Maj Faxe Kommune Revision af generelle it-kontroller hos Faxe Kommune for regnskabsåret

Transkript

1 Maj 2015 Faxe Kommune Revision af generelle it-kontroller hos Faxe Kommune for regnskabsåret 2014

2 Ib Østergaard Rasmussen Faxe Kommune Center for IT & Digitalisering Industrivej Rønnede 18. maj 2015 Formål Vi har i perioden marts og april måned 2015 foretaget gennemgang af de generelle it-kontroller i Faxe Kommune (FK). Formålet med gennemgangen har været at vurdere, hvorvidt der er etableret forretningsgange og interne kontroller, som sikrer tilfredsstillende generelle it-kontroller. De generelle it-kontroller er fundamentet for automatiske applikationskontroller, regnskabsprocedurer og systemgenererede data og rapporter, som anvendes i nøglekontroller, og som påvirker den finansielle rapporteringsproces og årsrapporten. Denne rapport vedrører kun de forhold, der er nævnt nedenfor, og kan ikke udstrækkes til at omhandle kommunens forretningsprocesser og interne kontroller som helhed. Rapporten er udarbejdet udelukkende til ledelsen hos Faxe Kommune og må ikke anvendes af eller videregives til tredjemand uden vores forudgående samtykke. Omfang Vi har foretaget gennemgang af, hvordan it-kontroller er tilrettelagt, og så vidt muligt hvordan disse kontroller er implementeret. Vi har endvidere foretaget test af it-kontroller via dataudtræk og gennemgang af modtaget dokumentation. Gennemgangen er foretaget i henhold til gældende revisionsstandarder og har omfattet følgende hovedområder: 1. It-politikker og organisation: Udvikling og implementering af it-strategi og sikkerhedspolitikker Identifikation og vurdering af it-risici It-medarbejdere Styring af outsourcing-/serviceleverandører 2. Drift af datacentre og netværk 3. Anskaffelse, ændringer og vedligeholdelse af systemsoftware 4. Adgangssikkerhed: Politikker og procedurer Beskyttelse af data og funktionsadskillelse 5. Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af applikationssystemer. Gennemgangen er baseret på interview af medarbejdere i IT- og Digitalisering og center for Økonomi og HR. Endvidere har vi gennemgået procedurer for udvalgte områder og foretaget inspektion af udvalgt systemdokumentation, herunder udskrifter af relevant parameteropsætning. Kommunen modtager årligt revisorerklæringer fra it-serviceudbydere til væsentlige systemer. Vi har gennemgået revisionserklæringer fra Silkeborg Data A/S og KMD A/S for perioden 1. januar til 31. december 2014, samt Fujitsu A/S for perioden 1. november 2013 til 31. oktober Ved gennemgangen af erklæringerne fra Silkeborg Data har vi observeret forhold omkring mangelfulde PwC 2

