indkøb i hele rammeaftalens varighed. Det kan ske ved at angive én konkret værdi eller ved at angive et interval. Det vil ofte være hensigtsmæssigt at anføre et interval for at sikre en vis fleksibilitet. Hvis ordregiver fx anslår den samlede værdi for alle indkøb i hele rammeaftalens varighed til ca. 12 mio. kr., kan det være hensigtsmæssigt at anføre værdien som et interval på mio. kr., så ordregiver undgår en mulig tvist med den senere valgte leverandør, hvis det viser sig, at værdien af de faktiske indkøb i rammeaftalens varighed ikke svarer til den anslåede værdi. Der må i dette felt kun angives talværdier. Beløbene skal angives eksklusive moms, ligesom valutaenheden skal angives. Ordregiver må ved beløbets fastsættelse udøve et sagligt skøn baseret på sit kendskab til købets formodede omfang, dvs. de forventede træk på rammeaftalen og ydelsens forventede værdi på baggrund af markedsforholdene. Ordregiver kan i den forbindelse også tage det hidtidige forbrugsmønster i betragtning, ligesom dette kan anføres, hvis det vurderes at være retvisende for udbuddet. Hvis det er muligt, angives også hyppigheden og værdien af de enkelte kontrakter, der påtænkes tildelt under rammeaftalen. II.1.5) Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene Her gives en kortfattet beskrivelse af kontrakten eller indkøbet, dvs. den udbudte ydelse. Det er ikke nødvendigt, at ordregiver beskriver den udbudte ydelse fuldstændigt. Det er dog et krav, at det klart fremgår, hvad kontrakten omfatter, således at potentielle tilbudsgivere får mulighed for at danne sig et indtryk af, om de er interesserede i at deltage i det konkrete udbud. Den nødvendige detaljeringsgrad afhænger bl.a. af udbuddets karakter og omfang, og af hvad der er afgørende for, at de potentielle tilbudsgivere kan vurdere, om de har interesse i at deltage i udbuddet. Det er dog vigtigt, at de væsentligste oplysninger og vilkår fremgår af beskrivelsen.

41 SIDE 41 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Beskrivelsen skal omhandle, hvad der indkøbes og de vigtigste karakteristika og kendetegn herved. Det er også hensigtsmæssigt at beskrive, hvis der er tale om visse særlige forhold, som tilbudsgiverne må antages at skulle tage i betragtning, fx hvis der er tale om en vis egenproduktion, eller hvis der er nogle vigtige tidsmæssige forpligtelser for leverandøren i forbindelse med opfyldelse af kontrakten, fx en udrulningsplan, færdiggørelsesfrist, e.l. Også den sammenhæng, som ydelsen skal indgå i, er ofte hensigtsmæssig at beskrive. Det bør også anføres, hvis virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse, mens de detaljerede oplysninger herom kan "gemmes" til udbudsmaterialet. Hvis der er tale om en rammeaftale, som andre ordregivende myndigheder kan trække på, skal de begunstigede på rammeaftalen fremgå af udbudsbekendtgørelsen, og dette felt kan eventuelt anvendes til denne oplysning. Beskrivelsen af kontrakten i denne rubrik udgør en bindende ramme for indholdet af udbudsmaterialet. Det betyder, at kontraktens genstand skal beskrives klart, og at der kun er begrænset mulighed for i udbudsmaterialet at ændre på de forhold, der er beskrevet her. Da udbudsbekendtgørelsen typisk udarbejdes og offentliggøres, inden udbudsmaterialet er færdigt, er det derfor vigtigt, at man grundigt overvejer formuleringerne og forsøger at skabe den nødvendige rummelighed, uden at det går ud over værdien af informationen i bekendtgørelsen. Beskrivelsen vil også være af betydning for indholdet af de referencer, som kan kræves oplyst under punkt III.2.3), fordi referencerne skal angå ydelser, som ligner den ydelse, der udbydes. Også derfor er det vigtigt, at beskrivelsen er så præcis, at ansøgere/tilbudsgivere kan forholde sig til den i forhold til de oplysninger, de skal tilvejebringe. Boks 4.1 Eksempel på en kort beskrivelse af kontrakten X-købing Kommune udbyder anskaffelse, implementering, vedligehold og videreudvikling/løbende tilpasning af ESDH-system til ca unikke brugere hos kommunen både centralt på rådhuset og hos de decentrale enheder. Det angivne antal brugere skal kunne skaleres op og ned i hele kontraktperioden. X-købing Kommune har en overordnet målsætning om at digitalisere sine centrale forretningsgange med henblik på at understøtte en effektiv udførelse af kommunens opgaver. Det nye ESDH-system udgør et centralt element i denne målsætning. Hovedfokus vil være understøttelse af fuld digitalisering af forelæggelsesprocesserne for kommunalbestyrelse og direktion på tværs af kommunen samt digital styring og overblik over processen. Kommunen har som målsætning at tage udgangspunkt i et fleksibelt standardsystem, der kan ibrugtages med et minimalt omfang af specialtilpasninger. Systemet skal understøtte digitalisering og i størst mulig udstrækning automatisering af administrative processer, herunder eksempelvis skanning, journalisering, registrering og versionsstyring. Systemet skal både understøtte sags- og dokumenthåndtering centralt og decentralt og indeholde en model for tværinstitutionelt samarbejde, herunder en model for at sager kan behandles på tværs af enhederne. Der skal således som udgangspunkt ikke være adgang til sager på tværs af institutioner/enheder, men det skal være muligt at oversende sager og dokumenter mellem institutionerne/enhederne. ESDH-systemet skal driftsafvikles i kommunens egen it-afdeling. Kommunens it-arkitektur er baseret på produkter fra Microsoft. Kommunen har høje krav til sikkerhedsniveau for adgang til systemer og data. Som følge heraf skal alt arbejde på systemet og systemets data ske fysisk fra kommunens hovedadresse. Der vil ikke være mulighed for at foretage fjernopkobling.

42 SIDE 42 KAPITEL 4 UDBUDSBEKENDTGØRELSEN DIREKTIV 2004/18 II.1.6) CPV-klassifikation Her angives den/de relevante CPV-kode(r) for den udbudte ydelse. CPV-klassifikationen (Common Procurement Vocabulary) er en nomenklatur udviklet med henblik på, at varer og ydelser skal kunne identificeres på en enkel og entydig måde. CPVklassifikationen består af et primærglossar, som er obligatorisk for ordregiver at anvende, og af et supplerende glossar, som ordregiver kan vælge at anvende for at beskrive den udbudte ydelse nærmere, jf. nedenfor. I primærglossaret har hver enkelt vare, tjenesteydelse og bygge- og anlægsaktivitet en særlig kode, der benyttes, når potentielle tilbudsgivere skal finde relevante udbud. Koderne anvendes også i forbindelse med udarbejdelse af statistikker. Hver CPV-kode består af 8 cifre. Koderne er opdelt i overordnede afdelinger og underinddelinger. I nogle tilfælde vil det være nok med en enkelt CPV-kode, og i andre tilfælde kan der være behov for at angive flere CPV-koder for at give en tilstrækkelig beskrivelse af den udbudte ydelse. Der skal i sidstnævnte tilfælde angives en enkelt kode for hovedgenstanden det kan enten være en overordnet kode for ydelsen, når ydelsen består af flere underydelser, eller koden for den væsentligste ydelse ved sammensatte ydelser. CPV-beskrivelsen for hovedgenstanden vil udgøre udbudsbekendtgørelsens overskrift ved offentliggørelse i TED-databasen. Det er vigtigt at være opmærksom på, at potentielle tilbudsgivere ofte vil blive opmærksomme på udbudsbekendtgørelsen via den eller de angivne CPV-koder. Det er derfor vigtigt, at den eller de valgte CPV-koder giver en beskrivelse af den udbudte ydelse, der er så præcis som muligt, således at relevante virksomheder får kendskab til udbudsbekendtgørelsen. Det kan fx ske ved en kombination af flere koder. Ordregiver bør sikre sig, at kombinationen af de valgte koder dækker over hele den udbudte ydelse. Bemærk, at udbudsdirektivets bilag I indeholder en liste over aktiviteter, der omfattes af direktivets definition af bygge- og anlægskontrakter, og at der for hver aktivitet er angivet den relevante CPV-kode. Tilsvarende indeholder udbudsdirektivets bilag II lister over de tjenesteydelseskategorier, der omfattes af direktivets definition af tjenesteydelseskontrakter. De enkelte tjenesteydelseskategorier er defineret ved henvisning til de relevante CPV-koder. Se også vejledningen til punkt II.1.2). De valgte CPV-koder skal selvsagt svare til den relevante aktivitet eller ligge inden for den relevante tjenesteydelseskategori. Vær opmærksom på, at den seneste udgave af CPV-koderne og af udbudsdirektivets bilag I og bilag II er fra Det supplerende glossar kan som nævnt anvendes til at beskrive kontraktens genstand yderligere. Det består af koder med både bogstaver og cifre, der svarer til en beskrivelse, der kan præcisere arten eller en særlig brug af den vare, der skal indkøbes. Ordregiver er ikke forpligtet til at anvende det supplerende glossar det skal blot ses som en yderligere hjælp til at beskrive den udbudte ydelse mere præcist. CPV-koderne kan både findes på SIMAP's hjemmeside, og via Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. II.1.7) Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb Her angives, om udbuddet er omfattet af WTO-aftalen. Denne aftale omtales også som GPAaftalen (Government Procurement Agreement).

43 SIDE 43 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Offentlige indkøb, som er omfattet af udbudsdirektivet, vil som hovedregel også være omfattet af WTO-aftalen. Selve aftalen fastlægger de generelle principper og procedurer for offentlige indkøb, og den konkrete anvendelse er baseret på aftaler mellem WTO-parterne. I denne sammenhæng udgør EU en samlet forhandlingspart, og EU har tiltrådt aftalen på medlemsstaternes vegne. Aftalens dækningsområde fremgår af en række bilag til WTO-aftalen, der kan findes på WTO s hjemmeside. Der findes bilag for hver part, der har tiltrådt aftalen, og bilagene indeholder bl.a. undtagelser og forbehold i forhold til forskellige lande og ydelsestyper. For en dansk ordregiver gælder altså bilagene for EU. Hvis udbuddet er omfattet af WTO-aftalen, betyder det ikke, at ordregiver er forpligtet til at følge andre regler, end de der findes i udbudsdirektivet. Det betyder blot, at ordregiver muligvis modtager tilbud/anmodninger om deltagelse fra tilbudsgivere fra ikke EU-lande, som er parter i WTO-aftalen, og at ordregiver eventuelt skal tage sådanne tilbud/anmodninger i betragtning på lige vilkår med tilbud/anmodninger fra EU-tilbudsgivere. II.1.8) Delaftaler Her angives, om der er tale om delaftaler. Hvis dette er tilfældet, skal der markeres i Ja, ligesom der skal udfyldes et bilag B for hver delaftale. I bilag B skal der udarbejdes en nærmere beskrivelse af den enkelte delaftales indhold. En opdeling i delaftaler betyder, at en ordregiver kan komme til at indgå kontrakter med flere forskellige leverandører, der hver især leverer den ydelse, som den pågældende delaftale omfatter. Delaftaler kan omfatte forskellige ydelser (i et bankudbud: Delaftale 1: Transaktioner. Delaftale 2: Kortydelser) eller kan fx anvendes, hvis der er tale om samme ydelse, men med en geografisk opdeling (fx delaftale 1: Flytteydelser i Jylland. Delaftale 2: Flytteydelser i Danmark ekskl. Jylland). En opdeling i delaftaler kan i visse situationer øge konkurrencen fx ved at der derved skabes adgang for, at SMV'er lettere kan byde på en delaftale (end på et samlet og mere omfattende kontraktkompleks). Delaftaler kan også anvendes med henblik på fx at undgå en monopollignende tilstand for en enkelt leverandør, navnlig hvis der er tale om et marked med få aftagere. Er udbuddet opdelt i delaftaler, angives det, om tilbudsgivere for at komme i betragtning skal afgive tilbud på samtlige delaftaler, kun kan afgive tilbud på én enkelt delaftale, eller om tilbudsgiverne selv kan afgøre, om de vil afgive tilbud på en eller flere delaftaler. Såfremt der anvendes delaftaler, bør dette afspejles i punkt II.1.5) "Kortfattet beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene" i forbindelse med beskrivelse af ydelsen. Såfremt der stilles forskellige krav til de oplysninger, der anmodes om i punkt III.2.2) og III.2.3), eller der er forskellige mindstekrav til de forskellige delaftaler, skal dette fremgå af disse felter. Det gælder også for de øvrige felter i udbudsbekendtgørelsen, at der må sondres mellem de forskellige delaftaler, såfremt vilkårene ikke er ens for alle delaftalerne. For så vidt angår den praktiske håndtering, kan det med fordel tilføjes under punkt VI.3) "Yderligere oplysninger", at ansøgerne/tilbudsgiverne skal anføre, hvilken/hvilke delaftale(r) de indgiver ansøgning(er) til eller bud på. Såfremt der anvendes delaftaler, kan det overvejes i punkt VI.3) "Yderligere oplysninger" at anføre, at hver delaftale betragtes som et separat udbud, og at hver delaftale således kan aflyses separat. II.1.9) Oplysninger om alternative tilbud Her angives, om ordregiver vil tage alternative tilbud i betragtning.

44 SIDE 44 KAPITEL 4 UDBUDSBEKENDTGØRELSEN DIREKTIV 2004/18 Ved et alternativt bud forstås et tilbud, der indeholder afvigelser fra den opgaveløsning, ordregiver har beskrevet i udbudsmaterialet. Sådanne alternative tilbud kan kun antages, hvis der er sat kryds i Ja. Der kan kun gives adgang til at afgive alternative tilbud, når tildelingskriteriet er det økonomiske mest fordelagtige bud, jf. punkt IV.2.1). Hvis alternative tilbud tillades, skal det fremgå af udbudsmaterialet, hvilke mindstekrav de alternative tilbud skal opfylde, og hvilke specifikke krav der stilles til de alternative tilbuds udformning. II.2.1) Samlet mængde eller omfang Her beskrives den samlede mængde eller omfanget af den udbudte ydelse. Beskrivelsen af ydelsens nærmere mængde eller omfang afhænger af ydelsens karakter. Det er vigtigt at være opmærksom på, at formålet med oplysningerne er at sætte potentielle tilbudsgivere i stand til at vurdere, om den udbudte ydelse har interesse for dem. Hvis det ikke muligt at angive en bestemt mængde eller omfang af den udbudte ydelse, er det derfor vigtigt, at der gives andre oplysninger, som afgrænser og definerer opgavens størrelse og på den måde gør det muligt for tilbudsgiverne at foretage en rimelig vurdering. Eventuelt kan det historiske forbrugsmønster anføres, såfremt det vil være retvisende for den udbudte ydelse. Ved varekøb angives fx typisk antal enheder, kg. e.l. Ved tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver kan der alt efter ydelsens nærmere type og karakter angives antal transaktioner, der skal gennemføres, m2, der skal bebygges, eller størrelsen af det borgergrundlag, der skal betjenes. Den nærmere angivelse afhænger af, hvilke oplysninger der konkret vil være egnede til at beskrive omfanget. Den anslåede værdi af kontrakten angives også. Værdien skal opgøres som den samlede anslåede værdi ved enten at angive én konkret værdi eller ved at angive et interval. Der må i dette felt kun angives talværdier. Beløbene skal angives eksklusive moms, ligesom valutaenheden skal angives. Hvis selve kontrakten fx har en anslået værdi på ca. 6 mio. kr. for tre år med mulighed for forlængelse med op til ét år og option på tilkøb for ca. 1 mio. kr., er den samlede anslåede værdi ca. 9 mio. kr. Det kan være hensigtsmæssigt at anføre værdien som et interval, fx på 8-10 mio. kr. i ovennævnte eksempel, så ordregiver undgår en mulig tvist med den senere valgte leverandør, hvis det viser sig, at den faktiske værdi af kontrakten ikke svarer til den anslåede værdi. Alle delaftaler, optioner og muligheder for forlængelse skal regnes med både ved angivelse af samlet mængde, omfang og anslået værdi. Ordregiver må ved angivelsen af den anslåede værdi udøve et sagligt skøn på baggrund af sit kendskab til ydelsens formodede værdi og markedsforholdene i øvrigt. Boks 4.2 Eksempel på kontraktens samlet mængde eller omfang Som anført under punkt II.1.5) skal ESDH-systemet kunne servicere ca unikke brugere hos kommunen, både centralt på rådhuset og hos de decentrale enheder. Det angivne antal brugere skal kunne skaleres op og ned i hele kontraktperioden. Varslet herfor fremgår af udbudsmaterialet.

45 SIDE 45 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER II.2.2) Oplysninger om optioner Her angives, om kontrakten indeholder optioner. En option er udtryk for, at ordregiver har en købsret, men ikke en købspligt til den pågældende ydelse. Ordregivers stillingtagen til, om man ønsker at benytte optionen, vil først ske, når udbuddet er afsluttet (fx ved kontraktindgåelse eller i kontraktens løbetid). Der kan fx være tale om optioner i form af yderligere leveringer, leveringer af visse særlige ydelser under kontrakten eller lignende. En option omhandlende forlængelse af kontrakten anføres alene i punkt II.2.3). Hvis kontrakten indeholder optioner, afkrydses i Ja, og optionerne skal beskrives nærmere på samme måde som kontraktens øvrige ydelser. Om beskrivelseskravet henvises således til vejledningen under punkt II.1.5). Hvis den foreløbige tidsplan for anvendelsen af optionerne er kendt, kan den angives i enten måneder eller dage fra tildelingen af kontrakten. Boks 4.3 Eksempel på oplysninger om optioner 1. Forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år. 2. Kursus for instruktører/administratorer. Leverandøren skal kunne tilbyde kursus af ca. 3-4 dags varighed for instruktører/administratorer, således at disse sættes i stand til at oplære kommunens brugere i anvendelse af systemet. 3. Kursus for opsætning af skabeloner. Leverandøren skal kunne tilbyde kursus af ca. 1-2 dages varighed for kommunens brugere i opsætning af skabeloner i systemet. 4. Kursus for betjening af skanningsløsning. Leverandøren skal kunne tilbyde kursus af ca. ½- 1 dags varighed for kommunens brugere i betjening af systemets skanningsløsning. Option 1 forventes udnyttet i kontraktens løbetid ved et varsel, som fremgår af udbudsmaterialet. Option 2-5 forventes udnyttet i forbindelse med kontraktens indgåelse. II.2.3) Oplysninger om forlængelse Her angives, om kontrakten kan forlænges. Hvis kontrakten kan forlænges, skal det angives, hvor mange gange der er mulighed for forlængelse. Det kan enten angives med et nøjagtigt tal eller ved angivelse af en ramme. Det skal også angives, hvor meget kontrakten kan forlænges enten i måneder eller dage. Hvis ordregiver fx kan forlænge kontrakten med op til ét år, anføres "1" under antal gange, kontrakten kan forlænges, og "12 måneder" under den anslåede tidsramme for forlængelsen. II.3) Kontraktens varighed eller frist for dens opfyldelse Her skal kontraktens varighed angives. Ordregiver kan vælge at angive perioden i måneder eller dage fra tildelingen af kontrakten eller at angive datoen for henholdsvis påbegyndelse og færdiggørelse af kontraktens opfyldelse. Der er som sådan ikke nogen udbudsretlige regler, der angiver en maksimal løbetid for kontrakter (kun for rammeaftaler og dynamiske indkøbssystemer). Der kan således principielt indgås tidsubegrænsede kontrakter med mulighed for opsigelse. I den forbindelse bemærkes, at ordregiver har en forpligtelse til at sikre, at der udøves en økonomisk saglig forvaltning, hvilket på visse områder kan indebære, at en ydelse udbydes regelmæssigt. Hertil kommer, at kontrakterne ikke må have så lang en løbetid, at konkurrencen fordrejes eller udelukkes. Angivelse af varigheden skal ikke omfatte eventuelle mulige forlængelser, idet disse skal anføres separat i punkt II.2.3).

46 SIDE 46 KAPITEL 4 UDBUDSBEKENDTGØRELSEN DIREKTIV 2004/ DEL III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger III.1.1) Sikkerhedsstillelse og garantier, som forlanges Dette felt skal kun udfyldes, når ordregiver ønsker, at den vindende tilbudsgiver skal stille en sikkerhed eller garanti (dvs. bankgaranti e.l.) for kontraktens udførelse. Ordregiver kan i givet fald godt gemme den nærmere beskrivelse af kravene til sikkerhedsstillelsen til udbudsmaterialet, men det skal dog klart fremgå af udbudsbekendtgørelsen, at der stilles krav om sikkerhed eller garanti. Ordregiver bør dog altid overveje, om det er nødvendigt og relevant i forhold til den konkrete kontrakt at kræve en sikkerhedsstillelse/garanti, herunder bør kravene til sikkerhedsstillelsen tilpasses og stå i forhold til kontraktens afregningsmodel. Krav om sikkerhedsstillelse kan navnlig være relevant, hvis der er tale om forudbetaling under kontrakten. Boks 4.4 Eksempel på sikkerhedsstillelse og garantier, som forlanges Forudbetalinger kan kun finde sted mod fuld anfordringsgaranti fra en anerkendt garant. Eventuelle krav til sikkerhedsstillelse og garantier i øvrigt vil fremgå af udbudsmaterialet. III.1.2) De vigtigste finansierings- og betalingsvilkår og/eller henvisning til relevante bestemmelser herom. Her angives, hvis der er særlige finansierings- eller betalingsvilkår, herunder hvis betalingsvilkårene afviger fra gængse vilkår. Ordregiver kan i givet fald godt gemme den nærmere beskrivelse af finansierings- eller betalingsvilkårene til udbudsmaterialet, men det skal dog klart fremgå af udbudsbekendtgørelsen, at der er sådanne vilkår. Følgende formulering anvendes ofte efter indførelse af elektronisk fakturering: "Der henvises til påkrævet elektronisk fakturering og mulighed for elektronisk ordre i henhold til lovbekendtgørelse nr. 798 af om offentlige betalinger mv. med senere ændringer. Lovbekendtgørelsen kan hentes på Vær opmærksom på, at offentlige myndigheder efter rentelovens 3 b som udgangspunkt ikke må fastsætte en betalingsfrist på over 30 dage. Boks 4.5 Eksempel på angivelse af de vigtigste finansierings- og betalingsvilkår og/eller henvisning til relevante bestemmelser herom Finansierings- og betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet. Der henvises endvidere til påkrævet elektronisk fakturering og mulighed for elektronisk ordre i henhold til lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. med senere ændringer. Lovbekendtgørelsen kan hentes på III.1.3) Retlig form, som kræves af den sammenslutning af økonomiske aktører, ordren tildeles I henhold til udbudsdirektivets artikel 4 kan en ordregiver ikke afvise ansøgere eller tilbudsgivere med den begrundelse, at de skal være enten en fysisk eller en juridisk person, såfremt de i henhold til lovgivningen i det land, hvor de er etablerede, har ret til at levere ydelsen. Ordregiver kan heller ikke kræve, at grupper af virksomheder har en bestemt retlig form (fx at de etablerer et fælles selskab) for at kunne afgive tilbud. Derimod kan ordregiver stille krav om, at en sådan gruppe skal antage en bestemt retlig form, når den har fået tildelt kontrakten, såfremt det er nødvendigt for at sikre en tilfredsstillende opfyldelse af kontrakten. Normalt

47 SIDE 47 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER stilles der ikke krav til tilbudsgivere, der får tildelt ordren, om, at de fx skal oprette et egentligt selskab. Derimod anføres det ofte, at der er visse krav til hæftelses- og ansvarsforholdet, som en sådan gruppe af økonomiske aktører skal iagttage, fx at der skal gælde solidarisk hæftelse for deltagerne i et konsortium. Det bør dog altid overvejes, om det er relevant at stille krav om solidarisk hæftelse, og om det er markedskonformt i forhold til den ydelse, der udbydes, og de leverandører, der er på det pågældende marked. En typisk anvendt formulering er: "Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af tjenesteydere (fx et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget." Boks 4.6 Eksempel på retlig form, som kræves af den sammenslutning af økonomiske aktører, ordren tildeles Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. III.1.4) Andre særlige vilkår Her angives, hvis der er yderligere vilkår i forbindelse med opfyldelse af kontrakten, og i givet fald skal de særlige vilkår beskrives nærmere. Det er i den forbindelse hensigtsmæssigt, at de potentielle ansøgere/tilbudsgivere allerede på dette tidlige tidspunkt i udbudsprocessen får kendskab til de særlige - ofte byrdefulde - vilkår, som vil være gældende, og kan tage højde for det ved vurderingen af, om udbuddet er af interesse for de pågældende virksomheder. Der kan fx være tale om vilkår, som skal varetage sociale hensyn (fx sociale klausuler med krav til benyttelse af elever) eller miljøhensyn (fx særlige krav til de køretøjer, der skal anvendes ved gennemførelsen af kontraktens ydelser), jf. udbudsdirektivets artikel 26. Der kan læses mere om sociale klausuler her og særligt om klausuler om uddannelses- og praktikaftaler her. Kommissionen har udarbejdet vejledningerne "Sociale hensyn ved indkøb. En vejledning i mulighederne for at tage sociale hensyn ved offentlige indkøb", som kan hentes her, og "Grønne indkøb" En håndbog om varetagelse af miljøhensyn i forbindelse med offentlige indkøb", som kan hentes her. Der kan også være tale om særlige krav til sikkerhedsgodkendelse, forsikringsbetingelser e.l. Eventuelle særlige vilkår skal være proportionale, sagligt begrundede, ikke diskriminerende og relevante i forhold til den konkrete kontrakt (dvs. knyttet til kontraktens udførelse). Navnlig den sidstnævnte betingelse er væsentlig ved vurderingen af, om et "særligt vilkår" kan kræves. Den nærmere beskrivelse af vilkårene kan ordregiver gemme til udbudsmaterialet.

48 SIDE 48 KAPITEL 4 UDBUDSBEKENDTGØRELSEN DIREKTIV 2004/18 Boks 4.7 Eksempel på særlige vilkår I kontrakten vil hensynet til samfundsansvar som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for multinationale virksomheder, blive inddraget i relevant omfang. Ordregiver agter i medfør af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter at sikre, at leverandøren og eventuelle underleverandører sikrer arbejdere i Danmark løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Kontrakten vil afspejle denne forpligtelse. III.2.1) De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister I denne rubrik kan der stilles krav om en tro og love-erklæring fra ansøgere og tilbudsgivere om, at de ikke er ramt af udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivets artikel 45, herunder om gæld til det offentlige. Der kan ikke stilles krav om en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, da en sådan dokumentation alene kan kræves fra den vindende tilbudsgiver, jf. implementeringsbekendtgørelsens 11. Såfremt ordregiver mener, at den vindende tilbudsgiver skal afgive dokumentation i form af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation fra en kompetent, udenlandsk, retslig eller administrativ myndighed, bør dette anføres her. Den ordregivende myndighed bør i den forbindelse altid vurdere, hvorvidt et sådant krav er relevant. Hvis ordregiver på forhånd ønsker at afskære muligheden for, at ansøgere indgiver mere end én ansøgning om prækvalifikation, skal dette fremgå af udbudsbekendtgørelsen og kan eventuelt fremgå af dette felt, jf. implementeringsbekendtgørelsens 9, stk. 1. Hvis der stilles særlige krav til personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- og handelsregistre, angives det endvidere i denne rubrik. I forbindelse med udvælgelsen kan ordregiver anmode tilbudsgiverne om at dokumentere, at de er autoriseret eller optaget i et fagligt register, hvis en sådan autorisation eller registrering er foreskrevet i lovgivningen i tilbudsgiverens hjemland. Danske ordregivere stiller sjældent krav om optagelse i erhvervs- og handelsregistre. Hvis der stilles et sådant krav, skal ordregiver være opmærksom på, at der ikke er mulighed for at kræve, at udenlandske tilbudsgivere har dansk autorisation eller registrering. Udbudsdirektivets bilag IX A - IX C indeholder lister over relevante faglige registre samt erklæringer og attester for hver medlemsstat for henholdsvis offentlige bygge- og anlægskontrakter, offentlige vareindkøbskontrakter og offentlige tjenesteydelseskontrakter.

