Resultater af tilsyn med regioner

Transkript

1 Resultater af tilsyn med regioner Statens Arkiver gennemførte i perioden november 2011 juni 2012 et tilsyn med regionerne, de videnskabsetiske komiteer, trafikselskaberne og regionernes institutioner og sygehuse. Statens Arkiver fører tilsyn med de offentlige myndigheder, jf. arkivlovgivningen. Formålet med tilsynet var, at få overblik over hvilke arkivalier regionerne m.m. har i varetægt. Ved arkivalier forstås dels it-system med bevaringsværdige data, dels traditionelle arkivalier på papir. Tilsynet gennemførtes i form af en spørgeskemaundersøgelse. Det er fastsat i en række bekendtgørelser, hvilke arkivalier fra regioner og sygehuse som er bevaringsværdige (se Bekendtgørelserne angiver minimumskrav. Den enkelte region eller sygehus kan vælge at bevare mere jf. arkivbekendtgørelsens Generelt om tilsynet og regionernes arkiver Generelt set har resultatet af tilsynet været tilfredsstillende. Der har dog været store kvalitetsforskelle i besvarelserne. Vi har fået gode svar, der viser, at der ikke er nogen sammenhæng mellem myndighedens størrelse og kvaliteten af bevarelsen. Tilsynet har vist, at det er nødvendigt, at regionerne i den kommende tid træffer en række beslutninger på arkivområdet. Regionale myndigheder har ikke pligt til at aflevere arkivalier til Statens Arkiver, men kan derimod vælge at oprette egne offentlige arkiver og at aflevere arkivalier dertil, jf. arkivlovens 7. Personoplysninger fra it-systemer skal afleveres til offentligt arkiv, inden de skal slettes. Der er dog endnu ingen af regionerne, som har oprettet egne offentlige arkiver. Regionerne kan derfor i dag kun aflevere bevaringsværdige personoplysninger fra it-systemer til Statens Arkiver. Et tilsvarende krav om aflevering til offentligt arkiv gælder for de papirarkivalier, som er omfattet af databeskyttelsesloven, dvs. manuelle registre, eksempelvis navnekartoteker. Der er ikke noget krav om aflevering til offentligt arkiv af data, som ikke er personrelaterede, eller papirarkivalier, som ikke er omfattet af databeskyttelsesloven. Tilsynet har vist, at der på sygehusene ligger arkivalier, som er frit tilgængelige efter arkivloven. Det påhviler den myndighed, som har arkivalierne i varetægt, at stille dem til rådighed for offentligheden. 2. It-systemer Der blev ved tilsynet modtaget oplysninger om ca. 860 it-systemer. Det er dog Statens Arkivers vurdering, at der ikke skal bevares data fra 860 it-systemer. Det må forventes, at det samme it-system er indberettet flere gange. Desuden vurderer Statens Arkiver, at flere af systemerne reelt ikke indeholder bevaringsværdige data. Det kan derfor ikke afgøres på nuværende tidspunkt, hvor mange systemer der skal bevares data fra.

2 Et af spørgsmålene ved tilsynet har været, hvilken sletningsfrist der gælder for oplysninger i itsystemet. Svarene viser, at der enten ikke er anmeldt en sletningsfrist til Datatilsynet, eller at de medarbejdere, som har skullet besvare spørgeskemaet, ikke er klar over fristen. Da sletningsfristen har betydning for, hvornår der skal laves arkiveringsversioner, er det problematisk, at fristen ikke kendes. Statens Arkiver har på baggrund af tilsynet stillet krav over for regionerne m.m. om, at der skal føres en oversigt over it-systemer med bevaringsværdige data. Af oversigten skal bl.a. fremgå, hvilke sletningsfrister der gælder for it-systemet, og hvornår der skal arkiveres data fra systemet. ESDH- og journalsystemer Tilsynet har vist, at hvert regionshus anvender et ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem). I nogle regioner anvendes samme ESDH-system også af institutionerne. Derimod har langt de fleste sygehuse deres egne ESDH-systemer. ESDH-systemerne er bevaringsværdige, og der skal derfor laves arkiveringsversioner af systemerne, inden der skal slettes i henhold til den anmeldte sletningsfrist. Denne frist er i flere tilfælde overskredet. Institutionernes it-systemer Regionerne driver en række institutioner for børn, unge og handicappede. Næsten alle institutioner anvender i dag et klient/beboersystem, hvor alle oplysninger er digitale. Klient/beboersystemer er bevaringsværdige. Systemerne skal afleveres til offentligt arkiv. De anmeldte slettefrister er i flere tilfælde overskredet, hvorfor der snarest skal udarbejdes arkiveringsversioner. Som tidligere nævnt anvender institutionerne desuden et ESDH-system til administrative formål. Som regel er der tale om en fælles løsning for hele regionen, hvor alle anvender samme database, hvilket er mest økonomisk i forhold til arkivering. Kliniske kvalitetsdatabaser Rundt på sygehusene findes ca. 75 kvalitetsdatabaser. Kliniske kvalitetsdatabaser skal bevares. Mange af kvalitetsdatabaserne har nået sletningsfristen, og det er derfor nødvendigt, at der snarest sker arkivering af data. Denne opgave påhviler regionerne. Elektroniske patientjournaler (epj er) Alle sygehuse anvender i dag en elektronisk patientjournal (it-system). Efter dannelsen af regionerne er flere af sygehusene begyndt at anvende samme elektroniske patientjournal. Den gammeldags journal på papir er dog ikke helt afskaffet: en del sygehuse anvender stadigvæk af praktiske årsager journaler på papir, Papirjournalerne er dog reelt blot kopier af de oplysninger, som ligger i den elektroniske patientjournal. Hovedparten af data fra de elektroniske patientjournaler bliver overført til det landsdækkende system E-journal. Data fra E-journal arkiveres hos Statens Arkiver, og der skal som udgangspunkt derfor ikke arkiveres data fra hver enkelt af de elektroniske patientjournaler. 2

