Center for Administrativ Service

Transkript

1 -18 Præsentation (CAS) er etableret med det formål at skabe sammenhængende administrative serviceydelser for kommunens øvrige centre; herunder for ledelse, direktion og det politiske niveau. Centeret er organiseret i 4 afdelinger, der varetager følgende overordnede opgaveområder: Økonomiafdelingen understøtter fagcentrene i løsningen af økonomiopgaven, herunder budget- og målopfølgning samt opgaver vedrørende den overordnede økonomi- og effektiviseringsindsats Personale og Forhandling varetager opgaver vedr. løn- og personaleadministration, MEDorganisation og arbejdsmiljø samt juridiske og forhandlingsmæssige opgaver indenfor personaleområdet HR og Kommunikation har ansvar for pressehåndtering, intern kommunikation og udviklingsopgaver vedr. strategisk kompetence- og ledelsesudvikling, rekruttering mv. Sekretariatet varetager sekretariatsopgaven for borgmesteren og Byrådet, valghandlinger og vielser samt understøtter fagcentrene med juridisk, indkøbs- og udbudsretlig rådgivning. Driftsbudget Tabel 1 viser s bevilling fordelt på løn og øvrig drift. Tabel 1 budget -18 fordelt på Løn og Øvrig drift 2) 1. Økonomiudvalget Løn: Serviceudgifter Overførselsudgifter Øvrig drift: Serviceudgifter Overførselsudgifter Indt. fra den centrale refusionsordning I alt ) Det korrigerede budget er pr. 8. oktober (i -priser) Centerets bevilling i er på i alt 146,2 mio. kr., jf. tabel 1. Heraf anvendes 69,9 mio. kr. til løn inklusiv løn til elever, seniorjob og lønpuljer samt Byrådet. Centerets lønbudget indeholder en række fælles lønpuljer, blandt andet særlige overenskomstmæssige puljer, der ikke kan fordeles ved budgettets vedtagelse. tet overføres til de respektive centre, når lønaftaler er indgået. På øvrig drift er afsat 76,3 mio. kr., som skal dække kommunens udgifter til fælles IT og telefoni, "sælg og lej tilbage" (SOLT-projektet), tværgående uddannelsespuljer, tjenestemandspension, arbejdsskadeforsikring samt indtægter fra den centrale refusions-ordning. Forskellen mellem og skyldes hovedsagligt, at indtægter fra den centrale refusionsordning er blevet samlet i og dermed er 12,7 mio. kr. flyttet fra øvrige centre. Derudover er tilpasninger/effektiviseringer af driftsudgifter vedrørende IT-området, og lønbudgettet blevet reduceret som følge af effektiviseringer samt diverse

2 -18 overførsler fra 2013 til. Herudover er der udsving på en del områder, som er beskrevet nedenfor. tet for består af udgifter til centerets egne medarbejdere, ordninger der administreres for den samlede organisation, kommunens SOLTprojekter og Byrådets ramme. Effektiviseringsplan Den nyligt vedtagne effektiviseringsplan, der skal ruste kommunen til fremtidens økonomiske udfordringer, svarende til 0,75 % af budgettet lig med 0,7 mio. kr. årligt fra til, vil blive udmøntet på følgende områder: Annoncering kr. Konsolidering af IT Forretningsportefølje kr. Ændret procedure for betaling af lægeerklæringer kr. Herudover er der udmøntet en andel af Center for Borgerservices effektivisering på kr., en effektivisering på grund af overgang til billigere IT-system, og udgiften til det henhører under. forudsætninger og -perspektiver Tabel 2 budget -18 fordelt på rammer 2) 1. Økonomiudvalget C enterets ramme Personale og Forhandling SOLT, ADM bidrag m.v Den centrale refusionsordning Fælles for alle - lønpuljer m.v Byrådet I alt ) Det korrigerede budget er pr. 8. oktober (i -priser) s ramme Rammen udgør i 68,1 mio. kr. - den beskrives nedenfor: Forskellen mellem og skyldes hovedsagligt tilpasninger/effektiviseringer af driftsudgifter vedrørende IT-området og lønbudgettet, der er blevet reduceret som følge af effektiviseringer samt diverse overførsler fra 2013 til. Endeligt er der etableret budget vedrørende digitaliserings- og effektiviseringsteamet i CAS ved en omplacering fra Borgerservice. Løn m.m. Løn til fagpersonale og afdelingslederne er budgetteret med 26,4 mio. kr. i og 26,3 mio. kr. fra. I lønbudgettet er indregnet effektiviseringer som følge af nyt rådhus. Til kompetenceudvikling er afsat 0,2 mio. kr. Øvrige udgifter Der er i alt afsat ca. 2,8 mio. kr. til øvrige udgifter, der blandt andet indeholder udgifter til annoncer, abonnementer, kontorhold, fotokopiering, trykning og repræsentation. Annoncekontoen er blevet reduceret med kr., som følge af effektiviseringer. Den største udgift er medlemsskabet til KL på knap 1,6 mio. kr.

