Organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde Møde Sted Start Restaurant Kikko, Vendsysselvej Deltagere Werner I. Madsen, Jørn Stevns, Peter Fynbo Hansen, Knud Weiss, John Nilsson, Poul Jeppesen, Lis Bentin Afbud Referent Mødeleder Robert Madsen Lis Bentin Werner I. Madsen Referat 044/14 Godkendelse af referat /14 Nyt fra formanden /14 Nyt fra administrationen /14 Revisionsprotokollat /14 Regnskab 2013 for boligorganisationen inkl. afdelingerne /14 Regnskab 2013 for afdelinger uden afdelingsbestyrelse /14 Budget 2015 for boligorganisationen /14 Prisblad /14 Afkast første kvartal /14 Tilbud på revision /14 Prisaftale SEAS-NVE /14 Forvaltningsrevision - Husleje /14 Dato for seminar for organisationsbestyrelsen /14 Almene boligdage den 5. og 6. september /14 Bygge- og renoveringssager /14 Beboerklagenævns- og advokatsager /14 Udlejningssituationen /14 Eventuelt /14 Næste møde... 8 Side 1/9

2 044/14 Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 26. marts referatet fra mødet den 26. marts At organisationsbestyrelsen godkender referatet fra mødet den 26. marts 045/14 Nyt fra formanden Formanden fremlægger eventuelle punkter til drøftelse, godkendelse og/eller til orientering. At organisationsbestyrelsen drøfter, godkender og/eller tager eventuelle punkter til efterretning. Werner I. Madsen: Afslutningen på LF Bo afventer fortsat ministeriets godkendelse. Åbning af nyttehaverne i hhv. afdeling 9 og 11 den 28. april 2014 var en succes, som blev fulgt op af artikel i Folketidende. 046/14 Nyt fra administrationen Direktøren orienterer om eventuelt nyt fra administrationen ud over de punkter, der allerede er på dagsordenen. At organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Lis Bentin: Regnskab 2013 og budget 2015 har været forelagt Virksomhedsnævnet 30. april 204 til orientering inden repræsentantskabsmødet den 22. maj Vagtordning, hvor beboerne kan få kontakt til en ejendomsfunktionær, er drøftet med tillidsmændene og en aftale er ved at blive landet. Mere herom senere. Kaldeanlæg, som vi har i vores plejeog kollektiv boliger vil blive drøftet med Guldborgsund Kommune i forbindelse med det individuelle styringsdialogmøde den 9. maj Klage fra beboer i afdeling 5 blev drøftet og vedtaget, at organisationsbestyrelsen sender et svar til beboeren. Som opfølgning fra fællesmødet for alle afdelingsbestyrelser den 24. april Side 2/9

3 2014 er der ved at blive aftalt møde med Brunata og afdelingsbestyrelsen i afdeling 6 enten 13. eller 14. maj Administrationen er fortsat i dialog med Ista i forbindelse med de leverede data til forbrugsregnskaberne. Administrationen holder møde med EG Bolig den 5. maj 2014 angående elektronisk syn. Administrationen holder teknisk afklaring med 2-3 banker den 8. maj 2014 i forbindelse med afslutning af bankudbuddet. BL har netop meddelt, at de nye overenskomster for ejendomsfunktionærer og inspektører er færdigforhandlet og sendt til urafstemning. Overenskomstaftalerne betyder en lønstigning på 5,5 pct. over en 3 årig periode. Vedligeholdelsesreglementet i forbindelse med A-ordningen vil blive forelagt repræsentantskabet, jf. tidligere beslutning i organisationsbestyrelsen vedrørende justering af formuleringen om maling af vægge og lofter. Henstilling af genstande i kældre, trappeopgange m.m. er fortsat en stor udfordring, som kræver øget fokus også gerne fra afdelingsbestyrelserne. Et punkt, der vil blive rejst på de kommende afdelingsmøder. 047/14 Revisionsprotokollat 2013 Revisionsprotokol til årsregnskab for 2013 for boligorganisationen og afdelingerne er udsendt og vil blive gennemgået på mødet. Organisationsbestyrelsen tog gennemgangen af revisionsprotokollatet til efterretning og godkendte revisionsprotokollatet. At organisationsbestyrelsen tager gennemgangen af revisionsprotokollatet til efterretning og godkender revisionsprotokollatet. Side 3/9