49 SIDE 49 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Boks 4.8 Eksempel på oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt Følgende dokumentation skal indgå i anmodningen:» Enten en tro og love-erklæring om, hvorvidt leverandøren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love. Loven kan hentes på Ordregiver har udarbejdet en skabelon for erklæringen, som kan hentes på Eller en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen indeholdende samme oplysninger.» Eller en serviceattest fra en tilsvarende udenlandsk myndighed indeholdende samme oplysninger. Bemærk, at det kan være nødvendigt at supplere den udenlandske attest med en tro og love-erklæring om forhold, der ikke måtte være omfattet af attesten (fx om virksomhedens opfyldelse af sine forpligtelser i Danmark). Det er vigtigt, at tro og love-erklæringen/serviceattesten vedrører netop den juridiske enhed (fx selskab), der afgiver anmodningen. Ved sammenslutninger af virksomheder (fx et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. III.2.2) Økonomisk og finansiel kapacitet Feltet om økonomisk og finansiel kapacitet er opdelt i to dele. I venstre side angives, hvilke krav ordregiver stiller til ansøgernes/tilbudsgivernes dokumentation for deres økonomiske og finansielle formåen. De dokumentationskrav, som ordregiver stiller, skal hænge sammen med og stå i forhold til kontraktens genstand. Det kan fx være erklæringer fra bank eller en erhvervsansvarsforsikring, balancer, erklæringer fra de seneste tre regnskabsår, oplysninger om omsætning generelt eller i forbindelse med de leverancer, som kontrakten vedrører, mv., jf. udbudsdirektivets artikel 47. Bemærk, at listen i denne artikel ikke er udtømmende. Ordregiver står frit i forhold til den nærmere formulering af dokumentationskravene. Boks 4.9 Eksempel på oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt Følgende dokumentation skal indgå i anmodningen: 1. En erklæring om ansøgerens soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed. Soliditetsgraden beregnes som ansøgerens samlede egenkapitalværdi i forhold til ansøgerens samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes ansøgerens soliditetsgrad som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx konsortier) beregnes soliditetsgraden som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent. 2. Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

50 SIDE 50 KAPITEL 4 UDBUDSBEKENDTGØRELSEN DIREKTIV 2004/18 I højre side kan ordregiver fastsætte mindstekrav til egnethed, som skal opfyldes for at deltage i udbuddet. Det kan fx være et krav om en vis minimumsomsætning, om en positiv egenkapital eller egenkapital af en bestemt størrelse, om en vis soliditetsgrad, eller om at tilbudsgivere har en erhvervsansvarsforsikring. Bemærk, at også de mindstekrav, som ordregiver stiller, skal være proportionelle, hænge sammen med og stå i forhold til kontraktens genstand. Der bør kun stilles mindstekrav, som er relevante og nødvendige i forhold til den konkrete ydelse, som udbydes. Ordregiver bør nøje overveje, om det er hensigtsmæssigt at stille mindstekrav. Som udgangspunkt vil ordregiver formentlig ikke kunne udelukke en virksomhed som uegnet på grund af manglende økonomisk og finansiel formåen, hvis der ikke er fastsat mindstekrav hertil i udbudsbekendtgørelsen. Ved offentlige udbud giver det derfor ikke mening at kræve dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet, medmindre der samtidig stilles mindstekrav hertil, idet ordregiver ikke kan bruge den yderligere dokumentation (dvs. den dokumentation, der ligger ud over opfyldelse af mindstekrav) til noget. Ved begrænsede udbud, konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling efter forudgående udbudsbekendtgørelse, hvor antallet af tilbudsgivere kan begrænses, vil ordregiver, hvis der ikke fastsættes mindstekrav til den økonomiske og finansielle formåen, alene kunne anvende den udbedte dokumentation som led i udvælgelsen. Ordregiver risikerer i så fald ikke at kunne udelukke økonomisk svage virksomheder fra at deltage i udbuddet, hvis antallet af ansøgere ikke overstiger det antal, som ordregiver vil opfordre til at afgive bud. Både i forhold til de mindstekrav, der stilles, og dokumentationen herfor, skal ordregiver nøje overveje, hvad der anmodes om. Er der tale om en lille opgave, kan det være for meget at bede om de seneste tre års regnskaber, og stilles der krav om en stor omsætning, kan det forhindre, at små og mellemstore virksomheder kan deltage. De krav, der stilles, kan altså i sidste ende føre til, at tilbudsgivere må udelukkes. Ordregiver kan naturligvis ikke udelukke nystartede virksomheder fra at deltage i udbuddet ved at stille krav om de seneste tre års regnskaber. Sådanne virksomheder skal gives adgang til at dokumentere deres økonomiske og finansielle formåen på anden måde. Der bør alene efterspørges oplysninger, som enten skal opfylde et mindstekrav, eller som indgår som en del af de objektive kriterier for udvælgelsen, jf. punkt IV.1.2). Boks 4.10 Eksempel på mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves 1. Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på mindst 5 % i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes som ansøgerens samlede egenkapitalværdi i forhold til ansøgerens samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes ansøgerens soliditetsgrad som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx konsortier) beregnes soliditetsgraden som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent. 2. Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som virksomhedens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår.

51 SIDE 51 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Ordregiver kan ikke kræve, at tilbudsgiverne selv skal opfylde samtlige krav, der stilles til den økonomiske og finansielle kapacitet. Tilbudsgiverne kan således basere sig på andre enheders formåen (fx et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør), hvis tilbudsgiveren godtgør at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, jf. udbudsdirektivets artikel 47, stk. 2. Ordregiver bør endvidere i forhold til sammenslutninger af virksomheder (konsortier), der i fællesskab søger om prækvalifikation eller afgiver tilbud, overveje, om de krav, der stilles, skal være opfyldt af hver enkelt deltager i konsortiet eller af alle deltagerne i konsortiet tilsammen. Det ses ofte, at der i forhold til den udbedte dokumentation (venstre side af rubrikken) stilles krav om, at oplysningerne skal gives for hver enkelt deltager i et konsortium, mens der i forhold til mindstekrav (højre side af rubrikken) stilles krav om, at kravene skal være opfyldt af alle deltagere i konsortiet tilsammen. III.2.3) Teknisk kapacitet Feltet om teknisk kapacitet er opdelt i to dele. I venstre side angives, hvilke krav ordregiver stiller til ansøgernes/tilbudsgivernes dokumentation for deres tekniske og faglige formåen. De dokumentationskrav, som ordregiver stiller, skal hænge sammen med og stå i forhold til kontraktens genstand. Det kan fx være lister over arbejder eller leveringer (referencer) udført i løbet af de seneste 3 år (eller op til 5 år for bygge- og anlægsudbud), oplysninger om de involverede teknikere eller medarbejdere, beskrivelse af det tekniske udstyr og kvalitetssikring, mv., jf. udbudsdirektivets artikel 48. Bemærk, at listen i denne artikel er udtømmende. Boks 4.11 Eksempel på oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt Følgende dokumentation skal indgå i anmodningen: Fremlæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, jf. punkt II.1.5), som ansøger har udført i løbet af de sidste tre år, afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. Ordregiver ser gerne, at listen indeholder følgende: En kort beskrivelse af systemet og den rolle, som ansøger har haft i forbindelse med udførelsen, herunder implementering, vedligehold og videreudvikling/løbende tilpasning af systemet, samt modtager, beløb og tidspunkter for tjenesteydelsen. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. I højre side kan ordregiver fastsætte mindstekrav til egnethed, som tilbudsgiverne skal opfylde for at deltage i udbuddet. Det er altså op til ordregiver at fastsætte niveauet for den tekniske og faglige formåen. Det kan fx være krav om et bestemt antal relevante referencer, at tilbudsgiveren har et certificeret kvalitetssikringssystem, eller at tilbudsgiveren har medarbejdere med bestemte faglige kvalifikationer. Bemærk, at også de mindstekrav, som ordregiver stiller, skal være proportionelle, hænge sammen med og stå i forhold til kontraktens genstand. Der bør kun stilles mindstekrav, som er relevante og nødvendige i forhold til den konkrete ydelse, som udbydes. Ordregiver skal nøje overveje, om det er hensigtsmæssigt at stille mindstekrav. Som udgangspunkt vil ordregiver formentlig ikke kunne udelukke en virksomhed som uegnet på grund af manglende teknisk og faglig formåen, hvis der ikke er fastsat mindstekrav hertil i udbudsbekendtgørelsen. Ved offentlige udbud giver det derfor ikke mening at kræve dokumentation for teknisk og faglig kapacitet (fx referencelister), medmindre der samtidig stilles mindstekrav hertil, idet ordregiver ikke kan bruge den yderligere dokumentation (dvs. den dokumentation, der ligger ud over opfyldelse af mindstekrav) til noget. Ved begrænsede udbud, konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling efter forudgående udbudsbekendtgørelse, hvor an-

52 SIDE 52 KAPITEL 4 UDBUDSBEKENDTGØRELSEN DIREKTIV 2004/18 tallet af tilbudsgivere kan begrænses, vil ordregiver, hvis der ikke fastsættes mindstekrav til den tekniske og faglige formåen, alene kunne anvende den udbedte dokumentation som led i udvælgelsen. I modsætning til oplysninger om økonomisk og finansiel formåen, som kan vurderes objektivt, er der ofte behov for en mere skønsmæssig vurdering af fx virksomhedernes referencelister og deres relevans for den udbudte ydelse. Det er derfor ofte hensigtsmæssigt alene at anvende oplysninger om teknisk og faglig formåen som led i udvælgelsen, idet ordregiver, på den måde kan sikre sig større fleksibilitet i forhold til at vurdere ansøgernes tekniske og faglige formåen. Der bør altså i så fald ikke fastsættes mindstekrav til niveauet. Både i forhold til de mindstekrav, der eventuelt stilles, og dokumentationen herfor, skal ordregiver nøje overveje, hvad der anmodes om. Hvis ordregiver stiller for høje krav til tilbudsgivernes tekniske og faglige formåen, risikerer ordregiver at skulle udelukke tilbudsgivere fra udbuddet, hvorved konkurrencen om den udbudte ydelse reduceres. Ordregiver kan naturligvis ikke udelukke nystartede virksomheder fra at deltage i udbuddet ved fx at stille krav om lister over arbejder udført i løbet af de seneste 3 eller 5 år. Sådanne virksomheder skal gives adgang til at dokumentere, at de opfylder kravene til teknisk og faglig formåen på anden måde. Der bør alene efterspørges oplysninger, som enten skal opfylde et mindstekrav, eller som indgår som en del af de objektive kriterier for udvælgelsen, jf. punkt IV.1.2). Bemærk, at der inden for offentligt og alment byggeri i forbindelse med udvælgelse af tilbudsgivere gælder krav om, at ansøgningen vedlægges visse nøgletal. Der henvises til bekendtgørelse nr af 16. december 2009 om nøgletal for alment byggeri mv. og bekendtgørelse nr. 675 af 18. juni 2010 om nøgletal for alment byggeri mv. Ordregiver kan ikke kræve, at tilbudsgiverne selv skal opfylde samtlige krav, der stilles til den tekniske og faglige kapacitet. Tilbudsgiverne kan således basere sig på andre enheders formåen (fx et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør), hvis tilbudsgiveren godtgør at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, jf. udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3. Ordregiver bør endvidere i forhold til sammenslutninger af virksomheder (konsortier), der i fællesskab søger om prækvalifikation eller afgiver tilbud, overveje, om de krav, der stilles, skal være opfyldt af hver enkelt deltager i konsortiet eller af alle deltagerne i konsortiet tilsammen. Det ses ofte, at der i forhold til den udbedte dokumentation (venstre side af rubrikken) stilles krav om, at oplysningerne skal gives for hver enkelt deltager i et konsortium, mens der i forhold til mindstekrav (højre side af rubrikken) stilles krav om, at kravene skal være opfyldt af alle deltagere i konsortiet tilsammen. III.2.3) Oplysning om reserverede kontrakter Dette felt afspejler udbudsdirektivets artikel 19, der giver medlemsstaterne mulighed for at lade kontrakter være forbeholdt "beskyttede værksteder". Det er muligt at forbeholde kontrakter for beskyttede værksteder eller udførelse i forbindelse med programmer for beskyttet beskæftigelse. Når det er tilfældet, afkrydses i Ja. Det betyder, at andre virksomheder ikke kan deltage i udbuddet. III.3.1) Oplysninger om en bestemt profession Ved en tjenesteydelse, hvor udførelsen af kontrakten forbeholdes en bestemt profession, afkrydses i Ja.

53 SIDE 53 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER I givet fald skal der henvises til den relevante lov eller administrative bestemmelse. Det vil sige, at en kontrakt kun kan forbeholdes en bestemt profession, når det følger af lov eller administrative bestemmelser. Fx er der lovbestemte krav angående autorisation af sundhedspersoner (læger, tandlæger, optikere mv.), ligesom visse finansielle tjenesteydelser er forbeholdt pengeinstitutter. Man kan i den forbindelse som ordregiver ikke alene henholde sig til dansk lovgivning, idet man skal være opmærksom på de EU-retlige regler om gensidig anerkendelse af eksamensbeviser, certifikater eller anden dokumentation for formelle kvalifikationer, jf. præambelbetragtning nr. 42 til udbudsdirektivet. Det betyder, at ordregiver ikke må afvise en ansøger eller en tilbudsgiver alene med den begrundelse, at den pågældende ikke er autoriseret i Danmark, såfremt den pågældende har tilsvarende kvalifikationer fra et andet EU-land. III.3.2) Medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen Ved tjenesteydelser skal det angives, om tilbudsgiverne enten i ansøgningen eller i tilbuddet bør anføre navne og faglige kvalifikationer for de medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen. Der bør også afkrydses "Ja" i denne rubrik, hvis der fx i udbudsmaterialet stilles krav om, at der vedlægges CV'er for de medarbejdere, der skal udføre kontrakten. Når der afkrydses "Ja" i denne rubrik, skal det navnlig tages som udtryk for, at ordregiver ønsker at sende et signal til tilbudsgiverne om, at dette vil indgå som element i udbuddet. Rubrikken skal især ses i sammenhæng med punkt III.1.3). Som det fremgår af vejledningen til punkt III.1.3), kan en ordregiver i henhold til udbudsdirektivets artikel 4 ikke afvise ansøgere eller tilbudsgivere med den begrundelse, at det skal være enten en fysisk eller en juridisk person, såfremt de i henhold til lovgivningen i det land, hvor de er etableret, har ret til at levere ydelsen. Ordregiver kan derimod forlange af juridiske personer, at de i tilbuddet eller ansøgningen angiver navne og faglige kvalifikationer for de medarbejdere, der skal udføre den pågældende ydelse. 4.6 Del IV: Procedure IV.1) Type procedure Her udfyldes, hvilken type procedure udbuddet vil blive afholdt efter. Det vil oftest være offentligt eller begrænset udbud. For flere oplysninger om de forskellige typer af udbud, og for hvornår disse kan benyttes, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 6. Hvis ordregiver benytter proceduren om hastende begrænset udbud eller hastende udbud efter forhandling, anføres den saglige begrundelse herfor. Ved udbud med forhandling skal det anføres, om deltagerne i forhandlingen allerede er udvalgt. I givet fald skal navn og adresse på disse allerede udvalgte deltagere anføres i punkt VI.3) "Yderligere oplysninger". IV.1.2) Grænse for hvor mange økonomiske aktører, der vil blive opfordret til at afgive bud eller deltage Dette felt skal kun udfyldes, hvis udbudsformen begrænset udbud, udbud efter forhandling eller konkurrencepræget dialog er valgt. Ordregiver har her mulighed for at begrænse antallet af økonomiske aktører, som skal afgive tilbud eller deltage. Det er muligt at vælge et bestemt antal, et mindste antal eller et interval. Lige meget om der vælges et bestemt antal, minimumsantal eller et interval, skal der mindst prækvalificeres 5 ved begrænset udbud og 3 ved udbud efter forhandling eller konkurrencepræget dialog. Hvis der ikke anføres et maksimum, vil ordregiver være forpligtet til at prækvalificere alle ansøgere, som opfylder betingelserne.

54 SIDE 54 KAPITEL 4 UDBUDSBEKENDTGØRELSEN DIREKTIV 2004/18 Ved fastsættelse af antallet skal ordregiver sørge for at sikre en behørig konkurrence på baggrund af ydelsens karakter, de markedsmæssige forhold, antallet og typen af potentielle tilbudsgivere samt andre relevante forhold. Samtidig bør ordregiver også holde sig for øje, at incitamentet til at byde ofte falder, hvis der indbydes en meget omfattende kreds af tilbudsgivere, ligesom det vil være ressourcekrævende for ordregiver, hvis der skal gennemgås og evalueres et stort antal tilbud. For det tilfælde, at der indkommer flere ansøgninger, end der kan prækvalificeres, skal ordregiver forinden have fastlagt, hvilke objektive kriterier der vil blive vurderet ud fra, når de overskydende ansøgere skal frasorteres. Dette sikrer gennemsigtighed ved den ordregivende myndigheds udvælgelse af deltagere. Der stilles ikke krav om, at de objektive kriterier vægtes. De objektive kriterier skal relatere sig til de oplysninger, som der anmodes om i punkt III.2.2) om økonomisk og finansiel kapacitet og punkt III.2.3) om teknisk kapacitet, og da feltet således har en tæt sammenhæng til punkt III.2.2) og III.2.3), bør disse punkters formulering tilpasses hinanden. Boks 4.12 Eksempel på objektive kriterier for valg af det begrænsede antal kandidater Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.5). Se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 9, for en nærmere gennemgang af udvælgelseskriterierne. IV.1.3) Reduktion af antallet af økonomiske aktører under forhandlingerne eller dialogen Dette felt skal kun udfyldes, hvis udbudsformen udbud efter forhandling eller konkurrencepræget dialog er valgt. Der afkrydses i Ja feltet, hvis der skal ske en etapeopdelt reduktion i antallet af løsninger, der skal drøftes, eller tilbud, der skal forhandles. En etapeopdelt reduktion vil sige, at antallet af deltagende aktører nedskæres "over flere omgange, fx fra 5 til 4 til 3 som et led i dialogen eller forhandlingsprocessen. IV.2.1) Tildelingskriterier Der er to tildelingskriterier at vælge mellem: "laveste pris" (ordregiver tildeler således kontrakten til den tilbudsgiver, der afgiver tilbud med laveste pris) eller det "økonomisk mest fordelagtige bud" vurderet på grundlag af en række underkriterier (ordregiver tildeler således kontrakten til den tilbudsgiver, der ud fra de anførte underkriterier har afgivet det tilbud, der samlet set er mest fordelagtigt). Underkriterierne skal være objektive, saglige og have tilknytning til kontraktens genstand. Herudover må de ikke være de samme som udvælgelseskriterierne. Om forskellen på udvælgelseskriterier og tildelingskriterier, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 9.7. Det er ikke et krav, at underkriterierne anføres i udbudsbekendtgørelsen. De kan godt gemmes til udbudsmaterialet, hvilket som oftest vil være fordelagtigt, fx hvis udbudsmaterialet ikke er færdigt, når udbudsbekendtgørelsen udsendes. Kriterierne skal være udtømmende og er bindende for den evaluering, der skal gennemføres. Eksempler på underkriterier kan være pris, kvalitet, funktionalitet, færdiggørelsesfrist, miljøvenlighed, osv. Underkriterierne bør specificeres i en sådan grad, at der skabes gennemsigtighed om, hvad tilbudsevalueringen omfatter. Underkriterierne skal vægtes. Der er mulighed for at lade vægtningen indgå som et interval. Der kan dog kun anføres et enkelt tal i selve feltet i standardformularen. Vælger ordregiver at anvende en vægt-

55 SIDE 55 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER ning med angivelse af rammer, må selve vægtningen derfor gemmes til udbudsmaterialet. Dette bør i givet fald anføres under punkt VI.3) "Yderligere oplysninger". Kun i tilfælde hvor det ikke kan lade sig gøre at vægte underkriterierne, kan disse prioriteres. Det er ordregiver, der skal godtgøre, at underkriterierne ikke kan vægtes. Se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel , om formulering, vægtning og prioritering af underkriterier. IV.2.2) Oplysninger om elektronisk auktion Hvis der vil blive anvendt elektronisk auktion ved udbuddet, afkrydses feltet Ja, og der gives yderligere oplysninger om auktionen. Elektroniske auktioner kan kun anvendes ved varekøb og indkøb af tjenesteydelser (men ikke ved udbud af bygge- og anlægskontrakter). Se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 11.2, for en nærmere gennemgang af elektroniske auktioner. IV.3.1) Sagsnummer hos den ordregivende myndighed Hvis den pågældende udbudssag har et sagsnummer (journalnummer) hos ordregiver, kan nummeret anføres her. IV.3.2) Har der været tidligere offentliggørelse(r) om samme kontrakt? Hvis der tidligere har været offentliggørelser om kontrakten, anføres her bekendtgørelsens nummer i EU- tidende (TED). Der kan fx være tale om en vejledende forhåndsmeddelelse (fx om teknisk dialog), køberprofil, genudbudt ydelse efter annullation osv. Hvis der ikke tidligere har været offentliggjort noget, afkrydses feltet Nej. IV.3.3) Vilkår for adgang til specifikationer og yderligere dokumenter eller beskrivende dokumenter Her angives fristen for modtagelse af anmodninger om dokumenter eller adgang til dokumenter, herunder udbudsmaterialet (relevant for offentlige udbud). Ved offentlige udbud bør fristen som udgangspunkt fastsættes til 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Hvis der under et offentligt udbud ikke er givet fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsbetingelserne og supplerende dokumenter, fx specifikationer, følger det af udbudsdirektivet, at udbudsbetingelserne og de supplerende dokumenter skal sendes senest 6 dage, efter ordregiver har modtaget anmodning herom fra potentielle tilbudsgivere, forudsat at anmodningen er fremsat i tide. Hvis ordregiver ønsker at opkræve betaling for udbudsmaterialet, anføres prisen, hvilken valuta, samt betalingsvilkår og -metode. IV.3.4) Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse Her anføres fristen for tilbudsgivere til at afgive tilbud (offentlige udbud) eller ansøge om deltagelse (begrænset udbud, udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog). Denne frist er afgørende for muligheden for at deltage. Ansøgninger og tilbud, der indkommer efter fristen, skal afvises. Udbudsdirektivet fastlægger minimumsfrister. Det betyder, at ordregiver godt kan give længere frister. Ordregiver bør i den forbindelse tage hensyn til omfanget af det arbejde, som ansøgere/tilbudsgivere skal præstere, sommerferieperioder, helligdage mv. Hvis der fx er tale om et stort og omfattende udbudsmateriale, og kravene til tilbudsgivers tilbud er tilsvarende høje, bør fristen afspejle dette.

