INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 26. februar 2015 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 5. marts 2014, kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation Kl. 17:15 18:25 a. Konkretisering af strategirevision (B) * b. Forberedelse af repræsentantskabsmøde 2014 (B) * c. Genhusningspolitik (B) * d. Orientering fra udvalgene (O) e. PM aftaler obligationer (B) * 2. Afdelinger Kl. 18:25 18:40 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * 3. Administration Kl. 18:40 18:50 a. Orientering fra administrationen (O) * 4. Mødeevaluering Kl. 18:50 19:00 a. Har mødet skabt værdi ift. strategien? (D) * b. Skriv på BKÅ Portalen (B) 5. Kommende møder Kl. 19:00 19:05 a. Emner til næste møde, der holdes den 3. april 2015 (B) b. Mødeplan 2015, herunder mødeplan 2. halvår samt emne til dialogmøde i april (B) * c. Uddannelse (O) 6. Eventuelt (O) Der holdes 10 minutters pause hver hele time. Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Overordnet mål DATO 25. februar 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen lagde sig på sit møde den 5. februar fast på følgende formulering af visionen: Vi skaber hjem, der samler Århus. Det fulgte af diskussionerne på bestyrelsesseminaret den januar, at der skulle formuleres et overordnet mål, som skulle udmønte visionen om diversitet og mangfoldighed i beboersammensætningen. Til det formål har administrationen været i dialog med Danmarks Statistik, der som de eneste kan levere data på de demografiske karakteristika på adresserne. Blandt en lang række variable indstilles det, at der udarbejdes et indeks, der i helt uprioriteret rækkefølge samler væsentlige (men ikke ukontroversielle) aspekter af diversiteten samlet set i alle Boligkontoret Århus afdelinger i Aarhus Kommune 1 : Herkomst: Andelen af beboere af anden etnisk herkomst end dansk (her ligger vi klart over Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 2 Husstandssammensætning: Andelen af husstande med to voksne med eller uden børn (her ligger vi klart under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 3 Uddannelse: Andel med en erhvervsuddannelse eller videregående uddannelse (her ligger vi klart under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 4 Beskæftigelse: Andel i job eller uddannelse (her ligger vi klart under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 5 Indkomst: Gennemsnitsindkomst (her ligger vi klart under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 6 Alder: Gennemsnitsalder (her ligger vi en anelse under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 7 1 Favrskov Kommune er ikke medtaget, da det dels vil kræve, at der købes et helt særskilt datasæt, og da strategiens fokus entydigt er på Århus. 2 Indekset primo 2015 vil bygge på sammensætningen af herkomst for 2014 og så fremdeles. 3 Indekset primo 2015 vil bygge på sammensætningen af husstandene for 2013 og så fremdeles. 4 Indekset primo 2015 vil bygge på sammensætningen af uddannelsesniveauer for 2013 og så fremdeles. 5 Indekset primo 2015 vil bygge på sammensætningen af beskæftigelsesgraden for 2013 og så fremdeles. 6 Indekset primo 2015 vil bygge på gennemsnitsindkomsten for 2012 og så fremdeles. 7 Indekset primo 2015 vil bygge på alderssammensætningen for 2014 og så fremdeles.

3 Der er en vis og forskellig forsinkelse på opgørelsen af variablene (se fodnoter), men det må alligevel forventes, at hvis de strategiske indsatser er effektive, vil det alt andet lige give sig udslag i tallene. Beregner man et ligeligt indeks med de fem variable ift. Aarhus Kommune, får vi i 2014 et indeks 76,3 (hvor Aarhus Kommunes gennemsnit altså er 100). Nøglevariable 100 Herkomst Husstandssammensætning -1 Uddannelse -1 Beskæftigelse -1 Indkomst -2 Alder Indeks ,8 75,7 75,7 75,8 76, Når målet er at nærme sig den gennemsnitlige sammensætning af befolkning i Aarhus Kommune, skal bestyrelsen altså sætte et mål for, hvor vi skal ligge i 2018 (dvs. værdier for 2017 samt i visse tilfælde 2016 og 2015). Den ambitiøse vision og de mange operationelle indsatsmål kunne dog tale for, at strategien i stedet formuleres for perioden og det overordnede mål således vurderes på baggrund af værdier for INDSTILLING Det indstilles: at strategiperioden sættes til at bestyrelsen beslutter sig for, hvilke variable den mener skal indgå i indekset at målet for indekset i 2018 (opgjort i 2019) sættes til 78,0. at administrationen til bestyrelsens møde i april fremlægger forslag til målepunkter vedr. fokusområderne nemt, attraktivt og fælles. 2/3

4 3/3

5 NOTAT TIL PKT 1.a Operationelle indsatsmål DATO 24. februar 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen lagde sig på sit møde den 5. februar fast på følgende formulering af visionen: Vi skaber hjem, der samler Århus, samt de overordnede indsatsområder nemt, attraktivt og fælles. I forlængelse heraf besluttede bestyrelsen, at der skulle opstilles en række operationelle indsatsmål for de tre overordnede indsatsområder. Disse skal sammen med det generelle fokus på tværs i organisationen på de tre områder sikre den nødvendige fremdrift mod det overordnede mål.

