Kommunalbestyrelsens. 6. ordinære møde. Dagsorden

Transkript

1 Forside ns 6. ordinære møde Dagsorden Tirsdag den 23. september kl Medlemmer Asii Chemnitz Narup (IA) Mille Søvndahl Pedersen (IA) Naja Lund (IA) Storm Ludvigsen (IA) pr. telefon Uju Petersen (IA) Charlotte Pike (IA) Iddimanngiiu Bianco (IA) Allan Pertti Frandsen (IA) Andreas Uldum (D) Justus Hansen (D) Martha Abelsen (S) Per Berthelsen (S) Tim Serritzlev (S) Peter Davidsen (S) Ane Egede Mathæussen (S) Vittus Maaru Mikaelsen (S) Monica Dorph (S) Anni K. Rasmussen (S) Erling Madsen (A)

2 Side 350 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Meddelelser A Meddelelser fra borgmesteren B Meddelelser fra de stående udvalg Orienteringer A Opkrævning af restancer for dagtilbud B Ledighedsstatistik 2. kvartal C Oversigt over alkoholbevillinger første halvår D Forslag til Kommuneplantillæg 4A5-3, Alsidige boliger, Nuuk Detailområde II E Lokaler til vodbinderi i Nuuk F Imaneq, Byrum 5 processen G Anlægsopgaver i perioden 2009 til Forespørgsler Ingen Beslutninger A Ombygning af tidligere skolepasning Miki, B B Aftale om det politiske samarbejde mellem kommunalbestyrelsen og bygdebestyrelserne C Frivillig registrering af økonomiske interesser og hverv D Nuuk en hovedstadsstrategi E Årsregnskab 2013 Endeligt regnskab med revisionsprotokollat F Håndbog i forvaltning og økonomistyring G Endelig vedtagelse af Kommuneplantillæg 1A1-4, Kujallerpaat, Nuuk H Frigivelse af byggemodningsmidler I Rejser i n, Økonomiudvalget og de stående udvalg J Fornyelse af driftsaftale mellem Kommunen og NIT K Budgetopfølgning for 1. og 2. kvartal for Økonomiudvalget L 2. kvartals budgetopfølgning alle områder M Ny Parlamentsbygning på Aqqaluks Plads N KANUKOA s rolle med henblik på at tage beslutning om fortsat medlemskab af KANUKOKA

3 Side Lukkede punkter A Forretningsplan for udvidelse af landingsbanen i Nuuk B Personalemæssige foranstaltninger Eventuelt Godkendelse af referat

4 Side Godkendelse af dagsorden 2. Meddelelser 02A Meddelelser fra borgmesteren 02B Meddelelser fra de stående udvalg 352

5 Side Orienteringer 03A Opkrævning af restancer for dagtilbud Arbejde i Ittoqqortoormiit, Tasiilaq, Paamiut og Nuuk Til orientering J.nr.: Forvaltning for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / SVAL Sagsresumé Daginstitutionsafdelingen arbejder på at nedbringe restancer for daginstitutionsplads, og arbejdet kræver et tæt samarbejde med kommunens Debitorafdeling. Processen med inddrivelsesarbejde inkluderer fremsendelse af tre breve til forældre med restanter for en daginstitutionsplads. De tre breve er: påmindelse, advarsel og meddelelse om udmeldelse. Disse breve udarbejdes og tilsendes fra Daginstitutionsafdelingen. Sagen blev behandlet i Udvalg for Børn, Familie og Skole den 4. august og på møde i Økonomiudvalget den 21. august. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling Daginstitutionsafdelingen arbejder på at nedbringe restancer for daginstitutionsplads og arbejdet kræver et tæt samarbejde med kommunens Debitorafdeling. Processen med inddrivelsesarbejde inkluderer fremsendelse af tre breve til forældre med restanter for en daginstitutionsplads. De tre breve er: påmindelse, advarsel og meddelelse om udmeldelse. Disse breve udarbejdes og tilsendes fra Daginstitutionsafdelingen. Oversigt over restancer fordelt i byerne Nuuk, Paamiut, Tasiilaq og Ittoqqortoormiit med udgangspunkt i marts 2013 og marts. Oversigten er inklusive restancer fra forældre hvis børn er udmeldt fra daginstitutionerne (i kr.) 353

6 Side 354 Opgørelse over inddrivelser af restancer pr. uge 26 : Arbejdet med restancer er planlagt som følger: - Nuuk start/slut: uge Paamiut start/slut: uge Tasiilaq start/slut: uge Ittoqqortoormiit start/slut: uge

7 Side 355 Løsningsforslag faglig vurdering Efter det første brev er tilsendt fra Daginstitutionsafdelingen, varetager Debitorafdelingen at indgå aftale med restanten om afdrag af restancen. Ved indgåelse af aftale skal Debitorafdelingen være særlig opmærksom på at sikre, om restanten, udover at afdrage af restancen, kan betale løbende regninger, således restancen ikke bliver større, samt aftale om afdrag af et passende beløb. Efterfølgende tilsendes kopi af aftale til Daginstitutionsafdelingen til brug for fremsendelse af 2. brev til de restanter, som ikke har indgået aftale om afdrag. Forvaltningen har behov for, at man i kommunen drøfter opgaveløsningen med opkrævning/inddrivelse af ubetalte regninger før disse bliver til restancer og sendes til inddrivelse i incasso i Selvstyret. Forvaltningen har behov for en ensartet procedure omkring kommunens inddrivelsessystem, således restanter ikke får op til flere rykkere, afhængig af hvor de i kommunen bor på grund af intern flytning. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Ingen. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter - Landstingslov nr. 16 af 3. december 2012 om pædagogisk udviklende dagtilbud til børn i førskolealderen. - Selvstyrets bekendtgørelse nr. 3 af 4. februar 2011 om takstbetaling for pædagogisk udviklende kommunale dagtilbud til børn i førskolealderen Det videre forløb Der er ikke tilsendt breve til de restanter, hvis børn allerede er udmeldt fra daginstitution. Det er debitorafdelingen, der har de daglige opgaver med løbende opkrævning af ubetalte regninger (restancer) til kommunen. For de restanter som ikke har reageret på 1. og 2. brev og ikke har indgået aftale om afdrag, tilsendes det 3. brev. Brevet indeholder oplysninger om udmeldelsesdato. 14 dage før fremsendelse af det 3. brev, indberettes beslutningen herom til de sociale myndigheder (Børne- og Familieafdelingen samt til Voksenomsorg) ved fremsendelse af en oversigt over de restanter, som ikke har indgået aftale. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Det skal bemærkes, fra Økonomisk Sekretariat, at samarbejdet mellem Daginstitutionsafdeling og debitorafdelingen er opstartet. Samarbejdet er møntet på institutionsgæld, som er opstået tilbage i tid og for gæld, hvori institutionspladsen stadig er bibeholdt af restanten. Dette arbejde er udført sammen med de øvrige byer, Tasiilaq, Paamiut, Ittoqqortoormiit. Det skal bemærkes, at inddrivelse og opkrævning af gæld ikke er periodeafgrænset, som antaget fra Daginstitutionsafdelingen, idet gælden hvis ikke andet aftales, sendes til inddrivelsesmyndigheden hos Selvstyret til videre inddrivelse. 355

8 Side 356 Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 21. august : Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning. Udvalg for Børn, Familie og Skole beslutning den 4. august : Taget til efterretning. Bilag Ingen. 356

9 Side B Ledighedsstatistik 2. kvartal Til orientering J.nr.: Forvaltning for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv direktør Grethe H. Nielsen / GRNI Sagsresumé Hermed orienterer Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv om udviklingen af ledigheden i kommunen i henhold til Landstingsforordning om arbejdsformidling 2 stk. 1: 2. n skal som led i en aktiv arbejdsmarkedspolitik følge udviklingen på arbejdsmarkedet i kommunen. Denne statistik viser udviklingen for 2. kvartal. Sagen er behandlet på møde i Udvalg for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv den 11. august, hvor orienteringen blev taget til efterretning og sagen sendt videre til orientering i Økonomiudvalget. Sagen er behandlet på møde i Økonomiudvalget den 21. august. Økonomiudvalget tog orienteringen til efterretning med bemærkning om, at Udvalg for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv opfordres til at drøfte matchkategorisering, og til at harmonisere den internt i kommunen og med de andre kommuner. Økonomiudvalget anmodede desuden administrationen at implementere de politiske pejlemærker vedrørende fra passiv til aktiv offentlig forsørgelse. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling Forvaltningen skal i henhold til Landstingsforordning om arbejdsformidling 2 stk. 1 orientere om udviklingen af ledigheden i kommunen: 2. n skal som led i en aktiv arbejdsmarkedspolitik følge udviklingen på arbejdsmarkedet i kommunen. 357

10 Side 358 I nedenstående tabel fremgår ledigheden i Kommuneqarfik Sermersooq for april, maj og juni. Bosætning april-14 maj-14 juni-14 Nuuk Paamiut Tasiilaq Illoqqortoormiut Sermiligaaq Isortoq Kulusuk Tiniteqilaaq Kuummiut Qeqertarsuatsiaat Kapisillit Arsuk I alt Tabel 1: Berørte af ledighed, april - juni. Kilde: Tal fra Sermersooq ledighedsregister. Ledigheden har i 2. kvartal været højere end 1. kvartal. Ledigheden faldt i maj måned efter en markant stigning i april måned, men er efterfølgende steget lidt igen i juni måned. Bosætning juni-12 juni-13 juni-14 Nuuk Paamiut Tasiilaq Illoqqortoormiut Sermiligaaq Isortoq Kulusuk Tiniteqilaaq Kuummiut Qeqertarsuatsiaat Kapisillit Arsuk I alt Tabel 2: Berørte af ledighed, juni 2012, 2013 samt. Kilde: Tal fra Sermersooq ledighedsregister. I forhold til juni- tal i tidligere år, kan man i tabel 2 se, at ledigheden i juni er steget med 280 i forhold til juni 2013 og med 309 i forhold til juni Det er især i Nuuk og Paamiut, at stigningen er sket. 358

11 Side 359 Ledigheden opdelt i byer og bygder, aldersgrupper samt matchgrupper. Herunder kan ledigheden i juni opdelt i byer og bygder ses. Tallene er yderligere opdelt i aldersgrupper samt matchgrupper. Nuuk/Match I alt I alt Tabel 3: Berørte af ledighed, Nuuk, juni opdelt i aldersgrupper og matchgrupper. Kilde: Tal fra Sermersooq ledighedsregister. I Nuuk er der i juni 976 registrerede ledige. Ud af de 976, er der 155 faglærte. Paamiut/Match I alt I alt Tabel 4: Berørte af ledighed, Paamiut, juni opdelt i aldersgrupper og matchgrupper. Kilde: Tal fra Sermersooq ledighedsregister. I Paamiut er der i juni 155 registrerede ledige. Ud af de 155 er der 25 faglærte. Tasiilaq/Match I alt I alt Tabel 5: Berørte af ledighed, Tasiilaq, juni opdelt i aldersgrupper og matchgrupper. Kilde: Tal fra Sermersooq ledighedsregister. I Tasiilaq er der 163 ledige. Ud af de 163 er der 20 faglærte. 359

12 Side 360 Ittoqq./Match I alt I alt Tabel 6: Berørte af ledighed, Ittoqqortoormiit, juni opdelt i aldersgrupper og matchgrupper. Kilde: Tal fra Sermersooq ledighedsregister. I Ittoqqortoormiit er der 44 ledige. Ud af de 44 er der 2 faglærte. Bygder/Match I alt I alt Tabel 7: Berørte af ledighed, bygder, juni opdelt i aldersgrupper og matchgrupper. Kilde: Tal fra Sermersooq ledighedsregister. I Kommuneqarfik Sermersooq s bygder: Sermiligaaq, Isortoq, Tiniteqilaaq, Kuummiut, Kulusuk, Arsuk, Qeqertarsuatsiaat og Kapisillit er der i alt 116 registrerede ledige. Ud af de 116, er der 6 faglærte. Mest markant er ledigheden i bygderne Sermiligaaq, Kuummiut og Qeqertarsuatsiaat. Løsningsforslag faglig vurdering Kommuneqarfik Sermersooq har i det første halve år af sørget for, at flere ledige kom på kompetencegivende kurser på brancheskoler. Dette arbejde vil fortsætte fremadrettet. Der er også behov for at øge fokus på de tre bygder, der har en meget høj ledighed, hvorfor man vil arbejde på at tilbyde kurser til borgere i disse bygder. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Den stigende ledighed og stigningen i antallet af langtidsledige (stigning i antallet af gengangere) har en direkte indflydelse på udgifter til offentlig hjælp samt arbejdsmarkedsydelse. Stigningen har ligeledes en påvirkning af udgifterne i resten af socialområdet i negativ retning. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Landstingsforordning nr. 10 af 18. december 2003 om arbejdsformidling. 360

13 Side 361 Det videre forløb Der skal laves en målrettet indsats mod de langtidsledige efter sommerferien, ligesom der skal etableres tiltag for de ledige i Sermiligaaq, Kuummiut og Qeqertarusatsiaat. Med hensyn til Qeqertarsuatsiaat har forvaltningen fremsendt en ansøgning til Selvstyret om medfinansiering til et intensivt forløb for de ledige. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 21. august : Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning med bemærkning om, at Udvalg for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv opfordres til at drøfte matchkategorisering, og til at harmonisere den internt i kommunen og med de andre kommuner. Økonomiudvalget anmoder administrationen at implementere de politiske pejlemærker vedrørende fra passiv til aktiv offentlig forsørgelse. Velfærds, Arbejdsmarkeds og Erhvervsudvalgets beslutning den 11. august : Udvalget tager orienteringen til efterretning og sender sagen videre til Økonomiudvalget med bemærkninger om: - At udvalget ønsker statistikken udvidet med oplysningerne om flyttemønstre og udviklingen i arbejdsstyrken - At udvalget tilkendegiver ønske om øget fokus på udviklingen af ledigheden i bygderne og ønsker at beskæftigelsesfremmende tiltag sker i tilknytning til den af SE udarbejdede bostedsudvikling Bilag Ingen. 361