3 procedurer vedrørende administration af adgang til informationssystemer og tjenester hos JN Data, som kommunen bør være opmærksom på. Konklusion Det er vores vurdering, at ledelsen i it-afdelingen i perioden har arbejdet med at styrke de generelle it-kontroller gennem dokumentering af change management ved ændringer i systemsoftware og præcisering af procedurer for backup. Faxe Kommune har etableret it-kontroller, der i det væsentligste er beskrevet i politikker og retningslinjer og at medarbejderne er bekendt med deres ansvar for kontrol. Vi har ved årets gennemgang observeret to forhold, der giver anledning til nye observationer, mens to observationer er blevet lukket. Revisionen viser dog fortsat, at Faxe Kommune ikke har implementeret en beredskabsplan. Vi har givet anbefalinger til styrkelse af området. Endvidere har vi ved gennemgang af brugerkonti på Windows fortsat observeret forekomsten af brugerkonti, der ikke har været anvendt i længere tid. Vores gennemgang viser dog, at antallet af brugerkonti med administratoradgang, som ikke skifter password i henhold til kommunens politik er væsentligt reduceret i forhold til tidligere år, men der fortsat er enkelte administratorkonti, hvor der ikke foretages skift af password i henhold til kommunens politik. Vi har givet anbefalinger til styrkelse af området. Vi har efterfølgende fået oplyst, at kommunen i 2015 har iværksat tiltag til dels at spærre ubenyttede brugerkonti samt at passwords er skiftet på administratorkonti. Vedrørende SD-Løn har vi af Silkeborg Data fået oplyst, at funktionen til autolukning af brugerkonti ved fratrædelse ikke i alle tilfælde sikrer, at medarbejderens adgang spærres ved fratrædelse, da Silkeborg Data har konstateret en fejl i funktionen. Silkeborg Data arbejder på at få fejlen rettet. Vores gennemgang af administrationen af brugeradgang til SD-Løn hos Faxe Kommune har ikke givet anledning til bemærkninger. Vi anbefaler, at kommunen etablerer en midlertidig kontrol på området. På baggrund af den foretagne revision er det vores samlede vurdering, at de generelle it-kontroller hos Faxe Kommune er på et tilfredsstillende niveau (vurderet ud fra følgende skala: Ikketilfredsstillende, acceptabel, tilfredsstillende og meget tilfredsstillende). Vi har i forbindelse med vores revision givet anbefalinger til styrkelse af sikkerheden. Vores konklusion er baseret på de observationer og anbefalinger, der er anført i det vedlagte skema. Anbefalingerne i bilag 1 kan opsummeres således: It-politikker og organisation Drift af datacentre og netværk Anskaffelse, ændringer og vedligeholdelse af systemsoftware Adgangssikkerhed Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af applikationssystemer Prioritet 1 0 (0) 0 (0) 0 (0) 0 (1) 0 (0) 0 (1) Prioritet 2 1 (0) 1 (3) 0 (1) 2 (0) 0 (0) 4 (4) Prioritet 3 0 (0) 1 (0) 0 (0) 0 (0) 0 (0) 1 (0) I alt 1 (0) 2 (3) 0 (1) 2 (1) 0 (0) 5 (5) I alt Prioriteringerne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag 1. Tal i () angiver antal anbefalinger i PwC 3

4 Prioritet 2 og 3 anbefalingerne angiver svagheder, som påvirker den interne kontrol og risikostyring, som der bør arbejdes med på længere sigt. Center for It- og digitalisering har haft lejlighed til at gennemgå dette brev og medfølgende observationsskema, og Faxe Kommunes kommentarer er indarbejdet i observationsskemaet. Såfremt der måtte være kommentarer eller spørgsmål til ovennævnte, er I velkommen til at kontakte os. Vi vil gerne benytte lejligheden til at takke for et godt samarbejde i forbindelse med vores gennemgang. Med venlig hilsen PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jesper Møller Christensen Jesper Parsberg Madsen Rainer Petersen statsautoriseret revisor statsautoriseret revisor it-revisor PwC 4

5 Prioritet skal ses i forhold til det reviderede område og er defineret således: Prioritering 1. Væsentlig mangel Beskrivelse Dette er et alvorligt problem vedrørende intern kontrol, risikostyring eller rapportering, som kan medføre a. betydelige fejloplysninger i regnskab / bogføring som følge af væsentlige fejl eller mangler og / eller b. overtrædelse af gældende love, regler og retningslinjer. Bør omgående vurderes af ledelsen og eventuelt på bestyrelsesniveau. 2. Betydelig svaghed Dette er et problem vedrørende intern kontrol, risikostyring eller rapportering, som kan føre til a. unøjagtigheder i regnskab/bogføring b. mangel på kontrol i den reviderede organisatoriske enhed eller proces; og / eller c. overtrædelse af gældende love, regler og retningslinjer. Bør behandles af ledelsen inden for rimelig tid. 3. Svaghed Dette er et problem vedrørende intern kontrol eller risikostyring, hvis løsning vil føre til: a. forbedring af kvaliteten og / eller effektiviteten af det reviderede område. PwC 0