3 -18 Revision og advokatbistand tet til revision udgør 0,6 mio. kr., og skal primært anvendes til de i kontrakten fastsatte opgaver. Til advokatbistand i forbindelse med udbud og andet er afsat 0,2 mio. kr. Gebyrer Gebyrer er hovedsagligt PBS gebyrer. Der er i alt afsat 0,7 mio. kr. svarende til tidligere års forbrug. IT-Forretning Kommunen anvender en lang række IT-systemer i forbindelse med administration og sagsbehandling. tet udgør 18,4 mio. kr., hvoraf hovedparten anvendes til KMD samt Fujitsu (økonomi og ledelsesinformation). tet er reduceret med 2,4 mio. kr. i forhold til, som følge af tilpasninger/effektiviseringer. I og overslagsårene gennemfører KOMBIT A/S (ejet af KL) en række udbud af systemer for alle landets kommuner. Disse udbud bruges i Egedal som en katalysator for konsolidering af IT-Forretning, hvor der både ses på antallet af systemer og deres anvendelse. IT-Forsyningen Drift af kommunens IT-systemer varetages af IT-Forsyningen I/S. Selskabet ejes af Egedal, Ballerup og Furesø Kommuner. tet udgør 17,2 mio. kr. fordelt mellem drift af netværk og indkøb samt vedligeholdelse af nødvendigt hardware. Ved oprettelsen af IT-Forsyningen I/S er det forudsat, at selskabet foretager en konsolidering af driften svarende til en reduktion i budgettet på 0,8 mio. kr. fra og med. Endvidere er det forudsat, at selskabet løbende konsoliderer omkostningerne til IT-Drift. Personale og Forhandling Rammen udgør i alt 7,8 mio. kr. Løn m.m. Der er budgetteret med 7,7 mio. kr. til løn til fagpersonale. Til kompetenceudvikling er der afsat kr. Annoncer, abonnementer m.v. Der budgetteres med kr. til annoncer, abonnementer og medlemskaber samt kontorartikler. SOLT-projekt og administrationsbidrag Rammen udgør i netto 22,3 mio. kr. og beskrives i nedenstående. Ølstykke og Stenløse Kommuner indgik i 2000 hver et Sælg og leje tilbage (SOLT-projekt) arrangement omkring kommunernes skoler, Sandbjerg Komplekset i Stenløse og Stenløse Rådhus. Der er leasingarrangementer for i alt 1 mia. kr. Tabel 2.1 SOLT aftalerne 2) Kapitalforvalterhonorar Områder: Sandbjergkompleks Skoler Stenløse Rådhus I alt ) Det korrigerede budget er pr. 8. oktober (i -priser)