14 Side C Oversigt over alkoholbevillinger første halvår Til orientering J.nr.: Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé På ns møde den 21. januar 2011 blev det besluttet, at n fremover to gange årligt skal orienteres i form af en alkoholpolitisk redegørelse, der blandt andet viser det aktuelle billede af antallet af alkoholbevillinger i Kommuneqarfik Sermersooq. Sagen blev behandlet på møde i Økonomiudvalget den 4. september, hvor Økonomiudvalget sendte sagen tilbage til Borgmestersekretariatet med henblik på, at bilagsmaterialet opdateres inden sagen videresendes til n til orientering. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at orienteringen om antallet og fordelingen tages til efterretning Sagsfremstilling På ns møde den 21. januar 2011 blev det besluttet, at n fremover to gange årligt skal orienteres i form af en alkoholpolitisk redegørelse, der blandt andet viser det aktuelle billede af antallet af alkoholbevillinger i kommunen. Løsningsforslag faglig vurdering Der er i dag 92 alkoholbevillinger i Kommuneqarfik Sermersooq, med følgende fordeling på byerne: Nuuk - 24 type A-bevillinger (bevilling til salg af stærke og svage drikke) - 32 type B-bevillinger (bevilling til udskænkning af stærke og svage drikke) - 2 type E-bevilling (bevilling til udskænkning efter 13, stk. 2 n kan udstede særskilt alkoholbevilling til lufthavnskiosker og hoteller med overnattende gæster til udskænkning af stærke og svage drikke også i tidsrummet mellem kl og ) - 8 bevillinger til diner transportable I alt 66 bevillinger. Paamiut - 11 type A-bevillinger (bevilling til salg af stærke og svage drikke) - 1 type B-bevillinger (bevilling til udskænkning af stærke og svage drikke) I alt 12 bevillinger. Tasiilaq - 7 type A-bevillinger (bevilling til salg af stærke og svage drikke)(1 stk. under behandling/genfornyelse) - 4 type B-bevillinger (bevilling til udskænkning af stærke og svage drikke) I alt 11 bevillinger. Ittoqqortoormiit 362

15 Side type A-bevillinger (bevilling til salg af stærke og svage drikke) - 2 type C-bevillinger (bevilling til salg af svage drikke) I alt 4 bevillinger. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ingen økonomiske og ressourcemæssige konsekvenser for Kommuneqarfik Sermersooq. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Udstedelse af alkoholbevillinger beror på følgende lovgivning: - Hjemmestyrets Landstingslov nr. 11 af 11. november 2000 og Landstingslov nr. 3 af 31. maj 2001 om salg og udskænkning af alkoholiske drikker - Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 19 af 29. marts 1990 om indretning og benyttelse af lokaler til udhandling eller servicering af stærke drikke - Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 4 af 29. maj 1992 om alkoholbevillinger - Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 20 af 30. juni 2008 om forbud mod salg og udskænkning af stærke drikke med alkoholvolumeprocent på 15 eller derover i Tasiilaq - Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 10 af 23. februar 2001 om midlertidig stop for salg og udskænkning af stærke drikke i Ittoqqortoormiut Derudover har følgende lovgivning relevans: - Landstingslov nr. 10 af 29. oktober 1999 om det grønlandske Erhvervsregister - Landstingsforordning nr. 17 af 28. oktober 1993 om kontrol af levnedsmidler Det videre forløb n vil blive orienteret om antallet af tilladelser til alkoholbevilling igen i marts måned 2015 Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 4. september : Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning med bemærkning om at sagen sendes tilbage til Borgmestersekretariatet med henblik på, at bilagsmaterialet opdateres inden sagen videresendes til n til orientering. Bilag 1. Liste over alkoholbevillinger i Nuuk 2. Liste over alkoholbevillinger i Paamiut 3. Liste over alkoholbevillinger i Tasiilaq 4. Liste over alkoholbevillinger i Ittoqqortoormiit 363

16 Side D Forslag til Kommuneplantillæg 4A5-3, Alsidige boliger, Nuuk Detailområde II Til orientering J.nr.: 16.04/4A5-3 Forvaltning for Anlæg og Miljø direktør Mike J. Kristiansen / MJKR Sagsresumé Forvaltning for Anlæg og Miljø fremlægger hermed forslag til Kommuneplantillæg 4A5-3, Nuuk Detailområde II til orientering. Forslag til kommuneplantillæg 4A5-3 er udarbejdet på baggrund af Selvstyrets og kommunens aftale om at bekæmpe boligmanglen i Nuuk. Planforslaget giver mulighed for at Selvstyret kan opføre ca. 100 alsidige boliger, med start i år. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 5. august og på møde i Økonomiudvalget den 21. august. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling Forslag til kommuneplantillæg 4A5-3 er udarbejdet på baggrund af Selvstyrets og kommunens aftale om at bekæmpe boligmanglen i Nuuk. Planforslaget giver mulighed for at Selvstyrets kan opføre ca. 100 alsidige boliger, med start i år, i nærheden af 10 punkthuse i Qinngorput. Med dette plantillæg ændres de overordnede bestemmelser således, at det er muligt at opføre seks punkthuse i fire etager. Løsningsforslag faglig vurdering Kommuneplantillægget beskriver en række retningslinjer for udvikling af det nye boligområde. Hovedformålet for plantillægget er: - At sikre det planmæssige grundlag for opførelse af cirka 100 boliger umiddelbart vest for de 10 eksisterende punkthuse i detailområdet 1 - At sikre, at ny bebyggelse i området udformes som punkthuse, der harmonerer med den øvrige punkthusbebyggelse i området - At udlægge areal til veje, stier, p-pladser og fælles arealer Boligområdet vil fremstå som et selvstændigt boligområde, med egen boligvej, stier og tilhørende fælles fri- og opholds arealer. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Selvstyrets finansierer detailbyggemodning og opførsel af bebyggelsen. 364

17 Side 365 Lovgrundlag og rammesættende Forslag til Kommuneplantillægget er udarbejdet på grundlag af: - Inatsisartutlov nr. 17 af 17. november 2010 om planlægning og arealanvendelse (Planloven) - Den digitale kommuneplan - Kommuneplantillæg 4A5-2, Pingorsuaq, Nuuk, Boligområde februar 2010 Det videre forløb Planforslaget vil blive sendt til offentlig høring ultimo august i seks uger. Efter høringsfristens udløb skal planforslaget (med en vurdering fra forvaltningen af de indkomne indsigelser og en indstilling til det videre forløb) fremsendes til endelig vedtagelse i Udvalg for Anlæg og Miljø, Økonomiudvalget og n. Den endelige plan skal være offentlig tilgængelig, blandt andet på kommunens hjemmeside Bemærkninger fra afdelingen for Økonomisk Sekretariat Det er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomiske Sekretariat. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 21. august : Økonomiudvalget tiltræder indstillingerne. Udvalget for Anlæg og Miljøs beslutning den 05. august : Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Bilag 1. Forslag til Kommuneplantillæg 4A5-3, Alsidige boliger, Nuuk Detailområde II 365

18 Side E Lokaler til vodbinderi i Nuuk Ansøgning om tillægsbevilling gennem omplacering Til orientering J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Byggeriet af nyt lokale til vodbinderi for NAPP ved havnen i Nuuk er ved at blive afsluttet. Projektets anlægsbevilling var i sin tid på 3,7 mio. kr., men i forbindelse med byggeriet kan et merforbrug på kr ,- forventes. I forbindelse med projektet er der samtidigt udtrykt ønske om asfaltbelægning på tilkørselsvej og forplads. Dette vil forbedre funktionaliteten for projektet. Udgiften til asfaltbelægningen anslås til kr ,-. Derfor ansøges der om tillægsbevilling på kr ,- til finansiering af merforbrug samt tillægsbevilling på kr ,- til finansiering af asfaltbelægning. Dette bringer den samlede bevilling til projektet op på kr ,- Tillægsbevillingerne finansieres ved overførsel af midler fra konto Pulje til udvidelse af havn og lufthavn i Nuuk, da dette projekt på tiden er afventende, og midlerne vil ikke blive forbrugt i. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 5. august og på møde i Økonomiudvalget den 4. september. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling Byggeriet af nyt lokale til vodbinderi for NAPP ved havnen i Nuuk er netop afsluttet i foråret. Lokalet skal anvendes i forbindelse med reparation og bearbejdning af fiskeredskaber med videre. Bygningen er udført som en hal på cirka 150 m2 med gode muligheder for en eventuel fremtidig udvidelse med toiletfaciliteter og opholdslokale med videre. Kommunen havde en ejerlejlighed i B-2399, samme bygning som Royal Greenland A/S har til huse i. Royal Greenland A/S ønskede i forbindelse med en omlægning og rationalisering af deres drift at overtage denne ejerlejlighed beliggende i den bygning deres øvrige produktion og administration ligger i. Ejerlejlighederne var af kommunen udlejet til fisker og fangerforeningen NAPP, som benyttede dem til vodbinderi, opholdsrum og kontor. Området ud for ejerlejlighederne blev benyttet til rensning af bundgarn med videre. Mellem kommunen og NAPP blev det aftalt, at NAPP indvilligede i at fraflytte lokalerne mod midlertidig indkvartering i jolleværkstedets store hal. Et lokale der kun udgør cirka. halvdelen af arealet i ejerlejligheden og uden kontorfaciliteter. 366

19 Side 367 Der blev udarbejdet en plan for området omkring jolleværkstedet, indeholdende en hal til forbehandlingssted (bræt), vodbinderi, agnsætning, opholdsrum, kontorfaciliteter og oplag af fangstredskaber. Hallen skulle dermed afløse både ejerlejligheden, det gamle bræt og de ti fiskeskurer i Vester Vig. Hallen blev projekteret med en anlægsudgift på 13 mio. kr. og foreslået delvist finansieret ved at benytte salgsindtægten fra ejerlejligheden samt det gamle bræt estimeret til 6 mio. kr. Dette forslag var med i anlægsønskerne til budget Under budgetforhandlingerne blev projektet neddroslet. Løsningsforslag faglig vurdering Der er i forbindelse med sagen et forventet merforbrug på cirka kr ,-, svarende til 17,6 % af bevillingen på 3,7 mio. kr. Det nævnte merforbrug skyldes primært ekstraomkostninger i forbindelser med omprojekteringer i projekteringsfasen. Der er løbende i projekteringsfasen samt i forbindelse med kontraheringen gennemført en del tilpasninger og indskrænkninger af projektet for at minimere merforbruget, men det har ikke, indenfor projektet, været muligt at finde kompenserende besparelser, der fuldt dækker merforbruget. Sagen blev ikke forelagt Udvalg for Anlæg og Miljø grundet fratræden af fagchef for Teknik og Drift. For at forhindre at tilsvarende sker igen er anlægsafdelingen i forvaltningen for Anlæg og Miljø i gang med at opdatere og opstramme de interne procedurer omkring anlægs- og bygningsarbejder. Som konsekvens af ovennævnte besparelser er asfaltbelægningen på tilkørselsvej og forplads ikke indeholdt i det nuværende projekt. Asfaltbelægningen er dog en forudsætning for at området foran bygningen kan anvendes af brugerne til rengøring af fiskeredskaber med videre, og vil derfor bidrage væsentligt til områdets og byggeriets brugsværdi. Prisen for asfaltbelægning på tilkørselsvej og forplads anslås til kr ,-. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Da det ikke er muligt at finde yderligere besparelser i projektet, er det nødvendigt at tilføre projektet de manglende midler til dækning af det forventede merforbrug ved en tillægsbevilling på kr ,-. Asfaltbelægning på tilkørselsvej og forplads vil øge arealets og bygningens brugsværdi betragteligt, og den løbende udgift til vedligeholdelse af arealet vil minimeres. Det anbefales asfaltbelægning udføres og finansieres ved en tillægsbevilling på kr ,-. Tillægsbevillingerne foreslås finansieret ved overførsel af midler fra konto Pulje til udvidelse af havn og lufthavn i Nuuk. Her er der afsat i alt kr ,- men projektet er pt. afventende og alle midlerne vil ikke blive forbrugt i. Der foreslås overført i alt kr ,- fra denne konto. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Ingen bemærkninger 367

20 Side 368 Det videre forløb Såfremt forvaltningens indstilling, vedrørende etablering af asfaltbelægning på tilkørselsvej og forplads, bliver godkendt, vil arbejdet blive udført så snart vejrliget tillader det. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Såfremt indstillingen godkendes vil bevillingen på konto blive øget med kr ,- som vil blive finansieret ved overførsel af et tilsvarende beløb fra konto Pulje til udvidelse af havn og lufthavn i Nuuk. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 4. september : Økonomiudvalget godkender indstillingerne. Udvalget for Anlæg og Miljøs beslutning den 5. august : Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Et samlet udvalg ønsker at bese bygningen, og at der arrangeres et møde med fisker- og fangerforeningen. Bilag Ingen. 368

21 Side F Imaneq, Byrum 5 processen Til orientering J.nr.: / 1C8/6 Forvaltning for Anlæg og Miljø direktør Mike J. Kristiansen / MJKR Sagsresumé I forbindelse med udformningen af Byrum 5 (foreløbigt navn), pladsen på sydsiden af Grønlandsbanken, er projektgruppen noget frem til fire faser for den videre udvikling af byrummet. Projektgruppen er blevet enig om en proces og vil gerne have en politisk tilkendegivelse af den. Processen går i sin enkelthed ud på, at før man går i gang med anlægget af pladsen, skal trafiksituationen løses først. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 5. august og på møde i Økonomiudvalget den 21. august, hvor Økonomiudvalget godkendte indstillingerne med bemærkning om at projektet afholdes indenfor de budgetterede rammer. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling Imaneq Designmanual Ifølge den digitale kommuneplan Sermersooq2024.gl og Kommuneplantillæg 1C8-6, Nuuk Midtby, er det ns ønske at få udarbejdet en samlet plan for hele Imaneq strøget. Imaneq Designmanual redegør for et koncept, foretrukne materialer, nogle principper for overgange mellem materialer, en etapeinddeling, referencer, forudsætninger fra Nuup Kommuneas kommuneplan, kommuneplantillægget Plan for byens rekreative områder og nogle forudsætninger fra en borgerinddragelsesproces fra juni 2010 på Katteritarfik Amisut. Ideen er, at By og Boligudvikling skal fungere som projektleder for hver etape, i tæt samarbejde med eksterne arkitekter, erhvervsdrivende og kunstnere, som har direkte relationer til de forskellige etaper. På den måde sikrer vi os, at Kommuneqarfik Sermersooq får indfriet sine visioner, og at strøgets aktører, arkitekter og kunstnere får det bedste ejerskab til indretningen af de endelige rum. Målet med designmanualen er, at tilvejebringe et planlægningsredskab, der kan styrke oplevelsen af byens identitet og mangfoldighed gennem et designmæssigt løft af byens gader og pladser. Der skal skabes et byarkitektonisk kendetegn, der fremhæver hovedstaden Nuuks kvaliteter både historisk, kulturelt og som en administrations-/handelsby. Processerne omkring Imaneqs byrum har været i gang siden Pikilaarfik, pladsen ved Katuaq blev færdig sidste efterår og pladsen mellem Selvstyret og Nuuk Centeret forventes færdig til efteråret, begge pladsers design har direkte afsæt i designmanualen. Byrum 5, 2013 Med direkte afsæt i Imaneq Designmanual og kommuneplantillægget for området, har By og Boligudvikling kørt en proces omkring Byrum 5 (midlertidigt navn). 369