6 Nemt Overskriften nemt beskriver, at omdrejningspunktet for Boligkontoret Århus service skal være at gøre det nemt for beboeren. Vi vil ikke bare opstille en masse valg vi bruger vores faglighed til at gøre livet enkelt. Tit ved at man næsten ikke opdager servicen men ind imellem med oplevelser af»wow, det var godt nok nemt!«. Herunder vil vi særligt prioritere følgende indsatsmål: A. Nemt at flytte. Det er en af de største omvæltninger i vores liv, når vi skal flytte. Derfor skal Boligkontoret Århus ambition være, at det skal være så nemt som muligt at flytte at vi som Boligorganisation handler proaktivt, sætter os i beboerens sted og følger op. B. Nemt at få hjælp. Det skal være nemt at få hjælp, når og hvor man har brug for den på sine egne præmisser. Det gælder lige fra at det er nemt at betjene sig på nettet på alle tider af døgnet og undgå bøvl med busrejser og frimærker, over at det er nemt at blive fulgt helt til dørs og få løst fx sin råderetssag proaktivt og med opfølgning, til at det skal være nemt at få fat i ejendomsfunktionærer, når man har brug for hans eller hendes service. C. Nemt at få indflydelse. Der er masser af muligheder for at få indflydelse i beboerdemokratiet. Men vi vil gerne gøre det så nemt som muligt at gribe dem. Det skal være nemt at forstå indholdet på et afdelingsmøde, at få sine ideer omsat til forslag som bliver behandlet og at lave et afdelingsmøde, når der er noget aktuelt, man skal have diskuteret med sine naboer. D. Nemt at gøre det rigtige. Det skal være nemt at gøre det, der gør det godt at bo sammen. Vi skal gøre det nemt for vores beboere at håndtere affald, husdyr, røg osv. på en proaktiv måde, hvor vi undgår konflikter, men skaber gode løsninger. Attraktivt Overskriften attraktivt beskriver, at vi vil tilbyde boliger, der er attraktive for et bredt udsnit af byens befolkning. Der er både et objektivt aspekt af attraktiviteten og et subjektivt. Under overskriften prioriteres følgende indsatsmål: A. Attraktivt for os. Rammerne for afdelingen er et fælles, demokratisk anliggende, og gennem fremtidssikringsstrategierne har afdelingsmøderne tegnet en vej for hver enkelt afdeling for prioritering af økonomi og udvikling og vedligeholdelse af afdelingen. Målet er, at alle afdelinger har en visioner, der er fælles og vi skal sørge for at holde fremtidssikringsstrategierne levende og dynamiske. B. Attraktivt for mig. Det er mennesker, der forvandler boligen til et hjem. Derfor er det målet, at man i så vid udstrækning som muligt kan sætte sit personlige præg på boligen. Det gælder fx i forhold til udbredelsen og implementeringen af råderetten, som skal være udbredt og nem at benytte sig af. Men også i forhold til nybyggeri og større renoveringer skal det tænkes ind, at byggeriet skal være tilstrækkelig fleksibelt og muliggøre individuel tilpasning. Og i forbindelse med fx køkkenudskiftninger o.l. skal det i vid udstrækning være muligt for beboerne at sætte sit eget præg herpå. C. Attraktivt for fremtiden. En attraktiv bolig er også en bolig, der nedbringer energiforbruget og dermed skåner miljøet og sparer på forbrugsregnskabet. Boligkontoret Århus skal have det højeste ambitionsniveau med at nedbringe CO 2 -fodaftrykket fra både bestående og nye boliger gennem både byggeri, renovering, drift og adfærd. 2/4

