Indbydelse til stiftelse af Danmarks første dedikerede coastal roklub i forbindelse med åbningen af DFfR s Coastal Rowing Center i Thorminde

Transkript

1 Indbydelse til stiftelse af Danmarks første dedikerede coastal roklub i forbindelse med åbningen af DFfR s Coastal Rowing Center i Thorminde DFfR s projektgruppe vil gerne indbyde alle roere danske og udenlandske roklubber enkeltpersoner DFfR s udvalg alle som har lyst til at være med til at være med til at støtte Danmarks første roklub med coastalroning som primære aktivitet til stiftende generalforsamling af Thorsminde Coastal Roklub Stiftende generalforsamling Lørdag den 2. maj 2015 kl Havet og Fjordens Hus Thorsminde Naturskole Skolegade 25, Thorsminde 6990 Ulfborg Side 1 af 8

2 Dagsorden for den stiftende generalforsamling 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Redegørelse for baggrunden for foreningens stiftelse Ved Peter Froskov og Niels Iversen, DFfR s projektgruppe 4. Forslag til vedtægter Vedtægterne vil træde i kraft straks efter vedtagelsen og vil være gældende for de efterfølgende beslutninger og valg. 5. Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse 6. Fastsættelse af kontingent 7. Valg af formand (i lige år) Dvs. valg for et år 8. Valg af kasserer (i ulige år) Dvs. valg for to år 9. Valg af rochef (i ulige år) Dvs. valg for to år 10. Valg af to bestyrelsesmedlemmer (et medlem i lige år og et medlem i ulige år) Dvs. valg af et medlem for et år og et medlem for to år 11. Valg af en suppleant til bestyrelsen (hvert år) 12. Valg af revisor og revisorsuppleant (hvert år) 13. Eventuelt Baggrund Dansk Forening for Rosport har sammen med en række lokale aktører, Thorsminde Borgerforening, Thorsminde Havn, Strandingsmuseum St. George, Holstebro Roklub, LAG Holstebro og Holstebro Kommune medvirket til etablering af Havet og Fjordens Hus i Thorsminde, hvor der integreres et coastalcenter. Dansk Forening for Rosport vil med etableringen af coastalcentret understøtte nytænkning og den positive udvikling af implementeringen af coastalbåden i dansk roning og samtidig skabe roaktivitet, hvor der ikke er roaktivitet i dag. Desuden vil DFfR gerne afprøve ny medlemsform i form af virtuel klub, som er landsdækkende, men forankret lokalt. Coastalcentret vil være unikt og det første af sin art i verden, som understøttes af, at coastalroning er i hastig udvikling globalt. Thorsminde er vandmæssigt et perfekt sted for udøvelse af coastalroning et Disneyland for coastal-roere. Side 2 af 8

3 Formål Dannelsen af Thorsminde Coastal Roklub har til formål at understøtte roning i coastalbåde og andre robåde samt danne rammen for roaktivitet på Vesterhavet og på Nissum Fjord. Aktivitet og rammer Aktiviteten skal fortrinsvis bestå af roning i coastalbåde. Der ud over kan tænkes roning i andre robådstyper og i romaskiner. Desuden kan aktiviteter omfatte kursusvirksomhed, sociale aktiviteter og andre understøttende aktiviteter, såsom f.eks. svømning. Det vil endvidere være en del af klubbens aktivitet at understøtte DFfR s coastalcenter i Thorsminde herunder at understøtte at roere fra ind- og udland kan udøve roning i Thorsminde. Rolubben beskæftiger sig alene med rosport og aktiviteter, der knytter sig hertil. Medlemmer Som medlemmer kan optages følgende grupper: a) Enkeltpersoner som aktive medlemmer b) Enkeltpersoner som passive) Passive medlemmer har ikke stemmere på generalforsamlingen og kan ikke benyttes klubbens materiel. Det er tanken, at klubben har medlemmer fra hele landet, og eventuelt også fra udlandet. Organisation og ledelse I forbindelse med stiftelsen af Thorsminde Coastal Roklub skal der vælges en bestyrelse. Bestyrelsen består af: Formand Kasser Rochef 2 bestyrelsesmedlemmer Valgt for 2 år ad gangen. Bestyrelsesmøder afholdes som udgangspunkt 4-6 gange om året. Det er tanken, at generalforsamling og bestyrelsesmøder kan afholdes som video- eller telefonmøder. Side 3 af 8