22 Side 370 I forhold til Kommuneplantillæg 1C8-6, Nuuk Midtby, er plangrundlaget sikret til at lukke pladsen permanent for parkering, så snart der er sikret adgang til P-pladserne på begge sider af tandklinikken. Men i stedet for bare at gøre det, vil vi gerne sikre at alle interessenterne i området er med og får ejerskab til den fremtidige plads, og har derfor opstartet denne proces. By- og Boligudvikling har allieret sig med Inaluk Brandt fra konsulentbureauet 4DR(Dynamic Relations) som facilitator og tegnestuen TNT Nuuk som tegner. Processen har kørt siden august 2013, med en række møder med interessenterne fra området: Helge Tang - HHE / Hotel Godthåb, Michael Munch - Oles Varehus, Max Christoffersen - Maximut, Carsten Pedersen - Grønlandsbanken, Morten J. Heilman - Pikkori, Kim Holmgaard Kristensen - GRC, Anita Hoffer - GA, Jørgen Petersen - Bryghuset, Per Laugesen - Bygningsejer, Elisa Jeremiassen - Biblioteket, Repræsentant fra Brugsen og Helena Lennart - Tegnestuen TNTNuuk. Det første møde med alle interessenterne handlede om planlægning i forhold til hele kommunen, kommuneplantillægget for området, Imaneq Designmanual 2011+, et inspirationsoplæg om hvad byrum er for noget, og til sidst et spændende oplæg om CSR i forhold til byplanlægning ved Anne Mette Christiansen fra Deloitte. Det næste møde var en workshop, hvor vi i fællesskab skulle definere hvad denne nye plads skulle kunne. Vi fik lavet en liste over funktioner til pladsen, men workshoppen kom mere til at handle om parkeringsbehov og parkeringsanlæg. Det viste sig, at flere af interessenterne ikke var med på ideen om at pladser skal være til mennesker og ikke til biler, ligesom en del af interessenterne udtrykte dårlige erfaringer med kommunen og Amisut pladsen. De mener at beslutningen om at lukke den P-plads, blev truffet uden om dem. Til vores 3. møde med interessenterne inviterede vi kommunens trafikplanlægger til at fremlægge kommunens trafikplan og redegøre for trafiktællingerne for midtbyen. Mødet var spændende og resultatet blev, at vi opdelte hele projektgruppen i to grupper: en trafikgruppe og en designgruppe. I november 2013 har vi holdt et møde i hver gruppe. Status på designgruppen er, at vi har udviklet et foreløbigt koncept for designet. Det er et GRID system som skal være formgivende og opfylde alle ønskerne på pladsen. Status på trafikgruppen er den, at vi er blevet enige om at hvis kommunen kan effektivisere p- pladserne i nærheden af Tandklinikken, og hvis designet af pladsen åbner op for en mulighed for eks. vis tidsbestemt taxakørsel igennem pladsen, så kan der opnås enighed om at lukke pladsen for biler og åbne den op for byen. Den 27. januar blev Udvalg for Anlæg og Miljø orienteret om processen for Byrum 5 første gang. Byrum 5, I det første halvår af har der igen været afholdt møder i trafikgruppen og designgruppen. Der er et par ændringer i interessegruppen. Anita Hoffer og Kim Holmgaard er på grund af jobskifte ikke en del af interessegruppen længere og TNTNuuk er skiftet ud med tegnestuen Qarsoq, da TNTNuuk havde for mange presserende opgaver. Designet er blevet konkretiseret, se bilag 1, og trafikmæssigt er man blevet enige om, at den videre proces skal foregå i faserne 1-4, og den proces vil man gerne have en politisk beslutning omkring. 370

23 Side 371 Faserne er blevet gennemgået med trafikgruppen, designgruppen og Mille Søvndahl på mødet den , og alle var enige om det videre forløb, og at processen vil blive forelagt for Udvalg for Anlæg og Miljø efter sommerferie. Hermed gjort. By- og Boligudviklingsafdelingen er fortsat projektleder på projekter og vil følge faserne i det videre arbejde. Faserne indeholder følgende: Fase 1: - Trafiktælling og identificering af nye erstatnings p-pladser - Igangsætning af etablering af nye parkeringspladser - Præsentation af design for pladsen samt sikring af, at butikkerne kan serviceres med biler og lastbiler - Budgetafklaring for den nye plads - Forslag om parkeringshus stilles for kommunalbestyrelsen. Herunder drøftelse af diverse muligheder. F.eks. privat byggeri med mulighed for boliger i overetagen eller lign. - Forslag om lysregulering stilles for kommunalbestyrelsen - Statusmøde Fase 2: Nye parkeringsarealer og nye tilkørselsforhold færdigetableres - Endelig godkendelse af design for pladsen samt kortlægning af finansiering - Kommunen og cityforeningen har afklaret deres holdning til parkeringshus, arealet ved Tandklinikken og arealet ved Trolles Tank - Kommunen og cityforeningen har afklaret deres holdning til lysregulering - Statusmøde Fase 3: Byrum 5 aflukkes og anlæg af pladsen påbegyndes - Afklaring af parkeringshus eller nye arealer på plads - Identificering og etablering af midlertidige parkeringsarealer - Finansiering af mulig lysregulering på plads - Statusmøde Fase 4: Etablering / anlæg af byrum 5 afsluttes og tages i brug - Analyse af trafiksituationen herunder parkeringsforhold - Drøftelser af fremtidige scenarier for trafikken i city samt parkeringsforhold - Evaluering af processen omkring byrum 5 - Statusmøde Løsningsforslag faglig vurdering Afdelingen for By- og Boligudvikling anbefaler: - at godkende processen for de 4 faser med forbehold for statusmøderne for hver fase, da forudsætningerne kan have ændret sig undervejs 371

24 Side 372 Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er på konto kr. i. I 2015 er der afsat 4 mio. kr. og i ,75 mio. kr. til anlæg af de nye Byrum. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisartutlov nr. 17 af 17. november 2010 om planlægning og arealanvendelse. Det videre forløb Når der forelægger et projektforslag og c-overslag for pladsens design, vil udvalget blive forelagt designet til kommentering. Det vil tidligst ske i begyndelsen af Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke hentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 21. august : Økonomiudvalget tiltræder indstillingerne med bemærkning om, at projektet afholdes indenfor de budgetterede rammer. Forvaltning for Anlæg og Miljøs beslutning den 5. august : Forvaltningens indstilling blev godkendt. Bilag 1. Foreløbigt designkoncept for Byrum 5 372

25 Side G Anlægsopgaver i perioden 2009 til 2013 Til orientering J.nr.: Forvaltning for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Der er fra politisk hold blevet udtrykt et ønske om en tættere opfølgning på kommunens anlægsbudgetter, herunder aflæggelse af anlægsregnskaber til politisk godkendelse. Der vil blive udarbejdet selvstændigt anlægsregnskab for afsluttede anlægsopgaver over kr., mens afsluttede anlægsopgaver under kr. kun kommenteres i årsregnskabets regnskabsbemærkninger. Mer- eller mindreforbrug på afsluttede anlægsopgaver i perioden 2009 til 2013 er endeligt afregnet overfor kassebeholdningen i de år anlægsopgaven er afsluttet, hvorfor der ikke er overførsler til efterfølgende budgetår. Der udestår pr. 31/ anlægsopgaver til politisk godkendelse i n, heraf er 11 anlægsopgaver klar til politisk afrapportering, og 12 mangler udarbejdelse og revision før politisk godkendelse kan finde sted. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 24. juni og på møde i Økonomiudvalget den 4. september. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at orienteringen om anlægsregnskaber tages til efterretning Sagsfremstilling Der er fra politisk hold blevet udtrykt et ønske om en tættere opfølgning på kommunens anlægsbudgetter, herunder aflæggelse af anlægsregnskaber til politisk godkendelse. Der er i perioden 2009 til 2013 i alt registreret 191 anlægsopgaver. Af disse er 136 på under 2 mio. kr. hvorfor endelig politisk behandling finder sted i forbindelse med kommunens aflæggelse af årsregnskab. Det vil sige at der er i alt 55 anlægsopgaver i perioden for hvilke der skal aflægges anlægsregnskab, der skal fremlægges til endelig politisk godkendelse i kommunalbestyrelsen. Af disse 55 er 32 igangværende, hvorfor der er 23 anlægsopgaver der skal udarbejdes anlægsregnskaber for. Der er udarbejdet og revideret 11 anlægsarbejder, der er klar til politisk behandling, og der resterer derfor 12 anlægsregnskaber som skal udarbejdes og sendes til revisionen for revisionspåtegning og senere politisk godkendelse. Se nedenstående tabel. Antal anlægsopgaver 2009 til Antal anlægsopgaver 2009 til 2013 under 2 mio. kr. 136 Anlægsopgaver hvor der skal aflægges anlægsregnskaber i perioden 2009 til

26 Side 374 Anlægsregnskaber der afventer anlægsopgavens færdiggørelse 32 Anlægsregnskaber til udarbejdelse 23 Anlægsregnskaber udarbejdet og revideret men ikke politisk fremlagt 11 Anlægsregnskaber til udarbejdelse 12 De 11 færdige og reviderede anlægsregnskaber vil snarest blive fremlagt til endelig politisk godkendelse. Løsningsforslag faglig vurdering De 11 færdige og reviderede anlægsregnskaber vil snarest blive fremlagt til endelig politisk godkendelse. For at imødegå at der igen ophobes anlægsregnskaber, der mangler politisk afrapportering, opstrammes de interne procedurer i forbindelse med afslutning og afrapportering af anlægsopgaver, der dækker overgangen til drift, og aflæggelse af anlægsregnskaber. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Det er forventningen at procedurerne er på plads i løbet af, og at der aflægges anlægsregnskaber til politisk godkendelse for både de reviderede 11 samt de resterende 12 i løbet af. Der fremlægges individuelle sager for hvert enkelt anlægsregnskab i løbet af. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Kasse- og regnskabsregulativet anviser de overordnede retningslinjer for aflæggelse af anlægsregnskaber Det videre forløb Der udarbejdes løbende anlægsregnskaber, der løbende fremsendes til revision hos kommunens revisor for efterfølgende fremlæggelse og politisk godkendelse. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Udarbejdelsen af manglende anlægsregnskaber for perioden 2009 og frem er der taget procesmæssig stilling til i genopretningsplanen. Således udarbejdes disse manglende anlægsregnskaber løbende og vil blive fremlagt i klumper overfor økonomiudvalg og kommunalbestyrelse. Udarbejdelsen af de manglende anlægsregnskaber er i øjeblikket lidt forud for den tidsplan der blev lagt herfor i forbindelse med godkendelsen af genopretningsplanen. Tidligere beslutninger Økonomiudvalgets beslutning den 4. september : Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning. Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 24. juni : Forvaltningens indstillinger blev godkendt med bemærkning om, at det var dejligt med en oversigt over anlægsopgaver og afsluttede anlægsregnskaber. Udvalget ser frem til at behandle de enkelte anlægsregnskaber. Bilag 1. Anlægsliste 2009 til

27 Side Forespørgsler Ingen. 375

28 Side Beslutninger 05A Ombygning af tidligere skolepasning Miki, B-1281 Bygningen benyttes som genhusningsejendom ved sanering, afvikling og opførsel af daginstitutioner i Nuuk. Til beslutning J.nr.: Forvaltning for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / SVAL Sagsresumé Udvalg for Børn, Familie og Skole har ved et møde den 10. januar godkendt, at bygningen B (tidligere skolepasning Miki) øremærkes til benyttelse som midlertidig daginstitution i forbindelse med sanering, afvikling og opførsel af daginstitutioner i Nuuk. Udvalget har også godkendt at den - før og efter dette arbejde kan anvendes til at nedbringe ventelisten for vuggestuebørn. Ombygningen finansieres med midler fra driftsbudget for fritidshjem Sorlaat samt specialdaginstitution Pakkut. Sorlaat bliver, på grund af kapacitetstilpasning for dagtilbud for 6-13 årige, afviklet ved udgangen af september. Specialdaginstitution Pakkut overflyttes til lokaler i den integrerede daginstitution Umiaq den 1. august, hvis fritidshjemsafdeling er blevet omlagt til specialafdeling. Sagen blev behandlet i Udvalg for Børn, Familie og Skole den 4. august og på møde i Økonomiudvalget den 21. august. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at godkende at resterende midler i driftsbudget for Sorlaat konto , kr , bruges til ombygning af Miki - at godkende at resterende midler i driftsbudget for Pakkut konto , kr , bruges til ombygning af Miki samt anskaffelse af inventar - at godkende at driftsmidler for overslagsårene for konto og omlægges til den fremtidige drift af bygningen (den nye daginstitution), og Sagsfremstilling Udvalget for Børn, Familie og Skole har ved et møde den 10. januar godkendt, at bygningen B-1281 (tidligere skolepasning Miki) øremærkes til benyttelse som midlertidig daginstitution i forbindelse med sanering, afvikling og opførsel af daginstitutioner i Nuuk. Udvalget har også godkendt at den - før og efter dette arbejde kan anvendes til at nedbringe ventelisten for vuggestuebørn. For at etablere bygningen som midlertidig genhusningsejendom for dagtilbud blev Anlæg og Miljø Forvaltning (SAI) inddraget i arbejdet. Deres foreløbige vurdering viser, at ombygningen vil koste kr ,00. Overslaget er vedlagt som Bilag