56 SIDE 56 KAPITEL 4 UDBUDSBEKENDTGØRELSEN DIREKTIV 2004/18 IV.3.5) Dato for afsendelse til udvalgte kandidater af opfordringer til at afgive bud eller at deltage Hvis ordregiver allerede på forhånd kender datoen for afsendelsen af opfordringer til at afgive tilbud eller opfordring til at deltage, anføres den her. Datoen er ikke bindende for ordregiver, men såfremt der anføres en dato, kan det være hensigtsmæssigt at informere deltagerne, hvis datoen forrykkes væsentligt. Udfyldelse af dette felt kan være relevant ved udbudsformerne begrænset udbud, udbud efter forhandling samt konkurrencepræget dialog. IV.3.6) Sprog, der må benyttes ved afgivelse af bud eller ansøgninger om deltagelse Her afkrydses, om det er alle officielle EU-sprog, der må benyttes ved afgivelse af bud eller ansøgning om deltagelse, eller om der er tale om nogle udvalgte EU-sprog, som skal angives. Det vil ofte være sidstnævnte mulighed, der bliver anvendt. Ordregiver bør i den forbindelse overveje, hvilke sprog der kan være relevante alt afhængig af tilbudsgiverfeltet og de markedsmæssige forhold for den pågældende ydelse i øvrigt. Principielt set er ordregiver berettiget til kun at vælge dansk som sprog, men det bør i den forbindelse overvejes, hvorvidt dette er hensigtsmæssigt af hensyn til at skabe den bedst mulige konkurrence. Ordregiver kan også vælge, at kun visse af dokumenterne skal være på dansk. Hvis ordregiver fx ønsker at modtage tilbud på dansk, men godt kan acceptere tilladelser, produktbeskrivelser eller andre generelle dokumenter på engelsk, anføres dansk ( DA ) under "Følgende officielle EU-sprog". Herefter anføres det under "Andet", hvilken type dokumenter der kan indleveres på engelsk. IV.3.7) Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud Her anføres, hvor længe ordregiver ønsker, at tilbudsgivere skal være forpligtet af deres tilbud. Udfyldelse skal kun ske, når den valgte procedure er offentligt udbud. Ved begrænsede udbud og udbud med forhandling kan ordregiver vælge at udfylde feltet. Udfyldelse bør i disse tilfælde kun ske, hvis der er fastlagt en tidsplan for udbuddet, der giver ordregiver mulighed for med tilstrækkelig sikkerhed at fastlægge den periode, i hvilken tilbudsgiverne skal være forpligtede af deres tilbud. Dette kan ske enten ved at anføre, indtil hvilken dato tilbuddene skal være bindende, eller anføre, i hvor lang tid efter modtagelse (anført i dage eller måneder) tilbuddet skal være bindende. Ved fastsættelse af varigheden af minimumsperioden (vedståelsesperioden) bør ordregiver tage stilling til, i hvilket omfang der bør tages hensyn til uforudsete forsinkelser i forhold til udbuddets tidsplan og til tidspunktet for den udbudte kontrakts ikrafttrædelse. En lang vedståelsesperiode kan være byrdefuld for tilbudsgiverne, og i visse typer af udbud kan det eventuelt føre til mindre konkurrencedygtige priser på grund af usikkerhed om pris- og lønudvikling mv. IV.3.8) Åbning af bud Her anføres, på hvilken dato og hvilket tidspunkt tilbud vil blive åbnet og på hvilken adresse. Endvidere anføres det, hvilke personer der i givet fald må være til stede ved åbningen. Bemærk, at tilbudsloven har særlige regler om tilstedeværelse, som også gælder for bygge- og anlægsopgaver over tærskelværdien. 4.7 DEL VI: Supplerende oplysninger VI.1) Oplysninger om gentagelse Hvis der er tale om et tilbagevendende offentligt indkøb, afkrydses i Ja feltet. Et tilbagevendende offentligt indkøb er et indkøb, der må forventes at ville blive gentaget med jævne mellemrum. Dette kan fx være tilfældet, hvor en offentlig myndighed udbyder et indkøb af kontorartikler, og hvor der iværksættes et nyt udbud, når kontrakten udløber, da det er en ydelse, som ordregiver forventer fortsat at have brug for at indkøbe. Yderligere skal det skønnede tidspunkt for offentliggørelse af yderligere fremtidige bekendtgørelser anføres. Det her anførte tidspunkt skal således være i overensstemmelse med det under punkt II.1.4)

57 SIDE 57 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER eller II.3) anførte om den udbudte kontrakts varighed og det under punkt II.2.3) anførte om muligheden for forlængelse. VI.2) Oplysninger om EU-midler Her anføres, hvorvidt kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program, og i givet fald anføres navnet på projektet/programmet. VI.3) Yderligere oplysninger Her anføres de yderligere oplysninger, som er relevante for udbuddet, og som ikke hører hjemme i andre felter, eller der kan anføres supplerende eller forklarende bemærkninger til de øvrige felter. Dette felt giver således mulighed for, at ordregiver kan skrive mere frit og derfor fx uddybe og nuancere nogle af de øvrige felter, såfremt der er behov for det. Herudover kan øvrige relevante oplysninger anføres her. Det kan fx her med fordel anføres, hvis der er særlige krav til indlevering af ansøgninger eller tilbud, fx antal eksemplarer, om de skal afgives elektronisk fx i form af usb-stik, om mærkning af kuverten mv. Ligeledes kan følgende fremgå alt efter udbuddets karakter:» Datoen for et eventuelt orienteringsmøde,» om der forventes besigtigelse samt hvornår,» om der afgives kontrolbud,» oplysninger om andre ordregivende myndigheder, som ordregiver køber ind på vegne af,» oplysninger om andre relevante forhold. Herudover kan det her anføres, at tilbudsgiverne kan basere sig på andre enheders økonomiske/finansielle kapacitet og tekniske/faglige kapacitet, jf. vejledningerne til punkt III.2.2) og III.2.3), hvis der ikke er anført noget herom under disse punkter. Endelig kan det her anføres, at ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i implementeringsbekendtgørelsens 12, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Adgangen til at anvende fremgangsmåden ville gælde alligevel, men det kan være hensigtsmæssigt at gøre virksomhederne opmærksomme på bestemmelsen. VI.4) Klageprocedurer Dette punkt kan for danske ordregivere udfyldes som vist nedenfor. I Danmark er det relevante klageorgan Klagenævnet for Udbud. Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark, så dette felt udfyldes ikke. Oplysninger om indgivelse af klager kan indhentes hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, der administrerer udbudsreglerne i Danmark. VI.4.1) Organ med ansvar for klageprocedurerne Klagenævnet for Udbud Dahlerups Pakhus Langelinie Allé København Ø DANMARK Mail-adresse: [email protected] Telefon: Internetadresse: Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne Der er intet mæglingsorgan i Danmark. VI.4.2) Indgivelse af klager I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv. gælder følgende frister for indgivelse af klage:

58 SIDE 58 KAPITEL 4 UDBUDSBEKENDTGØRELSEN DIREKTIV 2004/18 Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret. Fristen begynder dog først, når der i underretningen er angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for ordregiverens beslutning. I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået. Lige som ovenfor er det en betingelse for, at fristen begynder at løbe, at underretningen indeholder en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens 2, stk. 2. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds adresse er angivet i punkt VI.4.1). Klagevejledningen fra Klagenævnet for Udbud kan findes her. VI.4.3) Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om indgivelse af klager Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, DANMARK Mail-adresse: [email protected] Telefon: Internetadresse: VI. 5) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse Her anføres datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen. Det er denne dato, som udbudsdirektivets frister regnes fra, og således ikke datoen for offentliggørelsen af bekendtgørelsen i EU-tidende (TED). Ordregiver kan fra denne dato offentliggøre udbudsbekendtgørelsen nationalt og orientere potentielle ansøgere eller tilbudsgivere herom. Bilag A Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag A hænger sammen med udfyldelsen af Del I, punkt I.1) og I.4), og benyttes til yderligere oplysninger om adresser og kontakter. Hvis yderligere oplysninger, specifikationer og/eller yderligere dokumenter ikke kan fås ved henvendelse på den i punkt I.1) anførte adresse (dvs. ordregivers adresse), anføres her, til hvem henvendelser fra tilbudsgivere skal rettes. Det kan fx være en rådgiver. Det samme gør sig gældende, hvis tilbud/ansøgning om deltagelse skal sendes til en anden end ordregiver. Hvis ordregiver køber ind på vegne af en anden myndighed, angives i punkt IV) navn og adresse på den anden myndighed, på hvis vegne ordregiver foretager indkøbet. Hvis der er tale om en rammeaftale, kan de begunstigede således angives i dette bilag, jf. vejledningen til punkt I.4). Der kan eventuelt også angives en beskrivelse heraf i punkt II.1.5) eller i punkt VI.3.

59 SIDE 59 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Punkt IV) benyttes, så mange gange det er nødvendigt for at angive alle de andre myndigheder, som der købes ind på vegne af. Bilag B Oplysninger om delaftaler Bilag B benyttes, hvis udbuddet er delt op i delaftaler. Der udfyldes et bilag B for hver delaftale. Se punkt: II.1.8). I givet fald anføres her delaftalens nummer og betegnelse samt en kort beskrivelse, jf. vejledningen til punkt II.1.5). Herudover anføres de relevante CPV-numre, jf. vejledningen til punkt II.1.6), samt delaftalens mængde eller omfang, jf. vejledningen til punkt II.2.1). Endvidere oplyses varigheden, jf. vejledningen til punkt II.3). Sidst er der mulighed for at anføre yderligere oplysninger om den pågældende delaftale. Eftersom visse oplysninger kommer til at fremgå flere gange i udbudsbekendtgørelsen (fx både af selve udbudsbekendtgørelsen og af bilag B), er det vigtigt at sikre, at oplysningerne er ens. Herved undgås det, at der som følge af uklarheder opstår tvivl om, hvilke oplysninger virksomhederne skal lægge til grund ved udarbejdelsen af ansøgninger eller tilbud. Bilag C1 - Offentlige Indkøb. Tjenesteydelseskategorier, som der henvises til i del II: Kontraktens genstand Bilag C1 er alene til orientering og skal ikke udfyldes.

60 SIDE 60 KAPITEL 5 UDBUDSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/17 Kapitel 5 Udbudsbekendtgørelse Direktiv 2004/ Standardformularens karakter og formål Udbudsbekendtgørelsen danner rammerne for hele udbudsprocessen, og ved gennemførelsen af et EU-udbud er det offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen, der officielt igangsætter udbudsproceduren. Formålet med udbudsbekendtgørelsen er at skabe mulighed for, at virksomheder kan vurdere den udbudte ydelse med henblik på at afgøre, hvorvidt de er kompetente til og ønsker at deltage i udbuddet, og det er som sådan et væsentligt dokument i udbuddet. Udbudsbekendtgørelsen anvendes som udgangspunkt ved EU-udbud, der er omfattet af forsyningsvirksomhedsdirektivet. Standardformularen kan dog også anvendes ved annoncering af en konkurrenceudsættelse af bilag XVII B-ydelser, som ikke er omfattet af forsyningsvirksomhedsdirektivets procedureregler (men alene af artikel 34 og 43). En sådan annoncering via TED kan være relevant, fx hvis kontrakten har en klar grænseoverskridende karakter. I så fald bør det fremgå af udbudsbekendtgørelsen, at der er tale om en annoncering af bilag XVII B- ydelser, og at forsyningsvirksomhedsdirektivets procedureregler således ikke finder anvendelse (på nær artikel 34 og 43). Ordregiver skal anvende den standardformular, som Kommissionen har udarbejdet, jf. forordning nr. 842/2011 af 19. august Den til enhver tid gældende standardformular kan findes her. Standardformularen findes i en online version, som gør det muligt at udfylde og indlevere formularen elektronisk via internettet. Online versionen findes på enotices, og adgang fås her. Alternativt kan standardformularen udfyldes manuelt og indsendes til kontoret for De Europæiske Fællesskabers Publikationer (EU-Publikationskontoret). Udbudsbekendtgørelsen offentliggøres herefter i Supplement til EU-Tidende (TED) senest 5 dage efter afsendelsen (forudsat at formularen er indsendt elektronisk). Udbudsbekendtgørelsen offentliggøres samtidig automatisk på Standardformularen bærer præg af at være oversat, ligesom den også bærer præg af, at den gælder på tværs af flere landes juridiske traditioner. Der kan således forekomme udtryk i standardformularen, som ikke svarer til den gængse danske udbudsterminologi. Hertil kommer, at standardformularen er opdelt i felter/rubrikker, der ikke giver meget rum for ordregiver til at skrive frit. Ordregiver kan dog skabe sig en høj grad af fleksibilitet i forbindelse med udfyldelsen af de forskellige felter, herunder ved anvendelsen af punkt VI.3) "Yderligere oplysninger" og ved også i øvrigt at tænke rummelighed ind i udfyldelsen af de enkelte felter. Denne vejledning skal bidrage til, at udfyldelsen og anvendelsen af standardformularen gøres lettere for ordregivende myndigheder.

61 SIDE 61 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER 5.2 Gode råd og faldgruber Den proces, der ligger forud for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen, er vigtig i forhold til at gennemføre et vellykket udbud. Hvis ordregiver er grundig i sin forberedelse af udbuddet, bliver kvaliteten af udbudsmaterialet ofte bedre, og ansøgerne/tilbudsgiverne får nemmere ved at udarbejde konditionsmæssige ansøgninger/tilbud. Samtidig kan ordregivers transaktionsomkostninger i de senere faser af udbudsprocessen ofte reduceres, fordi der er mindre risiko for, at der opstår behov for at ændre udbudsmaterialet eller i øvrigt opstår tvivl om indholdet af udbudsmaterialet. Det betyder bl.a., at ordregiver forud for udarbejdelse af udbudsbekendtgørelsen bør have et godt kendskab til ydelsen, markedsforholdene, leverandørfeltet og de øvrige, særlige vilkår og forhold, som er relevante for det pågældende udbud. Dette vil kunne medvirke til at sikre, at udbuddet tilrettelægges således, at der er tale om markedskonforme vilkår med henblik på, at der opnås den bedst mulige konkurrence. Ordregiver kan som udgangspunkt ikke i udbudsmaterialet lave om på forhold, som fremgår af udbudsbekendtgørelsen. Dette stiller særlige krav til ordregivers udfyldelse af udbudsbekendtgørelsen, og ordregiver bør derfor færdiggøre sit udbudsmateriale i videst muligt omfang, inden udbudsbekendtgørelsen offentliggøres. Endvidere bør ordregiver søge at formulere udbudsbekendtgørelsen med en sådan rummelighed, at der skabes en vis fleksibilitet til brug for den videre udbudsproces. Samtidig er det vigtigt, at udbudsbekendtgørelsen har et sådant detaljeringsniveau, at potentielle bydende kan få et tilstrækkeligt kendskab til ydelsen og de væsentligste vilkår for udbuddet allerede på dette tidlige tidspunkt i udbudsprocessen. Navnlig for så vidt angår genudbud af ydelser, hvor der er en eksisterende leverandør, bør ordregiver være opmærksom på at sikre et behørigt informationsniveau med henblik på at undgå inhabilitet hos den leverandør, som på forhånd kender ydelsen. Udbudsbekendtgørelsen indeholder flere oplysninger, der i visse udbud bruges til at begrænse leverandørfeltet (fx ved prækvalifikationen i et begrænset udbud). Med henblik på at opnå den bedst mulige konkurrence er det derfor vigtigt, at ordregiver nøje overvejer, hvilke mindstekrav der eventuelt skal stilles til leverandørernes økonomiske og finansielle kapacitet samt deres tekniske kapacitet. Såfremt der stilles forkerte krav, kan det føre til et felt af tilbudsgivere, der ikke giver den optimale konkurrence, herunder hvis kravene er sat så højt, at ingen eller kun ganske få tilbudsgivere slipper igennem. Det samme gælder ved formuleringen af de objektive kriterier for udvælgelsen af tilbudsgivere. Ordregiver bør også ved udfyldelsen af udbudsbekendtgørelsen og ved sin tilrettelæggelse af udbuddet sikre hensynet til konkurrencen fx ved i videst muligt omfang at tilgodese SMV er, ved at søge ikke at skabe unødige begrænsninger i adgangen til at deltage i konkurrencen om kontrakten og ved generelt at iagttage en hensigtsmæssig adfærd med henblik på at skabe sund konkurrence. Ordregiver bør herudover generelt overveje omfanget af formelle krav/formkrav i udbudsbekendtgørelsen og sikre, at sprogbrugen i udbudsbekendtgørelsen tager højde for dette. Såfremt der stilles krav til ansøgere/tilbudsgivere om indlevering af visse oplysninger eller dokumenter som en del af ansøgningen/tilbuddet, og disse oplysninger eller dokumenter ved en fejl ikke indgår i ansøgningen/tilbuddet, kan selve ordlyden af kravet ofte være afgørende for, om ordregiver har pligt til at diskvalificere den/det pågældende ansøgning/tilbud.

62 SIDE 62 KAPITEL 5 UDBUDSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/17 Ordregiver bør således - generelt set - ikke stille egentlige formelle krav om oplysninger/dokumenter, hvor dette ikke er nødvendigt. Alternativt kan formuleringen "Ordregiver ser gerne, at " eller tilsvarende vendinger anvendes, som viser, at der ikke er tale om et ufravigeligt krav. Fx "Ordregiver ser gerne, at ansøgninger indleveres i 5 papireksemplarer og i en elektronisk version, fx i form af et USB-stik". Ordregiver skal ved udarbejdelsen af udbudsbekendtgørelsen sikre sig, at oplysningerne i standardformularen er indbyrdes sammenhængende, fx at dokumentationskravene til virksomhedernes økonomiske/finansielle kapacitet, jf. punkt III.2.2), og tekniske kapacitet, jf. punkt III.2.3), hænger sammen med de mindstekrav, der stilles til virksomhedernes kapacitet, og at dokumentationskravene samtidig hænger sammen med de objektive udvælgelseskriterier. Kravet om en sådan overensstemmelse mellem oplysningerne gælder også de øvrige felter i udbudsbekendtgørelsen. Ordregiver bør derfor afsætte god tid til udarbejdelse og kvalitetssikring af udbudsbekendtgørelsen, da en væsentlig indsats her ofte kan reducere forekomsten af fejl og mangler i udbudsbekendtgørelsen, og man kan således ofte spare kostbar tid senere i udbudsprocessen. Baggrunden for denne anbefaling er bl.a., at ændringer, uddybninger og præciseringer mv. til en offentliggjort udbudsbekendtgørelse bør undgås. Visse ændringer kan således føre til en forpligtelse for ordregiver til at udarbejde en bekendtgørelse med supplerende oplysninger samtidig med en eventuel udskydelse af frister mv. eller - hvis en sådan "reparation" ikke er mulig - til at aflyse udbuddet og begynde forfra. 5.3 Del I: Ordregiver I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er) Her udfyldes ordregivers officielle navn, adresse, adresse mv. samt kontaktpunkt (fx kontaktperson) for udbuddet. Hvis der er oprettet en særlig hjemmeside til udbuddet, kan det anføres her, ligesom ordregivers generelle hjemmeside kan anføres. Hvis der er oprettet en køberprofil, bør denne ligeledes anføres. For flere oplysninger om køberprofiler, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel Det kan også anføres, om der er elektronisk adgang til oplysninger, eller hvis bud og ansøgninger om deltagelse kan indsendes via en internetadresse. Det er som udgangspunkt den anførte ordregiver, der bliver kontraktpart. Hvis flere ordregivere indgår en indkøbsaftale i fællesskab, således at samtlige ordregivere bliver kontraktparter, skal der vælges en kontaktordregiver, som anføres i dette felt. De øvrige ordregivere, der bliver parter i aftalen, anføres i punkt VI.3) "Yderligere oplysninger". I.1) Yderligere oplysninger fås her Hvis yderligere oplysninger, specifikationer og yderligere dokumenter kan fås ved henvendelse til en anden end ordregiveren (fx en rådgiver), afkrydses feltet Andet. Oplysninger om, hvor materialet kan rekvireres, skal da anføres i bilag A (fx rådgivers navn og adresse). Det samme gælder, hvis bud eller ansøgning om deltagelse skal sendes til en anden adresse end ordregivers (fx til rådgivers adresse). I.2) Hovedaktivitet Her angives ordregivers hovedaktivitet. Bemærk, at dette ikke nødvendigvis er sammenfaldende med den aktivitet, der udbydes. Den aktivitet, som det konkrete udbud vedrører, kan således være en anden end den aktivitet, der er ordregivers hovedaktivitet, fx hvis ordregiver normalt beskæftiger sig med jernbanevirksomhed, mens det konkrete udbud vedrører en bybane.

63 SIDE 63 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER I.3) Kontrakt indgås på andre ordregiveres vegne Her angives, om ordregiver køber ind på vegne af andre ordregivende myndigheder. Det vil fx være tilfældet, når centrale indkøbsorganisationer foretager indkøb. Når der afkrydses i Ja, bør de myndigheder, der købes ind på vegne af, angives i bilag A, afsnit IV). Indgår flere ordregivere en indkøbsaftale i fællesskab, hvor samtlige ordregivere bliver kontraktparter, skal der afkrydses i feltet Nej. Det skyldes, at den ene ordregiver netop ikke køber ind på vegne af de øvrige, men at de indgår aftale i fællesskab. I et sådant tilfælde skal kontaktordregiveren angives i punkt I.1) og de øvrige ordregivere i punkt VI.3) "Yderligere oplysninger". 5.4 Del II: Kontaktens genstand II.1.1) Ordregiverens betegnelse for kontrakten Her angives ordregivers betegnelse for kontrakten. Dette vil typisk være kontraktens titel, fx "Kontrakt om indkøb af tog" eller "Kontrakt om anlæg af jernbane". Den mere detaljerede beskrivelse af de udbudte ydelser anføres under punkt II.1.5). II.1.2) Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted for bygge/anlægsarbejdet, varerne eller tjenesteydelserne Her angives, om kontrakten vedrører bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser. Der skal kun markeres i ét felt. Er der tale om en blandet kontrakt, som indeholder elementer af både bygge- og anlægsarbejder og varer eller tjenesteydelser, skal der markeres i den kategori, der udgør kontraktens hovedformål. Er der tale om en blandet kontrakt, som indeholder elementer af både varer og tjenesteydelser, skal der markeres i den kategori, der udgør den største del af kontraktens værdi. Hvis udbuddet fx angår køb af tog (varer) og tilhørende løbende service- og vedligeholdelsesydelser (tjenesteydelser), markeres i kategorien varer, såfremt værdien af varedelen overstiger værdien af de tjenesteydelser, som kontrakten omfatter. Ved bygge- og anlægsarbejder angives, om der er tale om udførelse, samlet projektering og udførelse (dvs. totalentreprise) eller udførelse af bygge- og anlægsarbejdet efter ordregivers specifikationer uanset med hvilke midler (dvs. et skræddersyet byggeri). Et skræddersyet byggeri er således et byggeri, der, inden det sælges til en offentlig myndighed, opføres eller istandsættes af en privat part efter nøje instruktioner fra den offentlige myndighed, der efterfølgende erhverver bygningen. Ved varekøb angives, om der er tale om et indkøb, leasing, leje, leje med forkøbsret eller en kombination. Ved tjenesteydelser angives, hvilken tjenesteydelseskategori kontrakten falder ind under, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XVII. De enkelte tjenesteydelseskategorier er i bilaget defineret ved henvisning til de CPV-numre, som kategorien omfatter. Tjenesteydelseskategorierne fremgår tillige af udbudsbekendtgørelsens bilag C2. Indeholder en kontrakt flere tjenesteydelser, som falder ind under forskellige kategorier i direktivet, vælges den kategori, der udgør hovedparten af ydelsen. Hvis udbuddet fx angår køb af en rådgiverydelse (kategori 12), hvor der samtidig skal foretages en markedsundersøgelse (kategori 10), vælges kategorien for rådgiverydelsen (kategori 12), hvis værdien af rådgiverydelsen overstiger værdien af markedsundersøgelsen.

64 SIDE 64 KAPITEL 5 UDBUDSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/17 II.1.2) Hovedleverings- eller hovedudførelsessted for bygge- eller anlægsarbejde, varer eller tjenesteydelser Ved udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser, angives kontraktens hovedudførelsessted. Er der tale om et varekøb, angives hovedleveringsstedet. Hvor præcise angivelserne kan blive, afhænger af kontraktens art. Ved fx etablering af en jernbanebro i Roskilde, angives Roskilde. Er der derimod tale om landsdækkende levering af varer, angives fx Levering i hele Danmark. Hovedleverings- eller hovedudførelsesstedet kan fx også angives som ordregivers forsyningsområde. II.1.2) Nuts-kode Her angives NUTS-koden. NUTS-koden er en geografisk nomenklatur, der refererer til hovedudførelsesstedet eller -leveringsstedet. Der findes en overordnet kode for Danmark (DK- DANMARK), med underkoder opdelt på regionalt niveau. Hver region er underopdelt i forskellige geografiske områder, der kan bruges til at angive stedet mere præcist. For Danmark gælder følgende NUTS-koder: DK0-DANMARK DK01-Hovedstaden DK02-Sjælland DK03-Syddanmark DK04-Midtjylland DK05-Nordjylland DK011-Byen København DK012-Københavns omegn DK013-Nordsjælland DK014-Bornholm DK021-Østsjælland DK022-Vest- og Sydsjælland DK031-Fyn DK032-Sydjylland DK041-Vestjylland DK042-Østjylland DK050-Nordjylland DKZ-EKSTRA-REGIO DKZZ-Ekstra-Regio DKZZZ-Ekstra-Regio Jo mere nøjagtigt koden kan angives, jo bedre. Koden skal selvsagt hænge sammen med det i felterne ovenfor anførte om hovedleverings- eller hovedudførelsessted. Hvis der fx er tale om en kontrakt om landsdækkende levering af varer, angives koden "DK0- DANMARK" for hele Danmark. Hvis der derimod er tale om distribution af drikkevand i København, angives koden "DK011-Byen København". Hvis hovedleverings- eller hovedudførelsesstedet er Færøerne eller Grønland, angives koden "DKZ-EKSTRA-REGIO". Hvis kontrakten omfatter levering eller udførelse både i Danmark og på Færøerne og/eller i Grønland, bør både koden "DK0" og koden "DKZ-EKSTRA-REGIO" angives. Dette kan desuden beskrives nærmere under punkt II.1.5). II.1.3) Oplysninger om offentlig kontrakt, rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem Her angives, om bekendtgørelsen vedrører en offentlig kontrakt (dvs. et enkeltstående indkøb), udarbejdelse af en rammeaftale (dvs. en aftale, der fastsætter vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af en given periode) eller oprettelse af et dynamisk indkøbssystem (dvs. en fuldt elektronisk indkøbsproces, som navnlig kan anvendes ved standardiserede og gentagne indkøb). II.1.4) Oplysninger om rammeaftale Dette felt udfyldes kun ved udbud af en rammeaftale, jf. punkt II.1.3). Her angives, om der er tale om en rammeaftale med en enkelt aktør (leverandør) eller en rammeaftale med flere aktører (leverandører). Ved en rammeaftale med flere aktører (leverandører) angives, hvor mange der påtænkes indgået rammeaftale med. Det kan enten ske ved at angive det nøjagtige antal eller ved at angive det største antal. Fastlæggelsen af det nærmere antal afhænger af ydelsens karakter, markedsforholdene, leverandørfeltet, aftagerforholdene etc.