4 -18 Leasingafgiften med mere er i budgetteret til 24,9 mio. kr. og vil falde fra, da der afdrages på leasinggælden. Den samlede økonomi for SOLT-projekterne er beskrevet i et selvstændigt afsnit. Øvrige indtægter Der er indregnet administrationsbidrag på 2,3 mio. kr. fra affaldssektoren, som dækker forsyningsområdets andel af kommunens almindelige administrationsudgifter. Herudover er der administrationsbidrag vedrørende skorstensfejer og renholdelse af Egedal Center samt skadedyr. En indtægt på i alt 0,2 mio. kr. Den centrale refusionsordning Der er indført en ny model til beregning af statsrefusion vedrørende særlig dyre enkeltsager (SDE) med virkning fra den 1. januar Modellen bygger på en forenkling af de administrative arbejdsrutiner. Fra registreres statsrefusionen under på baggrund af: Forenklet arbejdsgang for centrene Ændrede konteringsprincipper Statsrefusionsindtægten tilgår og fordeles ikke som hidtil på fagcentrene, Center for Borgerservice, Center for Social Service og Center for Sundhed og Omsorg. Statsrefusionen udbetales på grundlag af kommunens udgifter jf. Serviceloven til særlig støtte som f.eks. anbringelser og forebyggende foranstaltninger, hjælpemidler og boligindretning samt praktisk og personlig hjælp til både børn og voksne. Den samlede statsrefusion udgør knap 13 mio. kr. Fælles for alle - lønpuljer m.v. Fællesrammen udgør i 50,5 mio. kr. og er beskrevet nedenfor: Seniorjob Seniorjob-ordningen indebærer, at kommunen er forpligtet til at ansætte borgere i alderen år, som har indbetalt til efterlønsordningen, og som ansøger om seniorjob inden de mister retten til dagpenge. Seniorjob-indehaveren skal have den overenskomstmæssige løn indenfor ansøgerens faglige område. Kommunen kompenseres delvist med et tilskud fra staten. Det skønnes, at der i og frem forventes ansat svarende til 40 årsværk i seniorjobs. Dette svarer budgetmæssigt til 7,1 mio. kr. i og frem, når refusionen er modregnet. Forventningen er nedjusteret med 15 personer svarende til 2,7 mio. kr. blandt andet som følge af indførelsen af Den midlertidige Arbejdsmarkedsydelse og Uddannelsesydelsen. Elever Der ansættes fire elever årligt, svarende til en lønudgift på 1,8 mio. kr. i og, og 1,6 mio. kr. i og 1,5 mio. kr. i. Faldet skyldes, at vi har elever i forskudt forløb.

5 -18 Tværgående uddannelsesmidler Tabel 2.2 Tværgående uddannelsesmidler 2) MED/arbejdsmiljø Alle personalegrupper Arbejdsmiljøudvalg I alt ) Det korrigerede budget er pr. 8. oktober (i -priser) Til tværgående uddannelser er i alt afsat 1,1 mio. kr. i og 1,6 mio. kr. fra. Tværgående uddannelsespulje for MED- og arbejdsmiljørepræsentanter Der er afsat kr. til uddannelse og kurser for MED- og arbejdsmiljørepræsentanter. Et af kravene i relation til MED-aftalen er, at alle repræsentanter, både ledere og medarbejdere, skal gennemføre en obligatorisk MED-uddannelse. Herudover er der lovpligtige arbejdsmiljøkurser, som arbejdsmiljørepræsentanterne skal deltage i. Tværgående uddannelsespulje for alle personalegrupper Fra er den tidligere medarbejderuddannelsespulje og lederuddannelsespulje lagt sammen til ovenstående pulje. I er uddannelsespuljen på 0,7 mio. kr. og fra og frem 1,2 mio. kr. Direktionen har besluttet, at der fra og frem øremærkes kr. til særlig indsats i forhold til strategisk kompetenceudvikling. Midlerne er tilvejebragt ved en ny fordeling af kompetenceudviklingsmidlerne i organisationen. Formålet er at øge den samlede effekt af de enkelte kompetenceudviklingstiltag i forhold til den retning organisationen ønsker at bevæge sig. Herudover skal uddannelsespuljen medfinansiere længerevarende kurser og uddannelser for ledere og medarbejdere, der allerede er bevilget og iværksat og som fortsætter ind i og overslagsårene, samt faste arrangementer som ledersamlinger og chefgruppeseminar. Herefter vil midlerne blive anvendt til områder, hvor Direktionen strategisk ønsker at opdatere ledernes eller medarbejdernes kvalifikationer eller kompetencer eller nogle fagområder, hvor der er et særligt omfattende behov for opprioritering af kompetencer, større fælles udviklingsarrangementer på tværs i organisationen, der understøtter indsatsområderne i strategisk kompetenceudvikling eller individuelle ansøgninger fra ledere og medarbejdere. Tværgående lederuddannelsespulje II Ved trepartsaftalen i 2008 blev det aftalt, at alle offentlige ledere skal have tilbudt en diplomlederuddannelse inden. Omkring 60 ledere vil i have afsluttet uddannelsen. De igangværende uddannelser vil blive finansieret af trepartsmidlerne, der er afsat til lederudvikling i og. Arbejdsmiljøudvalg Der er afsat knap 0,2 mio. kr. til blandt andet halvårsmøder og indsatser i forhold til udvalgte fokusområder, der er prioriteret i Hoved-MED udvalget. Lægeerklæringer, krisehjælp, sundhedsordninger og personaleaktiviteter. Der er afsat knap 1,2 mio. kr. i.