6 Bilag 1 Anbefalinger vedrørende revision af generelle it-kontroller Nr. Prio. Observation Risiko Anbefaling er 1. Politikker, organisation m.m SD-Løn Mangelfulde procedurer vedrørende administration af adgang til informationssystemer og tjenester hos JN Data Vi har ved gennemgang af modtaget ISAE 3402-erklæring vedrørende generelle it-kontroller i tilknytning til drift af applikationerne i Silkeborg Løn konstateret, at der etableret procedurer for administration af adgang til informationssystemer og tjenester hos JN Data. Silkeborg Data har valgt at outsource driften af it-platform til Jyske Bank, der benytter JN Data som underleverandør. Serviceleverandørens revisor har ved gennemgangen af de generelle itkontroller for JN-Data, konstateret behov for styrkelse af procedurer vedrørende administration af adgang til informationssystemer og tjenester bl.a. omfattende: Registrering af bruger hos JN Data: Der er konstateret behov for styrkelse af processen for godkendelse og tildeling af administrative rettigheder. Udvidede adgangsrettigheder hos JN Data: For flere af de reviderede operativsystemer og database Mangelfulde procedurer vedrørende administration af adgang til informationssystemer og tjenester hos JN Data øger risikoen for, at uvedkommende kan opnå uautoriseret adgang til systemer og data, der relaterer sig til Faxe Kommunes anvendelse af Silkeborg Løn. Vi anbefaler, at der rettes henvendelse til Silkeborg Data med henblik på, at få rettet op på de konstaterede svagheder i de etablerede procedurer. Der vil blive taget skridt til, at indskærpe overfor Silkeborg Data, at Silkeborg Data, som databehandler for Faxe Kommune, får bragt procedurerne på plads overfor deres underleverandører. Vi accepterer ikke den nuværende situation. PwC 1

7 Nr. Prio. Observation Risiko Anbefaling er er det konstateret, at der er tildelt privilegerede adgangsrettigheder, der ikke vurderes at være begrundet i et arbejdsbetinget behov. Periodisk gennemgang af brugerenes rettigheder hos JN Data: På nogle områder er det konstateret behov for styrkelse af processen for regelmæssig gennemgang af brugernes adgangsrettigheder. Styring af adgangskoder JN Data: For nogle operativsystemer og databaser mv. er der konstateret afvigelser vedrørende krav til kompleksitet og passwordlængde. 2. Drift af datacentre og netværk Gennemgang af backupprocedurer Under gennemgangen af backupprocedurerne har vi konstateret, at der ikke er nedskrevet formelle retningslinjer for opfølgning samt regelmæssig gennemgang af backup-processen. Opfølgning 2011 Det er oplyst, at kommunen er i proces med at anvende en ny backupløsning, i den forbindelse vil der blive udarbejdet anbefalet procedurer. Der udarbejdes de anbefalede procedurer 2011 Enig 2012 Vi har rutiner for daglig gennemgang af backuplogs. Om end procedurerne ikke er nedskrevet, så foregår de i PwC 2

8 Nr. Prio. Observation Risiko Anbefaling er Opfølgning 2012 Under gennemgangen har vi observeret, at der findes en uformel procedure for daglig gennemgang af backup. Vi har fået oplyst, at der p.t. ikke foreligger formaliserede procedurer for gennemgang af backup. Opfølgning 2013 Det er oplyst at der er udarbejdet formelle procedurer. Disse er dog ikke modtaget. Vi har i stedet for modtaget procedurer for disaster recovery på back up systemet. Efter revisions afslutning har vi fået oplyst at den eksisterende procedure blevet præciseret yderligere således at den fremstår mere operationel. Vi følger op herpå ved revisionen for Opfølgning 2014 Vi har ved gennemgangen modtaget beskrivelse af procedurer for backup af lokale servere og systemer og modtaget dokumentation på at procedurerne efterleves. Vi har fået oplyst, at der foretages daglig opfølgning af udført backup. Punktet lukkes. praksis som en del af den daglige drift Der er mig bekendt, intet formkrav til, hvordan en procedure for backup skal beskrives. Faxe Kommune har, som aftalt med jer, leveret en beskrivelse af Faxe Kommunes håndtering af Backup. Det skete den 1/ Proceduren består af skærmdumps med forklarende tekst og er den procedure vi arbejder efter. Følgende ordlyd fra dokumentet, beskriver, at der såvel findes en daglig opfølgning, og at der også er etableret en egentlig Change-procedure som efterspørges i punkt 3.1. i Revisionsrapporten: "For at lette overblikket i forbindelse med den daglige administration, er serverne inddelt i grupper som vist i nedenstående. Det er en fast rutine at se på ovenstående i forbindelse med vores ITIL change proces. Dette for at sikre der kan laves rollback, såfremt en change ikke udvikler sig som PwC 3