7 Fælles Overskriften fælles beskriver, at de stærke fællesskaber i boligområdet er en af de unikke styrker ved de almene boligafdelinger. Samtidig er velfungerende fællesskaber mellem beboerne også med til at skabe velfungerende demokratier. Fællesskaber kommer af de mennesker, der bor i afdelingerne men boligorganisationen kan skabe gode vækstbetingelser! Derfor vil vi under denne overskrift arbejde efter disse indsatsmål: A. Fælles faciliteter. Første skridt mod fællesskaber er, at rammerne er til stede et sted man kan mødes. Vi kan kortlægge de eksisterende beboerlokaler, fælleshuse, værksteder osv. og lægge en plan for, hvordan vi får gode og multifunktionelle rammer så mange steder som muligt. B. Ude er godt. Udearealerne er en utrolig vigtig ramme om vores liv og en vigtig konkurrenceparameter for en almen boligafdeling. Men udearealer skal være andet og mere end friserede græsplæner. Klog planlægning af udearealer skaber rum, hvor mennesker mødes, trives og føler sig trygge. Målet er at udvikle nye former for udearealer i afdelinger, der strategisk vil tænke med! C. Starthjælp til fællesskaber. Mange afdelinger vil gerne skabe fælles aktiviteter, hvor folk lærer hinanden at kende og skaber værdifulde fællesskaber i afdelingen. Og boligorganisationen kan hjælpe med at starte den proces med gode råd og ideer, svar på de svære spørgsmål, deling af erfaringer osv. Fællesskaberne og aktiviteterne skal kunne bære sig selv men boligorganisationen må gerne hjælpe dem på benene. D. Den demokratiske forbindelse. Gode demokratier bygger på fællesskaber. Så vi skal udvikle måder, hvor snakken i vaskehuset eller til grillfesten bliver til forslag der besluttes på afdelingsmøderne. E. Virtuelle fællesskaber. Sociale digitale netværk kan bruges til at styrke fællesskaberne i afdelingerne. Vi skal understøtte de afdelinger, der gerne vil bruge mulighederne. Måling Ideen med de operationelle indsatsmål er, at de på specielt vigtige pointer vil sætte særlig skub i bevægelsen mod at gøre det nemt, attraktivt og fælles. De generelle resultatmålinger skal derfor udføres på, i hvor høj grad det lykkes for Boligkontoret Århus at blive oplevet som nem, attraktiv og fælles. Der udføres fremover en måling i forbindelse med de forskellige undersøgelser indflytterundersøgelse, fraflytterundersøgelse, undersøgelse af renoveringer, undersøgelse af råderetsarbejder, generel beboerundersøgelse af den pågældendes opfattelse af, hvorvidt det er nemt, attraktivt og fælles at være beboer hos Boligkontoret Århus. For alles vedkommende sættes målet til 3,0 og der afrapporteres til bestyrelsen sammen med de øvrige mål i forvaltningsrevisionen. Om der skal udføres særlige målinger eller vurderinger af målopfyldelsen på de enkelte operationelle indsatsmål må afhænge af indstillingen til konkret implementering. 3/4

8 INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen diskuterer og prioriterer de operationelle indsatsmål jf. ovenstående. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen på sit møde i april 2015 vedtager en udmøntningsplan vedr. de operationelle indsatsmål hen over strategiperioden. 4/4

9 NOTAT TIL PKT 1.b Repræsentantskabsmøde DATO 26. februar 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Form og forretningsorden På baggrund af bestyrelsens drøftelser på mødet den 5. februar foretages ingen væsentlige ændringer i repræsentantskabsmødets form sammenlignet med i Dog tilpasses forretningsordenen (se nedenfor), så valg først skal igangsættes senest 2½ time (tidligere 2 timer) efter mødes start. Sted Repræsentantskabsmødet holdes på Scandic Århus Vest på Ryhavevej. Det indstilles, at bestyrelsen allerede i forbindelse med evalueringen af dette repræsentantskabsmøde forholder sig til sine ønsker til placering af repræsentantskabsmøde Emner Følgende emner behandles på repræsentantskabsmødets dagsorden: Vedtægtsændring jf. tilsynet Aarhus Kommune: 14 stk. 7 udgår og som konsekvens nummereres nuværende stk. 8 og stk. 9 til stk. 7 og stk. 8 (ikke mulighed for konstituering af formand, når vedkommende er valgt direkte af afdelingsmødet). Bemyndigelse vedr. køb og salg af fast ejendom: Det er repræsentantskabet, der har myndighed til at beslutte køb og salg af fast ejendom. Med det formål at opføre boliger i overensstemmelse med organisationens vedtægter, bemyndiges organisationsbestyrelsen til at erhverve eller sælge jord eller fast ejendom i Århus eller Favrskov Kommune under forudsætning af kommunalbestyrelsens godkendelse, samt at organisationens repræsentantskab informeres om det foretagne køb. Beslutningen er gældende for perioden frem til næste ordinære repræsentantskabsmøde.