29 Side 377 Ved ombygningen vil der blive i alt fem grupperum, to grupperum i stueetagen og tre grupperum på 1.sal. Ombygningen finansieres med midler fra driftsbudget for fritidshjem Sorlaat samt specialdaginstitution Pakkut. Sorlaat bliver, på grund af kapacitetstilpasning for dagtilbud for 6-13 årige, afviklet ved udgangen af september. Specialdaginstitution Pakkut overflyttes til lokaler i den integrerede daginstitution Umiaq den 1. august, hvis fritidshjemsafdeling er blevet omlagt til specialafdeling. Løsningsforslag faglig vurdering Daginstitutionsafdelingen finder det vigtigt at kunne tilbyde borgernes børn sikre rammer i forbindelse med sanering, afvikling og opførsel af nye daginstitutioner. At sikre de bedste vilkår for børn i kommunens daginstitutioner indebærer derfor at sikre fysiske rammer, der kan muliggøre pædagogisk arbejde der stemmer overens med de øvrige daginstitutioners standard. Daginstitutionsafdelingen har tidligere erfaret, at en manglende kvalitet i de midlertidige genhusningsmuligheder, hvor afdelingen ikke havde ordentlige genhusningsmuligheder, leder til et dårligere arbejdsklima og deraf en ringere kvalitet i det pædagogiske arbejde. Dette understreger vigtigheden i at kunne tilbyde ordentlige fysiske rammer. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Finansiering af ombygningen vil ske indenfor forvaltningens samlede budgetramme for budget. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Landstingslov nr. 16 af 3. december 2012 om pædagogisk udviklende dagtilbud til børn i førskolealderen. Det videre forløb Ved godkendelse af punkt a, b og c vil forvaltningen igangsætte arbejdet med ombygning af B Efter ombygningen er færdiggjort vil institutionen som planlagt indgå som midlertidig daginstitution i forbindelse med sanering, afvikling og opførsel af daginstitutioner i Nuuk samt anvendes til at nedbringe ventelisten for vuggestuebørn før og efter dette. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat anbefaler de foreslåede rokeringer Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 21. august : Økonomiudvalget tiltræder indstillingerne. Udvalg for Børn, Familie og Skole beslutning den 4. august : Indstillingerne godkendt. Bilag 1. C-overslag af

30 Side B Aftale om det politiske samarbejde mellem kommunalbestyrelsen og bygdebestyrelserne Til beslutning J.nr.: Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé Der er udarbejdet en ny samarbejdsaftale mellem kommunalbestyrelsen og bygdebestyrelserne. Borgmestersekretariatet udarbejdede forslaget til ny samarbejdsaftale som blev behandlet i Økonomiudvalget og som efterfølgende blev sendt til høring i bygdebestyrelserne. Efter høringen blev aftaleudkastet med ændringer forelagt på møde i Økonomiudvalget den 19. juni, der indstillede sagen til beslutning i n med bemærkning om at tilrette aftalen med fjernelsen af 20 i udkastet til aftalen inden forelæggelse for n. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at n godkender aftalen om det politiske samarbejde mellem kommunalbestyrelsen og bygdebestyrelserne Sagsfremstilling Sagen har været behandlet af Økonomiudvalget (bilag 1), der besluttede, at udkastet skulle sendes til n med bemærkning om at aftalens 20 slettes. Økonomiudvalget kunne ikke tilslutte sig aftaleudkastets pkt. 20 hvoraf følgende fremgik: Bygdebestyrelserne varetager deres opgaver således med henblik på at opnå målsætningerne i koalitionsaftalen, jf. BILAG 1. Løsningsforslag faglig vurdering I det foreliggende aftaleudkast (bilag 2) er aftaleudkastets 20 udgået og nummereringen er konsekvensrettet. Sletningen af 20 har ikke indflydelse på aftalens øvrige bestemmelser. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse Forretningsorden for Kommuneqarfik Sermersooq Bygdebestyrelser af 5. april 2011 Det videre forløb Såfremt n godkender aftaleudkastet vil Borgmestersekretariatet drage omsorg for, at udarbejde procesbeskrivelser, der illustrerer hvem der gør hvad og hvornår, at der til enhver tid er navngivne facilitatorer i bygder og i Borgmestersekretariatet, og at alle interessenter er orienteret om aftalen og procesbeskrivelserne. Borgmestersekretariatet drager desuden omsorg for at indhente underskrifter fra parterne. 378

31 Side 379 Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger, idet det antages at der ikke er budgetmæssige konsekvenser forbundet med indgåelse af samarbejdsaftalen. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 19. juni : Økonomiudvalget godkender indstillingerne med bemærkning om at aftalens 20 slettes. Bilag 1. Sagsudskrift fra Økonomiudvalget den 19. juni 2. Endeligt udkast til aftale om det politiske samarbejde mellem kommunalbestyrelsen og bygdebestyrelserne 379

32 Side C Frivillig registrering af økonomiske interesser og hverv Til beslutning J.nr.: Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé Lovudvalget anbefaler, at der tilvejebringes et offentligt register, som bygdebestyrelses- og kommunalbestyrelsesmedlemmer frivilligt kan tilslutte sig med henblik på at offentliggøre deres økonomiske interesser. Ulempen ved denne ordning er, at mange opfatter økonomiske oplysninger som fortrolige. Fordelen er først og fremmest, at tilliden til demokratiet potentielt kan blive styrket. Forslaget har været i høring hos bygdebestyrelserne. Borgmestersekretariatet har ikke modtaget høringssvar, og der er ikke tilstødt nye oplysninger, der kan ændre på vurderingen af sagen. Sagen er behandlet på møde i Økonomiudvalget den 19. juni, hvor Økonomiudvalget godkendte indstillingerne med bemærkning om, at Økonomiudvalget anmodede om, at bygdebestyrelserne høres inden sagen videresendes til n. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at beslutte hvorvidt udkastet til regler om frivillig registrering af s- og bygdebestyrelsesmedlemmernes hverv og økonomiske interesser skal gælde i Kommuneqarfik Sermersooq Sagsfremstilling Forslaget har været behandlet i økonomiudvalget den 19. juni. Økonomiudvalget godkendte at sagen sendes til ns endelige godkendelse med bemærkning om at aftaleudkastet først skulle i høring hos bygdebestyrelserne forinden endelig stillingtagen. Udkastet blev sendt i høring den 24. juli med svarfrist den 1. september. Borgmestersekretariatet udsendte en påmindelse til bygdebestyrelserne den 18. august. Fristen er nu sprunget, og Borgmestersekretariatet har ikke modtaget høringssvar. KANUKOKA orienterede den 20. januar en orientering om lovudvalgets anbefalinger til kommunalbestyrelserne hvoraf følgende fremgik: Forretningsordensudvalget for Inatsisartut har etableret en ordning, hvor medlemmer af Inatsisartut og af Naalakkersuisut frivilligt kan lade oplysninger om eventuelle øvrige hverv, erhverv og økonomiske interesser registrere og offentliggøre på Inatsisartuts hjemmeside. Lovudvalget opfordrer kommunalbestyrelserne til at være opmærksomme på muligheden for at etablere tilsvarende ordninger. Løsningsforslag faglig vurdering Borgmestersekretariatet har ikke modtaget høringssvar, og der er ikke tilstødt nye oplysninger som kan ændre vurderingen af sagen. Umiddelbart nedenfor følger derfor en ordret gengivelse af teksten fra den første behandling i Økonomiudvalget. 380

33 Side 381 Formålet med offentliggørelse af økonomiske interesser er først og fremmest, at styrke tilliden til demokratiet. Den væsentligste ulempe ved ordningen er, at der er tale om offentliggørelse af oplysninger som mange opfatter som fortrolige. Borgmestersekretariatet er ikke bekendt med undersøgelser, der entydigt indikerer om ordningen har den tilsigtede effekt. Borgmestersekretariatet kan derfor alene anbefale følgende: Henset til, at oplysninger om økonomiske forhold af mange opfattes som fortrolige oplysninger bør tilslutning til registeret være frivilligt for den enkelte folkevalgte, og såfremt kommunalbestyrelsen kan tilslutte sig oprettelsen af et sådant register foreslår borgmestersekretariatet, at man anvender samme regelsæt som for tiden anvendes af Inatsisartut. Ifølge dette regelsæt er tilslutning til registeret en frivillig beslutning for den enkelte. Desuden er dette regelsæt allerede legalitetskontrolleret, og det kan derfor lægges til grund, at reglerne ikke krænker grundlæggende frihedsrettigheder. Reglerne er blevet konsekvensrettet og kan findes i bilag 1. Reglerne kan kortfattet opsummeres således: Der er tale om frivillig offentliggørelse af følgende indtægtsforhold: 1) Lønnede bestyrelsesposter i private eller offentlige selskaber, 2) Lønnet stilling, hverv eller lignende ud over hvervet som medlem af Inatsisartut og 3) Selvstændig indtægtsgivende virksomhed, som udøves ud over hvervet som medlem af Inatsisartut. Herudover kan følgende formueforhold og aftaler registreres: 1) Selskabsinteresser med en værdi, som overstiger kr og 2) Aftale af økonomisk karakter med tidligere arbejdsgiver, herunder aftale om orlov, tjenestefrihed uden løn, fortsat lønudbetaling eller opretholdelse af personalefordele, pensionsrettigheder og lignende under medlemskabet af Inatsisartut. Såfremt kommunalbestyrelsen tiltræder oprettelsen af registeret skal man iagttage reglerne i lov om offentlige myndigheders registre [lov nr. 294 af 8. juni 1978] hvoraf følgende fremgår af 6, stk. 1 3: 6. Registre, der føres for en kommunal myndighed, må kun oprettes i henhold til beslutning, der træffes i et møde af vedkommende kommunalbestyrelse, herunder hovedstadsrådet. Stk. 2. Forinden et register tages i brug, skal der af kommunalbestyrelsen eller af vedkommende kommunale myndighed være fastsat forskrifter om det pågældende registers opbygning og drift, der opfylder bestemmelserne herom i kapitel 3-6. Stk. 3. Forinden der træffes beslutning eller fastsættes forskrifter som nævnt i stk. 1 og 2, skal der indhentes en udtalelse fra registertilsynet. Kan registertilsynet ikke tiltræde et forelagt forslag, forelægges sagen for finansministeren, der træffer den endelige administrative afgørelse. Lovens regler indebærer dermed, at der skal udarbejdes en registerforskrift, at kommunalbestyrelsen skal godkende registeret, og Datatilsynets udtalelse skal indhentes. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Borgmestersekretariatet opretter og fører registeret. Oprettelsen af registeret anslås at kræve omkring 30 timers arbejde. Arbejdet indebærer konstruktion af et hensigtsmæssigt system, anmeldelse til Datatilsynet og godkendelse hos kommunalbestyrelsen. Bygdebestyrelses- og kommunalbestyrelsesmedlemmerne vil være ansvarlige for indberetning, og borgmestersekretariatet vil alene være ansvarlige for indtastning samt udlevering af oplysninger til borgere, der ønsker aktindsigt. Det er særdeles vanskeligt, at anslå den øgede belastning af borgmestersekretariatets ressourcer, men det vurderes, at opgaven kan løftes inden for rammerne af det eksisterende og budget og med den nuværende bemanding. 381

34 Side 382 Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Lov om offentlige myndigheders registre [lov nr. 294 af 8. juni 1978] Det videre forløb Borgmestersekretariatet drager omsorg for at udarbejde et hensigtsmæssigt system til registrering. Derefter forelægger Borgmestersekretariatet systemet til ns godkendelse og indhenter Datatilsynets godkendelse forinden systemet tages i brug. Borgmestersekretariatet drager desuden omsorg for at alle parter orienteres om muligheden for at tilslutte sig ordningen. Borgmestersekretariatet udarbejder en samtykkeformular til brug for registreringen. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat anbefaler at smedlemmer og bygdebestyrelsesmedlemmerne registrer deres økonomiske interesser og hverv på frivillig basis. Da der dermed skabes åbenhed i beslutningsmiljøet. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 19. juni : Økonomiudvalget godkender indstillingerne med bemærkning om at Økonomiudvalget anmoder om, at bygdebestyrelserne høres inden sagen videresendes til n. Bilag 1. Sagsudskrift fra Økonomiudvalgsmøde den 19. juni 2. Regler om frivillig registrering af s- og bygdebestyrelsesmedlemmernes hverv og økonomiske interesser 382

35 Side D Nuuk en hovedstadsstrategi smedlem Asii Chemnitz Narups forslag til n Forslag J.nr.: Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé smedlem Asii Chemnitz Narup har den 9. september fremsendt forslag til n vedrørende Nuuk en hovedstadsstrategi. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor n: - at Asii Chemnitz Narups forslag drøftes i n Sagsfremstilling smedlem Asii Chemnitz Narup har den 9. september fremsendt forslag til n vedrørende Nuuk en hovedstadsstrategi. I takt med Grønlands voksende økonomiske udfordringer og et stigende pres på Nuuk og Kommuneqarfik Sermersooq for så vidt angår beskæftigelse, sociale problemer, boligmangel og dramatisk forringet økonomi qua udligningsordningen, er det bydende nødvendigt at n hurtigst får udviklet en hovedstadsstrategi med fokus på tiltag der kan imødegå de mange udfordringer. En hovedstadsstrategi skal have til formål på samme tid at fastholde og udvikle Nuuk økonomisk og socialt, og skabe identitet og stolthed for Nuuk-borgeren. Gode daginstitutioner og skoler som styrker og udvikler vores børn, forældre som har arbejde og glæde i tilværelsen ved at bidrage og være del af et godt arbejdsfællesskab, gode og sunde boliger, der danner rammen om familiers fritid, tryghed og hverdag alt sammen vigtige forudsætninger for det gode liv. Nuuk skal være en hovedstad, der bidrager til og understøtter alle borgeres ret til at være aktive og myndige - og med reelle muligheder for at skabe et godt liv i vores fælles hovedstad. En vigtig forudsætning for dét er, at der igen kommer optimisme, fremtidstro og vilje til forandring ind i Nuuks udvikling. Der skal skabes et økonomisk grundlag, som grundlaget for det gode liv. Dét skal ske gennem et tæt og forpligtende samarbejde mellem alle borgere, kommunen og kommunens institutioner, foreningslivet, kunstnere og vores erhvervsliv. Kun i et tæt og dedikeret samarbejde kan vi løfte Nuuk og dermed styrke rammerne om det enkelte menneske og vores fællesskab. Nuuk er det naturlige centrum for meget af Grønlands politiske liv, for centraladministrationen, for store dele af erhvervslivet, for landets universitet og en række andre uddannelser. Nuuk er centrum for meget af Grønlands kulturliv, for handel og for mode. Og Nuuk er en magnet for unge mennesker, der orienterer sig mod en stadig mere globaliseret Verden og bruger Nuuk som trædesten på vejen. Og Nuuk er byen hvor mange turister, forskere, politikere og erhvervsfolk lægger vejen forbi. Grønlændere, fra hele landet, strømmer til Nuuk. Urbaniseringen er kommet for at blive. Derfor er det også nødvendigt, at Grønland som nation tager sin hovedstad alvorligt og anerkender Nuuks betydning for hele Grønland og At Nuuk som hovedstad tager sig selv alvorligt, og bevidst arbejder 383