65 SIDE 65 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Bemærk, at det i forsyningsvirksomhedsdirektivet - i modsætning til udbudsdirektivet - ikke er reguleret, hvor mange leverandører der mindst skal indgås aftale med. II.1.4) Rammeaftalens varighed Her anføres rammeaftalens varighed enten i år eller måneder. Bemærk, at det i forsyningsvirksomhedsdirektivet - i modsætning til udbudsdirektivet - ikke er reguleret, hvor lang varighed en rammeaftale må have. I den forbindelse bemærkes, at ordregivende myndigheder har en forpligtelse til at sikre, at der udøves en økonomisk saglig forvaltning, hvilket som udgangspunkt indebærer, at en ydelse udbydes regelmæssigt. Hertil kommer, at kontrakterne ikke må have så lang en løbetid, at konkurrencen fordrejes eller udelukkes. II.1.4) Anslået samlet værdi af indkøbene i hele rammeaftalens løbetid Her angives den anslåede værdi for indkøb under rammeaftalen inklusive eventuelle optioner (fx om forlængelse af rammeaftalen). For god ordens skyld bør det præciseres, at værdien er inklusiv den optionelle forlængelsesperiode. Hvis selve rammeaftalen fx har en anslået værdi på ca. 9 mio. kr. for tre år med mulighed for op til ét års forlængelse, er den samlede anslåede værdi af rammeaftalen ca. 12 mio. kr. Værdien skal således opgøres som den samlede anslåede værdi for alle indkøb i hele rammeaftalens varighed. Det kan ske ved at angive én konkret værdi eller ved at angive et interval. Det vil ofte være hensigtsmæssigt at anføre et interval for at sikre en vis fleksibilitet. Hvis ordregiver fx anslår den samlede værdi for alle indkøb i hele rammeaftalens varighed til ca. 12 mio. kr., kan det være hensigtsmæssigt at anføre værdien som et interval på mio. kr., så ordregiver undgår en mulig tvist med den senere valgte leverandør, hvis det viser sig, at værdien af de faktiske indkøb i rammeaftalens varighed ikke svarer til den anslåede værdi. Der må i dette felt kun angives talværdier. Beløbene skal angives eksklusiv moms, ligesom valutaenheden skal angives. Ordregiver må ved beløbets fastsættelse udøve et sagligt skøn baseret på sit kendskab til købets formodede omfang, dvs. de forventede træk på rammeaftalen og ydelsens forventede værdi på baggrund af markedsforholdene. Ordregiver kan i den forbindelse også tage det hidtidige forbrugsmønster i betragtning, ligesom dette kan anføres, hvis det vurderes at være retvisende for udbuddet. Hvis det er muligt, angives også hyppigheden og værdien af de enkelte kontrakter, der påtænkes tildelt under rammeaftalen. II.1.5) Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene Her gives en kortfattet beskrivelse af kontrakten eller indkøbet, dvs. den udbudte ydelse. Det er ikke nødvendigt, at ordregiver beskriver den udbudte ydelse fuldstændigt. Det er dog et krav, at det klart fremgår, hvad kontrakten omfatter, således at potentielle tilbudsgivere får mulighed for at danne sig et indtryk af, om de er interesserede i at deltage i det konkrete udbud. Den nødvendige detaljeringsgrad afhænger bl.a. af udbuddets karakter og omfang, og af hvad der er afgørende for, at de potentielle tilbudsgivere kan vurdere, om de har interesse i at deltage i udbuddet. Det er dog vigtigt, at de væsentligste oplysninger og vilkår fremgår af beskrivelsen. Beskrivelsen skal omhandle, hvad der indkøbes og de vigtigste karakteristika og kendetegn herved. Det er også hensigtsmæssigt at beskrive, hvis der er tale om visse særlige forhold, som tilbudsgiverne må antages at skulle tage i betragtning, fx hvis der er tale om en vis egenpro-

66 SIDE 66 KAPITEL 5 UDBUDSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/17 duktion, eller hvis der er nogle vigtige tidsmæssige forpligtelser for leverandøren i forbindelse med opfyldelse af kontrakten, fx en udrulningsplan, færdiggørelsesfrist, e.l. Også den sammenhæng, som ydelsen skal indgå i, er ofte hensigtsmæssig at beskrive. Det bør også anføres, hvis virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse, mens de detaljerede oplysninger herom kan "gemmes" til udbudsmaterialet. Hvis der er tale om en rammeaftale, som andre ordregivere kan trække på, skal de begunstigede på rammeaftalen fremgå af udbudsbekendtgørelsen, og dette felt kan eventuelt anvendes til denne oplysning. Beskrivelsen af kontrakten i denne rubrik udgør en bindende ramme for indholdet af udbudsmaterialet. Det betyder, at kontraktens genstand skal beskrives klart, og at der kun er begrænset mulighed for i udbudsmaterialet at ændre på de forhold, der er beskrevet her. Da udbudsbekendtgørelsen typisk udarbejdes og offentliggøres, inden udbudsmaterialet er færdigt, er det derfor vigtigt, at man grundigt overvejer formuleringerne og forsøger at skabe den nødvendige rummelighed, uden at det går ud over værdien af informationen i bekendtgørelsen. Beskrivelsen vil også være af betydning for indholdet af de referencer, som kan kræves oplyst under punkt III.2.3), fordi referencerne skal angå ydelser, som ligner den ydelse, der udbydes. Også derfor er det vigtigt, at beskrivelsen er så præcis, at ansøgere/tilbudsgivere kan forholde sig til den i forhold til de oplysninger, de skal tilvejebringe II.1.6) CPV-glossaret (common procurement vocabulary) Her angives den/de relevante CPV-kode(r) for den udbudte ydelse. CPV-klassifikationen (Common Procurement Vocabulary) er en nomenklatur udviklet med henblik på, at varer og ydelser skal kunne identificeres på en enkel og entydig måde. CPVklassifikationen består af et primærglossar, som er obligatorisk for ordregiver at anvende, og af et supplerende glossar, som ordregiver kan vælge at anvende for at beskrive den udbudte ydelse nærmere, jf. nedenfor. I primærglossaret har hver enkelt vare, tjenesteydelse og bygge- og anlægsaktivitet en særlig kode, der benyttes, når potentielle tilbudsgivere skal finde relevante udbud. Koderne anvendes også i forbindelse med udarbejdelse af statistikker. Hver CPV-kode består af 8 cifre. Koderne er opdelt i overordnede afdelinger og underinddelinger. I nogle tilfælde vil det være nok med en enkelt CPV-kode, og i andre tilfælde kan der være behov for at angive flere CPV-koder for at give en tilstrækkelig beskrivelse af den udbudte ydelse. Der skal i sidstnævnte tilfælde angives en enkelt kode for hovedgenstanden det kan enten være en overordnet kode for ydelsen, når ydelsen består af flere underydelser, eller koden for den væsentligste ydelse ved sammensatte ydelser. CPV-beskrivelsen for hovedgenstanden vil udgøre udbudsbekendtgørelsens overskrift ved offentliggørelse i TED-databasen. Det er vigtigt at være opmærksom på, at potentielle tilbudsgivere ofte vil blive opmærksomme på udbudsbekendtgørelsen via den eller de angivne CPV-koder. Det er derfor vigtigt, at den eller de valgte CPV-koder giver en beskrivelse af den udbudte ydelse, der er så præcis som muligt, således at relevante virksomheder får kendskab til udbudsbekendtgørelsen. Det kan fx ske ved en kombination af flere koder. Ordregiver bør sikre sig, at kombinationen af de valgte koder dækker over hele den udbudte ydelse. Bemærk, at forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XII indeholder en liste over aktiviteter, der omfattes af direktivets definition af bygge- og anlægskontrakter, og at der for hver aktivi-

67 SIDE 67 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER tet er angivet den relevante CPV-kode. Tilsvarende indeholder forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XVII lister over de tjenesteydelseskategorier, der omfattes af direktivets definition af tjenesteydelseskontrakter. De enkelte tjenesteydelseskategorier er defineret ved henvisning til de relevante CPV-koder. Se også vejledningen til punkt II.1.2). De valgte CPV-koder skal selvsagt svare til den relevante aktivitet eller ligge inden for den relevante tjenesteydelseskategori. Vær opmærksom på, at den seneste udgave af CPV-koderne og af forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XII og bilag XVII er fra Det supplerende glossar kan som nævnt anvendes til at beskrive kontraktens genstand yderligere. Det består af koder med både bogstaver og cifre, der svarer til en beskrivelse, der kan præcisere arten eller en særlig brug af den vare, der skal indkøbes. Ordregiver er ikke forpligtet til at anvende det supplerende glossar det skal blot ses som en yderligere hjælp til at beskrive den udbudte ydelse mere præcist. CPV-koderne kan både findes på SIMAP's hjemmeside, og via Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. II.1.7) Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb Her angives, om udbuddet er omfattet af WTO-aftalen. Denne aftale omtales også som GPAaftalen (Government Procurement Agreement). Offentlige indkøb, som er omfattet af forsyningsvirksomhedsdirektivet, vil som hovedregel også være omfattet af WTO-aftalen, hvis ordregiver er en "ordregivende myndighed" eller "offentlig virksomhed" i henhold til forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 2, stk. 2, litra a. Ordregivere i henhold til forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 2, stk. 2, litra b, er derimod ikke omfattet af WTO-aftalen. Selve aftalen fastlægger de generelle principper og procedurer for offentlige indkøb, og den konkrete anvendelse er baseret på aftaler mellem WTO-parterne. I denne sammenhæng udgør EU en samlet forhandlingspart, og EU har tiltrådt aftalen på medlemsstaternes vegne. Aftalens dækningsområde fremgår af en række bilag til WTO-aftalen, der kan findes på WTO s hjemmeside. Der findes bilag for hver part, der har tiltrådt aftalen, og bilagene indeholder bl.a. undtagelser og forbehold i forhold til forskellige lande og ydelsestyper. For en dansk ordregiver gælder altså bilagene for EU. Hvis udbuddet er omfattet af WTO-aftalen, betyder det ikke, at ordregiver er forpligtet til at følge andre regler, end de der findes i udbudsdirektivet. Det betyder blot, at ordregiver muligvis modtager tilbud/anmodninger om deltagelse fra tilbudsgivere fra ikke EU-lande, som er parter i WTO-aftalen, og at ordregiver eventuelt skal tage sådanne tilbud/anmodninger i betragtning på lige vilkår med tilbud/anmodninger fra EU-tilbudsgivere. II.1.8) Oplysninger om delaftaler Her angives, om der er tale om delaftaler. Hvis dette er tilfældet, skal der markeres i ja, ligesom der skal udfyldes et bilag B for hver delaftale. I bilag B skal der udarbejdes en nærmere beskrivelse af den enkelte delaftales indhold. En opdeling i delaftaler betyder, at en ordregiver kan komme til at indgå kontrakter med flere forskellige leverandører, der hver især leverer den ydelse, som den pågældende delaftale omfatter. Delaftaler kan omfatte forskellige ydelser (fx ved udbud af forsikringsmægler- og rådgivningsydelser: Delaftale 1: Pension. Delaftale 2: Skadesforsikring) eller kan fx anvendes, hvis der er tale om samme ydelse, men med en geografisk opdeling (fx delaftale 1: Rutekørsel i distrikt 1. Delaftale 2: Rutekørsel i distrikt 2). En opdeling i delaftaler kan i visse situationer øge konkurrencen fx ved, at der derved skabes adgang for, at SMV'ere lettere kan byde på en delaftale (end på et samlet og mere omfattende

68 SIDE 68 KAPITEL 5 UDBUDSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/17 kontraktkompleks). Delaftaler kan også anvendes med henblik på fx at undgå en monopollignende tilstand for en enkelt leverandør, navnlig hvis der er tale om et marked med få aftagere. Er udbuddet opdelt i delaftaler, angives det, om tilbudsgivere for at komme i betragtning skal afgive tilbud på samtlige delaftaler, kun kan afgive tilbud på én enkelt delaftale, eller om tilbudsgiverne selv kan afgøre, om de vil afgive tilbud på en eller flere delaftaler. Såfremt der anvendes delaftaler, bør dette afspejles i punkt II.1.5) "Kortfattet beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene" i forbindelse med beskrivelse af ydelsen. Såfremt der stilles forskellige krav til de oplysninger, der anmodes om i punkt III.2.2) og III.2.3), eller der er forskellige mindstekrav til de forskellige delaftaler, skal dette fremgå af disse felter. Det gælder også for de øvrige felter i udbudsbekendtgørelsen, at der må sondres mellem de forskellige delaftaler, såfremt vilkårene ikke er ens for alle delaftalerne. For så vidt angår den praktiske håndtering, kan det med fordel tilføjes under punkt VI.3) "Yderligere oplysninger", at ansøgerne/tilbudsgiverne skal anføre, hvilken/hvilke delaftale(r) de indgiver ansøgning(er) til eller bud på. Såfremt der anvendes delaftaler, kan det overvejes i punkt VI.3) "Yderligere oplysninger" at anføre, at hver delaftale betragtes som et separat udbud, og at hver delaftale således kan aflyses separat. II.1.9) Oplysninger om alternative tilbud Her angives, om ordregiver vil tage alternative tilbud i betragtning. Ved et alternativt bud forstås et tilbud, der indeholder afvigelser fra den opgaveløsning, ordregiver har beskrevet i udbudsmaterialet. Sådanne alternative tilbud kan kun antages, hvis der er sat kryds i ja. Der kan kun gives adgang til at afgive alternative tilbud, når tildelingskriteriet er det økonomiske mest fordelagtige bud, jf. punkt IV.2.1). Hvis alternative tilbud tillades, skal det fremgå af udbudsmaterialet, hvilke mindstekrav de alternative tilbud skal opfylde, og hvilke specifikke krav der stilles til de alternative tilbuds udformning. II.2.1) Samlet mængde eller omfang Her beskrives den samlede mængde eller omfanget af den udbudte ydelse. Beskrivelsen af ydelsens nærmere mængde eller omfang afhænger af ydelsens karakter. Det er vigtigt at være opmærksom på, at formålet med oplysningerne er at sætte potentielle tilbudsgivere i stand til at vurdere, om den udbudte ydelse har interesse for dem. Hvis det ikke er muligt at angive en bestemt mængde eller omfang af den udbudte ydelse, er det derfor vigtigt, at der gives andre oplysninger, som afgrænser og definerer opgavens størrelse og på den måde gør det muligt for tilbudsgiverne at foretage en rimelig vurdering. Eventuelt kan det historiske forbrugsmønster anføres, såfremt det vil være retvisende for den udbudte ydelse. Ved varekøb angives fx typisk antal enheder, kg e.l. Ved tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver kan der alt efter ydelsens nærmere type og karakter angives antal transaktioner, der skal gennemføres, m 2, der skal bebygges, eller størrelsen af det borgergrundlag, der skal betjenes. Den nærmere angivelse afhænger af, hvilke oplysninger der konkret vil være egnede til at beskrive omfanget. Den anslåede værdi af kontrakten angives også. Værdien skal opgøres som den samlede anslåede værdi ved enten at angive én konkret værdi eller ved at angive et interval. Der må i dette felt kun angives talværdier. Beløbene skal angives eksklusive moms, ligesom valutaenheden skal angives.

69 SIDE 69 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Hvis selve kontrakten fx har en anslået værdi på ca. 6 mio. kr. for tre år med mulighed for forlængelse med op til ét år og option på tilkøb for ca. 1 mio. kr., er den samlede anslåede værdi ca. 9 mio. kr. Det kan være hensigtsmæssigt at anføre værdien som et interval, fx på 8-10 mio. kr. i ovennævnte eksempel, så ordregiver undgår en mulig tvist med den senere valgte leverandør, hvis det viser sig, at den faktiske værdi af kontrakten ikke svarer til den anslåede værdi. Alle delaftaler, optioner og muligheder for forlængelse skal medregnes både ved angivelse af samlet mængde, omfang og anslået værdi. Ordregiver må ved angivelsen af den anslåede værdi udøve et sagligt skøn på baggrund af sit kendskab til ydelsens formodede værdi og markedsforholdene i øvrigt. II.2.2) Oplysninger om optioner Her angives, om kontrakten indeholder optioner. En option er udtryk for, at ordregiver har en købsret, men ikke en købspligt til den pågældende ydelse. Ordregivers stillingtagen til, om man ønsker at benytte optionen, vil først ske, når udbuddet er afsluttet (fx ved kontraktindgåelse eller i kontraktens løbetid). Der kan fx være tale om optioner i form af yderligere leveringer, leveringer af visse særlige ydelser under kontrakten eller lignende. En option omhandlende forlængelse af kontrakten anføres alene i punkt II.2.3). Hvis kontrakten indeholder optioner, afkrydses i Ja, og optionerne skal beskrives nærmere på samme måde som kontraktens øvrige ydelser. Om beskrivelseskravet henvises således til vejledningen under punkt II.1.5). Hvis den foreløbige tidsplan for anvendelsen af optionerne er kendt, kan den angives i enten måneder eller dage fra tildelingen af kontrakten. II.2.3) Oplysninger om forlængelse Her angives, om kontrakten kan forlænges. Hvis kontrakten kan forlænges, skal det angives, hvor mange gange der er mulighed for forlængelse. Det kan enten angives med et nøjagtigt tal eller ved angivelse af en ramme. Det skal også angives, hvor meget kontrakten kan forlænges enten i måneder eller dage. Hvis ordregiver fx kan forlænge kontrakten med op til ét år, anføres "1" under antal gange, kontrakten kan forlænges, og "12 måneder" under den anslåede tidsramme for forlængelsen. II.3) Kontraktens varighed eller frist for dens opfyldelse Her skal kontraktens varighed angives. Ordregiver kan vælge at angive perioden i måneder eller dage fra tildelingen af kontrakten eller at angive datoen for henholdsvis påbegyndelse og færdiggørelse af kontraktens opfyldelse. Der er som sådan ikke nogen udbudsretlige regler, der angiver en maksimal løbetid for kontrakter (efter forsyningsvirksomhedsdirektivet kun for dynamiske indkøbssystemer). Der kan således principielt indgås tidsubegrænsede kontrakter med mulighed for opsigelse. I den forbindelse bemærkes, at ordregivende myndigheder har en forpligtelse til at sikre, at der udøves en økonomisk saglig forvaltning, hvilket på visse områder kan indebære, at en ydelse udbydes regelmæssigt. Hertil kommer, at kontrakterne ikke må have så lang en løbetid, at konkurrencen fordrejes eller udelukkes. Angivelse af varigheden skal ikke omfatte eventuelle mulige forlængelser, idet disse skal anføres separat i punkt II.2.3).

70 SIDE 70 KAPITEL 5 UDBUDSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/ Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger III.1.1) Sikkerhedsstillelse og garantier, som forlanges Dette felt skal kun udfyldes, når ordregiver ønsker, at den vindende tilbudsgiver skal stille en sikkerhed eller garanti (dvs. bankgaranti e.l.) for kontraktens udførelse. Ordregiver kan i givet fald godt gemme den nærmere beskrivelse af kravene til sikkerhedsstillelsen til udbudsmaterialet, men det skal dog klart fremgå af udbudsbekendtgørelsen, at der stilles krav om sikkerhed eller garanti. Ordregiver bør dog altid overveje, om det er nødvendigt og relevant i forhold til den konkrete kontrakt at kræve en sikkerhedsstillelse/garanti, herunder bør kravene til sikkerhedsstillelsen tilpasses og stå i forhold til kontraktens afregningsmodel. Krav om sikkerhedsstillelse kan navnlig være relevant, hvis der er tale om forudbetaling under kontrakten. III.1.2) De vigtigste finansierings- og betalingsvilkår og/eller henvisning til relevante bestemmelser herom Her angives, hvis der er særlige finansierings- eller betalingsvilkår, herunder hvis betalingsvilkårene afviger fra gængse vilkår. Ordregiver kan i givet fald godt gemme den nærmere beskrivelse af finansierings- eller betalingsvilkårene til udbudsmaterialet, men det skal dog klart fremgå af udbudsbekendtgørelsen, at der er sådanne vilkår. Følgende formulering anvendes ofte efter indførelse af elektronisk fakturering: "Der henvises til påkrævet elektronisk fakturering og mulighed for elektronisk ordre i henhold til lovbekendtgørelse nr. 798 af om offentlige betalinger mv. med senere ændringer. Lovbekendtgørelsen kan hentes på Vær opmærksom på, at offentlige myndigheder efter rentelovens 3 b som udgangspunkt ikke må fastsætte en betalingsfrist på over 30 dage. III.1.3) Retlig form, som kræves af den sammenslutning af økonomiske aktører, ordren tildeles I henhold til forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 11 kan en ordregiver ikke afvise ansøgere eller tilbudsgivere med den begrundelse, at de skal være enten en fysisk eller en juridisk person, såfremt de i henhold til lovgivningen i det land, hvor de er etablerede, har ret til at levere ydelsen. Ordregiver kan heller ikke kræve, at grupper af virksomheder har en bestemt retlig form (fx at de etablerer et fælles selskab) for at kunne afgive tilbud. Derimod kan ordregiver stille krav om, at en sådan gruppe skal antage en bestemt retlig form, når den har fået tildelt kontrakten, såfremt det er nødvendigt for at sikre en tilfredsstillende opfyldelse af kontrakten. Normalt stilles der ikke krav til tilbudsgivere, der får tildelt ordren, om, at de fx skal oprette et egentligt selskab. Derimod anføres det ofte, at der er visse krav til hæftelses- og ansvarsforholdet, som en sådan gruppe af økonomiske aktører skal iagttage, fx at der skal gælde solidarisk hæftelse for deltagerne i et konsortium. Det bør dog altid overvejes, om det er relevant at stille krav om solidarisk hæftelse, og om det er markedskonformt i forhold til den ydelse, der udbydes, og de leverandører, der er på det pågældende marked. En typisk anvendt formulering er: "Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af tjenesteydere (fx et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget."

71 SIDE 71 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER III.1.4) Andre særlige vilkår Her angives, hvis der er yderligere vilkår i forbindelse med opfyldelse af kontrakten, og i givet fald skal de særlige vilkår beskrives nærmere. Det er i den forbindelse hensigtsmæssigt, at de potentielle ansøgere/tilbudsgivere allerede på dette tidlige tidspunkt i udbudsprocessen får kendskab til de særlige - ofte byrdefulde - vilkår, som vil være gældende, og kan tage højde for det ved vurderingen af, om udbuddet er af interesse for de pågældende virksomheder. Der kan fx være tale om vilkår, som skal varetage sociale hensyn (fx sociale klausuler med krav til benyttelse af elever) eller miljøhensyn (fx særlige krav til de køretøjer, der skal anvendes ved gennemførelsen af kontraktens ydelser), jf. forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 38. Der kan læses mere om sociale klausuler her og særligt om klausuler om uddannelses- og praktikaftaler her. Kommissionen har udarbejdet vejledningerne "Sociale hensyn ved indkøb. En vejledning i mulighederne for at tage sociale hensyn ved offentlige indkøb", som kan hentes her, og "Grønne indkøb". En håndbog om varetagelse af miljøhensyn i forbindelse med offentlige indkøb, som kan hentes her. Der kan også være tale om særlige krav til sikkerhedsgodkendelse, forsikringsbetingelser e.l. Eventuelle særlige vilkår skal være proportionale, sagligt begrundede, ikke diskriminerende og relevante i forhold til den konkrete kontrakt (dvs. knyttet til kontraktens udførelse). Navnlig den sidstnævnte betingelse er væsentlig ved vurderingen af, om et "særligt vilkår" kan kræves. Den nærmere beskrivelse af vilkårene kan ordregiver gemme til udbudsmaterialet. III.2.1) De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregistre I denne rubrik kan der stilles krav om en tro og love-erklæring fra ansøgere og tilbudsgivere om, at de ikke er ramt af udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivets artikel 45, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 54, stk. 4, herunder om gæld til det offentlige. Det er Konkurrenceog Forbrugerstyrelsens opfattelse, at der ikke kan stilles krav om en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, da en sådan dokumentation alene kan kræves fra den vindende tilbudsgiver. Dette medfører efter analogi af implementeringsbekendtgørelsen til udbudsdirektivet 11. Såfremt ordregiver mener, at den vindende tilbudsgiver skal afgive dokumentation i form af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation fra en kompetent, udenlandsk, retslig eller administrativ myndighed, bør dette anføres her. Ordregiver bør i den forbindelse altid vurdere, hvorvidt et sådant krav er relevant.

72 SIDE 72 KAPITEL 5 UDBUDSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/17 Boks 5.1 Eksempel på formulering af krav til dokumentation Følgende dokumentation skal indgå i anmodningen:» Enten en tro og love-erklæring om, hvorvidt leverandøren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love. Loven kan hentes på Ordregiver har udarbejdet en skabelon for erklæringen, som kan hentes på Eller en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen indeholdende samme oplysninger.» Eller en serviceattest fra en tilsvarende udenlandsk myndighed indeholdende samme oplysninger. Bemærk, at det kan være nødvendigt at supplere den udenlandske attest med en tro og love-erklæring om forhold, der ikke måtte være omfattet af attesten (fx om virksomhedens opfyldelse af sine forpligtelser i Danmark). Det er vigtigt, at tro og love-erklæringen/serviceattesten vedrører netop den juridiske enhed (fx selskab), der afgiver anmodningen. Ved sammenslutninger af virksomheder (fx et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. III.2.2) Økonomisk og finansiel kapacitet Her angives, hvilke krav ordregiver stiller til ansøgernes/tilbudsgivernes dokumentation for deres økonomiske og finansielle formåen. De dokumentationskrav, som ordregiver stiller, skal hænge sammen med og stå i forhold til kontraktens genstand. Det kan fx være erklæringer fra bank eller om en erhvervsansvarsforsikring, balancer, erklæringer fra de seneste regnskabsår, oplysninger om omsætning generelt eller i forbindelse med de leverancer, som kontrakten vedrører mv. I modsætning til udbudsdirektivet er det ikke nærmere reguleret i forsyningsvirksomhedsdirektivet, hvilke dokumentationstyper der kan anvendes, når blot ordregiver følger de objektive regler og kriterier, den har fastlagt, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 54. Ordregiver kan således vælge de samme dokumentationstyper, som er opregnet i udbudsdirektivets artikel 47, men ordregiver er ikke begrænset hertil. Ordregiver skal nøje overveje, hvad der anmodes om. Er der tale om en lille opgave, kan det være for meget at bede om de seneste tre års regnskaber, og stilles der krav om en stor omsætning, kan det forhindre, at små og mellemstore virksomheder kan deltage. De krav, der stilles, kan altså i sidste ende føre til, at tilbudsgivere må udelukkes. Ordregiver kan naturligvis ikke udelukke nystartede virksomheder fra at deltage i udbuddet ved at stille krav om fx de seneste tre års regnskaber. Sådanne virksomheder skal gives adgang til at dokumentere deres økonomiske og finansielle formåen på anden måde. Der bør alene efterspørges oplysninger, som enten skal opfylde et mindstekrav, eller som indgår som en del af de objektive kriterier for udvælgelsen, jf. vejledningen til punkt VI.3) "Yderligere oplysninger". Ordregiver kan ikke kræve, at tilbudsgiverne selv skal opfylde samtlige krav, der stilles til den økonomiske og finansielle kapacitet. Tilbudsgiverne kan således basere sig på andre enheders formåen (fx et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør), hvis tilbudsgiveren godtgør at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 54, stk. 5.

73 SIDE 73 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Ordregiver bør endvidere i forhold til sammenslutninger af virksomheder (konsortier), der i fællesskab søger om prækvalifikation eller afgiver tilbud, overveje, om de krav, der stilles, skal være opfyldt af hver enkelt deltager i konsortiet eller af alle deltagerne i konsortiet tilsammen. Det ses ofte, at der stilles krav om, at oplysningerne skal gives for hver enkelt deltager i et konsortium, mens der i forhold til eventuelle mindstekrav (jf. nærmere under vejledningen til punkt VI.3) "Yderligere oplysninger") stilles krav om, at kravene skal være opfyldt af alle deltagere i konsortiet tilsammen. Boks 5.2 Eksempel på krav til økonomisk og finansiel formåen 1. Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på mindst 5 % i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes som ansøgerens samlede egenkapitalværdi i forhold til ansøgerens samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes ansøgerens soliditetsgrad som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx konsortier) beregnes soliditetsgraden som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent. 2. Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som virksomhedens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. III.2.3) Teknisk kapacitet Her angives, hvilke krav ordregiver stiller til ansøgernes/tilbudsgivernes dokumentation for deres tekniske og faglige formåen. De dokumentationskrav, som ordregiver stiller, skal hænge sammen med og stå i forhold til kontraktens genstand. Det kan fx være lister over arbejder eller leveringer (referencer), oplysninger om de involverede teknikere eller medarbejdere, beskrivelse af det tekniske udstyr og kvalitetssikring mv. I modsætning til udbudsdirektivet er det ikke nærmere reguleret i forsyningsvirksomhedsdirektivet, hvilke dokumentationstyper der kan anvendes, når blot ordregiver følger de objektive regler og kriterier, den har fastlagt, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 54. Ordregiver kan således vælge de samme dokumentationstyper, som er opregnet i udbudsdirektivets artikel 48, men ordregiver er ikke begrænset hertil. Ordregiver skal nøje overveje, hvad der anmodes om. Hvis ordregiver stiller for høje krav til tilbudsgivernes tekniske og faglige formåen, risikerer ordregiver at skulle udelukke tilbudsgivere fra udbuddet, hvorved konkurrencen om den udbudte ydelse reduceres. Ordregiver kan naturligvis ikke udelukke nystartede virksomheder fra at deltage i udbuddet ved fx at stille krav om lister over arbejder udført i løbet af de seneste 3 eller 5 år. Sådanne virksomheder skal gives adgang til at dokumentere, at de opfylder kravene til teknisk og faglig formåen på anden måde. Der bør alene efterspørges oplysninger, som enten skal opfylde et mindstekrav, eller som indgår som en del af de objektive kriterier for udvælgelsen, jf. vejledningen til punkt VI.3) "Yderligere oplysninger".