10 Overdragelse af afdelingerne i Hammel: Under forudsætning af godkendelse på afdelingsmøde i de respektive afdelinger tilslutter repræsentantskabet sig, at afdeling 43 Mosevænget og/eller 69 Ryttervej overgår til Midtjysk Boligselskab efter almenboliglovens 27. Evaluering af indhold og afvikling af repræsentantskabsmøderne (som besluttet på bestyrelsens møde i september) afvikles ikke på repræsentantskabsmødet, men flyttes i stedet til organisationskonference Derudover forventes det, at udvalgsnetværket evt. sammen med organisationsbestyrelsen vil stille et forslag i stil med: Udvalgene nedsættes fremover efter en justeret model: Udvalgene skal være et sted, hvor de beboere, der har viden, interesse og engagement inden for et område løbende og enkelt kan arbejde med emnet. Derfor er udvalgene løbende selvsupplerende og er åbne for alle interesserede beboere. Der averteres fx fast i Kvarteret efter nye medlemmer. Organisationsbestyrelsens kontaktperson til udvalgene er ansvarlig for, at udvalgets medlemmer indkaldes til et møde, hvor der bl.a. vælges en udvalgsansvarlig af udvalgets midte. Udvalgene konstituerer selv en formand/udvalgsansvarlig, der varetager kontakt til organisationsbestyrelsen og er ansvarlig for fremlæggelse af beretning til repræsentantskabet. Skulle et udvalg blive helt overtegnet ift. udvalgets kommissorium, eller skulle udvalget af andre grunde opleve problemer med sin sammensætning, er det organisationsbestyrelsen, der træffer beslutning. Er der ingen medlemmer i et udvalg, nedlægges udvalget. Melder et antal beboere sig med et ønske om at etablere et nyt udvalg, udpeger organisationsbestyrelsen en kontaktperson, der hjælper udvalget i gang, sørger for konstituering, økonomi m.m. Alle udvalg aflægger beretning for repræsentantskabsmødet og præsenterer væsentlige ændringer i udvalgets kommissorium for repræsentantskabet. Dirigent Der er indgået aftale med Søren Madsen om at fungere som dirigent Beretning Mogens Vindbjerg varetager redaktørfunktionen af den skriftlige beretning. Forelæggelse af strategirevision behandles som en del af bestyrelsens beretning, og der foretages ikke særskilt afstemning herom. 2/5

11 Årets afdeling Repræsentantskabet kan som tidligere år vælge en afdeling som årets afdeling. Bestyrelsen nominerer et antal afdelinger på dette møde. Vi har p.t. modtaget følgende indstilling: Afdeling 67 Hørretløkken Begrundelse: Aktive i forhold til beboerne Skaber gode rammer for beboerne Aktive i org. Arbejdet Sund kritisk indstilling i.f.m måden vi gør ting på Reelt interesseret i alle aspekter i.f.t foreningsarbejdet Tror grundlæggende på menneskes evner og vilje kan bruges i vores boligform. Med venlig hilsen Robert Thorsen Valg På repræsentantskabsmødet skal foretages en række valg: Formand og tre bestyrelsesmedlemmer for to år (Anne Tidemand-Dal, Kirsten Hillebrandt og Olav Bertelsen er på valg) samt suppleanter (Per Hasager, Martin Westy Løvendahl og Peter Lykke Nielsen er på valg). 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen Alle udvalgsmedlemmer på nær enkelte fra Råderets- og Demokratiudvalgene, der er valgt for to år i Bestyrelsen bør overveje, hvorledes det sikres, at der er kandidater til de nødvendige poster. Tidsplan for forberedelsesprocessen Af hensyn til tidsfrister, tryk m.m. er der følgende tidsplan og deadlines: 05/03 Beslutning om proces vedr. beretning samt øvrigt materiale. Overordnet beslutning om evt. vedtægtsændringer. Nominering af årets afdeling. 09/04 Endelig godkendelse af dagsorden i bestyrelsen 09/04 Behandling af vedtægtsændringer i bestyrelsen 09/04 Evt. forslag til repræsentantskabsmødet 13/04 Udsendelse af indkaldelse 27/04 Bestyrelsens skriftlige beretning færdiggøres 07/05 Frist for indsendelse af forslag til behandling 07/05 Frist for indsendelse af kandidatpræsentationer 21/05 Bestyrelsesmøde inden repræsentantskabsmøde kl /05 Repræsentantskabsmøde 3/5