4 Der kan nedsættes udvalg alt efter behov. Økonomi og kontingent De faste udgifter vil ved opstarten udgøre (overslag): Kontingent til Dansk Forening for Rosport: 500 kr./år + efter antal medlemmer Medlemskab af Havet og Fjordens Hus: 500 kr./år Vedligeholdelse af lånte både, årer og redningsveste fra DFfR: kr. år Hjemmeside og administration: kr./år Brugerafgift af Naturskolen Der er mulighed for at overnatte på Thorsminde Naturskole både inde og ude. Inde har naturskolen køjerum og ude er der mulighed for at sove i shelter. Ved indendørs overnatning er der 40 madrasser til rådighed. Hvis der er brug for flere madrasser, end der er til rådighed, skal brugerne selv medbringe dem. Pris ca pr. overnatning for en gruppe afhængig af størrelse af gruppen. Leje af DFfR s udstationerede både ved gæsteroning Leje af både for ikke-medlemmer (følger som udgangspunkt DFfR s takster for udstationerede både): C2x: - 1 uge: 825 kr./uge (lørdag til lørdag) - Pr. dag: 165 kr./dag C4x+: - 1 uge: kr./uge (lørdag til lørdag) - Pr. dag: 200 kr./dag Kontingent Årligt kontingentet for 2015 foreslås som følgende: a) Aktive under 25 år (kan ro alle ugedage): kr. 300 b) Aktive fra 25 år (kan ro alle ugedage): kr. 500 c) Aktive fra 25 år (kan ro hverdage): kr. 300 d) Aktive fra 25 år (kan ro i weekend og helligdage): kr. 400 e) Aktive distancemedlem (bopæl øst for Storebælt kan ro alle ugedage): kr. 250 f) Passive/støtte medlemmer (uden stemmeret): kr. 75 pr. år På vegne af projektgruppen Niels Iversen, Hans Ulriksen, Freddy Quist og Peter Froskov Side 4 af 8

5 Forslag til vedtægter Baseret på DIF-standardvedtægter. Tilføjelser markeret med fed og blå. Ændringer med fed og grøn. Vedtægter for Thorsminde Coastal Roklub 1 Navn og hjemsted Foreningen Thorsminde Coastal Roklub er stiftet den 2. maj 2015 og har hjemsted i Holstebro Kommune. Foreningen er tilsluttet Dansk Forening for Rosport (DFfR) under Danmarks Idrætsforbund (DIF) og er underlagt disses love og bestemmelser. 2 Formål Foreningens formål er at dyrke rosport med fokus på coastal roning og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben at udbrede kendskabet til denne idræt. Det er endvidere foreningens formål at udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen. 3 Medlemskab Som aktivt medlem kan optages enhver, der er fyldt 14 år, og som overfor bestyrelsen har bevist at kunne svømme mindst 300 meter uden pause. Herefter er det en forudsætning for roning på vandet, at medlemmet hvert år aflægger en svømmeprøve på mindst 300 meter. Optagelse af passive medlemmer kan ske uanset alder. Passive medlemmer har ikke adgang til selve idrætsudøvelsen, men er valgbare til bestyrelsen. Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægt og leve op til foreningens formålsbestemmelse. Endeligt afslag på medlemskab af foreningen skal efter anmodning fra den, der ønsker medlemskab, forelægges generalforsamlingen. 4 Indmeldelse Indmeldelse skal ske skriftligt på indmeldelsesblanket til foreningens kasserer. For medlemmer under 18 år skal indmeldelsesblanketten underskrives af forældre eller værge. 5 Udmeldelse Udmeldelse skal ske skriftligt til kassereren med en måneds varsel til udgangen af en kontingentperiode. I forbindelse med udmeldelse skal medlemmets eventuelle økonomiske mellemværender med foreningen afvikles. 6 Kontingent Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen. Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen. 7 Restance Kontingentet skal være betalt inden udgangen af forfaldsmåneden. 8 Udelukkelse og eksklusion Side 5 af 8