74 SIDE 74 KAPITEL 5 UDBUDSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/17 Bemærk, at der inden for offentligt og alment byggeri i forbindelse med udvælgelse af tilbudsgivere gælder krav om, at ansøgningen vedlægges visse nøgletal. Der henvises til bekendtgørelse nr af 16. december 2009 om nøgletal for alment byggeri mv. og bekendtgørelse nr. 675 af 18. juni 2010 om nøgletal for alment byggeri mv. Ordregiver kan ikke kræve, at tilbudsgiverne selv skal opfylde samtlige krav, der stilles til den tekniske og faglige kapacitet. Tilbudsgiverne kan således basere sig på andre enheders formåen (fx et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør), hvis tilbudsgiveren godtgør at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 54, stk. 6. Ordregiver bør endvidere i forhold til sammenslutninger af virksomheder (konsortier), der i fællesskab søger om prækvalifikation eller afgiver tilbud, overveje, om de krav, der stilles, skal være opfyldt af hver enkelt deltager i konsortiet eller af alle deltagerne i konsortiet tilsammen. Det ses ofte, at stilles krav om, at oplysningerne skal gives for hver enkelt deltager i et konsortium, mens der i forhold til eventuelle mindstekrav (jf. nærmere under vejledningen til punkt VI.3) "Yderligere oplysninger") stilles krav om, at kravene skal være opfyldt af alle deltagere i konsortiet tilsammen. III.2.4) Oplysning om reserverede kontrakter Dette felt afspejler forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 28, der giver medlemsstaterne mulighed for at lade kontrakter være forbeholdt "beskyttede værksteder" eller beslutte, at de udføres i forbindelse med programmer for beskyttet beskæftigelse. Det betyder, at konkurrencen om kontrakten i givet fald reserveres til "beskyttede værksteder" eller programmer for beskyttet beskæftigelse. Når det er tilfældet, afkrydses i ja. Det betyder, at andre virksomheder ikke kan deltage i udbuddet. III.3.1) Oplysninger om en bestemt profession Ved en tjenesteydelse, hvor udførelsen af kontrakten forbeholdes en bestemt profession, afkrydses i Ja. I givet fald skal der henvises til den relevante lov eller administrative bestemmelse. Det vil sige, at en kontrakt kun kan forbeholdes en bestemt profession, når det følger af lov eller administrative bestemmelser. Fx er der lovbestemte krav angående autorisation af sundhedspersoner (læger, tandlæger, optikere mv.), ligesom visse finansielle tjenesteydelser er forbeholdt pengeinstitutter. Man kan i den forbindelse som ordregiver ikke alene henholde sig til dansk lovgivning, idet man skal være opmærksom på de EU-retlige regler om gensidig anerkendelse af eksamensbeviser, certifikater eller anden dokumentation for formelle kvalifikationer, jf. præambelbetragtning nr. 52 til forsyningsvirksomhedsdirektivet. Det betyder, at ordregiver ikke må afvise en ansøger eller en tilbudsgiver alene med den begrundelse, at den pågældende ikke er autoriseret i Danmark, såfremt den pågældende har tilsvarende kvalifikationer fra et andet EU-land. III.3.2) Medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen Ved tjenesteydelser skal det angives, om tilbudsgiverne enten i ansøgningen eller i tilbuddet bør anføre navne og faglige kvalifikationer for de medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen. Der bør også afkrydses "ja" i denne rubrik, hvis der fx i udbudsmaterialet stilles krav om, at der vedlægges CV'er for de medarbejdere, der skal udføre kontrakten. Når der afkrydses "ja" i denne rubrik, skal det navnlig tages som udtryk for, at ordregiver ønsker at sende et signal til tilbudsgiverne om, at dette vil indgå som element i udbuddet. Rubrikken skal især ses i sammenhæng med punkt III.1.3). Som det fremgår af vejledningen til punkt III.1.3), kan en ordregiver i henhold til forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 11 ikke afvise ansøgere eller tilbudsgivere med den begrundelse, at det skal være enten en fysisk eller en juridisk person, såfremt de i henhold til lovgivningen i det land, hvor de er etablerede,

75 SIDE 75 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER har ret til at levere ydelsen. Ordregiver kan derimod forlange af juridiske personer, at de i tilbuddet eller ansøgningen angiver navne og faglige kvalifikationer for de medarbejdere, der skal udføre den pågældende ydelse. 5.6 DEL IV: Procedurer IV.1.1) Type procedure Her udfyldes, hvilken type procedure udbuddet vil blive afholdt efter. For flere oplysninger om de forskellige typer af udbud, og for hvornår disse kan benyttes, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 6. Ved udbud med forhandling skal det anføres, om deltagerne i forhandlingen allerede er udvalgt. I givet fald skal navn og adresse på disse allerede udvalgte deltagere anføres i punkt VI.3) "Yderligere oplysninger". IV.2.1) Tildelingskriterier Der er to tildelingskriterier at vælge mellem: "laveste pris" (ordregiver tildeler således kontrakten til den tilbudsgiver, der afgiver tilbud med laveste pris) eller det "økonomisk mest fordelagtige bud" vurderet på grundlag af en række underkriterier (ordregiver tildeler således kontrakten til den tilbudsgiver, der ud fra de anførte underkriterier har afgivet det tilbud, der samlet set er mest fordelagtigt). Underkriterierne skal være objektive, saglige og have tilknytning til kontraktens genstand. Herudover må de ikke være de samme som udvælgelseskriterierne. Om forskellen på udvælgelseskriterier og tildelingskriterier, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 9.7. Det er ikke et krav, at underkriterierne anføres i udbudsbekendtgørelsen. De kan godt gemmes til udbudsmaterialet, hvilket som oftest vil være fordelagtigt, fx hvis udbudsmaterialet ikke er færdigt, når udbudsbekendtgørelsen udsendes. Kriterierne skal være udtømmende og er bindende for den evaluering, der skal gennemføres. Eksempler på underkriterier kan være pris, kvalitet, funktionalitet, færdiggørelsesfrist, miljøvenlighed osv. Underkriterierne bør specificeres i en sådan grad, at der skabes gennemsigtighed om, hvad tilbudsevalueringen omfatter. Underkriterierne skal vægtes. Der er mulighed for at lade vægtningen indgå som et interval. Der kan dog kun anføres et enkelt tal i selve feltet i standardformularen. Vælger ordregiver at anvende en vægtning med angivelse af rammer, må selve vægtningen derfor gemmes til udbudsmaterialet. Dette bør i givet fald anføres under punkt VI.3) "Yderligere oplysninger". Kun i tilfælde, hvor det ikke kan lade sig gøre at vægte underkriterierne, kan disse prioriteres. Det er ordregiver, der skal godtgøre, at underkriterierne ikke kan vægtes. Se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel , om formulering, vægtning og prioritering af underkriterier. IV.2.2) Oplysninger om elektronisk auktion Hvis der vil blive anvendt elektronisk auktion ved udbuddet, afkrydses feltet Ja, og der gives yderligere oplysninger om auktionen. Elektroniske auktioner kan kun anvendes ved varekøb og indkøb af tjenesteydelser (men ikke ved udbud af bygge- og anlægskontrakter). Se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 11.2, for en nærmere gennemgang af elektroniske auktioner.

76 SIDE 76 KAPITEL 5 UDBUDSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/17 IV.3.1) Sagsnummer hos ordregiveren Hvis den pågældende udbudssag har et sagsnummer (journalnummer) hos ordregiver, kan nummeret anføres her. IV.3.2) Har der været tidligere offentliggørelse(r) om samme kontrakt? Hvis der tidligere har været offentliggørelser om kontrakten, anføres her bekendtgørelsens nummer i EU tidende. Der kan fx være tale om en vejledende forhåndsmeddelelse, genudbudt ydelse efter annullation osv. Hvis der ikke tidligere har været offentliggjort noget, afkrydses feltet Nej. IV.3.3) Vilkår for adgang til specifikationer og yderligere dokumenter Her angives fristen for modtagelse af anmodninger om dokumenter eller adgang til dokumenter, herunder udbudsmaterialet (relevant for offentlige udbud). Ved offentlige udbud bør fristen som udgangspunkt fastsættes til 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Hvis der under et offentligt udbud ikke er givet fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsbetingelserne og supplerende dokumenter, fx specifikationer, følger det af forsyningsvirksomhedsdirektivet, at udbudsbetingelserne og de supplerende dokumenter skal sendes senest 6 dage, efter ordregiver har modtaget anmodning herom fra potentielle tilbudsgivere, forudsat at anmodningen er fremsat i tide. Hvis ordregiver ønsker at opkræve betaling for udbudsmaterialet, anføres prisen, hvilken valuta, samt betalingsvilkår og -metode. IV.3.4) Frist for modtagelse af tilbud eller ansøgninger om deltagelse Her anføres fristen for tilbudsgivere til at afgive tilbud (offentlige udbud) eller ansøge om deltagelse (begrænset udbud og udbud med forhandling). Denne frist er afgørende for muligheden for at deltage. Ansøgninger og tilbud, der indkommer efter fristen, skal afvises. Forsyningsvirksomhedsdirektivet fastlægger minimumsfrister. Det betyder, at ordregiver godt kan give længere frister. Ordregiver bør i den forbindelse tage hensyn til omfanget af det arbejde, som ansøgere/tilbudsgivere skal præstere, sommerferieperioder, helligdage mv. Hvis der fx er tale om et stort og omfattende udbudsmateriale, og kravene til tilbudsgivers tilbud er tilsvarende høje, bør fristen afspejle dette. IV.3.5) Sprog, der må benyttes ved afgivelse af bud eller ansøgninger om deltagelse Her afkrydses, om det er alle officielle EU-sprog, der må benyttes ved afgivelse af bud eller ansøgning om deltagelse, eller om der er tale om nogle udvalgte EU-sprog, som skal angives. Det vil ofte være sidstnævnte mulighed, der bliver anvendt. Ordregiver bør i den forbindelse overveje, hvilke sprog der kan være relevante alt afhængig af tilbudsgiverfeltet og de markedsmæssige forhold for den pågældende ydelse i øvrigt. Principielt set er ordregiver berettiget til kun at vælge dansk som sprog, men det bør i den forbindelse overvejes, hvorvidt dette er hensigtsmæssigt af hensyn til at skabe den bedst mulige konkurrence. Ordregiver kan også vælge, at kun visse af dokumenterne skal være på dansk. Hvis ordregiver fx ønsker at modtage tilbud på dansk, men godt kan acceptere tilladelser, produktbeskrivelser eller andre generelle dokumenter på engelsk, anføres dansk ( DA ) under "Følgende officielle EU-sprog". Herefter anføres det under "Andet", hvilken type dokumenter der kan indleveres på engelsk.

77 SIDE 77 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER IV.3.6) Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud Her anføres, hvor længe ordregiver ønsker, at tilbudsgivere skal være forpligtet af deres tilbud. Udfyldelse skal kun ske, når den valgte procedure er offentligt udbud. Dette kan ske enten ved at anføre, indtil hvilken dato tilbuddene skal være bindende, eller anføre, i hvor lang tid efter modtagelse (anført i dage eller måneder) tilbuddet skal være bindende. Ved fastsættelse af varigheden af minimumsperioden (vedståelsesperioden), bør ordregiver tage stilling til, i hvilket omfang der bør tages hensyn til uforudsete forsinkelser i forhold til udbuddets tidsplan og til tidspunktet for den udbudte kontrakts ikrafttrædelse. En lang vedståelsesperiode kan være byrdefuld for tilbudsgiverne, og i visse typer af udbud kan det eventuelt føre til mindre konkurrencedygtige priser på grund af usikkerhed om pris- og lønudvikling mv. IV.3.7) Åbning af bud Her anføres, på hvilken dato og hvilket tidspunkt tilbud vil blive åbnet og på hvilken adresse. Endvidere anføres det, hvilke personer der i givet fald må være til stede ved åbningen. Bemærk, at tilbudsloven har særlige regler om tilstedeværelse, som også gælder for bygge- og anlægsopgaver over tærskelværdien. 5.7 Del VI: Supplerende oplysninger VI.1) Oplysninger om gentagelse Hvis der er tale om et tilbagevendende offentligt indkøb, afkrydses i Ja feltet. Et tilbagevendende offentligt indkøb er et indkøb, der må forventes at ville blive gentaget med jævne mellemrum. Dette kan fx være tilfældet, hvor ordregiver udbyder et indkøb af rutekørsel, og hvor der iværksættes et nyt udbud, når kontrakten udløber, da det er en ydelse, som ordregiver forventer fortsat at have brug for at indkøbe. Yderligere skal det skønnede tidspunkt for offentliggørelse af yderligere fremtidige bekendtgørelser anføres. Det her anførte tidspunkt skal således være i overensstemmelse med det under punkt II.1.4) eller II.3) anførte om den udbudte kontrakts varighed og det under punkt II.2.3) anførte om muligheden for forlængelse. VI.2) Oplysninger om EU-midler Her anføres, hvorvidt kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program, og i givet fald anføres navnet på projektet/programmet. VI.3) Yderligere oplysninger (hvis relevant) Her anføres de yderligere oplysninger, som er relevante for udbuddet, og som ikke hører hjemme i andre felter, eller der kan anføres supplerende eller forklarende bemærkninger til de øvrige felter. Dette felt giver således mulighed for, at ordregiver kan skrive mere frit og derfor fx uddybe og nuancere nogle af de øvrige felter, såfremt der er behov for det. Herudover kan øvrige relevante oplysninger anføres her. Ordregiver kan fx her fastsætte mindstekrav til virksomhedernes egnethed (dvs. til deres økonomiske/finansielle og tekniske/faglige kapacitet, jf. punkt III.2.2) og III.2.3)), som skal opfyldes for at deltage i udbuddet. Det kan fx være et krav om en vis minimumsomsætning, om en positiv egenkapital eller egenkapital af en bestemt størrelse, om en vis soliditetsgrad, eller om at tilbudsgivere har en erhvervsansvarsforsikring. De mindstekrav, som ordregiver stiller, skal være proportionelle, hænge sammen med og stå i forhold til kontraktens genstand. Der bør kun stilles mindstekrav, som er relevante og nødvendige i forhold til den konkrete ydelse, som udbydes.

78 SIDE 78 KAPITEL 5 UDBUDSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/17 Ordregiver bør nøje overveje, om det er hensigtsmæssigt at stille mindstekrav. Som udgangspunkt vil ordregiver formentlig ikke kunne udelukke en virksomhed som uegnet på grund af manglende økonomisk/finansiel eller teknisk/faglig formåen, hvis der ikke er fastsat mindstekrav hertil i udbudsbekendtgørelsen. Ved offentlige udbud giver det derfor ikke mening at kræve dokumentation for virksomhedernes økonomiske/finansielle og tekniske/faglige kapacitet, jf. punkt III.2.2) og III.2.3), medmindre der samtidig stilles mindstekrav hertil, idet ordregiver ikke kan bruge den yderligere dokumentation (dvs. den dokumentation, der ligger ud over opfyldelse af mindstekrav) til noget. Ved begrænsede udbud og udbud med forhandling efter forudgående udbudsbekendtgørelse, hvor antallet af tilbudsgivere kan begrænses, vil ordregiver, hvis der ikke fastsættes mindstekrav til virksomhedernes formåen, alene kunne anvende den udbedte dokumentation som led i udvælgelsen. Hvis der ikke er fastsat mindstekrav til virksomhedernes økonomiske og finansielle formåen, risikerer ordregiver altså ikke at kunne udelukke økonomisk svage virksomheder fra at deltage i udbuddet, hvis antallet af ansøgere ikke overstiger det antal, som ordregiver vil opfordre til at afgive bud. Derimod er der ofte behov for en mere skønsmæssig vurdering af fx virksomhedernes referencelister og deres relevans for den udbudte ydelse. Det er derfor ofte hensigtsmæssigt alene at anvende oplysninger om teknisk og faglig formåen som led i udvælgelsen, idet ordregiver på den måde kan sikre sig større fleksibilitet i forhold til at vurdere ansøgernes tekniske og faglige formåen. Der bør altså i så fald ikke fastsættes mindstekrav til niveauet. Herudover kan det her anføres, at tilbudsgiverne kan basere sig på andre enheders økonomiske/finansielle kapacitet og tekniske/faglige kapacitet, jf. vejledningerne til punkt III.2.2) og III.2.3), hvis der ikke er anført noget herom under disse punkter. Det kan også her med fordel anføres, hvis der er særlige krav til indlevering af ansøgninger eller tilbud, fx antal eksemplarer, om de skal afgives elektronisk fx i form af usb-stik, om mærkning af kuverten mv. Ligeledes kan følgende fremgå alt efter udbuddets karakter:» Datoen for et eventuelt orienteringsmøde,» om der forventes besigtigelse samt hvornår,» om der afgives kontrolbud,» oplysninger om allerede udvalgte deltagere til udbud med forhandling,» oplysninger om andre ordregivende myndigheder, som ordregiver køber ind på vegne af,» oplysninger om andre relevante forhold. VI.4) Klageprocedurer Dette punkt kan for danske ordregivere udfyldes som vist nedenfor. I Danmark er det relevante klageorgan Klagenævnet for Udbud. Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark, så dette felt udfyldes ikke. Oplysninger om indgivelse af klager kan indhentes på og hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, der administrerer udbudsreglerne i Danmark. VI.4.1) Organ med ansvar for klageprocedurerne Klagenævnet for Udbud, Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17, 2100 København Ø, DANMARK Mail-adresse: [email protected] Telefon: Internetadresse:

79 SIDE 79 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne Der er intet mæglingsorgan i Danmark. VI.4.2) Indgivelse af klager I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv. (loven kan hentes på gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret. Fristen begynder dog først, når der i underretningen er angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for ordregiverens beslutning. I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået. Lige som ovenfor er det en betingelse for, at fristen begynder at løbe, at underretningen indeholder en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens 2, stk. 2. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds adresse er angivet i punkt VI.4.1). Klagevejledningen fra Klagenævnet for Udbud kan findes her. VI.4.3) Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om indgivelse af klager Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Carl Jacobsens Vej Valby DANMARK Mail-adresse: [email protected] Telefon: Internetadresse: VI.5) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse Her anføres datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen. Det er denne dato, som forsyningsvirksomhedsdirektivets frister regnes fra, og således ikke datoen for offentliggørelsen af bekendtgørelsen i EU-tidende (TED). Ordregiver kan fra denne dato offentliggøre udbudsbekendtgørelsen nationalt og orientere potentielle ansøgere eller tilbudsgivere herom.

80 SIDE 80 KAPITEL 5 UDBUDSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/ Bilag A: Yderligere adresser og kontakter Bilag A hænger sammen med udfyldelsen af Del I, punkt I.1) og I.4), og benyttes til yderligere oplysninger om adresser og kontakter. Hvis yderligere oplysninger, specifikationer og/eller yderligere dokumenter ikke kan fås ved henvendelse på den i punkt I.1) anførte adresse (dvs. ordregivers adresse), anføres her, til hvem henvendelser fra tilbudsgivere skal rettes. Det kan fx være en rådgiver. Det samme gør sig gældende, hvis tilbud/ansøgning om deltagelse skal sendes til en anden end ordregiver. Hvis ordregiver køber ind på vegne af en anden myndighed, angives i punkt IV) navn og adresse på den anden myndighed, på hvis vegne ordregiver foretager indkøbet. Hvis der er tale om en rammeaftale, kan de begunstigede således angives i dette bilag. Der kan eventuelt også angives en beskrivelse heraf i punkt II.1.5) eller i punkt VI.3). Punkt IV) benyttes, så mange gange det er nødvendigt for at angive alle de andre myndigheder, som der købes ind på vegne af. 5.9 Bilag B: Oplysninger om delaftaler Bilag B benyttes, hvis udbuddet er delt op i delaftaler. Der udfyldes et bilag B for hver delaftale. Se punkt: II.1.8). I givet fald anføres her delaftalens nummer og betegnelse samt en kort beskrivelse, jf. vejledningen til punkt II.1.5). Herudover anføres de relevante CPV-numre, jf. vejledningen til punkt II.1.6), samt delaftalens mængde eller omfang, jf. vejledningen til punkt II.2.1). Endvidere oplyses varigheden, jf. vejledningen til punkt II.3). Sidst er der mulighed for at anføre yderligere oplysninger om den pågældende delaftale. Eftersom visse oplysninger kommer til at fremgå flere gange i udbudsbekendtgørelsen (fx både af selve udbudsbekendtgørelsen og af bilag B), er det vigtigt at sikre, at oplysningerne er ens. Herved undgås det, at der som følge af uklarheder opstår tvivl om, hvilke oplysninger virksomhederne skal lægge til grund ved udarbejdelsen af ansøgninger eller tilbud Bilag C2 - Forsyningsvirksomhed. Tjenesteydelseskategorier, som der henvises til i del II: Kontraktens genstand. Bilag C2 er alene til orientering og skal ikke udfyldes.

81 SIDE 81 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Kapitel 6 Bekendtgørelse om supplerende oplysninger, uafsluttet procedure eller berigtigelse 6.1 Standardformularens karakter og formål Formålet med at offentliggøre en bekendtgørelse om supplerende oplysninger, uafsluttet procedure eller berigtigelse navnlig er at orientere virksomhederne om, at et iværksat udbud aflyses, eller at der foretages tilføjelser eller ændringer i en allerede offentliggjort bekendtgørelse. Bekendtgørelsen anvendes som udgangspunkt ved EU-udbud, der er omfattet af udbudsdirektivet. Standardformularen kan dog også anvendes, hvis der fx er sket en annoncering via TED af en konkurrenceudsættelse af bilag II B-ydelser, som ikke er omfattet af udbudsdirektivets procedureregler (men alene af artikel 23 og artikel 35, stk. 4), og hvor der efterfølgende opstår behov for at supplere eller ændre udbudsbekendtgørelsen eller at aflyse udbuddet. I så fald bør det fremgå af bekendtgørelsen, at der er tale om en annoncering af bilag II B-ydelser, og at udbudsdirektivets procedureregler således ikke finder anvendelse (på nær artikel 23 og artikel 35, stk. 4). Ordregiver skal anvende den standardformular, som Kommissionen har udarbejdet, jf. forordning nr. 842/2011 af 19. august Den til enhver tid gældende standardformular kan findes her. Bemærk, at det er den samme standardformular, der skal anvendes, uanset om udbuddet gennemføres i henhold til det almindelige udbudsdirektiv (direktiv 2004/18/EF), forsyningsvirksomhedsdirektivet (direktiv 2004/17/EF) eller forsvars- og sikkerhedsdirektivet (direktiv 2009/81/EF). Standardformularen findes i en online version, som gør det muligt at udfylde og indlevere formularen elektronisk via internettet. Online versionen findes på enotices, og adgang fås her. Alternativt kan standardformularen udfyldes manuelt og indsendes til kontoret for De Europæiske Fællesskabers Publikationer (EU-Publikationskontoret). Bekendtgørelsen offentliggøres herefter i Supplement til EU-Tidende (TED) senest 5 dage efter afsendelsen (forudsat at formularen er indsendt elektronisk). Standardformularen bærer præg af at være oversat, ligesom den også bærer præg af, at den gælder på tværs af flere landes juridiske traditioner. Der kan således forekomme udtryk i standardformularen, som ikke svarer til den gængse danske udbudsterminologi. Denne vejledning skulle gerne bidrage til, at udfyldelsen og anvendelsen af standardformularen gøres lettere for ordregivende myndigheder. 6.2 Gode råd og faldgruber Ved udarbejdelsen af en bekendtgørelse om supplerende oplysninger mv. kan ordregiver med fordel tage udgangspunkt i udbudsbekendtgørelsen (eller i eventuelt andre tidligere offentliggjorte bekendtgørelser om samme udbud, fx en forhåndsmeddelelse), idet flere af de i bekendtgørelsen krævede oplysninger er de samme som de oplysninger, der fremgår af udbuds-

82 SIDE 82 KAPITEL 6 BEKENDTGØRELSE OM SUPPLERENDE OPLYSNINGER, UAFSLUTTET PROCEDURE ELLER BERIGTIGELSE bekendtgørelsen (og andre tidligere offentliggjorte bekendtgørelser). Hertil kommer, at bekendtgørelsen om supplerende oplysninger mv. oftest vil knytte sig til en allerede offentliggjort bekendtgørelse (dvs. supplere eller ændre en tidligere bekendtgørelse), hvorfor der skal være overensstemmelse mellem bekendtgørelsen om supplerende oplysninger mv. og den tidligere offentliggjorte bekendtgørelse. Dette vil typisk være udbudsbekendtgørelsen. Hvis der anvendes en sådan systematisk dokumenttilgang, er der større sikkerhed for, at oplysningerne ikke er indbyrdes modstridende i de forskellige dokumenter. Ordregiver bør under alle omstændigheder kvalitetssikre den indbyrdes overensstemmelse i disse dokumenter inden offentliggørelsen. Generelt anbefales det, at ændringer, uddybninger og præciseringer mv. til en offentliggjort udbudsbekendtgørelse så vidt muligt undgås. Visse ændringer kan således føre til en forpligtelse for ordregiver til at udskyde de oprindeligt fastsatte frister for ansøgninger/tilbud eller - hvis en sådan "reparation" ikke er mulig - til at aflyse udbuddet og begynde forfra, jf. også vejledningen øverst i skemaet. Ordregiver skal i den forbindelse også være opmærksom på, at eventuelle supplerende oplysninger eller dokumenter efter udbudsdirektivet skal meddeles tilbudsgiverne senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. I forhold til aflysning gælder det overordnet set, at en ordregivers adgang til at aflyse et iværksat udbud alene begrænses ved, at aflysningen ikke må stride mod fællesskabsrettens grundlæggende principper, herunder gennemsigtighedsprincippet eller ligebehandlingsprincippet, eller være usaglig. 6.3 DEL I: Ordregivende myndighed I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er) Her udfyldes ordregivers officielle navn, adresse, adresse mv. samt kontaktpunkt (fx kontaktperson) for udbuddet. Endvidere kan ordregivers generelle hjemmeside anføres her, og hvis der er oprettet en køberprofil, bør denne ligeledes anføres. For flere oplysninger om køberprofiler, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel Hvis flere ordregivere indgår en indkøbsaftale i fællesskab, således at samtlige ordregivere bliver kontraktparter, skal der vælges en kontaktordregiver, og det er denne ordregiver, som anføres i dette felt, jf. også vejledningen til udbudsbekendtgørelsens Del I, punkt I.1). De øvrige ordregivere, der bliver parter i aftalen, kan eventuelt anføres i punkt II.1.2) "Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene. I.2) Type indkøbscentral Her angives, hvilken type ordregiver er. Hvis udbuddet gennemføres i henhold til det almindelige udbudsdirektiv (direktiv 2004/18/EF), og ordregiver således er en "ordregivende myndighed" i direktivets forstand, afkrydses det første felt. Hvis udbuddet gennemføres i henhold til forsyningsvirksomhedsdirektivet (direktiv 2004/17/EF), og ordregiver således er en "ordregiver" i direktivets forstand, afkrydses det andet felt.