12 Udkast til dagsorden Dato INDKALDELSE til ordinært repræsentantskabsmøde Vi indkalder dig til møde på Scandic Århus Vest, Rytoften 3, 8210 Århus V. torsdag den 21. maj 2015 kl Vi starter med middag, og selve mødet starter kl Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent samt godkendelse af forretningsorden 2. Bestyrelsens årsberetning samt udvalgenes årsberetning 3. Godkendelse af årsregnskab 2014 med tilhørende revisionsberetning for Boligkontoret Århus samt afdelingerne 4. Forelæggelse af budget 2016 for Boligkontoret Århus 5. Vedtægtsændringer 6. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom 7. Overdragelse af afdelingerne i Hammel 8. Behandling af eventuelt indkomne forslag 9. Kåring af årets afdeling 10. Valg a. Valg af formand (på valg er Søren Høgsberg) b. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer (på valg er: Anne Tidemand-Dal, Kirsten Hillebrandt og Olav Bertelsen) c. Valg af suppleanter for ét år (på valg er: Per Hasager, Peter Lykke Nielsen og Martin Løvendahl) d. Valg af 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede e. Valg af medlemmer af organisationens udvalg f. Godkendelse af revisor - Revisionsinstituttet indstilles 11. Eventuelt Ønsker du et forslag behandlet på mødet skal det være administrationen v/mette Kjær Larsson i hænde senest torsdag den 7. maj Vi gør opmærksom på, at det kun er de på forhånd udpegede repræsentantskabsmedlemmer eller suppleanter for disse, der har stemmeret. Afdelingsbestyrelses- og udvalgsmedlemmer, der ikke er medlem af repræsentantskabet, har møde og taleret. Du skal tilmelde dig senest den 7. maj 2015 også til Mette Kjær Larsson, [email protected] Venlig hilsen Bestyrelsen 4/5

13 FORRETNINGSORDEN FOR REPRÆSENTANTSKABSMØDER 1. Repræsentantskabsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. Dirigenten påser endvidere, at valgene påbegyndes senest 2½ time efter mødets start. 2. Repræsentantskabet vælger en referent, der skriver trufne beslutninger og resultater af afstemninger ind i forhandlingsprotokollen, som efter mødet underskrives af dirigent, referent og formand. Antallet af mødedeltagere skal føres til protokol. 3. Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemninger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten. 4. Deltagerne får ordet til debatten i den rækkefølge de henvender sig. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende kommer fra. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller repræsentantskabet fastsætter en begrænsning. Dirigenten kan vælge at emneopdele debatten. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet. 5. Bortset fra valg og ændring af vedtægter afgør repræsentantskabsmødet alle spørgsmål ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet at afgivne stemmer. Ved spørgsmål, der ikke er behandlet i vedtægter eller forretningsorden, afgør dirigenten afstemningsformen. 6. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Såfremt der ved valg kun foreslås det antal kandidater, der skal vælges, betragtes disse som valgt uden afstemning. 7. Såfremt to eller flere kandidater til formand og evt. næstformand foreslås, foretages der skriftlig afstemning. Opnår den kandidat, der får flest stemmer, ikke flere end halvdelen af stemmerne, gennemføres en ny valgrunde mellem de to kandidater, der fik flest stemmer i første valgrunde. Ved stemmelighed foretages der omvalg, og står stemmerne stadig lige derefter, foretages der lodtrækning. 8. Ved valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer samt andre personvalg gælder, at der skal stemmes på det antal personer, der skal vælges. Stemmesedler, der indeholder flere eller færre navne eller navne på personer som ikke er bragt i forslag, er ugyldige. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer de beskrevne beslutninger. 5/5

14 NOTAT TIL PKT 1.c Genhusningspolitik DATO 26. februar 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Chris Mikkelsen / Kirsten Hillebrandt PROBLEMSTILLING Der bør ydes genhusning til beboere med psykiske og fysiske handicap når der over en længere byggeperiode er fare for beboerens helbred. Som eksempelvis når vi har en beboer med en luftvejssygdom som gør at støv fra byggearbejdet risikerer at forværre tilstanden. I tilfældet med beboeren hvis barn har autisme og hvis tilstand forværres af uroen ved en længere byggeperiode (minimum en uge) skal der også tilbydes genhusning. Ligesom der i tilfældet med den psykisk ustabile beboer som sinker hele byggeprocessen skal tilbydes genhusning. Eventuel lægeerklæring kan indhentes i tvivlstilfælde. Der må foretages en vurdering i hver enkelt tilfælde. I de andre tilfælde som eksamen, samvær med børn og natarbejde skal der ikke tilbydes genhusning. Det står folk frit for selv at finde og betale for genhusning i disse tilfælde. Ved almindelige byggearbejder bliver man kun forstyrret af håndværkere fra 8-16 og derfor er det ikke nødvendigt med genhusning. Der bør genhuses i afdelingen, hvis muligt. Eventuelt gæsteværelser i andre afdelinger. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager genhusningspolitikken til efterretning.