6 Et medlem kan udelukkes midlertidigt eller permanent (eksklusion), såfremt vedkommende handler til skade for foreningen, eller såfremt vedkommende ikke opfylder sine medlemsforpligtelser. I sager om udelukkelse har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. I sager om eksklusion har medlemmet desuden krav på, at sagen afgøres på førstkommende generalforsamling, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. En generalforsamlings beslutning om eksklusion kræver samme majoritet som ved ændring af foreningens vedtægt. 9 Ordinær generalforsamling Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender. Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af februar måned. Indkaldelse med angivelse af dagsorden og indkomne forslag skal finde sted med fire ugers varsel ved , på foreningens hjemmeside og/eller fysisk brev. Forslag, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest to uger før generalforsamlingens afholdelse. Er der indkommet forslag, fremsendes disse til medlemmerne sammen med dagsorden og det reviderede regnskab sådan, at dette er medlemmerne i hænde senest en uge før generalforsamlingen. Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte indbyde. Stemmeret har alle aktive medlemmer, som ikke er i kontingentrestance. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal. Generalforsamlingen kan af afholdes fysisk, virtuelt eller som en kombination heraf. 10 Dagsorden Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent og referent 2) Bestyrelsens beretning for det forløbne år 3) Forelæggelse af årsrapport (inkl. revideret regnskab) for det forløbne år til godkendelse 4) Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse 5) Fastsættelse af kontingent 6) Behandling af indkomne forslag 7) Valg af formand (i lige år) 8) Valg af kasserer (i ulige år) 9) Valg af rochef (i ulige år) 10) Valg af to bestyrelsesmedlemmer (et medlem i lige år og et medlem i ulige år) 11) Valg af en suppleant til bestyrelsen (hvert år) 12) Valg af revisor og revisorsuppleant (hvert år) 13) Eventuelt 11 Generalforsamlingens ledelse Forhandlingerne på generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen, og som ikke må være medlem af bestyrelsen. Beslutninger træffes ved almindeligt flertal. Dog kræver vedtægtsændringer og beslutning om foreningens opløsning kvalificeret flertal, jf. 17 og 18. Afstemning skal foretages skriftligt, såfremt fem medlemmer forlanger det. Ved personvalg dog på forlangende. Der udfærdiges et referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og Side 6 af 8

7 underskrives af dirigenten. 12 Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst en femtedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt over for bestyrelsen fremsætter ønske herom med en angivelse af det emne, som ønskes behandlet. Generalforsamlingen skal afholdes senest fire uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling. 13 Bestyrelsen Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 af dens medlemmer, herunder formanden eller rochefen, er til stede. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægten. Bestyrelsen består af en formand, en kasserer, en rochef og yderligere 2 medlemmer og vælges for to år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Formanden og 1 bestyrelsesmedlem er på valg i lige år, medens kassereren, rochefen og 1 bestyrelsesmedlem er på valg i ulige år. Valgbare til bestyrelsen er medlemmer, der er fyldt 14 år og har stemmeret, jf Regnskab Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Bestyrelsen skal inden den 20. januar afgive årsrapport for det foregående år til revisoren. Årsrapporten forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorens påtegning og underskrift. Årsrapport udsendes til foreningens medlemmer sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling. 15 Revision På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen en revisor og en revisorsuppleant. Revisoren skal hvert år i januar gennemgå årsrapporten og påse, at beholdningerne er til stede. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision, og årsrapporten forsynes med en påtegning. Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger. 16 Tegning og hæftelse Foreningen tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner over kr. kræves dog underskrift af formand og kasserer i forening. Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom skal godkendes af generalforsamlingen. Ligeledes skal låneoptagelse på mere end kr. godkendes af generalforsamlingen. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, som påhviler foreningen. 17 Vedtægtsændringer Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst to tredjedele af de afgivne stemmer er for forslaget. 18 Opløsning Side 7 af 8

8 Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling. For at denne er beslutningsdygtig kræves, at mindst to tredjedele af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede. For at forslaget kan vedtages, kræves, at mindst tre fjerdedele af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer der er til stede. På generalforsamlingen skal samtidig træffes bestemmelse om, hvilke almennyttige/almenvelgørende formål, foreningens formue, herunder eventuel fast ejendom og løsøre, skal tilgå. Side 8 af 8