36 Side 384 med sin udvikling og vækstmuligheder, til gavn for borgerne i Nuuk, i Kommuneqarfik Sermersooq og for Grønland som nation. I de senere år har en række faktorer politiske, økonomiske mm. gjort, at hvor afstanden mellem Nuuk og resten af landet burde være mindsket i takt med internet, mobiltelefoner, lettere adgang til rejser, mere TV og radio samt ikke mindst det forhold, at Nuuk er vokset med hjælp af tilflyttere fra hele landet er der sket det stik modsatte: Afstanden mellem Nuuk og resten af landet er vokset. Nuuk skal aktivt modvirke den tendens, fordi den forringer det klima vækst og udvikling skal trives i. En hovedstadsstrategi skal bidrage til at identificere og påpege mulige positive og endnu ikkerealiserede potentialer for økonomisk vækst, der følger af tilstedeværelsen af levende og ikke levende ressourcer ved Nuuk, politisk-administrative institutioner der hører hjemme i Nuuk, f.eks i form af flere internationale besøg, konferencer, øget omtale, øget hotelbelægning, internationale møder og begivenheder osv. En strategi for Nuuk kunne bl.a identificere og udpege konkrete muligheder for at skabe bedre faciliteter og rammer for både grønlandsk og international forskning, f.eks i mikrobiologi, enzymer, klima og miljø, sundhed, fødevarer og biologi. En hovedstadsstrategi skal derfor også pege på specifikke muligheder for samarbejde og investeringer i Nuuk fra forskningsbaserede danske og internationale virksomheder og forskningsinstitutioner. En hovedstadsstrategi for Nuuk på områder som forskning og uddannelse skal selvfølgelig også vurdere og komme med bud på de positivt afledte effekter et styrket forskningsmiljø vil kunne have for andre uddannelser i Nuuk og dermed det samlede løft af videns- og uddannelsesniveau Grønland kan få gavn af. Nuuk har allerede i dag et levende kulturliv. Kunst og et righoldigt kulturliv har betydning for social mobilitet, fordi talent kan blomstre og udvikle sig uden om skoler og traditionelle læringsrammer, og det kan bidrage til både nysgerrighed, oplevelser, erkendelser, identitet og indsigt hos alle. En hovedstadsstrategi bør medtænke, hvordan vi bedst understøtter og har fokus på oplevelsesøkonomi. Om blot få år burde det være muligt at sikre, at først al offentlig transport kunne være el-drevet, siden at al privatbilisme skal være i el-bil samt at vandkraft og øget brug af solenergi hurtigt kan sikre al elektricitet til transport. Nuuk burde således kunne markedsføres som Verdens første CO2-neutrale hovedstad når det gælder landtransport. En hovedstadsstrategi bør derudover identificere og pege på endnu bedre løsninger når det gælder affaldssortering, genbrug, indsamling, forbrænding, deling af overskudsvarme mv. og dermed nedbringe det samlede CO2-udslip og energiforbrug. En strategi for Nuuk som hovedstad bør komme med bud på initiativer byen kan tage i samarbejde med borgerne og byens institutioner og foreninger, for at dæmme op for sociale problemer og styrke kommende generationers muligheder for at blive herre over eget liv. Vi skal investere i vores borgere, så alle får mulighed for at blomstre og udnytte deres talenter og engagement til gavn for både dem selv og fællesskabet. Grønland har et enormt uudnyttet potentiale for turisme af meget forskellig karakter. En strategi for Nuuk som hovedstad skal have et helt særligt fokus på turisme og mulighederne for at tilvejebringe og tilbyde muligheder og rammer for gode ferier, i forlængelse af kommunalbestyrelsens beslutning 0C5 om videreudvikling af turismen i Nuuk by, jfr. mødet den 18. august. 384

37 Side 385 Nuuk som CO2-fri hovedstad, et rent og bæredygtigt fiskeri og fangstmiljø og dermed rene råvarer i køkkenerne, rent drikkevand, lokalt bryggeri osv. kan indgå i overvejelserne som en særskilt profilering af Nuuk som turistmål. Nuuk har 3 store udfordringer på boligområdet: der er for få boliger. Og mange af de boliger der er, er slidte. Endelig er en del af nybyggeriet for dyrt for mange borgere. Boligen er rammen om vores hverdag. Ingen kan opnå en høj livskvalitet med hjemløshed. Og ingen bør blive syge af deres bolig. En strategi for Nuuks boligmasse må derfor have sit primære fokus, at 1) sikre flere boliger og 2) sikre vedligehold af byens boligmasse og sikre mod byggesjusk og skimmelsvamp samt 3) finde løsninger det gør boliger tilgængelige for alle indkomstgrupper. Jf. diskussionen om både placering og udseende på en evt. ny Inatsisartut-bygning, bør en strategi desuden tænke langsigtet ift æstetiske og arkitektoniske ambitioner for byen. Som led i ambitionen om CO2-neutralitet og klimavenlighed kunne byens fremtidige bebyggelse medtænke brug af vedvarende energi, og en arkitektur der i materialevalg og æstetik er tilpasset den arktiske natur, klima, kultur og livsform. Hovedstadsstrategien skal også være så konkret at den medtænker helt konkrete begivenheder af exceptionel karakter. En sådan begivenhed er AWG. AWG bliver den hidtil største begivenhed af sin slags i Grønlands og i Nuuks historie, og vil uvægerligt stille store krav til Nuuk og Nuuks borgere. Kommuneqarfik Sermersooq skal fortsat styrke og udbygge sit samarbejde med alle borgere, foreninger og organisationer samt de private virksomheder. En opgave vi skal løfte i tæt samarbejde med Naalakkersuisut og AWGsekretariatet. Men det påhviler en strategi for hovedstaden ikke alene at bidrage med det fornødne til det kommende arrangement i Nuuk i 2016 men også finde strategier for hvordan det borgernære engagement og inddragelsen i forbindelse med AWG2016 kan udvikles og fastholdes efter begivenheden. Tiden fra nu af skal vi bruge til kompetenceløft, nye samarbejdsformer og styrkelse af det frivillige arbejde. En del af strategien kunne samtidig være at identificere mulige interessante begivenheder som Nuuk kunne være værter for i fremtiden indenfor såvel kunst, sport, kultur, politik, forskningsseminarer etc. og hvilke rammevilkår Nuuk som by ville kunne etablere for at blive mere attraktiv som værtsby. Forskning og gode forskningsfaciliteter kan gøre meget for Nuuk og Grønland. Men tilgang af både økonomisk og intellektuelt ressourcestærke miljøer kan også tiltrække andre erhvervsprojekter, underleverandører, detailhandel, entreprenører, iværksættere, kunstnere, medier, grafikere osv. En hovedstadsstrategi for Nuuk bør særligt fokusere på at identificere de tiltag og initiativer, der kan gøre det attraktivt at etablere sig i Nuuk med forretning for øje. Arbejdet med en strategi for Nuuk bør være parat til at gå udogmatisk og radikalt til værks, for at gøre det attraktivt at ville investere og etablere sig i Nuuk. Endelig bør strategien identificere eventuelle nationale forhold, som vanskeliggør Nuuks udvikling, og påpege hvordan Kommuneqarfik Sermersooq i samarbejde med Inatsisartut og Naalakkersuisut kan tilvejebringe de nødvendige løsninger for at fjerne eventuelle forhindringer for vækst og beskæftigelse. 385

38 Side 386 En vækststrategi for Nuuk er i sagens natur fundamental for en samlet hovedstadsstrategi. Samtidig gælder det også, at hvis det går godt for Nuuk så kommer det til at smitte positivt af på resten af Grønland og Grønlands økonomi. En vækst-strategi, som et centralt element i hovedstadsstrategien, bør følgeligt tænke flerstrenget på de vækstmuligheder der er inden for så forskellige områder som byggeri, fiskeri, turisme, kultur, forskning osv. samt på alle de afledte funktioner i detailhandel, servicefag, administration osv. En række af de skitserede forslag og de forslag som vil komme - vil kunne bidrage til at forbedre Nuuks økonomi men vil også kræve ressourcer at etablere. Arbejdet med en hovedstadsstrategi bør derfor også anvise muligheder for mulighederne for offentlige-private-partnerskaber (OPP), internationale lånemuligheder, investeringer fra pensionsselskaber, fondsmidler etc. i forhold til konkret udformede forslag til projekter, det kan være attraktive for investeringer i og samarbejde med Nuuk. n får brug for også at forholde sig til byens mere langsigtede udvikling i forhold til fremtidig byudvikling og anlæg. Men med en hovedstadsstrategi som ovenfor skitseret, der forholder sig til mulighederne for på kort og mellemlangt sigt at kunne styrke byens vækst, økonomi og beskæftigelse, har vi mulighed for at påbegynde arbejdet med at sikre det økonomiske fundament for de mere langsigtede krav til byens udvikling og anlægsinvesteringer, der naturligvis også skal til. Løsningsforslag faglig vurdering Borgmestersekretariatet anbefaler forslaget drøftet i n. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Ingen. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Styrelsesloven 13. Det videre forløb ns beslutning vil blive videreadministreret af Borgmestersekretariatet. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Bilag Ingen. 386

39 Side E Årsregnskab 2013 Endeligt regnskab med revisionsprotokollat Årsregnskab 2013 Til beslutning J.nr.: Økonomi- og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LMSR Sagsresumé n behandlede i møde den 3. marts årsregnskabet for 2013 og godkendte dette oversendt til revisionen. Den afsluttende revision blev udført de følgende måneder, og den 14. juli forelå der revisionsrapport. Forvaltningen har efterfølgende udarbejdet et svarnotat til revisionsprotokollatet. Revisionsprotokol og besvarelse heraf oversendes til Økonomiudvalgets og ns behandling. Sagen er behandlet på Ekstraordinært Økonomiudvalgsmøde den 11. september. Økonomiudvalget godkendte indstillingerne med bemærkning om: - at Økonomiudvalget har noteret sig, at også revisionsberetningen for 2013 indeholder en række revisionsbemærkninger om manglende forretningsgange, overholdelse af love og regler samt utilstrækkelig økonomistyring. Dette er ikke tilfredsstillende - at Økonomiudvalget støtter, at der fremadrettet i forbindelse med manglende overholdelse af eksempelvis forretningsgange med videre vil blive taget konkrete personalemæssige konsekvenser - at Økonomiudvalget noterer sig, at med den godkendte genopretningsplan, budgetregulativ og det foreliggende forslag til Håndbog i forvaltning og økonomistyring, er udgangspunktet for at få styr på økonomistyringen bedre end tidligere - at i forhold til tidligere har n derfor fået udarbejdet og godkendt en genopretningsplan, der gennem meget konkrete tiltag skal afhjælpe de forhold som revisor påpeger Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at årsregnskabet for 2013 godkendes endeligt - at revisionsberetningerne tages til efterretning - at svarnotatet tages til efterretning Sagsfremstilling Efter ns godkendelse af årsregnskabet for 2013 den 3. marts blev regnskabet overgivet til revision. Kommunens revisor Deloitte har på baggrund af den udførte revision afgivet revisionsberetning dels for det kommunale regnskab dels for selvstyrebalancen. Vigtigt er det at påpege, at revisionspåtegningen er blank hvilket vil sige, at den er afgivet uden forbehold. I lighed med sidste år er der dog en supplerende oplysning vedrørende andre forhold i påtegningen. 387

40 Side 388 Der er i revisionsberetningerne en række revisionsbemærkninger, disse gengives herunder: Nr. Revisionsbemærkning Reference 1 Utilstrækkelig kvalitet af dokumentationsmateriale modtaget til revision af årsregnskab Manglende oversigter til årsregnskab Manglende forretningsgangsbeskrivelser i tilknytning til opkrævning af brugerbetalinger Mangler i lønadministrationen Manglende registrantbogføring af skattepligtige og ikkeskattepligtige ydelser og Manglende overholdelse af den autoriserede kontoplan 5.5.4, 5.5.6, 7 Overholdelse af budgetregler Bevillingsoverholdelse og Manglende fagligt ledelsestilsyn 6.4. samt 10 Overholdelse af regnskabsregler Regnskab for Brættet Aflæggelse af anlægsregnskaber m.v bilag 3 13 Økonomistyring Administrationens bemærkninger er at finde i svarnotatet. Løsningsforslag faglig vurdering Ingen yderligere bemærkninger. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter - Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse - Bekendtgørelse nr. 3 af 3.februar 2012 om kommunernes budgetlægning, regnskab og revision m.v. - Bekendtgørelse nr. 14 af 23. august 1999 om revision af Hjemmestyreområderne i kommunerne m.v. Det videre forløb Efter ns godkendelse fremsendes årsregnskabet, revisionsberetningen samt svarnotatet til Grønlands Selvstyre, Departementet for Finanser og Indenrigsanliggender, og revisionen. Ligesom det endelige regnskab inklusiv revisionsberetningen og svarnotat vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat bemærker at med vedtagelsen af genopretningsplanen i forsommeren har kommunen fået et godt fundament for - hen over de næste år - at få etableret en moderne og 388