9 Nr. Prio. Observation Risiko Anbefaling er forventet. Nedenstående viser change for de sidste 14 dage." Vi er således ikke enige i revisionens observationer under punkt 2.1. og de bør i sagens natur rettes Manglende beredskabsplan Under gennemgang af Faxe Kommune har vi konstateret, at der ikke eksisterer en beredskabsplan for itanvendelsen - se i øvrigt punkt 1.1 Opfølgning 2011 Det er oplyst, at der er anskaffet et produkt fra Neupart til styring af itberedskabsplanen. Kommunen er ikke klar over, om der pt. findes en itberedskabsplan. Opfølgning 2012 Området er uændret. Opfølgning 2013 Det er oplyst, at forholdet er uændret. Manglende beredskabsplan medfører en risiko for, at det tager uforholdsmæssigt lang tid at reetablere driftssystemerne. Vi anbefaler, at der udarbejdes en nødplan/ beredskabsplan/itkatastrofeplan på grundlag af en risiko- og konsekvensanalyse omkring virksomhedens it-systemer. Opgaven med en risikovurdering og en beredskabsplan påbegyndes i Q Enig 2012 Som det i observationspunktet er oplyst, har Faxe Kommune indkøbt produktet Secure Aware hos firmaet Neupart og sønner. Som en naturlig fortsættelse af arbejdet med informationssikkerhedspolitikken, udarbejdes der en beredskabsplan. Opfølgning 2014 Det er oplyst, at der ikke foreligger en godkendt beredskabsplan. Kommunen har nedsat en arbejdsgruppe, der har igangsat arbejdet med at udarbejde en beredskabsplan Der er ikke udarbejdet en beredskabsplan, men der er nedsat en arbejdsgruppe, i PwC 4

10 Nr. Prio. Observation Risiko Anbefaling er Punktet er åbentstående regi af Center for Økonomi & HR, der er i færd med at udarbejde et arbejdskommissorium for en sådan Det komplicerede arbejde med etablering af beredskabsplan, fortsætter i Mangelfuld dokumentation af firewall-regler Under gennemgang af firewall har vi observeret, at dokumentationen af reglerne er mangelfuld. Der er risiko for, at det aktuelle sikkerhedsniveau ikke stemmer overens med det forventede. Vi anbefaler, at firewall-reglerne løbende gennemgås og dokumenteres med henblik på formålet for reglerne. Der sikres den nødvendige beskrivelse af en procedure og heri også den nødvendige dokumentation. Desuden har vi observeret, at der ikke eksisterer nogen formelle procedurer for periodisk gennemgang af reglerne. Opfølgning 2011 Området er uændret. Opfølgning 2012 Området er uændret. Opfølgning 2013 Vi har modtaget notat om procedure for gennemgang af firewall regler. Den modtagne procedure beskriver ikke de konkrete arbejdsgange i forbindelse med ændringer i firewallen, herunder ændringsgodkendelse og periodisk 2011 Enig 2012 Vedrørende dokumentation af Firewallregler, er vi enige i observationen, men bemærker dog, at vi netop har skiftet leverandør af firewall, hvorfor en dokumentation af firewallopsætningen, afventer endelig implementering. PwC 5