3 3. Papirarkivalier Omfanget af papirarkivalier i regioner og sygehuse m.m. fremgår af nedenstående tabel: Antal hyldemeter papirarkivalier Hovedstaden Sjælland Midtjylland Nordjylland Institutioner Videnskabsetiske Komiteer Trafikselskaber Regionsgårde Hospitaler Heraf patientjournaler Da der mangler svar fra 2 større sygehuse, er det reelle tal større. Som det ses af tabellen, er der meget små mængder papirarkivalier på regionsgårdene, hos trafikselskaberne og de regionale videnskabsetiske komiteer. Der er ca. 1,5 kilometer hos regionernes institutioner, hvilket skal ses i forhold til, at der findes ca. 115 institutioner i regionerne. Hovedparten af de 1,5 kilometer vil kunne kasseres, idet der primært skal bevares beboerjournaler vedr. personer født d. 1. i en måned. enes papirarkivalier Hovedparten af papirarkivalierne befinder sig på sygehusene. Den største del af sygehusenes arkivalier er ikke overraskende patientjournaler, som udgør ca. 129,4 kilometer. De resterende ca.15,5 kilometer udgøres af personalesager, administrative sager og søgemidler. Endelig er der en gruppe af arkivalier, som ikke umiddelbart kan kategoriseres, hvoraf noget kan vise sig at være patientjournaler. De ældste patientjournaler er tilbage fra 1850 erne, de yngste fra Patientjournaler, som er ældre end 75 år, er efter arkivloven frit tilgængelige for alle borgere. Der kan søges om adgang til 3

4 patientjournaler, som er mellem 20 og 75 år. Den myndighed, som har ansvaret for arkivalierne, har desuden pligt til at stille arkivalierne til rådighed for offentligheden, herunder behandle ansøgninger om adgang efter arkivloven. Der skal som minimum bevares følgende patientjournaler: - Før 1950 bevares alle journaler - I perioden bevares journaler på personer født d. 1. i en måned + epikriser (udskrivningsbreve) for alle øvrige - For perioden 1977 ff. bevares journaler for personer født d. 1. i en måned. Der bevares journaler på papir indtil det tidspunkt, hvor patientoplysninger bliver indberettet til det landsdækkende it-system E- journal SUP. Det vides ikke, i hvilket omfang der allerede er foretaget kassationer i de patientjournaler, som ligger på sygehusene i dag. Det må dog antages, at der kan kasseres ganske betragteligt i de 129,4 kilometer patientjournaler, hvis regionerne ønsker det. Der vil også kunne kasseres meget i gruppen af personalesager, hvor der kun skal bevares sager vedr. personer født d. 1. i en måned og sager vedr. chefer. For en række nu nedlagte sygehuse er der aldrig afleveret arkivalier til Statens Arkiver, og der er ikke indberettet arkivalier ved tilsynet. Statens Arkiver har derfor bedt regionerne redegøre for, hvor de pågældende arkivalier er. 4

5 e med patientjournaler ældre end 1937 Region Hovedstaden Afdeling Arkivserie Startår Slutår Antal hyldemeter Morsarkivet (journaler + optegnelser), patientjournaler Frederikssund Hospital Medicinsk afd., Arkivet Bispebjerg Arbejds- og Hospital Miljømedicinsk Afd. Patientjournaler Frederikssund Hospital Afd. for neurorehab. Patientjournaler Psykiatrisk Center Skt. Hans Afdeling D Journaler Hillerød og Helsingør e Bispebjerg Hospital Hillerød og Helsingør e Psykiatrien Region H, Psykiatrisk Center København Centralarkivet Hillerød Hospital Patientjournal Frederikssund Hospital Afd. for neurorehab. Patientjournaler Psykiatrisk Psykiatrisk Center Center Skt. Hans Skt. Hans, Afdeling R Patientjournaler Tidligere Kommunehospitalet div. afdelinger Patientjournaler Medicinsk afd., Helsingør Patientjournal RH afd. O indlagte (patientjournaler?)