15 NOTAT TIL PKT 1.e PM aftaler obligationer DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Vi har i dag 3 pengeinstitutter til at forvalte vores obligationsbeholdning. Kursværdien pr. 31/ var ca. 275 mio. kr. Kursværdien hos Danske Bank var ca. 133 mio. kr., Nordea ca. 75 mio. kr. og Sydbank ca. 67 mio. kr. En gang årligt vurderes det om der skal ske ændringer i administrationen af obligationsbeholdningen. Det sker enten på bestyrelsesmødet i februar eller marts. Jeg oplyste på seneste møde det vil ske på mødet i marts. I 2014 klarede Danske Bank sig bedst mens det tidligere var Nordea eller Sydbank. INDSTILLING Jeg indstiller Boligkontoret fremover får 4 PM aftaler da vi har en beholdning på p.t. ca. 275 mio. kr. Jeg vil foreslå den nye aftale bliver på ca. 40 mio. kr. som er det normale minimumsbeløb for indgåelse af en aftale. På baggrund af tidligere perioders afkast vil jeg foreslå der flyttes mio. kr. fra Sydbank og mio. kr. fra Den Danske Bank. Jeg har indhentet afkastrapportering for perioden 2012 til 2014 fra 4 firmaer. På den baggrund vil jeg indstille SEB får ca. 40 mio. kr. De har præsteret et afkast på gennemsnitlig 2,52 % for de 3 år. PM gebyret er 0,125 % inkl. moms hvilket svarer til hvad vi betaler i dag. Nærmere information på bestyrelsesmødet.

16 NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO 26. februar 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 4 H.V.Kaalundsvej m.fl. Afdeling 6 Risvang Allé m.fl. Afdeling 9/14/18 Trøjborg Afdeling 10 Norgesparken Afdeling Majdalen m.fl. Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 15 Møllevangen Afdeling 17 Kongsvang Renovering af kviste og tagvinduer. Rådgiver arbejder på notat til brug for udarbejdelse af forslag til afdelingsmødet. Der skal afholdes 1 år gennemgang snarest. Nyt kontor til ejendomsfunktionær er færdigt. Ny traktor indkøbt. Projekt hoveddør og låsesystem er er afsluttet. Der er en undersøgelse i gang om at få afklaret problematik med faldstammer, svar på undersøgelse kommer i marts måned. Fibernet er igangsat og forventes færdigt inden ¼ Fibernet er igangsat og forventes færdigt inden 1/5 1 årsgennemgang af tagvinduer udføres i marts måned. Forsøg med flytning af ventilationshætter på modstående tagflade på grund af røg fra naboers brandovne i indsugningsluften. Forsøg med etablering af større motorventiler ved varmeflader på ventilationsanlæg har foreløbig giver godt resultat flere undersøger pågår. Nye vinduer efterisolering af facader herunder udskiftning af murfugning rådgiver arbejder på notat til brug for udarbejdelse af forslag til afdelingsmødet. Udskiftning af varmeanlæg 1 års gennemgang afsluttet.