6 -18 Lægeerklæringer Fra har Direktionen som et effektiviseringsforslag besluttet, at muligheds- og varighedserklæringer som rekvireres af lederne, skal betales decentralt af enhedernes egen ramme. Disse erklæringer koster typisk kun ca. 500 kr. Dyre speciallægeerklæringer, som rekvireres centralt, betales af den centrale ramme, som fremover er reduceret til kr. Psykologisk krisehjælp Egedal Kommune har indgået en aftale med Falck Healthcare. Aftalen sikrer, at ansatte kan henvises til blandt andet psykologhjælp, såfremt de er involveret i voldsomme hændelser under udførelse af arbejdet eller oplever trivselsproblemer i forbindelse med arbejdet. Herudover giver aftalen mulighed for, at ansatte med misbrugsproblemer får adgang og hjælp af Falcks misbrugskonsulenter. tet er på 0,7 mio. kr. og dækker op til 120 sager om året. Sundhedsordning for alle ansatte tet er på 0,4 mio. kr., og der er alene budgetteret med ansættelse af én fysioterapeut i ordningen. Afhængig af den fremtidige normering vil aktiviteterne i Sundhedsordningen efter drøftelse og beslutning i Hoved-MED udvalget i forhold til forebyggelse og sundhedsfremme blive: Ergonomisk vejledning Instruktion i pausegymnastik Vejledning i stresshåndtering, I begrænset omfang holdtræning, som stabilitetstræning på bold, stavgang og skridtmåler konkurrence. Øvrige personaleaktiviteter tet på 0,1 mio. kr. bruges normalt til at dække udgifter til blandt andet Logbuy (rabatordning for medarbejdere) og indsatsområder, der på baggrund af den Personalepolitiske Redegørelse årligt besluttes i Hoved-MED udvalget. I vil udgifter til de fortsatte rygestopkurser og Logbuy fortsat blive finansieret af denne konto. Tjenestekørsel Til administrationens tjenestekørsel er afsat 0,7 mio. kr. i. Godtgørelse for benyttelse af egen bil udbetales efter gældende regler mellem kommunen, KL og de forhandlingsberettigede organisationer. I forbindelse med indflytning i nyt rådhus er budgettet til kørsel blevet reduceret med 0,5 mio. kr. pr. år. AES Til Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomssikring (AES) er afsat 1,0 mio. kr. tet er hævet med 0,4 mio. kr., som hovedsagligt skyldes, at der er indført en arbejdsskadeafgift fra juni Fællesudgifter annoncer og rekrutteringssystem Til fællesudgifter vedrørende annoncer og rekrutteringssystem er der i afsat 0,1 mio. kr., der anvendes til et rekrutteringssystem, der digitaliserer de administrative arbejdsgange for lederne ved rekrutteringsprocessen. Lønpuljer m.v. Lønpuljer omfatter blandt andet udgifter til særlige overenskomstmæssige puljer, der ikke kan fordeles ved budgettets vedtagelse. tet overføres til de respektive centre, når lønaftaler er indgået, og der forbruges dermed ikke på kontiene i regnskabet. Herudover er der tjenestemandspension til pensioneret personale og politikere.