83 SIDE 83 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER 6.4 DEL II: Kontraktens genstand II.1.1) Betegnelse for kontrakten Her angives ordregivers betegnelse for kontrakten. Dette vil typisk være kontraktens titel. Betegnelsen skal svare til betegnelsen for kontrakten i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.1). Se nærmere om udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.1) i vejledningen hertil. II.1.2) Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene Her gives en kortfattet beskrivelse af kontrakten eller indkøbet, dvs. den udbudte ydelse. Det er ikke nødvendigt, at ordregiver her beskriver den udbudte ydelse fuldstændigt. Det er dog et krav, at det klart fremgår, hvad kontrakten omfatter. Beskrivelsen skal svare til beskrivelsen af kontrakten eller indkøbet i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.5). Se nærmere om udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.5) i vejledningen hertil. II.1.3) CPV-glossaret (Common Procurement Vocabulary) Her angives den/de relevante CPV-kode(r) for den udbudte ydelse. Den/de her anførte CPV-kode(r) skal svare til den/de CPV-kode(r), der blev angivet i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.6). CPV-klassifikationen (Common Procurement Vocabulary) er en nomenklatur udviklet med henblik på, at varer og ydelser skal kunne identificeres på en enkel og entydig måde. CPVklassifikationen består af et primærglossar, som er obligatorisk for ordregiver at anvende, og af et supplerende glossar, som ordregiver kan vælge at anvende for at beskrive den udbudte ydelse nærmere, jf. nedenfor. I primærglossaret har hver enkelt vare, tjenesteydelse og bygge- og anlægsaktivitet en særlig kode, der benyttes, når potentielle tilbudsgivere skal finde relevante udbud. Koderne anvendes også i forbindelse med udarbejdelse af statistikker. Hver CPV-kode består af 8 cifre. Koderne er opdelt i overordnede afdelinger og underinddelinger. I nogle tilfælde vil det være nok med en enkelt CPV-kode, og i andre tilfælde kan der være behov for at angive flere CPV-koder for at give en tilstrækkelig beskrivelse af den udbudte ydelse. Der skal i sidstnævnte tilfælde angives en enkelt kode for hovedgenstanden det kan enten være en overordnet kode for ydelsen, når ydelsen består af flere underydelser, eller koden for den væsentligste ydelse ved sammensatte ydelser. CPV-beskrivelsen for hovedgenstanden vil udgøre bekendtgørelsens overskrift ved offentliggørelse i TED-databasen. Virksomhederne vil ofte blive opmærksomme på offentliggjorte bekendtgørelser via den eller de angivne CPV-koder. Det er derfor vigtigt, at den eller de valgte CPV-koder giver en beskrivelse af den udbudte ydelse, der er så præcis som muligt. Det kan fx ske ved en kombination af flere koder. Ordregiver bør sikre sig, at kombinationen af de valgte koder dækker over hele den udbudte ydelse. Bemærk, at udbudsdirektivets bilag I indeholder en liste over aktiviteter, der omfattes af direktivets definition af bygge- og anlægskontrakter, og at der for hver aktivitet er angivet den relevante CPV-kode. Tilsvarende indeholder udbudsdirektivets bilag II lister over de tjenesteydelseskategorier, der omfattes af direktivets definition af tjenesteydelseskontrakter. De enkelte tjenesteydelseskategorier er defineret ved henvisning til de relevante CPV-koder. Se også vejledningen til udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.2). De valgte CPV-koder skal selvsagt svare til den relevante aktivitet eller ligge inden for den relevante tjenesteydelseskategori.

84 SIDE 84 KAPITEL 6 BEKENDTGØRELSE OM SUPPLERENDE OPLYSNINGER, UAFSLUTTET PROCEDURE ELLER BERIGTIGELSE Vær opmærksom på, at den seneste udgave af CPV-koderne og af udbudsdirektivets bilag I og bilag II er fra Det supplerende glossar kan som nævnt anvendes til at beskrive kontraktens genstand yderligere. Det består af koder med både bogstaver og cifre, der svarer til en beskrivelse, der kan præcisere arten eller en særlig brug af den vare, der skal indkøbes. Ordregiver er ikke forpligtet til at anvende det supplerende glossar det skal blot ses som en yderligere hjælp til at beskrive den udbudte ydelse mere præcist. CPV-koderne kan både findes på SIMAP's hjemmeside, og via Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. 6.5 DEL IV: Procedure IV.1) Type procedure Her angives, hvilken type procedure der er anvendt. Der skal vælges den samme type procedure, som blev angivet ved udfyldelsen af udbudsbekendtgørelsen. Det vil oftest være offentligt eller begrænset udbud. For flere oplysninger om de forskellige typer af udbud, og for hvornår disse kan benyttes, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 6. IV.2.1) Sagsnummer hos den ordregivende myndighed/ordregiveren Hvis den pågældende udbudssag har et sagsnummer (journalnummer) hos den ordregivende myndighed/ ordregiveren, kan nummeret anføres her. IV.2.2) Dokumentreference til elektronisk indgivne bekendtgørelser Her angives dokumentreferencen til de tidligere indgivne bekendtgørelser, hvis disse er indgivet elektronisk. Dokumentreferencen er det nummer, som bekendtgørelsen fik tildelt ved afsendelsen. Hvis bekendtgørelsen om supplerende oplysninger, uafsluttet procedure eller berigtigelse oprettes elektronisk som en fortsættelse af fx udbudsbekendtgørelsen, vil felterne automatisk blive udfyldt. Kendes dokumentreferencen til den tidligere indgivne bekendtgørelse ikke, skal felterne ikke udfyldes. IV.2.3) Bekendtgørelse til hvilken denne offentliggørelse refererer Her angives nummeret og offentliggørelsesdatoen for den bekendtgørelse, som bekendtgørelsen om supplerende oplysninger, uafsluttet procedure eller berigtigelse knytter sig til. Dette vil typisk være udbudsbekendtgørelsen. Nummeret er det officielle nummer, som den oprindelige bekendtgørelse fik tildelt ved offentliggørelsen i TED. Husk også at anføre datoen for bekendtgørelsen. Hvis bekendtgørelsen om supplerende oplysninger, uafsluttet procedure eller berigtigelse oprettes elektronisk som en fortsættelse af den oprindelige bekendtgørelse, vil felterne automatisk blive udfyldt.

85 SIDE 85 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER 6.6 DEL VI: Supplerende oplysninger Del VI udfyldes, så mange gange det er nødvendigt for at angive alle de oplysninger, som ordregiver ønsker at give med bekendtgørelsen. VI.1) Denne bekendtgørelse vedrører Her angives, om bekendtgørelsen vedrører uafsluttet procedure, berigtigelse eller supplerende oplysninger. Hvis formålet med bekendtgørelsen er at oplyse, at udbudsproceduren afsluttes uden ordretildeling eller kontraktindgåelse, fx hvis udbuddet aflyses/annulleres, markeres feltet "Uafsluttet procedure". Herefter fortsættes med punkt VI.2), jf. vejledningen hertil. Hvis formålet med bekendtgørelsen er at ændre eller korrigere oplysninger i en tidligere indgivet bekendtgørelse, markeres feltet "Berigtigelse". Herefter fortsættes med punkt VI.3.1)- VI.3.5), jf. vejledningen hertil. Hvis formålet med bekendtgørelsen er at tilføje nye oplysninger til en tidligere indgivet bekendtgørelse, markeres feltet "Supplerende oplysninger". Herefter fortsættes med punkt VI.3.6), jf. vejledningen hertil. Ordregiver kan markere flere eller alle felter, hvis der er behov for det. VI.2) Oplysninger om uafsluttet ordretildelingsprocedure Denne rubrik udfyldes, hvis årsagen til indgivelsen af bekendtgørelsen er, at udbudsproceduren afsluttes uden ordretildeling eller kontraktindgåelse. Det angives, om ordretildelingsproceduren er blevet afbrudt (fx hvis udbuddet aflyses på grund af konstaterede fejl eller uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet), om ordretildelingsproceduren er forblevet resultatløs (fx hvis der ikke er modtaget konditionsmæssige/antagelige tilbud), og/eller om kontrakten ikke er blevet tildelt (fx hvis der antages et kontrolbud). Ordregiver kan markere flere eller alle felter, hvis der er behov for det. Endvidere angives, om kontrakten kan blive genstand for fornyet offentliggørelse. Dette kan fx være tilfældet, hvis udbuddet aflyses på grund af konstaterede fejl eller uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, og ordregiver vil genudbyde opgaven efter at have rettet op på de konstaterede fejl eller uhensigtsmæssigheder. Begrundelsen for aflysningen anføres under punkt VI.4) "Yderligere supplerende oplysninger", jf. vejledningen hertil. VI.3) Berigtigelser eller tilføjelser Denne rubrik udfyldes, hvis årsagen til indgivelsen af bekendtgørelsen er, at ordregiver ønsker at berigtige oplysninger i eller tilføje oplysninger til en tidligere indgivet bekendtgørelse. Ordregiver skal kun udfylde de felter, som er relevante for den ændring, som ordregiver ønsker at foretage. Under VI.3.1) angives, om ændringen vedrører en ændring af de oprindelige oplysninger indgivet af ordregiver (fx i udbudsbekendtgørelsen), eller om ændringen skyldes, at oplysningerne offentliggjort på TED ikke stemmer overens med de oplysninger, der er indgivet af den ordregivende myndighed. Den sidste mulighed skal særligt ses i lyset af, at der kan ske fejl i forbindelse med offentliggørelsen af bekendtgørelser. Ordregiver kan afkrydse begge felter, hvis det er relevant.

86 SIDE 86 KAPITEL 6 BEKENDTGØRELSE OM SUPPLERENDE OPLYSNINGER, UAFSLUTTET PROCEDURE ELLER BERIGTIGELSE Under VI.3.2) angives, om ændringen skal ske i den oprindelige bekendtgørelse (dvs. typisk udbudsbekendtgørelsen) eller i det korresponderende udbudsmateriale. Sidstnævnte kan fx være tilfældet, hvis ændringen består i at ændre i bilagene til den udbudte kontrakt, fx en tidsplan for opgavens gennemførelse. I så fald kan ændringen beskrives nærmere under punkt VI.4) "Yderligere supplerende oplysninger", jf. vejledningen hertil. Også her kan ordregiver afkrydse begge felter, hvis det er relevant. VI.3.3) Tekststykke, der skal ændres i den oprindelige bekendtgørelse Denne rubrik udfyldes, hvis den ændring, der skal foretages, går ud på at ændre et tekststykke i den tidligere indgivne bekendtgørelse. Dette kan være tilfældet, hvis konkrete oplysninger i bekendtgørelsen skal ændres, fx i beskrivelsen af den udbudte ydelse eller i beskrivelsen af ydelsens omfang og mængde. I venstre side angives, hvor det tekststykke, som ændringen vedrører, er placeret i den oprindelige bekendtgørelse. Dette bør ske ved henvisning til bekendtgørelsens del og punktnummer. I midten af rubrikken angives det oprindelige tekststykke, som ændres. I højre side af rubrikken angives den ændrede tekst, som skal være gældende. Vær opmærksom på, at visse ændringer kan føre til en forpligtelse for ordregiver til at udskyde de oprindeligt fastsatte frister for ansøgninger/tilbud, og at supplerende oplysninger skal meddeles virksomhederne senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, jf. den indledende vejledning ovenfor. VI.3.4) Datoer, der skal ændres i den oprindelige bekendtgørelse Denne rubrik udfyldes, hvis den ændring, der skal foretages, går ud på at ændre en eller flere datoer eller klokkeslæt i den tidligere indgivne bekendtgørelse. Dette kan fx være tilfældet, hvis fristen for modtagelse af ansøgninger eller tilbud skal rykkes eller er fejlagtigt angivet. I venstre side angives, hvor den dato eller det klokkeslæt, der skal ændres, er placeret i den oprindelige bekendtgørelse. Dette bør ske ved henvisning til bekendtgørelsens del og punktnummer. I midten af rubrikken angives den oprindelige dato og/eller det oprindelige klokkeslæt, der ændres. I højre side af rubrikken angives den ændrede dato og/eller det ændrede klokkeslæt, som skal være gældende. Vær opmærksom på, at visse ændringer kan føre til en forpligtelse for ordregiver til at udskyde de oprindeligt fastsatte frister for ansøgninger/tilbud, og at supplerende oplysninger skal meddeles virksomhederne senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, jf. den indledende vejledning ovenfor. VI.3.5) Adresser og kontakter, der skal ændres Denne rubrik udfyldes, hvis den ændring, der skal foretages, går ud på at ændre adresser og kontaktoplysninger i den tidligere indgivne bekendtgørelse. Dette kan fx være tilfældet, hvis der sker en udskiftning af den relevante kontaktperson hos ordregiveren, eller hvis ansøgninger eller tilbud skal sendes til et andet sted end oplyst i den oprindelige bekendtgørelse. Det skal angives, hvor det tekststykke, der skal ændres, er placeret i den oprindelige bekendtgørelse. Dette bør ske ved henvisning til bekendtgørelsens del og punktnummer. I resten af rubrikken udfyldes de ændrede kontaktoplysninger, som skal være gældende.

87 SIDE 87 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Vær opmærksom på, at visse ændringer kan føre til en forpligtelse for ordregiver til at udskyde de oprindeligt fastsatte frister for ansøgninger/tilbud, og at supplerende oplysninger skal meddeles virksomhederne senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, jf. den indledende vejledning ovenfor. VI.3.6) Tekststykke, der skal tilføjes den oprindelige bekendtgørelse Denne rubrik udfyldes, hvis den ændring, der skal foretages, går ud på at tilføje oplysninger til den tidligere indgivne bekendtgørelse. Dette kan fx være tilfældet, hvis ordregiver efter offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen bliver opmærksom på, at der er behov for at tilføje nye oplysninger til den oprindelige bekendtgørelse. I venstre side af rubrikken angives det sted i bekendtgørelse (del og punkt), hvor det nye tekststykke skal indsættes. I højre side af rubrikken angives den nye tekst. Vær opmærksom på, at visse ændringer kan føre til en forpligtelse for ordregiver til at udskyde de oprindeligt fastsatte frister for ansøgninger/tilbud, og at supplerende oplysninger skal meddeles virksomhederne senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, jf. den indledende vejledning ovenfor. VI.4) Yderligere supplerende oplysninger Her anføres yderligere oplysninger, som er relevante at oplyse om, og som ikke hører hjemme i andre felter, eller der kan anføres supplerende eller forklarende bemærkninger til de øvrige felter. Dette felt giver således mulighed for, at ordregiver kan skrive mere frit og derfor fx uddybe og nuancere nogle af de øvrige felter, såfremt der er behov for det. Hvis årsagen til indgivelsen af bekendtgørelsen er, at udbudsproceduren afsluttes uden ordretildeling eller kontraktindgåelse, jf. vejledningen til punkt VI.2), anføres begrundelsen for aflysningen her. Det kan fx være, at ordregiver kun har modtaget ét konditionsmæssigt tilbud, og at udbuddet derfor aflyses med henvisning til manglende konkurrence. Den her anførte begrundelse for aflysningen skal selvsagt stemme overens med den begrundelse, der oplyses direkte over for de berørte virksomheder. Hvis årsagen til indgivelsen af bekendtgørelsen er en ændring i det korresponderende udbudsmateriale, jf. vejledningen til VI.3.2), kan ændringen beskrives nærmere her. Dette kan fx være tilfældet, hvis ændringen foretages i et bilag til kontrakten, og hvor ændringen således ikke kan beskrives i de øvrige felter i bekendtgørelsen. VI.5) Dato for afsendelsen af denne bekendtgørelse Her anføres datoen for afsendelsen af bekendtgørelsen. Ordregiver kan fra denne dato offentliggøre bekendtgørelsen nationalt og orientere ansøgere/tilbudsgivere om indholdet af bekendtgørelsen.

88 SIDE 88 KAPITEL 7 ORDRETILDELINGSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/18 Kapitel 7 Ordretildelingsbekendtgørelse Direktiv 2004/ Standardformularens karakter og formål Et af de sidste dokumenter, der skal udarbejdes som et led i gennemførelsen af et EU-udbud, er "Bekendtgørelse om indgåede kontrakter" (ordretildelingsbekendtgørelse). Formålet med ordretildelingsbekendtgørelsen er navnlig at skabe gennemsigtighed og offentlighed om, hvem der har vundet det gennemførte udbud og således fået tildelt ordren. Ordregiver skal anvende den standardformular, som Kommissionen har udarbejdet, jf. forordning nr. 842/2011 af 19. august Den til enhver tid gældende standardformular kan findes her. Standardformularen findes i en online version, som gør det muligt at udfylde og indlevere formularen elektronisk via internettet. Online versionen findes på enotices, og adgang fås her. Alternativt kan standardformularen udfyldes manuelt og indsendes til kontoret for De Europæiske Fællesskabers Publikationer (EU-Publikationskontoret). Udbudsbekendtgørelsen offentliggøres herefter i Supplement til EU-Tidende (TED) senest 5 dage efter afsendelsen (forudsat at formularen er indsendt elektronisk). Standardformularen, der afspejler udbudsbekendtgørelsen på mange områder, bærer i et vist omfang præg af at være oversat, ligesom den også bærer præg af, at den gælder på tværs af flere landes juridiske traditioner. Der kan således forekomme udtryk i standardformularen, som ikke svarer til den gængse danske udbudsterminologi. Hertil kommer, at standardformularen er opdelt i felter/rubrikker, der ikke giver meget rum for ordregiver til at skrive frit. Der er ikke ligeså stort et behov for rummelighed ved ordretildelingsbekendtgørelsen som ved udbudsbekendtgørelsen, men ordregiver kan dog også ved udfyldelsen af ordretildelingsbekendtgørelsen skabe sig en vis grad af fleksibilitet i forbindelse med udfyldelsen af de forskellige felter, herunder ved anvendelsen af punkt VI.3) "Yderligere oplysninger". Denne vejledning skulle gerne bidrage til, at udfyldelsen og anvendelsen af ordretildelingsbekendtgørelsen gøres lettere for ordregivende myndigheder. 7.2 Anvendelse af ordretildelingsbekendtgørelsen og fristen for afsendelsen Kravet om udarbejdelse af en ordretildelingsbekendtgørelse gælder både ved offentlige og begrænsede udbud samt udbud med forhandling (både udbud med og uden forudgående udbudsbekendtgørelse), konkurrencepræget dialog og ved indgåelse af kontrakter i henhold til dynamisk indkøbssystem (dvs. for hver enkelt kontrakt, der indgås på baggrund af det dynamiske indkøbssystem). Resultaterne af en projektkonkurrence offentliggøres i en særlig bekendtgørelse beregnet hertil (standardformular 13). Ved rammeaftaler skal der udarbejdes en ordretildelingsbekendtgørelse ved indgåelse af selve rammeaftalen (men ikke ved de leveranceaftaler, der indgås efter træk på rammeaftalen).

89 SIDE 89 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Ordregiver skal også indrykke en ordretildelingsbekendtgørelse, såfremt der er tale om indgåelse af en kontrakt om bilag II B-ydelser over tærskelværdierne. Disse ydelser er ellers undtaget fra udbudsdirektivets procedureregler (undtagen artikel 23 og artikel 35, stk. 4). Det betyder, at der skal udarbejdes en ordretildelingsbekendtgørelse, selvom der ikke er gennemført et egentligt EU-udbud. For så vidt angår ordretildelingsbekendtgørelser om bilag II B- ydelser, kan ordregiver dog begære, at der ikke sker offentliggørelse af bekendtgørelsen (dvs. at den blot indsendes til EU-Publikationskontoret). Fristen for afsendelse til EU-Publikationskontoret er senest 48 dage efter indgåelse af en kontrakt/rammeaftale. For så vidt angår dynamiske indkøbssystemer, har ordregiver mulighed for at fremsende meddelelse om indgåelse af alle kontrakter samlet for et kvartal. I så fald skal ordregiver fremsende den samlede ordretildelingsbekendtgørelse senest 48 dage efter udgangen af hvert kvartal. Ordregiver kan dog med fordel indsende ordretildelingsbekendtgørelsen til offentliggørelse hurtigst muligt efter kontraktindgåelsen, idet flere af klagefristerne i henhold til håndhævelsesloven regnes fra bekendtgørelsens offentliggørelse. 7.3 Gode råd og faldgruber Ved udarbejdelsen af ordretildelingsbekendtgørelsen kan ordregiver med fordel tage udgangspunkt i udbudsbekendtgørelsen (eller i eventuelt andre tidligere offentliggjorte bekendtgørelser om samme udbud, fx en forhåndsmeddelelse), idet flere af de i ordretildelingsbekendtgørelsen krævede oplysninger er de samme som de oplysninger, der fremgår af udbudsbekendtgørelsen (og andre tidligere offentliggjorte bekendtgørelser). Hvis der anvendes en sådan systematisk dokumenttilgang, er der større sikkerhed for, at oplysningerne ikke er indbyrdes modstridende i de forskellige dokumenter. Ordregiver bør under alle omstændigheder kvalitetssikre den indbyrdes overensstemmelse i disse dokumenter inden offentliggørelsen. 7.4 DEL I: Ordregivende myndighed I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er) Her udfyldes ordregivers officielle navn, adresse, adresse mv. samt kontaktpunkt (fx kontaktperson) for udbuddet. Hvis der er oprettet en særlig hjemmeside til udbuddet, kan det anføres her, ligesom ordregivers generelle hjemmeside kan anføres. Hvis der er oprettet en køberprofil, bør denne ligeledes anføres. For flere oplysninger om køberprofiler, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel Det kan også anføres, om der har været elektronisk adgang til oplysninger, eller hvis bud og ansøgninger om deltagelse kunne indsendes via en internetadresse. Det er som udgangspunkt den anførte ordregiver, der er kontraktpart. Hvis flere ordregivere har indgået en indkøbsaftale i fællesskab, således at samtlige ordregivere er kontraktparter, skal der vælges en kontaktordregiver, som anføres i dette felt. De øvrige ordregivere, der er parter i aftalen, anføres i punkt VI.2) "Yderligere oplysninger". I.2) Type ordregivende myndighed Her angives, hvilken type myndighed ordregiver er. Er der fx tale om en kommune, afkrydses feltet Regional eller lokal myndighed. Er det fx en almen boligorganisation, afkrydses feltet Offentligt organ. I.3) Hovedaktivitet Her angives ordregivers hovedaktivitet. Bemærk, at dette ikke nødvendigvis er sammenfaldende med den aktivitet, der har været udbudt. Fx skal en kommune afkrydse feltet Generelle offentlige tjenester, også selvom udbuddet konkret vedrører miljø.

90 SIDE 90 KAPITEL 7 ORDRETILDELINGSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/18 I.4) Kontrakt indgås på andre ordregivende myndigheders vegne Her angives, om ordregiver køber ind på vegne af andre ordregivende myndigheder. Det vil fx være tilfældet, når centrale indkøbsorganisationer foretager indkøb. Når der afkrydses i Ja, bør de myndigheder, der købes ind på vegne af, angives i bilag A, afsnit I). Har flere ordregivere indgået en indkøbsaftale i fællesskab, hvor samtlige ordregivere er kontraktparter, skal der afkrydses i feltet Nej. Det skyldes, at den ene ordregiver netop ikke køber ind på vegne af de øvrige, men at de indgår aftale i fællesskab. I et sådant tilfælde skal kontaktordregiveren angives i punkt I.1) og de øvrige ordregivere i punkt VI.2) "Yderligere oplysninger". 7.5 DEL II: Kontraktens genstand II.1.1) Betegnelse for kontrakten Her angives ordregivers betegnelse for kontrakten. Dette vil typisk være kontraktens titel, fx "Kontrakt om indkøb af stationære og bærbare computere, tilbehør og tilknyttede serviceydelser" eller "Kontrakt om indkøb af rengøringsydelser". Den mere detaljerede beskrivelse af de udbudte ydelser anføres under punkt II.1.4). II.1.2) Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted for bygge/anlægsarbejdet, varerne eller tjenesteydelserne Her angives, om kontrakten vedrører bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser. Der skal kun markeres i ét felt. Er der tale om en blandet kontrakt, dvs. en kontrakt, som indeholder elementer af både bygge- og anlægsarbejder og/eller varer og/eller tjenesteydelser, skal der markeres i den kategori, der udgør hovedparten af ydelsen. Hvis udbuddet fx angår køb af multifunktionsmaskiner (varer) og tilhørende løbende service- og vedligeholdelsesydelser (tjenesteydelser), markeres i kategorien varer, såfremt værdien af varedelen overstiger værdien af de tjenesteydelser, som kontrakten omfatter. Ved bygge- og anlægsarbejder angives, om der er tale om udførelse, samlet projektering og udførelse (dvs. totalentreprise) eller udførelse af bygge- og anlægsarbejdet efter ordregivers specifikationer uanset med hvilke midler (dvs. et skræddersyet byggeri). Et skræddersyet byggeri er således et byggeri, der, inden det sælges til en offentlig myndighed, opføres eller istandsættes af en privat part efter nøje instruktioner fra den offentlige myndighed, der efterfølgende erhverver bygningen. Ved varekøb angives, om der er tale om et indkøb, leasing, leje, leje med forkøbsret eller en kombination. Ved tjenesteydelser angives, hvilken tjenesteydelseskategori kontrakten falder ind under, jf. udbudsdirektivets bilag II. De enkelte tjenesteydelseskategorier er i bilaget defineret ved henvisning til de CPV-numre, som kategorien omfatter. Tjenesteydelseskategorierne fremgår tillige af udbudsbekendtgørelsens bilag C1. Indeholder en kontrakt flere tjenesteydelser, som falder ind under forskellige kategorier i direktivet, vælges den kategori, der udgør hovedparten af ydelsen. Hvis udbuddet fx angår køb af en reklameydelse (kategori 13), hvor der samtidig skal foretages en markedsundersøgelse (kategori 10), vælges kategorien for reklamevirksomhed (kategori 13), hvis værdien af reklameydelsen overstiger værdien af markedsundersøgelsen. II.1.2.) Hovedleverings- eller hovedudførelsessted for bygge- eller anlægsarbejde, varer eller tjenesteydelser Ved udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser angives kontraktens hovedudførelsessted. Er der tale om et varekøb, angives hovedleveringsstedet. Hvor præcise angivelserne kan blive, afhænger af kontraktens art. Ved fx opførelse af et alment boligbyggeri i Roskilde, angives Roskilde. Er der derimod tale om landsdækkende levering af varer, angives fx Levering i hele Danmark.