41 Side 389 effektiv økonomistyring og ikke mindst sikre en overholdelse af love og regler i forhold til budgetter, regnskaber og myndighedsudøvelsen på de sociale sagsområder. Vigtigt er dog at bemærke, at Rom blev ikke bygget på en dag hvorfor det også er en proces, at bevæge hele organisationen til at tage vare på hver en krone og sikre en god og effektiv kontrol. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 11. september : Økonomiudvalget godkender indstillingerne med bemærkning om: - at Økonomiudvalget har noteret sig, at også revisionsberetningen for 2013 indeholder en række revisionsbemærkninger om manglende forretningsgange, overholdelse af love og regler samt utilstrækkelig økonomistyring. Dette er ikke tilfredsstillende - at Økonomiudvalget støtter, at der fremadrettet i forbindelse med manglende overholdelse af eksempelvis forretningsgange med videre vil blive taget konkrete personalemæssige konsekvenser - at Økonomiudvalget noterer sig, at med den godkendte genopretningsplan, budgetregulativ og det foreliggende forslag til Håndbog i forvaltning og økonomistyring, er udgangspunktet for at få styr på økonomistyringen bedre end tidligere - at i forhold til tidligere har n derfor fået udarbejdet og godkendt en genopretningsplan, der gennem meget konkrete tiltag skal afhjælpe de forhold som revisor påpeger Økonomiudvalget har forståelse for, at dette arbejde vil række ind i 2015, men lægger samtidig stor vægt på, at der løbende kan ses en positiv udvikling, hvorfor Økonomiudvalget også anmoder administrationen om en kvartalsvis afrapportering på gennemførelsen af genopretningsplanen med videre. Bilag 1. Revisionsberetning vedrørende revision af årsregnskabet inklusiv særskilt revisionsberetning vedrørende revision af selvstyrebalancen 2. Forvaltningens svarnotat til revisionsberetningen 3. Årsregnskab Ledelsens beretning 5. Regnskabspraksis 389

42 Side F Håndbog i forvaltning og økonomistyring Til beslutning J.nr.: Økonomi og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LMSR Sagsresumé n pålagde på møde den 26. november 2013 administrationen, at sikre udarbejdelsen af de bilag, der manglede til kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ. I arbejdet hermed er administrationen blevet opmærksom på behovet for en større modernisering af Kasse- og regnskabsregulativet for at styrke den samlede forvaltning herunder økonomiske styring i kommunen. Det er derfor valgt at udarbejde et forslag til et nyt samlet Kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag. For at signalere nytænkningen i regulativet er det valgt fremover at kalde regulativet for Håndbog i forvaltning og økonomistyring. Indholdsmæssigt er håndbogen gjort bredere i sit fokus. Forvaltning og økonomistyring er et spørgsmål om organisationskultur den måde kommunens ledere og medarbejdere møder borgerne og hinanden på og træffer beslutninger på. Nøgleordene er service, kvalitet og omkostningsbevidsthed både i mødet med borgerne, den bagved liggende sagsbehandling og i den økonomiske styring og administration. Håndbogen er et ambitiøst projekt, der har til formål indenfor en kortere årrække at gøre Kommuneqarfik Sermersooq til Grønlands mest effektive, kvalitetsbevidste og serviceorienterede offentlige forvaltning. Sagen blev behandlet på møde i Økonomiudvalget den 4. september, hvor Økonomiudvalget godkendte indstillingerne om at borgmesteren bemyndiges til at kvalitetssikre bilagsmaterialet i samarbejde med forvaltningen inden sagen videresendes til n til endelig godkendelse. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at Håndbog i forvaltning og økonomistyring med tilhørende bilag godkendes Sagsfremstilling n pålagde på møde den 26. november 2013 administrationen, at sikre udarbejdelsen af de bilag, der manglede til kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ. I arbejdet hermed er administrationen blevet opmærksom på behovet for en større modernisering af Kasse- og regnskabsregulativet for at styrke den samlede forvaltning herunder økonomiske styring i kommunen. Det er derfor valgt at udarbejde et forslag til et nyt samlet Kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag. 390

43 Side 391 Materialet består af selve Håndbogen og 17 bilag. Håndbogen Håndbogen er disponeret således: Indledning 1. Formål og gyldighed Mål og strategi 2. Vision og strategi 3. Økonomisk politik (1) 4. Styringsmodel 5. Organisations kultur 6.Organisations design (2) 7. Ledelse 8. Kompetencer metoder og værktøjer 9. Service og 10. Område Styringsmodel kvalitetsstandarder 11. Budget (4) beskrivelser (3) 12. Planlægning 13. Dispositionsregler (5) 14. Dataregistrering 15. Løbende opfølgning (6) 16. Regnskab (7) 17. Overførsler/ genbevilling Politikker 18. Risikostyringspolitik (8) 19. Forsikringspolitik (9) 20. IT-sikkerhedspolitik (10) 21. Indkøbspolitik (11) Administrative processer 22. Processer og kontroller (12) 27. Overførsler til personer 23. Indtægter 24.Lønninger 25. Indkøb 28. Betalingsadministration (13) 29. Projektmidler 30. Fysiske aktiver og lagre (14) 26. Anlæg Kvalitetssikring 31. Kvalitetssikring af data (15) 32 Controlling/ Intern revision (16) 33. Ledelsestilsyn 34. ØU s tilsyn Andre områder 35. Beboer midler (17) 36. Kontrakter og sikkerhed 37. Eventual rettigheder/forpligtelser 38. Regnskaber for andre Tallet henviser til afsnittet i Håndbogen - tallene i parentes angiver nr. på det tilhørende bilag. Håndbogen opbygget så den skaber den størst mulige sammenhæng mellem kommunens overordnede strategier og mål, organisation og værdier, politikker og de administrative processer og kvalitetssikringen af kommunens beslutningsgrundlag. Håndbogen tager sit afsæt i at økonomi blot er et sprog til at præge organisationens økonomiske beslutningsadfærd og til at beskrive konsekvenserne af de beslutninger og afgørelser som den enkelte leder og medarbejder træffer i hverdagen. Kvalitet i forvaltning og administration samt sikkerhed i den økonomiske styring er i høj grad et spørgsmål om, at den enkelte leder og medarbejder er bevidst om vigtighed heraf. Den bevidsthed er nemlig afgørende for den omhyggelig, som forvaltningen og de administrative opgaver løses med. 391

44 Side 392 Hvis man synes noget er vigtigt for kommunen, dens borgere og en selv, så gør man sig også umage. Det er en politisk opgave at beslutte denne holdning og bakke op om at holdningen udleves i hverdagen, herunder gennem opfølgning, vejledning og i sidste ende sanktionering. Håndbogen udgør den politiske beslutning om den forvaltning og økonomistyring man vil have i kommunen og rammerne for, hvorledes dette skal udleves. Håndbogen kobler således kommunens strategiske dokumenter som Planstrategi og koalitionsaftale med ganske detaljerede beskrivelser af administrative processer via kommunens organisation, værdier og politikker. Dette er i sig selv nyt i forhold til det hidtidige Kasse- og Regnskabsregulativ, der var meget fokuseret på detailbestemmelser om budget, bogføring og regnskab. Derudover indeholder Håndbogen en række nye initiativer som eksempelvis: - Økonomisk politik - Organisationsdesign - Krav til beskrivelser af de økonomiske sammenhænge på kommunens opgaveområder - Skærpede dispositionsregler - Risikostyringspolitik, forsikringspolitik, Informationssikkerhedspolitik og Indkøbspolitik - Øgede krav til beskrivelse af administrative processer - Kvalitetssikringsprocesser herunder øgede krav til ledelsestilsyn OG ikke mindst en løbende afrapportering om resultaterne heraf Håndbogen udgør rammerne og disse rammer skal på en række områder udfyldes af mere detaljerede regler og rammer, hvor kompetencen til at gennemføre ændringer kan være tillagt andre end n. Dette fremgår af det enkelte bilag. Da det er første gang håndbogen skal godkendes anmodes kommunalbestyrelsen om at godkende den samlede håndbog og dermed også hvem der fremadrettet har kompetensen til at foretage ændringer jf. de enkelte bilag. Efterfølgende ændringer kan besluttes af det beslutningskompetente organ, der er anført i det enkelte bilag. I forhold til de enkelte bilag bemærkes i øvrigt følgende: Bilag 1 Økonomisk politik Fastlægger de overordnede rammer og målsætninger for kommunens økonomi. Behandlet på møde i Økonomiudvalget den 12. august. Bilag 2 Organisationsdesign Begrunder og beskriver den valgte styringsmodel i kommunen herunder organisationsdesignet, kommunikations- og rapporteringskrav mellem de forskellige ledelseslag samt incitamentsstrukturer med videre. Bilag 3 Områdebeskrivelser Beskriver kravene til beskrivelser af de økonomiske sammenhænge, herunder opgaver og handlingsmuligheder, i forhold til kommunens opgaveområder. 392

45 Side 393 Beskrivelserne er p.t. under udarbejdelse i forbindelse med udarbejdelsen af budget Bilag 4 Budget Beskriver budgetprincipperne og budgetprocessen. Principperne i dette bilag er fulgt i forbindelse med udarbejdelsen af budget Bilag 5 Dispositionsregler Beskriver dispositionsreglerne i kommunen. Bilag 6 Løbende opfølgning Beskriver kravene til den løbende opfølgning på økonomien. De nye krav om månedsregnskaber har været fulgt siden april måned. Bilag 7 Regnskaber Beskriver kravene til årsregnskaber og anlægsregnskaber Bilag 8 Risikostyringspolitik Bilaget beskriver kravene til kommunens risikostyring i bred forstand lige fra vurdering af risici for at borgere kommer til skade, mens de bruger kommunens tilbud til vurdering af økonomiske usikkerheder. Bilag 9 Forsikringspolitik Ligger i forlængelse af bilag 8, da bilaget beskriver, hvorledes en del af kommunens risici afdækkes via tegning af forsikringer. Bilag 10 IT og informationssikkerhedspolitik Beskriver kravene til kommunens sikkerhed omkring såvel digitalt som fysisk lagrede data og informationer med størst vægt på den digitale sikkerhed. Bilag 11 Indkøbspolitik Beskriver hvorledes kommunens indkøb af varer og tjenester skal tilrettelægges fremadrettet for at sikre at disse sker bedst og billigst. Bilag 12 Processer og kontroller Beskriver hvorledes administrative processer og kontroller skal beskrives, således man dels sikrer effektive processer, dels sikrer en forsvarlig sikkerhed mod såvel bevidst som ubevidst fejl og mangler i administrationen herunder dataregistreringen på de enkelte områder. Bilag 13 Betalingsadministration Beskriver de særskilt krav til sikkerheden omkring kommunens betalingsadministration (både indog udbetalinger). Bilag 14 Fysiske aktiver og lagre Beskriver kravene til registrering af kommunens fysiske aktiver som eksempelvis bygninger, rullende materiel, inventar og kunstværker samt registrering af varebeholdninger, hvor dette måtte være relevant. Bilag 15 Kvalitetssikring af data 393

46 Side 394 Beskriver de overordnede og tværgående krav til sikringen af kommunens primært økonomiske data. Bilaget tænkes også at omfatte oplysninger om aktiviteter m.v. til brug for kommunens økonomiske styring. Bilag 16 Controlling og intern revision Beskriver kravene til Controllerafdelingens arbejde med den interne kontrol i kommunen, således kommunen bedst muligt selv sikrer overholdelse af relevante love og regler på det økonomiske område. Bilag 17 Beboermidler Beskriver kravene til tilrettelæggelsen af administrationen af midler for andre primært borgere der er i kommunens varetægt. Har både til formål at sikre borgernes midler mod misbrug og at sikre kommunens medarbejdere med uberettigede anklager om misbrug af borgernes midler. Løsningsforslag faglig vurdering Det er Økonomisk Sekretariats opfattelse, at den nye Håndbog i forvaltning og økonomistyring vil give et langt bedre og mere sammenhængende grundlag for forvaltningen herunder afgørelser i borgersager og den økonomiske styring. Flere af initiativerne i Håndbogen er allerede implementeret, herunder kravene om udarbejdelse af månedsregnskaber. Effekten heraf, i form af større fokus på økonomien, er allerede begyndt at vise sig, På tilsvarende vis vil en række af de andre initiativer såfremt de udleves i organisationen også få en meget positiv effekt på kommunens datakvalitet, sagsbehandling og økonomiske styring. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Håndbogen indeholder en række initiativer, der vil kræve flere informationer hvilket som udgangspunkt vil kræve flere administrative ressourcer. Det er dog vurderingen, at såfremt Håndbogens bestemmelser og den bagved liggende kultur implementeres, så vil dette reducere omfanget af dobbeltarbejde, fejlrettelser, tidsforbrug til databearbejdelse samt en skærpet økonomisk bevidsthed, der vil kunne reducere behovet for administrative ressourcer. Det vurderes derfor, at implementeringen af Håndbogens intentioner og bestemmelser netto vil være udgiftsneutralt for kommunen samtidig med at forvaltningen og økonomistyringen forbedres betydeligt. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter - Lov om kommunernes styrelse, kapitel 5 - Bekendtgørelse om kommunernes budgetlægning, likviditet, regnskab, revision samt kasse- og regnskabsvæsen Det videre forløb Håndbog i forvaltning og økonomistyring indeholder en række nye initiativer, der skal sikre en bedre forvaltning og økonomistyring i kommunen. Der udarbejdes derfor en plan for håndbogens implementering, således disse ændringer kan være gennemført fra starten af Implementeringsplanen vil omfatte såvel en kommunikationsplan 394

47 Side 395 som kompetenceudviklingsplan. En del af heraf er allerede håndteret i pojekt Genopretningsplan, der tidligere er vedtaget. Implementeringsplanen vil indebære en kvartalsvis afrapportering til Økonomiudvalget om fremdriften i implementeringen. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat anbefaler godkendelsen af Håndbogen. Håndbogen har været forelagt kommunens revisor i overensstemmelse med reglerne herom. Håndbogen har ligeledes været forelagt den samlede direktion, der anbefaler vedtagelsen. Håndbogen vil i en periode løbende blive drøftet i direktionen med henblik på at de enkelte tiltag der er beskrevet i håndbogen gennemføres. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 4. september : Økonomiudvalget godkender indstillingerne med bemærkning om at borgmesteren bemyndiges til at kvalitetssikre bilagsmaterialet i samarbejde med forvaltningen inden sagen videresendes til n til endelig godkendelse. Bilag 1. Udkast til Håndbog i forvaltning og økonomistyring med tilhørende bilag A-Q 395

