Forretningsorden for Specialinstitutionen Solen, Vejle Kommune 2016/2017

Transkript

1 Forretningsorden for Specialinstitutionen Solen, Vejle Kommune 2016/2017 Forretningsordenen følger Vejle Kommunes styrelsesvedtægt for kommunale daginstitutioner samt de kommunale fritids- og ungdomsklubber, godkendt af byrådet juni 2009 Forretningsordenen revideres efter hvert forældrebestyrelsesvalg. Sammensætning og valg Forældrebestyrelsen består af tre forældrerepræsentanter og en medarbejderrepræsentant. Der vælges endvidere to suppleanter for forældrerepræsentanterne og en for medarbejderrepræsentanten. Institutionslederen deltager i forældrebestyrelsens møder og fungerer som bestyrelsens sekretær. Suppleanterne vurderer selv, om de ønsker at deltage i bestyrelsesmøderne. De indtræder ved længerevarende sygdom eller hvis et medlem udtræder af bestyrelsen. Valget finder sted i april/maj måned. Valgperioden påbegyndes umiddelbart efter valget og løber i to år, til nyvalg har fundet sted. I lige år vælges to forældrerepræsentanter og i ulige år vælges en forældrerepræsentant. Suppleanter vælges for et år ad gangen og indtræder i bestyrelsen i forhold til antallet af opnåede stemmer. Valget indkaldes af den siddende forældrebestyrelse med tre ugers varsel. Såfremt et forældrebestyrelsesmedlem udtræder af forældrebestyrelsen, indtræder 1. suppleanten. Suppleanten overtager det afgåede forældrebestyrelsesmedlems valgperiode, således at det antal forældrebestyrelsesmedlemmer, der er på valg hvert år, bibeholdes.

2 Forældrenes valgbarhed og valgret Forældre med børn i Solen er valgbare og har valgret ved valget af forældrerepræsentanter til forældrebestyrelsen. Ved afstemning kan hvert forældrepar, der har barn indskrevet, afgive én stemme. Der kan ikke stemmes pr. fuldmagt. Et forældrevalgt bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen, når medlemmets barn ophører i Solen, hvorefter suppleanten indtræder. Bestyrelsesmedlemmet kan dog undtagelsesvis fortsætte i bestyrelsen frem til næste valg, såfremt der er enighed herom i den øvrige del af bestyrelsen. Hvis blot ét medlem er uenig, må det pågældende bestyrelsesmedlem udtræde. Hvis et forældrevalgt bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen inden valgperiodens udgang, skal dette meddeles skriftligt til formanden. Medarbejdere der har børn i Solen, kan ikke vælges som forældrerepræsentanter for forældrebestyrelsen. Medarbejdernes valgbarhed og valgret Ud over de forældrevalgte bestyrelsesmedlemmer vælger medarbejderne en repræsentant samt en suppleant. Medarbejderrepræsentanten vælges for to år i ulige år, mens suppleanten vælges for ét år ad gangen. Medarbejderrepræsentanten har stemmeret ved afstemning i forældrebestyrelsen. Lederen og souschefen kan ikke vælges som medarbejderrepræsentanter. Fastansat personale i Solen er valgbare og har valgret. Hver medarbejder kan stemme på én person og den medarbejder, som opnår flest stemmer, er valgt. Ved stemmelighed foretages omvalg mellem dem med det højeste stemmetal. Herefter lodtrækning. En medarbejder udtræder af bestyrelsen med øjeblikkelig virkning fra det tidspunkt, hvor den pågældende har afleveret eller modtaget sin opsigelse. Suppleanten indtræder herefter i bestyrelsen. Valgprocedure Valg til forældrebestyrelsen sker ved simpelt stemmeflertal, d.v.s. valgt er den/de personer med flest stemmer. I tilfælde af stemmelighed, hvorved der ikke kan træffes afgørelse om, hvem der er valgt til forældrebestyrelsen, finder der omvalg sted mellem de kandidater, der har fået lige mange stemmer.