4 048/14 Regnskab 2013 for boligorganisationen inkl. afdelingerne Boligorganisationens regnskab 2013 viser et overskud på kr., der er overført til arbejdskapitalen. Der var budgetteret med et overskud på kr. Boligorganisationens regnskab for 2013 med tilhørende årsberetning og ledelsespåtegning er udsendt og vil blive gennemgået på mødet. regnskab 2013 til behandling på repræsentantskabsmødet og glædede sig over resultatet. efter indstilling fra Administrationen, at der bevilges et tilskud til afdeling 23 på kr., som finansieres via dispositionsfonden. At organisationsbestyrelsen godkender regnskab 2013 til behandling på repræsentantskabsmødet. 049/14 Regnskab 2013 for afdelinger uden afdelingsbestyrelse Organisationsbestyrelsen skal godkende følgende afdelingsregnskaber for 2013 for afdelinger uden afdelingsbestyrelse: afdelingernes regnskaber for 2013 for afdelinger uden afdelingsbestyrelse. Afd. 19 Flintingevej/Åmarksvej Afd. 21 Kirkegårdsvej Afd. 24 Slotsgade 22 Afd. 25 Fjordbakken Afd. 32 Vendsysselvej Afd. 34 Grønnegårdsvej Afd. 36 Bakkehuset Afd. 37 Aldershvile Afd. 38 Bryghusgrunden Afd. 39 Vendsysselvej Afd. 40 Vendsysselvej 45 Afd. 48 Servicearealet Bryghusgrunden Afd. 50 Håndværkerafdelingen Afd. 60 Afdeling for ekstern ejendomsadministration og lignende Afd. 80 Områdekontoret Regnskaber for 2013 for afdelingerne vil blive gennemgået på mødet. At organisationsbestyrelsen godkender afdelin- Side 4/9

5 gernes regnskaber for 2013 for afdelinger uden afdelingsbestyrelse. 050/14 Budget 2015 for boligorganisationen Administrationen har udarbejdet budget 2015 for boligorganisationen. Budgettet danner grundlag for administrationsbidraget for Budgettet vedlægges og vil blive gennemgået på mødet. budget 2015 for boligorganisationen til forelæggelse på Repræsentantskabsmødet den 22. maj At organisationsbestyrelsen godkender budget 2015 for boligorganisationen til forelæggelse på Repræsentantskabsmødet den 22. maj 051/14 Prisblad 2015 Administrationen har udarbejdet et nyt prisblad for Prisbladet vedlægges og vil blive gennemgået på mødet. prisblad for 2015 til forelæggelse på Repræsentantskabsmødet den 22. maj At organisationsbestyrelsen godkender prisblad for 2015 til forelæggelse på Repræsentantskabsmødet den 22. maj 052/14 Afkast første kvartal 2014 Gnsn. Kursværdi Afkast året Afkast % Alm. Brand ,57 0,15 Nordea ,48-0,25 Sirius ,39 0,23 Organisationsbestyrelsen tog orientering om kapitalafkast for første kvartal 2014 til efterretning og besluttede, at der fremadrettet kun orienteres om afkast fra og med 1. halvår. I alt ,48 0,05 Kapitalforvalterne begrunder den lave rente med især de politiske uroligheder, som har præget Europa, USA og Kina, men forventer en bedring fremover. Herudover skyldes det beregnede lave afkast også kursreguleringer som føl- Side 5/9