17 Afdeling 19 Tamperdalsvej Afdeling 20 Stockholmsgade m.fl. HTH er i gang med køkkenudskiftning. Arbejdet kører ikke planmæssigt, da der er en del forsinkelser pga. enten dårlig styring eller udskiftning af bemandingen. Desuden er der mange fejl og mangler ved afleveringerne. HTH har fået at vide, at der fremadrettet vil blive sat ekstern håndværker på til arbejde som ikke er færdigt inden for tidsplanen. Arbejdet vil blive lavet for deres regning. Aarhus Kommune har godkendt det betingede salg af Faktabygningen. Der er afholdt møde med afdelingsbestyrelsen, som er enige i rationalet bag salget. Der opretholdes en god dialog med bestyrelsen om det videre forløb og om evt. brug af provenu fra salget til støtte af ombygning i afdelingen. Vedr. ombygning af institution er rådgiver Kærgaard & Andersen sat på sagen. Her vil de komme med nogle overvejelser til hvad institution med fordel kan laves om til. Afdelingen har købt den eks. lejeplads som skal renoveres i forbindelse med renovering af institutionen. Materialet skal bruges ved det ekstraordinær afdelings møde der kommer. Lejer aftalen udløber i april måned. Der er ved at blive indhentet priser på at lave nye velfærdsforanstaltninger til ejendomsfunktionærerne. Projekt kældervinduer er afsluttet. Gadelygter bliver skifte i marts/april måned. Afdeling 23 Nydamsparken Licitation på det store renoveringsprojekt afholdes torsdag den 26. februar kl. 13. Hvis den økonomiske ramme holdes, vil renoveringen starte ca. 1. august med forbehold for myndigheders godkendelse af skema B. Ny affaldsløsning med nedgravede beholdere rådgiver arbejder på notat til brug for udarbejdelse af forslag til afdelingsmødet. Afdeling 24 Kirkedammen Afdeling 25 Reginehøj Afdeling 27 Frydenlund Projekt kældervinduer er afsluttet. Der er blevet etableret ny tørretumbler og bookingsystem via en ny monitor til vaskerierne med brik i stedet for kort. Nyt legepladsudstyr indkøbt. Udskiftning af vinduespartier i flytte lejligheder igangsat. Solceller, ny tagbeklædning samt renovering / fornyelse af ventilationsanlæg rådgiver arbejder på notat til brug for udarbejdelse af forslag til afdelingsmødet. Ny tv udbyder er i gang med at etablerer fibernet afsluttes primo april. Afdeling 28 Lindholmparken Ny affaldsløsning med nedgravede beholdere rådgiver arbejder på notat til brug for udarbejdelse af forslag til afdelingsmødet. Forsøg med varmeflytning til krybekæder umiddelbart kan vi ikke måle et fald i blokken energiforbrug. 2/4

18 Afdeling 31 Rydevænget Afdeling 32 Nørreskovvej Afdeling 34/39 Salonikivej m.fl. Afdeling 38 Visbjerg Hegn Der er licitation 2. marts på udskiftning af partiel udskiftning af vinduer Sidste etape af skurbeklædning er i fuld gang. Renovering af 2 legepladser igangsættes i uge 9. Indhentning af tilbud på parkeringspladser og udstyr i parkanlæg Rådgiver på udskiftning af køkkener i ungdomsboligerne er Cowi, men der skal i lige afklares nogle ting med afdelings bestyrelsen inden. De bliver koblet på. Der laves termografi undersøgelse på lejligheder med skur under sig grundet træk/kulde gener i marts måned. Og på bestemte lejemål for at klarligge om der er nogle problemer med isolering og træk. Der er ved at blive undersøgt yderligere ang. rotte sikring, med henblik på at få sikret afdelingens kloak system mod indtrængning fra det offentlige kloak system til afdelingen. Afdeling 42 Hjelmagerparken Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling 45 Torpevænget m.fl. Afdeling 46 Vistoftparken Afdeling 48 Skæring Parkvej Afdeling 54 Norsgade Udskiftning af vandrør kører efter planen Der forsat dialog med LBF om renoveringssagen. Der fremsendes køkkenudbud i marts måned til udskiftning af 63 køkkener. Ny affaldsløsning med nedgravede beholdere rådgiver arbejder på notat til brug for udarbejdelse af forslag til afdelingsmødet. Renovering af legepladen igangsættes i uge 13/14. Det er besluttet at acceptere et byggeri over 12 måneder i stedet for de planlagt 9 måneder af rådgiveren. Dette begrundes med, at der kan forventes en totaløkonomisk bedre løsning, når renoveringen ikke er så presset i den lille gård i Norsgade. Licitation tirsdag den 10. marts kl. 13 på Boligkontoret. Hvis den økonomiske ramme holdes, kan renoveringen starte den 1. april med forbehold for myndigheders godkendelse af skema B. Afdeling 55 Skæring Parkvej Afdeling 60 P. Müllersvej Ændring af gl. vaskeri til gæstebolig bliver igangsat i marts måned. Udvidelse af cykelskur igangsat 3/4

19 Afdeling 61 P. Müllersvej Afdeling 72 Rønnevangen Afdeling 75 Herningvej Administrationen er i dialog med Aarhus Kommune og to ejendomsmæglere med henblik på en vurdering af værdien af den byggeret, der skal overdrages til den nye afdeling i tagetagen. Iflg. aftalen om frikøb af hjemfaldsklausuler skal 72 pct. af beløbet afregnes til Aarhus Kommune. Boligorganisationen har modtaget en udbetaling på ca kr. fra konkursboet efter Teglhuse ApS til dækning af en del af det krav, der er rejst mod boet. Der afventes svar fra BSF ang. facade problemer med klimaskærmen, som det har vist sig der er problemer med. 90 Kloakrenovering afsluttet INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4