11 Nr. Prio. Observation Risiko Anbefaling er gennemgang af reglerne. Efter revisions afslutning har vi modtaget dokumentation for at Faxe Kommune arbejder aktivt med Change Management. Vi følger op herpå ved revisionen for 2014 Opfølgning 2014 Vi har modtaget udarbejdet skabelon for ændring af firewall-regler, og observeret, at ændringer i firewallregler dokumenteres som del af Faxe Kommunes Change Management proces. Det er oplyst, at den udarbejdede procedure for gennemgang af firewallregler er uændret. Vi har observeret, at der er udført netværksskanning af Digicure to gange i 2014, som ekstern tjek af de definerede regler. Disse viser, at der forekom en række alvorlige sårbarheder, som kommunen efterfølgende har arbejdet med at få lukket. Netværksskanninger fra Digicure i 2015 viser, at de alvorlige forhold efterfølgende er løst. Vi har modtaget liste med den aktuelle opsætning, hvor der i bemærkningerne hertil er anført flere regler, der skal slukkes eller afventer. Der er ikke anført formålsbeskrivelse for eksistensen af de enkelte regler heri, og det er vores opfattelse, at dokumentationen for de anvendte regler kan forbedres 2013 Proceduren for Firewallændringer er omfattet af den Changeprocedure, der omtales i punkt 2.1. Vi er således ikke enige i revisionens observationer under punkt 2.3. og der bør rettes eller modereres i jeres tekst Arbejdet med ajourføring af såvel firewallregler som dokumentation heraf, er styrket væsentligt i Vi kan således med tilfredshed konstatere, at der er sket et markant fald i antallet af potentielle sikkerhedshuller og at der ikke længere findes punkter, der af sikkerhedsfirmaet Digicure, karakteriseres som værende kritiske. PwC 6

12 Nr. Prio. Observation Risiko Anbefaling er på dette punkt. Punktet er åbentstående. 3. Anskaffelse, ændringer og vedligeholdelse af systemsoftware Godkendelse af ændringer Under gennemgangen af processer for change management i Faxe kommune har vi observeret, at der ikke er en formel procedure for test og ændringer i it-driftsmiljøet. Vi er dog bekendt med, at tiltag inden for dette område er iværksat. Se også punkt 1.1 Opfølgning 2011 Området er uændret. Opfølgning 2012 Området er uændret Opfølgning 2013 Området er uændret. Efter revisions afslutning har vi modtaget dokumentation for at Faxe Kommune arbejder aktivt med Change Management. Vi følger op herpå ved revisionen for 2014 Opfølgning 2014 Ved vores gennemgang af Faxe Kommune s Change procedure vedrørende ændringer i infrastruktur og systemer, har vi observeret, ændringer dokumen- Der er risiko for, at ændringer til applikationer og øvrig teknologi ikke gennemgår en tilstrækkelig formel godkendelse. Vi anbefaler, at der fortsat arbejdes på forbedring af processerne i forbindelse med ændringer til systemerne. Ved implementeringen af regelsættet sikres der en procedure for håndtering af ændringer Ingen kommentarer modtaget Faxe Kommune har en fastlagt procedure for udvikling af softwarepakker, der overholder ideerne i Change Management. Procedurerne er p.t. ikke formaliserede, men der arbejdes herpå i Som det fremgår af punkt 2.1, er der etableret en formel Changeprocedure. Vi er ej heller her enige i PwC 7