48 Side G Endelig vedtagelse af Kommuneplantillæg 1A1-4, Kujallerpaat, Nuuk Til beslutning J. nr.: 16.04/ 1A1-4 Forvaltning for Anlægs og Miljø direktør Mike J. Kristensen / MJKR Sagsresumé Forvaltningen for Anlæg og Miljø fremlægger hermed Kommuneplantillæg 1A1-4 til endelig vedtagelse. Planforslaget er udarbejdet på baggrund af et ønske om at nedrive et eksisterende snedkerværksted B-1919, Aqqusinersuaq 26, med henblik på at opføre en fireetagers boligbebyggelse. Kommuneplantillægget har været ude i offentlig høring, og der er fremkommet fire høringssvar. Efter høringens afslutning har kommunen indhentet yderligere en kommentar fra Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. Forvaltningens behandling af indkomne høringsvar har ført til en justering af detailområdet og en tilretning af byggefelt og byggemulighed for B-1368 og B-47. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 18. august og på møde i Økonomiudvalget den 4. september. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at godkende Kommuneplantillæg 1A1-4, Kujallerpaat Sagsfremstilling Kommuneplantillæg Forvaltningen for Anlæg og Miljø fremlægger hermed forslag til Kommuneplantillæg 1A1-4 til godkendelse. Planforslaget er udarbejdet på baggrund af et ønske om at nedrive et eksisterende snedkerværksted B-1919, Aqqusinersuaq 26, med henblik på at opføre en fireetagers boligbebyggelse. Derudover muliggør forslaget, at omkringliggende bygninger på tilsvarende måde kan omdannes til boligformål i overensstemmelse med kommuneplanens overordnede målsætning om at prioritere fortætningsmuligheder i Nuuk bydel jævnfør Sermersooq2024.gl. Annullering af arealtilladelse Sagen har sit udspring i en ansøgning af den 20. november 2011 om arealtildeling til nedrivning af B-1919 og opførelse af nybyggeri med 12 boliger på stedet. Forvaltningen meddelte ved den lejlighed afslag, da det ansøgte var i strid med kommuneplanens dagældende rammebestemmelser, der blandt andet fastlagde, at området (B-1919) kun måtte anvendes til centerformål. Forvaltning meddelte dette til bygherrens rådgiver under møde den 2.februar 2012, idet det blev oplyst, at områdets anvendelsesbestemmelser var under revurdering med henblik på at omdanne arealet til boligformål. I overensstemmelse hermed blev kommuneplanens overordnede 396

49 Side 397 bestemmelser ændret, så bebyggelse til boligformål nu blev muliggjort. Ændringen trådte i kraft i forbindelse med den endelige vedtagelse af den nye kommuneplan den 5.marts Bygherrens rådgiver fremsendte en ny ansøgning den 1.august 2012 om arealtildeling med uændret projekt. Arealansøgningen blev imødekommet ved udstedelse af arealtilladelse den 14. juni Med brev af 21. marts blev arealtilladelsen imidlertid annulleret, idet: - der ikke forelå det nødvendige, detaljerede plangrundlag (kommuneplantillæg) for projektet, og - der var indkommet indsigelser fra naboer imod det påtænkte byggeri, jævnfør mail af den 23.november 2013, mail af den 2. december 2013, mail af den 1. februar og brev af 5. marts Baggrunden for annulleringen er, at n efter Planlovens 60, stk.1, har pligt til at påse overholdelse af plan- og areallovgivningen, hvilket blandt andet indebærer, at n har pligt til at søge et ulovligt forhold lovliggjort. I det aktuelt tilfælde ville gennemførelse af det påtænkte byggeri stride imod Planlovens 27, stk.3, hvorefter n skal sikre sig, at der foreligger detaljerede bestemmelser for arealanvendelse og bebyggelse (et kommuneplantillæg), inden der gives arealtildeling til større eller væsentlige bebyggelse. Det er forvaltningens klare opfattelse, - at der i det aktuelle tilfælde er tale om væsentlig bebyggelse, og - at ns tilsynsforpligtelse efter Planlovens 60 indebærer, at n har pligt til at annullere arealtilladelsen Annulleringen skal, som ovenfor nævnt, også ses i relation til de indsigere, der har udtrykt, at deres interesser er berørt af arealtilladelse. Pligten til (uden passivitet) at lovliggøre et ulovlig forhold gælder også i de tilfælde, hvor det ulovlige forhold er etableret på grundlag af en ugyldig tilladelse, som det er tilfældet i den aktuelle sag. I disse situationer må der forventes en risiko for erstatningskrav, idet det ulovlige forhold er etableret på grundlag af en ugyldig tilladelse. Dette forhold skal imidlertid også ses i relation til en situation, hvor Selvstyret, på grundlag af indkomne indsigelser, uddeler en standsningsmeddelelse med krav om lovliggørelse efter at projektet er igangsat. I det aktuelle tilfælde er byggeprojektet endnu ikke igangsat. Løsningsforslag faglig vurdering Ny plan På dette samlede grundlag blev en hurtig udarbejdelse af det nødvendige plangrundlag for en eventuel gennemførelse af det påtænkte byggeri igangsat (Kommuneplantillæg 1A1-4). Kommuneplantillægget har nu været i otte ugers offentlig høring, og der er fremkommet fire høringssvar og efter høringens afslutning har kommunen indhentet yderligere en kommentar fra Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. De fremkomne høringssvar er behandlet i bilag 1 og har foruden enkelte redaktionelle ændringer ført til at: 397

50 Side afgrænsningen for detailområdet udvises, så B-47 inkluderes og gives en udvidelsesmulighed - at byggefeltet og byggemuligheden for B-1268 justeres, så der skabes større afstand til B- 47, og så der kan bygges op i tre etager Det endelige kommuneplantillæg giver derfor nu mulighed for, at B-1291,B-1919 og B-2034 kan nedrives og erstattes af etageboligbyggeri i op til fire etagers højde, hvis stueetagen bruges til parkering, eller kan der bygges op til tre etager. B-1368 kan erstatte af etageboligbebyggelse i op til tre etager, og at B-47 kan udvides. Herudover udlægges der et areal til ny boligvej, langs fjeldryggen, og nye P-pladser. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Det er med brev af 6. april fremsendt erstatningskrav overfor kommunen. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Forslag til kommuneplantillægget er udarbejdet på baggrund af Planloven i Grønland: (Inatsisartutlov nr. 17 af 17. november 2010 om planlægning og arealanvendelse). Det videre forløb Efter udløb af høringsperioden, skal forslaget fremsendes til endelig vedtagelse i n på grundlag af en indstilling fra Udvalget for Anlæg og Miljø og Økonomiudvalget. Det er, jævnfør Planloven, et eksplicit krav, at n skal behandle rettidige indsigelser og ændringsforslag, førend planen kan vedtages endeligt. Bemærkninger fra afdelingen for Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 4. september : Mille Søvndal Pedersen erklærer sig inhabil i sagen og deltager ikke i behandlingen af sagen. Økonomiudvalget godkender indstillingerne. Udvalget for Anlæg og Miljøs beslutning den 18. august : Mille Søvndahl Pedersen erklærede sig inhabil ved behandlingen af dette punkt og forlod mødet. Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Bilag 1. Forvaltningens behandling af høringssvar 2. Høringssvar 3. Udtalelse fra Grønlands Nationalmuseum og arkiv 4. Kommuneplantillæg 1A1-4, Kujallerpaat 398

51 Side H Frigivelse af byggemodningsmidler Til beslutning J.nr.:17.02 Forvaltning for Anlæg og Miljø direktør Mike J. Kristiansen / MJKR Sagsresumé Forvaltning for Anlæg og Miljø indstiller at frigive 26,6 millioner kr. fra den overordnede byggemodningskonto, for derved at kunne afslutte igangværende sager, samt opstarte nye byggemodninger på baggrund af Sektorplan for byggemodninger december Efter godkendt bevilling er det forvaltningens ansvar at flytte midlerne til de korrekte underkonti. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 5. august og på møde i Økonomiudvalget den 21. august. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at godkende at der samlet frigives 26,6 millioner kr. fra den overordnede byggemodningskonto til følgende underkonti: a. Byggemodning 4D3 4D3 konto b. Byggemodning 4A6 4A6 konto c. Arbejdsvej til sydspids 4A7 konto d. Ledninger til sydspidsen 4A4/4A7 konto e. Byggemodning 4A4 4A4 konto f. Detailbyggemodning 4D3 4D3 konto g. Detailbyggemodning 4A4 4A4 konto h. Detailbyggemodning 3C7 konto i. Byggemodning 4A9 4A9 konto xx j. Grundmodning 1C30 konto xx Sagsfremstilling Forvaltning for Anlæg og Miljø søger at afslutte igangværende byggemodningssager, og efterfølgende opstarte byggemodning af nye boligområder, for derigennem at kunne øge den samlede boligmasse i Nuuk. Frigivelsen af de ønskede midler vil gøre dette muligt. Løsningsforslag faglig vurdering a. Overordnet byggemodning 4D3 I område 4D3 mangler der udførelse af asfaltarbejder af vej 4D3L1, og udgifterne hertil anslås at udgøre kr ,- b. Overordnet byggemodning 4A6 Forvaltningen for anlæg og miljø ønsker at igangsætte projekteringen af byggemodningen af boligområde 4A6 i Qinngorput, og efterfølgende udbyde opgaven. Forvaltningen ønsker at sikre finansieringen til projektering, udbud og udførelse af opgaven, således at byggeri i område 4A6 kan ske primo 2016 c. Arbejdsvej til sydspids 399

52 Side 400 I område 4A7 mangler der udførelse af asfaltarbejder af vej gennem området til kloakudløbet. Udgifterne hertil anslås at udgøre kr ,- d. Ledninger til sydspids Fremføring af overordnede forsyninger, kloakering og vejbelysning gennem områderne 4A6, 4A7, 4D7, 4A8 og 4A9 afsluttes i. Der vil samtidigt blive udført afsluttende asfaltarbejder på halvdelen af arbejdsvejen, samt hvilket muliggør en udvidelse af busruterne i Qinngorput. Af de kr ,- udgør asfaltarbejder kr ,- e. Byggemodning 4A4 For at byggemodning af område 4A4 kan afsluttes skal der udføres afsluttende VVSarbejder, samt reetablering af terræn. f. Detailbyggemodning 4D3 De resterende arbejder for afslutning arbejder med anlæggelse af mole anslås at udgøre kr ,-. Beløbet dækker udlæggelse af de sprængsten der er i depot ved bugten. g. Detailbyggemodning 4A4 I område 4A4 mangler der asfaltering af 4 boligveje, og dette anslås til kr h. Detailbyggemodning 3C7 For at kunne afslutte detailbyggemodningen af 3C7, skal kloaknettet gennemgå TVinspektion, og terrænet skal reetableres. Udgiften anslås til kr ,-. i. Overordnet byggemodning 4A9 Forvaltningen for anlæg og miljø ønsker at igangsætte projekteringen af byggemodningen af boligområde 4A9 i Qinngorput, og efterfølgende udbyde opgaven. Forvaltningen ønsker at sikre finansieringen til projektering, udbud og udførelse af opgaven, således at byggeri i område 4A9 kan ske primo 2017 j. Grundmodning 1C30 Forvaltningen for anlæg og miljø ønsker at igangsætte saneringen af blok E-F-G-H samt K, for at kunne byggemodne og grundmodne 1C30, til opførsel af nye boliger og erhvervsbygninger i delområde 1C30-3. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Bevillingsbehovet følger udførelsen som beregnes at skulle foregå i perioden. Derfor skal den samlede bevilling på 26,6 mio. kr. fordeles over anlægsperioden i henhold til tabellen nedenfor. 400

53 Side 401 Kontonr. Kontonavn Sum Pulje til byggemodning Overordnet byggemodning 4D Overordnet byggemodning 4A Arbejdsvej til sydspids Ledninger til sydspids Byggemodning 4A Detailbyggemodning 4D Detailbyggemodning 4A Detailbyggemodning 3C xx Overordnet byggemodning 4A xx Grundmodning 1C Restbevilling Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Sektorplan for byggemodning. Det videre forløb Efter frigivelse vil bevillingen blive flyttet og fordelt på de angivne underkonti. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat anbefaler indstillingen. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 21. august : Økonomiudvalget tiltræder indstillingerne. Udvalget for Anlæg og Miljøs beslutning den 5. august : Forvaltningens indstilling blev godkendt. Bilag 1. Kortmateriale 2. Kortmateriale 401

54 Side I Rejser i n, Økonomiudvalget og de stående udvalg Til beslutning J.nr.: Direktionen administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé Direktion fremlægger forslag til fælles overordnede retningslinjer for Økonomiudvalgets og de stående udvalgs rejser. Retningslinjerne skal sikre koordinering af politiske repræsentationsrejser på alle bosteder i kommunen årligt, bidrage til de folkevalgtes indblik i og viden om de enkelte bosteder samt muliggøre indhentning af inspiration fra andre dele af landet eller udlandet. Sagen blev behandlet i Udvalg for Børn, Familie og Skole den 7. april, i Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv den 19. maj og i Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 18. august. Sagen blev behandlet på Økonomiudvalgsmøde den 4. september. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at forslag til retningslinjerne som foreslået i sagsfremstillingen godkendes - at kr. som er afsat til to ikke-eksisterende udvalg på konto 10 Udgifter til folkevalgte overflyttes til ns tjenesterejser og befordring på samme konto - at Borgmestersekretariatet anmodes om at udarbejde et forslag til ny mødestruktur for n: o der skal være færre fysiske møder o de fysiske møder skal i stedet række over flere dage o temadage foregår kun i forbindelse med fysiske møder - Økonomiudvalgets rejsekonto skal genovervejes, idet Økonomiudvalget består af 7 medlemmer og Økonomiudvalget har særlige opgaver, eksempelvis hovedstadssamarbejdet Nuuk-Torshavn-Reykjavik - Økonomiudvalget efterlyser lokale orienteringsrejser i Nuuk Sagsfremstilling Der har efter kommunesammenlægningen, fra borgernes side, været udtrykt ønske om, at folkevalgte skulle kunne rejse lokalt i deres distrikt, således som de fleste har været vant til før kommunesammenlægningen. I budgettet er der bevilling til, at de stående udvalg kan foretage orienteringsrejser. Der har hidtil ikke været fælles overordnede retningslinjer for rejser i Økonomiudvalget og de stående udvalg. Borgmesteren har dog tidligere opfordret til, at udvalgene foretog rejser i kommunen frem for uden for landet, og at disse rejser blev koordineret således at bysamfundene alle fik besøg. Løsningsforslag faglig vurdering Direktionen forslår vedtagelse af følgende retningslinjer: 402