3 Valgbare personer, som ikke er til stede, kan kun opstilles til forældrebestyrelsesvalget, såfremt de forud skriftligt har indvilliget heri. Hvis der opstiller flere, end der skal vælges til forældrebestyrelsen, foretages skriftlig afstemning. Forinden vælges et antal stemmetællere. Ved afstemning skal stemmesedlen for at være gyldig højst indeholde lige så mange navne, som der skal vælges repræsentanter til forældrebestyrelsen. De kandidater, som ved valget har opnået flest stemmer ved valget, uden dog at opnå valg til forældrebestyrelsen, vælges som suppleanter, såfremt de er indforstået med dette. Mødevirksomhed Forældrebestyrelsen træffer sine beslutninger på lukkede møder. Forældrebestyrelsen kan alene træffe beslutninger vedrørende principper og retningslinjer. Dette betyder, at forældrebestyrelsen ikke beskæftiger sig med personsager vedr. personale og børn. Ligeledes kan forældrebestyrelsen ikke pålægge institutionen at afvikle bestemte aktiviteter. Forældrebestyrelsen udøver sin virksomhed i møder, d.v.s. der kan alene træffes beslutninger på forældrebestyrelsesmøder, herunder hvordan der skal handles på forældrebestyrelsens vegne. Et enkelt forældrebestyrelsesmedlem eller flere forældrebestyrelsesmedlemmer kan således ikke træffe beslutninger på forældrebestyrelsens vegne uden for forældrebestyrelsens møder, medmindre der af forældrebestyrelsen er givet delegation hertil. På forældrebestyrelsens første møde, som finder sted inden 14 dage efter nyvalg, vælger de stemmeberettigede medlemmer to af forældrerepræsentanterne som henholdsvis formand og næstformand. Der afholdes minimum fire forældrebestyrelsesmøder om året. Disse forældrebestyrelsesmøder indkaldes, i samarbejde med lederen, af formanden med mindst 14 dages varsel. Formanden og lederen fastsætter sammen dagsordenen for forældrebestyrelsesmøderne og sender senest fire hverdage inden forældrebestyrelsesmøde en dagsorden med eventuelle bilag til bestyrelsesmedlemmerne og lederen om de sager, der skal behandles på mødet. I særlige tilfælde kan formanden indkalde til et forældrebestyrelsesmøde med kortere varsel. Når et sådant forældrebestyrelsesmøde indkaldes, skal formanden forinden underrette forældrebestyrelsesmedlemmerne og lederen om de sager, der skal behandles på mødet. Forældrebestyrelsen afholder ekstraordinært møde, når det ønskes af formanden, en tredjedel af forældrebestyrelsesmedlemmerne eller lederen med skriftlig angivelse af punkter til dagsordenen.

4 Er et forældrebestyrelsesmedlem forhindret i at møde til et forældrebestyrelsesmøde, meddeles dette til formanden, evt. via institutionslederen. Er lederen forhindret, indkaldes souschefen. Formanden fastsætter efter aftale med lederen tid og sted for forældrebestyrelsesmøderne. Formanden og/eller lederen kan i enkelte tilfælde indbyde andre til at deltage i forældrebestyrelsesmøderne med henblik på belysning af nærmere angivne konkrete punkter på dagsordenen. Forældrebestyrelsen er beslutningsdygtig, når 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer er til stede og er repræsenteret både ved forældrerepræsentanter og medarbejderrepræsentanter. Beslutninger afgøres ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Medlemmerne kan kun deltage i bestyrelsens afstemninger, når de personligt er til stede under afstemningen. Forældrebestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at vedkommende er udelukket for at deltage i forældrebestyrelsens behandling og afstemning af sagen. Et medlem skal underrette bestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om vedkommende medlems habilitet. Lederen er ansvarlig for, at der ikke træffes ulovlige beslutninger i daginstitutionen. I tilfælde af uenighed mellem forældrebestyrelsen og lederen indbringes spørgsmålet skriftlig til afgørelse i Børne og Ungeforvaltningen. Børne og Ungeforvaltningen bekræfter modtagelsen inden fem hverdage med oplysning om sagsgang og varighed. Beslutningen kan ikke realiseres, før der er truffet en afgørelse i Børne og Ungeforvaltningen. Samtlige medlemmer af forældrebestyrelsen har stemmeret. Der føres protokol over forældrebestyrelsens beslutninger. Ethvert forældrebestyrelsesmedlem og lederen kan forlange afvigende opfattelser tilført beslutningsprotokollen Beslutningsprotokollen underskrives af hvert medlem af forældrebestyrelsen samt lederen, som har deltaget i afstemningen. Såfremt der har været fraværende bestyrelsesmedlemmer anføres dette i beslutningsprotokollen. Formanden og lederen er ansvarlige for, at der udarbejdes relevant sammendrag af beslutningsprotokollen i et referat, der udsendes til forældrekredsen og lægges på Solens hjemmeside. Tavshedspligt Medlemmer af forældrebestyrelsen skal ikke beskæftige sig med enkeltpersoners private forhold, fortrolige oplysninger og lignende, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om

5 tavshedspligt. Der kan alligevel opstå situationer, hvor bestyrelsesmedlemmer bliver bekendt med forhold, der indebærer, at tavshedspligten skal overholdes. Alle forældrebestyrelsesmedlemmer, samt de indbudte, har efter forvaltningslovens 27 tavshedspligt, når der er tale om oplysninger, der efter loven er betegnet som fortrolige, eller det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde oplysninger for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Forældrebestyrelsesmedlemmerne har i henhold til straffelovens 152a tavshedspligt også efter udtræden af forældrebestyrelsen med hensyn til forhold, som de bliver bekendt med under arbejdet i forældrebestyrelsen og som ifølge sagens natur kræves hemmeligholdt.