13 Nr. Prio. Observation Risiko Anbefaling er 4. Adgangssikkerhed teres ved anvendelse af udarbejdede skabeloner for henholdsvis standard og ikke standard ændringer. Vi har modtaget dokumentation for udførte ændringer i 2014, og ved gennemgang af udvalgte ændringer observeret, at ændringer er godkendt af Change gruppe (CAB) ved ugentlig møder inden ændringerne udføres. Vi har endvidere observeret, at eventuelle testprocedurer / -overvejelser anføres i change dokumentationen. Punktet lukkes Windows brugerkonti og passwordkrav Under gennemgangen af brugerkonti på Windows domænet har vi observeret: Et stort antal administratorkonti der er inaktive og samtidig ikke kan gøres rede for. 10 administratorkonti hvor der ikke stilles krav om anvendelse af password og som ikke har skiftet password over en længere periode. Manglende oprydning af inaktive brugere. Opfølgning 2013 Under gennemgangen af brugerkonti på Windows domænet har vi observeret: Manglende anvendelse af password eller skift af password øger risikoen for at det lykkes uvedkommende at opnå uautoriseret adgang til systemer og data. Vi anbefaler, at der systemmæssigt fastsættes krav om password for alle brugerprofiler, og at it-ledelsen påser, at password for sådanne brugerprofiler skiftes i henhold til virksomhedens it-sikkerhedspolitik. (systembrugere er undtaget) revisionens observationer under punkt 3.1. Vi er enige i at det er betænkeligt med administrative konti uden krav om password. Vi vil undersøge nærmere, hvorledes den observation kan være sket, da der findes en overordnet bestemmelse (en såkaldt GPO), der forhindrer oprettelse af brugere uden password. Herunder også administrative konti. Finder vi de pågældende konti, vil de blive gransket og bragt i overensstemmelse med den gældende passwordpolitik PwC 8

14 Nr. Prio. Observation Risiko Anbefaling er 20 brugerkonti med administratorrettigheder, hvor der ikke stilles krav om periodisk skift af password. Heraf er observeret 5 brugerkonti, der senest er benyttet i foråret 2014, og som ikke har skiftet password i en længere periode. Endvidere observeret 1 aktiv brugerkonto med administratorrettigheder, som ikke har skiftet password i mere end to år. 21 brugerkonti med administratorrettigheder, som er enabled men ikke har været benyttet i længere tid (halvt år eller længere). Enkelte konti er sidst benyttet i brugerkonti, som er enabled, men ikke har været benyttet siden Opfølgning 2014 Under gennemgang af Windows AD har vi observeret: En række brugerkonti, herunder 3 konti med domain admin rettigheder, påkræves ikke periodisk skift af password, og skifter derfor ikke password i henhold til kommunens it-politik. Vores gennemgang viser dog, at itmedarbejdernes personlige administratorkonti skifter password i henhold til kommunens politik. Vi har efterfølgende fået oplyst, at Til Revisionsrapporten for 2012, hvor samme observationspunkt var gjort, svarede vi efterfølgende nedenstående, i en mail til PwC. 1) Kontiene er netop inaktive og kan ikke benyttes. De udgør af samme grund ingen sikkerhedsrisiko. I Faxe Kommune er det ikke kutyme at slette brugere, men at disable dem, af hensyn til eventuelle afhængigheder. 2) a. Det er ikke lykkes os at finde de omtalte 10 passwordløse, administrative konti, og vi tvivler på at de findes. Fastholder I, at de rent faktisk findes, vil vi gerne have en oversigt over hvilke konti det drejer sig om. Vi formoder at de 10 konti I omtaler i rapporten, er 10 konti, der alle starter med "SA-" efterfulgt af et navn. SA- er en forkortelse for "Service Account". De administrative konti benyttes, eller har været benyttet, til at starte services, der er nødvendige for at afvikle forskellige fagsystemer eller dele af dem. De benytter alle 16-karakters password, som anbefalet af E&Y's IT-revisor PwC 9

15 Nr. Prio. Observation Risiko Anbefaling er krav til passwordskift for de 3 konti er rettet. 2 brugerkonti, der tilsyneladende ikke følger password politikken om periodisk skift af password. 241 brugerkonti, som er enabled, der ikke har været benyttet siden Vi har efterfølgende fået oplyst, at Faxe Kommune i april 2015 via implementeret løsning for automatisk spærring af ubenyttede brugerkonti, der i perioden 1/ /5-15 har spærret 535 brugerkonti. Vi vil følge op på, at forholdene er løst, i forbindelse med revisionen for i sin tid. 2) b. Vi har en endvidere en formodning om, at det revisionsscript I benytter til at indsamle data fra vores AD, fremkommer med "falske positive". 3) Der er ryddet op i inaktive brugere. Disse er placeret i OU-containere i AD. I Faxe Kommune sletter vi, som udgangspunkt, ikke AD-brugere, men disabler dem, af hensyn til revisionsspor i diverse fagsystemer. Slettes en bruger, ved man ikke længere hvem den pågældende er og hvad vedkommende har lavet i ESDH- eller fagsystemer Som det indikeres i revisionsrapportens opfølgning i punkt er der lukket ganske mange af de ubenyttede brugerkonti. Der er i Faxe Kommune en ganske god procedure for oprettelse af brugerkonti, men som i andre virksomheder "glemmer" mange ledere, at afmelde konti, fra fratrådte medarbejdere. I erkendelse PwC 10