55 Side 403 Formål Udvalgsrejser: - skal bidrage til at inspirere udvalgene indenfor deres ressort område Lokale orienteringsrejser: - skal sikre, at alle bosteder får mulighed for at møde politikere indenfor alle sektorer - skal bidrage til at den samlede kommunalbestyrelse har indblik i og viden om de enkelte bosteder Principper - Alle udvalg har én udvalgsrejse hvert andet år efter eget valg i eller udenfor Grønland - Alle udvalg har to lokale orienteringsrejser om året. Det år, hvor der foretages en udvalgsrejse foretages ingen lokale orienteringsrejser - Alle bosteder skal besøges så vidt muligt én gang årligt 403

56 Side 404 År Årstid Lokale orienteringsrejser Udvalg for Anlæg og Miljø Forår Udvalg for Velfærd Arbejdsmarked og Erhverv Udvalg for Anlæg og Miljø Efterår Udvalg for Velfærd Arbejdsmarked og Erhverv Økonomiudvalget 2015 Forår Efterår Udvalg for Børn, Familie og Skole Destination Udvalgsrejser Destination Tasiilaq og Kulusuk Paamiut Qeqertarsuatsiaat og Kapisillit Tasiilaq/sommer Tasiilaq, Isertoq og Tiniteqilaaq Ittoqqortoormiit Økonomiudvalget Thorshavn/Reykjavik Udvalg for Børn, Familie og Skole Udvalg for Anlæg og Miljø Økonomiudvalget Paamiut og Arsuk Udvalg for Velfærd Udvalg for Børn, Familie og Skole Qeqertarsuatsiaat og Kapisillit Arbejdsmarked og Erhverv Valgfri Valgfri Valgfri 2016 Forår Efterår Udvalg for Anlæg og Miljø Udvalg for Velfærd Arbejdsmarked og Erhverv Udvalg for Anlæg og Miljø Paamiut og Arsuk Qeqertarsuatsiaat og Kapisillit Ittoqqortoormiit Udvalg for Velfærd Tasiilaq, Arbejdsmarked og Kuummiut og Erhverv Sermiligaaq 2017 Valg Økonomiudvalget Valg fri Udvalg for Børn, Familie og Skole Valgfri Embedsmandsservicering - De lokale Borgerforvaltningsledere - Borgmestersekretariatet ved Økonomiudvalgets rejser - Forvaltningerne ved rejser i de stående udvalg Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er årligt afsat kr. til tjenesterejser og befordring til Økonomiudvalget og hver at de stående udvalg. Der er pr. 31. marts forbrugt følgende beløb på rejser og befordring for udvalgene: 404

57 Side Økonomiudvalget ,80 kr. - Udvalg for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv ,19 kr. - Udvalg for Børn, Familier og Skole ,72 kr. - Udvalg for Anlæg og Miljø ,79 kr. Arbejdsmarkedsudvalget og Erhvervsudviklingsudvalget er ikke længere eksisterende. Der er dog fortsat for indeværende år budgetteret med kr. til tjenesterejser og befordring til hvert af disse tidligere udvalg. Til n er der afsat kr. årligt til tjenesterejser og befordring. Midlerne bliver udelukkende brugt i forbindelse med afholdelse af smøder. Der er pr. 31. marts et forbrugt ,02 kr. på denne konto. Forbruget af halvdelen af midlerne allerede ved udgangen af marts måned skyldes, at der allerede er bestilt billetter frem til efteråret. Beregninger viser dog, at udgifterne forbundet med tjenesterejser og befordring til smøderne beløber sig til ca kr. pr. møde, og da n har otte ordinære møder årligt, bliver det en udgift på ca , som er en overskridelse af det budgetterede. Det forslås derfor, at bevillingerne til de to ikke-eksisterende udvalg overføres til ns konto for tjenesterejser og befordring, så den i alt udgør en pulje på kr. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Budget. Det videre forløb Ved ns godkendelse indarbejdes retningslinjerne i politikerhåndbogen, og embedsværket arrangerer, i samarbejde med udvalgene, rejserne som godkendt i planen. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Anbefalingen om ønsket at flytte budgetter fra ikke eksisterende konti & , henholdsvis Erhvervsudvalg og arbejdsmarkedsudvalg skal godkendes, således kommunalbestyrelsens rejse og befordrings konto ikke overskrides. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 4. september : Økonomiudvalget godkender indstillingerne med bemærkning om: - at Borgmestersekretariatet anmodes om at udarbejde et forslag til ny mødestruktur for n: o der skal være færre fysiske møder o de fysiske møder skal i stedet række over flere dage o temadage foregår kun i forbindelse med fysiske møder - Økonomiudvalgets rejsekonto skal genovervejes, idet Økonomiudvalget består af 7 medlemmer og Økonomiudvalget har særlige opgaver, eksempelvis hovedstadssamarbejdet Nuuk-Torshavn-Reykjavik - Økonomiudvalget efterlyser lokale orienteringsrejser i Nuuk Udvalg for Børn, Familie og Skole beslutning den 7. april : Indstilling godkendt. Udvalget ønsker dog også at, besøge Ittoqqortoormiit i år. Forvaltningen undersøger. Udvalget anbefaler at udenlandsbesøg til Norge vedr. fjernundervisning og til Danmark for at besøge anbringelsesstederne i starten af oktober. 405

58 Side 406 Udvalg for Velfærd Arbejdsmarked og Erhvervs beslutning den 19. maj : Udvalget godkender retningslinjerne med bemærkning om, at bilaget tilrettes med den allerede planlagte orienteringsrejse til Tasiilaq sommeren. Derudover ønsker udvalget, at orienteringsrejsen til Ittoqqortoormiit foregår i forår 2015 af hensyn til vejret. Udvalget for Anlæg og Miljøs beslutning den 18. august : Direktionens indstillinger blev godkendt med bemærkning om, at udvalget ønsker en opdateret opgørelse over forbruget på udvalgets rejsekonto, da udvalget ikke mener at have foretaget det her opgivne forbrug. Bilag Ingen. 406

59 Side J Fornyelse af driftsaftale mellem Kommunen og NIT Driftsaftale om Multihallen Inussivik Til beslutning J.nr.: Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE Eftersendes. 407

60 Side K Budgetopfølgning for 1. og 2. kvartal for Økonomiudvalget Til beslutning J.nr.: Økonomi- og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LMSR Eftersendes. 408

61 Side L 2. kvartals budgetopfølgning alle områder Ansøgning om tillægsbevilling Til beslutning J.nr.: Økonomi- og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LMSR Eftersendes. 409

62 Side M Ny Parlamentsbygning på Aqqaluks Plads Anmodning om igangsættelse af plangrundlag for en ny Parlamentsbygning på Aqqaluks Plads Til beslutning J.nr.:18.04/1D2 Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Eftersendes. 410

63 Side N KANUKOA s rolle med henblik på at tage beslutning om fortsat medlemskab af KANUKOKA På vegne af IA-gruppen, smedlem Storm Ludvigsens forslag til n Forslag J.nr.: Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé På vegne af IA-gruppen har smedlem Storm Ludvigsen den 9. september fremsendt forslag til n vedrørende KANUKOA s rolle med henblik på at tage beslutning om fortsat medlemskab af KANUKOKA. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor n: - at Storm Ludvigsens forslag drøftes i n Sagsfremstilling På vegne af IA-gruppen har smedlem Storm Ludvigsen den 9. september fremsendt forslag til n vedrørende KANUKOA s rolle med henblik på at tage beslutning om fortsat medlemskab af KANUKOKA. Af KANUKOKAs vedtægter 1 stk. 2 fremgår at "Foreningens formål er at varetage kommunernes fælles og almindelige interesser, at fremme samvirket mellem kommunerne samt bistå kommunerne i deres virke." Vi mener at KANUKOKA har vist sig ude af stand til at leve op til dette formål, hvilket blandt andet er dokumenteret i forløbet vedrørende udligningsreformen. Da Naalakkersuisoq for finanser i 2013 uden videre trak 20 mio. kr. fra kommunens budget, og dermed undergravede aftalesystemet, skete det uden reaktion fra KANUKOKA. I 2013 nedsattes en administrativ styregruppe bestående af embedsmænd fra de fire kommuner, fra KANUKOKA og departementet for finanser, for at drøfte de mulige principper for en ændring af fordelingen af skatteindtægter og en ny fordeling af bloktilskuddet mellem kommunerne; Med andre ord en udligningsreform. Kommuneqarfik Sermersooqs embedsmænd fremførte kommunens uenighed med den administrative styregruppes konklusioner, men det skete uden ikke nogen form for støtte fra KANUKOKAs side. Kommuneqarfik Sermersooq oplevede på intet tidspunkt i forhandlingsforløbet noget reelt forsøg fra KANUKOKAs side på en varetagelse af kommunernes samlede interesser, herunder landets populationsmæssigt og økonomisk største kommunes interesser, hvorved KANUKOKA udspillede sin rolle som fælles organisation. I forhandlingerne om udligningsreformen har kommunen således ikke oplevet støtte fra KANUKOKAs side, hverken på politisk eller administrativt niveau. Det handler ikke kun om udsigten til de meget store forandringer for Kommuneqarfik Sermersooqs økonomi, men lige så meget om den manglende tillid til aftalesystemet mellem Kommuneqarfik Sermersooq og 411

64 Side 412 Naalakkersuisut, og dermed om muligheden for at stole på indgåede aftaler og muligheden for at budgettere. Under forløbet har vi mistet tilliden til KANUKOKA og organisationens evne og vilje til også at bestræbe sig på at varetage Sermersooqs interesser. Vi står nu i en situation, hvor reformer kan gennemføres uden dokumentation, uden saglig argumentation og uden beregning af konsekvenserne. Heller ikke dette forhold ønskede KANUKOKA at forholde sig til. Kommuneqarfik Sermersooq må naturligvis insistere på KANUKOKAS utvetydige opbakning til såvel saglighed som fairness. Men vi kan konstatere, at KANUKOKA hverken har kæmpet for principperne for forhandlinger mellem parterne, endsige har påtaget sig ansvaret for at bidrage til en fair løsning som var tålelig for alle kommuner. Efter kommunalreformen er der kun fire kommuner, og i forbindelse med udligningsreformen har vi desværre måttet konstatere, at disse fire kommuner ikke ser hinanden som samarbejdende og med substantielt fælles interesser. I stedet er kommunerne hinandens konkurrenter om bl.a. skatteindtægterne. Det er en meget trist udvikling, men vi ser ingen tegn på at den skulle blive bedre i de kommende år. Vi finder derfor at KANUKOKA har udspillet sin rolle, og at vi i Kommuneqarfik Sermersooq ikke længere kan forsvare hvert år at bidrage med ca. 4 mio. kr. til foreningens drift, uden at hverken kommunen eller borgerne får nogen værdi for pengene. De kommende år vil kræve besparelser og rationaliseringer på alle planer, og det vil påvirke alle. Med det for øje vil det ikke være forsvarligt overfor borgerne, fortsat at bruge penge på et medlemskab af KANUKOKA. IA-gruppen mener at der bør etableres koordineringsudvalg mellem de fire kommuner, hvor kommunerne, uden en overliggende organisation og uden en omkostningstung administration, kan drøfte og koordinere de fælles anliggender og interesser, både i forhold til Selvstyret, dvs. skatteudligning og fordeling af opgaver og kompetencer, og i forhold til hinanden, med erfaringsudveksling og samarbejde på tværs af kommunegrænserne. Disse udvalg kan være på politisk niveau eller blandt embedsmænd eller begge dele, og de kan etableres ved anvendelse af vore egne administrative apparater uden meromkostninger. Hvis der bliver tale om faste udvalg eller fora, som fx. et borgmester-kollegium, kan sekretariatsopgaven gå på skift mellem kommunerne. En eventuel udmeldelse vil i sagens natur betyde, at forhandlinger mellem kommunerne og Selvstyret vil gå fra at være bilaterale forhandlinger mellem Selvstyret og kommunerne, til at være "tri-laterale" mellem Selvstyret og Kommuneqarfik Sermersooq og KANUKOKA som repræsentant for de øvrige tre kommuner. Vi finder ikke at dette vil stille Kommuneqarfik Sermersooq ringere end den nuværende situation; tværtimod vil kommunen have en direkte adgang til alle samtaler - uden at skulle igennem KANUKOKAs filter. Om de tre øvrige kommuner på længere sigt finder KANUKOKAs rolle relevant, skal ikke berøres her. Iht. KANUKOKAs vedtægter 2 stk. 2 skal udmeldelse af landsforeningen ske skriftligt med et års varsel til regnskabsårets udløb. Dvs. at en udmeldelse af foreningen kan træde i kraft med udgangen af 2015 og at besparelsen dermed første gang vil kunne ses på budgettet for Løsningsforslag faglig vurdering Borgmestersekretariatet anbefaler forslaget drøftet i n. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Ingen. 412

65 Side 413 Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Styrelsesloven 13. Det videre forløb ns beslutning vil blive videreadministreret af Borgmestersekretariatet. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Bilag Ingen. 413

66 Side Lukkede punkter 06A Forretningsplan for udvidelse af landingsbanen i Nuuk Til orientering J.nr.: Borgmestersekretariatet administrerende direktør og Steffen Ulrich-Lynge / STUL 414

67 Side B Personalemæssige foranstaltninger Til beslutning J.nr.: Økonomi- og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LMSR 415

68 Side Eventuelt 8. Godkendelse af referat 416