6 Region Sjælland Afdeling Arkivserie Startår Slutår Antal hyldemeter Kalundborg Kalundborg Patientjournaler Syd Nykøbing Patientjournaler (døde+nulevende) Roskilde Roskilde Patientjournaler Psykiatrien Region Sjælland Psykiatrien Region Sjælland Psykiatrien Region Sjælland Syd Psykiatrien Syd (+ tidl. Storstrøms Amt) Psykiatrien Syd (+ tidl. Storstrøms Amt) Psykiatrien Syd (+ tidl. Storstrøms Amt) Patientjournaler, arkivkasser Patientjournaler, rullearkiv Patientjournaler, arkivkasser Næstved Patientjournaler

7 Region Afdeling Arkivserie Startår Slutår Antal hyldemeter Universitetshospital AKØO Journaler Sydvestjysk Varde Patientjournaler Lillebælt - Morsarkiv, Lillebælt Vejle patientjournaler Lillebælt Lillebælt - Vejle Patientjournal Lillebælt Lillebælt - Vejle, Mammacentret Patientjournal Lillebælt Lillebælt Lillebælt - Vejle, Psykiatrisk Afdeling Morsarkiv, patientjournaler Lillebælt - Vejle. Blodbanken Patientjournal Lillebælt Lillebælt, Vejle, Klinisk Genetisk Afdeling Patientjournal Lillebælt Lillebælt, Vejle, Neurologisk Afdeling Patientjournal Lillebælt, Vejle, Lillebælt Onkologisk Afdeling Patientjournal Lillebælt, Vejle, Organkirurgisk Lillebælt Afdeling Patientjournal Lillebælt Lillebælt, Vejle, Otologisk Afdeling Patientjournal Lillebælt Lillebælt, Vejle, Tandklinikken Patientjournal Lillebælt Lillebælt, Patientjournal

8 Vejle, Øjenafdelingen Universitetshospital c mors, patientjournaler Lillebælt - Lillebælt Give Patientjournaler Lillebælt Lillebælt - Give Morsarkiv, patientjournaler Psyk. Afd. Esbjerg, geronto/neuropsyk. Amb. Patientjournaler Universitetshospital A (fællesjournal med K indtil 1985) journaler mors, Universitetshospital b patientjournaler Sydvestjysk, Grindsted. Medicinsk, parenkymkirurgisk Sydvestjysk og ortopædkirurgisk Patientjournaler Psykiatrisk afd. Esbjerg - tuberkulosearkivet Patientjournaler Psykiatrisk afd. Esbjerg - Tuberkulosearkivet Patientjournaler Sønderjylland Gram syghus Patientjournaler Sønderjylland Haderslev Patientjournaler Lillebælt Lillebælt Lillebælt - Fredericia Patientjournaler Lillebælt - Patientjournaler Fredericia (morsarkiv) Lillebælt - Fredericia Patientjournaler Lillebælt Sønderjylland Sønderborg Patientjournaler Sønderjylland Tønder Patientjournaler Universitetshospital D-obs Universitetshospital m journaler mors, patientjournaler

9 Universitetshospital r journaler Psykiatrisk Afdeling Augustenborg Patientjournaler Psykiatrisk Afdeling Augustenborg Patientjournaler afdøde patienter og patienter født før Ambulantjournaler gamle amb. i Søndeborg, Aabenraa, Haderslev og Tønder Psykiatrisk Afdeling Augustenborg Psykiatrisk afd. Esbjerg - tuberkulosearkivet Patientjournaler

10 Region Midtjylland Afdeling Arkivserie Startår Slutår Antal hyldemeter Vest Gynækologisk Amb. Patientjournaler Horsens Horsens / Horsens Patientjournal Patientjournaler, fra 2009 kun elektronisk Hospitalsenhed Midt Regionshospitalet Viborg Hospitalsenhed Patientjournaler Midt Regionshospitalet i Skive Skive Århus Universitetshospital, Psykiatrisk Hospital Morsarkiv, Risskov Risskov patientjournaler Regionshospitalet Randers Grenaa Sundhedshus Journalbøger Vest Kirugisk og Medicinsk Afd. Patientjournaler Århus Universitetshospital, Risskov Århus Universitetshospital, Risskov Psykiatrisk Hospital Risskov Psykiatrisk Hospital Risskov Journaler Regnskab/Journaler Vest Epidemisk Afd. Patientjournaler Vest Gl. Kirugiske Journaler i kasser Patientjournaler Vest Gl. Medicinske Journaler i kasser Patientjournaler Århus Universitetshospital, Psykiatrisk Hospital Risskov Risskov Journaler

11 Region Nordjylland Antal hyldemeter Afdeling Arkivserie Startår Slutår Vendsyssel, Vendsyssel Frederikshavn Patientjournaler Vendsyssel Vendsyssel, Frederikshavn Patientjournaler (afdøde) Himmerland Himmerland Farsø journaler Aalborg Alle afdelinger Patientjournaler Himmerland Himmerland Hobro journaler