16 Nr. Prio. Observation Risiko Anbefaling er heraf, og for yderligere at styrke sikkerheden, har vi fået udviklet et system (ADA) til automatisk oprydning og lukning af "herreløse" brugerkonti. Vi har derfor automatisk kunnet lukke mere end 500 ubenyttede brugerkonti i De andre observationer under punktet, vil der blive taget hånd om og få bragt i orden SD-Løn - Ineffektiv funktion vedrørende autolukning af brugerkonti ved fratrædelse Vi har fået oplyst, at SD-Løn har etableret en systemmæssig kontrol, der medfører at medarbejderes adgang til SD-Løn automatisk spærres ved fratrædelse. Silkeborg Data oplyser, at der p.t. ikke foreligger nogen tilgængelig beskrivelse af autolukningsfunktionaliteten. Silkeborg Data har endvidere oplyst, at de har konstateret fejl i autolukningen, der p.t. har betydet, at ikke alle brugere automatisk bliver inaktiveret ved fratrædelse, og det er noget som SDløn arbejder på at rettet op. Autolukningsfunktionen vurderes derfor ikke at have været effektiv i Ineffektiv autolukningsfunktion i SD-Løn, der bevirker at ikke alle brugere automatisk bliver spærret ved fratrædelse, øger risikoen for, at fratrådte medarbejderes brugerkonti i SD-Løn ikke bliver spærret rettidigt. Vi anbefaler, at kommunen midlertidigt etablerer en periodisk kontrol af, om fratrådte medarbejderes brugeradgang til SD-løn er blevet korrekt spærret i systemet i forbindelse med medarbejderens fratrædelse. Vi anbefaler at den midlertidige kontrol udføres månedligt eller kvartalsvist indtil en løsning er etableret i SD- Løn. Kommunen har ikke observeret nogen fejl vedrørende denne funktionalitet, men har taget kontakt til Silkeborg Data for at få dette afklaret nærmere. PwC 11

17 Nr. Prio. Observation Risiko Anbefaling er 5. Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af applikationssystemer Ingen bemærkninger PwC 12

18 Bilag 2 Skala for den samlede vurdering Definition: Den interne kontrol har til formål at sikre: at gældende love og regler opfyldes at regnskab / bogføring er retvisende og består af følgende elementer: Kontrolmiljø Virksomhedens risikovurderingsproces Informationssystemet, inkl. tilknyttede forretningsprocesser, som er relevante for årsregnskabet Kontrolaktiviteter Overvågning af kontroller. Meget tilfredsstillende Anses for at være fuldt effektiv. Eventuelle observationer er grundlæggende af mindre betydning og håndteres rutinemæssigt. Observationernes relative risiko anses generelt for at være yderst beskeden. Tilfredsstillende Anses for tilfredsstillende. Observationer afspejler svagheder, som kan rettes i forbindelse med den daglige drift. Observationernes relative risiko anses generelt for at være lille eller moderat. Acceptabel Anses for acceptabel. Observationer afspejler svagheder af moderat karakter og kræver ledelsens opmærksomhed. Observationernes relative risiko anses generelt for at være moderat men ville kunne forværres, hvis styrkelsen af kontrollerne, hvor svagheden er konstateret, ikke er effektiv. Ikke tilfredsstillende Anses for utilfredsstillende. Observationerne afspejler store svagheder eller andre ikke tilfredsstillende forhold. Risikoen ved observationerne anses generelt som værende stor og alvorlig og kan udsætte virksomheden for betydelig risiko for væsentlige fejl og mangler i årsregnskabet. PwC 13