91 SIDE 91 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER II.1.2) NUTS-kode Her angives NUTS-koden. NUTS-koden er en geografisk nomenklatur, der refererer til hovedudførelsesstedet eller -leveringsstedet. Der findes en overordnet kode for Danmark (DK- DANMARK), med underkoder opdelt på regionalt niveau. Hver region er underopdelt i forskellige geografiske områder, der kan bruges til at angive stedet mere præcist. For Danmark gælder følgende NUTS-koder: DK0-DANMARK DK01-Hovedstaden DK02-Sjælland DK03-Syddanmark DK04-Midtjylland DK05-Nordjylland DK011-Byen København DK012-Københavns omegn DK013-Nordsjælland DK014-Bornholm DK021-Østsjælland DK022-Vest- og Sydsjælland DK031-Fyn DK032-Sydjylland DK041-Vestjylland DK042-Østjylland DK050-Nordjylland DKZ-EKSTRA-REGIO DKZZ-Ekstra-Regio DKZZZ-Ekstra-Regio Jo mere nøjagtigt koden kan angives, jo bedre. Koden skal selvsagt hænge sammen med det i felterne ovenfor anførte om hovedleverings- eller hovedudførelsessted. Hvis der fx tale om en kontrakt om landsdækkende levering af varer, angives koden "DK0- DANMARK" for hele Danmark. Hvis der derimod er tale om etablering af et it-system hos en myndighed i København, angives koden "DK011-Byen København". Hvis hovedleverings- eller hovedudførelsesstedet er Færøerne eller Grønland, angives koden "DKZ-EKSTRA-REGIO". Hvis kontrakten omfatter levering eller udførelse både i Danmark og på Færøerne og/eller i Grønland, bør både koden "DK0" og koden "DKZ-EKSTRA-REGIO" angives. Dette kan desuden beskrives nærmere under punkt II.1.4). II.1.3) Oplysninger om rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem Her angives, om bekendtgørelsen vedrører en udarbejdelse af en rammeaftale (dvs. en aftale, der fastsætter vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af en given periode) eller oprettelse af et dynamisk indkøbssystem (dvs. en fuldt elektronisk indkøbsproces, som navnlig kan anvendes ved standardiserede og gentagne indkøb). Bemærk, at denne rubrik - i modsætning til den tilsvarende rubrik i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.3) - ikke skal udfyldes, hvis der er tale om en offentlig kontrakt (dvs. et enkeltstående indkøb). II.1.4) Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene Her gives en kortfattet beskrivelse af kontrakten eller indkøbet, dvs. den udbudte ydelse. Det er ikke nødvendigt, at ordregiver beskriver den udbudte ydelse fuldstændigt. Det er dog et krav, at det klart fremgår, hvad kontrakten omfatter. Den nødvendige detaljeringsgrad afhænger bl.a. af udbuddets karakter og omfang, og af hvad der var afgørende for, at virksomhederne kunne vurdere, om de havde interesse i at deltage i udbuddet. Det er dog vigtigt, at de væsentligste oplysninger og vilkår fremgår af beskrivelsen. Beskrivelsen bør afstemmes med den i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.5) anførte beskrivelse af den udbudte ydelse, jf. vejledningen hertil. I mange tilfælde kan ordregiver således blot genbruge beskrivelsen fra udbudsbekendtgørelsen.

92 SIDE 92 KAPITEL 7 ORDRETILDELINGSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/18 II.1.5) CPV-glossaret (common procurement vocabulary) Her angives den/de relevante CPV-kode(r) for den udbudte ydelse. CPV-klassifikationen (Common Procurement Vocabulary) er en nomenklatur udviklet med he nblik på, at varer og ydelser skal kunne identificeres på en enkel og entydig måde. CPVklassifikationen består af et primærglossar, som er obligatorisk for ordregiver at anvende, og af et supplerende glossar, som ordregiver kan vælge at anvende for at beskrive den udbudte ydelse nærmere, jf. nedenfor. I primærglossaret har hver enkelt vare, tjenesteydelse og bygge- og anlægsaktivitet en særlig kode, der benyttes, når potentielle tilbudsgivere skal finde relevante udbud. Koderne anvendes også i forbindelse med udarbejdelse af statistikker. Hver CPV-kode består af 8 cifre. Koderne er opdelt i overordnede afdelinger og underinddelinger. I nogle tilfælde vil det være nok med en enkelt CPV-kode, og i andre tilfælde kan der være behov for at angive flere CPV-koder for at give en tilstrækkelig beskrivelse af den udbudte ydelse. Der skal i sidstnævnte tilfælde angives en enkelt kode for hovedgenstanden det kan enten være en overordnet kode for ydelsen, når ydelsen består af flere underydelser, eller koden for den væsentligste ydelse ved sammensatte ydelser. CPV-beskrivelsen for hovedgenstanden vil udgøre bekendtgørelsens overskrift ved offentliggørelse i TED-databasen. Virksomhederne vil ofte blive opmærksomme på bekendtgørelsen via den eller de angivne CPV-koder. Den eller de valgte CPV-koder skal derfor give en beskrivelse af den udbudte ydelse, der er så præcis som muligt. Det kan fx ske ved en kombination af flere koder. Ordregiver bør sikre sig, at kombinationen af de valgte koder dækker over hele den udbudte ydelse. Bemærk, at udbudsdirektivets bilag I indeholder en liste over aktiviteter, der omfattes af direktivets definition af bygge- og anlægskontrakter, og at der for hver aktivitet er angivet den relevante CPV-kode. Tilsvarende indeholder udbudsdirektivets bilag II lister over de tjenesteydelseskategorier, der omfattes af direktivets definition af tjenesteydelseskontrakter. De enkelte tjenesteydelseskategorier er defineret ved henvisning til de relevante CPV-koder. Se også vejledningen til punkt II.1.2). De valgte CPV-koder skal selvsagt svare til den relevante aktivitet eller ligge inden for den relevante tjenesteydelseskategori. Vær opmærksom på, at den seneste udgave af CPV-koderne og af udbudsdirektivets bilag I og bilag II er fra Det supplerende glossar kan som nævnt anvendes til at beskrive kontraktens genstand yderligere. Det består af koder med både bogstaver og cifre, der svarer til en beskrivelse, der kan præcisere arten eller en særlig brug af den vare, der skal indkøbes. Ordregiver er ikke forpligtet til at anvende det supplerende glossar det skal blot ses som en yderligere hjælp til at beskrive den udbudte ydelse mere præcist. CPV-koderne kan både findes på SIMAP's hjemmeside, og via Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. De her angivne koder skal som udgangspunkt svare til de CPV-koder, der er angivet i fx udbudsbekendtgørelsen.

93 SIDE 93 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER II.1.6) Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb Her angives, om udbuddet er omfattet af WTO-aftalen. Denne aftale omtales også som GPAaftalen (Government Procurement Agreement). Offentlige indkøb, som er omfattet af udbudsdirektivet, vil som hovedregel også være omfattet af WTO-aftalen. Selve aftalen fastlægger de generelle principper og procedurer for offentlige indkøb, og den konkrete anvendelse er baseret på aftaler mellem WTO-parterne. I denne sammenhæng udgør EU en samlet forhandlingspart, og EU har tiltrådt aftalen på medlemsstaternes vegne. Aftalens dækningsområde fremgår af en række bilag til WTO-aftalen, der kan findes på WTO s hjemmeside. Der findes bilag for hver part, der har tiltrådt aftalen, og bilagene indeholder bl.a. undtagelser og forbehold i forhold til forskellige lande og ydelsestyper. For en dansk ordregiver gælder altså bilagene for EU. Hvis udbuddet er omfattet af WTO-aftalen, betyder det ikke, at ordregiver er forpligtet til at følge andre regler, end de der findes i udbudsdirektivet. Det betyder blot, at ordregiver muligvis modtager tilbud/anmodninger om deltagelse fra tilbudsgivere fra ikke EU-lande, som er parter i WTO-aftalen, og at ordregiver eventuelt skal tage sådanne tilbud/anmodninger i betragtning på lige vilkår med tilbud/anmodninger fra EU-tilbudsgivere. II.2) Kontraktens/kontrakternes endelige samlede værdi Her angives den endelige samlede kontraktværdi. Ved beregning af den endelige samlede værdi skal værdien for hele kontraktperioden, optioner, muligheder for forlængelser, delaftaler mv. regnes med. Har ordregiver fx indgået en 3-årig kontrakt til en værdi af DKK per år med mulighed for et års forlængelse, er den endelige samlede værdi således DKK. Værdien kan enten angives ved den konkrete samlede værdi eller ved en beløbsramme. Der må kun angives talværdier i dette felt. Det skal også angives, hvilken valutaenhed værdien regnes i, og om værdien er eksklusive eller inklusive moms. Angives værdien inklusive moms, skal momssatsen angives i procent. Oplysninger om værdien af eventuelle delaftaler skal gives i DEL V. Selvom man angiver kontraktværdien for hver af de enkelte delaftaler under DEL V, skal den samlede kontraktværdi eller den samlede beløbsramme angives her. Ifølge udbudsdirektivet kan offentliggørelse af visse oplysninger undlades, hvis videregivelsen vil være til skade for bestemte offentlige eller private økonomiske aktørers legitime økonomiske interesser eller for konkurrencen, jf. også de danske regler om aktindsigt. Typisk vil den samlede kontraktsum, som skal oplyses her, dog ikke kunne undlades på denne baggrund. 7.6 Del IV: Procedure IV.1) Type procedure Her udfyldes, hvilken type procedure ordregiver har anvendt. Det vil oftest være offentligt eller begrænset udbud. For flere oplysninger om de forskellige typer af udbud, og for hvornår disse kan benyttes, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 6. Hvis ordregiver har foretaget tildeling af kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i TED, skal begrundelsen herfor anføres i bilag D1.

94 SIDE 94 KAPITEL 7 ORDRETILDELINGSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/18 IV.2.1) Tildelingskriterier Her skal angives det tildelingskriterium, ordregiver har anvendt ved tildeling af kontrakten. Der er to tildelingskriterier at vælge mellem: "laveste pris" (ordregiver tildeler således kontrakten til den tilbudsgiver, der afgiver tilbud med laveste pris) eller det "økonomisk mest fordelagtige bud" vurderet på grundlag af en række underkriterier (ordregiver tildeler således kontrakten til den tilbudsgiver, der ud fra de anførte underkriterier har afgivet det tilbud, der samlet set er mest fordelagtigt). Underkriterierne skal være objektive, saglige og have tilknytning til kontraktens genstand. Herudover må de ikke være de samme som udvælgelseskriterierne. Om forskellen på udvælgelseskriterier og tildelingskriterier, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 9.7. Eksempler på underkriterier kan være pris, kvalitet, funktionalitet, færdiggørelsesfrist, miljøvenlighed, osv. Underkriterierne bør specificeres i en sådan grad, at der skabes gennemsigtighed om, hvad tilbudsevalueringen omfatter. Underkriterierne skal vægtes. Der er mulighed for at lade vægtningen indgå som et interval. Der kan dog kun anføres et enkelt tal i selve feltet i standardformularen. Har ordregiver i udbudsbekendtgørelsen anvendt en vægtning med rammer, skal den konkret anvendte vægtning angives her Kun i tilfælde, hvor det ikke kan lade sig gøre at vægte underkriterierne, kan disse prioriteres. Det er ordregiver, der skal godtgøre, at underkriterierne ikke kan vægtes. Se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel , om formulering, vægtning og prioritering af underkriterier. Bemærk, at underkriterierne og vægtningen heraf altså skal angives i rubrikken i modsætning til udfyldelsen af udbudsbekendtgørelsen, hvor ordregiver kan undlade at anføre underkriterierne, jf. vejledningen til udbudsbekendtgørelsens punkt IV.2.1). IV.2.2) Oplysninger om elektronisk auktion Hvis der er blevet anvendt elektronisk auktion ved udbuddet, afkrydses feltet Ja". IV.3.1) Sagsnummer hos den ordregivende myndighed Hvis den pågældende udbudssag har et sagsnummer (journalnummer) hos ordregiver, kan nummeret anføres her. IV.3.2) Har der været tidligere offentliggørelse(r) om samme kontrakt? Hvis der tidligere har været offentliggørelser om kontrakten, anføres her bekendtgørelsens nummer i EU- tidende (TED). Hvis det er et udbud, der er sat i gang ved en offentliggørelse i EU-tidende (TED), skal udbudsbekendtgørelsens løbenummer anføres her. Der kan fx også være tale om en vejledende forhåndsmeddelelse eller andre bekendtgørelser. Hvis der ikke tidligere har været offentliggjort en bekendtgørelse, afkrydses feltet Nej. Det vil fx kunne være tilfældet ved indgåelse af kontrakt om en bilag II B-tjenesteydelse, hvor der ikke har været offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, eller hvis man har anvendt proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. I givet fald skal bilag D1 udfyldes.

95 SIDE 95 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER 7.7 DEL V: Kontrakttildeling Der skal udfyldes en Del V for hver delaftale. For hver delaftale kan ordregiver angive et kontraktnummer/delaftalenummer (fx delaftale 1, delaftale 2 osv.) og en betegnelse for delaftalen (delaftalens titel). Er der ikke tale om delaftaler, men kun én samlet kontrakt, skal Del V kun udfyldes én gang. V.1) Dato for beslutningen om kontrakttildeling Her angives datoen for beslutningen om kontrakttildelingen. Bemærk, at det er datoen for selve tildelingsbeslutningen, der skal angives her, og ikke datoen for kontraktindgåelsen. V.2) Oplysninger om tilbud Her angives det antal tilbud, ordregiver har modtaget til den pågældende kontrakt/delaftale. Endvidere oplyses antallet af eventuelle elektronisk modtagne tilbud. V.3) Navn og adresse på den økonomiske aktør, som der er truffet afgørelse om at indgå kontrakt med Her angives navn, adresse mv. på den tilbudsgiver, som har fået tildelt kontrakten/delaftalen. V.4) Oplysninger om kontraktens værdi I det første felt kan kontraktens oprindeligt anslåede værdi angives. Hvis der er tale om én samlet kontrakt, skal dette beløb svare til beløbet i fx udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.1). Hvis der er tale om delaftaler, angives den oprindeligt anslåede værdi for hver delaftale. Den samlede værdi af alle delaftaler skal svare til beløbet i fx udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.1). I det næste felt skal kontraktens/delaftalens endelige samlede værdi angives. Ved beregning af den endelige samlede værdi skal optioner, muligheder for forlængelser, mv. regnes med. Værdien kan enten angives ved den konkrete samlede værdi eller ved en beløbsramme. Både vedrørende anslået og endelig samlet værdi må der kun angives talværdier, og det skal også i disse felter angives, hvilken valutaenhed værdierne regnes i, og om de er eksklusive eller inklusive moms. Angives værdien inklusive moms, skal momssatsen angives i procent. Det er op til ordregiver selv at bestemme i modsætning til i punkt II.2) om kontraktværdien i dette punkt skal angives samlet for hele kontraktperioden eller på års- eller månedsplan. Hvis værdien angives på års- eller månedsplan, skal antal år eller måneder angives i det nederste felt. V.5) Oplysninger om underentreprise Her angives, om kontrakten forventes at blive givet i underentreprise til tredjemand. Krydses der her af i Ja, skal ordregiver oplyse, hvor stor en værdi eksklusive moms eller hvor stor en andel i procent, det drejer sig om. Ordregiver skal i givet fald også kort beskrive den andel/værdi, der vil blive givet i underentreprise. Hvis der fx er tale om en bygge- og anlægsopgave, kan det fx her anføres, at tømrerarbejdet forventes givet i underentreprise. Hvis ordregiver ikke kender værdien eller andelen, der skal gives i underentreprise, krydses af i Ikke kendt. 7.8 DEL VI: Supplerende oplysninger VI.1) Oplysninger om EU-midler Her anføres, hvorvidt kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program, og i givet fald anføres navnet på projektet/programmet.

96 SIDE 96 KAPITEL 7 ORDRETILDELINGSBEKENDTGØRELSE DIREKTIV 2004/18 VI.2) Yderligere oplysninger Her anføres yderligere oplysninger, som er relevante for udbuddet og indgåelsen af kontrakten, og som ikke hører hjemme i andre felter, eller der kan anføres supplerende eller forklarende bemærkninger til de øvrige felter. Dette felt giver således mulighed for, at ordregiver kan skrive mere frit og derfor fx uddybe og nuancere nogle af de øvrige felter, såfremt der er behov for det. Herudover kan øvrige relevante oplysninger anføres her. I modsætning til ved udfyldelsen af det tilsvarende felt i udbudsbekendtgørelsen er der her ofte ikke behov for at anføre yderligere oplysninger. Dog kan fx datoen for kontraktindgåelsen anføres i dette felt, hvis kontrakten er indgået, når ordretildelingsbekendtgørelsen indsendes. Endvidere kan det fx beskrives her, hvis en ud af flere udbudte delaftaler er bortfaldet, fordi der ikke er modtaget tilbud på denne delaftale, e.l. VI.3) Klageprocedurer Dette punkt kan for danske ordregivere udfyldes som vist nedenfor. I Danmark er det Klagenævnet for Udbud, der er ansvarlig for klageprocedurerne. I Danmark er der ikke noget mæglingsorgan, så dette felt udfyldes ikke. Oplysninger om indgivelse af klager kan indhentes hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, der administrerer udbudsreglerne i Danmark. VI.3.1) Organ med ansvar for klageprocedurerne Klagenævnet for Udbud Dahlerups Pakhus Langelinie Allé København Ø, DANMARK Mailadresse: [email protected] Telefon: Internetadresse: Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne Der er intet mæglingsorgan i Danmark. VI.3.2) Indgivelse af klager I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv. gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret. Fristen begynder dog først, når der i underretningen er angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for ordregiverens beslutning. I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået. Lige som ovenfor er det en betingelse for, at fristen begynder at løbe, at underretningen indeholder en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen måneder efter, at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens 2, stk. 2. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens 12, stk. 1.

97 SIDE 97 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Klagenævnet for Udbuds adresse er angivet i punkt VI.3.1). Klagevejledningen fra Klagenævnet for Udbud kan findes her. VI.3.3) Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om indgivelse af klager Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Carl Jacobsens Vej Valby DANMARK Mailadresse: [email protected] Telefon: Internetadresse: VI. 4) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse Her anføres datoen for afsendelsen af denne bekendtgørelse. Bemærk, at flere af klagefristerne i håndhævelsesloven regnes fra denne dato. 7.9 Bilag A: Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag A hænger sammen med udfyldelsen af Del I, punkt I.4) og benyttes til yderligere oplysninger om adresser og kontakter. Hvis ordregiver har købt ind på vegne af en anden myndighed, angives i punkt I) navn og adresse på den anden myndighed, på hvis vegne ordregiver har foretaget indkøbet. Hvis der er tale om en rammeaftale, kan de begunstigede således angives i dette bilag. Der kan eventuelt også angives en beskrivelse heraf i punkt II.1.4) eller i punkt VI.2. Punkt I) benyttes, så mange gange det er nødvendigt for at angive alle de andre myndigheder, som ordregiver har købt ind på vegne af Bilag C1: Tjenesteydelseskategorier, der henvises til i del II: Kontraktens genstand Bilag C1 er alene til orientering og skal ikke udfyldes Bilag D1 Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) Har ordregiver anvendt proceduren med forhandling uden udbud, jf. formularens punkt IV.1), skal der i dette bilag gives en begrundelse herfor. Dette skal ske ved afkrydsning. De muligheder, der gives, svarer til mulighederne for at anvende udbud med forhandling uden forudgående udbudsbekendtgørelse efter direktivets artikel 31. Endvidere skal det angives, hvis der er en anden begrundelse for tildeling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. Dette kan fx være, at der er tale om en bilag II B- ydelse, hvor der ikke har været offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, eller at kontrakten ikke er omfattet af direktivet (fx hvis den er under tærskelværdierne). Under henvisning til kontroldirektivet (89/665/EØF) fremgår det af bilag D1, at den klagefrist, der er omhandlet i kontroldirektivets artikel 2f, stk. 1, litra a), første led, kan nedsættes, hvis bekendtgørelsen indeholder en begrundelse for den ordregivende myndigheds beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. Dette gælder dog ikke for de klagefrister, der fremgår af håndhævelsesloven, og som gælder i dansk ret.

98 SIDE 98 KAPITEL 8 ORDRETILDELINGSBEKENDTGØRELSE - DIREKTIV 2004/17 Kapitel 8 Ordretildelingsbekendtgørelse - Direktiv 2004/ Standardformularens karakter og formål Et af de sidste dokumenter, der skal udarbejdes som et led i gennemførelsen af et EU-udbud, er "Bekendtgørelse om indgåede kontrakter" (ordretildelingsbekendtgørelse). Formålet med ordretildelingsbekendtgørelsen er at skabe gennemsigtighed og offentlighed om, hvem der har vundet det gennemførte udbud og således fået tildelt ordren. Ordregiver skal anvende den standardformular, som Kommissionen har udarbejdet, jf. forordning nr. 842/2011 af 19. august Den til enhver tid gældende standardformular kan findes her. Standardformularen findes i en online version, som gør det muligt at udfylde og indlevere formularen elektronisk via internettet. Online versionen findes på enotices, og adgang fås her. Alternativt kan standardformularen udfyldes manuelt og indsendes til kontoret for De Europæiske Fællesskabers Publikationer (EU-Publikationskontoret). Udbudsbekendtgørelsen offentliggøres herefter i Supplement til EU-Tidende (TED) senest 5 dage efter afsendelsen (forudsat at formularen er indsendt elektronisk). Standardformularen, der afspejler udbudsbekendtgørelsen på mange områder, bærer i et vist omfang præg af at være oversat, ligesom den også bærer præg af, at den gælder på tværs af flere landes juridiske traditioner. Der kan således forekomme udtryk i standardformularen, som ikke svarer til den gængse danske udbudsterminologi. Hertil kommer, at standardformularen er opdelt i felter/rubrikker, der ikke giver meget rum for ordregiver til at skrive frit. Der er ikke ligeså stort et behov for rummelighed ved ordretildelingsbekendtgørelsen som ved udbudsbekendtgørelsen, men ordregiver kan dog også ved udfyldelsen af ordretildelingsbekendtgørelsen skabe sig en vis grad af fleksibilitet i forbindelse med udfyldelsen af de forskellige felter, herunder ved anvendelsen af punkt VI.2) "Yderligere oplysninger". Denne vejledning skal bidrage til, at udfyldelsen og anvendelsen af ordretildelingsbekendtgørelsen gøres lettere for ordregivere. 8.2 Anvendelse af ordretildelingsbekendtgørelsen og fristen for afsendelsen Kravet om udarbejdelse af en ordretildelingsbekendtgørelse gælder ved alle kontrakter omfattet af direktivet, uanset hvilken udbudsprocedure ordregiver har anvendt. Resultaterne af en projektkonkurrence offentliggøres i en særlig bekendtgørelse beregnet hertil (standardformular 13). Ved rammeaftaler skal der udarbejdes en ordretildelingsbekendtgørelse ved indgåelse af selve rammeaftalen, men ikke ved de leveranceaftaler, der indgås efter træk på rammeaftalen. Ordregiver skal også indrykke en ordretildelingsbekendtgørelse, såfremt der er tale om indgåelse af en kontrakt om bilag XVII B-ydelser over tærskelværdierne. Disse ydelser er ellers undtaget fra forsyningsvirksomhedsdirektivets procedureregler (undtagen artikel 34 og 43). Det betyder, at der skal udarbejdes en ordretildelingsbekendtgørelse, selvom der ikke er gennemført et egentligt EU-udbud. For så vidt angår ordretildelingsbekendtgørelser om bilag XVII

99 SIDE 99 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER B-ydelser, kan ordregiver dog begære, at der ikke sker offentliggørelse af bekendtgørelsen (dvs. at den blot indsendes til EU-Publikationskontoret). Fristen for afsendelse til EU-Publikationskontoret er senest to måneder efter indgåelse af en kontrakt/rammeaftale. For så vidt angår dynamiske indkøbssystemer, har ordregiver mulighed for at fremsende meddelelse om indgåelse af alle kontrakter samlet for et kvartal. I så fald skal ordregiver fremsende den samlede ordretildelingsbekendtgørelse senest to måneder efter udgangen af hvert kvartal. Man skal dog være opmærksom på, at flere af klagefristerne i henhold til håndhævelsesloven regnes fra bekendtgørelsens offentliggørelse. 8.3 Gode råd og faldgruber Ved udarbejdelsen af ordretildelingsbekendtgørelsen kan ordregiver med fordel tage udgangspunkt i udbudsbekendtgørelsen (eller i eventuelt andre tidligere offentliggjorte bekendtgørelser om samme udbud, fx en forhåndsmeddelelse), idet flere af de i ordretildelingsbekendtgørelsen krævede oplysninger er de samme som de oplysninger, der fremgår af udbudsbekendtgørelsen (og andre tidligere offentliggjorte bekendtgørelser). Hvis der anvendes en sådan systematisk dokumenttilgang, er der større sikkerhed for, at oplysningerne ikke er indbyrdes modstridende i de forskellige dokumenter. Ordregiver bør under alle omstændigheder kvalitetssikre den indbyrdes overensstemmelse i disse dokumenter inden offentliggørelsen. 8.4 DEL I: Ordregiver I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er) Her udfyldes ordregivers officielle navn, adresse, adresse mv. samt kontaktpunkt (fx kontaktperson) for udbuddet. Hvis der er oprettet en særlig hjemmeside til udbuddet, kan det anføres her, ligesom ordregivers generelle hjemmeside kan anføres. Hvis der er oprettet en køberprofil, bør denne ligeledes anføres. For flere oplysninger om køberprofiler, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel Det kan også anføres, om der har været elektronisk adgang til oplysninger, eller hvis bud og ansøgninger om deltagelse kunne indsendes via en internetadresse. Det er som udgangspunkt den anførte ordregiver, der bliver kontraktpart. Hvis flere ordregivere har indgået en indkøbsaftale i fællesskab, således at samtlige ordregivere bliver kontraktparter, skal der vælges en kontaktordregiver, som anføres i dette felt. De øvrige ordregivere, der bliver parter i aftalen, anføres i punkt VI.2) "Yderligere oplysninger". I.2) Hovedaktivitet Her angives ordregivers hovedaktivitet. Bemærk, at dette ikke nødvendigvis er sammenfaldende med den aktivitet, der har været udbudt. Den aktivitet, som det konkrete udbud vedrører, kan således være en anden end den aktivitet, der er ordregivers hovedaktivitet, fx hvis ordregiver normalt beskæftiger sig med jernbanevirksomhed, mens det konkrete udbud vedrører en bybane.