20 NOTAT TIL PKT 3.a Orientering fra administrationen DATO 26. februar 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Udlejning A. Boligkontoret Århus har sammen med de øvrige boligorganisationer arbejdet sammen med Aarhus Kommune om ved hjælp af logiværtserklæringer at modvirke de såkaldte fædrehoteller. Pr. 1. februar 2015 ser status således ud: Boligorganisation Mere end én voksen pr. rum 1 Pct. 10. marts ,29 Al2Bolig 27 0,84 Alboa 16 0,28 AlmenBo 22 0,66 Boligkontoret Århus 15 0,29 Brabrand Boligforening 33 1,23 Ringgården 20 0,58 Østjysk Bolig 8 0,78 AAB 22 0,29 Århus Omegn 30 1,12 Kommunikation B. Fremover ved afdelingsbestyrelserne systematisk blive orienteret, når der omlægges lån i afdelingen for at spare driftsudgifter. C. Det seneste år er afdelingsbestyrelserne blevet orienteret om besvarelser i fraflytteundersøgelser om flytteårsager i deres afdeling. Imidlertid har det relativt dårlige datagrundlag givet anledning til mere forvirring end afklaring, så ordningen indstilles. 1 Ved etrumsbolig dog mere end to voksne.

21 D. Der arbejdes med at lave en ny kvartalsinformation til afdelingsbestyrelser til afløsning for budgetkontrollen. Den nye information skal fokusere mere på de overordnede forhold i afdelingens økonomi for ikke at give afdelingsbestyrelserne indtryk af, at de bør bruge tid på at forholde sig til bogføring. Det vil naturligvis stadig være muligt på forespørgsel at få uddybende information om fx konkrete posteringer. Det nye økonomioverblik skal give afdelingsbestyrelsen mulighed for at forholde sig mere politisk og strategisk til afdelingens økonomi. Samtidig bliver det anledning til at inddrage flere relevante forhold i afrapporteringen, fx udlejningsforhold m.m. Personale E. Der er etableret en række netværk mellem ejendomsfunktionærer, som skal medvirke til erfaringsudveksling samt deling af kompetencer, udstyr m.m. Det er tanken, at netværkene skal mødes 2-3 gange om året, men selvfølgelig trække på hinanden løbende i dagligdagen. Som bestyrelsen tidligere er orienteret om, søges der ikke etableret driftscentre som en generel strategi, da det ikke kan udløse det engagement, det ejerskab og den nærhed som et tættere samspil mellem medarbejder og afdeling giver. Men det er væsentligt, at vi gennem fx de nye netværk høster de synergier, der ligger i kollegial sparring og videndeling samt selvfølgelig også de økonomiske gevinster for afdelingerne i bedre udnyttelse af materiel og kompetencer afdelingerne i mellem. F. Boligkontoret Århus, AAB Århus og Ejendomsfunktionærernes Fagforening udviklede i et værktøj, som kan håndtere og minimere de psykiske påvirkninger i forbindelse med vold og trusler. Projektet "Tryghed og sikkerhed" blev i 2013 indstillet til Arbejdsmiljøprisen, og endte i top 3 indenfor kategorien "Psykisk arbejdsmiljø" I efteråret 2014 indstillede Arbejdstilsynet vores projekt til den europæiske pris Healthy Workplaces Campaign Good Practice Awards Results, som afsluttes i Riga den 27. april. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

22 NOTAT TIL PKT 5.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 24. februar 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i 2015 Dato Arrangement Indhold 26. marts Kursusaften for bestyrelsen Bestyrelsens juridiske ansvar 9. april Bestyrelsesmøde Regnskab 2014 Budget 2016 Årlige strategiske mål Afdelingsmøder 2015 Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. arbejdsgrundlag og principper for værdiskabelse 18. april Organisationskonference 20. april Dialogmøde Årsgennemgang 7. maj Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 1. kvartal Evaluering af kontaktpersonordningen 21. maj Repræsentantskabsmøde Strategirevision Afdelingerne i Hammel 4. juni Bestyrelsesmøde Konstituering Evaluering af repræsentantskabsmøde Lokaler til næste repræsentantskabsmøde juni Bestyrelsesseminar Emne følger 13. august Bestyrelsesmøde 24. august Dialogmøde Afdelingsmøder 24. september Bestyrelsesmøde

23 Dato Arrangement Indhold 19. oktober Dialogmøde 5. november Bestyrelsesmøde 3. december Bestyrelsesmøde INDSTILLING Mødeplanen for 2. halvår er til bestyrelsens godkendelse. 2/2