6 ge af efterårets turbulente periode. At organisationsbestyrelsen tager orientering om kapitalafkast for første kvartal 2014 til efterretning. 053/14 Tilbud på revision Administrationen har indhentet tilbud på revisionsopgaven for Nykøbing F. Boligselskab. Administrationen vil give en orientering på mødet med henblik på valg af fremtidig revision til forelæggelse og godkendelse på Repræsentantskabsmødet den 22. maj Organisationsbestyrelsen tog orientering om indkomne tilbud på revision til efterretning og besluttede at indstille til Repræsentantskabsmødet den 22. maj 2014, at det statsautoriserede revisionsaktieselskab Revisionsinstituttet vælges som fremtidig revisionsfirma. At organisationsbestyrelsen tager orientering om indkomne tilbud på revision til efterretning og vælger på baggrund af indstillingen fremtidig revision til godkendelse på Repræsentantskabsmødet den 22. maj 054/14 Prisaftale SEAS-NVE Administrationen har forhandlet en ny prisaftale i forbindelse med køb af el fra SEAS-NVE fra og med 1. januar Organisationsbestyrelsen tog orientering om den nye aftale til efterretning. Administrationen vil give en orientering om den nye prisaftale på mødet. At organisationsbestyrelsen tager orientering om aftalen til efterretning. 055/14 Forvaltningsrevision - Husleje Administrationen har udarbejdet udkast til forvaltningsrevision vedrørende Husleje, som er vedlagt. forvaltningsrevision for Husleje. Side 6/9

7 At organisationsbestyrelsen drøfter og godkender forvaltningsrevision for Husleje. 056/14 Dato for seminar for organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsen har besluttet, at Administrationen afholder et årligt 2 dages seminar for Organisationsbestyrelsen med fokus på indsigt og udvikling af Nykøbing F. Boligselskab. Administrationen foreslår, at seminaret holdes den juni 2014 med overskriften: Forvaltningsrevision, herunder mål og resultatkrav. Organisationsbestyrelsen drøftede følgende alternative datoer: juni juli august 2014 Punktet genoptages på næste møde i organisationsbestyrelsen. At organisationsbestyrelsen godkender dato og overskriften for seminaret, hvorefter Administrationen vil udarbejde et program for seminaret, som vil blive forelagt senest på organisationsbestyrelsens møde den 25. juni 057/14 Almene boligdage den 5. og 6. september 2014 BL inviterer boligselskabernes organisationsbestyrelse og ansatte til Almene boligdage den 5. og 6. september Program for de to dage vedlægges. Organisationsbestyrelsen ønsker ikke at deltage i Almene Boligdage Prisen for at deltage i Almene boligdage inkl. festmiddag er kr. pr. person. Derudover skal der påregnes omkostninger til transport og overnatning. Sidste frist for tilmelding er den 1. juli At organisationsbestyrelsen tager stilling til organisationsbestyrelsens deltagelse i Almene Boligdage 058/14 Bygge- og renoveringssager På mødet vil der blive givet en status på igangværende bygge- og renoveringssager. Organisationsbestyrelsen tog status på igangværende bygge- og renoverings- Side 7/9

8 At organisationsbestyrelsen tager status på igangværende bygge- og renoveringssager til efterretning. sager til efterretning, herunder at der er aftalt byggeudvalgsmøder i afdeling 9 den 9. maj 2014 og i afdeling 11 den 20. maj 059/14 Beboerklagenævns- og advokatsager På mødet vil der blive givet en status på beboerklagenævns- og advokatsager. Der forelå ingen nye sager til orientering. At organisationsbestyrelsen tager status på beboerklagenævns- og advokatsager til efterretning. 060/14 Udlejningssituationen Boligorganisationen har den 14. april 2014 en ledig bolig, til genudlejning den 1. juni Lejligheden, som ligger i Nr. Alslev, er p.t. reserveret. Organisationsbestyrelsen tog status på udlejningssituationen til efterretning, herunder at lejligheden i Nr. Alslev er genudlejet. Administrationen følger udviklingen tæt. At organisationsbestyrelsen tager status på udlejningssituationen til efterretning. 061/14 Eventuelt Mulige kandidater til valg til organisationsbestyrelsen blev drøftet i forbindelse med kommende Repræsentantskabsmøde den 22. maj 062/14 Næste møde Næste møde er fastsat til tirsdag den 27. maj Side 8/9

9 Werner I. Madsen Lis Bentin Punkter til behandling på kommende møder: Forvaltningsrevision Bankudbud Datoer for seminar for organisationsbestyrelsen Program for seminar for organisationsbestyrelsen Side 9/9