7 -18 Tabel 2.3 Lønpuljer m.v. 2) Funktion Barselspulje Seniorpulje TR/MED-kompensation Resultatlønspulje ledelsesniveau AKUT "OK 08" Trepartsinitiativer Funktion Tjenestemandspension netto I alt ) Det korrigerede budget er pr. 8. oktober (i -priser) Til lønpuljer m.v. er i afsat i alt 32,9 mio. kr., heraf udgør lønpuljer 13,6 mio. kr. Udviklingen fra til skyldes hovedsagligt, at der i er foretaget udmøntning fra barselpuljen for første del af året. Barselspuljen Barselspuljen er en aftalemæssigt bestemt pulje. Udgiftsniveauet forventes at udgøre 7,8 mio. kr. årligt. Barselspuljen skal dække den refusion, der ydes udover dagpengerefusionen. Der ydes i alt refusion for 80 % af lønudgiften (inkl. dagpengerefusionen). Refusionens størrelse udregnes efter den barselsaftale, der indgås imellem lønmodtager og leder senest otte uger efter faktisk fødsel. I "Vejledning vedr. refusioner" er en beskrivelse af refusion i forbindelse med barsel. Barselpuljen er blevet reduceret med 0,5 mio. kr. på baggrund af tidligere års forbrug. Seniorpuljen Seniorpuljen er på knap 0,2 mio. kr. Der vil, jævnfør Rammeaftalen om Seniorpolitik, blive udmøntet tilskud til seniorordninger i de enkelte enheder. Puljen administreres af Personale og Forhandling. TR/MED-kompensation Der er afsat godt 1,3 mio. kr. til dækning af udgifter til honorering af fællestillidsrepræsentanter (FTR) med flere, arbejdspladskompensation i forbindelse med FTR-arbejdet samt IT. tet er afsat i en pulje, da kompensationen følger FTR-funktionen. Det er ikke alle organisationer, der har valgt en FTR. Personale og Forhandling forhandler vilkårene med de faglige organisationer, administrerer ordningen og fordeler kompensationen til de respektive enheder, der har FTR. Resultatlønspulje ledelsesniveau 1 og 2 Der er afsat en resultatlønspulje til ledelsesniveau 1 og 2 (direktører og centerchefer). I puljen er afsat ca. 0,7 mio. kr., som vil blive fordelt til de respektive lønkonti efter opfyldelse af resultatlønsaftalerne. Puljen er blevet øget med 0,3 mio. kr., som er finansieret fra Direktionens ramme. AKUT Ved overenskomstforhandling 2013 er vedtaget, at afsættelse af AKUT-midler til lokale formål nu er gjort permanent, med 1 øre pr. ATP-pligtig arbejdstime. Der er afsat kr. til lokale aktiviteter for tillidsrepræsentanter. Der er overført kr. fra 2013 til.