100 SIDE 100 KAPITEL 8 ORDRETILDELINGSBEKENDTGØRELSE - DIREKTIV 2004/17 I.3) Kontrakt indgås på andre ordregiveres vegne Her angives, om ordregiver køber ind på vegne af andre ordregivende myndigheder. Det vil fx være tilfældet, når centrale indkøbsorganisationer foretager indkøb. Når der afkrydses i Ja, bør de myndigheder, der købes ind på vegne af, angives i bilag A, afsnit IV). Har flere ordregivere indgået en indkøbsaftale i fællesskab, hvor samtlige ordregivere er kontraktparter, skal der afkrydses i feltet Nej. Det skyldes, at den ene ordregiver netop ikke køber ind på vegne af de øvrige, men at de indgår aftale i fællesskab. I et sådant tilfælde skal kontaktordregiveren angives i punkt I.1) og de øvrige ordregivere i punkt VI.2) "Yderligere oplysninger". 8.5 DEL II: Kontraktens genstand II.1.1) Betegnelse for kontrakten Her angives ordregivers betegnelse for kontrakten. Dette vil typisk være kontraktens titel, fx "Kontrakt om indkøb af tog" eller "Kontrakt om anlæg af jernbane". Den mere detaljerede beskrivelse af de udbudte ydelser anføres under punkt II.1.4). II.1.2) Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted for bygge/anlægsarbejdet, varerne eller tjenesteydelserne Her angives, om kontrakten vedrører bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser. Der skal kun markeres i ét felt. Er der tale om en blandet kontrakt, som indeholder elementer af både bygge- og anlægsarbejder og varer eller tjenesteydelser, skal der markeres i den kategori, der udgør kontraktens hovedformål. Er der tale om en blandet kontrakt, som indeholder elementer af både varer og tjenesteydelser, skal der markeres i den kategori, der udgør den største del af kontraktens værdi. Hvis udbuddet fx angår køb af tog (varer) og tilhørende løbende service- og vedligeholdelsesydelser (tjenesteydelser), markeres i kategorien varer, såfremt værdien af varedelen overstiger værdien af de tjenesteydelser, som kontrakten omfatter. Ved bygge- og anlægsarbejder angives, om der er tale om udførelse, samlet projektering og udførelse (dvs. totalentreprise) eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder efter ordregivers specifikationer uanset med hvilke midler (dvs. et skræddersyet byggeri). Et skræddersyet byggeri er således et byggeri, der, inden det sælges til en offentlig myndighed, opføres eller istandsættes af en privat part efter nøje instruktioner fra den offentlige myndighed, der efterfølgende erhverver bygningen. Ved varekøb angives, om der er tale om et indkøb, leasing, leje, leje med forkøbsret eller en kombination. Ved tjenesteydelser angives, hvilken tjenesteydelseskategori kontrakten falder ind under, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XVII. De enkelte tjenesteydelseskategorier er i bilaget defineret ved henvisning til de CPV-numre, som kategorien omfatter. Tjenesteydelseskategorierne fremgår tillige af ordretildelingsbekendtgørelsens bilag C2. Indeholder en kontrakt flere tjenesteydelser, som falder ind under forskellige kategorier i direktivet, vælges den kategori, der udgør den største del af kontraktens værdi. Hvis udbuddet fx angår køb af en rådgiverydelse (kategori 12), hvor der samtidig skal foretages en markedsundersøgelse (kategori 10), vælges kategorien for rådgiverydelsen (kategori 12), hvis værdien af rådgiverydelsen overstiger værdien af markedsundersøgelsen.

101 SIDE 101 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER II.1.2.) Hovedleverings- eller hovedudførelsessted for bygge- eller anlægsarbejde, varer eller tjenesteydelser Ved udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser angives kontraktens hovedudførelsessted. Er der tale om et varekøb, angives hovedleveringsstedet. Hvor præcise angivelserne kan blive, afhænger af kontraktens art. Ved fx etablering af en jernbanebro i Roskilde, angives Roskilde. Er der derimod tale om landsdækkende levering af varer, angives fx Levering i hele Danmark. II.1.2) NUTS-kode Her angives NUTS-koden. NUTS-koden er en geografisk nomenklatur, der refererer til hovedudførelsesstedet eller -leveringsstedet. Der findes en overordnet kode for Danmark (DK- DANMARK), med underkoder opdelt på regionalt niveau. Hver region er underopdelt i forskellige geografiske områder, der kan bruges til at angive stedet mere præcist. For Danmark gælder følgende NUTS-koder: DK0-DANMARK DK01-Hovedstaden DK02-Sjælland DK03-Syddanmark DK04-Midtjylland DK05-Nordjylland DK011-Byen København DK012-Københavns omegn DK013-Nordsjælland DK014-Bornholm DK021-Østsjælland DK022-Vest- og Sydsjælland DK031-Fyn DK032-Sydjylland DK041-Vestjylland DK042-Østjylland DK050-Nordjylland DKZ-EKSTRA-REGIO DKZZ-Ekstra-Regio DKZZZ-Ekstra-Regio Jo mere nøjagtigt koden kan angives, jo bedre. Koden skal selvsagt hænge sammen med det i felterne ovenfor anførte om hovedleverings- eller hovedudførelsessted. Hvis der fx tale om en kontrakt om landsdækkende levering af varer, angives koden "DK0- DANMARK" for hele Danmark. Hvis der derimod er tale om distribution af drikkevand i København, angives koden "DK011-Byen København". Hvis hovedleverings- eller hovedudførelsesstedet er Færøerne eller Grønland, angives koden "DKZ-EKSTRA-REGIO". Hvis kontrakten omfatter levering eller udførelse både i Danmark og på Færøerne og/eller i Grønland, bør både koden "DK0" og koden "DKZ-EKSTRA-REGIO" angives. Dette kan desuden beskrives nærmere under punkt II.1.4). II.1.3) Oplysninger om rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem Her angives, om bekendtgørelsen vedrører en udarbejdelse af en rammeaftale (dvs. en aftale, der fastsætter vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af en given periode) eller oprettelse af et dynamisk indkøbssystem (dvs. en fuldt elektronisk indkøbsproces, som navnlig kan anvendes ved standardiserede og gentagne indkøb). Bemærk, at denne rubrik - i modsætning til den tilsvarende rubrik i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.3) - ikke skal udfyldes, hvis der er tale om en offentlig kontrakt (dvs. et enkeltstående indkøb).

102 SIDE 102 KAPITEL 8 ORDRETILDELINGSBEKENDTGØRELSE - DIREKTIV 2004/17 II.1.4) Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene Her gives en kortfattet beskrivelse af kontrakten eller indkøbet, dvs. den udbudte ydelse. Det er ikke nødvendigt, at ordregiver beskriver den udbudte ydelse fuldstændigt. Det er dog et krav, at det klart fremgår, hvad kontrakten omfatter. Den nødvendige detaljeringsgrad afhænger bl.a. af udbuddets karakter og omfang, og af hvad der var afgørende for, at virksomhederne kunne vurdere, om de havde interesse i at deltage i udbuddet. Det er dog vigtigt, at de væsentligste oplysninger og vilkår fremgår af beskrivelsen. Beskrivelsen bør afstemmes med den i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.5) anførte beskrivelse af den udbudte ydelse, jf. vejledningen hertil. I mange tilfælde kan ordregiver således blot genbruge beskrivelsen fra udbudsbekendtgørelsen. II.1.5) CPV-glossaret (common procurement vocabulary) Her angives den/de relevante CPV-kode(r) for den udbudte ydelse. CPV-klassifikationen (Common Procurement Vocabulary) er en nomenklatur udviklet med henblik på, at varer og ydelser skal kunne identificeres på en enkel og entydig måde. CPVklassifikationen består af et primærglossar, som er obligatorisk for ordregiver at anvende, og af et supplerende glossar, som ordregiver kan vælge at anvende for at beskrive den udbudte ydelse nærmere, jf. nedenfor. I primærglossaret har hver enkelt vare, tjenesteydelse og bygge- og anlægsaktivitet en særlig kode, der benyttes, når potentielle tilbudsgivere skal finde relevante udbud. Koderne anvendes også i forbindelse med udarbejdelse af statistikker. Hver CPV-kode består af 8 cifre. Koderne er opdelt i overordnede afdelinger og underinddelinger. I nogle tilfælde vil det være nok med en enkelt CPV-kode, og i andre tilfælde kan der være behov for at angive flere CPV-koder for at give en tilstrækkelig beskrivelse af den udbudte ydelse. Der skal i sidstnævnte tilfælde angives en enkelt kode for hovedgenstanden det kan enten være en overordnet kode for ydelsen, når ydelsen består af flere underydelser, eller koden for den væsentligste ydelse ved sammensatte ydelser. CPV-beskrivelsen for hovedgenstanden vil udgøre bekendtgørelsens overskrift ved offentliggørelse i TED-databasen. Virksomhederne vil ofte blive opmærksomme på bekendtgørelsen via den eller de angivne CPV-koder. Den eller de valgte CPV-koder skal derfor give en beskrivelse af den udbudte ydelse, der er så præcis som muligt. Det kan fx ske ved en kombination af flere koder. Ordregiver bør sikre sig, at kombinationen af de valgte koder dækker over hele den udbudte ydelse. Bemærk, at forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XII indeholder en liste over aktiviteter, der omfattes af direktivets definition af bygge- og anlægskontrakter, og at der for hver aktivitet er angivet den relevante CPV-kode. Tilsvarende indeholder forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XVII lister over de tjenesteydelseskategorier, der omfattes af direktivets definition af tjenesteydelseskontrakter. De enkelte tjenesteydelseskategorier er defineret ved henvisning til de relevante CPV-koder. Se også vejledningen til punkt II.1.2). De valgte CPV-koder skal selvsagt svare til den relevante aktivitet eller ligge inden for den relevante tjenesteydelseskategori. Vær opmærksom på, at den seneste udgave af CPV-koderne og af forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XII og bilag XVII er fra 2008.

103 SIDE 103 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Det supplerende glossar kan som nævnt anvendes til at beskrive kontraktens genstand yderligere. Det består af koder med både bogstaver og cifre, der svarer til en beskrivelse, der kan præcisere arten eller en særlig brug af den vare, der skal indkøbes. Ordregiver er ikke forpligtet til at anvende det supplerende glossar det skal blot ses som en yderligere hjælp til at beskrive den udbudte ydelse mere præcist. CPV-koderne kan både findes på SIMAP's hjemmeside, og via Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. De her angivne koder skal som udgangspunkt svare til de CPV-koder, der er angivet i fx udbudsbekendtgørelsen. II.1.6) Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb Her angives, om udbuddet er omfattet af WTO-aftalen. Denne aftale omtales også som GPAaftalen (Government Procurement Agreement). Offentlige indkøb, som er omfattet af forsyningsvirksomhedsdirektivet, vil som hovedregel også være omfattet af WTO-aftalen, hvis ordregiver er en "ordregivende myndighed" eller "offentlig virksomhed" i henhold til forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 2, stk. 2, litra a. Ordregivere i henhold til forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 2, stk. 2, litra b, er derimod ikke omfattet af WTO-aftalen. Selve aftalen fastlægger de generelle principper og procedurer for offentlige indkøb, og den konkrete anvendelse er baseret på aftaler mellem WTO-parterne. I denne sammenhæng udgør EU en samlet forhandlingspart, og EU har tiltrådt aftalen på medlemsstaternes vegne. Aftalens dækningsområde fremgår af en række bilag til WTO-aftalen, der kan findes på WTO s hjemmeside. Der findes bilag for hver part, der har tiltrådt aftalen, og bilagene indeholder bl.a. undtagelser og forbehold i forhold til forskellige lande og ydelsestyper. For en dansk ordregiver gælder altså bilagene for EU. Hvis udbuddet er omfattet af WTO-aftalen, betyder det ikke, at ordregiver er forpligtet til at følge andre regler, end de der findes i udbudsdirektivet. Det betyder blot, at ordregiver muligvis modtager tilbud/anmodninger om deltagelse fra tilbudsgivere fra ikke EU-lande, som er parter i WTO-aftalen, og at ordregiver eventuelt skal tage sådanne tilbud/anmodninger i betragtning på lige vilkår med tilbud/anmodninger fra EU-tilbudsgivere.

104 SIDE 104 KAPITEL 8 ORDRETILDELINGSBEKENDTGØRELSE - DIREKTIV 2004/17 II.2) Kontraktens/kontrakternes endelige samlede værdi Her angives den endelige samlede kontraktværdi. Ved beregning af den endelige samlede værdi skal værdien for hele kontraktperioden, optioner, muligheder for forlængelser, delaftaler mv. regnes med. Har ordregiver fx indgået en 3-årig kontrakt til en værdi af DKK per år med mulighed for et års forlængelse, er den endelige samlede værdi således DKK. Værdien kan enten angives ved den konkrete samlede værdi eller ved en beløbsramme. Der må kun angives talværdier i dette felt. Det skal også angives, hvilken valutaenhed værdien regnes i, og om værdien er eksklusive eller inklusive moms. Angives værdien inklusive moms, skal momssatsen angives i procent. Oplysninger om værdien af eventuelle delaftaler skal gives i DEL V. Selvom man angiver kontraktværdien for hver af de enkelte delaftaler under DEL V, skal den samlede kontraktværdi eller den samlede beløbsramme angives her. Ifølge udbudsdirektivet kan offentliggørelse af visse oplysninger undlades, hvis videregivelsen vil være til skade for bestemte offentlige eller private økonomiske aktørers legitime økonomiske interesser eller for konkurrencen, jf. også de danske regler om aktindsigt. Typisk vil den samlede kontraktsum, som skal oplyses her, dog ikke kunne udelades på denne baggrund. 8.6 Del IV: Procedure IV.1) Type procedure Her udfyldes, hvilken type procedure ordregiver har anvendt. For flere oplysninger om de forskellige typer af udbud, og for hvornår disse kan benyttes, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 6. Hvis ordregiver har foretaget tildeling af kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i TED, skal begrundelsen herfor anføres i bilag D2. IV.2.1) Tildelingskriterier Her skal angives det tildelingskriterium, ordregiver har anvendt ved tildeling af kontrakten. Der er to tildelingskriterier at vælge mellem: "laveste pris" (ordregiver tildeler således kontrakten til den tilbudsgiver, der afgiver tilbud med laveste pris) eller det "økonomisk mest fordelagtige bud" vurderet på grundlag af en række underkriterier (ordregiver tildeler således kontrakten til den tilbudsgiver, der ud fra de anførte underkriterier har afgivet det tilbud, der samlet set er mest fordelagtigt). Hvis ordretildelingsbekendtgørelsen ikke skal offentliggøres, fx ved indgåelse af en kontrakt om en bilag XVII bilag B-ydelse, hvor ordregiver anmoder om, at bekendtgørelsen ikke offentliggøres, jf. den indledende vejledning, anføres tildelingskriterierne under punkt V.2.6. IV.2.2) Oplysninger om elektronisk auktion Hvis der er blevet anvendt elektronisk auktion ved udbuddet, afkrydses feltet Ja".

105 SIDE 105 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER IV.3.1) Sagsnummer hos den ordregivende myndighed Hvis den pågældende udbudssag har et sagsnummer (journalnummer) hos ordregiver, kan nummeret anføres her. IV.3.2) Har der været tidligere offentliggørelse(r) om samme kontrakt? Hvis der tidligere har været offentliggørelser om kontrakten, anføres her bekendtgørelsens nummer i EU-Tidende (TED). Hvis det er et udbud, der er sat i gang ved en offentliggørelse i EU-Tidende (TED), skal udbudsbekendtgørelsens løbenummer anføres her. Der kan fx også være tale om en vejledende forhåndsmeddelelse eller andre bekendtgørelser. Hvis der ikke tidligere har været offentliggjort en bekendtgørelse, afkrydses feltet Nej. Det vil fx kunne være tilfældet ved indgåelse af kontrakt om en bilag XVII B-tjenesteydelse, hvor der ikke har været offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, eller hvis man har anvendt proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. I givet fald skal bilag D2 udfyldes. 8.7 DEL V: Kontrakttildeling Der skal udfyldes en Del V for hver delaftale. For hver delaftale kan ordregiver angive et kontraktnummer/delaftalenummer (fx delaftale 1, delaftale 2 osv.) og en betegnelse for delaftalen (delaftalens titel). Er der ikke tale om delaftaler, men kun én samlet kontrakt, skal Del V kun udfyldes én gang. V.1.1) Dato for beslutningen om kontrakttildeling Her angives datoen for beslutningen om kontrakttildelingen. Bemærk, at det er datoen for selve tildelingsbeslutningen, der skal angives her, og ikke datoen for kontraktindgåelsen. V.1.2) Oplysninger om tilbud Her angives det antal tilbud, ordregiver har modtaget til den pågældende kontrakt/delaftale. Endvidere oplyses antallet af eventuelle elektronisk modtagne tilbud. V.1.3) Navn og adresse på den økonomiske aktør, som der er truffet afgørelse om at indgå kontrakt med Her angives navn, adresse mv. på den tilbudsgiver, som har fået tildelt kontrakten/delaftalen. V.1.4) Oplysninger om kontraktens værdi I det første felt kan kontraktens oprindeligt anslåede værdi angives. Hvis der er tale om én samlet kontrakt, skal dette beløb svare til beløbet i fx udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.1). Hvis der er tale om delaftaler, angives den oprindeligt anslåede værdi for hver delaftale. Den samlede værdi af alle delaftaler skal svare til beløbet i fx udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.1). I det næste felt skal kontraktens/delaftalens endelige samlede værdi angives. Ved beregning af den samlede endelige værdi skal optioner, muligheder for forlængelser, mv. regnes med. Værdien kan enten angives ved den konkrete samlede værdi eller ved en beløbsramme.

106 SIDE 106 KAPITEL 8 ORDRETILDELINGSBEKENDTGØRELSE - DIREKTIV 2004/17 Både vedrørende anslået og endelig samlet værdi må der kun angives talværdier, og det skal også i disse felter angives, hvilken valutaenhed værdierne regnes i, og om de er eksklusive eller inklusive moms. Angives værdien inklusive moms, skal momssatsen angives i procent. Det er op til ordregiver selv at bestemme i modsætning til i punkt II.2) om kontraktværdien i dette punkt skal angives samlet for hele kontraktperioden eller på års- eller månedsplan. Hvis værdien angives på års- eller månedsplan, skal antal år eller måneder angives i det nederste felt. V.1.5) Oplysninger om underentreprise Her angives, om kontrakten forventes at blive givet i underentreprise til tredjemand. Krydses der her af i Ja, skal ordregiver oplyse, hvor stor en værdi eksklusive moms eller hvor stor en andel i procent, det drejer sig om. Ordregiver skal i givet fald også kort beskrive den andel/værdi, der vil blive givet i underentreprise. Hvis der fx er tale om en bygge- og anlægsopgave, kan det fx her anføres, at tømrerarbejdet forventes givet i underentreprise. Hvis ordregiver ikke kender værdien eller andelen, der skal gives i underentreprise, krydses af i Ikke kendt. V.1.6) Pris, der er betalt for lejlighedskøb Hvis kontrakten er tildelt efter udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i henhold til forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 40, stk. 3, litra j, om såkaldte "lejlighedskøb", angives det her, hvilken pris ordregiver har betalt for ydelsen. Ordregiver kan efter bestemmelsen foretage lejlighedskøb uden forudgående udbud, når det er muligt for ordregiver at opnå leverancer ved at benytte sig af et særligt fordelagtigt tilbud, der kun gælder i ganske kort tid, og når den pris, der skal betales, er væsentligt lavere end den, der normalt betales på markedet. V.2) Tildeling og kontraktens værdi - obligatoriske oplysninger, som ikke offentliggøres Afsnit V.2) skal ses i sammenhæng med forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 43, stk. 2, hvorefter Kommissionen ved offentliggørelsen af oplysningerne i ordretildelingsbekendtgørelsen tager hensyn til følsomme forretningsmæssige oplysninger, som ordregiverne måtte påberåbe sig ved fremsendelsen af oplysningerne, specielt vedrørende antal modtagne tilbud, virksomhedernes identitet samt priser. Punkterne V.2.1), V.2.4) og V.2.6) udfyldes for hver tildelt kontrakt, hvis de krævede oplysninger ikke skal offentliggøres og ikke er afgivet i de foregående dele. Ordregiver har således mulighed for ved at udfylde afsnit V.2) at anføre oplysninger, som ordregiver betragter som forretningsmæssigt følsomme. Hvis ordregiver anmoder om det, vil de i afsnit V.2) anførte oplysninger herefter ikke blive offentliggjort. V.2.1) Oplysninger om tilbud Her angives det antal tilbud, ordregiver har modtaget til den pågældende kontrakt/delaftale. Endvidere oplyses antallet af eventuelle elektronisk modtagne tilbud.

107 SIDE 107 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER V.2.2) Antal indgåede kontrakter Her angives det samlede antal indgåede kontrakter. Hvis opgaven fx har været udbudt som tre delaftaler, og der derfor er indgået tre kontrakter, angives "3". I givet fald skal hele afsnit V.2) udfyldes for hver indgået kontrakt. V.2.3) Navn og adresse på den økonomiske aktør, som der er truffet afgørelse om at indgå kontrakt med Her angives navn, adresse mv. på den tilbudsgiver, som har fået tildelt kontrakten/delaftalen. V.2.4) Kontraktens endelige samlede værdi eksklusive moms Her angives kontraktens/delaftalens endelige samlede værdi. Ved beregning af den endelige samlede værdi skal optioner, muligheder for forlængelser, mv. regnes med. Værdien angives ved den konkrete samlede værdi. Der må kun angives talværdier, og angivelsen skal ske eksklusive moms. V.2.5) Produktets eller tjenesteydelsens oprindelsesland Her angives, om produktet eller tjenesteydelsen har sin oprindelse i EU eller i et tredjeland. I sidstnævnte tilfælde angives det pågældende tredjeland. V.2.6) Tildelingskriterier Her skal angives det tildelingskriterium, ordregiver har anvendt ved tildeling af kontrakten. Der er to tildelingskriterier at vælge mellem: "laveste pris" (ordregiver tildeler således kontrakten til den tilbudsgiver, der afgiver tilbud med laveste pris) eller det "økonomisk mest fordelagtige bud" vurderet på grundlag af en række underkriterier (ordregiver tildeler således kontrakten til den tilbudsgiver, der ud fra de anførte underkriterier har afgivet det tilbud, der samlet set er mest fordelagtigt). V.2.7) Kontrakten blev tildelt en tilbudsgiver, som afgav et alternativt tilbud Her angives, om kontrakten blev tildelt en tilbudsgiver, som afgav et alternativt tilbud. Ved et alternativt bud forstås et tilbud, der indeholder afvigelser fra den opgaveløsning, ordregiver har beskrevet i udbudsmaterialet. Sådanne alternative tilbud kan kun antages, hvis der blev givet adgang til det i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.9. Der kan kun gives adgang til at afgive alternative tilbud, når tildelingskriteriet er det økonomiske mest fordelagtige bud. Hvis alternative tilbud tillades, skal det fremgå af udbudsmaterialet, hvilke mindstekrav de alternative tilbud skal opfylde, og hvilke specifikke krav der stilles til de alternative tilbuds udformning. V.2.8) Der er afvist bud med den begrundelse, at de var unormalt lave Her skal angives, om der er blevet afvist bud med den begrundelse, at de var unormalt lave. Rubrikken skal ses i sammenhæng med forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 57, hvorefter ordregiver under visse betingelser kan afvise et bud, hvis ordregiver finder, at buddet er unormalt lavt. For nærmere om unormalt lave bud, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 11.3.

108 SIDE 108 KAPITEL 8 ORDRETILDELINGSBEKENDTGØRELSE - DIREKTIV 2004/ DEL VI: Supplerende oplysninger VI.1) Oplysninger om EU-midler Her anføres, hvorvidt kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program, og i givet fald anføres navnet på projektet/programmet. VI.2) Yderligere oplysninger Her anføres yderligere oplysninger, som er relevante for udbuddet og indgåelsen af kontrakten, og som ikke hører hjemme i andre felter, eller der kan anføres supplerende eller forklarende bemærkninger til de øvrige felter. Dette felt giver således mulighed for, at ordregiver kan skrive mere frit og derfor fx uddybe og nuancere nogle af de øvrige felter, såfremt der er behov for det. Herudover kan øvrige relevante oplysninger anføres her. I modsætning til ved udfyldelsen af det tilsvarende felt i udbudsbekendtgørelsen er der her ofte ikke behov for at anføre yderligere oplysninger. Dog kan fx datoen for kontraktindgåelsen anføres i dette felt, hvis kontrakten er indgået, når ordretildelingsbekendtgørelsen indsendes. Endvidere kan det fx beskrives her, hvis en ud af flere udbudte delaftaler er bortfaldet, fordi der ikke er modtaget tilbud på denne delaftale, e.l. VI.3) Klageprocedurer Dette punkt kan for danske ordregivere udfyldes som vist nedenfor. I Danmark er det Klagenævnet for Udbud, der er ansvarlig for klageprocedurerne. I Danmark er der ikke noget mæglingsorgan, så dette felt udfyldes ikke. Oplysninger om indgivelse af klager kan indhentes på og hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, der administrerer udbudsreglerne i Danmark. VI.3.1) Organ med ansvar for klageprocedurerne Klagenævnet for Udbud Dahlerups Pakhus Langelinie Allé København Ø DANMARK Mailadresse: [email protected] Telefon: Internetadresse: Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne Der er intet mæglingsorgan i Danmark. VI.3.2) Indgivelse af klager I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv. gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret. Fristen begynder dog først, når der i underretningen er angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for ordregiverens beslutning.

109 SIDE 109 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået. Lige som ovenfor er det en betingelse for, at fristen begynder at løbe, at underretningen indeholder en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen måneder efter, at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens 2, stk. 2. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds adresse er angivet i punkt VI.3.1). Klagevejledningen fra Klagenævnet for Udbud kan findes her. VI.3.3) Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om indgivelse af klager Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Carl Jacobsens Vej Valby DANMARK Mailadresse: [email protected] Telefon: Internetadresse: VI. 4) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse Her anføres datoen for afsendelsen af denne bekendtgørelse. Bemærk, at flere af klagefristerne i håndhævelsesloven regnes fra denne dato. 8.9 Bilag A: Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag A hænger sammen med udfyldelsen af Del I, punkt I.4) og benyttes til yderligere oplysninger om adresser og kontakter. Hvis ordregiver har købt ind på vegne af en anden myndighed, angives i punkt I) navn og adresse på den anden myndighed, på hvis vegne ordregiver har foretaget indkøbet. Hvis der er tale om en rammeaftale, kan de begunstigede således angives i dette bilag. Der kan eventuelt også angives en beskrivelse heraf i punkt II.1.4) eller i punkt VI.2. Punkt I) benyttes, så mange gange det er nødvendigt for at angive alle de andre myndigheder, som ordregiver har købt ind på vegne af.

110 SIDE 110 KAPITEL 8 ORDRETILDELINGSBEKENDTGØRELSE - DIREKTIV 2004/ Bilag C2: Tjenesteydelseskategorier, der henvises til i del II: Kontraktens genstand Bilag C2 er alene til orientering og skal ikke udfyldes Bilag D2 Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) Har ordregiver anvendt proceduren med forhandling uden udbud, jf. formularens punkt IV.1), skal der i dette bilag gives en begrundelse herfor. Dette skal ske ved afkrydsning. De muligheder, der gives, svarer til mulighederne for at anvende udbud med forhandling uden forudgående udbudsbekendtgørelse efter direktivets artikel 40, stk. 3. Endvidere skal det angives, hvis der er en anden begrundelse for tildeling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. Dette kan fx være, at der er tale om en bilag XVII B-ydelse, hvor der ikke har været offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, eller at kontrakten ikke er omfattet af direktivet. Under henvisning til kontroldirektivet (89/665/EØF) fremgår det af bilag D2, at den klagefrist, der er omhandlet i kontroldirektivets artikel 2f, stk. 1, litra a), første led, kan nedsættes, hvis bekendtgørelsen indeholder en begrundelse for den ordregivende myndigheds beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. Dette gælder dog ikke for de klagefrister, der fremgår af håndhævelsesloven, og som gælder i dansk ret.