8 -18 Trepartsmidler til kompetenceudvikling/andet I økonomiaftalen for 2012 er der fortsat midler fra trepartsaftalen i forhold til perioden for kommunale merudgifter knyttet til voksenelevløn, øget dimensionering af social- og sundhedsuddannelser, opkvalificering af ufaglærte og lederuddannelser. Der blev afsat en pulje under Personale og Forhandling på 3,6 mio. kr. i årene Fra er afsat 3,0 mio. kr., da det forventes, at store dele af ordningen vil fortsætte. Der vil ske en omplacering fra puljen til de respektive centre én gang om året. Grunden til at midlerne afsættes i en pulje er, at kommunen i henhold til aftalen er forpligtet til at sikre, at midlerne bruges til ovennævnte initiativer. Tjenestemandspension inklusiv politikere I er budgettet på 19,7 mio. kr., i er det på 19,3 mio. kr. og stiger med netto 0,3 mio. kr. om året frem til på baggrund af forventede tilgange jf. nedenstående. Fra er budgettet blevet reduceret med i alt 0,7 mio. kr., som hovedsagligt skyldes at forventningerne til pensionering har været for høje. tet dækker løbende pensionsudbetaling til tjenestemandspensionister og børnepensionstillæg samt indtægter fra SAMPENSION for disse. Hovedparten af kommunens tjenestemænd er genforsikret i SAMPENSION. Indtægterne fra SAMPENSION dækker % af pensionsudgiften. På den baggrund er der indlagt en forventet stigning på knap 0,2 mio. kr. årligt frem til, da der løbende sker pensioneringer. Herudover dækker budgettet også nedennævnte tjenestemandspensionister, der ikke er forsikret: Politikere Statstjenestemænd indtil 63½ år Tidligere amtsmedarbejdere Tidligere skattemedarbejdere, hvor kommunen har pensionsforpligtelsen. Når der sker til- og afgang af disse typer tjenestemandspensionister, vil det påvirke udgifterne en del. Der er budgetteret med en tilgang på 2 tjenestemænd om året, svarende til 0,5 mio. kr. årligt frem til. Arbejdsskade og ulykkesforsikring tet bliver afsat på baggrund af den foreliggende aktuarberegning. Det udgør 4,4 mio. kr. i, 4,6 mio. kr. i og stigende til 6,1 mio. kr. i. Egedal Kommune har været selvforsikret vedr. arbejdsskader og ulykker siden 1. januar Der er ansat en daglig arbejdsmiljøleder på fuldtid, som skal sikre en opprioriteret indsats i forhold til arbejdsmiljøområdet. Der er indgået en administrationsaftale med et forsikringsselskab i forhold til administrationen af arbejdsskader og -ulykker, og der er tegnet særskilt arbejdsskade-/katastrofeforsikring, som dækker skader på flere personer samtidig med en erstatningssum på over 2,5 mio. kr. Der bliver udarbejdet aktuarberegning, hvis formål er at anslå fremtidige årlige erstatningsudgifter med henblik på at sikre det rette årlige henlæggelsesbeløb. Endvidere er der fulgt op på selve anmeldelsesproceduren internt i kommunen for at minimere udgiften til administrationsselskabet.

9 -18 Byrådets ramme tet udgør 10,1 mio. kr., hvor hovedparten dækker vederlag til byrådsmedlemmer, herunder uddannelse, repræsentation, rejser og mødeaktivitet. Vederlaget til byrådsmedlemmerne er hævet fra 1. juli. Den årlige merudgift udgør ca kr., hvor ca kr. kompenseres over lov- og cirkulæreprogrammet. tet dækker tillige valghandlinger. Her er der afsat ca. 0,9 mio. kr. til afholdelse af folketingsvalg. I overslagsårene afspejler budgettet de forventede valghandlinger. En mindre del af budgettet dækker udgifter til kommissioner, råd, nævn og støtte til politiske partier. Der er i indlagt ekstra lønmidler til Kommunaldirektøren i forbindelse med eventuel fratrædelse ved kontraktudløb. tet fordelt på funktionsniveau Tabel 3 viser s bevilling fordelt på Økonomi- og Indenrigsministeriets autoriserede funktioner. Tabel 3 budget -18 funktionsopdelt 2) 1. Økonomiudvalget Andre faste ejendomme Folkeskoler Indtægter fra den centrale refusionsordning Seniorjob til personer over 55 år Fælles formål Kommunalbestyrelsesmedlemmer Kommissioner, råd og nævn Valg m.v Administrationsbygninger Sekretariat og forvaltninger Fælles IT og telefoni Løn og barselspuljer Tjenestemandspension Interne forsikringspuljer I alt ) Det korrigerede budget er pr. 8. oktober (i -priser)

10 -18